ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Wat is AO?

Administratieve organisatie → “Voorkomen van een puinhoop”.

Vier begrippen van belang:

1. Besturen → “de gewenste richting geven”

2. Doen functioneren → “de tent moet draaien”

3. Beheersen → “activiteiten verlopen volgens plan”

4. Verantwoording afleggen → zowel intern als extern

Administratieve organisatie

Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve

van het verstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doen functioneren van een organisatie en t.b.v.

de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Cruciaal begrip in AO : Betrouwbare informatie

Juist à Klopt het wat er staat?

Volledig à Staat alles er wat er moet staan?

(volledigheid van opbrengsten)

Tijdig à Is de informatie tijdig?

Stap 1 - Initiatief tot inkoop:

Benodigde informatie:

- Informatie voorraden

- Informatie sales-acties

- Informatie historische verkoopgegevens

Risico’s:

- Foute artikelen worden ingekocht

- Te veel of te weinig wordt ingekocht

Stap 2 – Beslissing:

Benodigde informatie:

Informatie over prestaties leveranciers over:

- Leveringsbetrouwbaarheid

- Kwaliteit

- Service

Informatie over de “markt”

Overzicht inkoopbeslissingen omkoopmedewerkers

Items:

- Leveranciersbeoordeling

- Offerteregister

- Europese aanbesteding

- Long list / short list

- Valuta- en prijsrisico’s: Als Plieger in gaat kopen in China.

Risico’s:

- Inkoop bij betrouwbare leverancier

- Inkoper koopt in bij ‘bevriende’ leverancier.

- Te hoge prijs

Stap 3 – Uitvoering:

Benodigde informatie:

- Leveranciersgegevens

- Contractgegevens (afroepcontract, contract dat je verplicht bijvoorbeeld 20.000 wc’s in gaat kopen, als je dit niet

doet krijg je een boete).

- Bestelgegevens

Items:

- Contractenregister

- Raamcontract

- Stambestand leveranciers

Risico’s:

Inkoopcontract bevat fouten

Stap 4 – Afwikkeling:

Benodigde informatie:

- Bestel gegevens (wat / wanneer)

- Leveranciersgegevens

- Afgesproken kwaliteit

1. Bestelling geplaatst

2. Ontvangst van goederen

3. Factuur

Items:

- Three way matching

- Spookfacturen

- Retourzendingen

- Bestelbon / ontvangst bon

Risoco’s:

- Foutieve goederen worden ontvangen

- Facturen worden niet of te laat betaald

- Facturen worden betaald voor goederen die niet zijn besteld en/of geleverd.

Vier fasen in het verkoopproces:

Marketing:

- product

- prijs

Orderverkrijging:

- Orderontvangst

- Orderacceptatie

Uitvoering:

- Levering

- Facturering

Afwikkeling:

- Incasso

Gereedschapskoffer:

7 maatregelen die genomen kunnen worden om

risico's in het bedrijf de voorkomen of te verbeteren.

Functiescheiding:

Als je alles kunt dan kun je ook makkelijk frauderen. Daarom is functiescheiding belangrijk. Iemand mag niet alles

zelf doen.

Vakkenvullen: Uitvoeren

Kassa: Bewaren

Beschikken: Wie koopt er in?

Automatisering:

Eilandautomatisering: Allemaal losse subsystemen, is niet handig.

ERP systemen: Alle systemen die aan elkaar gekoppeld zijn. Inkoopsysteem, voorraadsysteem, betaalsysteem.

Interneteconomie : cloudcomputing

General controls :

fundament

procesoverstijgend: Een heel belangrijk element, stijgt boven alle processen uit.

autorisaties: Je krijgt bepaalde bevoegdheden toegekend.

backup & recovery

toegangsbeveiliging/wachtwoordbeveiliging

logging: Alle mutaties die in een systeem komen worden bijgehouden. Waarom? Soms kan het zijn dat sommige

mensen bevoegdheden krijgen toegewezen terwijl dit niet de bedoeling is.

