Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18...

43
1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS Niet mogelijk om ieder pakket te tonen Wij hebben geen toegang Ieder pakket heeft een andere lay-out en werkwijze om iets te doen Alles wat voorkomt in deze presentatie, zou uw pakket moeten kunnen Op vraag van schoolbestuur of scholengroep is het mogelijk om samen met uw pakket een opleiding te doen. 2 Algemene informatie

Transcript of Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18...

Page 1: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

1

Cursus voor schoolsecretariaten

2016-2017

1

• 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS

• Niet mogelijk om ieder pakket te tonen

– Wij hebben geen toegang

– Ieder pakket heeft een andere lay-out en werkwijze om iets te doen

• Alles wat voorkomt in deze presentatie, zou uw pakket moeten kunnen

• Op vraag van schoolbestuur of scholengroep is het mogelijk om samen met uw pakket een opleiding te doen.

2

Algemene informatie

Page 2: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

2

Overzicht programma

DISCIMUS DISCIMUS DISCIMUS DISCIMUS

• Inleiding

• In- en uitschrijvingen

PAUZE

• Aan- en afwezigheden

• Leerlingenkenmerken

• Studiebewijzen

• Schooladministratiepakket

• Aandachtspunten

• Informatie

• Contactgegevens

3

Overzicht programma

Leerlingenzendingen via Leerlingenzendingen via Leerlingenzendingen via Leerlingenzendingen via WebEDISONWebEDISONWebEDISONWebEDISON

• Reglementering

• Overzicht

• Internen

• Terugzendingen

Concurrentieel vervoerConcurrentieel vervoerConcurrentieel vervoerConcurrentieel vervoer

Vragen?Vragen?Vragen?Vragen?

4

Page 3: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

3

DISCIMUS

Een toekomstgerichte manier

om leerlingengegevens

uit te wisselen (NO/2012/01)

5

Inleiding6

Page 4: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

4

Werkzaamheden AgODi

Vastleggen schoolstructuur

Verzamelen leerlingen-gegevens

Controle leerlingen-gegevens

Berekening omkadering/

werkingsmiddelen

Verzamelen gegevens personeel

Betaling wedden

Controle aanwending

7

Uitdagingen

• Verschillende maatschappelijke uitdagingen

– Capaciteit

• Dubbele inschrijvingen

– Steeds grotere vraag naar gegevens

• Van beleidsmakers

• Van scholen

– Nood aan snelle beschikbaarheid gegevens

• Planlastvermindering

– Eenvoudige uitwisseling en efficiëntere werking

8

Page 5: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

5

Gebruik van leerlingengegevens

door AgODi

• Berekenen van omkadering en toelagen

• Leerplichtcontrole & opvolging kleuterparticipatie

• Uitwisseling van gegevens met verschillende partners:

– Afdeling Studietoelagen (AHOVOS), CLB’s, AGIOn, Kinderbijslagfonds(en), Leer- en Ervaringsdatabank (VDAB, CVO’s), Inburgering…

• Cijfergegevens voor beleidsondersteuning

– Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen

9

MAGDA

10

Page 6: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

6

WebEDISON

• Afbouw WebEDISON en meer uitwisseling via DISCIMUS

– Momenteel GON-zending en zending internaten nog via WebEDISON

• Toekomst

– Verdere afbouw WebEDISON voor leerlingengegevens

11

DISCIMUS

• Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens

– Op Mijn Onderwijs

– Op teldagen 01/10 en 01/02

– Na verificatie

– Mogelijkheid om op vraag gegevens te publiceren (teldagen en andere dagen)

12

Page 7: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

7

DISCIMUS

Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens

– Voorjaar 2017 mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs

– Ook opvraagbaar via uw schooladministratiepakket

– Enkel zichtbaar in Mijn Onderwijs als je de rechten CONFIDENTIEEL hebt bij het thema Leerlingen

13

14

Page 8: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

8

DISCIMUS

• Administratieve vereenvoudiging

– Reeds afgeschaft:

• BAO Herberekening in het kleuteronderwijs

• Bijlage 5 teldocument wijziging schoolbevolking

• Formulier kleuterparticipatie

“aantal halve dagen aanwezig”

