Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 - mijn-handboek.nl · Alhoewel de organisatie het afgelopen jaar...

of 59/59
Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang 29-06-2017
  • date post

    26-Feb-2019
  • Category

    Documents

  • view

    216
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 - mijn-handboek.nl · Alhoewel de organisatie het afgelopen jaar...

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014

20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang 29-06-2017

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 1 / 58

Algemeen

Alhoewel de organisatie het afgelopen jaar een groot aantal verbeteringen heeft doorgevoerd in het digitale

managementsysteem en de aanpak procedureel op diverse punten heeft gewijzigd, is tijdens de audit gebleken dat het

implementatieniveau van diverse aspecten nog onvoldoende is. Daarnaast komt de inhoudelijke evaluatie van

analyses en prestatie-indicatoren nog onvoldoende tot uitdrukking in de directiebeoordeling. Dit heeft geleid tot diverse

afwijkingen waarvan de genomen maatregelen tijdens een re-audit getoetst zullen worden. Het denken in risicos

binnen de processen alsmede het bepalen van de consequenties voor het managementsysteem en de organisatie kan

nog verder verbeterd worden, de organisatie heeft hiervoor reeds een nieuwe benaderingswijze opgezet.

Advies aan management van TUV Nederland QA B.V

De organisatie heeft tijdens de audit aangetoond een dusdanig niveau van kwaliteitsmanagement te voeren dat de

auditor aan het management van TV Nederland QA B.V. adviseert:

De onder paragraaf 3.1 genoemde organisatie(s) te voorzien van een certificaat volgens HKZ Kinderopvang 2014

De organisatie is in staat te voldoen aan de eisen van klanten, stakeholders en het managementsysteem is

doeltreffend (in staat om de doelstellingen te realiseren en/of verbeteringen te realiseren)

De onder paragraaf 3.1 genoemde organisatie(s) te voorzien van een certificaat volgens HKZ Kinderopvang 2014

c.q. het certificaat te continueren zodra aan de voorwaarden zoals genoemd in paragraaf 2.4 is voldaan.

De onder paragraaf 3.1 genoemde organisatie(s) geen certificaat te verstrekken c.q. het certificaat te continueren

Onderwerp Voldaan

Bewijs / omschrijving Ja Nee

Tevredenheid Klanten /

stakeholders

- Klanttevredenheidsonderzoek 14.5.2017

- Exitevaluaties: interviews bij beindiging van kindplaatsing

22.12.2016, 1.8.2016 en 22.11.2016 - Registratie verbetermogelijkheden I-schijf FOR-043

Afwijkingenregister 16.6.2017

Ten aanzien van het feit dat de organisatie de ervaringen van

ketenpartners niet heeft gemeten (conform eigen frequentie 1 x per 3

jaar gepland dit is niet doorgevoerd), is een afwijking opgesteld.

Procesprestaties

Procesprestaties worden onvoldoende gemeten c.q. gevalueerd:

- Verdiepende analyse in directiebeoordeling ontbreekt (onvoldoende

inhoudelijkheid), evalueren van de door de organisatie vastgestelde

prestatie indicatoren ontbreekt evaluatie van uitkomsten toetsing

professioneel handelen, evaluatie meten ervaring ketenpartners

ontbreekt in directiebeoordeling.

- Ervaringen ketenpartners niet conform procedure 1.04 aantoonbaar

gemeten, tevens niet in directiebeoordeling opgenomen.

Ten aanzien van bovenstaande punten zijn afwijkingen opgesteld.

Samenvatting

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 2 / 58

Productmonitoring

- Klanttevredenheidsonderzoek 14.5.2017

- Leveranciersbeoordeling 8.12.2016 - Observatie welbevinden kind D.H. januari 2017 Otje

- Observatie welbevinden R.M. 20.6.2017 BSO Op de Trap

- Aanvullende observatie 29.4.2017 kind D.H. t.b.v. Perspectief

(ontwikkelingsproblemen)

- Aanwezigheidslijst BSO Op de Trap 28.6.2017

- Overdrachtsschrift inclusief registraties t/m 28.6.2017 Otje

- M.O. formulier Plaatsingsgegevens 22.6.2016

- Daglijst 28.6.2017 Pipeloentje

- Controle aantal kinderen Pipeloentje (babygroep) BKR

- Afwijkingen registratie er is nu per groep een register opgesteld

met afwijkingenregistratie en ongevallenregistratie. Groepen

kunnen direct in de digitale groepsmap afwijkingen en ongevallen

registreren.

- Teamoverleg Otje 6.6.2017 - Teamoverleg 19.4.2017 o.a. evaluatie ontruimingsoefening

14.2.2017

- Klacht Rode Laarsjes 14.11.2016 m.b.t. rode billen

oorzaakanalyse en genomen maatregelen zichtbaar.

- Afwijking 10.10.2016 Giraf 2 tegels omhoog (nog niet afgehandeld

juni 2017 is aangegeven als datum voor afhandeling). - Ongevallen: BSO Op de Trap 7.9.2016 voet in doorn

Note:

- Monitoring van retourontvangst van door klant ondertekende

contracten is onvoldoende geborgd. Er zijn nog diverse niet

ondertekende contracten aanwezig in de digitale map zoals familie

F. 6.3.2017, H.d.M. 2.1.2017.

- Registratie fouten/bijna-fouten en calamiteiten ontbreekt in nieuwe

Register Afwijkingen. Tevens verificatie 2016 tot heden m.b.t.

genomen maatregelen n.a.v. afwijkingen nog niet uitgevoerd.

Ten aanzien van de bovenstaande punten is een afwijking

geregistreerd.

Realisatie van

doelstellingen

Doelstellingen worden jaarlijks geformuleerd in de directiebeoordeling

en het opvolgende jaar wordt de realisatie aangegeven in de

directiebeoordeling. (Directiebeoordeling 2016 d.d. 15-06-2017).

Doelstellingen 2016 zijn ofwel gerealiseerd, ofwel nog gaande.

Interne audits

Interne audits zijn uitgevoerd conform planning en van een goede

diepgang. Echter t.a.v. het ontbreken van een oorzaakanalyse en

gebrek aan transparantie in beoordeling van de effectiviteit van de

genomen maatregel en het niet maken van verschil tussen correctie en

corrigerende maatregel (eventueel preventieve maatregel) is een

afwijking opgesteld. Auditplan 2015-2018, auditrapportages Giraf

23.5.2017, Otje 1.6.2017, Duimelot 23.5.2017, Op de Trap (BSO)

23.5.2017 en ondersteunende processen kantoor 1.6.2017.

Directiebeoordeling

De directiebeoordeling is uitgevoerd (Directiebeoordeling 2016 d.d. 15-

06-2017), echter van onvoldoende diepgang t.a.v. inhoudelijke

evaluaties (inhoudelijke evaluatie van analyses versus prestatie-

indicatoren en eventuele landelijke benchmarks) en een aantal

elementen ontbreken (uitkomsten toetsing professioneel handelen,

evaluatie ketenpartners).

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 3 / 58

Toepassingsgebied

Het toepassingsgebied van certificatie scopeomschrijving is passend

voor de organisatie in het werkveld waarin de organisatie haar

activiteiten uitvoert. Hierbij dient wel aangetekend te worden, dat een

controle is uitgevoerd op de juistheid van de scopeomschrijving en het

woord hele (zoals gebruikt in hele dagopvang) niet meer gebruikt mag

worden. Dit is met de directie besproken en het voorstel is dit te

wijzigen in: Het bieden van kinderopvang door middel van

kinderdagverblijf en buitenschoolse opvang.

Tevens kon de nieuwe activiteit Sport BSO niet beoordeeld worden

aangezien deze activiteit altijd op donderdag plaatsvindt. Op basis

hiervan is een A-afwijking geregistreerd en zullen de activiteiten tijdens

de re-audit worden beoordeeld.

Auditdoelstellingen op

voorhand gedefinieerd

behaald

Als auditdoelstellingen zijn door de auditor gedefinieerd:

Beoordelen of het managementsysteem voldoet aan de eisen in HKZ Kinderopvang versie 2014 en waar relevant ook voor zover mogelijk wet- en regelgeving

Vaststellen van de effectiviteit van het managementsysteem (ondersteunt dit de organisatie bij het behalen van haar doelstellingen)

Beoordelen van het implementatieniveau van het managementsysteem, in ieder geval v.w.b. de operationele processen (dus de primaire processen die onderdeel van de scope uitmaken)

Vaststellen of het managementsysteem voldoende wordt onderhouden (actueel is)

De auditdoelstellingen zijn tijdens de controleaudit J2 behaald, de auditor heeft ten aanzien van bovenstaande auditdoelstellingen kunnen vaststellen dat het managementsysteem ten aanzien van diverse elementen niet voldoet aan HKZ Kinderopvang 2014 en een aantal elementen van relevante wet- en regelgeving. Daarnaast is vastgesteld dat het implementatieniveau v.w.b. de operationele processen onvoldoende is op een aantal gebieden. Het managementsysteem is wel in goede mate actueel, het afgelopen jaar zijn een groot aantal wijzigingen doorgevoerd. Tevens is vastgesteld dat het managementsysteem de potentie heeft om de organisatie te ondersteunen bij het behalen van haar doelstellingen, echter dat met analyseren van beschikbare informatie en het aantoonbaar monitoren van de vastgestelde prestatie-indicatoren nog onvoldoende diepgang heeft en aantoonbaar is.

Aan alle normeisen

wordt voldaan

Aan diverse normeisen is niet of niet geheel voldaan. Zie hiervoor de

vermelde afwijkingen in dit rapport (J2). De aard van de afwijkingen

heeft ertoe geleid dat de maatregelen via een re-audit zullen worden

geverifieerd.

