22910 1 ubvu meerjarenbeleidsplan issuu

MEERJAREN BELEIDSPLAN 2014-2016 1

MEERJAREN BELEIDSPLAN 2014-2016

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEKHOTSPOT VOOR CONTENT

Universiteits-bibliotheek

2 UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK


INHOUD

0. INLEIDING .......................................................................................................................................41. MANAGEMENTSAMENVATTING ......................................................................................................52. VISIE ................................................................................................................................................83. OMGEVING EN SAMENWERKING .................................................................................................. 11

3.1. De Universiteitsbibliotheek in VU-context .............................................................................. 113.2. Scope van de Universiteitsbibliotheek ................................................................................... 123.3. Taakverdeling met FCO, IT, SOZ, C&M en het Onderwijscentrum (FPP) ................................ 123.4. Samenwerking met onderwijs en onderzoek in de faculteiten.............................................. 133.5. Samenwerking met partners van de VU/VUmc ..................................................................... 133.6. Samenwerking met Universiteitsbibliotheek van de UvA ...................................................... 143.7. Samenwerking met andere partners in Nederland ............................................................... 153.8. Internationale samenwerking ................................................................................................ 15

4. DIENSTEN EN PRODUCTEN VOOR ONDERWIJS EN ONDERZOEK (EN PATIËNTENZORG) ........... 164.1. Bibliotheeklocaties: UB en MB................................................................................................ 184.2. Wetenschappelijke content als grondstof: collecties en toegang ......................................... 184.3. Informatievaardigheden: omgang met data en informatie in een academische omgeving 194.4. Gespecialiseerde contentgerelateerde diensten ...................................................................204.5. Infrastructuur en managementinformatie met betrekking tot content ................................. 21

5. ORGANISATIE ................................................................................................................................225.1. Scope van de nieuwe organisatie ten opzichte van de huidige ...............................................225.2. Backoffice: functioneel beheer, documentverwerking en metadata .....................................225.3. Frontoffice: embedded en bibliotheeklocaties .......................................................................235.4. Opleiding en competentieontwikkeling medewerkers ..........................................................25

6. COMMUNICATIE .............................................................................................................................266.1. Externe communicatie ............................................................................................................266.2. Interne communicatie ............................................................................................................27

7. FINANCIËN ....................................................................................................................................28BIJLAGE 1: KENGETALLEN 2012 UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK......................................................30


0. INLEIDING

Academische bibliotheken ontwikkelen zich tot contentma-nager van hun universiteit. Die functie is een voortzetting en uitbreiding van hun historische rol, maar is steeds meer virtueel, minder gebonden aan plaats en tijd en daardoor minder zichtbaar. Transparantie of zelfs ‘onzichtbaarheid’ is een doel op zich geworden: de Universiteitsbibliotheek levert een breed scala aan diensten, maar de klant ziet lang niet altijd dat zij (mede)leverancier is. Voor de klant is dat ook niet belangrijk. Het frontoffice van de tegenwoordige Universiteitsbibliotheek is ‘embedded’, op de plaats waar de klant zich bevindt: in de faculteiten, in de (digitale) leer- of onderzoeksomgeving, op social media, of ergens anders ‘in de cloud’.Tegelijkertijd bloeit een ander facet van de frontoffice als nooit tevoren: de fysieke bibliotheeklocatie als learning cen-tre. Studeren in de UB of ‘in de bieb’ is bij studenten popu-lairder dan ooit. Ruime openingstijden, uitstekende facilitei-ten en voldoende en gevarieerde studieplekken scoren hoog in studenttevredenheidsonderzoeken en bepalen mede hun keuze voor een universiteit. Wat studenten in de bibliotheek doen, heeft rechtstreeks te maken met de wetenschappelijke content, al gaat het de meeste van hen niet zozeer om het aantal open opgestelde papieren boeken, maar om samen leren, studeren en onderzoeken. En dit dan met alle content en bijbehorende ondersteunende diensten onder handbereik. Nu studeren minder plaatsgebonden geworden is, zoeken studenten een plek voor hun sociale contacten. De Universi-teitsbibliotheek blijkt daarvoor een aansprekende plek, om-dat die ook beleefd wordt als tempel der wetenschap.

UniversiteitsbibliotheekDe ‘Universiteitsbibliotheek’ is een begrip, in elk geval bij studenten. Het woord ‘bibliotheek’ is afgeleid van het Griek-se biblíon: ‘boek, geschrift, bijbel’ en thkē: ‘bewaarplaats’, en bibliotheken zijn inderdaad lang bewaarplaatsen van pa-pieren boeken geweest. Deze traditionele functie versterkt het besef dat voor wetenschappelijke communicatie tekst of andersoortige content in ‘houdbare’ vorm nodig is, waar anderen kennis van kunnen nemen. In die zin is de functie van de bibliotheek niet veranderd. We noemen de organisatie dan ook de Universiteitsbibliotheek (UB). Alleen wanneer onduidelijk is welke universiteitsbibliotheek wordt bedoeld, voegen we daaraan toe ‘van de Vrije Universiteit’ of ‘van de VU’. In dit beleidsplan wordt Universiteitsbibliotheek (voluit) gebruikt voor de bibliotheekorganisatie en UB voor de cen-trale bibliotheeklocatie in het hoofdgebouw.

Dit meerjarenbeleidsplan van de Universiteitsbibliotheek voor de periode 2014-2016 sluit aan bij het Instellingsplan (IP) van de VU 2011-2015. Als er een nieuw IP uitkomt voor de periode na 2015, moet dit plan daaraan worden aange-past. Aanleiding voor dit plan is de breed gevoelde behoefte aan een heldere beleidsvisie voor de eerstkomende jaren. Deze moet als fundament kunnen dienen voor de komende reorganisatie, die – nadat een eerdere reorganisatie was

gestrand – per 1 oktober 2014 moet resulteren in een nieuwe organisatie van de Universiteitsbibliotheek. De beleidsvisie in dit plan richt zich op de corebusiness van de Universi-teitsbibliotheek en is bedoeld om samenhang en focus aan te brengen in alle activiteiten. Daarnaast worden taken be-noemd die beter lijken te passen bij andere onderdelen van de VU-organisatie.

De Universiteitsbibliotheek wil evolueren tot een open en zelfbewuste, extern georiënteerde organisatie, waarin me-dewerkers een helder beeld hebben van de missie en de unieke meerwaarde van de Universiteitsbibliotheek voor de VU als geheel. Deze ontwikkeling is tot nu toe minder ver gevorderd dan wenselijk, door de ingrijpende verschuivingen in de positie en de functies van academische bibliotheken in de afgelopen jaren, maar ook door processen specifiek bin-nen de VU.

Het meerjarenbeleidsplan is het eerste deel van het reor-ganisatieplan van het domein UBVU. Aansluitend zal in het eerste kwartaal van 2014 een plan worden opgesteld voor de nieuwe organisatie, met een bijbehorend personeelsplan.

Deze tekst is tot stand gekomen op basis van discussies in het managementteam (MT) van de Universiteitsbibliotheek en aangevuld en aangepast op basis van de inbreng van velen, zowel medewerkers van de Universiteitsbibliotheek als andere betrokkenen binnen de VU. Op 26 november 2013 kwamen de vertegenwoordigers van de verschillende Facul-taire Bibliotheekcommissies bijeen om de visie te bespreken en vragen te stellen en commentaar te geven. Op dezelfde dag is de managementsamenvatting besproken tijdens de Vergadering Bedrijfsvoering. De volledige concept-tekst is per mail toegestuurd aan alle decanen en leden van bi-bliotheekcommissies en diverse andere stakeholders. Van de bijgevoegde uitnodiging om commentaar te geven en desgewenst een van open aanmerkingen voorziene tekst-versie terug te sturen is in beperkte mate gebruik gemaakt. Op 5, 9 en 10 december 2013 werd het “definitieve concept” beproken op bijeenkomsten voor de UBVU-medewerkers, waarbij in totaal ruim 100 mensen aanwezig waren. Verschil-lende individuele UBVU-medewerkers en ook de afdeling Publieksdiensten als geheel maakten gebruik van de gele-genheid hun commentaar ook schriftelijk toe te sturen. De Universitaire Bibliotheekcommissie besprak op 12 december 2013 het concept-plan, spak haar waardering uit, gaf ver-schillende suggesties voor verbetering en verleende haar instemming met het stuk en de daarin beschreven visie. Alle commentaren zijn meegewogen en in grote meerderheid in de voorliggende definitieve concept-versie verwerkt.


1. MANAGEMENTSAMENVATTING

De Universiteitsbibliotheek is de contentmanager van de Vrije Universiteit en VUmc. Dat houdt in dat zij de gehele informatieketen ondersteunt: van kennis, informatie en data als grondstof voor onderwijs en onderzoek tot en met de verspreiding en het beheer van de wetenschappelijke output van de universiteit. De Universiteitsbibliotheek be-heert collecties, biedt toegang tot content en levert daaraan gerelateerde producten en diensten. De dienstverlening is aangepast aan de behoeftes van de verschillende facultei-ten en permanent gericht op verbetering van de processen, vaak door toepassing van innovatieve digitale technieken en multimedia. Ook biedt de Universiteitsbibliotheek een hoog-waardige fysieke studie- en leeromgeving op twee locaties: de UB in het hoofdgebouw en de Medische Bibliotheek (MB) in het VU-ziekenhuis.

De Universiteitsbibliotheek ziet het als haar corebusiness om de wetenschappelijke content in brede zin te managen, en daarnaast een hoogwaardige fysieke studieomgeving te bie-den. In de afgelopen jaren zijn enkele bijzondere eenheden aan de bibliotheekorganisatie toegevoegd die niet allemaal vanzelfsprekend goed bij deze corebusiness passen. Het doel van dit meerjarenbeleidsplan is om van de Universiteitsbi-bliotheek een samenhangende, optimaal geïntegreerde en gefocuste dienst te maken, met een helder bewustzijn van waar zij voor staat en wat haar onderscheidende competen-ties en expertisegebieden zijn. Voor producten en diensten

die op dit moment tot het UBVU-domein behoren, maar bui-ten de corebusiness vallen, wordt bekeken of ze elders bin-nen de VU beter passen.

SPEERPUNTEN VAN HET BELEID IN DE PERIODE 2014-2016 In de beleidsperiode 2014-2016 wil de Universiteitsbibliotheek een aanzienlijke kwaliteitsslag maken op drie terreinen: a een pakket van contentgerelateerde diensten voor on-

derwijs en onderzoek bieden door contentspecialisten in de (embedded) frontoffice, toegesneden op de wensen van en in nauw contact met de faculteiten

b overstappen van het huidige verouderde lokale biblio-theeksysteem op een nieuw systeem voor de afhande-ling van backofficeprocessen

c stappen zetten op weg naar een aantrekkelijke en aan-sprekende UB in het hoofdgebouw, met zeer ruime openingstijden en meer studieplaatsen voor studenten, functionerend vanuit één servicebalie

Het is noodzakelijk dat Universiteitsbibliotheek overstapt op een nieuw type bibliotheeksysteem en het hoofdgebouw aan-past zodat vanuit één balie gewerkt kan worden. Alleen dan kan zij namelijk de bezuinigingsdoelstellingen halen van het programma Nieuwe Bedrijfsvoering Vrije Universiteit voor het domein UBVU waarbij de kwalitatief hoogwaardige on-dersteuning van onderwijs en onderzoek gehandhaafd blijft.

VOOR OPTIMAAL STUDEREN EN ONDERZOEKEN

HOOGWAARDIGE FYSIEKE STUDIEOMGEVING


Ad a Contentspecialisten in de (embedded) frontofficeDe faculteiten hebben (toegang tot) wetenschappelijke in-formatie en onderzoeksdata nodig en ondersteuning op vele punten bij gebruik, beheer en verspreiding van deze content. De Universiteitsbibliotheek beschouwt dit als een speerpunt in haar beleid, dat gestalte moet krijgen door middel van een sterk team van specialisten die aanbod, gebruik en productie van de wetenschappelijke content voor onderwijs en onder-zoek optimaal faciliteren. In dit team moeten zowel specia-listen zitten met brede kennis van (clusters van) vakgebieden als medewerkers met expertise over actuele thema’s in contentmanagement. Voor de meeste alfavakgebieden is de (fysieke) collectie nog steeds belangrijk, inclusief kennis van het beheer en de beschikbaarstelling van bijzondere col-lecties en archieven, evenals digitalisering en e-humanities. Voor economie en bètavakken gaat het vrijwel uitsluitend om digitale informatie en data. Voor rechten gaat het zowel om digitale als papieren informatie. Voor artsen en medisch specialisten is literatuuronderzoek cruciaal. De Universiteitsbibliotheek wil een trekkersrol spelen op actuele niet-vakgebiedgebonden terreinen zoals datama-nagement, publicatieadvies, publiceren in open access en geografische informatiesystemen. Op andere terreinen is de Universiteitsbibliotheek alleen betrokken op deelaspecten, zoals het managen van content in digitale leer- en onder-zoeksomgevingen, of bij weblectures en massive open online courses (MOOC’s). Omdat er voortdurend nieuwe thema’s opkomen, moeten contentspecialisten nauw contact onder-houden met ‘hun’ docenten en onderzoekers, zodat ze op de hoogte blijven van wat daar speelt en welke bijdrage de Universiteitsbibliotheek daaraan kan leveren. Als team zet-ten zij vervolgens hun specialistische expertise optimaal in. Contentspecialisten zijn gezichtsbepalend voor de Universi-teitsbibliotheek binnen de faculteiten en VUmc.

