Inrichten en organisatie: waar moet je beginnen

André Hoogmoed

Al brainstormend op weg naar een mogelijke oplossing

Terugblik

1999: eerste gebruikers

Inrichtingsplan gemaakt

Pilots; experimenten

hardlopers

In den beginne ……In den beginne ……

Daarna: per jaar nieuwe versie

Stress !?

Nieuwe gebruikers

Andere beheerders

Handleidingen nodig!

Oeps: is inrichtingsplan geüpdated?

Vanaf versie 9

• Inrichtingsplan deels aangepast

• Werken met functiegroepen

• N@Tconnect

En dan nu ……En dan nu ……

Klaar is Kees!

Nu nog even personen

er aan koppelen!

…alhoewel-we hebben nog groepen uit eerdere versies

-We hebben groepen uit registratiesysteem

-We hebben zelfgemaakte groepen

-Opleidingen zijn bij elkaar gevoegd in een nieuwe organisatieprofiel

-- …….

Waar komt het vandaan?

Registratiesysteem: Osiris

n@tconnect

Opleidingen Natschool-

verzamelingen

Osiris-

verzameling

Bedrijfsbureau’sdocent

Module CModule BModule A

Reflectie• Hoe komt het dat we deze onoverzichtelijke

situatie zover hebben laten komen?

Wat is de worklow van de docent-gebruiker?

Wat is de workflow van de student-gebruiker?

De organisatieprofielbeheerder kan het oplossen ….???

De helpdeskmedewerker kan het oplossen door …???

Workflow NATschool studenten

project portfolio info ………. module

inloggenhttp://natschool.hro.nl

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Workflow NATschool docenten

arrangeerruimteadministratie studenten

lesmaterialenC:mijn documenten

materialenbank

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Wat hebben ze eigenlijk gemeen?

Is dat niet wat we gewoon

onderwijs, een les,

een module,

een studieroute noemen?

Beheer en ondersteuning organiseren op basis van dit gemeenschappelijke gegeven.

Dan ook de inrichting op basis hiervan organiseren!

Wat hebben ze eigenlijk gemeen?

Elk stukje onderwijs heeft te maken met:

-Docenten

-Studenten

-Materialen

-Beheer

Centraal staat de module

TMAZOP02R1

(Zaken doen in Azië)

docent(en) / auteur(s)

materialen

gebruikers

Organisatie & ondersteuning

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Centraal staat de moduledocent(en) / auteur(s)

TMAZOP02R1

(Zaken doen in Azië)

•Is verantwoordelijk voor de module vanuit de rol auteur.

•Administratief gezien lid van de auteursgroep TMAZOP02R1

Nadeel

Auteur misschien betrokken bij meerdere modules, dus meerdere groepen.

Voordeel

Meerdere auteurs? Groep groter maken!

Auteursgroep heeft volledig beheer op materiaal

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Centraal staat de module

materialen

TMAZOP02R1

(Zaken doen in Azië)

Elke module eigen map

Permissies: de auteursgroep

Nadeel

Meerdere modules => meerdere mappen in beeld

Versies en versiebeheer goed doordenken

Voordeel

Alleen de map zien die nodig is

Auteursgroep heeft volledig beheer op materiaal

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Centraal staat de module

Organisatie &ondersteuning

TMAZOP02R1

(Zaken doen in Azië)

Onderwijsstructuur in separate arrangeerruimte

Veranderingen in een module? Eenduidigheid geeft helderheid (herkenbaarheid)

Voordeel:

Modulecode is leidend bij helpdeskactiviteiten. (snelheid)

Scheiding activiteiten: administratief, onderwijsinhoudelijk, beheer

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Centraal staat de modulegebruikers

TMAZOP02R1

(Zaken doen in Azië)

Merken niets van de organisatorische verandering

Moeten wel wennen aan codes

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Centraal staat de module

Een goed begin is ……Een goed begin is ……

Er is duidelijkheid over:

-plek van materialen

-onderhoud van materialen

-organisatie van structuren

-organisatie van gebruikers

-wie is waarvoor verantwoordelijk

TMAZOP02R1

(Zaken doen in Azië)

docent(en) / auteur(s)

materialen

gebruikers

Organisatie & ondersteuning

voorbeelden

Student jaar 2 ziet een module niet in natschool.Docent x verlaat de Hogeschool

Docent y wil modulematerialen actualiserenOnderwijsmanager wil beeld hebben van gebruik ELOEen late inschrijver moet toegang hebben tot modules jaar 1

voorbeeldenStudenten jaar 2 zien een module niet in natschool.

