Beleidsplan ARR

Concept

Beleidsplan 2014-2019 Altena Road Runners

Blad 2 van 12 Beleidsplan 2014-2019

Inhoud

Van het bestuur ..............................................................................................................................3

Missie Altena Road Runners ............................................................................................................4

Visie Altena Road Runners ..............................................................................................................4

Organogram bestuur Altena Road Runners .....................................................................................5

Uitkomsten SWOT ...........................................................................................................................6

Bestuur .......................................................................................................................................6

Sporttechnisch ............................................................................................................................6

Wedstrijd- en Activiteiten ...........................................................................................................7

Jeugd ..........................................................................................................................................7

Communicatie .............................................................................................................................7

Doelstellingen: ................................................................................................................................8

Bestuur .......................................................................................................................................8

Sporttechnische commissie .........................................................................................................9

Wedstrijd en Activiteitencommissie .......................................................................................... 10

Jeugdcommissie ........................................................................................................................ 11

Communicatiecommissie .......................................................................................................... 12


Van het bestuur Tijdens de ledenvergadering van 16 april 2013 is gesproken over het opstellen van een beleidsplan voor de vereniging. In de periode juli 2013 tot en met november 2013 heeft dit vorm gekregen en is dit beleidsplan uitgewerkt. Het doel van dit beleidsplan is om richting en structuur te bepalen voor de vereniging voor de periode 2014-2019. De uitkomsten in dit plan zijn een weergave van de wensen en behoeften van al de leden. Vooraf zijn er leden in groepen bij elkaar geweest voor een SWOT analyse. Hierdoor is input verkregen uit al de gelederen van de verening. Hoe gaat dit beleidsplan vorm krijgen in de praktijk? De beschreven plannen en doelstellingen zullen middels commissies tot uitvoer worden gebracht. De volgende commissies zullen worden ingesteld:

Sporttechnische commissie; Wedstrijd- en Activiteitencommissie; Jeugdcommissie; Communicatiecommissie.

In elke commissie zal een bestuurslid vertegenwoordigd zijn ter coördinatie en bewaking van de jaardoelstellingen. Waarom is gekozen voor deze opzet? Middels deze structuur is er meer betrokkenheid mogelijk door de leden om zo de plannen en de doelstellingen van de vereniging te verwezenlijken. In de praktijk beperkt dit zich nu tot een heel klein groepje mensen hetwelk natuurlijk kwetsbaar is voor de vereniging en anderzijds ook maar een beperkte afspiegeling geeft van de vereniging. Veel leden willen graag wat doen voor de vereniging maar vaak wordt deze drempel als hoog ervaren omdat veel leden ook andere verplichtingen hebben. Dat is zeer begrijpelijk en daarom wil het bestuur transparant zijn en zo de drempel verlagen. Zonder inzet van leden kan een vereniging immers niet bestaan. Middels deze opzet denkt het bestuur dat er slechts beperkt tijd gevraagd zal worden van de leden om de vereniging verder uit te bouwen. Dit plan zal vastgesteld worden na meerderheid van stemmen tijdens de algemene ledenvergadering d.d. 11 februari 2014. Vooruitlopend hierop heeft het bestuur al verder gewerkt aan jaardoelstellingen alsmede aan de vormgeving van de commissies. Dit is bewust gedaan zodat kort na de jaarvergadering gestart kan worden met de verdere uitrol van dit plan. Het bestuur is zeer enthousiast om dit verder uit te rollen en willen jullie dan ook vragen om je op te geven bij de bestuursleden en/of trainers. Per mail mag uiteraard ook: [email protected] Het bestuur is al de leden zeer erkentelijk. Het bestuur, Januari 2014


Missie Altena Road Runners Altena Road Runners is een bij de Atletiekunie aangesloten vereniging welke regionaal loopsport, atletiek en gerelateerde sporten wil aanbieden aan haar leden. De kracht van onze vereniging is om deze sportmogelijkheden laagdrempelige aan te bieden en dat er mogelijkheden zijn voor alle leeftijden om sport uit te oefenen met professionele begeleiding. Naast deze sportieve doelstellingen heeft de vereniging ook een sociaal karakter waaronder het gezamenlijk organiseren en houden van activiteiten.