– In de toekomst: andere BAO-formulieren

15

Deelnemers aan het project

• Op dit ogenblik

– Alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs

– Alle scholen voor gewoon en buitengewoon secundair onderwijs

– Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s)

– Syntra Vlaanderen

– Uitzondering: enkele ziekenhuisscholen

• Later

– CLB’s, DKO, ziekenhuisscholen…16

Page 9: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

9

Partners in succes

• AgODi

– Databank met toegangspoorten

– Verstuurt en ontvangt gegevens

• Softwareleveranciers

– Aansluiten schooladministratiepakket op toegangspoorten

– Gebruiksvriendelijke toegang tot databank

• Schooladministratie

– Onmiddellijk registreren in schooladministratiepakket

17

Werking DISCIMUS

• School voert informatie in het schooladministratiepakket in,

• Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi

• Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is

– Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken

• Mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt

18

Page 10: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

10

DISCIMUS

internet

DISCIMUS

Instellingen

(Directeur, medewerker, …)

1

School

AgODi

19

Radicaal digitaal

Grote digitale sprong

voorwaarts

Digitale kanalen

Digitaal loket

Papier stromen afschaffen

MAGDA principe

Open data

Privacy

Klemtoon op

efficiëntiewinst

20

Page 11: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

11

In- en uitschrijvingen21

In- en uitschrijvingen

• Uitwisseling gerealiseerde inschrijvings- en

uitschrijvingsgegevens

– Registratie binnen een week

• Ook bij instappers, niet wachten tot de instapdag!

– Stamnummer automatisch toegekend

• Niet manueel wijzigen!

– Geen aanmeldingen of weigeringen

22

Page 12: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

12

In- en uitschrijvingen

• Welke gegevens worden uitgewisseld?

23

In- en uitschrijvingen

• Instellingsnummer

• Stamnummer

• Identificatienummer

• Geboortedatum

• Geslacht

• Familienaam

• Eerste voornaam

• Straat woonplaats

• Huisnummer

• Busnummer

• Postcode woonplaats

• Land woonplaats

• Nationaliteit

24

Page 13: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

13

In- en uitschrijvingen

• Identificatienummer

– Rijksregisternummer

• yy mm dd xxx xx

• 3de laatste cijfer geeft geslacht weer

– Even = meisje

– Oneven = jongen

– BIS-nummer

• Zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20, 40 of 60

25

In- en uitschrijvingen

• Identificatienummer

– terug te vinden op achterzijde Kids-ID, op ISI+-kaart of de achterzijde van het e-ID

26

Page 14: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

14

In- en uitschrijvingen

• Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt

– AgODi gaat eerst zoeken in eigen databank

– vervolgens opzoeken in rijksregister

– naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)

• Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht

– u importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket

Probeer steeds aan een identificatienummer te komen om fouten te vermijden,

27

In- en uitschrijvingen

• Alle karakters die toegelaten zijn in de naam en voornaam van een leerling bij het registreren of wijzigen.K

[a-z A-Z ' ÀÁÂÃÄÅÆ àáâãäåæ Çç Ð ÈÉÊË èéêë ÌÍÎÏ ìíîï ÑñÒÓÔÕÖØ òóôõöø ð ß ÙÚÛÜ ùúûü Ýýÿ Þþ -]*$

• Een “.” (punt) in de naam geeft een foutmelding in DISCIMUS

28

Page 15: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

15

In- en uitschrijvingen

• Veld “inschrijvingsdatum”

