DEMOEVENTS 2.0

Sjors Groenen

Ann Van Driessche

Rob Vandereycken

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 2

DIGITAAL IS HET NIEUWE NORMAAL

• Alle communicatiebehoeften impliceren digitale vragen

• De communicatiekanalen van VUB zijn vandaag niet geconcipieerd om zelf op een eenvoudige manier de eigen communicatie te voeren

• De techniciteit en digitale mogelijkheden nemen almaar toe. Vandaag top morgen oud

• 1 kanaal volstaat niet, multichannel strategie nodig

• Elke gebruiker komt met specifieke wensen naar MarCom en verwacht een gratis oplossing

= geen houdbare situatie

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 3

VAN VRAAG- NAAR AANBODGESTUURD

• Modules op maat van gebruiker vormen samen het eco communicatiesysteem

• Eenvoud van backend moet uitgangspunt zijn

• Modules begeleiden gebruiker bij wat nodig is (MarCom). Maar ook andere business expertise financiën, logistiek, CRM, eloqua, …

• Vergt misschien radicaal andere werking

• Daarom klein beginnen binnen de werking▶ Events▶ Nieuwsitems

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 4

EVENTSMODULE

• 2 versies▶ Single pages▶ Multipages

• 2 taalversies▶ Ned.▶ Engels

• 3 mogelijke varianten▶ 1 voor koepelmerk VUB▶ 1 voor uitgebreid VUB merk▶ 1 voor co-merk en submerk

Enkel het oranje bestaat al in demo.

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 5

EVENTS 1.0

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 6

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 7

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 8

Iedereen wil natuurlijk zijn evenement in de spotlight.

Niemand zou anno 2017 moeten wachten tot bij Marcom zijn/haar bonnummertje staat te blinken.

VUB barst van de creativiteit, en dat resulteert nu eenmaal in veel evenementen :▶ Vanuit de VUB gemeenschap, ook met partners en submerken erbij▶ Grote centrale feestelijkheden en evenementen▶ Lokale en meer gespecialiseerde evenementen, zoals ook doctoraten ▶ Academische cursussen, lezingen, workshops, discussiegroepen▶ Ook luchtigere activiteiten, zoals: wandelingen, films en stand-up comedy

Een Doe-het-Zelf platform om communicatie te voeren is pure noodzaak!

WAAROM EVENTS?

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 9

VUB kent grote diversiteit in evenementen, qua inhoud en omvang. Deze hebben algemeen grote communicatie -of ‘push’ waarde.

Events 1.0 is als weboplossing vaak ontoereikend :▶ Enkele pagina ▶ Tekstvlak + prentje + formulier▶ Je moet al wat html kennen om meer te doen▶ Beperkt tot gebruik binnen de VUB site (centrale navigatie)

Mensen zoeken alternatieven buiten het VUB platform. Dus we zijn de communicatiewaarde kwijt. We hebben meerwerk om er toch wat mee te doen binnen het VUB netwerk.

We krijgen de zaken niet mooi in onze etalage gezet. Dus verliezen we mediawaarde en attentie.

DUS EVENTS 2.0

17-3-2017 | 10

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 11

HOE BEGINNEN HIERAAN?

▶ visualisatie of “etalage” upgraden (cfr. de site) ▶ aantal quick wins meenemen om de site te moderniseren▶ inpassen binnen de gekende technische Drupal omgeving ▶ Gezonde basis voor VUB oefening om nieuwe functionaliteiten toe te voegenÞ Geen discussie met lege handen, maar met een live demo…

▶ De verbeterde etalage (demo) is in afronding in de nieuwe VUB site -format▶ We informeren en bespreken functionaliteiten, kijken wat nog mee kan in de lancering.▶ Implementatie van module gebeurt binnen onderhoudscontract (1 developer, 2 dagen per week)▶ Daarna upgraden en uitbreiden in functie van totale website –noden en prioriteiten.

STARTPUNT

TRAJECT 2017

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 12

DE DEMO?