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 4 / 58

Samenvatting ............................................................................................................................. 1

1. Algemene informatie rapport ........................................................................................... 6

1.1 Soort audit ........................................................................................................................................... 6

1.2 Status rapport ...................................................................................................................................... 6

2. Bevindingen en conclusies .............................................................................................. 7

2.1 Verbetermogelijkheden ........................................................................................................................ 7

2.2 Aandachtspunten volgende audit ......................................................................................................... 9

2.3 Afwijkingen ........................................................................................................................................ 11

3. Algemene gegevens ....................................................................................................... 19

3.1 Voordracht voor certificering .............................................................................................................. 19

3.2 Actuele situatie .................................................................................................................................. 20

3.3 Bezochte en te bezoeken vestigingen ............................................................................................... 21

4. Beoordeling implementatie ............................................................................................ 22

4.1 Rubriek 1 ........................................................................................................................................... 22

4.2 Rubriek 2 ........................................................................................................................................... 26

4.3 Rubriek 3 ........................................................................................................................................... 33

4.4 Rubriek 4 ........................................................................................................................................... 35

4.5 Rubriek 5 ........................................................................................................................................... 39

4.6 Rubriek 6 ........................................................................................................................................... 44

4.7 Rubriek 7 ........................................................................................................................................... 45

4.8 Rubriek 8 ........................................................................................................................................... 47

4.9 Rubriek 9 ........................................................................................................................................... 49

5. Detailinformatie ............................................................................................................... 51

5.1 Vooronderzoek .................................................................................................................................. 51

5.2 Prestaties tijdens de voorgaande certificatieperiode .......................................................................... 51

5.3 Afwijkingen voorgaande audit ............................................................................................................ 51

5.4 Auditprogramma ................................................................................................................................ 52

5.5 Klachten inzake de organisatie .......................................................................................................... 53

5.6 Inspectiebezoeken ............................................................................................................................. 53

Inhoudsopgave

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 5 / 58

5.7 Relevante veranderingen inzake de organisatie ................................................................................ 53

5.8 Tijdsbesteding ................................................................................................................................... 54

5.9 Auditee-vertegenwoordigers .............................................................................................................. 55

5.10 Logogebruik ....................................................................................................................................... 56

6. Omvang, doel en certificatie-voorwaarden ................................................................... 57

7. Auditplan volgende audit ............................................................................................... 57

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 6 / 58

VERTROUWELIJK

1.1 Soort audit

Soort audit Datum Tijd Audit-team

Certificatie-audit Hercertificatie-audit 18-05-2015

19-05-2015 09:00-17:00 S. van Zijderveld

1e controle-audit 29-06-2016 09:00-17:00 S. van Zijderveld

2e controle-audit 28-06-2017 09:00-17:30 S. van Zijderveld

Anders, namelijk dd-mm-yyyy hh:mm hh:mm Auditor

1.2 Status rapport

Status rapport

Concept, geen afwijkingen

Concept met afwijkingen, corrigerende maatregelen open

Concept met afwijkingen, corrigerende maatregelen akkoord

Definitief, geen afwijkingen

Definitief, afwijkingen gesloten

Disclaimer:

De auditresultaten zoals in dit rapport weergegeven zijn gebaseerd op steekproeven van beschikbare informatie. Lezer dient zicht ervan bewust te

zijn dat de resultaten hierdoor een bepaalde mate van onzekerheid in zich hebben. Hiermee dient bij het gebruik van de resultaten rekening te

worden gehouden.

Alvorens een certificatiebeslissing wordt genomen, worden de aanbevelingen in dit rapport intern en onafhankelijk beoordeeld.

Het originele rapport is eigendom van TV Nederland. Een kopie wordt digitaal verstrekt aan de klant.

1. Algemene informatie rapport

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 7 / 58

2.1 Verbetermogelijkheden

Tijdens de audit zijn de volgende verbetermogelijkheden aangegeven. Een verbetermogelijkheid is een constatering

van een situatie of proces dat geoptimaliseerd kan worden, waarbij de wijze hoe de organisatie momenteel invulling

geeft aan een situatie, systeem of proces, niet strijdig is met een getoetst normelement. Een kenmerk is dat de auditor

in een verbetermogelijkheid geen specifieke oplossing mag aanraden. Het staat de organisatie vrij om aan deze

verbetermogelijkheden invulling te geven, bij de volgende audit zullen deze niet aan de orde worden gesteld.

Audit Beschrijving

(her)certificatie-audit 1. De Arbo RI&E is in bewerking en staat voor afronding september 2015 gepland. Dit is een aandachtspunt voor de volgende audit. J1 controle: RIE is uitgevoerd en Plan van Aanpak is opgesteld 1.10.2015

2. Transparantie ten aanzien van geverifieerde zaken tijdens interne audits kan verbeterd worden. J1 controle: Interne audit methodiek is veranderd, hierin is dit meegenomen.

3. Het beleid Wet BIG is beknopt geformuleerd in het Ziektebeleid, echter geeft de visie van de organisatie t.a.v. medicijntoediening en voorbehouden handelingen niet volledig weer (voorbeeld: er is een autorisatieformulier aanwezig voor voorbehouden handelingen, echter de directie heeft het uitgangspunt dit niet te doen). J1 controle: Visie op medicatietoediening is geherformuleerd, procedure Omgaan Ziek Kind is herzien en formulier voorbehouden handelingen is verwijderd. Tevens besproken met OC t.a.v. geldende regels GGD waterpokken. Gezien versie 6-12-2015.

4. EHBO doos VE-002 niet volledig.en niet aantoonbaar gecontroleerd. J1 controle: Is opgepakt. Sticker op verbanddoos. .

5. Implementatie van de Hyginecode t.a.v. incidenteel op verzoek van ouders verstrekte warme maaltijden. Controle J1: Nogmaals besproken, de directie heeft brief aan Ministerie gezonden i.v.m. verkrijgen ontheffing. Tijdens J1 nogmaals achtergronden besproken, e.e.a. zal nu in de OC besproken worden. Indien het aanbod voor de ouders gehandhaafd blijft, zal de Hyginecode alsnog gemplementeerd worden op dit gebied.

6. Thermometer koelkast Giraf niet betrouwbaar (geeft 15 graden aan contrathermometer in de betreffende koelkast geeft 5 graden aan). Tijdens audit verwijderd.

7. Giraffe: geen veiligheidssluitingen op de lades keuken (beleid directie; geaccepteerd door GGD), echter het betreft wel een open keuken op de groep (dus toegankelijk voor de kinderen) en in een lade bevinden zich scherpe messen (aardappelschilmesje, groot broodmes etc.). Controle J1: Broodmes is verwijderd, echter nog steeds 2 aardappelschilmesjes aanwezig. Directie heeft direct maatregelen genomen ten tijde van de audit en alsnog veiligheidssluitingen laten plaatsen.

8. BSO Op de Trap bijzonderhedenlijst niet compleet: kind B. geen rund/varkensvlees, kind L. niet op foto ontbreken. Controle J1: tijdens interne audit nogmaals gecontroleerd (8-3-2016).

9. Duimelot: Kinddossier A.L. niet conform opzet Dikkertje Dap (inhoudsopgave ontbreekt, formulier Plaatsingsgegevens ontbreekt waarschijnlijk andere formulieren gebruikt (formulier Kindgegevens en Verklaringen Peuterspeelzaal). Controle J1: tijdens interne audit nogmaals gecontroleerd.

10. Nieuwe speeltoestel Ziggo (aanschaf april 2015) nog niet in speeltoestellenlogboek opgenomen. Controle J1: Dit loopt, intern onderhoudsmedewerker gaat tevens training Keurmeester Inspectie speeltoestellen volgen.

11. Maandelijkse controle van de brandmeldinstallatie door de beheerder BMI (opgeleid

2. Bevindingen en conclusies

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 8 / 58

persoon) is niet aantoonbaar in het logboek van de BMI. Controle J1: maandelijkse test wordt nu geregistreerd.

12. Volledigheid en aantoonbaarheid doorvoering risico-inventarisatie veiligheid, gezondheid ten aanzien van de diverse ruimtes is onvoldoende traceerbaar. Dit is reeds door de GGD aangegeven en gelet op het feit dat corrigerende maatregelen worden genomen in overleg met GGD voor augustus 2015 is dit niet als afwijking opgenomen. Dit is wel een aandachtspunt voor de volgende audit. Controle J1: meegenomen in interne audit maart 2016, is verbeterd.

13. Verdiepende analyse ongevallenregistratie ontbreekt als input van de directiebeoordeling. Controle J1: Toegevoegd in format directiebeoordeling.

J1: De verbeterpunten zijn opgenomen in een plan van aanpak, laatste update 26.6.2016.

1e controle-audit 1. Consequente verslaglegging functioneringsgesprekken (nieuwe werkwijze zelf vastleggen gesprek door medewerkers). Controle J2: werkwijze en verslaglegging is nu gewijzigd (nieuw formulier), dit formulier is echter pas zeer recentelijk gemplementeerd.

2. Evalueer de werking van de evaluatie van het formulier Calamiteitenmelding dit wordt nu gebruikt als evaluatieformulier (naast de evaluatie door medewerkers) maar er ontbreken evaluatieaspecten t.a.v. het correct functioneren van de BHV organisatie. Controle J2: Evaluatieformulier is aangepast.

3. Inschatting van kans en effect bij risicos (prospectieve risico-inventarisatie in team) en transparantie in maatregelen. Controle J2: Nieuwe werkwijze gentroduceerd (verslag en PvA vorige brainstormsessie m.b.t. risicos geverifieerd) methode Safer zal gentroduceerd worden najaar 2017 (tevens in HKZ kalender opgenomen).

4. Diverse kindgerelateerde, vertrouwelijke zaken opgenomen in overdrachtsschrift in plaats van kinddossier. Controle J2: Bovenstaande is mondeling gecommuniceerd in het team. Tevens in interne audits geverifieerd. Tijdens audit J2 nogmaals bij Otje geverifieerd, medewerkers kennen de maatregel en hebben deze doorgevoerd.

5. Aandacht incidentenregistratie Otje (bijtincidenten, vallen etc.) Controle J2: Op groep gecommuniceerd en onder de aandacht gebracht, is gemonitord tijdens de registraties. Tijdens audit J2 nogmaals bij Otje geverifieerd, medewerkers kennen de maatregel en hebben deze doorgevoerd (gezien registratie Ongevallen in Afwijkingenregister Otje 16.6.2017).

6. Aandacht voor toepassing Epipen met name in volgorde van handelen. Controle J2: Dit speelt niet meer, kind is inmiddels weg van locatie. Verder heeft de organisatie hier niet mee te maken op het ogenblik. Directie is zich wel bewust van benodigde aandacht en instructie mocht zich dit weer voordoen.

J2: Verbetermogelijkheden zijn opgenomen in Plan van Aanpak Verbetermogelijkheden

externe audit 29.6.2016 (laatste revisie 7.6.2017)

2e controle-audit 1. Borgen van verlies van registraties tegen onbedoeld verwijderen bestanden (door

directie abusievelijk deel van Afwijkingenregister digitaal verwijderd). Aangezien dit als

incident is aangetroffen en bij de kwaliteitscordinator nog een bestand aanwezig bleek

te zijn, is dit als verbetermogelijkheid aangegeven.

2. Actualisatie Plan van aanpak Arbo RI&E (diverse acties genomen, echter niet in het Plan

van Aanpak bijgewerkt).

