1

Inzicht en grip, op bedrijfsvoering en ICT

Vensters op bedrijfsvoering, applicaties en rationalisatie in Delft

Inhoudsopgave

Producten KING als hulpmiddel bij grip op bedrijfsvoering en applicaties (Theo Peters)

Uitleg over model GEMSS (Ron Linssen)

De proof of the pudding….Gebruik in Delft (Erik Kruider)

4

Grip op bedrijfsvoering: Reductie complexiteit

5

Grip op ICT vanuit drie invalshoeken

Softwarecatalogus

GEMSS

Vens

ters

voor

bedr

ijfsvo

ering

Invalshoek vanuit: - Standaarden- Marktoriëntatie- Leveranciers- Referentie-

componenten

Invalshoek vanuit: - Feiten, prestatie indicatoren- Beleving, bijdrage aan

doelen- Gehele bedrijfsvoering- Vergelijking

Invalshoek vanuit: - Feitelijk aanwezige ICT applicaties- Functioneel-Technisch en Financieel - Volledigheid in integrale kosten ICT applicaties- Signaleren verbeter/besparingspotentie, grip

6

Softwarecatalogus

Softwarecatalogus

GEMSS

Vens

ters

voor

bedr

ijfsvo

ering

Invalshoek vanuit: - Standaarden- Marktoriëntatie- Leveranciers- Referentie-

componenten

Invalshoek vanuit: - Feiten, prestatie indicatoren- Beleving, bijdrage aan

doelen- Gehele bedrijfsvoering- Vergelijking

Invalshoek vanuit: - Feitelijk aanwezige ICT applicaties- Functioneel-Technisch en Financieel - Volledigheid in integrale kosten ICT applicaties- Signaleren verbeter/besparingspotentie, grip

Nieuwe Softwarecatalogus

Manier van werken SWCSoftwarecatalogus als instrument om transparantie te bieden • Op referentiecomponenten en leveranciers die

daar oplossingen voor bieden• Op referentiecomponenten en welke

oplossingen gemeenten daar voor inzetten• Release momenten van applicaties • De mate waarin aan standaarden wordt

voldaan• Testresultaten van die standaarden

9

Vensters voor bedrijfsvoering

Softwarecatalogus

GEMSS

Vens

ters

voor

bedr

ijfsvo

ering

Invalshoek vanuit: - Standaarden- Marktoriëntatie- Leveranciers- Referentie-

componenten

Invalshoek vanuit: - Feiten, prestatie indicatoren- Beleving, bijdrage aan

doelen- Gehele bedrijfsvoering- Vergelijking

Invalshoek vanuit: - Feitelijk aanwezige ICT applicaties- Functioneel-Technisch en Financieel - Volledigheid in integrale kosten ICT applicaties- Signaleren verbeter/besparingspotentie, grip

Kenmerken van Vensters voor bedrijfsvoering

• Integraal beeld over bedrijfsvoering• Onderling vergelijkbaar • Levert basis voor gesprek over:• Kosten van bedrijfsvoering, en sturen daarop• Leren van anderen• Beleving van de bedrijfsvoering

11

Dashboard

12 Tevr

eden

heid

Kost

en

verg

elijk

ing

13

GEMSS

Softwarecatalogus

GEMSS

Vens

ters

voor

bedr

ijfsvo

ering

Invalshoek vanuit: - Standaarden- Marktoriëntatie- Leveranciers- Referentie-

componenten

Invalshoek vanuit: - Feiten, prestatie indicatoren- Beleving, bijdrage aan

doelen- Gehele bedrijfsvoering- Vergelijking

Invalshoek vanuit: - Feitelijk aanwezige ICT applicaties- Functioneel-Technisch en Financieel - Volledigheid in integrale kosten ICT applicaties- Signaleren verbeter/besparingspotentie, grip

Applicatierationalisatie, waarom?

• Gemiddelde organisatie: besparingspotentieel bij applicatie & IT gerelateerde kosten door het applicatielandschap te rationaliseren– Afscheid nemen van niet gebruikte, doublure functionaliteit

• Voor applicatierationalisatie is nodig– Inzicht– Objectief beeld van de werkelijkheid

• Dit inzicht is ook essentieel voor andere uitdagingen

GEMSS

• Gemeentelijk model voor standaardisatie en samenwerking– Voor en door gemeenten ontwikkeld

• Uitgangspunten– Integraal gemeentelijk– 3 invalshoeken– Feiten

• Doelen: – Inzicht, grip– Besparingspotentieel– Managementinstrument

Applicatie

Operationeel aspect

Financieel aspect

Functioneel aspect

Werkelijke kosten

Mogelijke functionaliteit van applicatie

Gebruikte functionaliteit

in proces

Gebruik IT resources

Life cycle/ continuïteit

aspecten

Afgesloten contracten

Resultaten Proof of concept• GEMSS prima hulpmiddel om inzicht op te

bouwen en analyses uit te voeren– Inzet en gebruik en kosten van applicaties– Besparingspotentieel– Impact van verandering– Vergelijking tussen gemeenten

• Inzicht zeer waardevol als instrument• Vergelijking met andere gemeenten waardevol

– Vereist nuancering om vergelijking mogelijk te maken– Met 3 gemeenten nog te beperkt..

12

17

GEMSS in Delft• Beweging naar Shared Service Centre• Focus op ‘K3’

– Kosten– Kwaliteit– Kwetsbaarheid

• Rationalisatie als middel• GEMSS: Inzicht, inzicht, inzicht…

– Inzicht in aantal applicaties (totaal ca. 900)– Inzicht in functionaliteit (en overlap)– Inzicht in kosten (en inzicht dat dit inzicht niet volledig is!)– Inzicht in beheerinspanning– Inzicht in mogelijkheden

18

19

Status rationalisatie• ‘Opschoon’ projecten• Overtuigen stakeholders

– Management– Adviseurs, Functioneel beheerders, projectleiders…

• Borging rationalisatie– Architectuurprincipes– Processen (projectmatig werken, adviestrajecten)– Rationalisatie als DNA

20

GEMSS Helpt…?• Overtuigen organisatie:

– Iedere applicatie kost geld– ... ook SAAS!– iBabs, Zoek en boekportal, uitkeringenadministratie

• Helpen klanten bij maken keuzes• Applicatieportfolio groeit

– Met name Cloud-oplossingen• Veranderende rol IT in Delft

– Minder harde IT– Meer faciliterend

21

Wat heb ik/heeft Delft nodig?• Vergelijkingsmateriaal• Wat heb ik, wat hebben anderen• Functionaliteit• Wat kost het? (Implementatie, direct en

indirect)• Hoe bevalt het/ervaringen• Hoe meer zielen…

Vervolg GEMSS …..• Kennis en ervaring ter beschikking aan alle

gemeenten– www.king.nl

• Vergroten kritieke massa voor (landelijke) vergelijking– Op zoek naar nieuwe deelnemende gemeenten – Kwaliteit en consistentiebewaking organiseren

• Ondersteunen PoC-gemeenten bij verdere opvolging– Toevoegen van kennis en ervaringen aan het model– Uitwisselen van mogelijkheden voor realiseren

besparingspotentieel14

• Vensters: Benchmark en vergelijking tussen gemeenten

• SWC: Referentiecomponenten, vanuit applicaties op hoofdlijnen en gebruik standaarden

• GEMSS: Vanuit de aanwezige software componenten