– Datum van akkoordverklaring met het pedagogisch project en schoolreglement

– Datum ligt voor of op de begindatum in de school

29

In- en uitschrijvingen

• Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het

basisonderwijs

• Nodig voor een correcte berekening van toelagen en

omkadering

30

Page 16: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

16

In- en uitschrijvingen

• Instellingsnummer

• Hoofdstructuur

• Begindatum

• Einddatum

• Vestigingsplaats

• Financierbaarheid

• Cursus levensbeschouwing

• Cursus 2de taal

• Taalinitiatie frans

• Taalinitiatie andere taal

• Individueel aangepast curriculum

• Anderstalige nieuwkomer

• Gewezen anderstalige nieuwkomer

• Verblijfsregeling

• Thuisloos

• Trekkende bevolking

• Informatie vorige inschrijving

• Aanleiding vroege uitschrijving

• Situatie na vroege uitschrijving

31

In- en uitschrijvingen

• Begin- en einddatum

– Meestal begindatum 01/09 en einddatum 31/08

– Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen

– Bij wijziging administratieve groep/klas of vestigingsplaats

• Einddatum wijzigen naar dag voordien

• Aanmaak nieuwe inschrijving administratieve groep voor de nieuwe situatie

32

Page 17: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

17

In- en uitschrijvingen

• Administratieve groep

– Soepele controles vooraleer het schooljaar start

– Nadien strengere controles of de administratieve groep wordt ingericht in de vestigingsplaats

– Foutmelding: “Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type BuO is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school.” � Contacteer uw schoolbeheerteam. � Zie BAO Algemene gegevens

33

In- en uitschrijvingen

• Vestigingsplaats

– Gebruik van DISCIMUSnummer vestigingsplaats (onveranderlijk over de schooljaren heen)

– Kan verschillen van Edisonnummer vestigingsplaats (aanpasbaar door de school)

– Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het schooladministratiepakket

34

Page 18: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

18

In- en uitschrijvingen

• Oefening

School 123456 heeft 2 vestigingsplaatsen

VP 01 in de appelstraat te Boom heeft discimusnr 002

VP 02 in de perenstraat te Boom heeft discimusnr 003

Volgend schooljaar

VP 01 perenstraat � discimusnr?

VP 02 appelstraat � discimusnr?

35

In- en uitschrijvingen

• Anderstalige nieuwkomers en gewezen anderstalige nieuwkomers

– Aanduiden in het schooladministratiepakket.

– Meer informatie zie omzendbrief Onthaalonderwijs

• Individueel aangepast curriculum

– Verplicht vanaf schooljaar 2016-2017

– Enkel gewoon basisonderwijs

– Alle leerlingen met een verslag BuO die het gewone curriculum niet volgen

36

Page 19: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

19

In- en uitschrijvingen

• Informatie vorige inschrijving

– Toegelaten waarden

• “01” Normaal Ingeschreven

• “02” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Basis onderwijs

• “03” Onbekend

• “04” Niet ingeschreven

• “05” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Secundair onderwijs

– Andere informatie vorige school wordt niet opgevraagd

37

In- en uitschrijvingen

• Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving

– Standaardwaarden bij inschrijving

• X – normaal einde schooljaar of module

• 10 – geen informatie

– Wijzigen bij vroege uitschrijving

– Nodig voor de leerplichtcontrole

38

Page 20: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

20

In- en uitschrijvingen

• Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden

– “X ” Normaal einde schooljaar of module

– “E” Initiatief van leerling of ouders

– “O” Overlijden leerling

– “P” Langdurige problematische afwezigheid (enkel in

uitzonderlijke situaties)

– “S” Op advies van school of CLB

– “T” Tucht

– “D” Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid

aanpassingen voor leerling met specifieke

onderwijsbehoeften (niet van toepassing in

buitengewoon onderwijs)39

In- en uitschrijvingen• Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden

– “06” Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland

– “07” Leerling is overleden

– “09” Andere

– “10” Geen informatie

– “12” Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school

– “13” Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland

– “14” Overstap naar individueel huisonderwijs

– “15” Overstap naar het privé-onderwijs

– “16” Overstap naar het Franstalig onderwijs in België

– “17” (Tijdelijke) vrijstelling van de leerplicht ingevolge ziekte, handicap

40

Page 21: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

21

In- en uitschrijvingen• Oefening

Situatie 1

Jan is ingeschreven van 01/09 – 31/08 in school 123456, Hij verandert van school op 17/11 naar een school in Wallonië

• Uitschrijfdatum?

• Aanleiding uitschrijving?

• Situatie na uitschrijving?

41

In- en uitschrijvingen• Oefening

Situatie 2

Jan is ingeschreven van 01/09 – 31/08 in school 123456, Hij overlijdt op 17/11.

