Documentbeheer en zoeken in SharePoint: (Zoek) de verschillen tussen 2007 en 2010

Imtech ICT Integrated Solutions

Arno Flapper | 23-06-2011

Agenda

Zoeken, een korte introductie

Zoeken in SharePoint

Documentmanagement

Implementeren SharePoint

Vragen?

Zoeken,

een korte introductie

Zoeken, welke vormen zijn er?

Keyword searching “fast search for sharepoint”

“fast search”

“FAST”

Natural language searching “Waar kan ik informatie vinden over fast search for sharepoint”

“Wat is fast search”

Welke uitdagingen zijn er? (1)

Niet altijd duidelijk welke woorden belangrijk zijn Is “fast” belangrijker dan “search”?

Niet altijd duidelijk of er samenstellingen staan Vormen “fast” en “search” een samensteling?

Wordt er een “AND” of een “OR” gevraagd? Is het “fast AND search” of “fast OR search”?

Onmogelijk om te weten wat de onderliggende vraag

is. Wat wil de gebruiker eigenlijk weten over „fast search for sharepoint”?

Product review, technische handleidingen, documentatie, prijs?

Welke uitdagingen zijn er? (2)

Hoe vind je informatie over vragen die je hebt? “Ik zoek een kamer van maximaal €500 per maand, inclusief gas, water en

licht, in het centrum van Zaltbommel, met een ligging op het Zuiden.”

Wanneer de broninformatie er zo uitziet:

<doc>

<titel>App. in Zaltbommel. €450-€550 incl. g.w.l.</titel>

<auteur>A. Flapper<auteur>

<plaatsingsdatum>23-06-2011</plaatsingsdatum>

<tekst>

Mooi appartement in het centrum van Zaltbommel:

- 80m2, 2 slaapkamers

- Balkon op het zuiden

Voor meer informatie bel: 06-12345678

</tekst>

</doc>

Relevante documenten Resultatenset

De kunst van het balanceren

Relevante

documenten

in de

resultatenset

Missende resultaten: slechte match Irrelevante resultaten: slechte precisie

Totale collectie

Kwaliteit van het zoekresultaat

Zoeken is de kunst van het balanceren tussen

gevonden resultaten, precisie en relevantie. Gevonden resultaten

Welk deel van de totale relevante set is teruggevonden?

Wat is de verhouding tussen gevonden documenten en documenten

die gevonden hadden moeten worden?

Precisie

Het % gevonden relevante documenten in de resultatenset

Hoeveel “junk” zit er tussen de resultaten?

Relevantie

Zorg dat de meest relevante documenten bovenaan verschijnen, op

basis van bedrijfsbehoefte en eindgebruiker

Zoeken in SharePoint

Zoeken in SharePoint 2007

Enterprise search

People search

Search scopes

FAST Search (FAST ESP)

Verschillen tussen 2007 en 2010

Feature Name / Area Sharepoint

Server 2007

Sharepoint

Server 2010

People And Expertise Search ○ ●

Search From Windows 7 And Windows Mobile ○ ●

Common Connector Framework For Indexing And Federation ○ ●

Scale And Performance Via Improved Topology Architecture ○ ●

Ability To Build Search-Powered Applications ○ ●

Refinement Panel And Sorting ☻

Search In Context ☻

Social Behavior Improves Relevance ☻

Thumbnails, Previews, And View In Browser ☻

Nieuwe zoekfuncties SharePoint 2010

Boolean query syntax for free-text queries and for

property queries

Prefix matching for search keywords and document

properties

Suggestions while typing search queries

Suggestions after users run queries

Federated search connectors for searching the

enterprise from Windows 7

Verbeteringen in zoekfuncties SharePoint 2010

Refinement panel

People search Improved relevance in people search results

Self search

Phonetic name matching and nickname matching

Enhancements for relevance of search results Ranking based on search results history

Relevance based on inferred metadata

2007 vs 2010: Wildcard search (1)

2007 vs 2010: Wildcard search (2)

People search in SharePoint 2010

FAST vs SharePoint 2010 Enterprise Search

Documentmanagement

in SharePoint 2010

Documentmanagementsysteem (DMS)