3. Termijnen en verantwoordelijken bij doelstellingen benoemen. Aangezien in de

kwaliteitsplanning wel termijnen zijn ingepland en gezien de geringe grootte van de

organisatie, is dit als verbetermogelijkheid aangemerkt.

4. In het proces Planning & Plaatsing wordt gebruik gemaakt van diverse Excelsheets en

vinden veel manuele handelingen plaats, dit leidt mogelijk tot extra foutkans.

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 9 / 58

5. Contract kind (Plaatsingsovereenkomst SMI) 26.6.2017 vermeldt verkeerde werksoort

(BSO terwijl kind is geplaatst op KDV Otje). Note: Direct door organisatie hersteld.

6. Aandacht voor consequente registratie toediening medicijnen (BSO kind Q.K. 12.4.2017

antibiotica medicijnverklaring niet ingevuld voor wat betreft de toediening).

7. Aandacht voor praktijkinvulling toegestane groepsgrootten. Pedagogisch medewerkster

BSO geeft aan dat de maximale groepsgrootte 30 kinderen is, hierbij blijken ook kinderen

in de leeftijdsgroep van 4 tot 8 jaar aanwezig te kunnen zijn. Indien dit het geval is mag

het aantal kinderen echter maximaal 20 zijn. Bij navraag van de directie blijkt dat er

formeel 2 aparte groepen/groepsruimten zijn (Atelier in combinatie met groepsruimte

Peuteropvang/BSO en de BSO ruimte Op de Trap). E.e.a. blijkt ook door de GGD

beoordeeld te zijn. Derhalve is dit aspect niet als afwijking geregistreerd, echter

handhaving van de Wet Kinderopvang t.a.v. groepsgrootten alsmede samenvoeging van

groepen zal wel een aandachtspunt zijn voor de volgende audit.

2.2 Aandachtspunten volgende audit

Tijdens de volgende audit(s) zullen de onderstaande zaken als specifiek aandachtspunt worden meegenomen. Dit

omdat het een (potentieel) zwak punt betreft danwel een onderwerp dat tijdens de plaatsgevonden audit onderbelicht is

gebleven.

1e Controle-Audit

Beschrijving Opvolging

Arbo RI&E RIE is uitgevoerd 1.10.2015 en Plan van Aanpak is

opgesteld 30.10.2015.

Risico-inventarisatie Veiligheid en Gezondheid (maatregelen op grond van commentaar GGD gepland voor augustus 2015)

Maatregelen genomen.

Accountantsverklaring jaarstukken (aantoonbaarheid

controle externe deskundige).

Rapport inzake jaarrekening 2015 door BDO Accountants 22.4.2016 (Samenstellingsverklaring)

Stagebeleid Beleid beroepspraktijkvorming is getoetst aan de hand van dossiers P.D., C.S. en I.S. zie verder onder J1 rubriek 5.

Afhandeling afwijkingsbericht (effectiviteit genomen

maatregelen)

Uitgevoerd, maatregelen genomen.

2e Controle-Audit

Beschrijving Opvolging

Afhandeling interne audit 2016 en doorvoering audit

ondersteunende processen kantoor.

Getoetst ondersteunende processen kantoor zijn geaudit (interne auditrapportage 1.6.2017)

Stellingname implementatie Hyginecode t.a.v. door ouders

incidenteel aangeleverde maaltijden (regenereren).

Getoetst beleid is niet gewijzigd, er is een HACCP plan opgesteld (januari 2017), echter t.a.v. het regenereren is dit nog onvoldoende gemplementeerd conform de Hyginecode Kleine Instellingen (geen aantoonbare

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 10 / 58

temperatuurcontrole). (Zie afwijking).

Nieuwe werkwijze m.b.t. meldingen en verbeterregister. Is ingevoerd, er is een Afwijkingen- en Ongevallenregister gentroduceerd op de groepen.

Inwerken nieuwe medewerkers Getoetst, corrigerende maatregelen nog onvoldoende effectief (t.a.v. n pedagogisch medewerker ontbreekt inwerkplan). (Zie afwijking).

Observaties welbevinden individuele kinderen Getoetst, corrigerende maatregelen nog onvoldoende effectief. Er is wel een nieuwe werkwijze met nieuwe registratieformulieren gentroduceerd echter nog onvoldoende gemplementeerd (zie afwijking).

Hercertificatie-audit

Beschrijving Opvolging

Handhaving van de Wet Kinderopvang t.a.v. groepsgrootten alsmede samenvoeging van groepen.

Nieuwe werkwijze risico-inventarisatie processen (2014: prospectieve risico-inventarisatie) conform Document 1.12 Risicogericht denken + nieuw formulier ontwikkeld (Risicogericht Denken). Gepland voor najaar 2017

Opvolging klanttevredenheidsonderzoek 14.5.2017 (analyse en verbeterpunten)

Doorvoering medewerkerstevredenheidsonderzoek (gepland Q3 2017).

Aandacht voor onderstaande zaken aangezien niet of

beperkt behandeld tijdens J2:

Ontwerp en ontwikkeling (tijdens J1 aan de orde

geweest Sport BSO stond ingepland als

ontwikkeling dienstverlening, echter nu

geffectueerd)

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (gepland

voor Q3 dus niet te verifiren aandachtsgebied

HCA)

Stagebeleid (tijdens J1 uitgebreid aan de orde

geweest)

Financile beleid

Risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid

Inkoopproces (J2 beperkt aan de orde geweest)

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 11 / 58

2.3 Afwijkingen

Er zijn geen afwijkingen geconstateerd

Corrigerende maatregelen worden administratief afgehandeld Uiterste datum inzending

corrigerende maatregelen: dd-mm-yyyy

Corrigerende maatregelen worden middels een re-audit beoordeeld Uiterste datum inzending

plan van aanpak: 25-07-2017

Datum Re-audit: 10-08-2017

Afwijking 1

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 2.9 + certif.reglement

A 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking De organisatie heeft een Sport BSO opgestart (2 groepen met aanbod aan BSO kinderen en kinderen uit de wijk op donderdagmiddag). Aangezien deze nieuwe dienstverlening als onderdeel van het primaire proces niet kon worden beoordeeld tijdens de controleaudit zal dit in de re-audit worden meegenomen.

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 2

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 4.4.5 4.5

B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Ten aanzien van de corrigerende maatregelen op basis van de interne audit ontbreekt de oorzaakanalyse. Daarnaast is de werkwijze ten aanzien van de beoordeling van de effectiviteit van de genomen maatregel onvoldoende transparant en wordt geen verschil gemaakt tussen correctie en corrigerende maatregel (of eventuele preventieve maatregel).

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 3

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 1.5.1 4.5.3 4.5.4

A / B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Registratie fouten/bijna-fouten en calamiteiten ontbreekt in het nieuwe Afwijkingenregister. Tevens wordt input voor

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 12 / 58

afwijkingen niet geregistreerd door directie/kantoor (alleen de groepen hanteren het Afwijkingenregister). Beoordeling van de effectiviteit van de genomen maatregelen is vanaf de start in 2016 tot heden niet aantoonbaar uitgevoerd.

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 4

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 1.2.3 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Toetsing van het professioneel handelen is niet aantoonbaar uitgevoerd, de methode is onvoldoende helder

benoemd in managementsysteem. (Werkwijze d.m.v. functioneringsgesprekken is onvoldoende toereikend hierin is

onvoldoende te toetsen dat professioneel handelen aan de orde komt, gedrag en bejegening etc. ontbreken).

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 5

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 3.4 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Ervaringen van ketenpartners zijn niet aantoonbaar conform vastgestelde methode en frequentie in procedure 1.04

gemeten.

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 6

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 2.6.1 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Monitoring van te ondertekenen contracten en retourontvangst functioneert onvoldoende op basis van steekproef

blijkt dat contracten van 6.3.2017 en 2.1.2017 nog niet ondertekend zijn, terwijl de dienstverlening wel plaatsvindt.

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 13 / 58

Afwijking 7

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 2.1.2 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking DOC 7 FOR 004 is een formulier t.b.v. kennismakings-/plaatsingsgesprek dit zou in het kinddossier moeten worden opgeborgen (conform instructie op formulier), tevens heeft het formulier ook een afvinkmogelijkheid. Dit gebeurt niet. Op deze wijze is ook niet geborgd dat de klant alle relevante informatie heeft ontvangen tijdens het plaatsingsgesprek en heeft begrepen.

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 8

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 1.4.1 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Er is geen aantoonbare toestemming van ouders verstrekt voor terugkoppeling gegevens aan derden (o.a. voor observatie ontwikkelingsproblemen en contacten Perspectief/CJG groep Otje niet aantoonbaar voor kind D.).

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 9

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Controle J2 2.9 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Er is geen aantoonbare toestemming van ouders verstrekt t.b.v. het plaatsen van een kind in meer dan n stamgroep (ook indien dit op dezelfde locatie is). Volgens de pedagogisch medewerkers wordt dit mondeling

afgestemd. (Regeling Kwaliteit Kinderopvang artikel 5.13: met vooraf gegeven schriftelijke toestemming van de ouder kan een kind gedurende een tussen houder en ouder overeengekomen periode worden opgevangen in n andere stamgroep dan de stamgroep).

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 14 / 58

Afwijking 10

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Soort audit 2.9 7.1

B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Er worden warme maaltijden verstrekt, dit zijn door ouders meegebrachte vers bereide maaltijden die op de groep worden opgewarmd (o.a. geconstateerd bij Otje). De Hyginecode voor Kleine Instellingen wordt niet gehanteerd t.a.v. de beheersing van de temperatuur bij het verwarmen en opdienen van de maaltijden (kerntemperatuur minimaal 75C, bij uitgifte minimaal 60C). De groep had geen voedselthermometer t.b.v. controle en registratie vindt niet plaats (gemeten kerntemperatuur en actie bij afwijkingen).

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 11

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Soort audit 4.7 1.1.7 3.1.1

A 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Verdiepende analyse in directiebeoordeling ontbreekt (onvoldoende inhoudelijkheid en diepgang bijvoorbeeld bij analyse exitevaluaties wordt aangegeven dat er geen verbeterpunten zijn terwijl vanuit de registraties blijkt dat er door diverse ouders als verbeterpunten financile administratie en communicatie zijn aangegeven). Daarnaast ontbreekt de evaluatie van de door de organisatie vastgestelde prestatie indicatoren en ontbreken de evaluatie van uitkomsten toetsing professioneel handelen en evaluatie meten ervaring ketenpartners in de directiebeoordeling.

