Lean Management en stérilisation : une usine à gaz ?

Anne Maurin, Pharmacien assistant spécialiste, RQ UF Stérilisation Yacine Naimi, interne de pharmacie Dominique Combeau, Pharmacien PH – Responsable UF Stérilisation UF Stérilisation - CHU Pitié- Salpêtrière AP-HP - PARIS

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Lean Management

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•  LEANsignifie«maigre»ou«dégraissé»

•  LesystèmeLEANestunensembledeprincipes,

techniques et outils destinés à gérer une

productionouunservice, toutencherchantà

réduire les activités sans valeur ajoutée. Le

Lean peut donc être traduit par « production

dénuéed’étapesinutiles».

Objectifs:• Améliorerlesfluxenréduisantlesgaspillages

(philosophieToyota)

• Prioriserlesurgences• Améliorerlaqualité

•  Fluidifierl’activité,supprimerlesgoulots

• Mesurerl’activitéàl’aided’indicateursdeperformance

Lean Management

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Méthodedetravailquis’adapteàtouslesprocessusdeproduction

La stérilisation de la Pitié-Salpêtrière AP-HP

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•  2sites:GastonCordier(7j/7et24h/24)etBabinski(7h-21hlundiausamedi)•  CertifiéISO9001depuisjanvier2015•  Effectifs:•  PNM:2cadres,10responsablesdeproduction,1IBO,46AS/ASH•  PM:2,5pharmaciens,uninterne

•  Equipements:11laveurs-désinfecteurs,4cabinesdelavage,9autoclaves,1stérilisateurbassetempératureSterrad®

•  UOsté:9,6millions/an(cotationSF2S)•  Productionannuelle:89000conteneurs,105000sachets,8300cyclesdestérilisation

Lean Management à la stérilisation de la Pitié-Salpêtrière AP-HP

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•  Demandepharmaceutiquesuiteàlafermeturedu3èmesitedestérilisationdel’établissement,objectifd’améliorerlapriseenchargedesDMR

•  Accompagnement:o  sociétéToptech®o  mai2017–janvier2018

•  Formationdel’ensembledupersonnel«usineàbateaux»•  2groupesdetravail(1surchaquesite):•  1pharmacien,1cadre,4agentsdestérilisation(AS)

•  Brainstormingdes2groupes•  Diagnosticetdécisiondesmesuresàappliquer•  Adaptationdelaméthodeànotreactivité•  Pilotes:cadres

Mise en place

6

Mesures décidées

6543

1817161514131211109

0

21

87

2.Managementvisuelparleresponsablede

production(RP):réglettesdechargeen

conditionnement,traitementdugoulot,principe

«docteur/infirmier»

1.  Lavageetrecomposition/patient,«plaquettesPatientn°X»

Mise en place

7

3.Standardisationdespostesdetravail(lavage,conditionnement,soudeuses)

4. Augmentationdescontrôlesde

compositions,auvudunombrede

réclamationsclient

5. Priorisationdel’activitéparrapport

auplanningopératoire

Mesures décidées

8

Mise en place Mesures décidées

6. Rituelsjournaliers:réunionsde10minlorsdeschangementsd’équipesdevantletableaudeservice

9

Mise en place Mesures décidées

7. TournéesplancherRP,cadresetpharmaciens

8. Auditsdeterrain«Tournées5S»

9.Calculjournalierde2indicateursdeperformance(IP)

o Tempsdepassage:tempsentrelavageetdéchargementautoclave(h)

Objectif:-15%

o Productivité:nombredeplateauxopératoires+sachets/HeuresETP(%)

Objectif:+10%

10. Adéquationcharge/capacité(moyenhumain/activité

prévisionnelle)

10

Mesures Applicationjanvier–juillet2018(%)

Ritueljournalier 100%1Tournéeplancherminimum/jour 100%

•  Suiviindicateursdeperformance•  Analysedesnon-conformités•  Priorisation(prêts,urgences…)•  Pointsurétatdeséquipements•  Chargedetravailen

conditionnement,goulot?•  Transmissionsdiverses(nouvelles

oumodificationscompositions…)

