Lean Healthcare met Fundum Zorg op maat, efficiënt verzorgd

Maandag 7 juni 2010 Dirk-Jan Visser, manager I&A Freek Erens, Adapcare

Agenda

1. Voorstellen van Opella

2. Lean Healthcare: visie en strategie

3. Fundum: uitvoering van strategie

4. Demo Fundum: ECD / cliëntagenda

5. Wat is er bereikt ?

Opella

Zuidelijke Veluwe

4.000 klanten

2000 AWBZ extramuraal - thuiszorg

1200 WMO extramuraal - thuiszorg

800 AWBZ intramuraal – verpleging

2.300 medewerkers

9 grotere locaties

Buurt en -wijkgericht

Agenda

1. Voorstellen van Opella

2. Lean Healthcare: visie en strategie

3. Fundum: uitvoering van strategie

4. Demo Fundum: ECD / cliëntagenda

5. Wat is er bereikt ?

Uitdagingen in de zorg

Vergrijzing: meer cliënten

Bezuinigingen: 4,4 miljard op de AWBZ

Mondige cliënten: zorg op maat

Steeds nieuwe regels: zorgzwaartepakketten

Transparantie: heldere verantwoording zowel naar de klant als naar de financier

Wat kan helpen: een ranke en flexibele ondersteunende organisatie met goede ICT

Zorginstellingen missen integrale IT-voorzieningvoor zorgtaken - 27 mei 2010 - ICTzorg

Slechts een op de tien zorginstellingen beschikt over een integrale IT-voorziening voor zorg- en staftaken. Dat blijkt uit het Trendonderzoek IT in het AWBZ segment van de zorgsector.Dit leidt tot veelvuldig invoerwerk en omdat de gegevens verspreid zijn opgeslagen in verschillende geïsoleerde systemen werkt het management vaak met verouderde gegevens. Slechts dertien procent van de instellingen beschikt momenteel over actuele gegevens voor het aansturen van de organisatie.Veel instellingen beschikken over afzonderlijke applicaties voor afdelingen en zorgtaken. Daardoor is de informatievoorziening gefragmenteerd en mist het management instellingsbreed zicht op de zorgkwaliteit in relatie tot de kosten.

Gevolgen

Explosieve toename van de beheers-, besturings- en administratieve kosten

Afnemend vermogen om op onvoorziene zaken en veranderende omstandigheden te reageren

Toenemend verschil tussen de totale tijd van het proces en de afzonderlijke stappen cliënt wacht terwijl er hard gewerkt wordt …..

Welk proces moet danaangepakt worden ?

Zorgproces(2200 medewerkers)

Back-office(100 medewerkers)

Waar gaat je geld en tijd in zitten? Klein of groot? Wendbaar of log?Massatraagheid

Ontkokeren van processen

Cliëntregistratie Finance & Control Personeel & Salaris

Van:

Naar: Cliëntregistratie Finance & Control Personeel & Salaris

Zorgproces

Zorgproces

Uitvoering van het zorgproces

Sixties: vrijheid blijheid

Eighties: no nonsense

Seventies: recessie

Nineties: individualisering

Alle smaken zijn voorhanden, in welke auto rijdt u?

Fasen in de automobielindustrie

1. Ambachtelijk

3. Massa-individualisering

Aantal varianten

Vo

lum

e p

er

vari

ant

2. Massa-productie

Back-office

Fasen in de zorg

Aantal varianten

Vo

lum

e p

er

vari

ant

1. Ambachtelijk

3. Lean Healthcare

2. Proces-beheersing

Zorgproces

Basisprincipes van Lean

Voortdurend beoordelen van de hoeveelheid waarde die toegevoegd wordt

waarde toevoegen (voldoet altijd aan klantverwachting)

verspilling uitbannen (wachten, overbewerking, voorraad, fouten herstellen, overproductie, transport en beweging)