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijking 12

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

Soort audit 4.5 B 10-08-2017 Open / Akkoord Open / Gesloten

Afwijking Corrigerende maatregelen n.a.v. de afwijkingen geconstateerd in de voorgaande audit zijn niet effectief ten aanzien

van:

1. VOG voor datum indiensttreding en inzet medewerker corrigerende maatregelen niet effectief. O.a. B.E.

arbeidsovereenkomst 31.10.2016 VOG 3.11.2016 ook daadwerkelijk 31.10.2016 ingezet (rooster).

2. Inwerktraject L.W. niet aantoonbaar (medewerker reeds medio 2016 als vakantie-/oproepkracht ingezet).

3. Observaties welbevinden:

a. Er is geen borging dat alle kinderen (BSO op de Trap) worden geobserveerd. Centraal overzicht

ontbreekt.

b. Reden van niet observeren niet traceerbaar (afwijking kan, maar met motivatie).

c. Vragenlijst 8+ kinderen is niet toegepast (kinderen vanaf 8 jaar dienen in observaties welbevinden

betrokken te worden).

d. In het beleid 2.16 Stappen Welbevinden ontbreekt dat de kinderen die alleen gebruik maken van VSO

niet geobserveerd behoeven te worden (hierin wordt alleen vakantie-opvang vermeld).

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 15 / 58

Oorzaakanalyse

Correctie

Corrigerende maatregel

Verificatie effectiviteit

Afwijkingen voorgaande audits in deze certificatieperiode:

Bijlage Afwijkingen HCA

Nu

mm

er.

Au

dit

Afwijking

A/B

Oorzaakanalyse Correctie en

corrigerende maatregel

Ma

atr

eg

el

akko

ord

Verificatie

effectiviteit

Op

en

/

ge

slo

ten

1 HCA 4.4.

2

De interne audit

2014/2015 is

doorgevoerd op alle

documenten van het

HKZ kwaliteitshandboek

en directiezaken (o.a.

personeel). De overige

onderdelen komen naar

mondelinge informatie

van de externe

kwaliteitsmanager en

auditor in 2015 aan de

orde. Echter hieraan ligt

geen intern

auditprogramma ten

grondslag waardoor de

reikwijdte van de audit

(welke onderdelen

wanneer bij welke

functies te auditeren)

onvoldoende zichtbaar

is.

B De laatste interne

audit op de groepen

heeft plaatsgevonden

op 20-05-2014. In

2014/2015 heeft de

prioriteit gelegen op

het doorlichten van het

totale

kwaliteitssysteem

m.b.t. de HKZ

normering en zijn alle

9 hoofdstukken

geanalyseerd en

zonodig onderhanden

genomen.

Correctie:

Nieuw intern

auditprogramma met

reikwijdte van de audit

zichtbaar maken.

Corrigerende

maatregel(en):

Er ligt een nieuwe interne

auditplanning waarbij

specifiek per groep gaat

worden geaudit op de

primaire processen.

Daarnaast komt er een

interne audit voor de

ondersteunende

processen (kantoor).

J

A

Akkoord.

Auditplanning 2015-

2017

geverifieerd.

Verdere

implementatie

is beoordeeld

tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief

bevonden.

Proces geverifieerd:

interne audits

op groepen

doorgevoerd 1

en 8 maart

2016, werkwijze

aangepast.

Auditplanning

volledig

aanwezig.

Proces m.b.t.

afhandeling

loopt,

opvolgaudits

worden

uitgevoerd.

Gesloten

2 HCA 5.10 Er is een vrijwilliger (J.)

werkzaam op

peutergroep Duimelot.

B Het vrijwilligersbeleid

maakte tot 2013 (zie

wijzigingsblad

Correctie:

Het vrijwilligersbeleid en

vrijwilligersovereenkomst

JA Akkoord.

Vrijwilligersbeleid

25.6.2015 en

Gesloten

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 16 / 58

Echter, Dikkertje Dap

beschikt niet over een

vrijwilligersbeleid.

Kerntaken en functie

van betreffende

vrijwilliger zijn niet

gedefinieerd.

Werkoverleg en

werkwijze m.b.t.

deskundigheidsbevorder

ing vrijwilligers is niet

traceerbaar.

kwaliteitshandboek)

onderdeel uit van het

kwaliteitssysteem.

Echter, vrijwilliger ging

elders werken

waardoor er geen

noodzaak meer voor

het vrijwilligersbeleid

was.

weer

actualiseren/implementere

n in het kwaliteitssysteem.

Corrigerende

maatregel(en):

Om herhaling te

voorkomen is het

verstandig om het

vrijwilligersbeleid (ook al is

er geen vrijwilliger) te

behouden.

vrijwilligersovereenk

omst geverifieerd.

Verdere

implementatie is

beoordeeld tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief bevonden.

Vrijwilligers-

overeenkomst J. is

ingezien.

3 HCA 3.4 Meting van ervaringen

van ketenpartners heeft

niet aantoonbaar

plaatsgevonden.

Conform de door de

organisatie vastgelegde

frequentie zou dit 1 x per

jaar plaatsvinden.

B Overleg met

ketenpartners is in het

najaar van 2013

opgestart. De

frequentie van 1x per

jaar was te ambitieus

is gebleken.

Correctie:

De ervaringen van de

ketenpartners over de

afgelopen periode worden

door de directeur alsnog

genventariseerd. (in juni

2015).

Corrigerende

maatregel(en):

De frequentie bijstellen

naar 1x per 3 jaar in het

algemeen beleidsplan

(1.04) en de ervaringen

met ketenpartners voor

2015 meenemen op de

HKZ kalender en koppelen

aan de

medewerkers/klanttevrede

nheidsonderzoeken.

JA Akkoord. Aangepast

in beleid

Ketenpartners

16.7.2015

geverifieerd en

akkoord bevonden.

Verdere

implementatie is

beoordeeld tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief bevonden.

Evaluatie

Perspectief is

aanwezig (zie

auditrapport J1).

Gesloten

4 HCA 1.1 De prospectieve risico-

inventarisatie is niet

aantoonbaar uitgevoerd.

De door de organisatie

vastgestelde methode

Mindmapping heeft

onvoldoende gewerkt,

echter

bijsturingsmaatregelen

zijn niet genomen.

(1.1.4, 1.1.6).

B De Mindmapping is

wel aantoonbaar

uitgevoerd. Echter dit

heeft onvoldoende

resultaat opgeleverd.

Correctie:

Prospectieve risico-

inventarisatie bespreken in

teamoverleg van 8 juni

2015 en resultaat

vastleggen met eventuele

acties in de notulen.

Corrigerende

maatregel(en):

De prospectieve risico-

inventarisatie voor 2016

meenemen op de HKZ

kalender. (verbeterpunt

voor 2015/2016).

Jaarlijks agendapunt om

eerst gezamenlijk in het

teamoverleg te

brainstormen.

Aan de hand van de in

kaart gebrachte risicos

JA Akkoord.

Beoordeeld aan de

hand van notulen

teamoverleg 8 juni

2015 en inplanning

in HKZ kalender.

Verdere

implementatie is

beoordeeld tijdens

eerstvolgende

controleaudit en

effectief bevonden.

Risico-inventarisatie

is nu in het groeps-

en teamoverleg

ingebed.

Gesloten

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 17 / 58

worden de resultaten

geregistreerd in de notulen

en zonodig

verbetermaatregelen

voorgesteld en opgepakt.

Bijlage Afwijkingen J1

Afwijking 1

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

1e controle 2.14 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten (zie

afwijking 12 J2)

Afwijking Observaties van het welbevinden van individuele kinderen zijn onvoldoende aantoonbaar:

KDV: Onvoldoende traceerbaarheid van uitvoering observaties (wanneer/door wie geobserveerd) en terugkoppeling met ouders proces niet helder voor medewerkers (o.a. hoe dient verslaglegging van terugkoppeling naar ouders/10 minutengesprek plaats te vinden).

Observaties welbevinden BSO hebben niet plaatsgevonden. Dit is tijdens de interne audit ook geconstateerd, echter corrigerende maatregelen waren niet aantoonbaar.

Oorzaakanalyse De manier van documenteren is niet helder. Er is geen apart formulier om afspraken n.a.v. de 10 minuten

gesprekken vast te leggen.

Correctie Ontwikkeling van een evaluatieformulier n.a.v. welbevinden gesprek en procedure van stappen welbevinden herzien

dmv een duidelijk stappenplan.

Observaties welbevinden BSO worden opgepakt n.a.v. de ze herziende methode, zodat direct kan worden

geverifieerd of de effectiviteit van de herziende procedure functioneert.

Corrigerende maatregel Corrigerende maatregelen:

- Procedure 2.16 stappen welbevinden herzien.

- Controlemechanisme invoeren van controle op de groepen in FOR 029A Mentor overzicht kindplaatsing formulier

controlemomenten toevoegen op voorblad kinddossiers (FOR 000A t/m C) en de controle vermelden op de HKZ

kalender (0.03).

- Evaluatieformulier n.a.v. welbevinden gesprek implementeren (FOR 035).

Het welbevinden BSO wordt in september uitgevoerd en de effectiviteit van de herziende maatregel wordt in oktober

2016 voor de BSO gevalueerd. Zie ook HKZ kalender.

Verificatie effectiviteit Beoordeeld tijdens controleaudit J2: maatregelen zijn onvoldoende effectief genomen. De nieuwe procedure en

controlemechanismen zijn nog onvoldoende gemplementeerd. Zie afwijking 12 J2.

Afwijking 2

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

1e controle 5.3.1 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten (zie

afwijking 12 J2)

Afwijking Checklist nieuwe medewerker wordt niet aantoonbaar toegepast, inclusief evaluatie inwerken (na 5,5 maanden) niet

aanwezig.

Oorzaakanalyse De begeleider (de buddy) heeft de nieuwe medewerker de lijst niet laten inleveren bij de directie.

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 18 / 58

Correctie De inwerklijsten alsnog inleveren op kantoor en archiveren in het personeelsdossier van de nieuwe medewerkers.

Corrigerende maatregel Het tijdspad wanneer een medewerker na 5,5 maand is ingewerkt dient te worden genoteerd in de agenda van de

begeleider (de buddy). Dit wordt tijdens het teamoverleg van augustus met het team besproken.

De procedure 2.11 Aanname personeel wordt herzien op het gebied van archivering checklist inwerken.

Verificatie effectiviteit Beoordeeld tijdens controleaudit J2: maatregelen zijn onvoldoende effectief genomen. Van n medewerker was de

inwerkchecklist niet aantoonbaar. Zie afwijking 12 J2.

Afwijking 3

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

1e controle 5.1 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten (zie

afwijking 12 J2)

Afwijking VOG voor beide vanuit willekeurige steekproef getoetste nieuwe medewerkers is van een latere datum dan de

ingangsdatum van de overeenkomst.

