Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014

Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Opleiding voor schoolsecretariaten2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Overzicht programma dag 2

1. Inleiding

2. Situering Agodi en Afdeling PBC

3. Terminologie en afkortingen

4. Elektronische communicatie

5. Soorten omkadering

6. Indiensttreding

7. TADD en vaste benoeming

8. Dienstonderbrekingen

9. Bezoek aan het werkstation2 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

1. Inleiding

Het waarom en het doel van deze cursus:inbreng Agodi in de opleiding en ondersteuning van nieuwe administratieve medewerkers

uitgebreide en complexe materie verduidelijken

fundering leggen voor latere modulaire cursussen

3 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

2. Situering Agodi en PBC

Vlaamse regering

13 beleidsdomeinen

Onderwijs en vorming

5 Agentschappen en 1 Departement


ww

w.a

god

i.be

AgODi

2. Situering Agodi en PBC

Agentschap voor Onderwijsdiensten

6 afdelingen

Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB

de Werkstations (contact?)


ww

w.a

god

i.be

AgODi 6

Personeel Basisonderwijs en CLB

De mensen achter de dossiers 8 werkstations:

61 dossierbeheerders (= +/- 54 FTE)

8 groepschefs Cel eindeloopbaan: 3 Prescancel: 1 groepschef en 10 medewerkers Opleiding/kwaliteitsbewaking: 2 Afdelingssecretariaat: 2 Coördinatoren afdeling: 7 Afdelingshoofd

opleiding schoolsecretariaten 2013 – 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi


Instellingsnummer en

instellingsstructuur of hoofdstructuur:

023077 211 42011 12instellingsnummer hoofdstructuu

r NIS-codeSoort instelling en IM


ww

w.a

god

i.be

AgODi


WS: werkstation

SBT: schoolbeheerteam

Stamboeknummer

ATO: administratieve toestand

Vakcode en code oorsprong omkadering (OOM)

DO: dienstonderbreking (en code DO)

AVP en VVP: afwezigheid en verlof verminderde

prestaties

LBO: loopbaanonderbreking


ww

w.a

god

i.be

AgODi


TAO: tijdelijk andere opdracht

TBSPA: terbeschikkingstelling wegens

persoonlijke aangelegenheden

Schoollisting

BPT: bijzondere pedagogische taken

GOK: gelijke onderwijskansen

GON: geïntegreerd onderwijs

ION: inclusief onderwijs

ASV: algemene en sociale vorming

9

Buitengewoon basisonderwij

s

Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi


UB: uitgestelde bezoldiging

TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur

SES: socio-economische status

VKA: vervanging korte afwezigheid

Medex: medische expertise

TBSOB: terbeschikkingstelling wegens

ontstentenis van betrekking

R/W: reaffectatie en wedertewerkstelling

PWB (vroeger Tivoli): personeel werkingsbudget


ww

w.a

god

i.be

AgODi

4. Elektronische communicatie

1. De communicatiestroom

van input tot output

2. De principes van elektronische

communicatie

hoe verwerkt de computer de zendingen?

3. De verschillende RL’s

wat stuur je met welke recordlayout?


ww

w.a

god

i.be

AgODi

4.1 De communicatiestroom

Van input tot output

1. De instelling / de school = input

Hardware

Software

Maken van berichten (dienstonderbrekingen, opdrachten, adres, rekeningnummer, …)

Klaarmaken van de zending


ww

w.a

god

i.be

AgODi


2. Edison

Schakel tussen school en ministerie

Software om zendingen te versturen

WebEdison via webbrowser, toegang met elektronische identiteitskaart of federaal token

Beheerder en gebruikers

Zorgen voor de terugzendingen


ww

w.a

god

i.be

AgODi


3. De registratie Automatisch en uniform opslaan van

berichten in berichtendatabank (mainframetoepassing)

Dagelijks na 20.30 uur Technische controle op basis van

ingebouwde codetabellen Resultaat = geregistreerd, manueel te

registreren, fout bericht zie terugzending !


