Achtergrond

WEEKBLAD FACILITAIR18

Een markant gebouw moest het worden.

Een aanwinst voor de omgeving. En boven-

al ook een duurzaam pand met een ideaal

binnenklimaat. Aan die eisen voldoet het

op 17 september officieel geopende nieuwe

hoofdkantoor van Waterschap Rijn en IJs-

sel in Doetinchem ruimschoots. Het trans-

parante, druppelvormige waterschapsge-

bouw is energiezuinig, wordt omringd

door een klein landschapspark en steekt af

bij de bedrijfsgebouwen en kantoren in het

tegenover gelegen industrieterrein.

Dat het er prettig werken is, stralen de me-

dewerkers uit. De receptioniste glundert

als bezoekers over de nieuwe huisvesting

beginnen. Van achter de balie heeft ze zicht

op het hart van het gebouw: een grote hal

met doorkijkjes naar de kantoorvleugels op

de eerste en tweede verdieping. Vervelen

doet ze geen moment. Er is altijd bedrijvig-

heid want ze heeft haar werkplek tegenover

het bedrijfsrestaurant met het buitenterras

waarvan op zonnige dagen volop gebruik

wordt gemaakt.

Flexibiliteit

Het gebouw is transparant opgezet met

veel glas zodat het niet veel moeite kost

om collega’s elders op de etage terug te vin-

Nieuw gebouw voor watersch ap Rijn en

EEN KANTOOR VERHUIZEN IS VAN-

DAAG DE DAG MEER DAN VERHUIS-

DOZEN INPAKKEN EN UITPAKKEN.

BIJ EEN MODERN PAND HOORT EEN

NIEUWE MANIER VAN WERKEN. VAAK

KOST HET EVEN MOEITE OM DE HELE

ORGANISATIE OP EEN LIJN TE KRIJ-

GEN. HANS DE WIT, MANAGER FACI-

LITAIRE ZAKEN VAN HET WATERSCHAP

RIJN EN IJSSEL, EN LEO VAN DE VORST,

ADVISEUR BIJ PROVEN WORKSPACE,

ZIJN DAAR VOLOP MEE BEZIG.

Na verhuizing tijd voor verandering

n Het transparante, druppelvormige waterschapsgebouw wordt omringd door een klein landschapspark.

Foto

: W

ate

rsch

ap R

ijn e

n IJss

el

Achtergrond

19WEEKBLAD FACILITAIR

den. Verder vervullen de gangen ingericht

met loungestoelen en zithoekjes en ook de

trappen een rol als ontmoetingsplek. Alle

algemene functies, zoals de overlegplek-

ken, toiletten, de printers en de koffiehoe-

ken zijn rondom het trappenhuis gegroe-

peerd. ‘Gebouwen gaan langer mee dan

organisaties. We hebben een duurzaam

en milieuvriendelijk gebouw genomen als

uitgangspunt en passen de organisatie daar

op aan. We moeten flexibiliteit creëren in

het gedrag van de organisatie en dat onder-

steunen met onze producten en diensten’,

licht Hans de Wit, manager Facilitaire Za-

ken toe. Alhoewel het nieuwe kantoor zich

leent voor flexibel gebruik, heeft het water-

schap toch niet gekozen voor het concept

flexwerken, maar voor een activiteiten ge-

relateerd combi-kantoor. Dat wil zeggen

dat de medewerkers nog steeds een vaste

werkplek hebben, maar het bureau is wel

compacter geworden. Voor wie geconcen-

treerd wil werken, even wil sparren met

een collega of moet vergaderen zijn er con-

centratieplekken, overleghoeken en verga-

derruimtes.