Oorzaakanalyse Medewerkers hebben op het moment van ingangsdatum van de overeenkomst een geldige VOG verklaring van een

andere organisatie en bij deze specifieke getoetste medewerkers is de digitale VOG aanvraag niet correct ingevoerd,

waardoor er vertraging is ontstaan.

Correctie Bij toekomstige nieuwe medewerkers zal de arbeidsovereenkomst niet eerder ingaan dan de VOG verklaring van

Dikkertje Dap is ontvangen.

Corrigerende maatregel De procedure 2.11 Aanname personeel wordt herzien op het gebied van VOG.

Verificatie effectiviteit Beoordeeld tijdens controleaudit J2: maatregelen zijn onvoldoende effectief genomen. Op basis van een steekproef

in personeelsdossiers van nieuwe medewerkers is vastgesteld dat voor diverse medewerkers de VOG van een latere

datum is dan de formele ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst. Op basis van personeelsroosters is vastgesteld

dat n medewerker ook daadwerkelijk reeds was ingezet. Zie afwijking 12 J2.

Afwijking 4

Audit Soort Afwijking Datum beoordeling maatregelen Beoordeling Status

1e controle 7.1.5 B 05-08-2016 Akkoord Gesloten

Afwijking De organisatie heeft sinds mei 2015 geen ontruimingsoefening uitgevoerd.

Oorzaakanalyse De ontruimingsoefening voor 2016 heeft nog niet plaatsgevonden, omdat de verbeterpunten uit 2015 nog niet waren

verwerkt.

Correctie De verbeterpunten dienen sneller te worden verwerkt, zodat een nieuwe ontruimingsoefening op tijd kan worden

uitgevoerd.

Corrigerende maatregel Het ontruimingsplan (procedure 3.00) en BHV organisatie (procedure 3.01) worden geactualiseerd.

Het evaluatieformulier voor de BHV cordinator wordt vervangen door een betere versie en de ontruimingsoefening

van dit jaar gaat alsnog plaatsvinden in augustus 2016.

Verificatie effectiviteit Maatregelen zijn effectief genomen. BHV organisatie is aangepast en de ontruimingsoefening is doorgevoerd op 14

februari 2017. De volgende oefening is aantoonbaar in het HKZ plan (jaarkalender) ingepland.

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 19 / 58

3.1 Voordracht voor certificering

Naam, adres en plaats hoofdvestiging

Bedrijfsnaam Dikkertje Dap Kinderopvang

Straat Paulus Potterstraat 6

Postcode & plaats 7204 VC Zutphen

E-mail [email protected]

Managementvertegenwoordiger

Naam Mevrouw G. Behet

Nevenvestigingen

Bedrijfsnaam N.v.t. (buiten scope)

Straat

Postcode & plaats

Certificatieschema

Schema en versie aanduiding HKZ Kinderopvang, versie 2014

Gegevens m.b.t. certificatie

Projectnummer 20318/2

Scope Het bieden van kinderopvang door middel van kinderdagverblijf en

buitenschoolse opvang. (Note: hele dagopvang is gewijzigd in

kinderdagverblijf tijdens controleaudit J2).

Nace-code 88, 91

Scope t.o.v. de organisatie De scope omvat alle activiteiten van de organisatie;

De scope omvat een deel van de activiteiten van de organisatie;

De scope heeft betrekking op de gehele organisatie;

De scope heeft betrekking op bepaalde organisatorische eenheden.

Toelichting:

De groepen op de scholen De Wegwijzer en De Plotter vallen buiten de scope

van HKZ certificering. De Plotter is een Montessori Basisschool en de

kinderopvang hier valt onder het Montessori certificaat (verstrekt door Korein).

Tijdens de controleaudit J2 is vastgesteld dat de organisatie inmiddels Sport

BSO aanbiedt binnen de activiteiten van de scope van het certificaat, aangezien

dit onderdeel van het primaire proces niet beoordeeld kon worden, is hiervan

een A-afwijking opgemaakt en zullen de activiteiten van de Sport BSO tijdens

de re-audit worden beoordeeld.

Belangrijkste / kritische processen Planning- en plaatsingsproces, uitvoering van de dienstverlening,

3. Algemene gegevens

mailto:[email protected]

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 20 / 58

evaluatieprocessen, personeelsmanagement, inkoop en facilitaire zaken.

Uitbestede processen Administratie/boekhouding, ICT beheer en tevredenheidsonderzoeken

3.2 Actuele situatie

Verificatie offerte actuele situatie

Offerte Vo Cer Her J1 J2

FTE 28 FTE n.v.t. -- 28 FTE 28 FTE 17 FTE

Multisite Ja Nee

Aantal NVs 0 -- -- 0 0 0

Berekenmethode NVT X 0,8X 0,6X 0,6X

Te bezoeken vestigingen NVT -- NVT NVT NVT

Bezochte vestigingen NVT -- NVT NVT NVT

Dienstenrooster

Diensten (weekend, avond, nacht) Ja Nee Indien Ja, geef toelichting

Note: de organisatie biedt wel

zaterdagopvang aan, echter dit betreft

dezelfde dienstverlening, processen en

activiteiten zoals tijdens weekdagen is te

beoordelen.

Proces verloop gelijk aan regulier Ja Nee Geef toelichting

Beoordeling reguliere audittijd Ja Nee Geef Toelichting

N =aantal genoemde FTEs in offerte.

X = aantal opgegeven locaties / nevenvestigingen genoemd in offerte.

-- = werkelijk aantal geconstateerd / berekend tijdens audit.

Activiteit Geplande tijdsbesteding in auditordagen

Implementatieaudit 1ste controle 2de controle

Vooronderzoek / Voorbereiding 2 dagen 1 dag + 0,25 off-site 1 dag + 0,25 off-site

Uitvoering audit incl. rapportage 18 en 19 mei 2015 29 juni 2016

(30 juni 2016 2 uur

rapportage off-site)

28 juni 2017

(29 juni 2017 2 uur

rapportage off-site)

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 21 / 58

3.3 Bezochte en te bezoeken vestigingen

Vestiging Bijzonderheden m.b.t. werkgebied Vo

oro

nd

erz

oe

k

Imp

lem

en

tati

e

1e

Co

ntr

ole

2e

Co

ntr

ole

He

rce

rtie

fice

rin

g

Hoofdvestiging Paulus

Potterstraat 6

5 groepen kinderdagverblijf (3 verticaal, 1 peutergroep

en 1 babygroep) + 2 groepen BSO

X X X X P

3.4 Wet- en regelgeving

De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op de producten/dienstverlening van de organisatie:

Wet Kinderopvang en Kwaliteitseisen Peuterspeelzalen, Besluit Kwaliteit Kinderopvang & Peuterspeelzalen, Regeling

Kwaliteit Kinderopvang & Peuterspeelzalen, Warenwetbesluit Attractie- en Speeltoestellen, Wet Klachtrecht Clinten

Zorgsector, Wet Medezeggenschap Clinten Zorgsector, Wet Bescherming Persoonsgegevens (2018: Algemene

Verordening Gegevensbescherming), Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, Wet Personenvervoer,

Hyginecode voor kleine instellingen in de branches Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening, Jeugdzorg en

Kinderopvang, Wet Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, Arbowet en regelingen, Regeling Erkenning

EG-beroepskwalificaties Kinderopvangpersoneel, Pedagogisch Kader, Besluit Basisvoorwaarden Kwaliteit

Voorschoolse Educatie, Algemene Voorwaarden voor Kinderopvang Dagopvang en Buitenschoolse Opvang 2016,

CAO Kinderopvang 2016-2017, richtlijnen (Hygine, Ziektebeelden) RIVM 2016.

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 22 / 58

4. Beoordeling implementatie

4.1 Rubriek 1

Afspraken over dienstverlening

Implementatie De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van HKZ Kinderopvang versie 2014.

De processen van Dikkertje Dap zijn beschreven m.b.t. zowel de primaire als ondersteunende processen en zijn in voldoende mate in samenhang met het beleid en de visie en missie van de organisatie. Dit komt tot uitdrukking in het strategisch beleid en de kwaliteitsdoelstellingen van Dikkertje Dap.

Als ketenpartners zijn momenteel benoemd de Montessori Basisschool, De Plotter, Perspectief (Welzijnsorganisatie en peuterspeelzaalwerk), algemeen maatschappelijk werk, Stichting Jeugd en Gezin, Jeugdzorg en Stichting Mee. Met name de basisscholen worden gezien als belangrijke ketenpartners in het kader van de ontwikkeling van integrale kindcentra. Evaluatie van/met ketenpartners ontbreekt, de door de organisatie geformuleerde werkwijze wordt niet gehanteerd. Hiervan is een afwijkingsbericht opgemaakt (zie rubriek 3).

De organisatie heeft in 2014 de methode Mindmapping ingevoerd ten behoeve van de Prospectieve Risico-inventarisatie. Dit heeft echter onvoldoende gewerkt naar mening van de directie, bijstellingsmaatregelen zijn echter niet getroffen en een actuele prospectieve risico-inventarisatie is niet aanwezig. Hiervan is een afwijkingsbericht opgemaakt.

Afwijkingen, klachten en ongevallen of incidenten worden geregistreerd via het verbeter-/meldingsformulier en ongevallenregistratieformulier. Oorzaakanalyse vindt plaats en de registraties leiden tot structurele verbeteringsmaatregelen. Terugkoppeling naar ouders en medewerkers vindt plaats.

Het pedagogisch beleid is geactualiseerd en bekend bij de medewerkers. In de handelwijze tijdens groepsbezoeken komt dit in het pedagogisch handelen duidelijk tot uitdrukking. Diverse groepen werken thematisch en de peutergroep maakt gebruik van VVE methodiek Startblokken.

Doelstellingen zijn opgenomen in het Algemeen Beleid en in de directiebeoordeling en in voldoende mate SMART geformuleerd. Processen worden via de directiebeoordeling geanalyseerd, er wordt gewerkt met prestatie-indicatoren.

Dikkertje Dap beschikt over een pedagogisch beleid 2015/2016. De oudercommissie heeft het vernieuwde pedagogisch beleid beoordeeld en advies uitgebracht.

De organisatie beschikt over een privacybeleid. Vertrouwelijke documenten worden in afgesloten kasten bewaard, de groepen beschikken over een afsluitbaar ladeblok waarin zich de kindgegevens bevinden.

