Collaborative writing: Teambox of VCRI?

Hier vergelijkt men het Virtual Collaborative Research Institute (VCRI), een collaborative writing tool, waarvoor computers van een zelfde systeem (zonder internetverbinding) verbonden zijn, met het online sociaal netwerk “Teambox”, aangepast voor samenwerking en die “collaborative writing” toelaat. Men bespreekt hier 6 verschillende criteria.

Criteria TEAMBOX VCRI

Ogenblikkelijkheid van communicatie

Toegankelijkheid tot gebruik

Technische bevoegdheid voor gebruik

Werkorganisatie

Geloofwaardigheid inhoud van het werk

Collaboratief schrijven

Ogenblikkelijkheid van communicatie Wanneer men virtueel samenwerkt, is het wel belangrijk mekaar op hetzelfde moment te kunnen ontmoeten. Daar kan “synchroon communicatie” echt nuttig zijn. VCRI toelaat deze synchrone communicatie met de « chat » functie. Dit gereedschap maakt diepe conversaties mogelijk (met verschillende personen) waar men uitleg of verduidelijking kan geven/vragen aan anderen, opmerken doen, in tegelijkertijd met het samenwerken. De twee aangesprokenen zijn dus helemaal aan mekaar disponibel tegelijkertijd. Met Teambox is geen enkel synchroon communicatiemiddel beschikbaar. Alleen berichtjes kunnen naar mekaar geschreven worden. Wanneer een deelnemer verduidelijking nodig heeft, moet hij wachten op de volgende verbinding van zijn ontvanger. Dit element is een nadeel in Teambox dat het werkritme beteugelt. Toegankelijkheid tot gebruik Teambox beteugelt het werkritme omdat het geen synchroon communicatiemiddel dient maar aan een andere kant vergemakkelijkt de communicatie via een betere toegang tot het netwerk. Teambox is inderdaad overal beschikbaar via Internet, wanneer VCRI beperkt is aan een systeem dat computers verbindt. Dat betekent dat op al die computers hetzelfde programma (VCRI) geïnstalleerd moet zijn. Technische bevoegdheid voor gebruik Om door te gaan met die idee van “toegankelijkheid”, kan men het over de gemakkelijkheid van het gebruik binnen de twee tools hebben. Teambox is echt duidelijk gestructureerd. De rechter verticale marge lijkt echt op een “inhoudstafel” die al de mogelijke opties samenvat en het gebruik van het netwerk verduidelijkt. Met VCRI is de aanpassing aan het programma trager. De “taaksbarre” is piepklein horizontaal onderaan. Men besteedt meer tijd aan de aanpassing aan VCRI (dan aan Teambox) omdat men trager begrijpt al de manipulatie die mogelijk is. De vensters waar de inhoud verschijnt zijn echt klein en het wordt moeilijk die te vergroten om een betere overzicht van de inhoud te hebben. Werkorganisatie Teambox heeft het groot voordeel “taaklijsten” mogelijk te maken binnen een werkgroep gevormd in Teambox (via een “groepapplicatie”). Die “taaklijsten” worden bestemd voor de leden van de werkgroep. In dit kleiner netwerk kunt men een naam aan die taak geven, er een deadline associëren, een uitlegging toevoegen en een persoonverantwoordelijk van de taak aanwijzen. Dit element structureert het werk

gemakkelijker om te zien waar men staat in de collaboratievooruitgang en hoeveel werk nog te doen is. Dankzij die “taken” kunt men het werk ook verdelen. Aan elke taak kan het lid een commentaar leggen. VCRI bevat ook zijn eigen voordeel wat betreft “werkorganisatie”. Het biedt een visuele voorstelling van participatie in debat. Een debat is “een onderwerp die vaak meerdere standpunten heeft en die nuttig kan zijn om deze te onderscheiden. De bronnen die je hebt gevonden kan je hier aan terugkoppelen.”1 Elk lid kan zich op het schema plaatsen, waar men zijn verschillende standpunten kan zien. Iedereen weet dat beelden vaker meer vanzelfsprekend zijn dan alleen woorden. De verduidelijking in “wijdte” toelaat een overzicht van de vooruitgang van het werk: Is men goed bezig in die samenwerking? Is de samenwerking efficiënt? VCRI bevat ook de ‘participation’ tool, die ook in beeld verschijnt. “Bij ‘participation’ zie je wie wat heeft gedaan en hoeveel elk groepslid bijdraagt.”2 Geloofwaardigheid inhoud van het werk Een samenwerkingtool moet best beschikken over applicaties die tot een serieus werk bijdragen. VCRI toelaat eigenlijk dit aspect. “Om een tekst te kunnen schrijven heb je informatie nodig over een onderwerp. Bij ‘sources’ vind je informatiebronnen waaruit je kan putten.”3 VCRI helpt ten eerste tot een geloofwaardigheid van de inhoud te bijdragen door die tool ‘sources’ beschikbaar te maken. Als je een bron meldt, kan ieder lid ze raadplegen en nazien of de groep goed bezig is. Ten tweede, kan je met de ‘Selector’ tool relevante informatie terzijde leggen. Met de ‘selector’ “kan je informatie uit bronnen markeren en keywords toevoegen.”4 Die relevante informatie kunt men altijd gaan halen wanneer nodig. Het collaboratief schrijven Teambox is een online digitale communicatie tool die bestemd is voor het online samenwerken. Veel opties zijn mogelijk: commentaren posten, groepswerken creëren, agenda’s maken via taaklijsten, data’s uitwisselen… Het samenwerking qua schrijven is er mogelijk maar blijft niet de eerste bedoeling. Het collaboratief schrijven is er dus niet perfect handig. “Google documents” kan gebruikt worden om complementair aan Teambox te zijn. VCRI is een digitaal communicatiemiddel bestemd voor het collaboratief schrijven. Het is een werkingstool maar vergemakkelijkt echt het « collaboratief schrijven » aspect. Met zijn visuele voorstellingen, geeft het ons een idee qua efficiëntie wat betreft de collaboratie (de standpunten, de inhoud). VCRI toelaat ook een bepaalde structuur van schrijven. Verdeeld in 3 delen, de « collaborative writing » tool structureert inderdaad het collaboratief schrijven echt goed. Men kan bijvoorbeeld in het eerste deel brainstormen, in het tweede een soort klad van tekst maken en in het laatst deel de echte officiële tekst beginnen te schrijven. Het gebruik van een « chat » is een essentieel element, ja zelfs noodzakelijk, tijdens een collaboratief schrijven. Iedere deelnemer moet de gelegenheid hebben een verduidelijkingvraag te stellen of een opmerking te maken (ten opzichte van een deel van de tekst geschreven door iemand anders) of alleen vragen wie het deel heeft geschreven. Dit synchroon communicatiemiddel (chat) bijdraagt tot een efficiënte samenwerking (vluggere werkvooruitgang) dankzij zijn “ogenblikkelijk” aspect. VCRI beschikt ook over een “Cowriter”: “een tekstverwerker om meerdere mensen tegelijkertijd aan een tekst te kunnen schrijven. Zo kan men verschillende delen van dezelfde tekst schrijven.”5 De groepsverantwoordelijke kan tussen alle werkgroepen van het systeem langs komen via de chat en kan ook meedelen aan het collaboratief schrijven.

1 Patrick Proost en Ellen Van Gool, korte voorstelling literatuur « VCRI », cursus Digitale Communicatie van 24/11/11,

Universiteit Antwerpen. 2 Idem.

3 Idem.

4 Idem.

5 Idem.