dossierbeheer

SharePoint module Dossierbeheer voor Onderwijs

Snel en slim samenwerken binnen het onderwijs met de module Dossierbeheer van SharePoint.

Binnen een onderwijsinstantie heeft men vaak te maken met informatie die regel- matig bijgewerkt, toegevoegd of aangemaakt moet worden. Leerlingen komen en gaan, vakken krijgen een nieuwe invulling of nieuwe docenten worden aangenomen. In de praktijk blijkt het zoeken van informatie vaak een post van overhead te zijn, omdat docenten en stafmedewerkers steeds moeten zoeken naar de juiste plaats om hun docu-ment op te slaan en terug te vinden. Voor de IT-afdeling is het geen eenvoudige taak om alle informatie gecontroleerd beschik-baar te stellen. Sommige mensen mogen documenten aanmaken en bewerken, terwijl weer een andere groep mensen dezelfde documenten alleen mag lezen of helemaal niet mag inzien. Het opzetten en beheren van deze richtlijnen kost vaak veel tijd en brengt het risico van onvolledigheid met zich mee. Om het gebruik en beheer van documenten te versimpelen voor onderwijs-instanties heeft Ricoh de module Dossier-beheer voor onderwijs ontwikkeld.

Wat is ricoh dossierbeheer voor onderwijs?De module Dossierbeheer is gebaseerd op SharePoint. Met deze module is het mogelijk om documenten met een gemeenschap-pelijk onderwerp te bundelen en beschik-baar te stellen aan de juiste personen. De module Dossierbeheer voor onderwijs bevat de volgende functionaliteiten:• Document gegroepeerd opslaan• Eigenschappen toekennen aan groepen

documenten• Zoeken naar dossiers en documenten• Beveiliging van dossiers en documenten

• Document gegroepeerd opslaan (dossiervorming) De module Dossierbeheer voor onderwijs

is niet exclusief voor één dossiertype. Het is dus mogelijk om verschillende soorten dossiers binnen één raamwerk te beheren, zoals voor leerlingen, vakken en docenten. Documenten kunnen eenvoudig toegevoegd worden aan een dossier middels scannen of rechtstreeks uploaden vanuit een Microsoft Office applicatie. Ieder dossier is een eigen site en de documenten zijn op een gestructureerde wijze binnen het dossier opgeslagen en dus zichtbaar.

• Eigenschappen toekennen aan groepen documenten

Een dossier in de module Dossierbeheer voor onderwijs bestaat uit meer dan alleen een verzameling verschillende documenten. Aan een dossier kunnen ook kenmerken worden toegekend die automatisch worden doorgegeven aan de documenten in het dossier. In het geval van een leerlingdossier zouden bijvoorbeeld kenmerken zoals student-nummer, voornaam, geboortedatum of studierichting een keuze kunnen zijn.

www.ricoh-europe.com

ISO9001: 2008, ISO14001: 2004, ISO27001: 2005 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 60Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

RIS

PDO

SSIE

R2

NLN

O

Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900.

Waarom ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie-logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.

• Zoeken naar dossiers en documenten Dankzij de geavanceerde zoekmogelijk-

heden binnen SharePoint is het eenvoudig om documenten en dossiers snel terug te vinden binnen de overzichtelijke dossierstructuur. Door het invoeren van een paar sleutelwoorden worden alle relevante documenten getoond. Hierbij kan er worden gezocht op zowel ken-

merken als inhoud.

• Beveiliging van dossiers en documenten Beveiliging wordt in het raamwerk

geregeld door het formuleren van slimme business rules.

Het is mogelijk om rechten toe te kennen op basis van kenmerken van een document, dossier of documenttype. In het geval van een leerlingdossier kan bijvoorbeeld medische informatie eenvou-

dig voor de docenten worden verborgen terwijl adresgegevens wel gelezen kunnen worden. De keuze voor deze beveiliging hoeft maar één keer gemaakt te worden waarna elk document automatisch de juiste beveiliging krijgt.

Wat kan de module dossierbeheer voor uw organisatie betekenen?Met de module Dossierbeheer hoeven dossiers niet meer fysiek in uw organisatie bewaard te blijven. Deze worden namelijk op één centrale plaats digitaal bewaard en zijn beschikbaar voor verschillende afdelingen, processen of personen binnen en buiten de organisatie op verschillende locaties. De opslag van dossiers is op gestructeerde wijze in te richten naar onder andere afdeling en documentsoorten.

de voordelen die de module dossierbeheer voor onderwijs u biedt:• Geen fysieke opslag van dossiers

en documenten meer nodig• Eenvoudig terugvinden van

dossiers en documenten dankzij de overzichtelijke structuur en geavanceerde zoekmogelijkheden

• Één werkdocument op een centrale plaats middels check in, check out

• Delen van dossiers en documenten met personen binnen en buiten de organisatie

• Makkelijk beheer en beter inzicht op toegankelijkheid van dossiers en documenten

• Look en feel eenvoudig aan te passen middels standaard thema’s