1

kengetallen ROC ID College Grip op de onvoorspelbare student

Omzet 80 mlnStudenten 15.000FTE 800Personeel 1.200Vestigingen 17

Onderwijs Domeinen 6

DienstenPlanning & ControlAdministratief BedrijfFacilitaire BedrijfCommunicatie & MarketingOnderwijs & InnovatieOnderwijs servicecentrum

Regio Zuid-Holland, Groene Hart

2

Grip op de onvoorspelbare student

Marcel van Oorschot en Edith Hofstede

donderdag 15 april 2010, CVI-conferentie 2010

Welkom

3

We starten met een opdracht:“samenwerken en verbinden”

- De nummers met op de derde positie een 1 gaan naar de stip: Aanmelden- De nummers met op de derde positie een 2 gaan naar de stip: Intake- De nummers met op de derde positie een 3 gaan naar de stip: Plaatsen

- Maak een keuze, ook als je het nummer niet meer weet;- Neem je “cadeautje mee” en pak het uit op de stip;- Open de enveloppe;- Verwerk de opdracht.

Er is vijf minuten voor deze opdracht, vanaf nu.

Opdracht

4

Grip op de onvoorspelbare student

Wat is het resultaat?Waarom dit resultaat?

Dit waren de opdrachten:

Kijk mee hoe het ooit was….

5

Geen grip op de onvoorspelbare studentDe hoeveelheid handelingen & het ontbreken van controle

was voor ons niet aanvaardbaar.

Wat was het probleem?

• informatie werd niet vastgelegd bij de bron; •belangen student-studentenadministratie-onderwijsteam conflicterend; • onnodige en intensieve hoeveelheid handelingen en papierwerk;• geen zicht op where-abouts student en document (tracing & tracking);• studenten hebben geen zicht op de voortgang in hun aanmeldproces.

6

Grip op de onvoorspelbare student

heldere en eenduidige informatievoorzieningworkload in kaart en schaalbaarinstroom studenten te prognosticerencontrole op invoer en controle op kwaliteituitval tijdens instroomproces voorkomenbij de bron verwerkenvalideerbaarbrug creëren tussen onderwijsteams en backofficeprestatie indicatoren

Op weg naar een oplossing met uitgangspunten

Informatievoorziening

Logistiek

Standaardisatie

7

Het gaat vooral informatievoorzieningReal-time informatie geeft vertrouwen, controle, sturing en is prognosticerend

Dynamisch matrixbord bij halte geeft aan:

Wanneer de volgende tram komt, hoe lang het nog duurt.

- vertrouwen, controle, prognose

Informatievoorziening

8

Eerste ontwikkeling: een methode met direct inzicht in de informatievoorziening

Het gaat vooral over informatievoorziening

9

Logistieke procedures zonder oog voor realiteit werken niet.

CVI conferentie 2008, “Samen kunnen meer dan één”.

Zoek realiteit en maak connecties tussen de uitvoerders- en de verantwoordelijken van de logistieke procedures.

- medewerkers studentenadministratie- onderwijsmanager- Infodesk medewerker- College van Bestuur

Logistiek

functionele logistiek is de basis voor een centrale waarheid

10

- Ontwikkel de procedures met de organisatie;- Maak continue de verbinding tussen de teams en diensten.

Bij ROC ID College is logistiek samen delen

11

Leg instroomproces vast in een flexibele standaardprocedure

In Barcelona lijkt vanuit de lucht alles standaard en saai.

Op straat merk je echter niets van deze standaard..

Standaardisatie

12

ROC ID College in ontwikkeling

Flexibilisering door standaardisering

• vastleggen definities;

• vastleggen standaard proces;

• ontwikkeling flex-processen richting onderwijs logistiek;

• ontwikkeling sterke automatisering.

13

Wat heeft het opgeleverd

Scorecards

Dashboards

Management Rapportage

1. De realisatie van een Management Informatie Portaal scorecards naar validatie op studentniveau;

2. Connecties tussen de BRON-systemen nOISe, Exact en Raet;

3. Gekoppelde KPI’s vertaald naar het strategisch beleid;

4. Grip op de onvoorspelbare student.

14

Let’s get real

15

Grip op de onvoorspelbare student

En nog meer…

accountant steunt bij bekostigingscontrole op interne processen ROC ID College, 50 studenten in de steekproef;

sterke daling afgekeurde meldingen BRON;

nauwkeurige informatie naar onderwijsteams mbt aantal te verwachten studenten;

nauwkeurige informatie naar Administratief Bedrijf mbt te verwachten dagelijkse workload

real-time;

sterke tevredenheid onderwijsteams.

16

Grip op de onvoorspelbare studentBedankt voor uw

aandacht

Marcel van OorschotProjectmanager06-51084627E-mail: moorschot@idcollege.nl

Edith HofstedeHoofd Administratief Bedrijf06-53247849E-mail:ehofstede@idcollege.nl

Disclaimer:Alle getoonde afbeeldingen hebben geen relatie met genoemde personen in deze presentatie en berusten op louter toeval.