32

GROEPSBELEVENIS

Het gebruik van sociale media tijdens evenementen is inmiddels gemeengoed. Maar alleen een Twitter-account of #hashtag is niet meer voldoende.Nederlanders zijn de grootste twitteraars van Europa. Volgens Ruud Janssen ligt dat in onze aard. ‘Onze natuurlijke nieuwsgierig-heid plus het ventileren van onze mening zit in onze cultuur verankerd. Sociale media vormen een uitlaatklep in real-time. Niet gek dus, dat Nederland aan kop gaat.’ Janssen werkt vanuit Zwitserland als oprich-ter van The New Objective Collective (TNOC), dat live, hybride en virtuele events

organiseert en faciliteert. De term ‘hybride events’ betekent niets meer of minder dan de versmelting van twee componenten. Bij-voorbeeld live-events met virtuele events en live-conversatie met digitale sociale media – en vice versa.Volgens Janssen tilt de inzet van sociale media een event naar een hoger niveau. ‘Je krijgt drie keer zoveel ogen en oren en daar-door kun je veel meer bereiken. Zo versterk je de boodschap die je wilt uitdragen en be-vorder je de communicatie tussen de aanwe-zigen, maar ook met de mensen daarbuiten. Tijdens grote events kun je op afstand directe conversaties aangaan met gelijkgestemden.’

NETWERKENOp een evenement haal je meestal 20 procent van je totale doelgroep binnen’, zegt Gerdie Schreuders, bedenker van de Tweet Redacteur en als @hybridhost presentator van online events in binnen- en buitenland. ‘Probeer ook met die andere 80 procent in gesprek te ko-men. Dit zijn de mensen die niet willen, kun-nen of mogen komen. Wil je communiceren met mensen buiten dat event? Organiseer dan een duidelijke Twitterstream, met een hashtag en bijvoorbeeld een tweetredacteur die moni-tort wat er gevraagd wordt. En laat die buiten-staanders ook echt meedoen, bijvoorbeeld door sprekers daadwerkelijk op vragen te l aten reageren die via Twitter binnenkomen.’

Op haar blog Live-Online-Events.nl volgt Schreuders wat er speelt in de wereld van events en sociale media en helpt ze bedrijven om de impact van hun event te vergroten. Verlies je geen deel van je bezoekers als alles ook online te volgen is? Schreuders vindt van niet. ‘Bezoekers komen vooral naar congres-sen en bijeenkomsten om te netwerken. Hoe-wel het totale aantal evenementen daalt, blij-ven mensen komen. De kunst is dat je een live-ervaring zó interessant maakt dat die be-zoeker ook in de toekomst naar je event komt.’ Dat doe je volgens Schreuder door te denken vanuit je bezoeker. ‘Overspoel ze niet met een overdaad aan sprekers, maar organi-seer langere pauzes waarin ze kunnen net-werken. Daarin verschilt het belang tussen organisator en bezoeker.’

VALKUILENMensen die je congres volgen via een online stream moet je daarnaast ook meer bieden dan alleen dat. ‘Online naar iemand op een podium kijken is heel saai. Een hybride event betekent dat je naast die stream een compleet onlineprogramma opbouwt. Dat kan bijvoorbeeld met een Google Hangout, waarin mensen elkaar via de webcam kun-nen zien. Of organiseer een chat met een moderator, zodat je tijdens die stream met elkaar kunt praten. Of verzin een online talkshow-format, waarin een aparte host of

DRIE NUTTIGE TOOLSMaak je eigen event-appTwoppy is internationale online tool waarmee je een eenvoudige app creëert voor je event. Gratis, maar dan heb je wel een minimale app die niet meer biedt dan alleen het programma en wat basisinfor-matie. Upgraden naar ‘Advanced’ is aanbevolen. www.twoppy.comZoek contact met je publiekSendsteps verhoogt tijdens congressen en andere zakelijke bijeenkomsten de interactie met het pu-bliek. Bezoekers kunnen reageren op sprekers of stemmen via sms, internet en Twitter tijdens presen-taties.www.sendsteps.comZoek gelijkgestemdenMet de app Inscene kun je op een beurs of congres op zoek naar gelijkgestemden. Stel een vraag aan de aanwezigen of maak een afspraak met iemand die voor jou relevant is op dat moment.Inscenecompany.com