Visie Altena Road Runners Kenmerken voor het beleid van Altena Road Runners voor de beleidsperiode 2014-2019 zijn: De laagdrempeligheid van de vereniging behouden door een breed aanbod voor de beoefening van de loopsport op alle niveaus waarbij lage contributies worden gehanteerd. Het gezamenlijk beoefenen van de sport, maar ook gezamenlijke deelname aan wedstrijden en activiteiten geeft de vereniging een sterk sociaal karakter. Dit wordt versterkt doordat de vereniging geheel wordt gedragen door vrijwilligers. Komende jaren wil de vereniging het sportaanbod vergroten en verbreden zowel voor alle niveaus en leeftijden in zowel de loopsport, atletiek maar ook gerelateerde sporten. De vereniging wil binnen deze periode een volwaardige en gecertificeerde atletiekaccommodatie realiseren centraal in het Land van Altena. Om alle doelstellingen te realiseren is het nodig het ledenbestand uit te breiden, zowel in doelgroepen en leeftijdscategorieën maar ook in de breedte om zo meer publiekelijk draagvlak te creëren voor de realisatie van een eigen atletiekbaan. De gestage groei en doelstellingen van de vereniging zijn alleen bereikbaar met een solide en professionele organisatie. Een goede structuur, het werken middels commissies, een verbeterd communicatieplan maar ook goed opgeleide trainers en begeleiders zijn een vereiste dit alles met behoud van het sociale karakter in een prettige onderlinge sfeer.


Organogram bestuur Altena Road Runners

algemene ledenvergadering

Cor van den HeuvelVoorzitter

Joke OostersSecretaris

/Ledenadministratie

Herbert van VlietPenningmeester

Jaco BooijJeugcoördinator

Jan van HerwijnenTrainingscoördinator

Kascommisie


Uitkomsten SWOT In eerste aanzet naar het beleidsplan is een SWOT analyse met een afvaardiging uit alle loopgroepen uitgevoerd zodat er een goed beeld gevormd kan worden van wat er leeft binnen de vereniging en wat de behoeften zijn. Op deze avond zijn ook diverse ideeën ontstaan ten aanzien van commissies om dit te gaan realiseren. Een kleinere werkgroep heeft daarna in diverse bijeenkomsten de uitkomsten van de SWOT analyse toegewezen aan de betreffende commissies. Een aantal uitkomsten van de SWOT komen bij meerdere commissies voor. Het is vanzelfsprekend dat de commissies daar waar nodig samenwerken om de uiteindelijke doelstellingen te behalen. In de vereniging zouden de volgende commissies actief dienen te zijn:

Sporttechnische commissie Wedstrijd- en Activiteitencommissie Jeugdcommissie Communicatiecommissie

Delen uit de analyse zijn aan het bestuur toegewezen omdat dit bestuur gerelateerde zaken betreft.

Bestuur Strength Opportunity’s Laagdrempelig en kleinschalig Atletiekbaan of alternatieve trainingslocatie(s) Goede sfeer en sociaal Lage contributies Weakness Threats Structuur Ledenopbouw Faciliteiten/ kleedkamers Locatie nieuwe accommodatie Zichtbaar noodplan/BHV/Veiligheidsplan Kwetsbaarheid organisatie

(trainers/commissies) Politiek en beschikbare financiën Interne financiën

Sporttechnisch Strength Opportunity’s Kwaliteit trainers Indeling groepen (aantallen/niveaus) Aantal trainers Aanwas leden (Start to Run) Verschillende niveaus Gezondheidsbevordering Weakness Threats Trainers (breedte, aantal hoofdtrainers en groepsbegeleiders)

Achter blijven groepsindeling bij groei vereniging

Technische invulling trainingen Aandacht bij afwezigheid/blessures


Wedstrijd- en Activiteiten Strength Opportunity’s Leuke looproutes Samenwerking andere instanties en clubs Trimlopen en activiteiten Gezondheidsbevordering Weakness Threats Geen Wedstrijden (organisatie en deelname)