• Uitschrijfdatum?

• Aanleiding uitschrijving?

• Situatie na uitschrijving?

42

Page 22: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

22

In- en uitschrijvingen• Oefening

Situatie 3

Jan is ingeschreven van 01/09 – 31/08 in school 123456, Hij verandert van school op 17/11 naar een school in Nederland,

• Uitschrijfdatum?

• Aanleiding uitschrijving?

• Situatie na uitschrijving?

43

In- en uitschrijvingen• Oefening

Situatie 4

Jan is ingeschreven van 01/09 – 31/08 in school 123456, Hij verandert van school op 17/11 naar school 654321. Schoolverandering is aangetekend verstuurd 17/11.

• Uitschrijfdatum?

• Aanleiding uitschrijving?

• Situatie na uitschrijving?

44

Page 23: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

23

In- en uitschrijvingen

• Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar

– Enkel zichtbaar wanneer er een overlap is bij inschrijving in administratieve groep

– Welke leerling, periode, andere school

– Huidig of volgend schooljaar

– Regelgeving staat dit toe

– Alle scholen in Vlaanderen

45

Foutmeldingen

• “De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep”

– Meestal verkeerde instapdatum gekozen

• “INSZ-nummer onjuist”

• “Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer”

• “Postcode vorm onjuist voor dit land”

• “Persoon heeft in WebEDISON-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx”

46

Page 24: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

24

Foutmeldingen

• Andere frequente foutmeldingen:

– “Er bestaat al een Geregistreerd Persoon voor deze ID_GRP”

– “Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS”

• Contacteer uw schoolsoftwareleverancier

47

48

Page 25: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

25

49

Aan- en afwezigheden

Aan- en afwezigheden

• Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens

– Niet-leerplichtige kleuters

• AanAanAanAanwezigheden

– Leerplichtige kleuters, lager- en secundair onderwijs

• AfAfAfAfwezigheden

50

Page 26: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

26

Aan- en afwezigheden

• Registratie

– Elke afwezigheidscode (ook “_”)

– Wordt doorgestuurd bij invoer of wijziging van code in schooladministratiepakket

• Wanneer registreren?

– Binnen een week

– Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan

51

Aan- en afwezigheden

• Raadplegen

– Als een school overstapt naar een ander schooladministratiepakket, dan kan ze via DISCIMUS de oude afwezigheidsregisters raadplegen

– Als een leerling overstapt naar een andere school, dan kan de nieuwe school bepaalde informatie over aan- en afwezigheid in de oude school krijgen

– Van de eigen school en van andere scholen, van het huidige schooljaar en voorgaande schooljaar

52

Page 27: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

27

Aan- en afwezigheden

• Codes die teruggegeven worden bij raadpleging

– Eigen school: alle codes mogelijk

– Andere scholen:

• B – onwettig afwezig (SJ, voorgaand SJ)

• C – topsportconvenant (SJ)

• S – sportieve of culturele manifestaties (SJ)

• Z – ziektebriefje geschreven door ouders (SJ)

53

Aan- en afwezigheden

– Raadpleeg toelatingsvoorwaarden lager onderwijs

• Bij overstap tussen kleuterscholen: aanwezigheden van het huidige schooljaar: de som van het aantal aanwezigheden (aanwezig + te laat),

• Bij inschrijving in het lager onderwijs: aanwezigheden van het voorgaande schooljaar: men krijgt te zien of leerling voldoet aan toelatingsvoorwaarden of dat het onbepaald is,

54

Page 28: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

28

Aan- en afwezigheden

• Regelmatige aanwezigheid relevant voor recht op schooltoelage

• Meer informatie over de codes die u moet registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven

– Omzendbrief BAO/2002/11 : Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs.

• Aantal codes niet meer doorgeven op papier bij schoolverandering of aantal halve dagen aanwezig op einde schooljaar

55

Aan- en afwezigheden

• Openstaande afwezigheden “_”

� Niet vergeten om binnen een bepaalde termijn de juiste code in te vullen.

