KOSTENVERGOEDINGEN

OUDE EN NIEUWE SITUATIE

Met oa. uitleg kostenvergoedingen vrijgesteld en vast, auto van de zaak, bedrijfskleding etc.

Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Dit rapport is uw handleiding waar u direct mee aan de slag kan.

HRPRAKTIJK.NL – KOSTENVERGOEDINGEN 2

Inhoudsopgave

1. Kostenvergoeding vrijgesteld 5 1.1 Wat houdt de regeling in? 5 1.2 Tips en aandachtspunten 10 2. Kostenvergoeding vast 11 2.1 Wat houdt de regeling in? 12 2.2 Tips en aandachtspunten 15 2.3 Administratie verplichtingen 16 2.4 Vraag en antwoord 16 3. Auto van de zaak 19 3.1 Het ter beschikking stellen van een auto 20 3.2 Waarde van de auto 23 3.3 Eigen bijdrage werknemer 24 3.4 Kilometeradministratie 29 3.5 Nieuwe regelgeving bestelauto 2012 32 3.6 Wachtdienstregeling 34 3.7 Autokostenforfait voor autoverkopers 34 3.8 In buitenland wonende werknemers 34 3.9 Wijziging in de loop van een jaar 34 3.10 Administratieve verplichtingen werkgever 35 4. Fiets 36 4.1 Fietsregeling 37 4.2 Met de fiets samenhangende zaken 38 5. Openbaarvervoerkaart 40 5.1 Vergoeden van de kosten 40 5.2 Verstrekken van de plaatsbewijzen 41 5.3 Vrij reizen met openbaar vervoer 41 5.4 Reisaftrek 41 5.5 Vervoer ‘vanwege de werkgever’ 42 6 Bedrijfskleding 43 6.1 Wat houdt de regeling in? 43 6.2 Schade aan kleding die geen werkkleding is 46 6.3 De verstrekking of terbeschikkingstelling van kleding die geen werkkleding is 46 6.4 Voor- en nadelen bedrijfskleding 47 6.5 Administratieve verplichtingen 47 6.6 Vraag en antwoord 48 7 Congressen 50 7.1 Wat houdt de regeling in? 51 7.2 Vrije vergoedingen 52 7.3 Aftrekbaarheid voor de werkgever 52 7.4 Aftrekbaarheid voor de werknemer 53

HRPRAKTIJK.NL – KOSTENVERGOEDINGEN 3

8 Kerstpakketten 55 8.1 Wat houdt de regeling in? 55 9 Producten bedrijf werkgever 57 9.1 Wat houdt de regeling in? 58 9.2 Loon in geld 29 9.3 Loon in natura 60 9.4 Voor- en nadelen 61 9.5 Vraag en antwoord 62 10 Representatie 63 10.1 Wat houdt de regeling in? 63 10.2 Voordelen 65 11 Studiekosten 66 11.1 Wat houdt de regeling in? 66 11.2 Vergoeden studiekosten 69 11.3 Voordelen 70 12 Telefoon 71 12.1 Wanneer zijn een iPad en een smartphone communicatiemiddelen en wanneer niet? 71 12.2 iPad en pocket-pc 72

13 Telewerken 73 13.1 Wat houdt de regeling in? 73 13.2 Voorwaarden toepassing telewerkregeling 74

14 (Vak)literatuur 76 14.1 Wat houdt de regeling in? 76 14.2 Voor- en nadelen 77

15 Verhuiskosten 78 15.1 Wat houdt de regeling in? 79 15.2 Wat kan de werkgever vrij vergoeden? 80 15.3 Voor- en nadelen 81

16 Werkruimte 82 16.1 Wat houdt de regeling in? 82 16.2 Hoogte van de vrije vergoeding 84 16.3 Inrichting 85 16.4 Voor- en nadelen 85 17 Werkkostenregeling 87 17.1 De regeling (algemeen) 87 17.2 Systematiek nieuwe regeling 87 17.3 Intermediaire kosten 88 17.4 Ongewijzigde regels 89 17.5 Nieuwe regels 89 17.6 Nihilwaardering en bepaalde waarderingsforfaits 91 17.7 Overzicht bijzondere posten 93 17.8 Overgangsregeling 93 17.9 Vraag en antwoord 93 17.6 Bijlage 1 Posten die onder het algemeen (werkkosten)forfait vallen, aangewezen als eindheffingsbestanddeel 97

HRPRAKTIJK.NL – KOSTENVERGOEDINGEN 4

Inleiding

In dit rapport besteden wij aandacht aan een aantal (verschijnings)vormen van arbeidsvoorwaarden, met de nadruk op kostenvergoedingen. Deze arbeidsvoorwaarden gelden in principe voor elk type arbeidsverhouding. Zowel bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd als bij een arbeidsverhouding die op basis van de fiscale regelgeving met een dergelijke arbeidsovereenkomst gelijk wordt gesteld (zoals de fictieve dienstbetrekking), kan de werkgever met deze mogelijkheden rekening houden om een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket aan te bieden. Een groot aantal van deze vormen kunnen de werkgever en de werknemer ook inpassen in een zogenoemd arbeidsvoorwaardenbeleid à la carte.

De diverse onderwerpen krijgen een schematische behandeling met een stappenplan. In de begeleidende teksten vindt u de voorwaarden waaraan elke regeling moet voldoen. Naast diverse fiscale en sociale verzekeringsrechtelijke regels moet een werkgever rekening houden met onder meer het arbeidsrecht, de pensioenwetgeving, de wettelijke bepalingen inzake het minimumloon, de internationale regelgeving (zowel fiscaal- als sociaal-verzekeringsrechtelijk), de vreemdelingenwetgeving en regels omtrent veiligheid en arbeidsomstandigheden.

Met ingang van 2011 geldt de werkkostenregeling, tenzij de werkgever gekozen heeft voor de zogeheten overgangsregeling. Aangezien de meeste werkgevers voor deze laatste (overgangs)regeling gekozen hebben, vindt allereerst een behandeling plaats van het overgangsrecht. In feite de regeling zoals die gold tot en met 2010, waarbij wel de nodige (cijfermatige) aanpassingen hebben plaatsgevonden. In hoofdstuk 17 treft de lezer een overzicht van de werkkostenregeling aan. Heeft de werkgever voor de werkkostenregeling gekozen, dan zijn de hoofdstukken 4, 8, 9, 13, 16 niet, dan wel ten dele (hoofdstuk 12) van toepassing. De hoofdstukken 1, 3, 5, 6, 7, 10, 11, 14 en 15 zijn bij toepassing van de werkkostenregeling zonder meer verplichte stof, evenals hoofdstuk 2. De nuanceringen bij toepassing van de werkkostenregeling ten aanzien van deze laatste hoofdstukken staan vermeld in hoofdstuk 17.

Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Ook bij toepassing van de werkkostenregeling, die de gewenste vereenvoudiging zou moeten brengen, zal de lezer nog met vragen geconfronteerd worden. Het is dus voor u van belang om op het rechte pad te blijven en de weg niet kwijt te raken. Met dit rapport nemen wij u hierbij aan de hand. Ook bij het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden aan de werkkostenregeling kan deze pocket de nodige ondersteuning bieden, met name om de fiscale gevolgen van gekozen arbeidsvoorwaarden te duiden.