Onrust

Naarmate de ingebruikname van het nieu-

we kantoor dichterbij kwam, ontstond er

onrust op de werkvloer. ‘De mensen wisten

niet wat er op hun af zou komen. Ze wa-

ren bang dat ze in de nieuwe situatie met

de trolley door het pand moesten lopen op

zoek naar een plek om te werken’, geeft ad-

viseur Leo van de Vorst aan. Hij heeft De

Wit bijgestaan in het verandertraject. ‘Het

is ook belangrijk om de organisatie mee te

nemen in het veranderproces. Daarvoor is

het deelproject ‘Laten landen en laten wer-

ken’ opgezet. We hebben de medewerkers

per unit uitgebreid uitgelegd wat de nieu-

we manier van werken inhoudt en wat de

achterliggende gedachte is. We willen dat

de medewerkers – die afkomstig zijn van

verschillende gefuseerde waterschappen –

elkaar ontmoeten en meer bewegen. We

willen de interactie tussen de medewerkers

bevorderen en het werken veraangenamen

door werkplekken aan te bieden die zijn af-

gestemd op de activiteiten.’ Een instrument

dat hierbij is ingezet is multimomentopna-

me. ‘In de oude situatie heeft iemand twee

weken lang negen keer per dag gekeken

naar de bezetting van de werkplek. Mensen

hebben vaak een verkeerd beeld van hun

werk. Zo blijkt dat de gemiddelde werkplek

niet langer dan 40 procent bezet is. Als

het gaat om fysieke aanwezigheid en het

gebruik van het beeldscherm kom je niet

verder dan 30 procent. Dat terwijl mensen

denken dat ze gemiddeld 80 of 90 procent

van de werktijd aan hun bureau zitten. Ook

denken ze dat ze veel meer tijd kwijt zijn

aan telefoneren terwijl dat in de praktijk

hooguit een paar procent is. Zo kun je la-

ten zien waarop het concept van activitei-

ten gerelateerd werken is gebaseerd. Het

is toch jammer om alle energie en geld te

steken in een werkplek die je niet continu

gebruikt. Dan kun je het werk beter anders

organiseren’, aldus Van de Vorst.

Clean desk

Een van de grote veranderingen op de werk-

vloer is dat de werkplekken ook door andere

medewerkers – bijvoorbeeld de mensen die

worden ingehuurd op projectbasis – kun-

nen worden gebruikt. Dit vergt wel van de

medewerkers een goed agendabeheer en

een clean deskpolicy. Twee eigenschappen

die sommige mensen moeten aanleren.

Het is een van de taken van Facilitaire Za-

ken om daar op toe te zien en medewerkers

op hun verantwoordelijkheden te wijzen.

‘De verhuizing zit er op. Nu begint het ech-

te werk, de verandering. Nu moeten we ons

de nieuwe manier van werken eigen maken.

Dat wordt vaak onderschat. Wij van Facili-

taire Zaken moeten de verandering organi-

seren en ondersteunen. Dat houdt in dat

we met elkaar in gesprek gaan, concepten

ieuw gebouw voor watersch ap Rijn en IJssel

a verhuizing tijd voor verandering

n Een van de grote veranderingen op de werkvloer is dat de werkplekken ook door andere me-

dewerkers kunnen worden gebruikt.

Foto

: H

LP

WEEKBLAD FACILITAIR20

Achtergrond

aanpassen op details, elkaar aanspreken op

verantwoordelijkheden en zorgen dat men-

sen hun gedrag aanpassen, desnoods met

zachte dwang. Ik weet dat de verandering

tijd kost. Dat zag je ook met digitaal wer-

ken. In het begin was er weerstand. Nu ko-

men medewerkers zelf met ideeën’, merkt

De Wit op. Acht maanden na de verhuizing

wordt duidelijk waar in het gebouw nog

aanpassingen nodig zijn. Dat geldt bijvoor-

beeld ten aanzien van het binnenklimaat.

Op sommige plekken is zonwering nodig

tegen de laagstaande zon. Dat is volgens

De Wit geen gemakkelijke opgave omdat

het materiaal geen afbreuk mag doen aan

het transparante ontwerp van het gebouw.