Beleid m.b.t. Wet BIG is geformuleerd als onderdeel van het Ziektebeleid. De organisatie verstrekt geen medicijnen m.b.t. pijnbestrijding/koortsonderdrukking. Voor medicijntoediening zijn voorwaarden vastgesteld, deze worden door de ouders en pedagogisch medewerker via formulier Medicijntoediening in kaart gebracht en geregistreerd. Registratie van toediening vindt tevens plaats op dit formulier. De visie van de organisatie t.a.v. medicijntoediening en voorbehouden handelingen staat niet volledig conform de actueel gehanteerde werkwijze in het Ziektebeleid (voorbeeld: er is een autorisatieformulier aanwezig voor voorbehouden handelingen, echter de directie heeft het uitgangspunt dit niet te doen).

Het proces m.b.t. de financile stroom tussen klant en organisatie is in kaart gebracht. Het facturatieproces wordt momenteel verbeterd d.m.v. de overschakeling naar een automatisch systeem.

Beoordeling van de administratie geschiedt door een onafhankelijke deskundige, te

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 23 / 58

weten Accountantskantoor BDO. Op dit ogenblik zijn de jaarstukken 2014 nog in bewerking.

Bewijzen:

Advies pedagogisch beleid OC 22.09.2014 e-mail bevestiging

Pedagogisch beleid 2015/2016

Directiebeoordeling d.d. 11.5.2015

Formulier Medicijntoediening 3.11.2014 D.v.E. neusspray en registratie toediening 3 t/m 6 november 2014 - handelwijze en beleid is bekend; documentatie is in dit opzicht niet volledig (zie verbetermogelijkheid).

Medicijnen formulier W.F. 6.5.2015 en registratie toediening 15.5.2015 Pipeloentje

Algemeen Beleid 2014-2015

Beleid ketenpartners 2014-2015

Financieel beleid 2014-2015

Factuur 201500172 debiteur 1173 Twinfield

Afnamelijst urenregistratie per maand en per kwartaal Duimelot oktober december 2014 inclusief hantering vaste tarief en flexibele uren

Registraties via het Verbeter-/meldingsformulier: o Giraffe interne afwijking d.d. 4.6.2014 A.C. m.b.t. toediening medicatie tevens

nagevraagd tijdens groepsbezoek audit Giraffe registratie terugkoppeling ouders A. 4.6.2014 en behandeld in werkoverleg groep

o Giraffe klacht T.K. d.d. 3.6.2014 m.b.t. warmte buitenspelen afgehandeld 1.7.2014 inclusief onderzoek, beoordeling huisregels 2.01 Beleid Warm Weer en communicatie aan ouders m.b.t. zonwering en buitenspelen oktober 2014 Dikkertje Dap krant.

o Interne afwijking 8.4.2015 o Klacht medewerkers 5.2.2015 m.b.t. zon/warmte o Verbeteridee medewerkers 27.2.2015 glijbaan

Afwijkingen:

4 van 4

Controle 1 De processen van Dikkertje Dap m.b.t. zowel de primaire als ondersteunende processen zijn ongewijzigd en in samenhang met het beleid van de organisatie.

Ketenpartners zijn vastgesteld en samenwerkingsovereenkomsten zijn voor zover relevant opgesteld en worden periodiek gevalueerd.

Er is een prospectieve risico-inventarisatie vastgesteld, waarbij een brainstorm en evaluatie tijdens de teamvergadering wordt uitgevoerd, risicos zijn benoemd t.a.v. positie droger en brandgevaar, reinigen wasmachine en pomp, kwetsbaarheid directie/kantoor, nieuwe financieringsstelsel 2018 etc. Op 2 juni 2016 is de PRI wederom geagendeerd en uitgevoerd (d.m.v. brainstorm in team), een aantal punten zijn hieruit naar voren gekomen o.a. risico niet houden aan afspraken besproken. De notulen waren op het moment van de audit nog niet beschikbaar.

Klachten en meldingenregistratie liep terug. De procedure is inmiddels gewijzigd: punten komen eerst in groepsoverleggen, en worden mondeling besproken, vervolgens wordt het verbeterregister (inclusief oorzaakanalyse, maatregelen, en controle effectiviteit) bijgewerkt. Verbeterregister wordt hiermee een vast onderdeel van het teamoverleg. Nieuwe werkwijze zal J2 extra aandacht krijgen.

Doelstellingen zijn opgenomen in het Algemeen Beleid en in de directiebeoordeling en in voldoende mate SMART geformuleerd. Processen worden via de directiebeoordeling geanalyseerd, er wordt gewerkt met prestatie-indicatoren.

Dikkertje Dap beschikt over een pedagogisch beleid 2015/2016. De oudercommissie heeft het vernieuwde pedagogisch beleid beoordeeld en advies uitgebracht.

Beleid m.b.t. Wet BIG is geformuleerd als onderdeel van het Ziektebeleid. De visie van

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 24 / 58

de organisatie t.a.v. medicijntoediening en voorbehouden handelingen is aangepast in het vernieuwde Ziektebeleid n.a.v. de voorgaande audit.

Het proces m.b.t. de financile stroom tussen klant en organisatie is in kaart gebracht. Inmiddels is het proces geautomatiseerd, de verwerking is tijdens deze audit getoetst.

Beoordeling van de administratie geschiedt door een onafhankelijke deskundige, te weten Accountantskantoor BDO. De beoordeling door de onafhankelijke deskundige is tijdens de audit geverifieerd.

Bewijzen:

Gezien facturatie nu geautomatiseerd d.m.v. Twinfield o factuur 201505577 26.2.2016 over maart 2016. o Factuur 201601892 deb. 1185 m.b.t. aanvullende factuur maanden april t/m

juni 2016 i.v.m. extra afname. o Afnamelijst E.C. extra uren en facturatie 12.3.2016 m.b.t. extra opvang januari

2016.

Verbeterregister bijgewerkt t/m januari 2016.

Rapport inzake jaarrekening 2015 door BDO Accountants 22.4.2016 (Samenstellings-verklaring)

Prospectieve risico-inventarisatie 8 juni 2015 en actualisatie 2 juni 2016.

Directiebeoordeling 2015 d.d. 23.06.2016 - prestaties primaire en ondersteunende processen, o.a. gevalueerd september 2015 pedagogisch beleid, gevraagde en ongevraagde adviezen oudercommissie, exitgesprekken en evaluatie, evaluatieproces welbevinden kinderen, oudergesprekken, etc.

Pedagogisch beleid Dikkertje Dap 2015/2016

Evaluatie ketenpartner Perspectief evaluatie samenwerking Dikkertje Dap 9.6.2016 overleggen t.a.v. VVE ondersteuning, samenwerking met jeugdverpleegkundige Yunio en zorgoverleg zijn gevalueerd samenwerking verloopt prima (mail J.v.B. van Perspectief Zutphen 9.6.2016).

Afwijkingen:

Geen.

Controle 2 De processen van Dikkertje Dap zijn in de afgelopen periode grotendeels gelijk

gebleven ten opzichte van de vorige controle-audit. Echter, er zijn diverse

deelaanpassingen doorgevoerd zowel in de primaire processen als in

ondersteunende processen. Voorbeelden hiervan zijn invoering van een nieuw

HACCP plan binnen het primaire proces, aanpassing van registraties en

toepassing van mentorschap binnen het observatieproces, het invoeren van een

nieuw register m.b.t. afwijkingen en ongevallen, het invoeren van een nieuw

formulier ten behoeve van functioneringsgesprekken. Tijdens de audit is

vastgesteld dat de implementatie van diverse nieuwe procedures en formulieren

nog niet volledig heeft plaatsgevonden, derhalve is voor diverse zaken een

afwijking vastgesteld. De processen zijn wel in voldoende mate in samenhang met

de visie en missie van de organisatie zoals vastgesteld in het Algemeen Beleid dat

jaarlijks wordt gevalueerd na de directiebeoordeling.

De organisatie heeft indicatoren en registraties vastgesteld t.b.v. het meten en

monitoren van de processen, deze worden benoemd in het Algemeen Beleid.

Echter, aangezien de prestatie-indicatoren niet aantoonbaar worden gevolgd, is

hiervan een afwijking opgesteld.

De organisatie heeft een risico-inventarisatie uitgevoerd door middel van een

brainstormsessie en mindmap met de pedagogisch medewerkers, hieruit is een

plan van aanpak opgesteld en zijn acties doorgevoerd. Risicos zijn met name in

operationele sfeer en op gebied van veiligheid vastgesteld, daarnaast heeft nog

geen classificering op basis van kans en effect plaatsgevonden. De directie heeft

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 25 / 58

tezamen met de adviseur een nieuwe methode (Safer) vastgesteld die meer

procesgericht is, waarbij de uitvoering voor het najaar 2017 ingepland is.

Dikkertje Dap werkt met protocollen en richtlijnen ten behoeve van de

beheersbaarheid van het primaire proces, de kwaliteit hiervan wordt systematisch

bewaakt. Medewerkers ontvangen de protocollen en instructies vergezeld van een

beoordelingsformulier en tekenen dit af. Wijzigingen worden in het teamoverleg

gecommuniceerd.

De kwaliteit van het professioneel handelen wordt niet systematisch getoetst, de

hiervoor vastgestelde methode en criteria zijn niet expliciet in het

managementsysteem opgenomen. In 2016 is de organisatie wel gestart met inzet

van een externe coach (op groepsniveau en individuele coaching) m.b.t.

beroepshouding, echter feedback naar directie vindt niet plaats i.v.m. de

vertrouwensrelatie. Tevens is de organisatie gestart met een project innerlijke

familie er is een innerlijke drijfverentest gemaakt. Echter, ook vanuit dit aspect

kon niet worden aangetoond dat elementen m.b.t. professioneel handelen, gedrag

en bejegening worden getoetst. Ook op basis van de huidige vastlegging van de

functioneringsgesprekken kon onvoldoende aangetoond worden dat professioneel

handelen wordt getoetst. Ten aanzien van dit punt is een afwijking opgesteld.

Het pedagogisch beleid is tijdens deze controleaudit beperkt aan de orde geweest,

echter vanuit de groepsbezoeken is vastgesteld dat de pedagogisch medewerkers

hier naar handelen, o.a. geconstateerd m.b.t. open deurenbeleid en gemengde

groepen.

Beleid m.b.t. Wet BIG is opgenomen in het Ziektebeleid van de organisatie en is

tijdens het groepsbezoek BSO aan de orde gesteld m.b.t. medicijnverstrekking. Er

is een mogelijkheid tot registratie toediening op het formulier aanwezig, echter de

toediening is niet geregistreerd. Aangezien dit als een incident is beschouwd, is dit

niet als afwijking geregistreerd.

Gedragscode voor medewerkers is aanwezig, medewerkers tekenen hiervoor via

de arbeidsovereenkomst.

