Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013

Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Opleiding voor schoolsecretariaten2012 - 2013

ww

w.a

god

i.be

AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 2

webEDISON

ww

w.a

god

i.be


Overzicht programma

webEDISON1.situering binnen AgODi

2.elektronische communicatie

3.toegang

4.gebruik

5.help !

ww

w.a

god

i.be


EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs elektronisch sedert 1995 2008 : webEDISON

diensten van AgODi : scholen : berekenen van omkadering en toelagen, … personeel : uitbetaling wedde en vergoedingen, …

informatie nodig : leerlingengegevens, inschrijvingen, … personeel : opdrachten, dienstonderbrekingen,

rekeningnr, … tijdig en correct

1. situering webEDISON

ww

w.a

god

i.be


informatiestroom school ministerie ministerie school

1. situering webEDISON

webEDISON

webEDISON = elektronische postbode beveiligd communicatiekanaal bevat zelf geen gegevens over leerlingen of

personeel

ww

w.a

god

i.be


Informatie doorgeven en ontvangen : stap per stap.

1ste stap : uw softwarepakket

1. inbrengen informatie, rekening houden met reglementeringo hoe ? zie uw softwareleveranciero wat, wanneer ? zie de cursus over personeels- en

leerlingenadministratie2. aanmaken "zending" vanuit softwarepakket

2. elektronische communicatie

ZENDING

ww

w.a

god

i.be


ter informatie : voorbeeld van zendingsbestand

wordt direct op uw PC aangemaakt of moet afgehaald worden

moet in de juiste map staan zodat webEDISON het kan terugvinden (zie verder bij "mappenset")


ww

w.a

god

i.be


2de stap : zending versturen aanmelden bij webEDISON (zie verder) versturen van klaarstaande zending(en)

- meerdere zendingen kunnen samen verstuurd worden- zendingen kunnen meerdere keren per dag verstuurd worden

resultaat : de zending staat klaar om verwerkt te worden

vóór 20u30 verstuurd : nog diezelfde nacht verwerkt

ZENDING ZENDING

webEDISON


ww

w.a

god

i.be


3de stap : nachtelijke verwerking verwerken zendingen opname informatie in de elektronische dossiers klaarzetten terugzendingen

gebeurt automatisch

ZENDING

TERUG-ZENDING


ww

w.a

god

i.be


4de stap : afhalen terugzendingen aanmelden bij webEDISON afhalen van klaarstaande terugzending

- meerdere terugzendingen kunnen afgehaald worden- terugzendingen kunnen meerdere keren afgehaald worden

resultaat : de terugzendingen staan op uw PC of netwerk

TERUG-ZENDING

TERUG-ZENDING

webEDISON


ww

w.a

god

i.be


5de stap : verwerken terugzendingen er zijn 2 soorten terugzendingen

- gestructureerde : bestemd voor softwarepakket- leesbare : afdrukbaar

terugzendingen bevatten belangrijke informatie


ww

w.a

god

i.be



Onderwijs (AgODi)

Mainframe

internetinterne

t

Instellingen(Directeur, medewerker, …)

1

2

3

4

5

School

webEDISON

ww

w.a

god

i.be



Discimus

internet

Discimus

Instellingen(Directeur, medewerker, …)

1

School

Onderwijs (AgODi)

ww

w.a

god

i.be


ww

w.a

god

i.be


1. op internet, via webbrowser

2. alleen met elektronische identiteitskaart en/of federaal token

3. toegangsrechten vereist

3. toegang tot webEDISON

ww

w.a

god

i.be


toegang op internet via uw webbrowser

internet explorer of firefox

adres : http://webedison.vlaanderen.be

3.1 webbrowser

http://webedison.vlaanderen.be/

ww

w.a

god

i.be


3. toegang tot webEDISON

ww

w.a

god

i.be


toegang webEDISON: enkel met token of eID

3.2 eID - fed.token

ww

w.a

god

i.be


toegang webEDISON: enkel met token of eID

beide zijn bruikbaar reserve

geven ook toegang tot persoonlijke gegevens op andere websites (taxonweb, mutualiteit, …)