Verder moet de temperatuur nog worden

ingeregeld. ‘Om het gebouw te verwar-

men en te koelen maken we gebruik van

warmte- koude/opslag en betonkernactive-

ring. Het systeem moet per seizoen wor-

den afgesteld. Daarvoor hebben we een

jaar uitgetrokken.’ Er is behoefte aan ex-

tra overlegruimtes waar eventueel bezoek

kan worden ontvangen. ‘Nu moeten we

met ons bezoek over de afdelingen lopen

op zoek naar een geschikte plek. Dat komt

niet professioneel over. Ook de afvalbak-

ken die we op centrale plekken hebben ge-

zet, worden te weinig gebruikt. We wilden

beweging stimuleren, maar dat werkt niet

in de praktijk. Verder is duidelijk geworden

dat onze printers niet zijn berekend op het

nieuwe printgedrag. Schijnbaar hebben

medewerkers de neiging om dingen uit te

printen en niet op te halen. Er liggen nu

stapels papier. Maar daar komt binnenkort

een eind aan als we overstappen op een fol-

low-me systeem’, aldus de manager Facili-

taire Zaken. In het nieuwe gebouw is het

terugdringen van het papiergebruik een

van de doelstellingen. Van de Vorst vertelt

over hoe voor de verhuizing meters papier

zijn weggegooid. Overbodige stukken zo-

als documenten uit persoonlijke archieven

die ook al lagen opgeslagen in het centrale

archief. Het inkrimpen was nodig omdat

het nieuwe archief aanzienlijk kleiner is.

De kastruimte is teruggebracht van 1400

naar 550 vierkante meter.

Landschap

Bij het ontwerp speelt ook de omgeving een

belangrijke rol. Op de plek waar voorheen

het oude hoofdkantoor stond, is nu een

groenvoorziening met veel waterpartijen in-

gericht die overigens ongemerkt overloopt

in het aangrenzende park. Het terrein, maar

liefst 3,5 hectare groot, is bovendien multi-

functioneel. Hier wordt het regenwater

opgevangen. Voor de inrichting is veel ma-

teriaal uit de streek gebruikt zoals oersteen

en inheemse planten en kruiden. Bij mooi

weer worden de picknicktafels gebruikt voor

informeel werkoverleg of de lunch. Maar in

het parkje wordt vooral gerecreëerd, ook

door mensen van buiten. ‘We hebben als

waterschap een maatschappelijke functie.

Daarom hebben we gekozen voor een open-

bare voorziening. Niet alleen onze medewer-

kers kunnen hier sparren, eten of wandelen

tijdens de lunchpauze, ook de mensen uit

de buurt. Dat is gelukt. Mensen komen hier

joggen of wandelen met de hond. Laatst zag

ik een groepje fietsers stoppen om op onze

bankjes koffie te drinken.’

Toekomst

De Wit legt uit dat er ook is nagedacht over

de toekomst van het gebouw. Het nieuwe

kantoor is op de groei gebouwd. Momen-

teel staat de bovenste verdieping groten-

deels leeg. Het is maar tijdelijk want het

is de bedoeling dat hier het ingehuurde

personeel wordt ondergebracht dat gaat

werken aan een tijdelijk project. ‘Met ons

gebouw kun je alle kanten op. De politiek

staat niet stil. We houden altijd rekening

met nieuwe fusierondes in het kader van

bezuinigingen. Daarom wilden we een ge-

bouw neerzetten waar je enerzijds flexibel

mee om kunt gaan, maar ook een gebouw

waar je gemakkelijk afscheid van kunt ne-

men. Een gebouw dat ook geschikt is voor

andere gebruikers dan het waterschap. Die

extra vierkante meters die nodig waren

voor het ontwerp hebben we geaccepteerd

vanuit de gedachte dat we de extra ruimte

altijd kunnen verhuren aan externe part-

ners. Daarom is het gebouw ook voorbereid

op zaken als toegangscontrole.’ n

nicole kluijtmans

n Leo van de Vorst (l), adviseur bij Proven Workspace en Hans de Wit, manager Facilitaire Zaken

Waterschap Rijn en IJssel.

Foto

: H

LP