Ad b Nieuwe generatie bibliotheeksystemen (backoffice)In de backoffices van de academische bibliotheken in Neder-land wordt hard gewerkt aan de overstap van een landelijke informatie-infrastructuur (de Nederlandse Centrale Catalo-gus en het daaraan gekoppelde InterBibliothecaire Leenver-keer: NCC/IBL) naar een internationale infrastructuur (het WorldShare Platform, gebaseerd op WorldCat van OCLC). Deze overstap is ingrijpend, maar heeft grote efficiëntie-voordelen. Daarom moet ook de Universiteitsbibliotheek erbij aanhaken. In het nieuwe systeem kan een zeer hoog percentage van de niet-unieke content ontleend worden aan wereldwijd beschikbare databases en hoeft dus niet meer door elke bibliotheek afzonderlijk verwerkt te worden. Hier-bij aansluitend moet ook een nieuw bibliotheeksysteem wor-den geïmplementeerd om de lokale werkprocessen zoals de catalogus en de uitleen, af te handelen. Hierbij is keuze uit twee systemen, beide in de cloud, waardoor bespaard kan worden op ‘eigen’ functioneel beheer en servers. Daarnaast biedt de workfloworiëntatie van de nieuwe systemen de mo-gelijkheid om metadata efficiënter te verwerken en kan het electronic resource management (ERM) verbeterd worden.

Ad c De UB in het hoofdgebouw met één servicebalieOm tegemoet te komen aan de behoefte van hun studenten investeren universiteiten vele miljoenen in nieuwe biblio-theekgebouwen of ingrijpende renovaties1. Ook voor de VU valt hier nog veel te winnen. Onder regie van de VU Cam-pus Ontwikkeling kan in de B-toren in het hoofdgebouw op termijn een passende huisvesting voor de UB gerealiseerd worden, duidelijk zichtbaar vanaf de straat en makkelijk vindbaar vanuit de hal in het hoofdgebouw. Wie de UB bin-nenkomt ziet direct de servicedesk van waaruit alle diensten ter plaatse worden aangeboden. In de nabijheid van deze balie en binnen het gezichtsveld van de baliemedewerkers bevindt zich een leeszaal voor bijzondere collecties, waar archiefmateriaal en ander niet-uitleenbaar, zeldzaam, kwetsbaar en/of kostbaar (erfgoed) materiaal ingezien kan worden. Op de lager gelegen verdiepingen is tevens ruimte voor een open opgestelde collectie voor vakgebieden die daaraan behoefte hebben, voor studieplaatsen in verschil-lende varianten en voor werkruimte voor alle bibliotheekme-dewerkers middels het smart@work concept. De ruimtes op de hoger gelegen etages zijn beschikbaar voor gevarieerde studieplekken, waarmee het aantal studieplekken in de B-toren sterk kan worden vergroot. Functionerend met één balie kunnen de openingstijden worden uitgebreid.Voor het realiseren van al deze plannen in samenspraak met FCO en IT is meer tijd nodig dan de hier besproken periode. Het doen van (voorlopige) aanpassingen zodat gewerkt kan worden vanuit één balie is echter noodzakelijk om aan de bezuinigingsopdracht binnen de Nieuwe Bedrijfsvoering VU te kunnen voldoen.

1 Zie bijvoorbeeld de nieuwbouwplannen van de UvA voor de UBA op het Binnengasthuisterrein, de nieuwe UB-Binnenstad in Utrecht, renovatie en dakopbouw van de UBLeiden, plannen voor UB-RUG in Academiegebouw.


LEESWIJZERIn dit meerjarenbeleidsplan wordt een visie geschetst op de Universiteitsbibliotheek (hoofdstuk 2) en op haar scope en haar relatie tot de omgeving, zowel binnen de VU als daar-buiten (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt het pakket van producten en diensten geschetst dat de Universiteitsbiblio-theek wil bieden. In hoofdstuk 5 wordt aangegeven welke implicaties deze beleidsvisie op hoofdlijnen heeft voor de organisatie van de Universiteitsbibliotheek. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de gewenste externe en interne commu-nicatie. Financiële aspecten worden beschreven in hoofdstuk 7. Bijlage 1 bevat een aantal belangrijke kengetallen.


2. VISIE

De Universiteitsbibliotheek is de contentmanager van de Vrije Universiteit en VUmc. Dat houdt in dat zij de hele in-formatieketen ondersteunt: van kennis, informatie en data als grondstof voor onderwijs en onderzoek tot en met de verspreiding en het beheer van de wetenschappelijke out-put van de universiteit. De Universiteitsbibliotheek beheert collecties, biedt toegang tot content en levert daaraan gerelateerde producten en diensten. De dienstverlening is aangepast aan de behoeftes van de verschillende facultei-ten en permanent gericht op verbetering van de processen, vaak door toepassing van innovatieve digitale technieken en multimedia. Ook biedt de Universiteitsbibliotheek een hoog-waardige fysieke studie- en leeromgeving op twee locaties: de UB in het hoofdgebouw en de Medische Bibliotheek (MB) in het VU-ziekenhuis.

Content: meer vormen dan tekst op papierIn de informatiemaatschappij kan wetenschappelijke in-formatie, naast tekst, allerlei andere vormen aannemen, bijvoorbeeld (bewegend) beeld en geluid, simulaties en mo-dellen. Naast vastgelegde kennis en informatie spelen data steeds meer een cruciale rol: (digitale) data als grondstof voor onderzoek, veilig en verantwoord data-beheer tijdens de onderzoeksfase en duurzame archivering van onder-zoeksdata, onder meer ten behoeve van controleerbaarheid van afgerond onderzoek en voor hergebruik.Hoewel de meeste content tegenwoordig digitaal beschik-

baar is via internet, is dit niet altijd het geval. Papier is, zeker voor bepaalde vakgebieden, nog steeds een essentiële in-formatiedrager, maar ook andere fysieke informatiedragers zoals videotapes, geluidsbanden, cd’s en dvd’s, zijn (nog) onmisbaar voor onderwijs en wetenschap. In elk geval zijn de processen die de bibliotheek moet managen talrijker en complexer geworden, doordat zowel de omvang en de veel-vormigheid van de content als de verscheidenheid aan infor-matiedragers exponentieel zijn gegroeid.

Collectie en toegangDe Universiteitsbibliotheek bezit een brede fysieke collectie die actief gebruikt wordt en dagelijks wordt aangevuld met nieuw materiaal. De collectie omvat belangrijk erfgoed naast actuele wetenschappelijke informatie. Nieuwe wetenschap-pelijke informatie is overwegend digitaal beschikbaar. Daar-bij gaat het vaak om bestanden die niet in het bezit zijn van de VU, maar waartoe de Universiteitsbibliotheek de toegang regelt, bijvoorbeeld met licenties. Deze toegang beheren is, naast collectiebeheer, een kerntaak van de Universiteitsbi-bliotheek.

Alle stadia in de informatieketenContentmanagement speelt een rol in de hele informa-tieketen: vanaf het bieden van toegang tot informatie als grondstof, via het ondersteunen van het gebruik daarvan, tot en met het faciliteren van de productie en verspreiding van onderwijs- en onderzoeksoutput. Bij het feitelijke con-tentbeheer draagt de Universiteitsbibliotheek doorgaans de

COLLECTIEBEHEER EN TOEGANG TOT ACTUELE WETENSCHAPPELIJKE CONTENT

KERNTAAK VAN DE UB


eindverantwoordelijkheid, terwijl zij bij innovatieve projecten die een relatie hebben met contentmanagement vaker een adviesrol zal hebben. Alle stadia van onderwijs en onderzoek zijn onderhevig aan stormachtige ontwikkelingen in informa-tietechniek en -overdracht, wat de specifieke expertise van de Universiteitsbibliotheek onmisbaar maakt.

Expertise: contentmanagement, metadata, digitaal en multi-mediaalMetadatering van (digitale) content en kennis van metada-tastandaarden zijn de rechtstreekse opvolgers van het ‘catalogiseren’ als klassieke bibliotheekexpertise. In een informatierijke omgeving als een universiteit, zijn metadata van cruciaal belang voor contentmanagement. Als content-manager én als specialist in digitale en multimediale toepas-singen, speelt de Universiteitsbibliotheek een belangrijke verbindende rol als adviseur en partner in projecten op onderwijs- en onderzoeksgebied. In deze projecten gaat het vaak om innovatieve ontwikkelingen, zowel op onderwijsge-bied (weblectures, digitaal toetsen en het gebruik van video) als voor onderzoek (datamanagement, auteursrechtinfor-matie, impactanalyse, geografische datatoepassingen, open access en publicatieadvies).

Fysieke studie- en leeromgeving De UB is altijd een plek geweest waar studenten en onder-zoekers wetenschappelijke publicaties uit het bezit van de universiteit konden raadplegen. Deze functie van de biblio-theek is minder vanzelfsprekend geworden nu papieren boe-ken en tijdschriften voor de meeste vakgebieden niet meer de hoofdmoot vormen van de wetenschappelijke content. Toch zijn overal ter wereld universiteitsbibliotheken langer open en zitten de zalen voller dan ooit. Studenten leren, stu-deren en onderzoeken het liefst in de UB. Individueel of als groep, zij aan zij in de studiezaal, in individuele studiecellen, in groepsruimtes, aan tafels of in loungestoelen, en naar keuze in een stille of minder stille omgeving. Uiteraard met overal een razendsnelle internetverbinding en uitstekende multimediale voorzieningen. De UB, tempel der weten-schap, stimuleert tot leren, studeren en onderzoeken. Zelfs wanneer de beschikbare boeken nog maar weinig gebruikt worden, heeft het een meerwaarde dat ze er zijn en staan ze symbool voor alle verzamelde kennis die op elk moment te raadplegen is.

DOELSTELLINGEN1. De Universiteitsbibliotheek is de contentmanager van

de Vrije Universiteit, en de plek waar kennis, informatie en data gebruikt, bewaard, geproduceerd en gedeeld worden – zowel op locatie als virtueel.

2. De eigen collecties en de digitale informatie waartoe de Universiteitsbibliotheek toegang biedt, dienen als grondstof voor onderwijs en onderzoek aan de VU.

3. Studenten en medewerkers van de VU moeten optimaal toegang hebben tot de collecties en diensten van de Universiteitsbibliotheek – onafhankelijk van plaats en tijd en ongeacht het communicatiekanaal.

4. De Universiteitsbibliotheek levert een belangrijke bij-drage aan de onderwijs- en onderzoeksagenda van de VU, door met haar expertise als contentmanager op digitaal en multimediaal gebied actief bij te dragen aan innovatie in onderwijs en onderzoek.

5. Speciaal voor studenten biedt de Universiteitsbiblio-theek een optimale studie- en leeromgeving op twee locaties: de UB in het hoofdgebouw en de MB in het VU-ziekenhuis. De openingstijden zijn zo ruim mogelijk en het scala aan voorzieningen en diensten is breed, van papieren naslagwerken tot internet, en van een ruimte om bijzondere materialen in te zien tot werkplekken met speciale beeldverwerkingsapparatuur. Studenten kunnen zowel terecht voor individuele studie als om te werken in groepen.

6. De Universiteitsbibliotheek is een aantrekkelijke werk-gever. Zij vraagt van haar medewerkers dat zij uitste-kend op de hoogte zijn van de actuele ontwikkelingen op het terrein van wetenschappelijke informatie, en biedt hiertoe ruime opleidingsfaciliteiten.

DOELGROEPENDe primaire doelgroepen van de Universiteitsbibliotheek zijn studenten en medewerkers van de VU. Studenten vor-men een doelgroep zowel in hun rol van consumenten van en deelnemers aan onderwijs als in hun rol van (aspirant-)onderzoekers, met name in de latere fases van de studie. Medewerkers vormen een doelgroep in hun rol als docent en als onderzoeker, en soms ook als student, wanneer zij bijscholing nodig hebben in informatievaardigheden. Naast studenten en medewerkers is ook het brede publiek een doelgroep voor een deel van de producten en diensten van de Universiteitsbibliotheek. Mensen van buiten de VU kun-nen een lenerspas aanschaffen en krijgen daarmee toegang tot de unieke en bijzondere materialen uit het bezit van de bibliothecaire collecties van de VU. Bovendien kunnen pas-houders in de bibliotheek toegang krijgen tot de digitale in-formatiebestanden waarvoor de Universiteitsbibliotheek een licentie heeft afgesloten. De VU onderhoudt speciale banden met een aantal organi-saties, van protestants-christelijke signatuur, in de Amster-damse regio of anderszins, waarvoor zij extra diensten op maat levert.

KERNWAARDENDe Universiteitsbibliotheek beschouwt de kernwaarden van de VU als leidend en geeft daaraan waar mogelijk een speci-fieke invulling. Klantgericht en innovatiefKlantgerichtheid staat bij de Universiteitsbibliotheek, als contentmanager van de Vrije Universiteit en VUmc, zeer hoog in het vaandel. Klantgerichtheid heeft verschillende aspecten, zoals analyseren en begrijpen wat klanten wil-len en nodig hebben, daarin gestructureerd en op uniforme wijze voorzien, en dit zo effectief en efficiënt mogelijk doen. Ook helder communiceren met klanten over de (on)mogelijk-


heden van de dienstverlening, hoort hier nadrukkelijk bij. De Universiteitsbibliotheek beschouwt het als een kernwaarde een scherp oog te hebben voor nieuwe mogelijkheden om aan de wensen en behoeftes van haar klanten te voldoen, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening verbetert of de bedrijfsvoering efficiënter wordt zonder kwaliteitsverlies.

Volgens afspraak en tegen de laagst mogelijke prijsDe Universiteitsbibliotheek ziet mogelijkheden om de struc-turele kosten van haar bedrijfsvoering substantieel omlaag te brengen. Dit vergt eenmalige investeringen, zoals de overstap naar een modern bibliotheeksysteem in de cloud en de aanpassing van de huisvestingssituatie in het hoofdge-bouw, waardoor vanuit één balie gewerkt kan worden.

Open, verantwoordelijk en persoonlijkAlle medewerkers van de Universiteitsbibliotheek werken volgens de VU-brede kernwaarden open, verantwoordelijk en persoonlijk. Die kernwaarden gelden zowel voor de ma-nier waarop leidinggevenden en medewerkers met elkaar omgaan als in de omgang met klanten. Aandachtspunt tus-sen leidinggevenden en medewerkers en voor medewerkers onderling is het vermogen elkaar op een heldere en cor-recte manier aan te spreken, niet alleen op goede maar ook op minder goede of onvoldoende prestaties. De organisatie heeft tot taak de ontwikkeling van medewerkers te facilite-ren, maar is hiervoor niet de enige of zelfs maar de eerst-verantwoordelijke. Medewerkers moeten zich ervan bewust zijn dat ze in belangrijke mate zelf verantwoordelijk zijn voor hun functioneren in een veranderende omgeving en voor het bijhouden van de benodigde kennis en competenties.