▶ De gekende functies, inclusief formulieren en betalingen▶ De gekende Drupal back-end voor Doe-het-Zelvers IN de VUB site▶ Het webteam biedt site en beheerplatform aan, en gaat meer inzetten op training▶ Technisch beheer gebeurt steeds meer met ICT; betalingen (via een code) met Financiële dienst

▶ Oefening en testomgeving in 2016 voorbereid door het webteam.▶ Vragen en ervaringen in evenement-pagina’s in het webteam aan de basis.▶ Voorbeelden in onderwijs en cultuur, ook Muntpunt, werden onderzocht

UITGANGSPUNT

INPUT VOOR DE QUICK WINS

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 13

DE DEMO?

▶ Nieuwe VUB look & feel in VUB pagina -layout▶ Naast 1 pagina is een set van meerdere pagina’s (‘Tabs’) mogelijk.▶ Aanmaak van eigen navigatie voor de Tabs zonder centrale VUB navigatie▶ Onder je evenement ook sub-evenementen (vb. diverse lezingen) toevoegen▶ Extra reportage-informatie toevoegen: tekstblokken, nieuws items, foto, video.▶ Extra sprekers- informatie▶ Locatiemodule met Google Maps -Plugin▶ Er is een heus winkelmandje bij het registratieformulier▶ Het aantal vrije plaatsen wordt weergegeven, waar relevant.▶ Een extra partnermodule met logo’s, tekst, links

10 QUICK WINS OPGENOMEN

Events 2.0 15-03-2017 | 14

DEMO

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 15

WAT GAAN WE VANDAAG TONEN

▶ De bestaande module:▶ Hoe bestaan evenementen nu op ons webplatform (1.0), voorkant en achterkant

▶ De nieuwe module:▶ Hoe ziet een evenement van 1 pagina er morgen uit (2.0)?▶ Hoe ziet een evenement van meerdere pagina’s er morgen uit (2.0)? ▶ Even inloggen als gebruiker, en aan de slag…

▶ Over modules in ons Drupal beheersysteem:▶ We werken nu op ons Drupal 7 –platform, dus soms wat complexer en beperkter▶ Voor 2020 willen we ism. ICT migreren naar een Drupal 8-platform: nieuwe perspectieven!▶ We tonen nu onze Drupal 7 Testomgeving, dus geen actieve productie-omgeving.

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 16

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 17

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 18

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 19

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 20

TOT SLOT : PLATFORM IN DE TOEKOMST

Fase 1: ▶ Events 2.0 vandaag is een startpunt, geen volledig nieuwe oplosssing.▶ Onze prioirteit in de voorbereiding: opschonen van bestaande module en moderniseren opties.▶ Bepalen van prioriteiten voor evolutie van deze module.▶ Kijken wat we kunnen meenemen, lanceren.

Fase 2: ▶ Verder in samenwerking komen met Directie ICT komen.▶ Nieuwe omgevingen op gedeelde servers inrichten en onderhouden.

Fase 3:▶ Tegen 2020 naar de nieuwe Drupal 8 versie migreren samen met ICT.▶ Technisch van ontwikkeling op maat naar standaardmodules (eenvoudiger).▶ Service van Vraaggestuurd naar Aanbodgestuurd.

Events 2.0 - demo 17-3-2017 | 21

TOT SLOT: SAMENWERKING ALS BASIS

▶ We kunnen enkel samen het platform beter maken; webmaster-team coördineert en onderhoudt.

▶ Bouwwerken gebeuren gefaseerd, waarbij nieuwe functionaliteiten extern ontwikkeld worden.

▶ Bouwen en inhoud laten onderhouden, kost dus geld:

▶ Centrale ontwikkelingen financiert Marcom, vb. Opleidingspagina’s 2.0 of Events 2.0▶ Ontwikkelingen op maat kunnen we offreren, inplannen en integreren naast de centrale ontwikkeling.

▶ Voor bouwprojecten op maat wordt een kernteam gedefinieerd:

▶ Vb. Analyse en project voor afhandeling van betalingen met Dienst Financiën.▶ Vb. Analyse en project voor het nieuwe intranet met Dienst M&O en ICT.▶ …

BESPREKING