Post on 22-Feb-2016
description
Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
ww
w.agodi.be
AgODi
Opleiding voor schoolsecretariaten2012 - 2013
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 2
Inleiding (1)SCHOLENMATERIE Doel van deze cursus?
ABC voor beginners Hoe is de cursus opgebouwd?
Communicatiestroom tussen school en AgODi
Processen tijdens een schooljaar.Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 3
Inleiding (2) OnderwijskettingLeerlingen
Leerlingenadministratie en het leerlingendossier
-> Afdeling scholen basisonderwijs en
CLBLestijdenpakket …
Personeelsadministratie en het personeelsdossier -> Afdeling personeel
basisonderwijs en CLBPersoneel
ww
w.agodi.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
Terminologie (1)
Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur:
023077 211 42011 12instellingsnummer
hoofdstructuurNIS-code
Soort instelling en IM
4
ww
w.agodi.be
AgODi
Terminologie (2)Wat is een instelling/school/niveau/vestigingsplaats / administratieve groep?
BV. basisschool “De Ballon” voor gewoon onderwijsinstellingsnummer 15 Administratieve vestigingsplaats 1 (= administratieve
zetel van de school): Kerkstraat 9 in Antwerpen Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 111
− Administratieve groep: kleuterklas Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211
− Administratieve groepen: 1ste lj, 2e lj, 3e lj Vestigingsplaats 2: Kaartweg 6 in Antwerpen
Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211− Administratieve groepen: 4e lj, 5e lj, 6e lj
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5
ww
w.agodi.be
AgODi
Terminologie (3)Wat is een BO-school /type /pedagogische eenheid of leerlingengroep?
Bv. basisschool “Het Zonnetje” voor buitengewoon onderwijsinstellingsnummer 16 Administratieve vestigingsplaats 1: Spijkerstraat 9 in Gent
Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 121− Administratieve groep kleuterklas type 4*
– PE1, PE2 Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 221
− Administratieve groepen: lager ond. type 4 en type 8*– PE1, PE2, PE3, PE4
*Type 4 en type 8 -> zie BO-typesPE = pedagogische eenheid
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 6
ww
w.agodi.be
AgODi
Terminologie (4)BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types:
type 1 - licht mentale handicap; type 2 - matige of ernstige mentale handicap; type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4 - fysieke handicap; type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium; type 6 - visuele handicap; type 7 - auditieve handicap; type 8 - ernstige leerstoornissen.
De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 7
ww
w.agodi.be
AgODi
Terminologie (5) Programmatie van een school: oprichting Herstructurering van een school: wijziging in de structuur
van een school door oprichten/afschaffen van een vestigingsplaats/niveau (+ in BO: wijziging op vlak van leerlingengroepen en/of types)
Fusie van scholen : de samenvoeging tot één (nieuwe) school van twee of méér scholen
Teldag (1ste schooldag van oktober/februari)
Instapdag (1ste schooldag na zomer-, herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie, 1ste schooldag februari en na hemelvaart)
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 8
ww
w.agodi.be
AgODi
Terminologie (6) BAO: basisonderwijs AN: anderstalige nieuwkomers GAN: gewezen anderstalige
nieuwkomers GOK: gelijke onderwijskansen SES: socio-economische status SOL: speciale onderwijsleermiddelen LVB: levensbeschouwelijke vakken CLB: centrum voor leerlingenbegeleiding KR: klassenraad …
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 9
ww
w.agodi.be
AgODi
Terminologie (7) GON: geïntegreerd onderwijs
samenwerking tussen gewoon en BO voor leerlingen met handicap en/of leer-
en opvoedingsmoeilijkheden volgen les in gewoon onderwijs met hulp vanuit het buitengewoon
onderwijs begeleiding kan niveau-overschrijdend
ION: inclusief onderwijs (enkel type 2)
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 10
ww
w.agodi.be
AgODi
Terminologie (8) OAH: Onderwijs aan huis
TOAH Tijdelijk onderwijs aan huis POAH Permanent onderwijs aan huisonderwijsverstrekker: leerkracht
Huisonderwijs kiezen voor huisonderwijs of onderwijs
in een school onderwijsverstrekker: ouders/derden
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 11
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 12
Gegevensdoorstroom (1) Hoe gebeurt de communicatie?
Zendingen Formulieren Dienstbrieven E-mail -> nazicht formulier BAO
‘Algemene gegevens’! Telefoon -> contactpersonen AgODi-
website
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
Gegevensdoorstroom (2)
Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig-heden
Doorgeven schoolgegevens
Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-en BKL-formulieren
Leerplichtcontrole Verificatie
Elektronische zendingen van leerlingengegevens en terugzendingen en Discimus
13
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 14
Inschrijving (1) Inschrijving leerling
Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement
Inschrijvingsregister(s) = verplicht werkinstrument voor elke school!