•  ContrôledesrèglesdeLeanManagement:o  Standardsderangemento  Plaquettespatientso  Gestiondugoulot

•  Contrôledesrèglesduservice:o  Conformitédestenueso  Utilisationdesbonsdocumentsqualitéo  IdentificationdesDMenattentede

libération•  Adaptationdescontrôlesenfonctiondela

cartographiedesrisques

Bilan à 1 an…

Bilan à 1 an…

11

Mesures Applicationjanvier–juillet2018(%)

Utilisationplaquettespatientsaulavage 96%

Résultatsissusdestournéesplanchercadresetpharmacienstracéesdepuisjanvier2018,siteGastonCordier

12

Bilan à 1 an…

Mesures Applicationjanvier–juillet2018(%)

Rangementcompositionsaveclafeuilledeliaison 100%

Résultatsissusdestournéesplanchercadresetpharmacienstracéesdepuisjanvier2018,siteGastonCordier

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Bilan à 1 an…

Mesures Applicationjanvier–juillet2018(%)

Respectdelastandardisationdespostesdetravail 99%

Résultatsissusdestournéesplanchercadresetpharmacienstracéesdepuisjanvier2018,siteGastonCordier

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Bilan à 1 an…

•  GastonCordier:Passagede5contrôlesparmoisà7parjour•  Babinski:2contrôlesparjour.

Mois(2018) Contrôles(n)

Non-Conformités(n)

Non-Conformités

(%)JANVIER 182 16 8,8%FEVRIER 170 13 7,6%MARS 141 9 6,4%AVRIL 148 17 11,5%MAI 156 8 5,1%JUIN 136 4 2,9%

JUILLET 179 9 5,0%

AugmentationdunombredecontrôlesjournaliersdecompositionsparleRP

DétectiondenombreusesNCderecomposition

7%enmoyennedecompositionsnonconformesinterceptées

15

Bilan à 1 an…

Suiviquotidien:•  Tempsdepassage•  ProductivitéParrapportaudiagnosticdemai2017:

Objectifs:-15%(<11h)+10%

Calculjournalierdesindicateursdeperformance

v  Contrôledelaproductivitéo  >100%effectifinsuffisantparrapportàlachargedetravailo  <100%effectifexcédentaireparrapportàlachargedetravail

v  Réductiondutempsdepassageo  -23%surlesiteGastonCordiero  -34%surlesiteBabinski

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Mesures Applicationjanvier–juillet2018(%)

Utilisationdesréglettesdechargesauconditionnement 68%Traitementdugoulotauconditionnement 66%

Bilan à 1 an…

6543

1817161514131211109

0

21

87

Résultatsissusdestournéesplanchercadresetpharmacienstracéesdepuisjanvier2018,siteGastonCordier

17

Mesures Applicationjanvier–juillet2018

Adéquationcharge/capacité Encoursd’acquisition-Observationnel

Bilan à 1 an…

•  Analysedunombred’interventionsetde

l’activitédestérilisation,surl’annéeN-1

•  Calculdunombred’ETPnécessairespour

chaquesemainedel’année

•  Objectif:Dimensionnementdeséquipes

parrapportàl’activité

ETPmoyenparjourdelasemaineAnalysesurl’activitédejanvier–août2018

ETPmoyenréel

ETPmoyenthéorique

ETPmoyenexcédentaire

LUNDI 14,1 10,7 3,4MARDI 15,1 16,5 -1,4

MERCREDI 16,5 19,6 -3,1JEUDI 16 18,4 -2,4

VENDREDI 15,1 16,4 -1,3SAMEDI 8,1 9,6 -1,5

DIMANCHE 8,1 6,5 1,6

Ajustementdesplannings:moinsd’agentsprésentsleslundis

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Mesures Applicationjanvier–juillet2018

Priorisationparrapportauplanningopératoire

NONUtilisationdesfaxdedemandespourlelendemain

Planningopératoirenonexploité,libellésdescompositionsnonindiqués

Tournée5S NON

Bilan à 1 an…

Auditdeterrain

Lavage

SortieLavage

sachets

Poste1

Poste2

Poste3

Poste4

Sortieautoclaves

Moyenne

Est-cequelesol,lesallées,coins,etc.contiennentdesobjetsquin’onpaslieud’êtrelà?