Application controls :

(Geprogrammeerde controles)

Invoercontroles

Verbandcontroles

Waarschijnlijkheidscontroles

Kaders en normen:

Kostprijscalculaties

Verkoopprognoses

Afdelingsbudgetten

Begrotingen

Richtlijnen/procedures:

“Een procedure is een reeks instructies die op volgorde moet worden uitgevoerd”.

Verbandcontroles:

- financiële administratie heeft centrale rol

- vergelijking IST en SOLL

- waardekringloop

Steekproefcontrole:

Zelfscan bij de Jumbo

Oogtoezicht

Camerabewaking

4-ogenprincipe:

- Oogtoezicht door baas

- Oogtoezicht door winkelmedewerkers. Je controleert samen.

soms doen ze het ook alleen, omdat ze een kosten/baten afweging maken.

Processen:

Inkoopproces

Initiatief tot inkoop

Beslissing

Uitvoering

Raamcontract – Afroepcontract

Afwikkeling

Voorraadproces

Technisch open OF gesloten magazijn

Administratief open Of gesloten

Verkoopproces

Marketing

Orderverkrijging

Uitvoering

Afwikkeling

Personeelsproces

Organisatie

Formatie

Instroom

Behoud

Uitstroom

Financieel-administratief proces

Financiële administratie

Salarisadministratie

Controlling

Treasury

Productieproces

Voorcalculatie

Planning

Afgifte grondstoffen

Productie

Afgifte gereed product

Nacalculatie

ALGEMENE ECONOMIE (MESO)

Concurrentie intensiteit:

Is er veel concurrentie ja/nee binnen een bedrijfstak en wat voor soort concurrentie is dat?

Bestaat uit 3 onderdelen:

Korte termijn:

Als de vraag daalt neemt de concurrentie-intensiteit toe. De bedrijven moeten harder vechten om de klant te

krijgen.

Lange termijn:

Als de vraag daalt neemt het aantal faillissementen toe. Dan gaat de concurrentie-intensiteit weer dalen.

Bedrijfstakken zijn dus dynamisch!

Keteneffect:

Als er onder aan de ladder iets gebeurd (de koop van het product) bijvoorbeeld ik ga 10% minder kopen, dan

heeft dit effect op elke tak in de bedrijfskolom.

MES (Minimum Efficiency Schaal):

Dit is de kleinste productieomvang met een minimaal kostenniveau.

Het is niet mogelijk om door uitbreiding van de kapitaalgoederenvoorraad de concurrentiepositie nog verder te

verbeteren.

Waarom is de MES in sommige bedrijfstakken hoger?

Omdat de vaste kosten van sommige bedrijven hoger zijn.

Bedrijfstakken met een hoge MES:

Plieger

Automerken

Hoge MES betekent:

Moeilijk tot te treden tot de markt.

SGR-model:

INKOOP

Definitie van inkoop:

Het geheel van alle activiteiten die in een organisatie worden vervuld om producten (goederen en

diensten) van externe bronnen te betrekken.

Drie aspecten van inkoop

1. Technisch aspect:

Eigenschappen, wat koop je in, hightech producten bijvoorbeeld.

2. Logistiek aspect:

Juiste tijd op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden.

3. Commercieel aspect:

Prijs, onderhandelen.

De ontwikkeling tegen de inkoopfunctie:

Het vierfasenmodel

1. Administratieve functie: laag geplaatst in de organisatie, inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen

en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers. (bloemist)

2. Mechanische functie: meer oog voor commerciële aspecten, inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op

zoek naar lage prijzen. (bloemist)

3. Pro-actieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijn visie en nemen initiatief in

leveranciersmanagement

4. Professionele functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd. Zorgen dat je hele goede

leveranciers hebt die betrouwbaar zijn, dit draagt bij aan je strategie, je loopt hierdoor voor op je concurrentie.

