1

Sharepoint toepassingen bij Achmea

Versie 1 – 10 juni 2008

Walter Grabner

Bedrijfsanalist ECMcc

2

Onderwerpen

1. Samenwerken bij Achmea

2. Lopende programma’s en projecten

3. ECM en het ECM competence center (cc)

4. Sharepoint bij Achmea

5. Collaboration vs. Document management?

3

1. Uitgangssituatie t.a.v. samenwerken

Achmea wordt gekenmerkt door diversiteit (in culturen, producten, distributiekanalen, klantengroepen) en geografische verspreiding.

• Deze diversiteit vormt ook een bron van innovatie en creativiteit. Medewerkers en organisatieonderdelen zijn verschillend.

• Samenwerking overbrugt en verrijkt verschillen in werkstijlen en culturen.

• Door een cultuur van samenwerking zal het potentieel binnen Achmea nog beter benut kunnen worden.

Noodzaak tot vergaande digitalisering van aanleveren, verwerken en terugkoppelen van informatie voor meer efficiëntie, effectiviteit, flexibiliteit en klantgerichtheid: output gericht op klantbehoeften (pull).

4

2. Samenwerken

Doelstellingen 2007 – 2009*

• Ondersteuning projectteams (je eigen virtuele werkruimte)

• Kennisdelen door snel vinden van expertise én experts; communities

• Werken en samenwerken ongeacht plaats en tijd (collaboration anytime, anywhere)

• Samenwerken met de klant via medewerkersportal

Focus op o.a.

• Programma Digitale Verzekeraar

• Project Document Logistiek

• Project 1Medewerkerportaal

*Uit ’Achmea: Samenwerken en Kennisdelen’, Telematica Instituut, 19 maart 2007

5

Digitale verzekeraar

Visie

We behandelen geen documenten, maar verwerken digitale gestructureerde informatiestromen. Als het nodig is, raadplegen we opgeslagen ongestructureerde content.

Ambitieniveau’s

4. Documentverzekeraar: essentie is documentmanagement, veelal nog papieren input

5. Digitale verzekeraar: essentie is digitaliseren van informatie- en communicatiestromen,

6. Intelligente verzekeraar: essentie is procesmanagement en geautomatiseerde besturing.

Gerichtheid is nu op niveau 2, een verkenning wordt gedaan naar niveau 3.

6

Generieke voorzieningen Digitale Verzekeraar

• Een aantal generieke voorzieningen zijn noodzakelijk die in de basis organisatieonafhankelijk, niet business-specifiek en modulair zijn.

• Realisatie van deze voorzieningen zal naar verwachting een grote toegevoegde waarde hebben.

7

Architectuur Digitale Verzekeraar

Ente

rpris

e Se

rvic

e B

us

Management informatie

Operationele besturing

Rules Engine

Documentmanagement

Collaboration

Applicatie-specifieke data

Achmea brede data (relaties, …)

Achmea wereld

Inpu

tM

anag

emen

t

Out

put

Man

agem

ent

Beveiling / IDM

Business-specifieke verwerking

Buiten scope

Toegang/multimedia

Processturing/ondersteuning

Managementinformatie

(legenda:Group BIP domeinen)

Klant-, Partner & medewerkerportaal

Business Process Management

SP

SP

SP?

8

Concrete ontwikkelingen naaste toekomst

Digitale Verzekeraar

1medewerkerportaal

Sharepoint 2007/MOSS

9

3. ECMcc – competence center

ECM

ECM staat voor "Enterprise Content Management". Het is een stelsel van afspraken, producten, diensten en systemen die het gebruik van digitale content binnen Achmea vereenvoudigen.

Meer precies

• De juiste informatie (documenten, content)

• Op de juiste plaats

• Op het juiste moment

De dienstverlening beslaat grofweg de terreinen van archivering, digitalisering, collaboration en proces- en workflowmanagement

10

ECMcc – werkterreinen

• Projectmanagement voor ECM

• Input- en outputmangement

• Workflow management (WFM) en Business Proces management (BPM)

• Document management

• Compliance

• Collaboration en portals

11

ECMcc – diensten

12

Community of Practice, een voorbeeld

13

Collaboration, een voorbeeld

14

4. Sharepoint bij Achmea: in- en extern

Interne sites (Sharepoint 2003)

• 1Samenwerken: Intranetsites voor teams, projecten, communities (kennisdeling)

• 1Net: intranet voor communicatiedoeleinden

Externe sites (MOSS)

• Achmea Beleggings Fondsen (ABF)

• Eureko Academy Life & Pension (EALP)

• Stichting Pensioen Fonds Achmea Personeel (SPAP)

15

Interne sites (kwantitatief)

Aantal E-team afdeling hoofdsites: 35

Aantal E-team project hoofdsites: 68 (= niet alle projecten!)

Aantal E-team community hoofdsites: 30

Enkele grootgebruikers

• GITS: 116 (sub)sites

• Divisie Pensioenen: 42 (sub)sites

• Divisie Sociale Zekerheid: 27 (sub)sites

• Divisie Bancair: 19 (sub)sites

16

5. Collaboration vs. Document management?

Hoe om te gaan met DM in een collaboration-omgeving?

• Platform van keuze voor document- en recordsmanagement is Filenet

• Kort ‘levende’ documenten in Sharepoint houden

• En na enige tijd automatisch verwijderen

• Definitieve, langer levende documenten overhevelen naar Filenet

Hoe goed is de koppeling tussen Sharepoint en Filenet P8?

• Kunnen documenten ook automatisch, op basis van metagegevens, overgeheveld worden?

• Zijn documenten in Filenet makkelijk oproepbaar vanuit Sharepoint?

17

Einde

Walter Grabner

Bedrijfsanalist ECM

Achmea GITS | Spoorlaan 298 | 5017 JZ Tilburg

M 06 - 13863143 | E w.grabner@interpolis.nl