4 3 5 3 5 4 2 3 3,63

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Bilan à 1 an… Bilan à 1 an…

Defaçonglobaletrouvez-vousladémarche: %

-trèssatisfaisante 8%

-satisfaisante 44%

-peusatisfaisante 41%

-sansintérêt 8%

EnquêtedesatisfactionauprèsdesASdes2sites(janvier2018)Tauxderéponse100%

52%desatisfaction

•  Equipesimpliquéesetrituelsappréciés

•  Visibilitésurl’activitéjourparjour

•  Diminutiondutempsdepassage

•  Méthodequiamènedelarigueurdanslaproduction

•  AméliorationdelarecompositionparpatientetdiminutiondunombredeDMsous

sachetnontraités

•  Compositionsincomplètessortiesdezoneetretournéesaubloc

•  IntégrationdansleprocessusdecertificationISO9001V2015surGCordier

•  L’augmentationdescontrôlesdecompositions:interceptiondenombreusesnon

conformitésetanalysedelaNCentempsréel 20

Au final…

Points positifs

21

•  Pasdepossibilitédeconnaîtrelachargedetravailàvenir:o  Pas de correspondance entre les noms des interventions et les libellés de

compositionsàutiliser LogicielOrbis®Bloc?

o  Lastérilisationsubitl’arrivéedescompositions,difficultédelisserlachargede

travailetd’avoiruntempsdepassageconstant

•  Nécessiteunsupervisionactivedescadres,difficultéencasd’absence

•  Evolution du poste de responsable de production à suivre (rôle clé dans cetteorganisation)

•  Participationdesblocsauxrituelsjournaliers

Points à améliorer

Au final…

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Au final…

Limites•  Profildemanagerpourlesresponsablesdeproductions

•  Besoind’uneforteadhésiondupersonnel(conditionnéeparl’améliorationdes

conditionsdetravail,laréductiondesdéplacements,…)

•  Implicationdublocopératoirenécessaire

•  Projetnécessitantuneimplicationpharmaceutiqueimportantenotammentdans

lamiseenplacedesactions

•  Calculjournalierdesindicateurschronophage(10-20min)

•  MauvaisepresseduLeanManagementquipeutréduirel’implicationdeséquipes

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Alors, nous sommes-nous engagés dans une démarche incompréhensible pour le commun des mortels, dont la mise en œuvre a pour seul mérite de complexifier un sujet qui l'est déjà...?

Au final… est-ce vraiment une usine à gaz?

Pourrappel,cetteexpressiontrouvesonorigineaudébutdelarévolutionindustrielle,lorsqueParissedotentdel'éclairageaugaz.Sedéveloppentalorsdevasteszonesindustriellesàlatuyauteriemassiveetalambiquée.Leurfonctionnementcomplexeetsouventdangereuxleurvalutunefortmauvaiseréputation.

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Au final… est-ce vraiment une usine à gaz?

Certes…Levocabulaireestunpeubarbare(Kanban,Kaizen,PokaYoke…)Ilyaunelisted’actionsàmettreenplaceimmédiatementL’accompagnementauquotidiensurleterrainestindispensablepourlemaintienduprojetCependant,lebénéficeestnotable…Ungrandpasenavantenmatièredecommunication,Réductionvisibledesgaspillagesetfluidificationdel’activitéReconnaissancedel’établissementIntégrationdansladémarchequalité+++

Pastantqueça!

Et ailleurs… ?

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Globalement,mêmeretourd’expérience:• Démarcheintéressanteapportantdebonneshabitudesdetravail,favorisantl’améliorationcontinueetpermettantdechiffrerl’activité…• Laparticipationdesblocsest/seraitbénéfique• Investissementimportantdel’encadrementetaccompagnementauquotidienpourlemaintienduprojet

MerciauxéquipesdestérilisationdeGrenobleetLariboisière(AP-HP)

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MERCIPOURVOTREATTENTIONETBONCONGRES!