ww

w.a

god

i.be

AgODi


4. Het EPD (Elektronisch PersoneelsDossier): A) De automatische verwerking

opdrachten baremabepaling hoofd-/ bijbetrekking en

noemerbepaling geldelijke anciënniteit

dienstonderbrekingen (bevallingsverlof, ziekteverlof, VVP/AVP, verlof TAO, …)

goedkeuring gegevens naar wedde en dossier


ww

w.a

god

i.be

AgODi


4. B) De manuele verwerking in het WS complexere opdrachten niet-geautomatiseerde DO’s inhoudelijke controle goedkeuring gegevens naar wedde

en dossier andere taken WS: opvolging correcties,

controle van de aanwending, testen, informatieverstrekking, kwaliteitscontroles


ww

w.a

god

i.be

AgODi

5. Het salarissysteem automatische berekening van salaris,

vakantiegeld, eindejaarstoelage, uitgestelde bezoldiging

berekening op basis van parameters uit EPD

individueel betalingsuittreksel (elektronische versie of papieren versie)

schoollisting



ww

w.a

god

i.be

AgODi

5. Het salaris en loopbaanoverzicht = de output Salaris: laatste werkdag van de maand op

de rekening

Loopbaanoverzicht: automatische opbouw (van belang voor anciënniteiten, bij vaste benoeming, bij pensioen, …)

Output heel vaak zonder tussenkomst van dossierbeheerder groot belang van correcte input !



ww

w.a

god

i.be

AgODi

3 principes :

1. fotoprincipe2. stopzetting3. melding-annulatie

Definitie: de manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier verwerkt, geïnterpreteerd en opgeslagen worden, al dan niet in functie van wat er al in het dossier zit

4.2 De principes


ww

w.a

god

i.be

AgODi

1. Het fotoprincipe De nieuwe situatie is van toepassing vanaf

de geldigheidsdatum van het (nieuwe) bericht

De vorige situatie wordt stopgezet op vooravond alle gegevens opsturen, ook de niet-gewijzigde, per instelling/inst.structuur

Met of zonder historiek

Geldig voor de RL 1, RL 5 en 6, RL 7 en RL 14

4.2.1 De principes


ww

w.a

god

i.be

AgODi

4.2.1 FotoprincipeVoorbeeld:op 01/09/2013: 2 opdrachten A & B

− opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 01/09/2013 (= 1 bericht):

opdracht A (ATO 2 voor 8/24) tot en met 30/06/2014 opdracht B (ATO 1 voor 12/24) tot en met 31/01/2014

1/9 31/1 30/6

AB


ww

w.a

god

i.be

AgODi

4.2.1 Fotoprincipe vanaf 15/11/2013: extra opdracht C (ATO 1 voor 4/24 t.e.m. 10/02/2014) opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 15/11/2013 (= 1 bericht):

opdracht A tot en met 30/06/2014 opdracht B tot en met 31/01/2014 opdracht C tot en met 10/02/2014

− FOUT indien enkel opdracht C gemeld wordt A en B gestopt!

1/9 31/1 30/6ABC

15/11

ABC

10/2


ww

w.a

god

i.be

AgODi

2. De stopzetting Soort fotoprincipe opsturen van een

“lege” foto

Vanaf de geldigheidsdatum zijn geen gegevens meer van toepassing

De vorige situatie wordt stopgezet op de vooravond

Geldig voor de RL 4 (en RL 6)

4.2.2 Stopzetting


ww

w.a

god

i.be

AgODi

4 .2.2 Stopzetting

voorbeeld gemelde opdrachten:

stopzetting opdrachtenpakket (RL 4) geldig vanaf 21/12/2013:

(opdrachten lopen tot en met 20/12)

1/9 31/1 30/6

ABC

15/11

ABC

21/12

10/2


ww

w.a

god

i.be

AgODi

3. De melding - annulatie Wanneer het fotoprincipe niet van

toepassing is, en reeds gemelde gegevens gecorrigeerd moeten worden

Eerst de eerder geregistreerde informatie “annuleren”, met dezelfde gegevens als in de oorspronkelijke melding en dan de correcte gegevens melden

geldig voor de RL 2

4.2.3 Melding-annulatie


ww

w.a

god

i.be

AgODi

4.2.3 Melding-annulatie

voorbeeld voor een personeelslid wordt ziekteverlof gemeld met

geldigheidsdatum 17/9 tot en met 21/12:

naderhand blijkt dat het ziekteverlof maar tot en met 25/11 duurt (ziektecontrole, vlugger genezen of foute melding)1. meld eerst annulatie met van 17/9 t.e.m. 21/122. meld dan de gecorrigeerde periode

dus NIET: annulatie op 26/11 of opnieuw melden zonder eerst te annuleren (geen fotoprincipe) is technische fout

Opgelet: denk ook aan vervanger! opdracht inkorten

17/9 21/12

17/9 25/11


ww

w.a

god

i.be

AgODi

De verschillende RL’s – Algemeen: Eén bericht is geldig voor:

1 personeelslid 1 instelling 1 instellingsstructuur op één bepaalde datum

Speciale aandacht bij complexe situaties gebruik van vakcodes gebruik van OOM-codes