Jeugd Strength Opportunity’s Aanwas leden Aanwas jeugdleden Weakness Threats Faciliteiten Kwetsbaarheid jeugdleiding Faciliteiten

Communicatie Strength Opportunity’s Website Sponsoring PR(naamsbekendheid, clubkleding) Weakness Threats Betrokkenheid vrijwilligers (te vrijblijvend) Vrijwilligers (zeker bij baan) Informatievoorziening/communicatie Gedateerde website Ledenverloop (vasthouden leden) Aandacht bij afwezigheid/blessure


Doelstellingen: In dit hoofdstuk zijn de uitkomsten van de SWOT omgezet in doelstellingen. De invulling en uitwerking liggen in handen van diverse (nog op te richten) commissies en het bestuur. Een aantal doelstellingen is zoals eerder aangegeven overlappend en komen bij meerdere commissies voor. Het is vanzelf sprekend dat de commissies daar waar mogelijk samenwerken en elkaar ondersteunen en complementair dienen samen te werken.

Bestuur Het bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging. Belangrijk basis onderdelen daarbij zijn o.a.:

- De ledenopbouw. Welk “type” leden zijn er en hoe is de opbouw, categorisatie. Wat is de behoefte van de leden en welke rol krijgt de jeugd binnen de vereniging? Welke categorieën zijn zwak vertegenwoordigd of zelfs helemaal niet. Wat wil de vereniging kunnen bieden aan huidige en potentiële leden? Dit vereist nauwe samenwerking met de trainers en commissies. Zorgvuldig gekozen uitingen in de media zullen hierbij een belangrijke rol spelen om de diverse categorieën aan te trekken.

- Hoe kan de vereniging aan die wensen voldoen? Zijn er voldoende en juist gekwalificeerde trainers en begeleiders en mogelijkheden?

- De interne financiën, de vereniging is nu financieel gezond maar hoe ziet de toekomst eruit mocht er een accommodatie komen.

- Benadering van de politiek en of andere instanties/ondernemers op constructieve wijze met het oog op de huidige huisvesting en trainingsfaciliteiten en een mogelijke nieuwe accommodatie.

- Het faciliteren van trainingsonderdelen, locatie en accommodatie. Het bestuur bewaakt de laagdrempelige, sociale en financiële toegang tot de vereniging waarbij de sociale aspecten en een prettige sfeer de basis zijn voor een ieder. Een duidelijke structuur van de vereniging moet zichtbaar zijn voor de leden. Dit is erg belangrijk zodat de leden de weg weten binnen de vereniging en weten waar de diverse verantwoordelijkheden liggen. Het bestuur dient zorg te dragen voor een veilige omgeving en faciliteiten voor al de leden. Een veiligheids- en noodplan zal beter uitgedragen dienen te worden. Een inventarisatie van hulpverleners dient plaats te vinden omdat er ook bijvoorbeeld onder de leden en vrijwilligers EHBO’ers/BHV’ers zouden kunnen zijn die eventueel ingeschakeld kunnen worden. Om het bovenstaande te verwezenlijken stelt het bestuur voor om commissies op te richten die het bestuur adviseren over hun activiteiten. Vanuit het bestuur dienen de diverse commissies begeleidt te worden en zal er per commissie een bestuurdersafvaardiging vertegenwoordigd zijn. Daar waar commissies samen zouden kunnen werken is het de taak van het bestuur hierin te begeleiden en indien nodig te sturen.


