Evalueren om te ev lueren?

Evaluatie van de decretale

graden

ao

Randstad HR ConsultingKoen Morrhey30 september 2009

2

Agenda

•Randstad HR Solutions en de evaluatie van de decretale

graden

•Basisprincipes van het evalueren

•Bepalen resultaatgebieden, doelstellingen en competenties

•Bepalen van de standaarden

•Het evalueren

•Rapportering en feedback

•Q & A

3

> missie

Randstad: even voorstellen

4

5

HR professionals

werken mee , garanderen continuiteit, stellen verbeteringen voor in rollen als :

Recruiter HR officer HR advisorHR business partnerPayroll consultantTraining officer …

ProjectenAnalyse-advies

HR Audit / HR CompassEmployer branding & value propositionCompetentiemanagementPerformantiemanagementHarmonisatie arbeidsvoorwaardenFunctieclassificatieKennismanagementTalentmanagement…

Mentoringworkshop-training

Competenties bepalenGedraggericht interviewenEvalueren om te evolueren

Groeien in leiderschapHR mentoringprogramma

Kennis delen: vaardigheid of attitude?HR Adventure

…

HR interim managers

ter plaatse van ½ dag/w tot voltijds

HR DirectorHR Manager

Talent managerRetention manager

Comp&Ben managerHR Project manager

Training Manager…

Organisatie

HR Know How on-site

HR Consultancy HR Development

6

Visie op evaluatieEvAluatie: EvOlutie:

Resultaat behaald? Ja/Nee

basis voor salarisverhoging en

promotiebeslissingen

prestatieverbetering

basis voor groei en ontwikkeling

& evolutie in de loopbaan

Doe je de goede dingen?Doe je de dingen goed?

prestatieverbetering

expliciteert machtsverhoudingeenzijdigheid

klimaat van controle

WIN/WIN:toegevoegde waarde

engagementloyaliteit

7

Agenda

•Randstad HR Solutions en de evaluatie van de decretale

graden

•Basisprincipes van het evalueren

•Bepalen resultaatgebieden, doelstellingen en competenties

•Bepalen van de standaarden

•Het evalueren

•Rapportering en feedback

•Q & A

8

INPUT OUTPUT

competenties resultaten

inspanningen doelstellingen

opleidingen

gedrag

9

Resultaatgebieden

Waarom bestaat de functie?

Wat is de toegevoegde waarde voor de organisatie? Hoe verdien ik mijn loonkost terug?

Wat wordt ervan verwacht door wie en waarom?

Hoe moet het resultaat eruit zien?

Randvoorwaarden?

10

Doelstellingen

Wat zijn de prioriteiten voor de organisatie?

Hoe kan ik hiertoe bijdragen?

SMART: specifiek – meetbaar – aanvaard -realiseerbaar – tijdsgebonden

Randvoorwaarden?

11

Competenties

RPR: “kennis, vaardigheden, persoonlijkheidskenmerken en attitudes”

Wat moet ik kennen, kunnen en doen om de verwachte resultaten neer te zetten en de doelstellingen te realiseren?

Welke competenties heb ik nodig?

12

Elementen van succesvolle evaluatiesystemen• functiebeschrijvingen

• prestatiestandaarden

• prestatiebeoordeling

• prestatiebeloning

• feedbackPreece, 2003

13

Evaluatiecyclus1. Planning

Bepalen resultaatsgebieden, doelstellingen en competenties, nodig om deze te halen (wat en hoe?)

2. Opvolging (Functioneringsgesprek)

Tussentijdse opvolging functioneren en nodige middelen

3. Beoordeling en feedback (Evaluatiegesprek)

Zijn de doelstellingen bereikt?

14

Agenda

• Randstad HR Solutions en de evaluatie van de decretale

graden

• Basisprincipes van het evalueren

• Afleiden competenties uit resultaatgebieden en doelstellingen

• Bepalen van de standaarden

• Het evalueren

• Rapportering en feedback

• Q & A

15

Competentiemanagement

Welke kennis, vaardigheden en gedrag hebben we nodig om onze strategie te realiseren?

• kerncompetenties Worden verwacht van alle medewerkers

• functie gedragscompetentiesGedragscompetenties die inherent zijn aan de functie • vaktechnische competentiesTechnische vaardigheden - Houden direct verband met de uit te voeren taken.

= een organisatiespecieke set van competenties

Belangrijk voor rekrutering, bij evaluatie en bij ontwikkeling.

16

17

Bronnen

•Functiebeschrijving

•Meerjarenplan

•Strategische nota

•Afsprakennota

•…

18

Voorbeeld

Uittreksel uit functiebeschrijving:

Resultaatgebied 1: Strategisch management

A: Jaarlijks voorstel van beleidsnota opmaken in lijn met de prioriteiten van het schepencollege en rekening houdend met de budgettaire aspecten.

B: Vlotte en effectieve besluitvorming faciliteren door opstellen en voorbereiden agenda gemeenteraad en schepencollege en adequate voorbereiding dossiers en ontwerpbesluiten met optimale inbreng deskundigheid aanwezig in de organisatie.

C:…

19

Welke competenties nodig?Gedragscompetenties:•Visie •Analysevermogen•Beoordelingsvermogen•Schriftelijke communicatie•Taakgericht aansturen•Plannen en organiseren

Technische competenties:•Kennis van wetten, decreten en reglementeringen•Kennis van financieel beleid•Kennis van het opmaken van budgetten

20

Competentiewoordenboek (voorbeeld)

21

Agenda

• Randstad HR Solutions en de evaluatie van de decretale

graden

• Basisprincipes van het evalueren

• Afleiden competenties uit resultaatgebieden en doelstellingen

• Bepalen van de standaarden

• Het evalueren

• Rapportering en feedback

• Q & A

22

Kritische prestatie-indicatorenWanneer is de opdrachtgever tevreden over het resultaat?