Zorg voor tijdige en correcte zendingen

4.3 De recordlayouts


ww

w.a

god

i.be

AgODi 28

RL Omschrijving

RL-1 opdrachten & opdrachtgebonden dienstonderbrekingen

RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen

RL-3 opmerking (bij RL-1 en RL-2)

RL-4 stopzetting opdrachtenpakket

RL-5 woonplaatsgegevens

RL-6 verblijfplaatsgegevens

RL-7 familiale toestand (burgerlijke staat en personen ten laste)

RL-9 immatriculatie (aanvraag stamboeknummer)

RL-11 RSZ-gebeurtenis (DIMONA)

RL-14 melding rekeningnummer


Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Recordlayout 1 (RL 1) Opdrachten

1 of meerdere opdrachten geldig op 1 bepaalde datum

Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen 1 of meerdere DO’s deeltijds of voltijds (afhankelijk van DO en

situatie) bvb. VVP, verlof TAO, GLBO, BBZ, …

Begin- en einddatum: is steeds “van tot en met”

Principe: fotoprincipe



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Recordlayout 2 (RL 2)

Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen steeds 1 enkele DO is persoons- of instellingsgebonden

Begin- en einddatum: is steeds “van tot en met”

Voorbeelden: VLBO, bevallingsverlof, ziekteverlof, …

Principe: melding - annulatie



ww

w.a

god

i.be

AgODi


Meezenden van een opmerking

Kan enkel bij RL 1 en RL 2 in hetzelfde

bericht

Komen niet apart op de agenda in het

werkstation enkel gebruiken indien er

een meerwaarde is (bvb. bij 1- of 2-

klassige vestigingsplaats)



ww

w.a

god

i.be

AgODi


opsturen bij voortijdige beëindiging van het opdrachtenpakket

Volledig opdrachtenpakket aan de instelling wordt stopgezet

Altijd een reden opgeven: mutatie, affectatie, ontslag, pensioen, fusie, overlijden, foutieve melding

Niet gebruiken indien gewoon fotoprincipe mogelijk is

Principe: stopzetting



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Recordlayout 5 en 6 (RL 5 – RL 6)

Melding woonplaats (RL 5) adres van domiciliëring in België gegevens: straatnaam, huisnummer,

busnummer, postcode Melding verblijfplaats (RL 6)

indien ander adres dan domicilie Fotoprincipe (zonder historiek) is van

toepassing



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Recordlayout 7 (RL 7) Melding familiale toestand

nodig voor het correct berekenen van de bedrijfsvoorheffing

iedere wijziging zo vlug mogelijk melden 2 blokken :

1.burgerlijke staat en partnergegevens (bevat ook personen ten laste)

2.personen ten laste (kunnen afzonderlijk opgestuurd worden)

Fotoprincipe is van toepassing



ww

w.a

god

i.be

AgODi


Aanvraag immatriculatie toekennen van uniek nummer

stamboeknummer wordt automatisch toegekend nodig bij eerste indiensttreding in het onderwijs kan al toegekend zijn via leerkrachtendatabank

Geldt niet meer voor melding of wijziging rekeningnummer gebruik hiervoor RL 14



ww

w.a

god

i.be

AgODi


Melding rekeningnummer van toepassing sedert 15/12/2008 IBAN en BIC (International Bank Account Number

& Bank Identifier Code) samen met RL 9 of bij wijziging rekeningnummer kan al geregistreerd zijn via

leerkrachtendatabank

Het fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Algemeen / terminologie:

Lestijden

Uren

Punten (om te zetten naar uren)

Eenheden (om te zetten naar lestijden of uren bij GON)

Vervangingseenheden (om te zetten naar lestijden)



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Gewoon basisonderwijsBenoembare lestijden/uren:

Lestijden volgens de schalen

SES-lestijden

Additionele lestijden leerling/leerkracht-ratio (18,5 regel)

Lestijden levensbeschouwelijke vakken

Anderstalige nieuwkomers (vakcode 436)

Lestijden capaciteit

Uren kinderverzorging

Uren op basis van punten eigen enveloppen (OOM 00)



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Niet-benoembare lestijden/uren: Instaplestijden (vakcode 435)

Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05)

Omgezette LT kleuteronderwijzer in kinderverzorgster (OOM 05)

Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615)

Tijdelijk onderwijs aan huis (vakcode 598)

Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16)

Lestijden sociale maatregel (compensatielestijden) (vakcode 975)

Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07)

Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08)



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Buitengewoon basisonderwijs

Benoembare lestijden/uren: Lestijden ASV (kleuter, lager)

Lestijden levensbeschouwelijke vakken

GOK-lestijden (vakcode 770)

Lestijden rand- en taalgrensgemeente (vakcode 614)

Uren paramedisch personeel

Lestijden en uren GON (vakcode 595)

Uren op basis van punten uit de eigen enveloppen (OOM 00)



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Niet-benoembare lestijden/uren: Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05)

Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615)

Tijdelijk/permanent onderwijs aan huis (vakcode 598/432)

Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16)

Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07)

Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08)

Lestijden/uren GON-ASS en lestijden ION (vakcodes 885/795)

Afwijkingsuren of –lestijden (vakcode 884)



ww

w.a

god

i.be

AgODi

6. Indiensttreding

Omzendbrief PERS/2005/09 van 29/06/2005

Eerste maal in het onderwijs of niet?