Definitie: “Een documentmanagementsysteem is een systeem of set van

programma's die wordt gebruik om elektronische, geprinte documenten of

afbeeldingen op te slaan en te traceren. “

Functies: Vervangen van traditionele filesysteem en netwerkschijven

Efficiënter opslaan van data en eenvoudiger doorzoekbaar maken

DMS in SharePoint Toevoegen van metadata voor betere vindbaarheid

Samenwerken aan documenten

MySite voor persoonlijke documenten

(Redactionele) workflows voor goedkeuren en vrijgeven van documenten

Documentmanagement & zoeken

DM-strategie bepaalt succes van zowel SharePoint

als zoeken binnen SharePoint

“Paradigm shift” van klassieke, folder-gebaseerde

oplossingen naar zoek-gebaseerde oplossingen =>

“Google zoekervaring” bepaalt in sterke mate de

zoekervaring die gebruikers op het intranet

verwachten

SharePoint implementeren

Een SharePoint implementatie door Imtech ICT

Een SharePoint evolutie

Stappenplan voor een implementatie (1)

Gap-analyse: Hoe gaat het nu en hoe doen we het in de toekomst?

Bepaal volwassenheid Wat moet allemaal formeel gemaakt worden?

Welke processen en procedures moeten beschreven worden en tot welk

detail?

Zelf metadata laten toevoegen of vaste termen gebruiken?

Etc.

Werk volwassenheid uit en stel een beheerplan op Wat gaan we beheren en monitoren en wat laten we over aan de

gebruikers?

Hoe gaan we de omgeving schalen, welke groei verwachten we in hardware

capaciteit?

Stappenplan voor een implementatie (2)

Stel een taxonomie op Leg organisatiebrede sleutelwoorden vooraf vast om vindbaarheid van

documenten te vergroten

Maak een persona’s matrix Wie gaat de applicatie gebruiken vanuit welke rol?

Ga aan de slag met een team ambassadeurs

Richt een pilot in en bepaal het plan voor de brede

uitrol Maak mensen verantwoordelijk voor een breder draagvlak

Beleg verantwoordelijkheden laag in de organisatie en dicht bij de

gebruikers

Drie belangrijkste onderdelen voor het slagen van

een implementatie voor de lange termijn

Ontwerp van de taxonomie

Welke documenteigenschappen worden vastgelegd

en welke worden verplicht?

Welke persona‟s onderkennen we in de applicatie?

Taxonomie ontwerpen

Identificeer Stakeholders. Bepaal wie met de documenten gaat werken en

waarvoor de documenten of records worden gebruikt

Definieer doel. Stel vast waarom de metadata moet worden toegekend. Meer is

niet per se beter.

Bepaal aanpak. In de aanpak kan worden vermeld hoe de termen worden

verkregen, onderhouden en stakeholders worden betrokken.

Verzamel informatie. Waarschijnlijk zijn er al bestaande manieren om

metadata toe te kennen, zoals folderstructuren of lokale databases die een goed

vetrekpunt bieden.

Ontwerp schema. Het schema moet duidelijk weergeven wat de

uitgangspunten zijn en eenvoudig te interpreteren zijn.

Voor pilot uit. Tijdens de pilot kan worden vastgesteld of het schema compleet

is en praktisch toepasbaar.

Voer schema in. Nadat aan de hand van de pilot verbeteringen zijn

doorgevoerd aan het schema, kan het worden ingevoerd.

Verzamel feedback en verbeter. Een organisatie verandert, evenals de type

content en de beste manier om het te metadateren. Een continu revisieproces is

nodig om de taxonomie werkbaar te houden.

Taxonomie

=

vindbaarheid

Persona’s (1)

Archetype gebruikers

Hebben unieke eigenschappen, behoeften, rechten

en rollen.

Opstellen aan de hand van: Autorisatiematrix

Functiematrix

Gebruikerstype

Voorbeelden: Sales

Marketing

Projectmedewerker

Thuiswerker

Persona’s (2)

Vragen en discussie

Imtech ICT Integrated Solutions

Einde presentatie

Arno Flapper

arno.flapper@Imtech.nl

Imtech ICT

Integrated Solutions

Hogeweg 41| 5301 LJ, Zaltbommel

T. +31 (0)418 57 07 00 | F. +31 (0)418 57 07 66 | W. www.imtech.nl/is

www.imtech-ict.nl