56

Page 29: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

29

Foutmeldingen

30108 30108 30108 30108 ---- Basisscholen mogen geen les geven en ook geen aanBasisscholen mogen geen les geven en ook geen aanBasisscholen mogen geen les geven en ook geen aanBasisscholen mogen geen les geven en ook geen aan---- of of of of afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, neem dan contact op met AgODi neem dan contact op met AgODi neem dan contact op met AgODi neem dan contact op met AgODi

30106 30106 30106 30106 –––– Huidige kalenderdatum valt niet binnen het Huidige kalenderdatum valt niet binnen het Huidige kalenderdatum valt niet binnen het Huidige kalenderdatum valt niet binnen het beheersvensterbeheersvensterbeheersvensterbeheersvenster voor deze operatievoor deze operatievoor deze operatievoor deze operatie

• Steeds van 15/08/xx (voor start schooljaar) tot 30/09/xx (volgend op schooljaar)

• Nadien toestemming vragen aan AgODi om nog door te sturen

57

Leerlingenkenmerken58

Page 30: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

30

Leerlingenkenmerken

59

Leerlingenkenmerken

• Registratie

– Bij een nieuw ingevuld formulier

– Binnen een week

– Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school

– Let op de geldigheidsdatum !

• Zoek/Raadpleeg leerlingenkenmerkenformulier

– Over scholen heen

– Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd heb via DISCIMUS

60

Page 31: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

31

Leerlingenkenmerken

• Formulier vergeten te registreren?

– Huidig schooljaar: geen probleem, je kan steeds doorsturen tot 30/06 van het lopende schooljaar,

– Voorgaande schooljaar: een geldigheidsdatum kiezen in het voorgaande schooljaar kan niet meer. Je neemt dan als geldigheidsdatum 01/09/xxxx (in het huidige schooljaar)

• Formulier opvragen = formulier registreren !

61

Studiebewijzen62

Page 32: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

32

Studiebewijzen

63

• Nieuw vanaf schooljaar 2016-2017

• Geen bijkomende planlast

• Vooral impact op het secundair onderwijs

• Worden doorgestuurd in de maand juni via DISCIMUS

– Gebeurt automatisch op de achtergrond

– Getuigschrift basisonderwijs of Geen getuigschrift basisonderwijs

• Pas zichtbaar voor andere scholen en de LED vanaf 01/07

Studiebewijzen – gewoon

• Altijd iets sturen voor

– Leerlingen in het 6de leerjaar

– Leerlingen die volgende schooljaar geen lager onderwijs meer mogen volgen omdat ze te oud zijn

• Zeker doorsturen als de leerling een getuigschrift behaalt

– Leerlingen in het 4de of 5de leerjaar

64

Page 33: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

33

Studiebewijzen – buitengewoon

• Als leerling een getuigschrift behaald zeker doorsturen

• Indien geen getuigschrift

– Keuze om niets door te sturen of melden dat geen getuigschrift behaald werd

65

Studiebewijzen

66

• Mijn Onderwijs

– Overzicht met doorgestuurde studiebewijzen

– Einde schooljaar

Page 34: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

34

Schooladministratiepakket

67

Schooladministratiepakket

• Meerdere schooladministratiepakketten mogelijk

• Doorgeven welk schooladministratiepakket wat mag doen

– Per item kan maar 1 pakket schrijfrechten hebben

• Staat op BAO/BKL Algemene gegevens

68

Schooladmini-

stratiepakket

Lezen Schrijven

Inschrijvingen Leerlingen-

kenmerken

Aan- en

afwezigheden

Studiebewijzen

a X X X

b X

c X X X

….

Page 35: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

35

Schooladministratiepakket

• Wijzigingen melden aan helpdesk leerlingenzendingen, anders foutmelding:

“20029 - Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AgODi.”

69

Aandachtspunten

70

Page 36: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

36

Aandachtspunten

• DISCIMUS basis voor werkzaamheden AgODi

– Volledige en correcte leerlingengegevens zijn essentieel

• Maak gebruik van correcte identificatiegegevens

– Zie ISI+ kaartje, ID-kaart of Kids-ID

– Nodig voor correcte loopbaan van leerling

– Correct adres noodzakelijk

• Registreer alle leerlingengegevens binnen 1 week

– Ook inschrijvingen van instappende kleuters!