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 15
Inschrijving (2) Info:
Wetwijs ‘inschrijvingen leerlingen’
Regelgeving omzendbrief BAO/2012/01 ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 16
Inschrijving (3) Toelatingsvoorwaarden
Leeftijd & afwijking na advies CLB en klassenraad−Aanwezigheid in kleuteronderwijs of
taalproef voor 5- en 6-jarigen in lager onderwijs
Inschrijvingsverslag (attest en protocol) voor buitengewoon onderwijs
Info: Wetwijs ‘Toelatingsvoorwaarden’
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 17
Inschrijving (4) Inschrijvingsdocumenten: o.a.
identiteitsbewijs (rijksregisternummer!) attest trekkende bevolking attest thuisloos/plaatsing coëff.
1,5 formulier keuze levensbeschouwelijke vakken formulier leerlingenkenmerken verklaring ivm onthaalonderwijs …Formulieren laten ondertekenen én dateren!
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 18
Inschrijving (5) Registratie in de databank
Stamboek Uniek stamnummer Begindatum & instapdata (< 3-jarigen gewoon
ond) Uitprint voor verificateur Overzichtslijst met leerlingenaantallen
Info Wetwijs ‘Controle leerlingen in het gewoon/buitengewoon onderwijs’
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
Leerlingenzendingen (1)
Zending eerste drie schooldagen
Zending 1 oktoberGON-zending
Zending 30/06 kleuter-aanwezigheden
Zending 1 februari
Zendingen problematische afwezigheden
19
ww
w.agodi.be
AgODi
Leerlingenzendingen (2) Algemeen principe:
Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! (-> 3/9, 1/10, 1/2, 30/6 – uitz. zending probl. afwez.)
Terugzendingen Info over doorgestuurde gegevens:
Leerlingenaantallen + alle details Info over de verwerking v/d zending:
Verwerkt? Fouten? Extra: leerlingenkenmerken, rijksregisternummers
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 20
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 21
Leerlingenzendingen (3)Info: Wetwijs ‘Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs’
E-mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.beGewoon onderwijs:
Antwerpen: 02 553 99 32 Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 02 553 92 17Limburg: 02 553 99 33Oost-Vlaanderen: 02 553 92 05Vlaams-Brabant: 02 553 92 17West-Vlaanderen: 02 553 93 87
Buitengewoon onderwijs: 02 553 92 04
ww
w.agodi.be
AgODi
Discimus (1)Situering: Vraag van de minister naar realisatie van een
geïntegreerd systeem voor registreren en opvragen van inschrijvingen afwezigheden attesten schoolloopbanen kenmerken van leerlingen…
Vraag van scholen om meer gegevens uit te wisselen op het moment dat ze nodig zijn…
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 22
ww
w.agodi.be
AgODi
Discimus (2)Deelnemers: Gewoon en buitengewoon basis- en
secundair onderwijs, uitgezonderd type 5
Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s)
Latere fase Buitengewoon onderwijs type 5 Deeltijds kunstonderwijs Syntra
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 23
ww
w.agodi.be
AgODi
Discimus (3) Automatische uitwisseling van gerealiseerde in- en
uitschrijvingen Dus geen weigeringen en geen aanmeldingen
Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar
Ontbrekende rijksregisternummers en BIS-nummers kunnen worden opgevraagd via het schooladministratiepakket
Vanaf schooljaar 2013 – 2014: Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens
− Vanaf februari 2013 kunnen scholen dit al uittesten
− Raadplegen van aan- of afwezigheidsgegevens Uitwisseling van leerlingenkenmerken, …opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 24
ww
w.agodi.be
AgODi
Discimus (4) Eén omzendbrief voor basis- én
secundair onderwijs Contactpersonen in afdelingen
‘scholen’ Lijst van FAQ’s voor scholenLink: DISCIMUS – Een toekomstgericht manier om gegevens uit te wisselelen
Scholen krijgen ook via Schooldirect infoopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 25
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 26
Schoolveranderingen (1) Schriftelijk na 1ste schooldag van
september
Nieuwe school zorgt dat documenten OK zijn
Aangetekend Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag
na melding
Getekend en gedateerd ontvangstbewijs Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag
na ontvangstmelding
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 27
Schoolveranderingen (2)Voorbeeld ter verduidelijking:
Een kleuter is vanaf 1ste schooldag september ingeschreven in school A maar was er nog niet aanwezig. Na de paasvakantie start hij in school B. Pas de 1ste schooldag na deze vakantie worden de documenten ingevuld.
-> School B stuurt ‘melding schoolverandering’ naar school A.-> Kleuter telt niet mee voor instap na de paasvakantie.