De ontwikkeling van de inkoopfunctie:

Administratieve functie – Besteloriëntatie

Mechanische functie – Commerciële oriëntatie

Pro-actieve functie – Logistieke oriëntatie

Professionele functie – Strategische oriëntatie

Hoe wordt er ingekocht?

1. Specificeren: Wat is de specifieke behoefte? Verschillende eisen opstellen (o.a. technisch, logistiek,

commercieel

2. Selecteren: Leverancierskeuze, op basis van specificaties.

3. Contracten: Wanneer moet er betaald worden, wanneer moet het af zijn, allerlei voorwaarden.

4. Bestellen: Logistiek regelen, wat gaat wanneer gedaan worden.

5. Bewaken: Soort controle of alles wat afgesproken is gedaan is.

6. Nazorg en Evaluatie: Wat is er goed gegaan, wat is er fout gegaan. Hoe kan dit verbetert worden?

Koopsituaties:

1. New-task situatie: nieuw product bij onbekende leverancier. (new task buy)

2. Gewijzigde herhalingsaankoop: nieuw product bij bekende leverancier of bestaand product van nieuwe

leverancier.(modified rebuy)

3. Rechtstreekse herhalingsaankoop: bekend product van een bekende leverancier. (straight rebuy)

Decision making unit (DMU)

Gebruikers

Beïnvloeders

Kopers

Beslissers

Gatekeepers

Beroepscode voor de inkoper:

Zakelijk fatsoen

Deskundigheid

Vrije mededinging

Duurzaamheid

Proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijn visie en nemen initiatief in

leveranciersmanagement

Professionele functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd.

Inkoop & Logistiek:

Kraljic-matrix:

Leveranciersbeoordelingssysteem:

Het systematisch beoordelen van de prestaties van de huidige leveranciers en/of de organisatie van de huidige

en/of potentiële leveranciers, ten einde te komen tot een verbetering van het niveau van de prestaties van die

huidige leveranciers òf tot een optimale leverancierskeuze.

Methoden:

1. Compensatorische (selectieproces, op zoek naar een nieuwe leverancier)

2. Niet-compensatorische (selectieproces, op zoek naar een nieuwe leverancier)

3. Semi-compensatorisch (nazorg)

Compensatorische methode:

Niet compensatorische methode:

Semi-compensatorisch:

LOGISTIEK

Definitie logistiek:

Alle voorbereidingen en handelingen die nodig zijn om de

troepen op de meest doeltreffende wijze van goederen

en voorraden te voorzien en onder de gunstige

omstandigheden te doen strijden.

Logistieke doelstellingen:

Differentiatie (veel verschillende producten, breed aanbod)

of Kostenleiderschap(lage kosten)

Bij de drie doldwaze dagen bij de Bijenkorf wil je veel verschillende producten verkopen, dan heb je gekozen voor

Differentiatie. Bij de Lidl gaat het om laagste kosten, kostenleiderschap.

Het KOOP-concept:

Klant Order Ontkoppel Punt

Prognose: Je weet nog wie de klant is totdat de klant bij de winkel komt weet je pas wie het product koopt. Je

gaat als producent maar wat produceren in de hoop dat iemand het gaat kopen. De kans is dus aanwezig dat je

met voorraad blijft zitten als je geen specifieke klant hebt.

Koop 1: Je moet naar de winkel om aan een iPhone te komen, een decentraal distributie punt. Je moet pakken

wat er ligt, je hebt geen andere keus. Geen levertijd.

Koop 2: Bol.com is een voorbeeld van een groothandel die vanaf de centrale distributie alleen maar op bestelling

producten verkoopt. Hierdoor is de prognose korter, maar is de levertijd wat langer. De producten op een centraal

punt leggen.

Koop 3: Een autodealer is een voorbeeld waarbij de assemblage pas gedaan wordt naar de opdracht van een

consument. Zo wordt een auto naar vraag van de consument gemaakt.