•Wanneer moet het voorstel van beleidsnota ingediend zijn?

•Wie moet hierbij betrokken zijn?

•Waarop moet de beleidsnota gebaseerd zijn?

•…

23

Niet simpel

“Competence, like truth, beauty and contact lenses, is in the eye

of the beholder”

Laurence J. PeterThe Peter Principle

24

Gedragsindicatoren

•Beschik ik over de vereiste competenties om het gewenste resultaat te behalen?

•Welk gedrag willen dan zien?

•Hoe zien we of het vereiste competentieniveau wordt behaald?

25

Analysevermogengedragsindicatoren

Gericht verzamelen van informatie- Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken.- Verzamelt bijkomende informatie door gerichte bevraging.- Gebruikt meerdere informatiebronnen.- …Structureren van informatie - Gaat systematisch en logisch te werk bij het bestuderen en structureren van informatie.- Maakt een onderscheid tussen relevante en irrelevante informatie en hoofd- en bijzaken.- Kan uit documentatie de relevante informatie halen.- …Verwerken en begrijpen van informatie- Begrijpt instructies en eenvoudige concepten en kan ze toepassen in de werkomgeving.- Identificeert de kern en de deelaspecten van een probleem.- Onderzoekt de (mogelijke) oorzaken en de achtergrond van het probleem of vraag.- Spoort onderliggende problemen op.- …

26

Bepalen standaarden

27

Agenda

• Randstad HR Solutions en de evaluatie van de decretale

graden

• Basisprincipes van het evalueren

• Afleiden competenties uit resultaatgebieden en doelstellingen

• Bepalen van de standaarden

• Het evalueren

• Rapportering en feedback

• Q & A

28

Evaluatie resultaatgebieden en doelstellingenVerzamelen van gegevens:

-Basis voor het invullen van KPI’s

-Objectieve gegevens - opleveringen- tevredenheidsenquête- ziekteverzuim- percentage klachten

…

-Wordt ons bezorgd door verschillende diensten

29

Evaluatie competenties

Interviews met sleutelfiguren-Burgemeester, schepenen, gemeenteraadsleden,…-Leden MAT, diensthoofden, …-Medewerkers-…

=>Ca. 1 uur, gestandaardiseerde competentiegerichte bevraging=>Opgebouwd rond resultaten, doelstellingen en competenties

30

Evaluatiegesprek met functiehouder

•Opgebouwd cfr. interviews met sleutelfiguren

•Competentiegerichte vragen en STAR-methodiek

•Elementen uit interviews met sleutelfiguren en

KPI’s aftoetsen

31

32

Voorbeelden van competentiegerichte vragen

33

STAR-techniek

Situatie: Beschrijf de situatie

Taak: Wat was uw rol hierin precies?

Actie: Wat heeft u ondernomen?

Resultaat: Waartoe heeft dit geleid?

=> Doorvragen

34

Voorbereiding gesprekken

Sleutelfiguren en functiehouder informeren en geruststellen :

•Hoe gaat het gesprek verlopen en wat komt aan bod?

•Hoe kan ik mij voorbereiden?

•Waarborg anonimiteit

•Valkuilen

35

Agenda

• Randstad HR Solutions en de evaluatie van de decretale

graden

• Basisprincipes van het evalueren

• Afleiden competenties uit resultaatgebieden en doelstellingen

• Bepalen van de standaarden

• Het evalueren

• Rapportering en feedback

• Q & A

36

Fases evaluatieproces

1. Intake – input – info verzamelen2. Overleg met gemeenteraadscommissie3. Terugkoppeling aan de functiehouder4. Creatie van het eigenlijke

evaluatiedocument5. Evaluatie

5.1. Feiten en cijfers5.2. Interviews met sleutelfiguren5.3. Evaluatiegesprek

6. Gemotiveerd rapport7. Follow up (optioneel)

37

Bemerkingen

De evaluatie van decretale graden is een leerproces, zowel voor de deskundige als voor het bestuur:

=>bij elke cyclus criteria updaten en verfijnen

• Dragen de resultaatgebienden en doelstellingen voldoende bij aan de realisatie van de visie en strategie?

• Hebben we de juiste competenties aan de te behalen resultaten en doelstellingen gekoppeld?

• Zijn de randvoorwaarden voor het realiseren van de verwachtingen vervuld? (=opdracht voor het bestuur)

38

Rapport

Resultaten van de gesprekken worden verwerkt in een beschrijvend rapport:

Drie luiken1. Resultaatsgebieden van de functie2. Meetbare doelstellingen en realisaties

binnen de functie3. Competenties en leeropportuniteiten

Eindconclusie

39

What’s in it for me?

•Verwachtingen worden duidelijk en expliciet geformuleerd.

•Randvoorwaarden voor behalen gewenste resultaten kunnen duidelijk en expliciet gemaakt worden.

•Ook topfuncties krijgen feedback over hoe zij gezien worden door hun omgeving.

•Kans om zich verder te ontwikkelen.

40

Ontwikkelen van competenties•Development center

•Coaching

•Opleidingen bv: “Evalueren om te evolueren” en “Groeien in leiderschap”

•Zelfstudie

•Netwerken

•…

Vragen?

Koen Morrhey

Sr. HR-Consultant

0474/75 43 60

koen.morrhey@randstad.be