ADFOCUS EVENTS

33

TEKST: JAAP BARTELDS FOTOGRAFIE: PAUL BERGEN/KIPPA

moderator speci!eke vragen stelt aan de sprekers. Zo’n moderator legt continu de link met een live-event. Zo zorg je voor en-gagement en zullen ook de kijkers op af-stand zich direct betrokken voelen.’ Hoewel veel events al volledig online zijn opgetuigd, is er nog genoeg ruimte voor verbetering. ‘Omgaan met sociale media is net zoiets als schaatsen, !etsen of een taal leren’, zegt Ruud Janssen. ‘Je moet het on-dergaan. Pas wanneer je het uitvoerig hebt geprobeerd, zie je de voordelen ervan.’ Er zijn dan ook nogal wat valkuilen. ‘Aller-eerst de hoeveelheid communicatie. Er zit nogal wat ruis op de lijn. Je moet dus zorg besteden aan de juiste issues en die één of twee personen die rottigheid uithalen eruit !lteren.’ Het is volgens Janssen vooral van belang om de rode draad en de opbouw van je event in de gaten te houden. ‘Kijk hoe mensen je event ervaren en wat ze erover loslaten. Als mensen in groepen samen zijn, denken ze anders dan wanneer ze als indi-vidu actief zijn. Een medium als Twitter kan daarom via zo’n individu op een groep van invloed zijn.’ Janssen ziet het gebruik van streams als Twitter als barometer van een event. Twit-terstreams kunnen echter vervuild raken met berichten als ‘Wat een vieze kof!e’, of ‘Ik kan nergens parkeren’. Hoe is dit te voor-komen? ‘Door er handig op in te spelen’,

zegt Janssen. ‘Organisatoren en toeleveran-ciers worden er steeds vaker op ingericht om dergelijke problemen in real-time op te los-sen. Het vraagt meer oplettendheid van de organisatoren. Zie het als een zesde zintuig dat je hiermee effectief kunt toepassen.’

GOODIEBAGVolgens Gerdie Schreuders begint alles bij het bepalen en opzoeken van je doelgroep. In hoeverre is deze ingevoerd in het ge-bruik van Twitter, LinkedIn en andere onlineplatformen? Is er behoefte aan co-creatie? Wil een partij zijn connecties uit-breiden? Moet de content centraal staan? Deze vragen probeert Schreuders in haar werk te beantwoorden. ‘Soms leeft er enige angst onder organisatoren. Ze weten door de vele tools niet wat goed de mogelijkhe-den zijn.’ Vaste richtlijnen zijn er niet voor het ge-bruik van sociale media bij events. Voor ie-dereen is het pionieren. ‘Wat je ziet is dat het gebruik van een duidelijke programma-app steeds vaker gemeengoed is op het ge-middelde congres.’ Dat kan een standaard-app zijn voor een vaste prijs, of een speciaal op maat gemaakte applicatie. Maar ook buiten het fysieke event om is het zaak de onlinebezoeker vast te houden. ‘Dat kun je doen door op andere tijden contactmomen-ten te creëren. Of door de onlinebetrok-

kenheid te vergroten met een virtuele goo-diebag. Hierin zitten bijvoorbeeld kortings-bonnen, of het boek van een spreker in pdf. Je kunt hier eindeloos mee experimente-ren.’ Bij een event over Amsterdam bijvoor-beeld kregen onlinedeelnemers een speci-aal door een ‘music designer’ samengestel-de Spotify-playlist, geïnspireerd op de onderwerpen van het event. Zodat zij indi-vidueel toch naar dezelfde muziek konden luisteren. ‘Bij een item over eventlocaties in Amsterdam luisterde men naar Jacques Brel die Amsterdam bezong.’ Wat technische mogelijkheden en toepassin-gen betreft, lopen grote interactieve eve-

Watergevecht op Lowlands, ‘georganiseerd’ via Twitter.