Aanvragen stamboeknummer via RL 9

Controleren voorwaarden digitaal of via de

post opsturen van 3 documenten (diploma,

attest dokter en uittreksel strafregister)

Denk aan familiale toestand

RL 1 opdrachtenpakket via Edison


ww

w.a

god

i.be

AgODi


TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende

duur


Soort aanstelling en voorrangsregeling

Voorwaarde bij vaste benoeming

Niet van toepassing bij TAO en voor directies

Is zaak tussen school en personeelslid

Aanduiden bij opdrachtenpakket


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Voorwaarden:

720 dagen dienstanciënniteit

gespreid over ten minste 3 schooljaren

waarvan 600 dagen effectief gepresteerd

per ambt en per scholengemeenschap

vaststellen recht op 30 juni recht geldt

vanaf 1 september (indien gekandideerd)


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Vaste benoeming:

Omzendbrief 13CC/VB/ML van 29/11/1999

Vaststellen vacante betrekkingen op 15 april

(opgelet: niet alle uren zijn benoembaar!)

Geldig voor de hele scholengemeenschap

Benoemingsdatum = 1 januari (behalve voor

directies) indien betrekking nog steeds vacant


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Voorwaarden personeelslid:Voldoen aan de aanstellingsvoorwaarden

720 dagen dienstanciënniteit waarvan 360 dagen in het ambt (op 30 juni of 31 augustus)

Betrekking uitoefenen in hoofdambt

Zich kandidaat gesteld hebben

TADD-aanstelling in het ambt op vooravond (uitgezonderd bij R/W of TAO)


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Enkele voorbeelden:

* onderwerp wordt uitgediept in thematische cursus

Ziekteverlof Bevallingsverlof *

Bedreiging beroepsziekte * Moederschapsbescherming *

Verlof verminderde prestaties * Afwezigheid verminderde prestaties *

Loopbaanonderbreking * TBS PA *

Verlof tijdelijk andere opdracht * Verlof wegens bijzondere opdracht

Arbeidsongeval * Staking

TBS voorafgaand aan het pensioen *

VVP wegens ziekte

Onbezoldigd ouderschapsverlof …


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Verminderde prestaties:Omzendbrief 13AC/CR/JVM/hj van 14/11/2000

Verlof of afwezigheid (VVP of AVP)

Samen 6 verschillende soorten 6 codes DO

Begin- en einddatum

Contingent of niet?


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Loopbaanonderbreking:Omzendbrief PERS/2011/05 van 15/06/2011

Algemene en specifieke stelsels

Volledig, halftijds of 1/5

In totaal: 19 soorten 19 codes DO

Specifieke regels qua begin- en einddatum, duur, voorwaarden, …


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Verlof tijdelijk andere opdracht:Omzendbrief 13AC/GDH/SH/js van

15/06/2011

Verschil tussen TAO en verlof TAO

Enkel voor vastbenoemden

Belangrijk: duur en volume

Bezoldiging: steeds als vastbenoemd

Verlof TAO is geen recht50 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi


Bevallingsverlof:Omzendbrief PERS/2005/02 van 14/01/2005


zelfde regels voor vast en tijdelijk personeel

bezoldigd door ziekenfonds indien tijdelijk

is dienstactiviteit en telt voor VG, EJT en UB

prenataal (6 weken) en postnataal (9 weken)

bij meerling: 4 weken meer bevallingsverlof


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Bevallingsverlof:opgelet bij arbeidsongeschiktheid tijdens

prenatale periode! niet overdragen naar

postnatale periodeopgelet bij combinatie bevallingsverlof met

bedreiging door beroepsziekte of

moederschapsbescherming! specifieke

regels toe te passenelektronische zendingen: vrij veel fouten

bij twijfel, contacteer je werkstation52 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi53

Nog vragen?

DANK UOpleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

9. Bezoek Werkstation

Koning Albert II – laan 15

Hendrik Consciencegebouw

4de verdieping / toren B en C


Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014

Documents

Transcript of Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014