3. OMGEVING EN SAMENWERKING

3.1. DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK IN VU-CONTEXT

AANKNOPINGSPUNTEN BIJ INSTELLINGSPLAN 2011-2015Het Instellingplan 2011-2015 (IP) biedt belangrijke aankno-pingspunten voor de beleidsvisie van de Universiteitsbiblio-theek. De Universiteitsbibliotheek levert een belangrijke bijdrage aan verschillende hoofddoelstellingen2 uit het IP, waar onder:• het verhogen van onderzoeksimpact (O2), o.a. door

publicatieadvies en door impactanalyses te leveren;• het valoriseren van onderzoek (O6a), o.a. door publiceren in

open acces te ondersteunen;• de verhoging van het studiesucces/-rendement (U2), o.a.

door een learning centre met ruime openingstijden, instructie in informatievaardigheden en uitstekende faciliteiten (waaronder voldoende computerwerkplekken met specifieke software);

• efficiëntere organisatie bedrijfsvoering (B1), o.a. door één balie in het hoofdgebouw en een nieuw bibliotheeksysteem in de cloud;

2 Zie: Doelstellingen en ambities Instellingsplan 2011-2015, tabel 3: HTTP://VU.ONLINETOUCH.NL/23#/56

• kwaliteit ondersteunende processen (B2), o.a. door een relatief hoge gemiddelde klanttevredenheid te realiseren;

• doelmatig en doeltreffend ruimtegebruik (H1), o.a. door werken vanaf één servicedesk en invoeren smart@work concept voor alle medewerkers van de Universiteitsbibliotheek;

• goed werkgeverschap (A2), o.a. door een ruim opleidingsbudget en goede opleidingsfaciliteiten voor medewerkers.

ONDERWIJSVISIEDit meerjarenbeleidsplan van de Universiteitsbibliotheek sluit op verschillende punten uitstekend aan bij de bijzondere aandacht van de VU voor onderwijs, die onder meer blijkt uit de Onderwijsagenda en uit de recent geactualiseerde Onderwijsvisie. Dit geldt vooral voor de fysieke studie- en leeromgeving als speerpunt in de visie van de Universi-teitsbibliotheek voor de komende tijd. Met deze studie- en leeromgeving wil de Universiteitsbibliotheek optimale stu-dievoorwaarden scheppen voor alle studenten, die in de bibliotheek een ‘thuisbasis’ moeten vinden, ongeacht hun herkomst, nationaliteit of identiteit. Concreet draagt de UB hieraan bij door het aantal studieplaatsen significant te ver-groten en de openingstijden uit te breiden. Bovendien heeft de Universiteitsbibliotheek zich voorgenomen studenten, docenten en onderzoekers nog meer te gaan ondersteunen bij het aanleren van informatievaardigheden. Dit kan de stu-dieomgeving hoogwaardiger maken.

OMGANG MET DATA EN INFORMATIE IN EEN ACADEMISCHE OMGEVING

INFORMATIE-VAARDIGHEDEN


NIEUWE BEDRIJFSVOERING VUDe reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek is een on-derdeel van het programma Nieuwe Bedrijfsvoering VU. De Universiteitsbibliotheek als manager van de academische content van de VU maakt in veel opzichten integraal deel uit van het primaire proces van de universiteit. Dit wordt duide-lijk geïllustreerd door de bijdrage van de Universiteitsbiblio-theek aan de hoofddoelstellingen Onderzoek en Onderwijs (zie begin van deze paragraaf). Met de nieuwe bedrijfsvoe-ring streeft de VU als hoofddoel na: ‘Doen wat is afgespro-ken, tegen de laagst mogelijke kosten’. In dit kader zet de Universiteitsbibliotheek de komende jaren belangrijke stap-pen om haar effectiviteit en efficiency te vergroten. Dit ge-beurt zowel met aanpassingen in de frontoffice, zodat in het hoofdgebouw gewerkt kan worden vanaf één servicebalie, als door in de backoffice een nieuw bibliotheeksysteem te implementeren, dat gebaseerd is op workflowmanagement. Hiermee valt substantieel te besparen op personele inzet.Door de nieuwe bibliotheekorganisatie zorgvuldig toe te snijden op de te verrichten afgesproken taken kunnen deze uitgevoerd worden conform de door de VSNU vastgestelde UFO-profielen, op de daartoe vastgestelde nivo’s.

3.2. SCOPE VAN DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

In de afgelopen jaren zijn enkele bijzondere eenheden aan de bibliotheekorganisatie toegevoegd die niet allemaal vanzelf-sprekend goed passen bij wat in deze visie de corebusiness van de Universiteitsbibliotheek is. De producten en diensten van deze eenheden die bij de corebusiness passen worden in de organisatie van de Univer-siteitsbibliotheek geïntegreerd. Voor producten en diensten die buiten de corebusiness vallen, wordt onderzocht of ze voorzien in behoeftes van de VU, en zo ja of ze elders bin-nen de VU beter passen en kunnen worden overgedragen. Wanneer dat leidt tot aanpassing van de scope van het UBVU-domein, moeten de financiële kaders daaraan worden aangepast.

HISTORISCH DOCUMENTATIECENTRUMHet Historisch Documentatie Centrum voor het Nederlands Protestantisme, 1800-heden (HDC) is sinds 2005 onderdeel van de Universiteitsbibliotheek. Eén van de kerntaken van het HDC, het verzamelen en beheren van archieven en col-lecties van personen en instellingen en gedrukte media uit protestantse kring, kan uitstekend ingepast worden als integraal onderdeel van de Universiteitsbibliotheek: het be-heren van uniek erfgoed en archieven, speciaal waar dat een nauwe relatie heeft met de eigenheid van de VU, behoort tot de corebusiness. De Universiteitsbibliotheek ziet bovendien grote meerwaarde en efficiëntievoordelen in het als één geheel beheren van haar eigen (erfgoed)collecties met de collecties en archieven van het HDC, inclusief de archieven van de VU. Dat omvat ook de beschikbaarstelling en het actief bevorderen van de inzet van het materiaal bij onder-

wijs en onderzoek. De Universiteitsbibliotheek zal daartoe voldoende deskundige en bevoegde medewerkers in haar nieuwe organisatie opnemen. De HDC-collecties zullen, net als de andere bijzondere materialen van de Universiteitsbi-bliotheek, ter inzage zijn in de beoogde, goed geoutilleerde en voldoende beveiligde leeszaal voor bijzondere collecties, onder direct toezicht van de servicebalie. De onderzoeksactiviteiten van het HDC zijn sinds begin 2013 ondergebracht bij de Faculteit Godgeleerdheid.Het College van Bestuur stelt momenteel een Bestuursre-glement voor het HDC op waarin onder andere de relatie met de Universiteitsbibliotheek en de Faculteit der Godgeleerd-heid wordt geregeld en afspraken worden gemaakt over de aanwas van de collecties van het HDC.

AUDIOVISUEEL CENTRUM (AVC) EN ONDERWIJSADVISERINGDe VU heeft de Audiovisuele Dienst en het Onderwijscentrum als zelfstandige diensten opgeheven. Als gevolg daarvan is in 2009 het AudioVisueel Centrum (AVC) aan de bibliotheek-organisatie toegevoegd, en in 2012 het onderdeel Onderwijs-advisering. De verwachte synergie en integratie van beide onderdelen met elkaar en met de bibliotheek is echter niet gerealiseerd. In feite behoren alleen de studiezaal-functie van de MediaXperience-ruimte (mXp, een onderdeel van AVC) en het beheer van de video-collectie tot de corebusiness van de Universiteitsbibliotheek, evenals enkele specifieke contentgerelateerde aspecten van de taken van het team Onderwijsadvisering. Er worden besprekingen gevoerd met vertegenwoordigers van andere eenheden om na te gaan of de overige taken van het AVC en van Onderwijsadvisering elders binnen de VU gepositioneerd kunnen worden en, zo ja, waar dat dan het beste past (zie ook hierna, paragraaf 3.3).

3.3. TAAKVERDELING MET FCO, IT, SOZ, C&M EN HET ONDERWIJSCENTRUM (FPP)

De kwartiermaker/directeur van de Universiteitsbibliotheek voert gesprekken met verschillende directeuren van dien-sten en andere functionarissen binnen de VU over de moge-lijkheden om bepaalde taken van het AVC en Onderwijsadvi-


sering onder te brengen bij een andere dienst of faculteit. De leidende gedachte bij deze gesprekken is de wens een opti-maal resultaat te bereiken voor de VU als geheel, onnodige versnippering te vermijden en tot een heldere en efficiënte taakverdeling te komen: • Onderwijsadvisering: Specifieke didactische en

onderwijskundige expertise is op verschillende plekken in de VU aanwezig, zowel in de afzonderlijke faculteiten als bij het (nieuwe) Onderwijscentrum in de Faculteit der Psychologie en Pedagogiek (FPP). Overlegd wordt over de vraag of didactische en onderwijskundige taken van het team Onderwijsadvisering daar ingepast kunnen worden. De Dienst Student- & Onderwijszaken (SOZ) kan mogelijk een rol spelen als systeemeigenaar van concernbrede systemen voor onderwijsdoeleinden (inclusief de daaraan verbonden ondersteuning), zoals Blackboard, QMP en Turnitin, en mogelijk ook het beheer van de DigiTenT.

• AVC: De verantwoordelijkheid voor de faciliteiten in de ruim 200 onderwijszalen en vele andere ruimtes in de VU-gebouwen, inclusief het ziekenhuis, is nu verspreid over drie diensten: Informatietechnologie (IT), de Facilitaire Campus Organisatie (FCO) en de Universiteitsbibliotheek. Het AVC-onderdeel Technische Services (TS) verzorgt namelijk de beeld- en geluidsapparatuur. TS is gehuisvest in een ruimte in de Medische Faculteit. De Universiteitsbibliotheek gaat in gesprek met IT en FCO om na te gaan of zij deze taken kunnen overnemen. Daarnaast wordt met de Dienst Communicatie & Marketing (C&M) gesproken over de taken van de AVC-onderdelen Verhuur en Theatertechniek. In de huidige situatie zijn de taken van de verschillende AVC-onderdelen sterk met elkaar verweven. Bekeken moet worden of dat reden is om de verschillende onderdelen van het AVC, uitgezonderd het beheer van de mXp, bij elkaar te houden.

Een ander onderwerp van gesprek tussen de Universiteits-bibliotheek en FCO is het beheer van de studieruimtes van de VU in breder verband. De Universiteitsbibliotheek zou graag zichtbaar zijn als ‘de UB’ in de hele B-toren in het hoofdgebouw en als de MB, de Medische Bibliotheek in het VU-ziekenhuis. De formele beheersverantwoordelijkheid kan hieraan mogelijk worden aangepast. Waar grijze gebie-den zijn, moeten heldere afspraken gemaakt worden over de verdeling van verantwoordelijkheden.Eerder is de wens uitgesproken nader te onderzoeken of het meerwaarde heeft de diensten IT en Universiteitsbibliotheek samen in één gezamenlijke dienst onder te brengen. Het lijkt duidelijk dat beide diensten in de hier besproken jaren, 2014-2016, nog volledig in beslag worden genomen het op orde brengen van de ‘eigen’ taken en processen. De focus van de Universiteitsbibliotheek neergelegd in dit meerjarenbeleids-plan wijst wellicht eerder in de richting eventuele nauwere samenwerking met de Universiteitsbibliotheek van de UvA en/of van alle Universiteitsbibliotheken in Nederland (zie ook de paragrafen 3.6 en 3.7).

3.4. SAMENWERKING MET ONDERWIJS EN ONDERZOEK IN DE FACULTEITEN

Om haar rol van contentmanager voor onderwijs en onder-zoek voor de VU goed gestalte te kunnen geven, dient de Uni-versiteitsbibliotheek te beschikken over een team van excel-lente specialisten. Zij vervullen een cruciale liaisonfunctie waardoor de Universiteitsbibliotheek optimaal kan inspelen op wensen en behoeftes in de faculteiten. Waar het vroeger hoofdzakelijk ging over de aanschaf van literatuur naar de wensen van onderzoekers en docenten (door bibliotheekme-dewerkers met functies als ‘vakreferent’, ‘conservator’ of ‘collectiespecialist’), is het werkterrein van de contentspeci-alisten nu veel breder geworden. Als team moeten contentspecialisten een brede kennis heb-ben van (clusters van) vakgebieden en van bijzondere mate-rialen binnen de collecties (o.a. archiefmateriaal). Daarnaast moet er in het team expertise zijn over specifieke vakgebied-overstijgende thema’s zoals datamanagement, geografische toepassingen, de inzet van nieuwe digitale technieken en het gebruik van multimedia in onderwijs en onderzoek, open access en publicatieadvies. De contentspecialisten onder-houden intensief contact met hun doelgroep en registreren de behoeftes – bestaande en nieuwe – waarin de Univer-siteitsbibliotheek als contentmanager kan voorzien. Waar relevant brengen zij ook de (nieuwe) producten en diensten van de Universiteitsbibliotheek onder de aandacht van hun doelgroepen. De contentspecialisten zijn meer dan account-managers. Zij adviseren, nemen actief deel in projecten waar nieuwe producten en diensten ontwikkeld worden en verzorgen op verzoek trainingen en instructie op het terrein van informatievaardigheden en contentmanagement. De collega’s in de backoffice verrichten de uitvoerende werk-zaamheden voor de collectievorming, in nauw contact met de contentspecialisten (zie paragraaf 5.3).