Sporttechnische commissie De vereniging wil een breed aanbod bieden op het gebied van de loopsport en daaraan gerelateerde sporten. Belangrijk hierbij is dat er voldoende juist gekwalificeerde trainers en eventuele vervangers zijn per doel- of loopgroep. Opleiding en begeleiding van de trainers is hierbij essentieel voor een doelgerichte en effectieve training op alle gewenste niveaus. Een juiste indeling van de loopgroepen is belangrijk om een ieder op zijn of haar niveau te kunnen begeleiden en is belangrijk bij voorkoming van blessures. Trainingen dienen zoveel mogelijk aan te sluiten bij de wens van de individuele loper recreatief- of prestatiegericht. De groepsgrootte, het niveau en aantal trainers/begeleiders dienen in balans zijn. De leden aanwas na “Start”acties in combinatie met al wat gevorderde atleten vereist aandacht in verband met niveauverschillen in de loopgroep. Het is wenselijk om de trainer in een loopgroep te ondersteunen middels groepsbegeleiders. De rol van deze groepsbegeleider kan zijn o.a. aandacht bij afwezigheid/blessures, groep gerelateerde activiteiten, aanspreekpunt, etc. Het sociale aspect en zorgdragen voor het groepsgevoel is erg belangrijk en geeft verlichting aan de trainers. Prestatieverbetering, conditieverbetering, gezondheidsbevordering, aanpassing levenswijze maar ook de sociale contacten is voor velen een belangrijk punt bij het (beginnen met) lopen. Dit geld voor startende maar ook voor gevorderde lopers. Aan deze facetten dient aandacht gegeven te worden. Te denken valt aan:

Informatie over blessure preventie en behandelingsmogelijkheden; Contacten opbouwen met behandelaars en deskundige (fysio, sportmassage, SMA); Informatieverstrekking (op allerlei manieren zoals nieuwsbrieven, website, workshops en

clinics) op gebied van fysio, sportmassage, voedingsdeskundigen.


Wedstrijd en Activiteitencommissie Het aanbieden van diverse (loop)activiteiten is een behoefte van de leden. De vereniging dient hierin te faciliteren. Naast aan de loopsport gerelateerde activiteiten kunnen er ook sociale activiteiten (of een combinatie van) georganiseerd worden. Deze activiteiten dienen voor een ieder toegankelijk (leden, vrijwilligers, sponsoren en andere instanties) te zijn en komen voort uit de behoefte van de leden en de vereniging. Het versterken van het clubgevoel is zeer belangrijk voor de een goede binding van de bij de vereniging (leden/vrijwilligers/bestuurders/sponsoren) betrokken mensen. De wedstrijden activiteiten commissie kan ondersteunen bij door andere georganiseerde wedstrijden. Te denken valt aan een wedstrijdleider, faciliteren klok en vrijwilligers. Van belang is dat er duidelijk bestaat over de rol van de organisator evenals de rol van de commissie. De diverse mogelijkheden ten aanzien van samenwerking voor (loop)activiteiten met andere (soorten) verenigingen, instanties, sponsoren en bedrijven dient verder uitgewerkt te worden. Te denken valt aan:

Samenwerking met andere (loop)verenigingen op het gebied van loopactiviteiten maar ook op het gebied van wedstrijden, trimlopen, clinics, materialen en faciliteiten;

Ondersteunen andere verenigingen gericht op de loopsport; Verzorgen clinics bij andere verenigingen, instanties en bedrijven; Sponsor gerelateerde activiteiten.


Jeugdcommissie De jeugd heeft de toekomst en is dan ook van groot belang voor de ambities van de vereniging. Belangrijk is het aanbieden van een totaal atletiekaanbod. Om de jeugd binnen de vereniging een succes te laten worden is het belangrijk om al de facetten van jeugdatletiek aan te kunnen bieden. Momenteel wordt de jeugd tak verzorgd door een tweetal gecertificeerde trainers en een ouder. Om groei mogelijk te maken is het noodzakelijk de jeugdcommisie uit te bouwen met trainers en groepsleider(s)/ondersteuner(s). Er dient voorzien te worden in betere middelen op het gebied van materialen, accommodatie en faciliteiten om volledige (jeugd)atletiek te kunnen aanbieden. Op dit moment is dit niet mogelijk o.a. door te beperkte trainingslocatie(s). Tot er een eigen accommodatie is dient er tot die tijd een passende locatie(s) gevonden te worden. Aanwas van jeugdleden dient gecoördineerd te gaan worden. Met meer jeugdleden kan er een differentiatie mogelijk gemaakt worden bij de jeugd. Er kunnen dan pupillen en junioren groepen gemaakt worden. Het is van groot belang dat de jeugdcommissie een goede balans gaat vinden tussen leden aanwas en bestaande leden en de daarbij benodigde materialen, trainers/begeleiders, trainingslocaties en faciliteiten. Dit hangt zeer nauw samen en kan een bedreiging vormen voor het slagen van de jeugdafdeling binnen onze vereniging. Er dient een zeer goed doordacht en gestructureerd plan te komen waarin de aanwas van jeugdleden t.o.v. faciliteiten en uitbreidingen daarop vast gelegd wordt.