Koop 4: Je bent een bouwbedrijf die stenen op voorraad heeft, maar je hebt er dan nog niks mee gedaan. Je

hebt dan alleen je grondstoffen ingekocht. Je doet meer op prognose.

Koop 5: Je wacht totdat er een klant komt. Je wil een eigen jacht hebben die aan je specifieke eigen wensen

voldoet, en gaat naar een bedrijf die dat voor je kan maken. Het bedrijf neemt dan pas actie.

De leveringstijd duurt lang.

Koop 5 minste risico, je weet zeker dat je een klant hebt.

Koop 1 meeste risico, je weet niet wie de klant is.

Voorraadbeheer in één voorraadpunt.

Waarom heb je eigenlijk voorraden:

- Om op tijd te kunnen leveren

- Je hebt een inkoop, een opslag en een verkoop. Het is een ophoping van producten. De aanvoer is groter dan

de afvoer. Er wordt dus meer ingekocht dan verkocht.

Bestelkosten:

Alle kosten die gedaan moeten worden, ook inspecties, aangifte bij ministerie etc, kwaliteitsinspecties etc om

goederen te bestellen en vrij op voorraad te krijgen.

Wil je het bestelproces optimaliseren moeten alle kosten transparant zijn.

Voorraadkosten:

Directe kosten (investeringen)

Indirecte Kosten: De 3 R-en:

- Rentekosten: rente die je zelf moet betalen als je leent OF rente die je zou krijgen als je het geld op de bank

had gezet!

- Ruimtekosten: Kosten om magazijnen te hebben en te laten draaien

- Risicokosten Risico van schade: preventieve (verzekeringen etc) en correctieve kosten, prijsrisico

Kosten nee-verkoop:

Gederfde inkomsten als je niet kunt verkopen! Wat gaat de klant nu doen? Voorgoed weg?

Customer Service graad bepaalt het aantal malen neen.

Naleveringen kosten ook veel geld.

Bestelmethoden:

sS vast-variabel: de supermarkt die einde dag voor de dag erna opnieuw bestelt. Variabele hoeveelheid tot

bovengrens, zoveel er in een vak past.

BQ variabel-vast: kantines van sport-verenigingen die bij het bereiken van een kritische grens gaan bestellen,

maar moeten dan wel een doos mars bestellen in plaats van 1 mars.

sQ vast-vast: als Batavus iedere week 6000 fietsen aflevert zijn er ook 6000 zadels nodig, bijvoorbeeld elke

woensdag geleverd krijgen en altijd 6000 zadels.

BS variabel-variabel: bij sterk fluctuerende vraag, terwijl snelle lever- en doorlooptijden zijn gevraagd,

bijvoorbeeld electronicawinkels. Benzinepomp, er wordt zoveel in de tank gepompt totdat het vol zit.

De Pareto-analyse:

20% van de Italianen had 80% van de omzet.

Dus 20% van je afnemers bepaald 80% van je omzet.

Ook wel 20/80-regel genoemd

De top 20 van je producten in je voorraad is 80% van je inkoopwaarde.

De ABC-analyse is gebaseerd op de Pareto-analyse

- A categorie: kleine groep belangrijke items, bijvoorbeeld producten

- B categorie: tussengroep

- C categorie: grote groep items, bijvoorbeeld producten,in eerste instantie niet belangrijk

Uitgangspunt Pareto/ABC:

- sommige zaken zijn belangrijker dan andere

- onderscheid tussen zaken die veel en andere die weinig invloed op de resultaten hebben

- een algemeen toepasbaar hulpmiddel

Een techniek die kan worden toegepast op zeer veel grootheden in zeer uiteenlopende situaties

Formule van Camp (= wiskundig)

- Wat is de optimale bestelgrootte per keer bestellen?

Waar gaat het met deze formule precies om?

- Het gaat om het vinden van de optimale bestelgrootte bij de leverancier.