3.5. SAMENWERKING MET PARTNERS VAN DE VU/VUMC

De VU onderhoudt banden met een aantal partners waar-voor de Universiteitsbibliotheek als contentmanager een speciale functie heeft. Het Historisch Documentatiecentrum (HDC) neemt daarbij een bijzondere positie in, omdat het een onderdeel van de Universiteitsbibliotheek is (zie paragraaf 3.3). Andere partners van de Universiteitsbibliotheek die bepaalde diensten afnemen, zijn de Protestant Theologische Universiteit (PThU), het Academisch Centrum Tandheelkun-de Amsterdam (ACTA) en GGZ inGeest. De Universiteitsbi-bliotheek staat er uitermate positief tegenover om met deze partners van de VU samen te werken aan wetenschappelijke informatievoorziening en contentmanagement in brede zin. Omwille van de efficiency en uniformiteit wil de Universi-teitsbibliotheek de organisatie van haar dienstverlening daarbij graag in eigen hand houden en laten uitvoeren door medewerkers in eigen dienst. Waar nodig kunnen daarvoor kosten worden doorberekend.


Bij samenwerking met partners die geen onderdeel van de VU of VUmc zijn, zijn de afnemers niet ingeschreven of in dienst bij de VU of VUmc. Een probleem is dan dat de meer-derheid van de licenties voor e-resources expliciet verbiedt dat toegang wordt verleend aan derden. Het is onmogelijk deze licentievoorwaarden aan te passen, omdat zij veelal zijn afgesloten in consortiumverband samen met de andere universiteiten in Nederland. Op dit moment kunnen wij deze externe relaties slechts attenderen op de mogelijkheid om ter plaatse in de UB toegang te krijgen tot de digitale infor-matiebestanden waarvoor de Universiteitsbibliotheek een licentie heeft afgesloten.

PROTESTANT THEOLOGISCHE UNIVERSITEIT (PTHU)De PThU is een universitair centrum voor protestantse theo-logie, gevestigd in Groningen en in Amsterdam, in het hoofd-gebouw van de VU. De PThU beschikt over eigen bibliotheek-ruimtes en magazijnen. Studenten en medewerkers van het PThU hebben, net als andere studenten en medewerkers van Nederlandse hbo- of wo-instellingen, gratis toegang tot de plaatselijke voorzieningen van alle UB’s in Nederland. Omdat zij echter niet zijn ingeschreven als student of mede-werker van de VU of VUmc, kunnen ze bestanden waarvoor de VU een licentie heeft, uitsluitend raadplegen vanaf pc’s in de VU-bibliotheek. Er bestaan afspraken van het AVC en de Universiteitsbibliotheek met de PThU om tegen betaling bepaalde maatwerkdiensten te leveren.

ACADEMISCH CENTRUM VOOR TANDHEELKUNDE (ACTA)ACTA is een samenwerkingsverband van de Faculteiten der Tandheelkunde UvA en VU. ACTA heeft een eigen media-theek, die is gehuisvest in het eigen gebouw en toegankelijk is voor studenten en medewerkers van ACTA. De mediathe-caris is in dienst van ACTA. ACTA vergoedt aan de VU en de UvA de kosten voor de bibliotheekvoorzieningen en de stu-diecentra op basis van een 45/55-verdeelmodel. Om problemen met de toegang tot e-resources op te lossen, is ACTA sinds 2010 administratief ondergebracht bij de VU. In formele zin maakt het sindsdien deel uit van de VU-campus en valt daarmee binnen de IP-range van de VU. Medewer-kers en studenten zijn ofwel in dienst van de VU ofwel van de UvA. Alle ACTA-medewerkers en studenten hebben zowel een VU-net-id als een UvA-account. Om de dienstverlening te optimaliseren, zijn ook de catalogus en het uitleensysteem van ACTA geïntegreerd in het UB-systeem. Studenten en me-dewerkers beschikken daarmee over dezelfde informatie en faciliteiten als de andere medewerkers en studenten van de VU en VUmc. Sinds 2011 verzorgt de Universiteitsbibliotheek de aanschaf, verwerking en beschikbaarstelling van de col-lecties, op papier en digitaal. De aanschaf- en licentiekosten worden jaarlijks doorberekend aan ACTA.

GGZ INGEESTGGZ inGeest (GGZ) heeft zijn bibliotheekcollectie in perma-nent bruikleen gegeven aan de Universiteitsbibliotheek. De courante fysieke collectie tijdschriften en boeken van GGZ is in de Medische Bibliotheek geplaatst. De minder courante collectie staat in magazijnopstelling bij VUmc. Enkele mede-werkers van GGZ doen hun werk voor de GGZ-collecties op werkplekken in de Medische Bibliotheek en de werkzaam-heden aan de servicebalie worden verdeeld. Deze situatie is niet optimaal voor de efficiency en uniformiteit van de dienstverlening, ook gezien het voornemen om in de nieuwe organisatie één gezamenlijk team van baliemedewerkers voor de Universiteitsbibliotheek te vormen (zie paragraaf 5.3). De Universiteitsbibliotheek gaat met GGZ bespreken hoe de dienstverlening aan GGZ kan worden voortgezet, waarbij de kosten zullen worden doorberekend.Medewerkers van GGZ die ook een functie hebben bij de VU of VUmc, kunnen gebruik maken van digitale bibliotheekcol-lecties die de Universiteitsbibliotheek ter beschikking stelt aan de VU en VUmc. Voor de overige GGZ-medewerkers wordt op kosten van GGZ een ‘eigen’ digitale collectie aan-geschaft en beschikbaar gemaakt binnen het eigen GGZ-netwerk. Deze medewerkers kunnen wel via de pc’s in de UB deze bestanden raadplegen middels een gastaccount (‘gastvrijheid’).

3.6. SAMENWERKING MET UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK VAN DE UVA

De VU en de Universiteit van Amsterdam (UvA) gaan inten-siever samenwerken. In dat kader ligt het voor de hand dat ook de Universiteitsbibliotheken van de VU en de UvA streven naar nauwe samenwerking. Op termijn zou dit zelfs tot een fusie kunnen leiden, maar die zal zeker nog niet gerealiseerd worden binnen het tijdsbestek van dit meerjarenbeleidsplan. De UB-directeuren van de UvA en de VU onderhouden nauwe contacten. Waar quick wins te halen zijn, zullen die zeker be-nut worden. Te denken valt aan het delen van specialistische kennis, bijvoorbeeld kennis van bijzondere materialen en talen. Op medisch gebied werkt de Universiteitsbibliotheek van de VU al samen met de bibliotheek van het AMC aan het gezamenlijk ontwikkelen van cursusmateriaal voor (medi-sche) informatievaardigheden.Waar nieuwe infrastructurele systemen moeten worden geselecteerd, proberen de Universiteitsbibliotheken van de UvA en de VU zo veel mogelijk dezelfde keuzes maken, om nauwere samenwerking te vergemakkelijken. Concreet is dit aan de orde bij de keuze van een nieuw Current Research Information System (CRIS) (opvolger van Metis), waarbij de Universiteitsbibliotheken van de UvA en de VU samen op-trekken met het AMC en VUmc. Een ander aandachtspunt is de overschakeling op een nieuw bibliotheeksysteem voor lokale bibliotheekprocessen (zie paragraaf 3.7).


3.7. SAMENWERKING MET ANDERE PARTNERS IN NEDERLAND

UKBDe dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Ko-ninklijke Bibliotheek (KB) werken nauw samen in UKB-ver-band. Voor bepaalde contracten treedt UKB op als consor-tium. In het beleidsplan van UKB 2011-2015 staat het streven naar intensivering van de samenwerking centraal, ingegeven door digitale ontwikkelingen.

Alle universiteitsbibliotheken (behalve de UB Eindhoven) zijn bezig over te schakelen van een nationale naar een interna-tionale informatie-infrastructuur. Aansluitend kan dan wor-den overgestapt op een bibliotheeksysteem van een nieuwe generatie. Op het laatste punt bevindt de VU zich nu in een geïsoleerde positie, omdat zij als enige universiteit gebruik maakt van het systeem V-smart. De andere UB’s gebruiken een lokaal bibliotheeksysteem van OCLC of van Ex Libris, de twee marktleiders op dit terrein. Met betrekking tot de wens van de Universiteitsbibliotheken van de UvA en de VU voor het zelfde systeem te kiezen, doet zich een complicatie voor: bij de UvA is vrij recent een ‘klassiek’ bibliotheeksysteem aangeschaft, waardoor ze om financiële redenen de keuze voor een nieuw systeem tot 2016 moet uitstellen. Uitstel is voor de Universiteitsbibliotheek van de VU geen optie: om inhoudelijke redenen en ook omdat de overgang naar een nieuwe systeemsoort (workflowgeoriënteerd en in de cloud) noodzakelijk is om de bezuinigingsdoelstellingen van de reorganisatie te halen.

De Universiteitsbibliotheek van de VU wil vermijden opnieuw geïsoleerd te raken en houdt daarom vast aan het uitgangs-punt samen op te trekken met ten minste één andere Neder-landse UB. Wanneer dit niet die van de UvA kan zijn, wil de Universiteitsbibliotheek van de VU haar keuze wel zorgvuldig met de UvA afstemmen, om zo veel mogelijk te bevorderen dat uiteindelijk het zelfde systeem gekozen zal worden.

Andere onderwerpen die hoog op de UKB-samenwerkings-agenda staan, zijn licentieonderhandelingen in consorti-umverband, open access en duurzame opslag van digitaal materiaal (eDepot KB, DANS / Research Data Nederland, Portico).

SURFIn SURF werken universiteiten, hogescholen en onderzoeks-instellingen samen aan grensverleggende ICT-innovaties, met als doel de kwaliteit van het hoger onderwijs en onder-zoek te verbeteren. De komende jaren spelen binnen SURF-verband de volgende thema’s die voor de dienstverlening van de Universiteitsbibliotheek van belang zijn: datamanage-ment, open onderwijs en onderzoek, metrics en learning analytics. Het gaat daarbij om kennisuitwisseling en samen-werking, bijvoorbeeld in gezamenlijke projecten. SURFco-next is een belangrijk onderdeel van de infrastructuur om systemen te koppelen en gebruikers van de verschillende

bij SURF aangesloten instellingen gemakkelijker toegang te geven tot content en applicaties.

ADAMNETSamen met zo’n dertig andere bibliotheekinstellingen uit de regio Amsterdam, is de Universiteitsbibliotheek lid van Adamnet. Het beleid van Adamnet is gericht zich op het opti-maliseren van het gebruik van collecties en faciliteiten en op belangenbehartiging van bibliotheken bij het Amsterdamse openbaar bestuur en bedrijfsleven.

STICHTING ACADEMISCH ERFGOED (SAE)De VU is lid van de Stichting Academisch Erfgoed (SAE), het samenwerkingsverband van tien Nederlandse universiteiten met relevante erfgoedcollecties. De leden tonen hun collec-ties gezamenlijk op WWW.ACADEMISCHECOLLECTIES.NL. De SAE fungeert als netwerk voor erfgoedbeheerders aan de universiteiten, werft subsidies voor gemeenschappelijke initiatieven en behartigt de belangen van het academisch erfgoed in het bestuurlijke circuit.

3.8. INTERNATIONALE SAMENWERKING

Voor de wetenschappelijke informatievoorziening zijn lands-grenzen niet meer relevant. Voor de Universiteitsbibliotheek heeft dat consequenties, zoals bij de overschakeling van de nationale Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur (GII) op een internationale infrastructuur met internationale metadatastandaarden (MARC21 en RDA) en bij de keuze voor een bibliotheeksysteem van de nieuwe generatie (zie paragraaf 5.2). Bij belangrijke thema’s als open access en datamanagement speelt de Universiteitsbibliotheek actief in op internationale ontwikkelingen en investeert ze in inter-nationale samenwerking en kennisdeling (Liber, JISC, Euro Cris, Horizon 2020).


4. DIENSTEN EN PRODUCTEN VOOR ONDERWIJS EN ONDERZOEK (EN PATIËNTENZORG)

Als contentmanager van de universiteit wil de Universiteits-bibliotheek onderwijs en onderzoek effectief en efficiënt ondersteunen. Hoewel het evident is dat sommige producten en diensten primair gericht zijn op het faciliteren van studen-ten of onderwijs en andere meer op onderzoek, is het niet zinvol het dienstenpakket van de Universiteitsbibliotheek op die manier in te delen. De Universiteitsbibliotheek is er voor de hele VU en VUmc, overal waar wetenschappelijke content beschikbaar moet zijn, het gebruik ervan gefaciliteerd moet worden en de productie moet worden bevorderd, bewaard, gepubliceerd en (her)gebruikt. Dit hoofdstuk biedt geen compleet overzicht van huidige en beoogde producten en diensten, maar beschrijft het aanbod van de Universiteitsbibliotheek op vijf hoofdlijnen:1. Bibliotheeklocaties: UB en MB2. Wetenschappelijke content als grondstof: collecties en

toegang3. Informatievaardigheden: omgang met data en informatie

in een academische omgeving4. Gespecialiseerde contentgerelateerde diensten 5. Infrastructuur voor en managementinformatie over con-

tent

Voordat deze hoofdlijnen kort worden toegelicht, wordt in de figuren 1 tot en met 3 aangeduid welke concrete producten en diensten de Universiteitsbibliotheek de komende jaren wil leveren. Die zijn weergegeven aan de hand van de stadia van het onderzoeksproces (figuur 1), de verschillende aspecten van doceren (figuur 2) en studeren (figuur 3).