Bekendste voorbeeld van Lean Thinking is het Toyota Production System

Voorbeeld van Lean

Agenda

1. Voorstellen van Opella

2. Lean Healthcare: visie en strategie

3. Fundum: uitvoering van strategie

4. Demo Fundum: ECD / cliëntagenda

5. Wat is er bereikt ?

Fundum

Fundum = basis / bron van informatie voor Opella

Uitvoering van Lean Healthcare-strategie

Bedrijfsbreed (ERP): alle processen van voor naar achter in Opella

Met en voor de werkvloer: opgezet vanuit het zorgproces, gedragen door de professionals, de details zitten goed

AO/IC: goede brondata en procesbeheersing is een voorwaarde voor efficiënt maatwerk én adequate verantwoording

Principes en uitgangspunten

Waarde toevoegen / kwaliteit verbeteren

Relatie tussen cliënt en zorgprofessional staat voorop

Verschillen binnen en tussen organisaties onderkennen

Verspilling reduceren

Medewerkers betrekken bij ontwerp, bouw en onderhoud

Problemen detecteren, bedrijfsvoering en systeem aanpassen

Technologie

Lego-principe: Fundum bestaat uit duizenden bouwsteentjes

Indien nodig: binnen een week aangepast en in productie

Leverancier: Pluriform Software, Implementatie: Adapcare

Start van het (zorg)project

Ontwikkeling van zorgzwaartepakketten (ZZP) en cliëntagenda Doel bepalen, team formeren Selectie van één locatie (De Stolpe: 42 cliënten, 1 AGB-code) Ontwikkeling van functionaliteit mét de werkvloer

Resultaten Compleet werkende versie ZZP in 8 weken voor 1 locatie Daarna implementatie in rest van de organisatie. In 1 jaar

totale zorg en gedeeltelijk ondersteunende systeem geïmplementeerd.

Proces van continu verbeteren gestart

De Stolpe

Resultaat

Webapplicatie voor de Zorg – demo vandaag

Administratieve applicatievoor de backoffice

Managementinformatie

Systeem is flexibel aan te passen, als een spiegel van de organisatie

Eén database

Agenda

1. Voorstellen van Opella

2. Lean Healthcare: visie en strategie

3. Fundum: uitvoering van strategie

4. Demo Fundum: ECD / cliëntagenda

5. Wat is er bereikt ?

Agenda

1. Voorstellen van Opella

2. Lean Healthcare: visie en strategie

3. Fundum: uitvoering van strategie

4. Demo Fundum: ECD / cliëntagenda

5. Wat is er bereikt ?

Waarde voor de klant

Meer handen aan bed, tijd voor rust en aandacht

Slechts 1 keer de noodzakelijke gegevens aanleveren

Complete informatie in het ECD

In de toekomst thuis het eigen dossier beheren

Afspraken worden nagekomen

Waarde voor de werkvloer

Tijdigheid

Taken d.m.v. workflow

Verbeterde samenwerking afdelingen

Alerts

Volledigheid

Geen losse controlelijstjes of handmatige checks meer

Van indicatie tot managementinformatie in één systeem

Juistheid

Signaallijsten

Geen handmatige koppelingen

Terugwerkende krachtmutaties zijn relatief eenvoudig

Werkelijkheid is geautomatiseerd

Waarde voor Opella

Verantwoordelijkheid van het totale zorgproces ligt nu op

de werkvloer i.p.v. bij de centrale administratie

Betere output aan het einde van een informatiestroom,

problemen worden nu aan de voorkant van het proces opgelost

Confrontatie van eigen ingevoerde gegevens in MI

Procesbeheersing en -optimalisatie na alle fusies bij Opella

Verlaging kosten en gelijktijdige verhoging van de kwaliteit van

zorg en ondersteunende diensten

Kennisdeling d.m.v. software

Meer geld naar de zorg door minder overhead

maatschappelijk verantwoord ondernemen

… en voor het zorgkantoor

Tijdigheid

Door procesbeheersing kunnen declaraties snel

en geautomatiseerd gegenereerd worden

Juistheid

Aanlevering van productie alleen nog met geldige

indicaties (complete periode, alle producten)

Volledigheid

Declaratie wordt rechtstreeks samengesteld uit de

brondata van de werkvloer

Vragen ?