wees voorzichtig met doorgeven van wachtwoord, pincode, …

3.2 eID - token

ww

w.a

god

i.be


toegangsrechten vereist

webEDISON is een beveiligde website enkel toegankelijk met de juiste

toegangsrechten

de directeur bepaalt zelf wie zendingen mag doen voor de school (is "Edisonbeheerder")

de directeur kan rechten verlengen en stopzetten

aanmelden bij "webIDM/gebruikersbeheer"

de toegangsrechten kunnen voor ten minste één dag tot maximaal 15 maand toegekend worden

3.3 toegangsrechten

ww

w.a

god

i.be


mogelijke toegangsrechten

er zijn twee rechten voorzien :- personeelsadministratie- leerlingenadministratie

combinaties zijn mogelijk :- meerdere rechten binnen één school- rechten voor meerdere scholen

3.3 toegangsrechten

ww

w.a

god

i.be


belang van toegangsrecht toegang tot webEDISON

binnen webEDISONversturen zendingen / afhalen terugzendingen :− enkel voor de school waarvoor u rechten heeft− enkel het soort waarvoor u het recht heeft

(personeel/leerlingen)

daarom :− waarschuwing bij het aanmelden als recht gaat

vervallen− mogelijkheid om zelf rechten na te kijken− verwittiging directeurs via Schooldirect

3.3 toegangsrechten

ww

w.a

god

i.be


verwittiging bij aanmelden in webEDISON

contacteer de directeur om het recht tijdigte verlengen

merk op : een recht kan verlengd worden vóór het vervalt

3.3 toegangsrechten

ww

w.a

god

i.be


zelf nakijken van rechten mijn profiel > mijn rechten

− welk recht, voor welke school, begin- en einddatum

− aanduiding (in het rood) van rechten die gaan vervallen

− contacteer uw EDISON-beheerder indien rechten ontbreken of verlengd moeten worden

3. toegangsrechten

ww

w.a

god

i.be


4 schermen :1. overzicht zendingen2. verzenden3. fouten afmelden4. terugzendingen afhalen

4. gebruik van webEDISON

ww

w.a

god

i.be


Informatie over verstuurde zendingen : status verzonden op instellingsnummer referentienummer verstuurd door

sorteren : klik op titel van kolom

4.1 overzicht zendingen

ww

w.a

god

i.be


Status (ok) : Geldig: de zending is verstuurd en geldig bevonden

door centraal systeem maar nog niet verwerkt. In verwerking: inhoudelijke verwerking moet nog

gebeuren en terugzendingen moeten nog worden aangemaakt.

Terugzendingen af te halen: voor deze zending zijn er terugzendingen die u nog niet heeft afgehaald.

Terugzendingen afgehaald: voor deze zending heeft u de terugzendingen al afgehaald.


ww

w.a

god

i.be


Status (niet ok): Fout in zending: de zending is structureel ongeldig. Afgemeld: er was een fout in de zending en u heeft

deze fout afgemeld.

De zending wordt NIET VERSTUURD.Er moet een nieuwe, correcte zending aangemaakt en verstuurd worden.


ww

w.a

god

i.be


referentienummer :aanklikken geeft meer info over de

verwerking van de zending verstuurd op … verstuurd door … terugzending beschikbaar op … terugzending afgehaald op … door … terugzending geplaatst in bestand … in

map …


ww

w.a

god

i.be


voorbeeld historiek (klik op referentienummer) :


ww

w.a

god

i.be


verzonden door / afgehaald door : persoon die de zending verstuurd

afgehaald heeft u ziet ook de zendingen van uw collega's

met dezelfde rechten


ww

w.a

god

i.be


probleem : niets te zien in overzicht het overzicht is leeg toch hebt u zendingen verstuurd(bvb na vakantieperiode)