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 28
Aanwezigheden (1) Codes kleuteronderwijs
L = te laat gekomen A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie) Vertikaal streepje (l) = aanwezig (…) Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken! Evt. subtotalen bij kleuters ifv de
toelatingsvoorwaarden lager onderwijs
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 29
Aanwezigheden (2) Codes lager onderwijs
Code Z bij ziekte (> ouders) of code D (> arts) Code H bij revalidatie + revalidatiedossier Code R bij religieuze feestdag, begrafenis…
− mits officieel doc./verklaring ouders Andere codes zoals Q, S, P, O, …
− mits attest én toestemming directie! Code B bij ongewettigde afwezigheid +
begeleidingsdossier (…)
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 30
Aanwezigheden (3) Info:
Wetwijs ‘Aanwezigheden’ Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het
basisonderwijs’BAO/2002/11 - Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 31
Klasseren Algemene regel: op stamnummer
Inschrijvingsdocumenten Formulieren leerlingenkenmerken (GOK-
formulieren) Inschrijvingsverslagen (BO-attesten en
protocols)…
Afwezigheidsattesten:Chronologisch geklasseerd per leerlingengroep en per leerling
Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken:Op stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 32
Verificatie (1) O.a. controle van de leerlingengegevens
Inschrijvingsregister en -documenten Stamboekregister Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen Aanwezigheidsregisters, begeleidings- en
revalidatiedossiers …
Na afspraak zodat documenten vooraf kunnen klaargelegd worden
Verificatieverslag
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 33
Verificatie (2) Info:
Wetwijs thema ‘Controle…’ of ‘Verificatie’
Regelgeving: Omzendbrieven:
BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006)BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006)
Bijlagen en linken!
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 34
Omkadering (1) Lestijdenpakket op schoolniveau
LT volgens de schalen: op basis van schoolkenmerken
SES-LT: op basis van leerlingenkenmerken−Taal −Opleiding moeder−Schooltoelagen
Aanvullende LT (LT voor godsdienst, niet-confessionele zedenleer en cultuurbeschouwing, LT OAH …)
ww
w.agodi.be
AgODi
Omkadering (2) Uren- en puntenpakketten op
schoolniveau Uren kinderverzorging…. Punten ICT en administratieve
ondersteuning (punten zorg enkel voor scholen die niet in scholengemeenschap zitten)
Puntenenveloppen op niveau scholengemeenschap (punten zorg en stimulus)
+ GON-eenheden, GOK-LT in BO (…)
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 35
ww
w.agodi.be
AgODi
Werkingstoelagen (1) Werkingsbudget Nascholing Geïntegreerd onderwijs ICT-coördinatoren Anderstalige nieuwkomers Vervoerskosten OAH,
gemeenschapsbijdrage, ION-toelage
Omzendbrief BAO/2002/04 – Overzicht toelagen
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 36
ww
w.agodi.be
AgODi
Werkingstoelagen (2) Timing
voorschot : januari (50%) saldo: juni (50%) derde schijf: afhankelijk van
begrotingscontrole
Bestaat uit drie delen: Objectieve verschillen (niet voor VGO) Leerlingenkenmerken Schoolkenmerken (= basisfinanciering)
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 37
ww
w.agodi.be
AgODi
Werkingstoelagen (3)Leerlingenkenmerken −Taal -> ifv omkadering én toelagen−Opleiding moeder-> ifv omkadering én
toelagen−Schooltoelagen-> ifv omkadering én
toelagen−Buurt-> enkel ifv toelagen
Schoolkenmerken (= basisfinanciering)−niveau van de school−leerlingenaantal op de teldatum−(1e schooldag van februari schooljaar X-1
of 1e schooldag van oktober schooljaar X)opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 38
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 39
Schoolbeheerteam (SBT) Behandeling van dossiers en aanvragen:
Dienstbrieven Programmaties, herstructureringen, fusies Wijzigingen schoolgegevens
−naam directie−e-mailadres …
Aanvragen tijdelijk/permanent onderwijs aan huis
Berekeningen LT instapklassen, AN, GAN Verwerking documenten ivm aanwending
omkadering …
ww
w.agodi.be
AgODi
BAO’sGewoon basisonderwijs BAO-formulieren:
BAO ‘Algemene gegevens’ oa ivm structuur van de school
‘Jaarlijkse inlichtingen’ ivm de aanwending van de omkadering
Herberekening in het kleuteronderwijs Aanvraag lestijden onthaalonderwijs (…)
Invullen van de BaO-formulieren van 06/10/03 (BaO/2003/04)
opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 40
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 41
BKL’sBuitengewoon kleuter- en lager onderwijs Invullen van de BKL-formulieren
Aanwending van het lestijden-, uren en puntenpakket in de BO-school/internaat
Berekening urenpakket internaten …Ook BAO Algemene gegevens
Omzendbrief ‘Invullen van de BKL-formulieren’BaO/2003/05 van 06-10-2003
ww
w.agodi.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 42
Contact http://www.ond.vlaanderen.be
http://www.agodi.be
Contactpersonen Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), o.a.
Dossierbeheerder schoolbeheerteam
Dossierbeheerder werkstation Verificateur (…)