71

Aandachtspunten

• Raadpleeg regelmatig je dubbele inschrijvingen

• Aanwezigheden: uitwisseling binnen een week, vergeet niet om “_” om te zetten naar een juiste code

• Kijk regelmatig je foutmeldingen na

72

Page 37: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

37

Waar vind ik informatie over

DISCIMUS?

• Omzendbrief DISCIMUS – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen

NO/2012/01 van 07/03/2012

• www.agodi.be

• Schooldirect (www.schooldirect.be) – gratis nieuwsbrief

• Website www.ond.vlaanderen.beWetwijs: “D”

• Mijn Onderwijs

73

Contactgegevens

Helpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUSHelpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUSHelpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUSHelpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUS

EEEE----mailmailmailmail: : : : [email protected]

TelefoonnummerTelefoonnummerTelefoonnummerTelefoonnummer: 02 553 92 35

Of uw Of uw Of uw Of uw verificateurverificateurverificateurverificateur

74

Page 38: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

38

Leerlingenzendingen

via WebEDISON

75

Reglementering

• Omzendbrief “Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs”

BaO/2008/03 van 29/08/2008

• Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen…

• Website www.ond.vlaanderen.be

Wetwijs: “Z”

76

Page 39: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

39

Overzicht zendingen

• GON/ION 1ste schooldag van oktober

• Zending internen

• Concurrentieel vervoer

77

GON/ION 1ste schooldag van oktober

• Reglementering? – Omzendbrief Geïntegreerd onderwijs GD/2003/05

• Wie? – Scholen voor buitengewoon onderwijs met GON en ION

• Doel? – Toekenning van eenheden en toelagen

78

Page 40: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

40

GON/ION 1ste schooldag van oktober

• Welke gegevens?

– Identificatie – Inschrijvingen – Type, aard handicap, aard integratie,… – Leerlingen die recht hebben op GON-begeleiding en ION– Zowel de financierbare als niet-financierbare

• Wanneer?

– Binnen de 7 werkdagen na teldag

79

Internen• Wie?

– Alle MPI's van het GO! en de scholen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben en die rechtstreeks verbonden zijn aan internaten

• Doel?

– Nodig voor berekening urenpakket internaat

• Welke leerlingen?

– De leerlingen van het gewoon en buitengewoon basisonderwijs en de leerlingen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs die in het internaat verblijven

• Wanneer?

– 1ste schooldag van oktober

– 1ste schooldag van februari80

Page 41: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

41

Terugzendingen via WebEDISON

Na elke zending volgt een terugzending

� Belangrijk om deze op te volgen !

• Enkele uren na de zending: melding ontvangst

• Volgende dag: foutenrapport

• Bij sommige leerlingenzendingen ook een overzichtsrapport met leerlingenaantallen

81

• 3 soorten:

– Goed verwerkt

Eventueel met bijkomende informatie, bijvoorbeeld over de leerlingenkenmerken

– Verwerkt, met waarschuwende fout

Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit

– Fatale fout

Fouten aanpassen en zending opnieuw versturen!

(Fouten)rapporten

82

Page 42: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

42

Concurrentieel vervoer

• Wie?

– Scholen in Vlaams-Brabant, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in een aantal andere gemeenten

• Doel?

– Financieringswet

• Welke leerlingen?

– Regelmatig en georganiseerd opgehaald vanuit Waals Gewest

• Wanneer?

– Formulier terugsturen vóór 1 maart

• Formulier zal terug te vinden zijn op Mijn Onderwijs83

Contactgegevens

Helpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUSHelpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUSHelpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUSHelpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUS

EEEE----mailmailmailmail: : : : [email protected]

TelefoonnummerTelefoonnummerTelefoonnummerTelefoonnummer: 02 553 92 35

Of uw Of uw Of uw Of uw verificateurverificateurverificateurverificateur

84

Page 43: Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017...1 Cursus voor schoolsecretariaten 2016-2017 1 • 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS • Niet mogelijk om ieder

43

Vragen?

85