  (Digitale) collec-es en e-‐resources

  Gelicen-eerde bestanden

  Extern open accessmateriaal

  Discovery tools, VU-‐link

  Persoonlijke webpagina’s Me-s/CRIS

  VU-‐Dare   Open access   Social media

  Data-‐management-‐plan

  Literatuur-‐onderzoek t.b.v. subsidie-‐aanvraag

  (Digitale) collec-es   Licen-es   Extern open

accessmateriaal   Discovery tools,

VU-‐link   Literatuur-‐

onderzoek   VRE’s waaronder

geoportaal Geoplaza

  Beeldbank

  Referen-e soPware

  Ondersteuning Open Access

  Repository VU-‐Dare

  VU-‐e-‐publishing

  Geoplaza   Literatuur-‐

onderzoek

  Ondersteuning data-‐management

  Informa-e-‐vaardigheden / research toolbox

  VRE’s waaronder Geoportaal Geoplaza

IDEEVORMING PARTNEREN (ZOEKEN,

PROFILEREN) PROJECTVOORSTEL

SIMULEREN, EXPERIMENTEREN,

OBSERVEREN

MANAGEN, ANALYSEREN, DELEN DATA

PUBLICEREN

ON

DERZ

OEK

Figuur 1. Onderzoek

VORMGEVEN, VOORBEREIDEN

COLLEGE GEVEN TOETSEN, BEOORDELEN

EVALUEREN ARCHIVEREN

ZELFSTUDIE COLLEGE VOLGEN

OPDRACHTEN EN PROJECTEN MAKEN

TOETSEN MAKEN

ONDERZOEK DOEN (BA/MA)

DOCE

REN

ST

UDE

REN

  S-lle studieplekken   Samenwerkplekken   Mul-mediaplekken   Tentamenliteratuur   (Digitale) collec-e   Discovery tools voor

vinden collec-e inclusief weblectures

  S-lle studieplekken   Samenwerkplekken   Mul-mediaplekken   (Digitale) collec-e   Data   SoPware:

referen-esoPware, datastream, etc.

  Online cursussen informa-evaardig-‐heden

  Datacentrum cursusmateriaal op blackboard

  Content in DLO

  Scrip-e database   Beheer en

ontslui-ng weblectures

  Learning analy-cs gebruik content in DLO

  Analyse beoordelingen informa-evaardigheden cursussen

  Online toetsen informa-evaardigheden

  (Digitale) collec-e   Data   SoPware:


  Cursusaanbod informa-e-‐ vaardigheden, datacentrum

Doceerrol UB:   Geven informa-e-‐

vaardigheden prac-ca in college (op verzoek docent)

  Geven workshops literatuur vinden, gebruik referen-e soPware en gebruik financieel-‐economische data

  Collec-e t.b.v. gebruik lesmateriaal

  Advies over beschikbaarheid (digitale) leerstof binnen en buiten de DLO

  ondersteuning maken readers voor in DLO

  Toetsvragenbank informa-e-‐vaardigheden

  Koppeling digitale content aan toetsen

Figuur 2. Doceren

VORMGEVEN, VOORBEREIDEN

COLLEGE GEVEN TOETSEN, BEOORDELEN

EVALUEREN ARCHIVEREN

ZELFSTUDIE COLLEGE VOLGEN

OPDRACHTEN EN PROJECTEN MAKEN

TOETSEN MAKEN

ONDERZOEK DOEN (BA/MA)

DOCE

REN

ST

UDE

REN

  S-lle studieplekken   Samenwerkplekken   Mul-mediaplekken   Tentamenliteratuur   (Digitale) collec-e   Discovery tools voor

vinden collec-e inclusief weblectures

  S-lle studieplekken   Samenwerkplekken   Mul-mediaplekken   (Digitale) collec-e   Data   SoPware:


  Online cursussen informa-evaardig-‐heden

  Datacentrum cursusmateriaal op blackboard

  Content in DLO

  Scrip-e database   Beheer en

ontslui-ng weblectures

  Learning analy-cs gebruik content in DLO

  Analyse beoordelingen informa-evaardigheden cursussen

  Online toetsen informa-evaardigheden

  (Digitale) collec-e   Data   SoPware:


  Cursusaanbod informa-e-‐ vaardigheden, datacentrum

Doceerrol UB:   Geven informa-e-‐

vaardigheden prac-ca in college (op verzoek docent)

  Geven workshops literatuur vinden, gebruik referen-e soPware en gebruik financieel-‐economische data

  Collec-e t.b.v. gebruik lesmateriaal

  Advies over beschikbaarheid (digitale) leerstof binnen en buiten de DLO

  ondersteuning maken readers voor in DLO

  Toetsvragenbank informa-e-‐vaardigheden

  Koppeling digitale content aan toetsen

Figuur 3. Studeren


De Universiteitsbibliotheek is er voor alle faculteiten en voor VUmc. De verschillende vakgebieden hebben soms sterk uit-eenlopende voorkeuren en wensen ten aanzien van content. Daarom brengt de Universiteitsbibliotheek accentverschillen aan, die zijn afgestemd op de behoeftes van drie clusters van vakgebieden/faculteiten, al bestaan er ook binnen deze clus-ters natuurlijk aanzienlijke verschillen (zie figuur 4): 1. Geesteswetenschappen (Letteren, Filosofie, Godge-

leerdheid)2. Maatschappijwetenschappen (FSW, FEWEB, Rechten)3. Exacte, Medische- en Levenswetenschappen (Medisch,

FEW, FBW, FPP, FALW)Diensten en producten die de Universiteitsbibliotheek in de huidige situatie levert, met de domeingrenzen van nu, maar die niet passen binnen de corebusiness, blijven in dit hoofd-stuk buiten beschouwing.

4.1. BIBLIOTHEEKLOCATIES: UB EN MB

Wanneer studenten het over ‘de UB’ hebben, bedoelen zij doorgaans de bibliotheek als de studie- en leeromgeving van hun voorkeur, het fysieke learning centre op de campus. In dit meerjarenbeleidsplan wordt de bibliotheekorganisatie aangeduid als ‘Universiteitsbibliotheek’ en de centrale bi-bliotheeklocatie als ‘UB’. In deze paragraaf gaat het om de fysieke bibliotheeklocaties op de campus, de UB en de MB

UBHet is de ambitie van de Universiteitsbibliotheek om in het hoofdgebouw, in de eerste plaats voor studenten, een aantrekkelijke, hoogwaardige en goed zichtbare UB te re-aliseren. Daar horen open opgestelde collecties bij voor de vakgebieden waarvoor dat belangrijk is, maar vooral veel studieplekken voor studenten. Het moeten heel verschil-lende soorten werkplekken zijn: stille en minder stille plek-ken, individuele studiecabines en groepsruimtes, ruimtes met en zonder apparatuur, en met verschillende soorten meubilair. Overal moet snel draadloos internet zijn en vol-doende stopcontacten. Voor alle eerstelijnsinformatie en -ondersteuning kunnen bezoekers terecht aan één service-balie, bij voorkeur op de begane grond. Medewerkers die tweede- of derdelijnsinformatie verstrekken, zijn te vinden in werkruimtes ingericht volgens het smart@work-concept in de directe nabijheid van de eerstelijnsbalie. Daar bevindt zich ook de Leeszaal Bijzondere Collecties, waar bezoekers zeldzaam, kostbaar of kwetsbaar materiaal kunnen inzien. Eén van de drie speerpunten van beleid in dit meerjarenbe-leidsplan is het streven samen met FCO en onder regie van de VU Campus Ontwikkeling een traject in gang te zetten dat deze ambities van de Universiteitsbibliotheek met name in het hoofdgebouw gaat realiseren.

MBIn het ziekenhuis beschikken de studenten geneeskunde en bewegingswetenschappen over een studie- en leeromgeving

met een grote variatie aan werkplekken. De hele ruimte is voorzien van draadloos netwerk. De studieplekken zijn deels voorzien van pc’s en elektra-aansluiting, de verplichte en niet-uitleenbare literatuur staat in open opstelling. Het to-taal aantal studieplekken zal in de periode 2014-2015 worden uitgebreid van 300 naar circa 350. Om hiervoor ruimte te maken wordt een belangrijk deel van de papieren tijdschrif-tencollectie gedeselecteerd.Aandachtspunt is het beter op elkaar afstemmen van de ICT-omgeving van de computerwerkplekken in de MB op die in de UB.

NU.VUDe planvorming rond NU.VU voorziet in een state- of-the-art learning centre: met uitgebreide multimediale voorzieningen op een vloeroppervlak van circa 1000 m2, samen met een techlab van het Network Institute. Het is de bedoeling daar uitgebreide ondersteunende diensten aan te bieden op het gebied van contentmanagement, maar geen fysieke biblio-theekcollecties. De plannen voor NU.VU moeten worden ingevuld in samenhang met de ambities voor de B-toren in het hoofdgebouw.

4.2. WETENSCHAPPELIJKE CONTENT ALS GRONDSTOF: COLLECTIES EN TOEGANG

De Universiteitsbibliotheek beschikt over omvangrijke, deels unieke fysieke collecties en geeft toegang tot een breed sca-la aan digitale bronnen, waaronder ruim 27.000 e-journals. Meer dan 90 procent van de content is digitaal. Waar de Uni-versiteitsbibliotheek bij nieuw materiaal kan kiezen tussen fysiek en digitaal, kiest ze in principe voor digitaal. Hoewel hiervoor geen structurele middelen beschikbaar zijn, wor-den voor unieke materialen waar mogelijk vraaggestuurde digitaliseringsprojecten uitgevoerd. De Universiteitsbiblio-theek maakt alle content – van archieven en andere erfgoed-collecties, via papieren boeken en tijdschriften tot e-journals, e-books en andere digitale content – vindbaar via één geïnte-greerde zoekfunctie (discovery tool).

GELICENTIEERDE BESTANDEN EN VRIJ TOEGANKELIJK MATERIAALDe Universiteitsbibliotheek sluit voor de beschikbaarstel-ling van e-journals, e-books en databases honderden licenties af, meestal voor omvangrijke pakketten. Dit kan zowel vakgebiedsoverstijgend materiaal zijn, als materiaal bestemd voor bepaalde vakgebieden. Een aantal licenties, met name de meerjarencontracten met grote uitgevers, wordt afgesloten door Surfmarket in opdracht van het UKB-consortium. Naast de onderhandelingen over de prijs van de content, wordt ook veel aandacht besteed aan de gebruiks-voorwaarden, waarbij vooral wordt gelet op campusbrede beschikbaarstelling en remote access. Dit betekent dat de geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de digitale bibliotheek, ongeacht waar zij zich bevinden. Geautoriseerd


zijn gebruikers die in het bezit zijn van een persoonlijk VU-net-id. Ook wordt ernaar gestreefd in de licenties vast te leggen dat de content gebruikt mag worden in het onderwijs, bijvoorbeeld in e-readers. De Universiteitsbibliotheek volgt met grote aandacht alle ontwikkelingen rond open access (OA) en kiest waar mogelijk steeds voor content die in open access beschikbaar is.

FYSIEKE WETENSCHAPPELIJKE COLLECTIEVoor een aantal vakgebieden, vooral binnen de geesteswe-tenschappen, is het papieren boek nog steeds een belang-rijke bron. Een substantieel deel van het materiaal dat nodig is voor onderwijs en onderzoek, verschijnt op papier en moet worden aangeschaft en beschikbaar gesteld, in bepaalde gevallen bij voorkeur in open opstelling. De aanschafbudget-ten voor fysieke boeken staan sterk onder druk doordat de prijzen voor het digitale materiaal blijven stijgen (zie para-graaf 7.2).

ERFGOED: BIJZONDERE COLLECTIES EN ARCHIEVENDe Universiteitsbibliotheek beheert bijzondere collecties en archieven die uniek historisch erfgoed vormen. Een be-langrijk onderdeel daarvan zijn de collecties en archieven van het HDC, het Historisch Documentatiecentrum van het Nederlands Protestantisme. Naast invulling geven aan haar verantwoordelijkheid voor een duurzaam beheer van dit erfgoedmateriaal, wil de Universiteitsbibliotheek het ge-bruik ervan bevorderen. Daarbij bestaat er een natuurlijke affiniteit met de faculteiten Godsdienstwetenschappen, Wijsbegeerte, Letteren, Rechtsgeleerdheid en Pedagogiek. Dit bijzondere materiaal kan alleen worden ingezien in een studiezaal, waar direct toezicht is.

REPOSITORY: OUTPUT VAN DE VU … EN DAN WEER INPUTVia haar eigen repository maakt de Universiteitsbibliotheek nationaal en internationaal de eigen wetenschappelijke out-put van de VU beschikbaar, waar mogelijk in open access. Ook voor (master)scripties beheert de Universiteitsbiblio-theek een soortgelijke voorziening. Het materiaal in het repository is op zijn beurt weer grondstof voor nieuw onder-zoek.

MAS TERPLAN VOOR OPSLAG VAN ALLE FYSIEKE COLLECTIESDe fysieke collecties staan op dit moment verspreid over diverse gebouwen en met name in het hoofdgebouw ver-spreid over verschillende ruimtes. Er moet de komende jaren een samenhangend plan ontwikkeld worden om de collecties meer doelmatig en efficiënt op te slaan, zowel wat betreft het totale ruimtebeslag, een adequate kwaliteit van de ruimtes en het efficiënter maken van levering van mate-riaal in relatie tot de (afnemende) vraag daarnaar. Het gaat hierbij niet alleen om de wetenschappelijke collecties in de magazijnverdiepingen in eenheden van telkens drie lagen in de B-toren in het hoofdgebouw, maar nadrukkelijk óók om de collecties en archieven (onder andere van het HDC) in de

kelderruimtes in het hoofdgebouw, en tevens om de medi-sche collecties op verschillende plaatsen buiten het hoofd-gebouw. Dit masterplan moet afgestemd zijn op alle rele-vante aspecten van de Campusontwikkeling, zoals door FCO geregisseerd. Heel concreet betreft direct al de gefaseerde sloop van het W&N gebouw, waarin zich ook collecties van de UB bevinden.Voor de wetenschappelijke collecties zal de komende tijd nog veel verschuiving plaatsvinden vanuit de open opstelling naar de gesloten magazijnen. Hiervoor moet door middel van deselectie voldoende ruimte worden vrijgemaakt. Mogelijk kan in een later stadium worden bekeken of verdergaande deselectie wenselijk is met het oog op de vraag naar maga-zijnruimte voor andere doeleinden. In de kelders wordt de ruimte niet-efficiënt gebruikt, maar nog belangrijker is een kwaliteitsprobleem voor ruimtes waar archieven staan. Deze zouden moeten voldoen aan de eisen van archiefbewaarplaatsen zoals vastgelegd in de Ar-chiefwet, maar dat is nu niet het geval.Voor de medische collecties zou concentratie in één ma-gazijnruimte zeer wenselijk zijn, vooral met het ook op een meer efficiënte levering van aangevraagde materialen.