Communicatiecommissie De communicatie vanuit de vereniging is zowel intern als extern onderbelicht. Bij communicatie dient ook gedacht te worden aan de inzet van vrijwilligers binnen de vereniging maar zeer belangrijk ook het betrokken houden van deze vrijwilligers. Dit is van zeer groot belang voor de vereniging want de vereniging draait op vrijwilligers. Wellicht scherp gesteld maar dit wordt vaak als vanzelfsprekend ervaren, wat echter niet het geval is. De inzet van de vrijwilligers dient gestructureerd worden (het zoeken, benaderen, vragen, inzetten, registreren en inplannen) om een goede basis te hebben voor de diverse activiteiten maar ook voor de “dagelijkse gang van zaken” waarbij ze nodig zijn. Vrijwilligers hoeven geen leden te zijn. Inzet van niet leden zoals partners, familieleden, ouders behoort tot de mogelijkheden. Voornaam aandachtspunt is de leden ervan te vergewissen dat de leden de club dragen. Er mag van de leden verwacht worden dat ze de vereniging ondersteunen met vrijwilligerswerk. De informatievoorziening ten aanzien van interne en externe communicatie is niet goed gestructureerd en georganiseerd. Er dient een verbeterslag plaats te vinden inzake een gestandaardiseerde huisstijl en eventuele sponsorvermelding en deze dient uniform te zijn. Intern: Er dient een verbeterde (digitale) informatievoorziening te komen naar de leden en vrijwilligers. Deze informatieverstrekking zal gecentraliseerd en eenvoudig(er) benaderbaar zijn. Te denken valt aan: verenigingsstructuur, -opbouw, -organisatie en –informatie. Contactgegevens, ledenregistratie, activiteiten- en wedstrijdkalender, nieuwsvoorziening, commissie informatie, aandacht bij blessure etc. Het is wenselijk een functionele indeling van informatievoorziening te realiseren. Extern: De vereniging dient meer op de voorgrond te komen in de (lokale) pers en social media. Er dient een goede relatie met de pers te komen zodat de vereniging meer bekendheid krijgt. Gedacht moet worden aan o.a. clubnieuws, aankondigingen van wedstrijden/activiteiten en verslagen daarvan. Vanuit een centraal punt dient dit aangestuurd te worden zodat de berichtgeving naar buiten toe eenduidig is en eenvoudig gedistribueerd kan worden. Er is momenteel nagenoeg geen informatieverstrekking aan de media. Een betere bekendheid kan zorgen voor aanwas van sponsoren welk van toegevoegde waarde kan zijn voor de leden van de vereniging en de vereniging. Gedacht wordt aan (financiële of materiële) ondersteuning van de vereniging, verenigingsactiviteiten en extra leden korting. Een sponsor moet geassocieerd willen worden met onze vereniging wat hem naamsbekendheid geeft (o.a. naamsvermelding via website, pers en social media, nieuwsbrieven en aankondigingen, clubtenue etc.). Een (meer jaren) sponsorplan zal hieraan ten grondslag liggen. Verstevigen van de naamsbekendheid is belangrijk voor ledengroei en dat resulteert weer in een betere positie voor de vereniging in de regio en kan doorslag gevend zijn bij bijvoorbeeld de politiek rekening houdend met de ambities van de vereniging.

Beleidsplan ARR

Documents

Transcript of Beleidsplan ARR