Het nieuwe Register t.b.v. Afwijkingen en Ongevallen is inmiddels gentroduceerd

vanaf september 2016. Groepen kunnen direct in de digitale groepsmap

afwijkingen en ongevallen registreren. Zaken worden overgenomen in centraal

register. In het teamoverleg worden de registraties centraal besproken.

Trendanalyse geschiedt jaarlijks t.b.v. de directiebeoordeling. Er is vastgesteld dat

fouten, bijna-fouten en calamiteiten niet worden geregistreerd, dat vanuit directie en

kantoor geen registraties plaatsvinden (ook niet op andere wijze) en dat monitoring

van de effectieve afhandeling niet heeft plaatsgevonden, derhalve is een afwijking

geregistreerd.

Keten- en samenwerkingspartners en aard van afspraken zijn benoemd.

Het financieel beleid en financile processen zijn tijdens deze audit niet aan de

orde geweest (aandachtsgebied HCA).

Bewijzen:

Algemeen beleid 31.8.2016

Brainstormsessie risico-inventarisatie processen 1.12.2016 agenda teamoverleg

overzicht met bevindingen en maatregelen december 2016

bijgewerkt v.w.b. genomen acties.

Doc 1.12 Risicogericht denken en nieuw formulier Risicogericht Denken jaarplanning 2017 ingepland Q3 (aandachtsgebied HCA).

Wijziging Informatie 14.6.2017 (Informatiemap voor ouders) Wijzigingsblad diverse veranderingen 2017 o.a. 19.4.2017 gezien voor Informatiemap. Jaarlijkse evaluatie Pedagogisch beleidsplan, risico-inventarisaties, Meldcode, prospectieve

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 26 / 58

RI&E o.a. teamoverleg 11.10.2016 en 19.4.2017.

Pedagogisch Beleid 2.16 versie 19.4.2017 (criteria samenvoegen en opvang op

andere groep) samenvoegen in bijlage 1 Open deuren beleid opgenomen.

Onderdeel open deurenbeleid en gemengde groepen pedagogisch beleidsplan

19.4.2017.

Verklaring medicijntoediening Q.K. 12.4.2017 antibiotica (toediening 15.00)

Gedragscode medewerker versie 28.9.2016 en arbeidsovereenkomst J.M.

Ongevallen werkinstructie 3.04 31.8.2016

Register bijgewerkt t/m 26.6.2017

Klacht Rode Laarsjes 14.11.2016 m.b.t. rode billen oorzaakanalyse en genomen

maatregelen zichtbaar.

Afwijking 10.10.2016 Giraf 2 tegels omhoog (nog niet afgehandeld juni 2017 is

aangegeven als datum voor afhandeling).

Ongevallen: BSO Op de Trap 7.9.2016 voet in doorn (maatregelen: schoenen aan)

Document 1.04 Ketenpartners inclusief vorm van afspraken en evaluatie.

Afwijkingen:

3 van 12

4 van 12

8 van 12

11 van 12

4.2 Rubriek 2

Uitvoering van dienstverlening

Implementatie De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van HKZ Kinderopvang versie 2014.

Genteresseerde ouders/verzorgers kunnen zich orinteren via de website en ontvangen tevens een informatiemap. Na inschrijving wordt het inschrijf-/aanvraagformulier in de plaatsingsmap op datum geplaatst en ontvangt de genteresseerde een bevestiging van de plaatsing (per e-mail). De directie bewaakt handmatig (via Exceloverzichten) de inschrijvingen, de wachtlijst en groepsbezettingslijsten en doet een plaatsingsvoorstel (telefonisch of per mail) aan de genteresseerde. Na acceptatie wordt een plaatsingsovereenkomst opgemaakt, dat tweezijdig (door organisatie en ouder) wordt ondertekend. Vorderingen worden gend via automatische incasso. Voor de gemeente worden betalingsoverzichten per maand voortschrijden bijgehouden. Met de plaatsingsovereenkomst worden ook de algemene voorwaarden (MO-groep / Brancheorganisatie Kinderopvang) meegezonden.

Voor mutaties en flexibele opvang worden ook het aanvraagformulier en wijzigingenformulier gebruikt.

Na plaatsing ontvangt de ouder/verzorger en uitnodiging voor een plaatsingsgesprek.

In het plaatsingsgesprek worden de gegevens van het inschrijfformulier gecontroleerd en de opvangwensen inclusief bijzonderheden m.b.t. kind en toestemmingen besproken en geregeld. Ouders ontvangen ter invulling het formulier Kinddossier (voor specifieke kindgegevens en kindgerichte risicos) en de toestemmingsformulieren Veilig Slapen, Foto/Video en Uitstapjes.

Ten aanzien van de kindplanningen zijn basisbezettingslijsten beschikbaar. De regels omtrent handhaving BKR (beroepskracht / kindratio) zijn bekend en worden toegepast. Uit verificatie in de praktijk blijkt handhaving van beroepskracht/kindratio.

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 27 / 58

De organisatie heeft een wenbeleid geformuleerd en gecommuniceerd met de ouders. Na de wenperiode vindt een evaluatie plaats.

Dienstverlening vindt plaats conform het pedagogische beleid. De groepen beschikken over werkinstructies en protocollen in overeenstemming met pedagogisch beleid en voor zover de dienstverlening en de risicos dit vereisen.

Op de groepen wordt een bijzonderhedenlijst bijgehouden waarop bijzonderheden en risicos m.b.t. de opvang (voeding, verzorging, slapen, aanvullende bijzonderheden zoals allergien) worden bijgehouden. Indien specifieke risicos worden onderkend (bijvoorbeeld omhouden van sieraden in bed), wordt hiervoor aanvullend toestemming vereist van de ouders.

Het welbevinden van individuele kinderen wordt geobserveerd door middel van de methode NIZW (Welbevinden in Situaties en Algemeen). De ouders ontvangen vooraf een vragenlijst. Tevens vult de groepsleiding een observatieformulier in (leeftijdsgericht). De resultaten vanuit observaties worden teruggekoppeld met ouders door middel van een 10 minutengesprek. Vanaf 3 jaar wordt het Overdrachtsformulier Basisschool ingevuld bij 3 jaar en 3 jaar en 10 maanden

Bewijzen:

Informatiemap 3.3.2013 inclusief pedagogisch doel, dagindeling, procedure plaatsing, plaatsingsbeleid, flexibele plaatsing, informatie m.b.t. wachtlijst, OC, klachtenprocedure etc.

Plaatsingsovereenkomst D.D.G.K. 4.4.2015 flexibele plaatsing per week debiteur 1137 ingaande 24.4.2015

Inschrijfformulier D.D.G.K.

Wachtlijst De Plotter (de locatie aan de Paulus Potterstraat heeft geen wachtlijst, derhalve is de werkwijze beoordeeld aan de hand van de wachtlijst De Plotter).

Debiteur 1165 Y.F. plaatsing 13.5.2015, plaatsingsovereenkomst 8.5.2015 verzonden echter nog niet retour gecontroleerd is bewakingsmethodiek a.h.v. map Nieuwe Overeenkomsten

Plaatsingsovereenkomst 18.3.2015 A.L.

Handhaving BKR (beroepskracht/kindratio) BSO Op de Trap 28 kinderen aanwezig tijdens audit inzet 3 pedagogisch medewerkers en 1 stagiaire. Medewerkers zijn op de hoogte van de BKR en hun verantwoordelijkheid op dit gebied. Met eetmomenten wordt met de stamgroep en de ruimte rekening gehouden met het aantal aanwezige kinderen.

Aanwezigheidsregistratie van de 2 stamgroepen (Atelier en Groepsruimte Op de Trap).

Bekendheid met pedagogisch beleid 17.2.2015 inclusief themas, speelgoed en afstemming ruimte op leeftijdsgroep (o.a. hoeken creren), dagindeling en deskundigheidsbevordering (taalcursus).

Plaatsingsovereenkomst T.N. 28.1.2013 flexibele opvang

Afnamelijst urenregistratie per maand en per kwartaal Duimelot oktober december 2014 inclusief hantering vaste tarief en flexibele uren

Plaatsingsovereenkomst N.H. 19.12.2014 en registratie flexibele uren 1e kwartaal 2015 Twinfield

Kindplanning basisrooster Pipeloentje (basisformatie) week 15 versus personeelsplanning maandag 23.3.2015 (basisrooster wordt overgenomen op het dagrooster).

Aanwezigheidsregistratie Rode Laarsjes en daglijst 18.5.2015

Overdrachtsagenda Rode Laarsjes t/m 18.5.2015

Bijzonderhedenlijst Rode Laarsjes 16.4.2015

Steekproef kinddossier D.v.E. Rode Laarsjes inclusief registraties kennismakingsgesprek, intake, kinddossier

Formulier Medicijntoediening 3.11.2014 D.v.E. neusspray en registratie toediening

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 28 / 58

3 t/m 6 november 2014 - handelwijze en beleid is bekend; documentatie is in dit opzicht niet volledig (zie verbetermogelijkheid).

Kinddossier D.D.G.K. formulier plaatsingsgegevens 2.4.2015 behandeld niet in buitenbedje slapen en bijzonderhedenlijst versie 16.4.2015 bijgewerkt.

o Planning mentorkinderen 2015 Rode Laarsjes o Steekproefcontrole door auditor vanuit planning mentorkinderen t.a.v. B.L.

Observatie 11.5.2015 Intekenlijst ouders m.b.t. oudergesprekken Oudergesprek B.L. 11.5.2015 Vragenlijst ouders ingevuld 4.5.2015 Overdracht basisschool via overdrachtsformulier B.d.G. (april

2015) o Observatielijst groepsfunctioneren wordt alleen gebruikt indien hiervoor

aanleiding bestaat (bijvoorbeeld extra drukke kinderen tijdens een bepaald dagdeel).

Plaatsingsgesprek op groep kinddossier Pipeloentje T.C.M. 16.3.2015

Toestemmingsformulier uitstapjes, medicijngebruik, fotos, veilig slapen T.C.M. 16.3.2015

Toestemming slapen buitenbedje J.W. 5.3.2015 inclusief aan ouder verstrekt informatie

Evaluatiegesprek einde wenperiode T.C.M. gepland

Medicijnen formulier W.F. 6.5.2015 en registratie toediening 15.5.2015 Pipeloentje

Bijzonderhedenlijst (let op actualisatie)

Observatie welbevinden J.W. 22.4.2015

Oudergesprek 22.4.2015 J.W. (overgangsgesprek naar andere groep) interne overdracht aan collega 7.4.2015

Aanmeldingsformulier flexibele kinderen formulier, notitie/bijschrijven flexibele kinderen op aanwezigheidslijst gezien J. 5.6.2015

Steekproef kinddossiers BSO Op de Trap t.a.v.: o L.V. plaatsing 5.1.2015 plaatsingsgegevens 18.11.2014 o B.D. geen toestemming foto/video 5.3.2015, geen toestemming uitstapjes

5.3.2015 o Bijzonderhedenlijst BSO Op de Trap t.a.v. kind B. geen rund-/varkensvlees

en L. niet op de foto niet bijgewerkt; let tevens op datum bijwerken bijzonderhedenlijst (niet aanwezig).

o L.v.d.K. zelfstandigheidscontract 30.9.2014 correct op bijzonderhedenlijst. o W.M. pinda- en notenintolerantie 13.2.2013 op

plaatsingsgegevensformulier aangegeven door ouder correct op bijzonderhedenlijst.