De formule berekent het punt waarbij de totale kosten (bestel- en voorraadkosten) zo laag mogelijk zijn.

leidt tot de meest optimale bestelgrootte Q

D = Demand, jaarvraag/jaarafname

Cb = kosten van het bestellen per kéér

Q = Quantity, bestelhoeveelheid per keer

Cv = Voorraadkosten per product (over een bepaalde periode)

Economic order quantity (EOQ) andere naam voor deze formule

Reverse Logistics:

Reverse logistics omvat de beheersing van de logistieke processen bij het inzamelen, transporeren en verwerken

van gebruikte (eind-)producten en verpakkingen.

OVEREENKOMSTENRECHT VERBINTENISSENRECHT

5 Voorwaaden voor een overeenkomst:

1 en 2: Wil & Verklaring art. 3:33 BW

- mondelinge verklaring

- schriftelijke verklaring (gelden allebei)

3 en 4: Aanbod en aanvaarding art. 6:217 BW

5: Handelingsbekwaam art. 3:32 BW

Totstandkoming rechtshandeling

1. Handelingsbekwaam rechtssubject:

Natuurlijke personen en rechtspersonen.

2. Op rechtsgevolg gerichte wil

3. Verklaring waarin de op rechtsgevolg gericht wil is geopenbaard.

Gerechtvaardigd vertrouwen art. 3:35 BW

Geestelijke stoornis art. 3:34 BW

Nietig art 3:40 BW

Omdat het in strijd is met de wet.

Vernietigbaar

Bijv. verricht door een handelingsonbekwame

(Eigenlijke vertegenwoordiging)

- Het verrichten van een rechtshandeling door de ene (rechts)persoon namens een andere (rechts)persoon

- De rechtsgevolgen van de rechtshandeling treden in voor die ander

Vertegenwoordiging ontstaat:

Op grond van wettelijke bepaling bijv. art. 1:245 lid 4 BW

Door een volmacht art. 3:60 BW

Volmacht art. 3:60 BW ev

Uitdrukkelijke macht

Stilzwijgende volmacht

Volmacht en handelingsbekwaamheid art. 3:63 BW

Inhoud en totstandkoming van de overeenkomst

Overeenkomsten BW6

Samengaan met 2 rechtshandelingen

Meerzijdige rechtshandeling

Eenzijdige rechtshandeling

Totstandkoming van een overeenkomst:

1. Aanbod en aanvaarding

Wil en verklaring

2. Precontractuele fase

HR Boris / Riezenkamp -> (dwaling)

Precontractuele fase:

CBB/JPO – arrest

Fase 1: partijen zijn vrij onderhandelingen af te breken.

Fase 2: Tenzij dit is gebaseerd op gerechtvaardigd vertrouwen wederpartij in totstandkomen overeenkomst of in

verband andere omstandigheden van het geval onaanvaardbaar is.

Fase 3: Betekent schadevergoeding

Stap 4 stappenplan het arrest noemen (CBB-JPO)

De grenzen van de overeenkomst:

Uitgangspunt is contractsvrijheid

Grenzen aan inhoud: art. 3:40 BW

Dwingende wetsbepaling

Strijd met de goede zeden

Strijd met openbare orde

Inhoud van een overeenkomst art. 6:248 BW

1. de afspraak

2. de wet

3. gewoonterecht (wat is gebruikelijk?)

4. Redelijkheid en billijkheid

Aanvullend recht:

Geldt als partijen over onderwerp zelf geen afspraken maken.

Voorbeeld: art. 7:4 BW en art. 7:6 lid 2 BW

Dwingend recht:

Betreft regelingen waarbij partijen niet mogen afwijken.