oplossing : controleer uw rechten pas de "zoekcriteria" aan

ww

w.a

god

i.be



controleer uw rechten : via "mijn profiel" > "mijn rechten" misschien zijn deze ondertussen vervallen vervallen rechten opnieuw toekennen :

door directeur

ww

w.a

god

i.be



zoekcriteria : webEDISON bewaart alle zendingen 14

maand u krijgt die niet allemaal te zien de selectie gebeurt op basis van de

"zoekcriteria" bekijken en wijzigen : klik op "zoekcriteria"

ww

w.a

god

i.be



mogelijke zoekcriteria :

ww

w.a

god

i.be



pas de zoekcriteria aan, bvb na kerstvakantie :− wijzig de periode naar afgelopen 4 weken

− of kies voor meest recente 50, 100, 500, …

− of geef begin- en einddatum op

druk op

ww

w.a

god

i.be


versturen van zendingen lijst van klaarstaande zendingen volgens uw rechten "alles verzenden" of "selectie verzenden"

4.2 verzenden

ww

w.a

god

i.be


selecteren van zendingen sorteren : klik op kolomtitel "toon uitgebreide tabel"

− instellingsnummer− soort zending

4.2 verzenden

ww

w.a

god

i.be


na het verzenden u komt in scherm "overzicht zendingen" controleer de status : "in verwerking" = OK

4.2 verzenden

ww

w.a

god

i.be


probleem : geen zendingen gevonden in webEDISON ziet u geen zendingen toch hebt u zo pas zendingen aangemaakt

4.2 verzenden

oplossing : controleer uw rechten

−"mijn profiel" > "mijn rechten"−als u bv. enkel het recht "personeel" heeft, zal u

geen zendingen voor leerlingen zien bekijk de inhoud van de map voor

zendingen−via "verkenner", staan daar zendingsbestanden ?

controleer de instelling van uw mappenset−juiste mappenset ingesteld ?−juiste "map voor zendingen" ?

ww

w.a

god

i.be


4.2 verzendenmappenset :

klik op "mappen instellen" elke mappenset bevat 2 mappen :

- map voor zendingen- map voor terugzendingen

in de "map voor zendingen" - zoekt webEDISON de zendingen- moet het softwarepakket de zendingen plaatsen

ww

w.a

god

i.be


4.2 verzenden

mappenset :

meerdere mappensets zijn mogelijk mappensets kunnen interessant zijn indien

u in meerdere scholen werkt : bvbmappenset "school1" : c:/edison.win/tosend …mappenset "school2" : n:/zendingen/ …

ww

w.a

god

i.be


probleem : vreemd bestand er staat een vreemd bestand tussen de

zendingen (foto, filmpje, pdf-document, …) wordt in het rood aangeduid is waarschijnlijk per vergissing in map voor

zendingen geplaatst (bv. via download)

4.2 verzenden

oplossing : ga via verkenner naar de map met

zendingen verwijder of verplaats het bestand

ww

w.a

god

i.be


lijst van de foutieve zendingen meer informatie over fout : klik op

referentienummer maak een correcte zending aan verstuur de correcte zending afmelden

− afmelden = verwijderen "herinnering"− fout wordt niet vanzelf opgelost

4.3 fouten afmelden

ww

w.a

god

i.be


lijst van de beschikbare terugzendingen volgens uw rechten & de zoekcriteria status "af te halen" en "afgehaald" "alles afhalen" of "selectie afhalen"

(alles = alles op het scherm)

4.4 terugzendingen afhalen

ww

w.a

god

i.be


selectie van terugzendingen sorteren : klik op kolomtitel zoekcriteria

− status (bvb "af te halen")− periode (bvb oktober vorig schooljaar)− instellingsnummer


ww

w.a

god

i.be


vb. 1 : alle nog niet afgehaalde terugzendingen sedert 1 januari

in de zoekcriteria :• status : "Terugzendingen af te halen"• periode van : 01/01/2012