De module is gereed, de koppelingen tussen structuur en materiaal is correct en bij proefdraaien is de module toch niet zichtbaar voor studenten.

Studenten behoren tot een groep die nog niet aan de module is gekoppeld.

Het roosteren is –nog- niet uitgevoerd

Sleutelrol voor: bedrijfsbureau en/of interne/externe ondersteuner

voorbeeldenDocent x verlaat de Hogeschool

Docent (als individu) wordt uit de auteursgroep van de module verwijderd en de naam van de vervanger wordt toegevoegd.

De groep Auteur Module X was en blijft gekoppeld aan alle andere onderdelen

Toegevoegde docent ziet direct alles en heeft alle permissies

Vertrokken docent ziet geen enkel onderdeel meer van de module

Sleutelrol voor: bedrijfsbureau en/of interne/externe ondersteuner

voorbeeldenDocent Y wil modulematerialen actualiseren

Het materiaal staat in de modulemap (met code) in de materialenbank. Het CMS zorgt voor versiebeheer zodat voorgaande versies nog bruikbaar zijn/blijven voor het geval dat

Docent is lid van een groep moduleverantwoordelijken en vanuit die groep beheerder van het materiaal. Heeft dus minimaal de vaardigheden het materiaal in de vorm waarin het aangeboden wordt (Word, PowerPoint enz.) te kunnen bewerken

Sleutelrol voor: Docent/auteur

voorbeeldenOnderwijsmanager wil beeld hebben van gebruik ELO

De OM is onderdeel van de groep Organisatieprofielbeheer en kan vanuit die rol inzage hebben in alle mappen in de materialenbank, in alle arrangeerruimtes en in alle groepen.

Het inzagerecht wordt slechts gebruikt voor bijv. rapportage. (Hoeveel % van ons curriculum zit in de ELO?)

Sleutelrol voor: Interne ondersteuner

voorbeeldenKeuzemodule moet aan een groep worden gekoppeld

Er is een lijst beschikbaar van studenten voor deze module. De module zelf staat gereed in de ELO. Het is zaak een groep te creëren die gekoppeld wordt aan deze module. Om deze groep zichtbaar te hebben in de ELO, maakt men een OSIRIS-groep aan die geëxporteerd wordt naar NATschool.

Sleutelrol voor: Medewerker bedrijfsbureau

voorbeeldenEen late inschrijver moet toegang hebben tot modules jaar 1

Sleutelrol voor: bedrijfsbureau; interne ondersteuner

Na inschrijving is de student aanwezig in OSIRIS maar ook via NATconnect deel van de organisatorische groep Opleidingen in Natschool.

Door de student toe te voegen aan de OSIRIS -groep met modulecode, wordt hem toegang gegeven tot het materiaal.

Koppelen aan materialen

samengevat

creëren/actualiseren

Route koppelen aan gebruikers

Route roosteren

opbergen

TMAZOP02R1

(Zaken doen in Azië)Materialen

Docent(en) / auteur(s) Docent(en) /

Bedrijfsbureau / interne / externe ondersteuning

inte

rne e

n e

xte

rne o

nd

ers

teu

nin

g

Studieroute maken

Bij iedere module(-code) zijn de (f)actoren helder in beeld te brengen

inrichtingsplan

Inrichtingsplan

=

Beschrijving van dit beeld

Docenten, interne en externe ondersteuners, administratieve

ondersteuning is beschreven, gemarkeerd, toegewezen, gefaciliteerd

“Leuker kunnen we het niet maken”

En dan nu automatiseren!

• Basisgegevens nodig• Wie heeft wat?

Bedrijfsbureau: Overzicht modules

Overzicht klassen, groepen

Osiris heeft info over leerplan (wat zit in de opleiding?)

Modulecode = leidend

•En natuurlijk een goed gedocumenteerd inrichtingsplan!

Het lijkt zo eenvoudig

MODULE

GEBRUIKERS

MATERIALEN

ROOSTER arrangeerruimte

AUTEURS

Gebruikers-

groepenbeheer

ABC123

ABC123

ABC123

ABC123

Helpdesk/Beheer?? ABC123

Van bovenaf gezien, ziet het er goed uit maar

voordat het allemaal gaat werken…

..is er veel water door de Maas gestroomd!