Omdat het ontwikkelen en uitvoeren van een masterplan voor opslag van fysieke collecties in principe een éénmalig iets is, kan het waarschijnlijk het beste projectmatig worden aangepakt.

4.3. INFORMATIEVAARDIGHEDEN: OMGANG MET DATA EN INFORMATIE IN EEN ACADEMISCHE OMGEVING

Het informatie- en data-aanbod groeit explosief en er komen voortdurend nieuwe communicatiekanalen, (sociale) media en functionaliteiten bij. Om al die nieuwe mogelijkheden op wetenschappelijk verantwoorde manier te kunnen inzetten, heeft een kennisintensieve organisatie als een universiteit gespecialiseerde ondersteuning nodig. De Universiteitsbi-bliotheek wil haar expertise hierin vormgeven in een gedif-ferentieerd aanbod van advies en cursussen. De cursussen worden waar mogelijk online aangeboden en zonodig face to face; ze zijn zowel generiek als (vak)specifiek en richten zich op alle niveaus van bachelor tot PhD, dus op studenten, maar ook op docenten en onderzoekers.Bestaande (web)cursussen moeten voortdurend aangepast worden aan nieuwe mogelijkheden en er moeten nieuwe (web)cursussen worden ontwikkeld. Naast het standaar-daanbod kan de Universiteitsbibliotheek maatwerkcursus-sen verzorgen in informatievaardigheden en over het gebruik van specifieke soorten content. De kosten hiervan worden aan de afnemers doorberekend.Op dit moment zijn al een flink aantal webcursussen be-schikbaar: een generieke webcursus informatievaardighe-den voor eerstejaarsstudenten, een vervolg daarop gericht op literatuuronderzoek voor tweedejaarsstudenten en een speciaal vervolg voor studenten aan het begin van hun mas-


terscriptie. Ook worden al workshops verzorgd over litera-tuur vinden (voor zowel beginners als gevorderden), het gebruik van referentiesoftware (EndNote en Reference Ma-nager) en het vinden en gebruiken van financieel-economi-sche data. In het curriculum Geneeskunde vormt de cursus ‘Efficiënt en evidence based zoeken naar informatie’ een vast onderdeel. Bij gebleken behoefte kan het pakket uitgebreid worden. Zo zouden (web)cursussen verzorgd kunnen wor-den over het inzetten van social media zoals (micro)blogs bij wetenschapscommunicatie en in het wetenschappelijk on-derwijs. Ook zou ondersteuning gegeven kunnen worden bij het gebruiken van samenwerkingsomgevingen voor onder-zoeksgroepen (bijvoorbeeld Google+ en Sharepoint).

4.4. GESPECIALISEERDE CONTENTGERELATEERDE DIENSTEN

Een van de beleidsspeerpunten van de Universiteitsbiblio-theek in de komende jaren is het voorzien in de behoefte aan een reeks van embedded diensten, gerelateerd aan content voor onderwijs en onderzoek in alle faculteiten. Met embed-ded wordt hier bedoeld dat de dienstverlening zo veel mo-gelijk geïntegreerd is in de omgeving van de klant, en wordt aangeboden op de plaats waar de klant zich bevindt (dus niet ‘in de bibliotheek’). De specialisatie kan zowel betrekking hebben op (clusters van) vakgebieden als op expertise over actuele specialistische thema’s in contentmanagement. Collectiemanagement is belangrijk voor alle vakgebieden, maar de wijze waarop dit wordt uitgevoerd – en de tijd die het kost – loopt voor de verschillende vakgebieden sterk uiteen. Zo gebeurt een deel van de collectievorming voor veel alfa-vakgebieden (boek)titel voor (boek)titel. Bij alfavakgebieden speelt ook kennis van het beheer en de beschikbaarstelling van bijzondere collecties en archieven een rol, evenals des-kundigheid op het gebied van digitalisering en e-humanities. Voor economie en bètavakken gaat het vrijwel uitsluitend om digitale informatie en data, voor rechten zowel om digitaal als papier. Voor artsen en medisch specialisten is literatuur-onderzoek cruciaal. Actuele, niet-vakgebiedgebonden the-ma’s zijn datamanagement, publicatieadvies, publiceren in open access, geografische informatiesystemen, digitale leer- en onderzoeksomgevingen (respectievelijk digitale leerom-gevingen, DLO’s, en virtual research environments, VRE’s), multimediale technieken, weblectures en massive open online courses (MOOC’s). Met grote regelmaat dienen zich nieuwe thema’s aan (zie figuur 4). Op een aantal belangrijke actuele thema’s wordt hierna kort ingegaan.

DATAMANAGEMENTDe afgelopen jaren is de rol van data bij wetenschappelijk onderzoek steeds belangrijker geworden, en daarmee de noodzaak om die data verantwoord te beheren, te gebruiken en te archiveren. Vrijwel alle financiers van wetenschap-pelijk onderzoek verlenen tegenwoordig alleen subsidies als de aanvrager een degelijk datamanagementplan kan overleggen. De Universiteitsbibliotheek wil op dit terrein op

verschillende manieren een faciliterende rol spelen: • als opdrachtgever van het VU-datamanagementproject

en als beleidsadviseur• met praktische ondersteuning van onderzoekers• met advies en training• als eigenaar van de VU-datarepository

Daarnaast wil de Universiteitsbibliotheek de frontoffice zijn bij de overdracht van onderzoeksdata, na afronding van het on-derzoek, aan gecertificeerde data-archieven. Daarmee wordt onder meer gewaarborgd dat onderzoeksresultaten contro-leerbaar zijn en beschikbaar blijven voor hergebruik. De Uni-versiteitsbibliotheek werkt op dit terrein nauw samen met de afdeling IT, TechLabs, DANS, het 3TU-datacentrum (samen-werkend in het Nederlands Data Centrum) en SurfSARA.

ONDERZOEKERS ONDERSTEUNEN BIJ PUBLICEREN, EN OPEN ACCESS BEVORDERENDe Universiteitsbibliotheek beschikt over expertise op het gebied van auteurs- en copyrechten, en adviseert onder-zoekers bij de keuze van een tijdschrift om in te publiceren. Daarbij moeten soms hoge impactcijfers worden afgewogen tegen het uit handen geven van de auteursrechten. Ook bemiddelt de Universiteitsbibliotheek over de rechten om content beschikbaar te mogen maken in e-readers en in de digitale leeromgeving (DLO).De VU is voorstander van open access (OA) en wil haar mede-werkers op termijn verplichten hun wetenschappelijke out-put in OA beschikbaar te maken. De Universiteitsbibliotheek is nauw betrokken bij de landelijke en internationale ontwik-kelingen op dit terrein en adviseert het College van Bestuur over het te volgen beleid. De Universiteitsbibliotheek biedt VU-onderzoeksgroepen degewenst ondersteuning bij het opzetten van een OA-tijdschrift.

GEOGRAFISCHE INFORMATIESYSTEMENIn steeds meer vakgebieden worden geografische informatie-systemen toegepast bij het onderzoek. De Universiteitsbiblio-theek biedt hiervoor een state-of-the-art platform: het GIS- en Geoportaal ‘VU Geoplaza’. Daar kunnen gebruikers digitaal kaartmateriaal bekijken, bewerken en delen. De Universi-teitsbibliotheek beheert dit platform, managet de content, verzorgt de metadatering, geeft instructie en verzorgt de promotie. Met externe contentleveranciers zoals het Kadaster maakt de Universiteitsbibliotheek structurele afspraken over de aanlevering van nieuwe content. De Universiteitsbiblio-theek positioneert Geoplaza ook bij andere universiteiten om te bevorderen dat dit platform duurzaam verder ontwikkeld wordt. Dit laatste gebeurt bij voorkeur als onderdeel van on-derzoeksprojecten in de tweede en derde geldstroom en/of bij initiatieven rond onderwijsvernieuwing. Het Spinlab is hierbij een belangrijke samenwerkingspartner.

LITERATUURONDERZOEK VOOR MEDISCH ONDERZOEK EN PATIËNTENZORGMet name in het biomedische domein is vraag naar diep-gaande ondersteuning bij het zoeken naar literatuur voor


promotieonderzoek, systematische reviews, richtlijnen en subsidieaanvragen. Ook die gespecialiseerde diensten levert de Universiteitsbibliotheek, en daarnaast faciliteert ze de patiëntenzorg door – in samenspraak met de arts/onderzoe-ker – te zoeken naar wetenschappelijk bewijs voor klinisch handelen. Dit levert tijdwinst op voor artsen/onderzoekers en werkt kwaliteitsverhogend, want op basis van evidentie uit medische informatiebronnen kunnen ze beter onder-bouwde (evidence based) medische beslissingen nemen.

WEBLECTURES, MOOC’S, VIDEOPNAMES VOOR ONDERWIJSDOELEINDENSteeds vaker worden hele colleges of onderdelen daarvan op video geregistreerd en beschikbaar gesteld, zodat studenten en/of een breder publiek daarvan via internet kennis kunnen nemen op een zelfgekozen tijdstip. Het gebruik van video in het onderwijs is een belangrijk middel om het onderwijs te intensi-veren en studenten te activeren. Ook kunnen cursussen die bui-ten de universiteit vrij toegankelijk worden aangeboden, zoals massive open online courses (MOOC’s), de universiteit meer (in-ter)nationale bekendheid en aanzien verschaffen, helpen bij een juiste studiekeuze en life long learning stimuleren.De Universiteitsbibliotheek is in deze onderwerpen vooral volgend en wil een specifieke bijdrage leveren met betrek-king tot de content: bijvoorbeeld bij de adequate metada-tering van het videomateriaal, en bij het bewaren, beheren en toegankelijk (herbruikbaar) maken en houden van de content. Ook kan de Universiteitsbibliotheek adviseren over rechtenkwesties en wil die ook regelen, bijvoorbeeld wan-neer (beeld)materiaal breed wordt aangeboden.

4.5. INFRASTRUCTUUR EN MANAGEMENTINFORMATIE MET BETREKKING TOT CONTENT

De Universiteitsbibliotheek treedt op als systeemeigenaar van systemen die wetenschappelijke content beheren, namelijk: • het bibliotheeksysteem, waarin vooral de lokale

bibliotheekprocessen voor fysieke materialen worden afgehandeld (nu nog V-smart van Infor);

• het Electronic Resources Management systeem (ERM, nu in huis gebouwd) voor e-content

• het discoverysysteem (Primo van Ex Libris); • de linkresolver (SFX: VU-link); • het Current Research Management System (CRIS: nu

Metis); • het repository (DARE, o.a. voor proefschriften en andere

wetenschappelijke output); • de Scriptiedatabase (VU Scripties Online, die alle

faculteiten de mogelijkheid biedt BA- en MA-scripties digitaal te archiveren);

• GEOPLAZA als VUportaal voor GIS en Geodata• de Beeldbank voor bijzondere collecties

Het CRIS is bij uitstek belangrijk als bron van managementinfor-matie over de wetenschappelijke output van de VU. De Universi-teitsbibliotheek doet op verzoek ook citatieanalyse om de impact van (toekomstige) medewerkers te beoordelen. Een interessante ontwikkeling is het baseren van impactinformatie op social me-dia: altmetrics. De Universiteitsbibliotheek houdt de ontwikkelin-gen op dit terrein scherp in de gaten en adviseert hierover.Figuur 4. Diensten en producten: accenten per cluster van vakgebieden

Geesteswetenschappen FSW, FEWEB, Rechten Beta, Medisch, FBW, FPP

Colle

cBe

als

gron

dsto

f

Info

rmaB

e va

ardi

g-‐he

den

Spec

ialis

B-‐sc

he c

onte

nt

dien

sten

Infr

astr

uctu

ur

man

agem

ent

Boeken, naslagwerken, e-‐books, (e-‐)journals, dvd, (digitale) bijzondere collecBes, weblectures, geodata,

archieven, beeldbank

Online cursussen (algemeen en vakspecifiek), workshops,

pracBca, referenBesoXware, researcher toolbox

Auteursrecht, Open Access, data diensten, VU-‐e-‐publishing.

digitalisering, video, altmetrics, e-‐humaniBes, content MOOC’s

CRIS, repositories (onderwijs-‐ en onderzoekoutput), Geoplaza, VRE’s

VU-‐link, discovery tools, bibliotheeksysteem

E-‐journals, e-‐books, data (financ., economisch, geodata), weblectures, naslagwerken, officiële publicaBes,

jurisprudenBe, kerncollecBe

E-‐journals, e-‐books, weblectures, protocols, handboeken, data

(geodata, medisch), kernboeken medisch studenten

Online cursussen (algemeen, vak-‐specifiek), workshops, pracBca, datavaardigheden, referenBe-‐soXware, researcher toolbox

Online cursussen (algemeen, vak-‐specifiek), workshops, pracBca, referenBesoXware, Pubmed,

researcher toolbox

Auteursrecht, Open Access, data diensten, VU-‐e-‐publishing,

altmetrics, video, advies content MOOC’s

Auteursrecht, Open Access, data diensten, bibliometrie, altmetrics, literatuuronderzoek, syst. reviews,

video, advies content MOOC’s





Balie hoofdgebouw, studeren bij open opstelling, toegang tot

bijzondere collecBes en archieven

Balie hoofdgebouw, gevarieerd aanbod studieplekken, pc’s & soXware (o.a. datastream).

KerncollecBe in open opstelling

Balie hoofdgebouw en MB, studielandschap in MB.

Gevarieerd aanbod studieplekken

Bibl

ioth

eek

loca

Bes


5. ORGANISATIE

De organisatie van de Universiteitsbibliotheek moet zo inge-richt worden dat de corebusiness en de daaraan verbonden werkprocessen optimaal efficiënt en effectief worden on-dersteund. Het management moet passen bij de ambities, zonder onnodige overhead maar met voldoende aandacht voor een werkbare span of control voor leidinggevenden. Dit hoofdstuk richt zich op de specifiek inhoudelijke bibliotheek-organisatie en dus niet de ondersteunende diensten. De organisatie van de Universiteitsbibliotheek zal nader worden uitgewerkt in het reorganisatieplan dat na dit meerjarenbe-leidsplan wordt opgesteld.