Voorbeeld: artikel 7:667 lid 7 BW en artikel 7:6 BW lid 1

Gewoonterecht:

- Algemeen of plaatselijk gebruik dan wel handelsgebruik

- Bijv. bij arbeidscontract heeft werknemer ook verplichtingen die in branche gebruikelijk zijn

Redelijkheid en billijkheid:

Aanvullende werking art. 6:248 lid 1 BW

Beperkende of derogerende werking art. 6:248 lid 2 BW

Algemene voorwaarden

Art. 6:231 sub a BW

Gebruiker: degene die algemene voorwaarden in overeenkomst gebruikt.

Art. 6:231 sub b BW

Wederpartij: degene die de gelding van de algemene voorwaarden aanvaardt.

Art. 6:231 sub c BW

Vernietigbaarheid:

Art. 6:233 BW

Sub a: beding onredelijk bezwarend

Sub b: geen redelijke mogelijkheid geboden kennis te nemen

Onredelijk bezwarend: art. 6:233 sub a BW

Onredelijk bezwaren voor wederpartij gelet op:

Aard en overige inhoud overeenkomst

Wijze totstandkoming voorwaarden

Wederzijds kenbare belangen

Overige omstandigheden geval

Dan: vernietigbaar

Art. 6:236 BW (zwarte lijst)

Altijd vernietigbaar, is nietig

Ook wel zwarte lijst genoemd

Op grijze lijst wordt vermoed om redelijk bezwarend te zijn. De ander mag dan nog tegenbewijs leveren. Art.

6:237 BW

Mogelijkheid kennisname:

Geen redelijke mogelijkheid geboden kennisname (art. 6:234 BW)

Lid 1: In beginsel terhandstelling (handmatig heeft overgedragen)

Lid 1 sub b: Indien redelijkerwijs niet mogelijk: bekendmaking terinzagelegging en kosteloze toezending op

verzoek. (langs de elektronische weg)

Lid 2: Na verzoek onverwijld toezenden

Lid 3: Toezending hoeft niet voor zover deze redelijkerwijs niet kan worden gevergd.

Dan: vernietigbaar art. 6:233 sub b BW

Uitzondering vernietigbaarheid:

Uitgezonderd van beroep op vernietigingsronden

Grote wederpartijen art. 6:235 lid 1 BW

Sub a: Jaarrekening gepubliceerd

Sub b: 50 of meer medewerkers

Pot verwijt ketel art. 6:235 BW

Plieger tegen IKEA grote wederpartij.

Gevolgen van een overeenkomst:

Hoofdregel niet nakoming: art. 6:74 lid 1 BW

Tekortkoming in nakoming (te laat leveren, te weinig leveren)

Toerekenbaarheid (bij wie ligt de fout)

Schade (wat is de geleden schade, gevolgschade, praxix boos op Plieger)

Causaal verband (oorzakelijk verband, oorzaak voor een probleem, gevolg)

Toerekenbaarheid:

Art. 6:75 BW overmacht, geen toerekenbaarheid indien:

geen schuld in de tekortkoming

niet bij wet art. 6:76 en 6:77 BW

en niet bij rechtshandeling

toerekenbare niet nakoming heet wanprestatie

Moment van toerekening:

Op het moment dat het tekortschieten kan worden toegerekend treedt het verzuim op art. 6:81 BW

Hoofdregel: na ingebrekestelling (Brief met een termijn) art. 6:82 BW

Zonder ingebrekestelling (er hoeft niet perse een brief gestuurd te worden, er is zeker sprake van verzuim)

art. 6:83 BW en 6:74 lid 2 BW

Gevolgen toerekenbaar niet nakoming:

Verplichting betaling schadevergoeding art. 6:74 BW

- Vervangende schadevergoeding (6:87 BW)

- Aanvullende schadevergoeding (6:85 BW)- Verplichting alsnog na te komen (3:296 BW)

- Ontbinding van de overeenkomst (6:265 BW)

Ontbinding van de overeenkomst art. 6:265 BW

Wederkerige overeenkomst

Tekortkoming schuldenaar

Verzuim schuldenaar

Schriftelijke ontbindingsverklaring