Het nieuwe werken: tussen binden en loslaten

Praktijkgetuigenis KBC

New World of Work Seminar 7 mei 2013

Ann Gevers Management Development Expert

Het nieuwe werken bij KBC: PLATO

§  Decentraal werken §  Dichter bij huis werken in administratieve

gebouwen van KBC §  Te reserveren Decentrale Werkplekken of op

eigen of aanverwante dienst indien decentraal vertegenwoordigd

§  Telewerken §  Occasioneel of structureel thuis werken met

RSLA portable en bedrijfsgsm

§  Centraal werken met werkplekdeling §  Medewerkers hebben geen vaste werkplek §  Flexfactor van 85%: voor 100 medewerkers

worden er maximaal 85 werkplekken voorzien (ca. 90% daarvan in open landscape, 10% in cockpit)

Waarom PLATO?

Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen 1.  Arbeidstevredenheid verhogen

ü  Mobiliteitsprobleem ü  Beter evenwicht werk-privé ü  Bijdragen aan Globaal Mobiliteitsplan

2.  Aantrekkelijke werkgever zijn ü  Externe arbeidsmarkt ü  Interne arbeidsmarkt

3.  Ecologische voetafdruk reduceren 4.  Kostenbewust

We want to be “The reference”

PLATO: het proces

Decentraal en thuis werken op pilootbasis in welbepaalde omgevingen

Inschatten van # potentiële gebruikers decentraal/thuiswerk

Toekomstige engagementen vragen voor werkplekdeling

Opportuniteiten vrije ruimte benutten voor decentrale

werkplekken

Werkplekdeling gefaseerd invoeren in alle gebouwen

Geleidelijke overstap op portables en invoering van nieuwe media

Uitbreiding telewerken

Extra decentrale werkplekken / cockpits installeren

Leren van early adopters

20

07

-

2

01

3

Het Nieuwe Werken vraagt…

een nieuwe manier van leidinggeven

§  Outputgericht management §  Werken met doelstellingen algemeen ingevoerd §  Voor elke functie zijn de verantwoordelijkheidsgebieden

afgebakend, die als basis dienen voor deze doelstellingen §  Meer tussentijdse opvolging van de resultaten in functie van

deze doelstellingen §  Geïntegreerd in het evaluatie- en beloningsbeleid

§  Uitgebreide ondersteuning van leidinggevenden

Het Nieuwe Werken vraagt… duidelijkheid naar beleid

● Geen recht, geen verplichting… wel een opportuniteit

● Wie komt in aanmerking voor werkplekdeling, decentraal werken en telewerken? ●  Dagelijks afhankelijk van papieren dossiers / software,

face-to-face contact met leidinggevende, collega’s, …?

●  Gaat betrokkene om met vertrouwelijke gegevens? Heeft men toegang tot systemen voor transacties? Mag men werken in een niet beveiligde omgeving (thuis)?

●  Komt persoon in aanmerking? Hoe lang werkt medewerker reeds in de functie? Juiste werkstijl: zelfstandig werken/ voldoende discipline?

●  # dagen decentraal/thuis werken? ● Procedure voor aanvraag voor

decentraal en telewerk

Het Nieuwe Werken vraagt… duidelijkheid naar organisatie

● Bereikbaarheid, permanentie, aanpak ad hoc opdrachten (afstandswerkers <> centrale werkers)

● Agendabeheer ● Efficiënt documentenbeheer ● Aanwezigheidsregistratie bij decentraal en telewerken ● Clean desk

Het Nieuwe Werken vraagt… een andere manier van samenwerken

•  Sociale cohesie verzekeren •  Communicatie en

kennisoverdracht •  Gebruik nieuwe media

•  Sametime Presence Awareness •  Sametime Instant Messaging •  Webmeeting: individuele virtuele

meeting rooms •  Connections: communities…

Wat levert het op? Hard figures - PLATO in 2012

•  DWP ü  591 DWP op 9 locaties ü  3.223 gebruikers ü  69.906 DWP-werkdagen

•  Telewerk ü  2.375 telewerkers (+90%) ü  21.453 telewerkdagen (+60%)

•  Reductie woon-werkverkeer ü  5,5 mio KMs niet verreden woon-werkverkeer ü  10% reductie CO2-uitstoot (woon-werkverkeer)

•  Reductie ruimte & ruimtekosten ü  17.622m² minder in gebruik ü  4mio € minder recurrente kosten ruimtebeheer

•  Variatie in centrale werkplekken (Facilitair) ü  variatie in cockpits ü  Vi-Zit (BRUhav2) ü  Projectrooms (LEUbrust) ü  Crearoom Het Atelier (LEUbrust) ü  Long Tables…

66%

68%

72%

83%

87%

88%

0 % 2 0 % 4 0 % 6 0 % 8 0 % 10 0 %

werk  beter  plannen

meer  inz et  voor  job  

stressgevoelvermindert

geconc entreerderwerken  

c ombinatie  werk -­‐gez in  gemakkelijker  

tevredenheid  overK B C  hoger

% eerder + helemaal akkoord

Wat levert het op bij PLATO gebruikers? Soft figures – bevraging 2010

Waarheen leidt de toekomst? PLATO als parelvisser

§  Het nieuwe werken past in nieuwe bedrijfscultuur “Pearl” §  Medewerker wordt aangesproken op bereikte resultaten

en getoonde competenties (performance & accountability)

§  Men krijgt autonomie om zelf te bepalen op welke manier men resultaten behaalt, hoe men zijn werk plant, waar men werkt (empowerment)

§  Men wordt geprikkeld om te zoeken naar efficiëntie, innovatie en creativiteit als wegen naar continue verbetering (responsiveness)

Een aantal projecttips

§  Interdisciplinaire aanpak: HR – facility management – ICT §  Stuurgroep met vertegenwoordigers alle BU’s &

regelmatige klankbordgroepen §  Betrek sociale partners §  Maak een business case §  Piloteer en werk gefaseerd i.f.v. opportuniteiten §  Bevraag en gebruik ervaringen ‘early adopters’ §  Duid verantwoordelijke change agents aan in de business §  Verandering goed ondersteunen aan de menselijke kant §  FT Coördinator voor het nieuwe werken nodig bij uitrol

Het Nieuwe Werken: een evenwichtsoefening tussen

binden en loslaten

•  Medewerkers en leidinggevenden krijgen meer ervaring in het werken op afstand •  Sturen op resultaat en vertrouwen komt geleidelijk in de plaats van administratieve opvolging