5.1. SCOPE VAN DE NIEUWE ORGANISATIE TEN OPZICHTE VAN DE HUIDIGE

De Universiteitsbibliotheek als contentmanager van de Vrije Universiteit faciliteert alle aspecten van het beheer en ge-bruik van academische content in een hoofdzakelijk (maar niet exclusief) digitale wereld. De organisatie kan alleen samenhangend, goed gefocust, optimaal efficiënt en effectief functioneren, als óók helder aangegeven wordt wat niet tot de specifieke expertise van de Universiteitsbibliotheek be-hoort en beter bij andere organisatieonderdelen belegd kan worden (zie paragraaf 3.2 en 3.3).

5.2. BACKOFFICE: FUNCTIONEEL BEHEER, DOCUMENTVERWERKING EN METADATA

In de backoffice vinden veel processen plaats, die op com-plexe wijze met elkaar samenhangen. Het overgrote deel daarvan is digitaal. Een belangrijke trend waarop de Uni-versiteitsbibliotheek moet inspelen, is de verschuiving van functionaliteiten en processen naar de cloud. Hierdoor hoe-ven veel zaken niet meer door elke instelling apart geregeld te worden, maar kunnen ze geoutsourcet worden en zijn ze beschikbaar via internet. De backoffice moet worden aange-stuurd vanuit een duidelijke visie op digitale toepassingen in de internationale wetenschappelijke informatievoorziening en relevante ICT-toepassingen in onderwijs en onderzoek (zie hoofdstuk 2). Zo’n visie is des te belangrijker omdat de ontwikkelingen zo complex zijn en zo snel gaan. Om het noodzakelijke overzicht te houden en een heldere koers uit te zetten, moet de aansturing van de digitale backoffice van de Universiteitsbibliotheek dringend worden versterkt.

VAN NATIONALE NAAR INTERNATIONALE INFORMATIE-INFRASTRUCTUUR; NIEUW BIBLIOTHEEKSYSTEEMDe overstap van een nationale naar een internationale in-formatie-infrastructuur is ingrijpend, maar onontkoombaar. Daarbij gaat het om de switch van de Nederlandse Centrale Catalogus en het daaraan gekoppelde InterBibliothecaire Leenverkeer (NCC/IBL) naar het WorldShare Platform, ge-

AFGESTEMD OP WERKPROCESSEN EN COREBUSINESS

INRICHTING ORGANISATIE UB


baseerd op WorldCat van OCLC. Deze overstap heeft grote efficiëntievoordelen, omdat dan een zeer hoog percentage van de niet-unieke content ontleend kan worden aan we-reldwijd beschikbare databases en dus niet meer door elke bibliotheek afzonderlijk verwerkt hoeft te worden. Aanslui-tend moet een nieuw bibliotheeksysteem worden geïmple-menteerd om alle lokale werkprocessen, zoals acquisitie, ontsluiting en onderhoud van de (p- én e-)collectie, uitleen, IBL, af te handelen. Er is hier keuze uit twee systemen, beide in de cloud, waardoor vooral bespaard kan worden op ‘ei-gen’ functioneel beheer en servers. De workflow-oriëntatie van deze nieuwe systemen maakt het mogelijk de werk-processen rondom gedrukte materialen én e-resources op dezelfde manier af te handelen, en metadata efficiënter te verwerken. De hier geschetste ontwikkelingen vinden min of meer gelijktijdig plaats bij alle Nederlandse universiteits-bibliotheken, verenigd in UKB-verband en het is zaak hierbij aangesloten te blijven om van elkaars kennis en ervaringen te kunnen profiteren (zie paragraaf 3.6. en 3.7).

FUNCTIONEEL BEHEER EN ONTWIKKELINGDe Universiteitsbibliotheek wil niet alleen op cloud-based toe-passingen overstappen, maar ook verschillende (nieuwe) sys-temen en werkprocessen rond content (inclusief data) op het vereiste niveau handhaven. Structureel moet de Universiteits-bibliotheek in staat zijn zich te blijven verbeteren en aanpas-sen aan nieuwe behoeftes. Daarvoor is een team nodig met een hoog niveau aan ICT-kennis en voldoende expertise op het gebied van functioneel beheer en ontwikkeling. Enerzijds kan de eigen inzet voor functioneel beheer verminderen als func-tionaliteit naar de cloud wordt verplaatst, anderzijds vergt het juist meer personele inzet om als academische bibliotheek te kunnen blijven inspelen op nieuwe behoeftes.

DOCUMENTVERWERKING EN METADATABEHEERDe behoefte aan itemsgewijze (boek voor boek) document-verwerking neemt af, maar is niet binnen enkele jaren ver-dwenen. Voor bepaalde vakgebieden blijft het papieren boek onmisbaar. Dat vereist het in stand houden van bepaalde verwerkingsprocessen, ook al zullen die op den duur alleen nog maar nodig zijn voor bijzondere en unieke materialen in eigen bezit. Ook bij deselectie van fysiek materiaal en bij de invoer van materiaal in het instellingsrepository blijven deze werkprocessen relevant. Terwijl de verwerking van fysieke materialen dus minder tijd gaat kosten, komt er juist meer werk aan e-resources. Om optimaal aan te sluiten bij nieuwe digitale ontwikkelingen, moeten alle medewerkers kunnen omgaan met de werkprocessen rond e-resources. Ook het batchgewijs verwerken van digitaal materiaal wordt nog belangrijker en vereist uitbreiding van de expertise op het gebied van metadata, metadatastandaarden en scripting.Het afsluiten en beheren van licenties, in consortiumver-band en voor de VU afzonderlijk, vraagt specifieke kennis en vaardigheden. Hier is een belangrijk raakvlak met advisering over open access (in de frontoffice).De backofficetaken in de magazijnen worden besproken in het kader van de bibliotheeklocaties (zie paragraaf 5.3).

5.3. FRONTOFFICE: EMBEDDED EN BIBLIOTHEEKLOCATIES

Het frontoffice van de Universiteitsbibliotheek heeft twee verschijningsvormen, één embedded en één fysieke. Het embedded frontoffice bestaat uit contentspecialisten in de tweede en derde lijn, die zich zo dicht mogelijk bij de gebrui-kers bevinden, veelal virtueel. Het fysieke frontoffice bestaat uit de Universiteitsbibliotheek in het hoofdgebouw en de Medische Bibliotheek in het ziekenhuis.

EMBEDDED: CONTENTSPECIALISTEN IN DE TWEEDE EN DERDE LIJNBelangrijk speerpunt in het beleid voor de komende jaren voor de Universiteitsbibliotheek is het vormen van een sterk team van contentspecialisten die samen het frontoffice van de Universiteitsbibliotheek binnen de VU vormen. Dit team moet voor alle faculteiten de (toegang tot) wetenschappelijke informatie en onderzoeksdata realiseren en onderzoekers en docenten ondersteuning bieden op vele punten bij ge-bruik, beheer en verspreiding van de wetenschappelijke content. De contentspecialisten moeten ervoor zorgen dat zij goed bekend zijn in “hun” faculteit, regelmatige contacten onderhouden en zorgen dat duidelijk is wat zij zelf, of even-tueel een andere gespecialiseerde collega uit het team, voor de onderzoekers en docenten te bieden heeft. Ook moeten zij informatie uit hun faculteiten de bibliotheek binnen halen over mogelijke (toekomstige) wensen, waarop de Universi-teitsbibliotheek kan inspelen.Voorheen was de focus gericht op collectievorming, verzorgd door vakreferenten, conservatoren en archivarissen, min of meer in de backoffice van de Universiteitsbibliotheek. De laatste tijd zijn daar incidenteel verschillende meer extern georiënteerde functies aan toegevoegd, zoals een datalibra-rian en een accountmanager voor de bijzondere collecties. Nu dient een volgende stap gezet te worden op weg naar een team van extern gerichte, breed inzetbare contentspecialis-ten. Zij moeten het aanbod, het gebruik en de productie van de wetenschappelijke content voor onderwijs en onderzoek adequaat faciliteren. Voorwaarde hiervoor is dat deze speci-alisten extern gericht zijn en in staat zijn een liaisonfunctie te vervullen tussen de bibliotheek en de faculteiten. Als team moeten zij zowel brede kennis hebben van bepaalde (clus-ters van) vakgebieden als expertise inzake actuele thema’s in contentmanagement. Voor de meeste alfavakgebieden is collectiemanagement nog steeds belangrijk, inclusief ken-nis van het beheer en de beschikbaarstelling van bijzondere collecties en archieven. Voor economie en de bètavakken gaat het vrijwel uitsluitend om digitale informatie en data. Voor artsen en medisch specialisten is literatuuronderzoek cruciaal. Actuele, niet-vakgebiedgebonden thema’s zijn datamanage-ment, publicatieadvies, geografische informatiesystemen, digitale leer- en onderzoeksomgevingen, e-humanities, multimediale technieken, weblectures en massive open online courses (MOOC’s). Hier komen voortdurend nieuwe thema’s bij. Contentspecialisten moeten nauw contact onderhouden


met ‘hun’ docenten en onderzoekers, bijvoorbeeld door het bijwonen van overleggen en vergaderingen, of het geregeld spreken van (nieuwe) onderzoekers en docenten. Ze moe-ten uitstekend op de hoogte zijn van wat er in de faculteiten speelt en wat de Universiteitsbibliotheek daaraan kan bij-dragen, en als team hun specialistische expertise optimaal inzetten. Het lijkt zinvol binnen het team clusters te vormen, waarin verwante terreinen worden bestreken. Bijvoorbeeld voor het medische- en bètacluster, erfgoedcollecties, onderzoekson-dersteuning etc. Contentspecialisten vormen de derde lijn in het facilite-rende bouwwerk van de Universiteitsbibliotheek en zijn ook gezichtsbepalend voor de Universiteitsbibliotheek in de faculteiten en VUmc. Het succes van dit team zal doorslag-gevend zijn voor de positie van de Universiteitsbibliotheek op langere termijn (zie ook figuur 4).

Generalisten in de tweede lijnEen belangrijke verbindende schakel tussen de informa-tieverstrekking in de eerste lijn aan de fysieke balie en de contentspecialisten in de derde lijn wordt gevormd door specialisten in de tweede lijn. Zij geven vooral regelmatig terugkerende, min of meer generalistische instructies op het gebied van informatie- en datavaardigheden, bijvoorbeeld voor het gebruik van datasets of referentiesoftware. Vragen die telkens terugkomen, worden door dit team omgezet in FAQ’s, instructiefilmpjes en andere zelfbedieningsopties. Ook bij het onderhouden van de website van de Universiteits-bibliotheek en systematische webcare kunnen deze informa-tiespecialisten, in nauwe afstemming met de communicatie-medewerkers, een rol spelen.

Smart@work dichtbij de fysieke servicedeskVoor alle medewerkers van de Universiteitsbibliotheek, maar bij uitstek voor de specialisten in de tweede en derde lijn, is het belangrijk dat zij de beschikking krijgen over een set van gezamenlijke flexibele werkplekken in de directe na-bijheid van de fysieke servicedesk, goed zichtbaar en bereik-baar voor publiek. Het embedded karakter van hun functie zal meer mobiliteit met zich meebrengen, maar zichtbaar-heid op de thuisbasis is daarnaast wenselijk. Dat kan het doorverwijzen vanuit de eerste lijn sterk vereenvoudigen. De huidige verspreiding van de medewerkers van de Univer-siteitsbibliotheek, speciaal binnen het hoofdgebouw, is niet bevorderlijk voor een optimale interne communicatie en een klimaat dat gericht is op kennisdeling en samenwerking.

BIBLIOTHEEKLOCATIES: UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK EN MEDISCHE BIBLIOTHEEK (EERSTE LIJN)De Universiteitsbibliotheek wil de beoogde bezuinigingsdoel-stelling halen en tegelijk de openingstijden van de biblio-theeklocaties verruimen. Dit lukt alleen als het hoofdgebouw zodanig wordt aangepast dat er vanuit één servicebalie gewerkt kan worden. De Universiteitsbibliotheek en de Me-dische Bibliotheek hebben dan elk een eigen servicebalie, van waaruit ze de eerstelijnsdienstverlening verzorgen in

roosterdienst. Eén team verzorgt beide balies om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, zo flexibel mogelijk te zijn en een uniforme dienstverlening te bevorderen.De voornaamste taken van dit team aan de balie zijn: • eerstelijnsinformatie verstrekken (fysiek, maar waar

mogelijk ook digitaal, via Vraag.UB) • ter inzage geven van materialen die niet uitgeleend

worden• afhandelen IBL-aanvragen • toezicht houden op de beschikbaarstelling via selfservice

(uitleenautomaten)

Naast deze werkzaamheden achter de balie doen de leden van dit team ook de floormanager-taken op de verschillende verdiepingen in de Universiteitsbibliotheek en in de Medische Bibliotheek. De floormanager is herkenbaar als functionaris van de Universiteitsbibliotheek, maakt regelmatig rondes, spreekt mensen zo nodig aan en is zichtbaar beschikbaar om vragen te beantwoorden of door te verwijzen.

Het vereist een stevig traject van kennisuitwisseling om taken die tot nu toe op verschillende plekken zijn belegd, in één team te combineren. Daarbij gaat het niet alleen om het werk aan de balies in het hoofdgebouw en het zieken-huis, maar óók aan de balies van de bijzondere collecties en mogelijk ook van de mXp. Overgangsmaatregelen kunnen hierbij noodzakelijk zijn, ook omdat de huisvesting aangepast moet worden.Doordat de verschillende balietaken worden gecombineerd, worden de baliefuncties afwisselender en aantrekkelijker. De benodigde formatie voor de balies zal significant krim-pen, doordat het aantal balies vermindert. Deze krimp wordt echter weer beperkt doordat de Universiteitsbibliotheek de openingstijden wil uitbreiden en het floormanagement wil versterken.Om verschillende redenen is het zeer gewenst dat een deel van de balieformatie (10 à 20 procent) op termijn zal gaan bestaan uit studenten in tijdelijke dienst. Dit versterkt het contact met de belangrijkste doelgroep, maakt inzet buiten kantoortijden gemakkelijker en vergroot de flexibiliteit in de formatieomvang door het jaar heen. Bij de inzet van studen-ten moeten regelmatig nieuwe krachten worden ingewerkt, maar dat is een goed op te vangen nadeel.

