SHAREPOINT KOPPELEN

AAN OUTLOOK

Heb je ook te maken met SharePoint? Ja? Dan ben je wellicht

ook al verdwaald in dit doolhof? SharePoint is

eenMicrosoft-applicatie en gaat steeds meer de

bekende Windows-mappen vervangen, het intranet

geschikt maken om samen te werken en het e-

mailverkeer indijken. Het duurde bij mij wel even voor ik er mijn weg in had

gevonden. In dit artikel maak ik je duidelijk hoe je bijvoorbeeld een business

event kunt managen in SharePoint. De reden waarom je dit in SharePoint doet is

het feit dat je er allerlei functionele lijsten aan kunt toevoegen en je de hele

projectsite met bepaalde personen (ook externen) kunt delen. En omdat Outlook

dé communicatietool is met de betrokkenen maak ik hiermee een koppeling. Dat

maakt de stap wat kleiner en het overzicht makkelijker.

SharePoint werkt overal hetzelfde maar ziet er altijd anders uit. De knoppen

kunnen op andere plaatsen staan, afhankelijk van de versie of de keuze van de

Sharepointdesigner.

MAAK EEN SITE

In SharePoint kun je sites aanmaken. In dit geval maak ik een site aan genaamd

“Event TipTop”. Je kunt meteen iedereen uitnodigen die bij het project

betrokkenis. Zij krijgen netjes een uitnodiging mét hyperlink.

2/8

LIJSTEN MAKEN: DOCUMENTEN, AGENDA EN TAKEN

Iedere site kun je volproppen met lijsten. Standaard zit er al een bibliotheeklijst

in voor de documenten. Op de afbeelding zie je een weergave waarin links de

ingevoegde lijsten staan en rechts een opsomming van lijsten waaruit je kunt

kiezen.

3/8

Op de andere afbeelding een moderne weergave van de laatste nieuwe

Engelstalige SharePoint Online van Office 365.

Voor het project “Event TipTop” heb ik toegevoegd:

een uitnodiging in Word

een presentatie in PowerPoint

een calculatie van de catering in Excel

4/8

Ik vind het makkelijk om deze documenten te kunnen vinden en openen vanuit

Outlook. Ik heb dat geregeld in SharePoint via het tabblad Bibliotheek en de

knop Verbinden met Outlook.

Het gevolg is een map met Sharepointlijsten in het berichtenvenster. Alle

documenten zijn vindbaar en bewerkbaar.

Voor deze projectsite zijn ook nog de volgende lijsten handig: agenda en taken.

5/8

De agenda is gemaakt in de site “Event TipTop”. Het is dan ook de bedoeling dat

alles in deze agenda daaraan gerelateerd is.

Ik wil niet steeds inloggen op SharePoint en koppel daarom de agenda aan

Outlook.

6/8

Het maakt vervolgens niet meer uit op

welke plaats ik in deze agenda werk. Er

wordt een continu synchronisatie

opgezet.

Een project bevat een hoop todo`s. Je

kunt eenvoudig een SharePoint

takenlijstje toevoegen aan de site.

Vervolgens koppel je deze aan Outlook

zodat je er snel bij kunt. Outlook is nog

steeds niet in staat subtaken te maken.

In SharePoint is dat wel mogelijk. Ze

worden prima gevisualiseerd. Je kunt zien

hoeveel % er al is uitgevoerd en welke taken volgen op andere.

En je raadt het al, ook deze takenlijst koppel ik aan Outlook.

7/8

IK WIL OP DE HOOGTE BLIJVEN VAN WIJZIGINGEN

Door de koppelingen met Outlook kan ik snel checken hoe het er voor staat.

Maar het SharePoint platform is reuzengroot. Het heeft geen zin om alles met

Outlook te koppelen. Om toch op de hoogte te blijven van updates in bepaalde

lijsten, is het mogelijk reminders in te stellen. Dit zijn e-mailberichten die

waarschuwen dat er iets is toegevoegd of gewijzigd in de lijst. Om dit in te

stellen ga je naar een lijst, klik je in het Lint op de knop Waarschuw mij.

Kies welke wijzigingen je wenst op te volgen:

8/8

EN WAT ALS IK ER NIET UITKOM?

Dan ben je echt niet de enige. SharePoint bestaat al erg lang maar is nu pas echt

aan een doorbraak begonnen. Ik merk in alle organisaties dat zowel ICT als

gebruikers nog hun weg zoeken naar de mogelijkheden. Als je bij bovenstaande

toepassingen tegen beperkingen aanloopt (vb. een knop niet actief), dan heeft

dit te maken met onvoldoende rechten en moet je bij de Servicedesk of de

sitemanager langs. Microsoft maakt de portal steeds gebruiksvriendelijker. In de

nieuwe versie 2013 van Office 365 wordt de gebruiker geholpen door een wizard

en veel helpmenu`s bij de knoppen.