TICKETSHet aantal mogelijkheden om ook de ticketing via sociale media mogelijk te maken, groeit met de maand. Kort geleden introduceerde Facebook de optie voor evenementen om hun eigen ticketing software te gebruiken. Organisaties als Ticketscript maken hier gebruik van. Ceo Frans Jonker: ‘Deze update zorgt ervoor dat onze klanten hun kaartver-koop beter kunnen promoten en dat Facebook een nog belangrijker verkoopkanaal wordt. Facebook is voor sommige evenementen nu al verantwoordelijk voor 20 procent van de totale kaartverkoop. We ver-wachten dat dit percentage snel zal groeien met ontwikkelingen als deze.’

34

posanten zou je ook meer exposure kunnen bieden’, zegt Schreuders. ‘Naast meters zou je ze zendtijd kunnen aanbieden of ruimte in die virtuele goodiebag. Maar het is een lastig issue, wie gaat wat betalen? Daar ligt nog een interessant vraagstuk.’

een smaaksensatie toe te voegen aan een vir-tuele bijeenkomst. ‘Dat werd een chocolade-proeverij. Een Belgische onderzoeksorgani-satie wilde weten wat de best practices zijn voor hybride evenementen en hoe je die toe-past. Met een online workshop gingen we aan de hand van chocolatiers terug naar de oorsprong van chocola, de cacaoboon. Stu-denten in Engeland, Nederland en Italië proefden mee, terwijl een patissier commen-taar gaf. Ik zie dit straks steeds vaker gebeu-ren: uitleg combineren met ervaren. Denk aan virtuele wijnproeverijen.’ De complexiteit van dergelijke events is een stuk groter. ‘Je wordt als het ware een regis-seur. Via sociale media activeer je groepsbe-levenissen op meerdere locaties. Het is events organiseren voor gevorderden.’ Keren we tot slot even terug naar Neder-land. Een standaardcongres heeft naast een of meerdere zalen met sprekers vaak ook een beursvloer. Dreigen de exposanten niet een beetje ondergesneeuwd te raken te midden van al dit hybride geweld? ‘Die ex-

nementen als TEDx en SXSW voorop. ‘Twitter en Foursquare zijn hier groot ge-worden’, zegt Janssen. ‘Bij dergelijke events is het al snel: “Help, waar zijn mijn vrien-den?”.’ In de toekomst zal er daarom meer gebruik worden gemaakt van sub-events, verwacht hij. ‘Tijdens grote events kun je op afstand directe conversaties aangaan met gelijkgestemden. Als je met vijftien man over één sub-onderwerp praat, ben je meer gefocust en kun je eerder de diepte in. Zelf ben ik nu bezig met een online community die met elkaar converseert via de hasthag #eventprofs. Nu, twee jaar later organiseren we overal ter wereld evenementen om ken-nis en inspiratie uit te wisselen.’

CHOCOLAWat Janssen ook ziet is dat mensen steeds vaker real life belevenissen creëren die zijn ontstaan uit online-ideeën. Een picknick bijvoorbeeld, waar gelijkgestemden samen-komen om over één thema praten.’ Zelf heeft Janssen geprobeerd om letterlijk

Gerdie Schreuders organiseert hybride events, beurzen en con-gressen en helpt bedrijven met hun social media rondom events. Daarnaast is zij trainer

en coacht eventmanagers.

Ruud Janssen publiceerde on-langs ‘ROI van je Evenement’ (bit.ly/iBookROITNOC ) als gratis iBook en werkt nu aan een iBook over Hybride Evenementen, dat later dit jaar zal verschijnen. Hij is tevens mede-auteur van ‘The Tweeting Meeting’. (bit.ly/tnocbook).