MagazijnenDe fysieke collecties in gesloten opstelling zijn verspreid over een flink aantal magazijnen die niet met elkaar in ver-binding staan. In het hoofdgebouw zijn dat er zes met elk drie lagen, die zich uitstrekken over twaalf etages. Daarnaast zijn er negen ruimtes in de kelder voor bijzonder materiaal en archieven, waarvan vijf in de E-vleugel. Ook bevinden zich keldermagazijnen in de Medische Faculteit, het W&N-gebouw en de poliklinieken van VUmc (zie hierover ook para-graaf 4.2, onderaan).Een apart team is nodig om aangevraagde materialen uit de gesloten magazijnen te halen en weer op te bergen. Dit team is ook verantwoordelijk voor het beheer van de magazijnen


en voert deselectieprojecten uit. Dit laatste gebeurt om ervoor te zorgen dat zonder uitbreiding van magazijnruimte voldoende nieuw fysiek materiaal kan worden geaccommo-deerd. Dit team bedient beide bibliotheeklocaties.

5.4. OPLEIDING EN COMPETENTIEONTWIKKELING MEDEWERKERS

In de nieuwe UB-organisatie zullen de medewerkers voort-durend bijgeschoold en getraind worden. Dit is noodzakelijk omdat de omgeving permanent en in hoog tempo verandert, in de eerste plaats – maar niet uitsluitend – door ontwik-kelingen in de informatietechnologie. Naast de structurele opleidingsbehoefte, wordt in het jaar dat direct volgt op de reorganisatie een grofweg verdubbelde, opleidingsbehoefte verwacht, om de omschakeling naar de nieuwe organisatie te realiseren. De leidinggevenden zullen de opleidingsvraag in detail en soms op maat gesneden, moeten vaststellen. In overleg met de directie en P&O zal gekeken worden in welke volgorde en in welk tempo opleidingen aan te bieden zijn.Speciale aandacht dient besteed te worden aan compe-tenties die een rol spelen bij de kernwaarden, genoemd in hoofdstuk 2 over de visie van de Universiteitsbibliotheek. Om de competenties klantgerichtheid, (open) communiceren, flexibiliteit en (eigen) verantwoordelijkheid te ontwikkelen, moet gewerkt worden aan een extern gerichte oriëntatie met een open cultuur. Daarin ligt de nadruk op eigen verant-woordelijkheid en op het nakomen van gemaakte afspraken. Zonodig spreekt men elkaar daarop aan op een duidelijke en constructieve wijze.Tot slot zal de Universiteitsbibliotheek vooral in 2014 ook de nodige aandacht moeten besteden aan teambuilding en het verwerken van het reorganisatieproces in de afgelopen jaren.


6. COMMUNICATIE

In de communicatie moet de Universiteitsbibliotheek de komende jaren flinke slagen maken. Dit is onder meer van belang voor de beeldvorming van de organisatie, (inter)natio-naal, binnen de VU en binnen de Universiteitsbibliotheek zelf. Het imago van een organisatieonderdeel wordt in de eerste plaats bepaald door wat het daadwerkelijk realiseert – zowel kwalitatief als kwantitatief –, maar daarnaast speelt com-municatie een niet te onderschatten rol. De reorganisatie van de Dienst Communicatie en Marketing (C&M) biedt de kans om de externe en de interne communicatie van de Uni-versiteitsbibliotheek opnieuw vorm te geven.

6.1. EXTERNE COMMUNICATIE

Bij een nieuwe beleidsvisie hoort de communicatie daarop afgestemd te worden. Binnen de kaders van de corporate communicatie van de VU past structurele en systematische communicatie over de Universiteitsbibliotheek als content-manager van de VU. Liefst via digitale kanalen, maar voor specifieke doeleinden zo nodig op papier. Ook moet de com-municatie erop gericht zijn de erfgoedcollecties beter be-kend te maken en het gebruik ervan te stimuleren.

WEBSITE: WWW.UB.VU.NLDe externe communicatie over de Universiteitsbibliotheek wordt bij voorkeur verspreid via HTTP://WWW.UB.VU.NL,

de website van de Universiteitsbibliotheek. Aandachtspunt daarbij is de relatie tussen deze openbare homepage en VU-net. Medewerkers en studenten van de VU vormen de primaire externe doelgroep van de Universiteitsbibliotheek, maar zij biedt haar diensten óók aan een breed publiek buiten de VU aan. Daarom is het niet eenvoudig te bepalen welke informatie wáár het beste gepositioneerd kan worden. Bovendien heeft de startpagina van de Universiteitsbiblio-theek een tweeledige functie: communicatie over de pro-ducten en diensten van de Universiteitsbibliotheek én portal tot alle wetenschappelijke content. Om een goed evenwicht tussen deze functies te vinden, is samenwerking noodzake-lijk tussen communicatiemedewerkers en medewerkers van de Universiteitsbibliotheek (met name medewerkers in de tweede en derde lijn uit het embedded frontoffice) (zie para-graaf 5.3).

Daarnaast moet via de website worden gecommuniceerd over nieuwe ontwikkelingen en behaalde resultaten. Ook incidentele mededelingen, die voor onze klanten direct van belang zijn, moeten tijdig en adequaat onder de aandacht gebracht worden: zowel storingen en onderbreking van de dienstverlening als bijvoorbeeld wijzigingen van openingstij-den van studiezalen.

SOCIAL MEDIAOnze doelgroepen zijn in toenemende mate actief op de social media. Daarom is een professionele inzet op die plat-forms, naast de homepage van de Universiteitsbibliotheek,

IN- EN EXTERN ONDERSTEUNEND AAN DE JUISTE BEELDVORMING EN DOELSTELLINGEN VAN DE UB

COMMUNICATIE


dringend noodzakelijk. Actuele storingen kunnen bijvoor-beeld via Twitter bekend worden gemaakt – studenten pik-ken boodschappen via dit kanaal gemakkelijk op. Een heel geschikte manier voor contentspecialisten om contact met hun specifieke doelgroep te onderhouden, is het bijhouden van een blog. Ook onze eigen medewerkers begeven zich op de social me-dia. Daarbij kunnen persoonlijke en beroepsmatige aspecten door elkaar lopen. Kortom: er dient een social media-beleid ontwikkeld te worden, VU-breed, maar ook specifiek voor de Universiteitsbibliotheek, over vragen als: • Welke kanalen gebruiken we voor wat? • Welke accounts zijn corporate, en welke niet? • Hoe verwachten we dat medewerkers op hun persoonlijke

accounts om gaan met werkgerelateerde informatie?• Welke blogs worden door contentspecialisten

onderhouden? • Wie verzorgt de webcare, en binnen welke richtlijnen? • Hoe is de taakverdeling tussen de medewerkers van de

Universiteitsbibliotheek en de collega’s van de dienst C&M?

6.2. INTERNE COMMUNICATIE

Het is voor de Universiteitsbibliotheek van cruciaal belang dat de interne communicatie verbetert. Niet alleen voor de feitelijke informatievoorziening, maar ook om een optimale bedrijfscultuur te ontwikkelen. Interne communicatie levert een onmisbare bijdrage aan een zelfbewuste organisatie, die de eigen missie kent en ook met de nodige trots wil uit-dragen. Op dit moment kan het VU-Net nog niet voorzien in alle behoeftes op dit terrein, zeker niet als het gaat om het bevorderen van kennisdeling en interactiviteit. Daarnaast is Yammer als platform beschikbaar, maar het gebruik daar-van kan nog sterk verbeterd worden.

Een ander punt is het realiseren van het smart@work-concept ter vervanging van de huidige verspreiding van de medewerkers van de Universiteitsbibliotheek, speciaal in het hoofdgebouw. Zowel voor medewerkers in de backoffice als in de frontoffice kan het werken in elkaars onmiddellijke om-geving een belangrijke bijdrage leveren aan een op samen-werking en kennisdeling gerichte werkcultuur.


7. FINANCIËN

De visie zoals verwoord in dit meerjarenbeleidsplan, en de aangekondigde reorganisatie hebben grote impact op het budget van de Universiteitsbibliotheek en ook op de gover-nance. De beschreven ambities voor onderwijs en onderzoek kunnen alleen gerealiseerd worden als budgetten herijkt worden. De strategie rond de huisvesting van de UB in het hoofdgebouw en de inrichting van de studie- en leeromge-ving vergen de nodige investeringen.

BUDGET EN FINANCIERINGDe reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek zal samen-hang en focus brengen in haar activiteiten en zal resulteren in een standaarddienstverleningspakket, gefinancierd uit de eerste geldstroom. In een op te stellen producten- en dienstencatalogus moet duidelijk worden wat standaard is en waar de Universiteitsbibliotheek maatwerk kan leveren, zowel aan de faculteiten, VUmc en ACTA als aan andere par-tijen. De Universiteitsbibliotheek dient maatwerk in rekening te brengen volgens een transparant ‘verdienmodel’, zonder winstoogmerk en aansluitend op het kostendoorbereke-ningsmodel VU. Zodra duidelijk is hoe de taken tussen de Universiteitsbiblio-theek en andere onderdelen van de VU-organisatie verdeeld worden, moeten de bijbehoren budgetten aan die onderdelen worden overgedragen. Ook moet dan de definitieve omvang van de taakstelling voor de komende reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek worden aangepast.

GOVERNANCE BINNEN DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEKDe nieuwe organisatiestructuur voor de Universiteitsbiblio-theek is nog niet uitgewerkt, maar wel is al duidelijk dat een verdeling in front- en backoffice voor de hand ligt. Dit heeft invloed op de sturing binnen de organisatie. Voor de activitei-ten in de backoffice zijn daarbij de principes van operational excellence (het leveren van goede producten en diensten te-gen zo laag mogelijke kosten) voor het standaarddienstver-leningspakket leidend. Ook sturing op efficiency is binnen de backoffice een belangrijk thema en waar mogelijk worden zo veel mogelijk werkprocessen gedigitaliseerd. De aanschaf van een nieuw geïntegreerd bibliotheeksysteem is daarin es-sentieel. Bij de frontofficeactiviteiten gaat het om klantpart-nerschap volgens het principe van customer intimacy. Sturing op effectiviteit is binnen de frontoffice een belangrijk thema. De k omende reorganisatie zal invloed hebben op bevoegdhe-den en verantwoordelijkheden, op begroting, budgettering, et cetera. Daarom zal de financiële sturing en inrichting binnen de Universiteitsbibliotheek herontworpen moeten worden.

BUDGET COLLECTIEVORMINGDe kwaliteit van de wetenschappelijke informatievoorziening voor onderwijs en onderzoek staat onder druk. In vergelij-king met andere universiteiten besteedde de VU de afgelo-pen jaren per ‘doelgroeplid’ (onderzoeker, student en do-cent) gemiddeld aanzienlijk minder aan collectievorming dan de andere brede, klassieke universiteiten. In 2012 bedroegen

OP ORDE DOOR SAMENHANG EN FOCUS IN DE TAKEN EN DIENSTVERLENING VAN DE UB

FINANCIËN


de uitgaven daarvoor 25 procent minder dan het gemiddelde van de Nederlandse UB’s (bron: UKB-benchmark). Boven-dien zijn prijsstijgingen niet gecompenseerd, waardoor in de afgelopen jaren zo’n 12 procent impliciet op het collectie-budget is bezuinigd. Hierdoor komen de doelstellingen uit het VU-instellingsplan over verhoging van de kwaliteit van onderzoek en stimulering van excellentie in de bachelorfase onder druk te staan. Om de neerwaartse spiraal tegen te gaan en de toegang tot voldoende kwalitatief hoogwaardige content te waarborgen, is een jaarlijkse verhoging van het collectiebudget met 4 procent noodzakelijk. Dit is conform de ontwikkeling van de prijzen van content en hiermee wordt voorkomen dat de afwijking ten opzichte van het gemiddelde van de Nederlandse UB’s verder toeneemt.

KOSTEN HUISVESTINGDe kosten voor de bouwkundige aanpassingen die noodzake-lijk zijn om vanuit één balie te kunnen werken, noodzakelijk om de bezuinigingsdoelstellingen van de komende reorga-nisatie te kunnen behalen, vallen buiten het eigen budget. Onder de regie van VU Campus Ontwikkeling wil de Univer-siteitsbibliotheek samen met FCO plannen ontwikkelen voor een optimale huisvesting passend bij de in dit meerjarenplan beschreven beleidsvisie. De financiering daarvan valt buiten het budget van de Universiteitsbibliotheek.


BIJLAGE 1: KENGETALLEN 2012 UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

OMVANG GEDRUKTE COLLECTIE

Aantal banden 1.516.402

Aantal meters 50.387

* waarvan in open opstelling 6.127

* waarvan in gesloten opstelling 44.260

Aanwinsten boeken 2012 11.091

Lopende tijdschriftabonnementen 1.124

OMVANG DIGITALE COLLECTIE

Aantal e-books 301.479

Aantal elektronische tijdschrifttitels (incl. OA) 27.045

Totaal aantal documenten in repository / Dare 36.297

TOTAAL AANTAL STUDIEPLAATSEN UB EN MB 950

* waarvan in UB 650

* waarvan in MB 300

TOTAAL AANTAL BALIES UB 6

* waarvan UB 5

* waarvan MB 1

TOTAAL AANTAL OPENINGSUREN PER WEEK UB 91

* waarvan met baliebezetting 48

WEBCURSUSSEN

Aantal verschillende webcursussen 42

Gebruikers webcursussen 30.000

22910 1 ubvu meerjarenbeleidsplan issuu

Documents

Transcript of 22910 1 ubvu meerjarenbeleidsplan issuu