Observaties welbevinden BSO: o Planningslijst met verdeling kinderen BSO Op de Trap o Steekproef J.d.B. observatie 27.3.2015 o Steekproef L.v.d.K. observatie 23.5.2014 inclusief ondertekening door

ouder geen oudergesprek o Terugkoppelingen welbevinden individuele kinderen in groepsoverleg BSO

gezien notulen 10.2.2015

Doorstroom van de 3 verticale groepen naar peutergroep Duimelot (maximaal 16 kinderen)

Aanwezigheidsregistratie 19.5.2015 Duimelot 9 kinderen

Bijzonderhedenlijst Duimelot bijgewerkt t/m 17.4.2015

VVE Startblokken inclusief scholing collega M.

Kinddossier A.L. peutergroep Duimelot (nog oude of ander formulier kindgegevens & verklaringen dit kan ook van een peuterspeelzaal zijn en niet van Dikkertje Dap)

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 29 / 58

Indicering doelgroepkinderen VVE gemeente Zutphen A.L. 10.12.2013

Kinddossier R.K. en controle t.a.v. afspraken en instructies ouders m.b.t. medische situatie R.K. d.d. 25.11.2014

Stappenplan voortgang VVE A.L.

Overdrachtsformulier D. 15.4.2015 (3 jaar) let op aantoonbaarheid terugkoppeling met ouders.

Notulen Duimelot groepsoverleg 13.1.2015

Protocol Ontwikkelingsproblemen en Zorgkinderen toets toepassing t.a.v. Duimelot ten aanzien van kind T. besproken. Inschakeling VVE Peutergroep Wegwijzer traceerbaar, tevens overleg ZAT in overleg met ouders.

Meldcode en toepassing signalenkaart besproken Duimelot inclusief periodieke bespreking

Afwijkingen:

Geen, aan de eisen van deze paragraaf wordt voldaan.

Controle 1 De werkwijze m.b.t. planning en plaatsing is ongewijzigd. De directie bewaakt handmatig (via Exceloverzichten) de inschrijvingen, de wachtlijst en groepsbezettingslijsten en doet een plaatsingsvoorstel (telefonisch of per mail) aan de genteresseerde. Na acceptatie wordt een plaatsingsovereenkomst opgemaakt, dat tweezijdig (door organisatie en ouder) wordt ondertekend. Met de plaatsingsovereenkomst worden ook de algemene voorwaarden meegezonden. De nieuwe algemene voorwaarden van de branche organisatie februari 2016 zijn gemplementeerd.

De ouder wordt uitgenodigd voor een plaatsingsgesprek, opvangwensen inclusief bijzonderheden m.b.t. kind en toestemmingen worden geregeld. Registratie vindt plaats op het formulier Kinddossier (voor specifieke kindgegevens en kindgerichte risicos) en de toestemmingsformulieren. BSO hanteert tevens zelfstandigheidsformulieren.

Dienstverlening vindt plaats conform het pedagogische beleid. De groepen beschikken over werkinstructies en protocollen in overeenstemming met pedagogisch beleid en voor zover de dienstverlening en de risicos dit vereisen. Via de bijzonderhedenlijst zijn afwijkende toestemmingen en kindgerichte risicos m.b.t. de opvang in kaart gebracht. Communicatie met collegas en invallers vindt plaats, veelal via het overdrachtsschrift. Het registreren van mogelijk privacygevoelige gegevens van kinderen in het overdrachtsdocument in plaats van in het kinddossier dient aandacht te krijgen.

Het welbevinden van individuele kinderen wordt geobserveerd door middel van de methode NIZW (Welbevinden in Situaties en Algemeen). Voor 4-12 jarige kinderen wordt een andere versie gehanteerd. In de kinderdagopvang worden observaties uitgevoerd en wordt de interesse naar oudergesprekken gepeild, echter de traceerbaarheid hiervan is onvoldoende aanwezig. Daarnaast zijn de observaties in de BSO uitgesteld vanwege langdurige ziekte van een personeelslid. Dit is reeds tijdens de interne audits geconstateerd, echter corrigerende maatregelen zijn niet aantoonbaar in gang gezet. Derhalve is een afwijkingsbericht opgemaakt.

Bewijzen:

Proces Planning & Plaatsing D.B. opvang gestart 1.4.2016

o Inschrijfformulier debiteurnr. 1185 o Kinddossier voorblad KO inclusief controles o Toegangscode en schrijven o plaatsingsgegevens D.B. o Incl. allergie en gezondheid (geen koemelk slaapgewoonte: inbakeren) incl.

toestemmingen uitstapjes, medicijngebruik, foto/video opname, veilig slapen. o FOR 015 formulier Veilig Slapen 22.3.2016 D.B. (ouders worden via informatie

Veilig Slapen op de risicos gewezen)

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 30 / 58

o FOR 011A D.B. slapen in buitenbedje 22.3.2016 o FOR 009 Toestemming foto, video en uitstapjes 22.3.2016 o FOR 4.10 Inbakeren 7.4.2016 - alle formulieren worden getekend door zowel

ouder/verzorger als pedagogisch medewerker.

Op Kindlijst staan alle kinderen van de opvang Basislijst gezien Y.B. 1 vaste dag + 2 dagen flexibel en facturatie + wijzigingsformulieren flexibele aanvragen.

Gezien flexibele opvang aanvraag 23.11.2015 D.B. (wijzigingen 1 week van te voren)

Contractwijziging D.B. naar 2 dagen i.p.v. 1 22.3.2016 (verzoek en beoordeling).

Plaatsingsovereenkomst t.a.v. D.B. 22.3.2016 incl. automatische incasso (getekend door zowel ouder als organisatie).

Algemene Voorwaarden 2016 (1.02) zijn gemplementeerd.

Bijzonderhedenoverzicht Otje - bijzonderheden worden dagelijks besproken met ouders en collegas onderling. Registraties van meldingen en signaleringen van medewerkers vindt plaats via de overdrachtsmap. Deze bevat v.w.b. groep Otje/Rode Laarsjes uitvoerige beschrijvingen die meer in het kinddossier thuishoren dan in de overdrachtsmap, mede met het oog op privacygevoelige gegevens.

Bijzonderhedenoverzicht Rode Laarsjes versie 7 juni 2016

Formulier medicijntoediening L.D. 28.6.2016 en registratie toediening 28.6.2016 door B. groep Otje

Observatie WIS/WA groep Otje kind K.L.B. data uitvoering / door wie ontbreken in diverse dossiers, tevens geen vastlegging terugkoppeling ouder terugvindbaar (wel in overdrachtsmap notitie oudergesprek 26/4/2016 het is echter niet duidelijk of dit n.a.v. de observatie is). Observaties BSO waren niet aantoonbaar. Zie afwijking.

Pedagogisch beleid KDV en toepassing in de praktijk kind centraal besproken met medewerker Otje

Schoonmaaklijst t/m 28.5.2016 Giraffe

Temperatuurcontrole koelkasten doorgevoerd tot week 25

Bijzonderhedenoverzicht BSO Op de Trap versie 23-3-2016

BSO steekproef kinddossiers R.M., L.F., J.F.

L.F. kinddossier 1.9.2014

Afwijkingen:

1 van 4

Controle 2 De werkwijze met betrekking tot informatievoorziening, inschrijving, plaatsing en mutaties is niet veranderd ten opzichte van de vorige audit. Genteresseerde ouders ontvangen een informatiemap en tevens wordt tijdens het kennismakings- en plaatsingsgesprek mondeling informatie over de uitvoering van de opvang verstrekt.

De administratief medewerker hanteert diverse Exceloverzichten waarin inschrijvingen en uitgezette plaatsingsovereenkomsten t.b.v. ondertekening bewaakt worden. Ouders ontvangen een plaatsingsvoorstel per mail of telefoon en ontvangen na acceptatie de plaatsingsovereenkomst. Deze wordt tweezijdig ondertekend. Note: hierbij is wel van belang dat de ouder ook het door de directie ondertekende contract wederom ontvangt. Monitoring van retourontvangst van door klant ondertekende contracten was onvoldoende geborgd. Vastgesteld is dat er nog diverse niet ondertekende contracten aanwezig waren in de digitale map zoals familie F. 6.3.2017, H.d.M. 2.1.2017. Hiervan is een afwijking opgesteld.

Nieuwe of potentile klanten (ouders) krijgen een rondleiding op locatie en een kennismakingsgesprek aangeboden. Op het inschrijfformulier vindt een eerste algemene inventarisatie van kindgerichte risicos plaats. Tijdens het plaatsingsgesprek op de groep wordt een meer gedetailleerde risicoanalyse uitgevoerd. Gegevens worden overgenomen op een centraal overzicht Bijzonderhedenlijst. Kopie inschrijfformulier gaat naar de groep voor het plannen

Auditrapport HKZ Kinderopvang 2014 20318/2 Dikkertje Dap Kinderopvang

320-05-502, versie 5.0, datum 2016-10-18 31 / 58

van het Plaatsingsgesprek. Nieuwe kinderen worden op de daglijst bijgeschreven. Eventuele risicos en bijzonderheden t.a.v. dagritme staan tevens op de daglijst.

Gezien de flexibele opvang die Dikkertje Dap biedt is de kindplanning ingedeeld per half uur. Per half uur is inzichtelijk hoeveel kinderen op de groep aanwezig zijn. De administratief medewerker plant nieuwe kinderen in en verwerkt mutaties hierbij wordt het BKR bewaakt. De groepsleiding is verantwoordelijk voor het monitoren van het BKR in de dagelijkse uitvoering, medewerkers gebruiken hiervoor het aanwezige rekentool. Dikkertje Dap hanteert een Open Deuren beleid beschreven in het Pedagogisch Beleidsplan. Groepen worden samengevoegd indien dit mogelijk is, de criteria hiervoor zijn bekend bij medewerkers, tenminste 1 vaste pedagogisch medewerker dient hierbij op d