• druk op "zoek"• druk op "alles afhalen"


ww

w.a

god

i.be


vb. 2 : alle terugzendingen voor leerlingen van oktober 2011

in de zoekcriteria :• status : "Alle statussen"• soort : "I&L. ADM"• periode van : 01/10/2011• tot en met : 31/10/2011


ww

w.a

god

i.be


waar zullen de terugzendingen terecht komen ?

bij afhalen komen de terugzendingen terecht in

− "map voor terugzendingen" van de ingestelde mappenset wijzig indien nodig vóór het afhalen

− submappen • "instnr/gestruct" : bedoeld voor

softwarepakketten• "instnr/leesbaar" : leesbare en afdrukbare tekst worden indien nodig automatisch aangemaakt

– bestandnaam :• 1e letter : P (personeel) of L (leerlingen)• 2e letter : L (leesbaar) of S (gestructureerd)vb: PL001234567.txt is leesbare terugz. personeel


ww

w.a

god

i.be


voorbeeld : − terugzending voor instellingsnummer 000002− map voor terugzendingen :

"c:/edison.win/receive"


ww

w.a

god

i.be


na afhalen :− gestructureerde terugzendingen komen in map

"c:/edison.win/receive/000002/gestruct"− leesbare terugzendingen komen in map

"c:/edison.win/receive/000002/leesbaar"


ww

w.a

god

i.be


merk op :− het is mogelijk om terugzendingen voor

verschillende scholen af te halen, die komen automatisch in de bijhorende submap terecht

− terugzendingen kunnen meerdere malen afgehaald worden

belangrijk− terugzendingen bevatten belangrijke informatie,

zowel voor personeel als voor leerlingen


ww

w.a

god

i.be


waar staan de afgehaalde terugzendingen ?

klik op het referentienummer van de afgehaalde tz

Terugzending (refnr=…, instelling=…, (bestandsnaam=001811008.txt) afgehaald door gebruiker "…" op locatie "c:/edison.win/receive/000018/leesbaar/".


ww

w.a

god

i.be


ww

w.a

god

i.be


1. online handleiding & veel voorkomende vragen

2. boodschappenvenster & handige links

3. EDISON-helpdesk

5. help !

ww

w.a

god

i.be


1. online handleiding & veel voorkomende vragen

pagina's in webEDISON met :− Stap voor stap uitleg− schermafdrukken− links

worden regelmatig aangevuld en actueel gehouden

opzoeken via google

5. help !

ww

w.a

god

i.be


online handleiding :

5.1 online handleiding

ww

w.a

god

i.be


rechtstreekse link naar handleiding in webEDISON

5.1 online handleiding

ww

w.a

god

i.be


veel voorkomende vragen− technische onderwerpen (bv. Java)− vragen over eID en token

5.1 veel voorkomende vragen

ww

w.a

god

i.be


veel voorkomende vragen− gebruik van webEDISON : versturen zendingen,

afhalen terugzendingen, …− foutmeldingen


ww

w.a

god

i.be


veel voorkomende vragenStap voor stap uitleg, schermafdrukken, links, …


ww

w.a

god

i.be


opzoeken via googlebvb : webEDISON gebruiken op een nieuwe

computer


ww

w.a

god

i.be


2. boodschappenvenster tips, aankondiging werkzaamheden, … handige links

5. help !

ww

w.a

god

i.be


3. EDISON-helpdesk

5. help !

ww

w.a

god

i.be


bereikbaar tijdens kantooruren (8u - 17u)− 02 / 553 90 90− [email protected]

niet voor : − inhoudelijke vragen over dossiers personeel en

leerlingen− betekenis van foutmeldingen in terugzendingen− gebruik van uw softwarepakket− …

voor alles wat met de communicatie zelf te maken heeft− het gebruik van webEDISON : versturen zendingen,

afhalen terugzendingen, fouten afmelden, instellen van mappensets en zoekcriteria, …

− assistentie bij beheer van toegangsrechten− technische problemen met webEDISON− …

5.3 EDISON-helpdesk

ww

w.a

god

i.be


ww

w.a

god

i.be


bedankt voor uw aandacht

Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013

Documents

Transcript of Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013