Post on 12-Jun-2015
description
VAN AMBITIE NAAR RESULTAAT
OPDRACHTGEVER PAK JE ROL
Flevum netwerk – 7 december 2011
8-12-2011 2
Thom Verleg Directeur Operations bij ROC Nijmegen T.Verleg@roc-nijmegen.nl 06-19 11 83 43
Christiaan Klerk
Associate Arlande b.v. CKlerk@arlande.nl 06-21 51 81 88
Wie is Wie?
Voorstel rondje
8-12-2011 3
De aanleiding en ervaringen
Hoe heeft Arlande geholpen
De goede projecten doen
De projecten goed doen
Agenda
Thom
Christiaan
8-12-2011 4
Aanleiding
Bezoek London Microsoft en Cisco
Student centraal
Toekomstige ontwikkelingen
Vuistregels ICT
Samenwerking Arlande
Regieorganisatie
Wat heeft het ons tot nu toe gebracht.
Plussen en minnen.
De aanleiding en ervaringen
8-12-2011 5
Hoe heeft Arlande geholpen?
8-12-2011 6
De aanpak
Implementatie van de strategie
Informatiebeleid & Project Portfolio
Advies en Keuzes
Monitoren implementatie
Project Portfolio Management
Uitvoeren projecten
Professionaliseren Project Management
Managen van verandering
Management Informatievoorziening
2010
2011 2012
De goede projecten doen
De projecten goed doen
8-12-2011 7
Informatiebeleid en –organisatie => Project Portfolio
3. Huidige en Toekomstige
situatie
2. Beleid
Projecten Kosten Roadmap
4. Organisatie
IV – Service Catalogus
Management
Regiegroeplid
Proces architect
IV Manager
Service Level mgr.
Informatie architect
ICT manager
ICT Architect
Security
mgr.
Info. adviseur
Appl. eigenaar
Proces eigenaar
Data eigenaar
Informatie architect
Functioneel beheer
Projectleider
Proces mgr.
ICT Architect
Security mgr.
Proces mgr.
Project mgr.
Applicatie beheer
Database beheer
Info.beheer
ICT coord.
Super user
user
Functioneel beheer
Database beheer
Service desk
Applicatie beheer
Database beheer
Technisch beheer
Applicatie expl.
1. Doelstellingen
Trends en Ontwikkelingen
Doelstellingen Informatie- voorziening
Borging
6. Projectportfolio/Routekaart
Doel : Implementeren van strategie van ROC op gebied informatievoorziening
5. Lopende Prj. buiten IV
Kostenoptimalisatie Regie op Informatie voorziening
Business Continuïteit
Informatie voorziening op orde
2010 2011 2012
Standaardisering
Flexibiliteit
Structuur
Prioriteiten
100 projecten tbv Informatiebeleid 50 projecten buiten Informatiebeleid
8-12-2011 8
De goede projecten doen en monitoren implementatie
Regiegroep
Bedrijfsvoering en ICT
Projecten
Regiegroep
Onderwijs en Kwaliteit
Delivery Organisatie
Sta
f
Op
erati
on
ele
org
an
isati
e
College van Bestuur
Management Overleg =
Portfolio Strategie Board
Opdrachtgevers
Opdrachtgevers
8-12-2011 9
Opleidingsplan: training en begeleiding
Regiegroepleden / Opdrachtgevers
Projectleiders
Projectmedewerkers
Train de trainer principe
De projecten goed doen
Opdrachtgevers en projectleiders moeten de zelfde taal spreken. Samen brengen ze het project tot een succes.
8-12-2011 10
Opleidingsplan Projectleiders – Basis leergang
Opstarten Initiatie Uitvoering Afsluiten
- Doel
- Resultaat
- Scope
- Initiële BC
Aanpak
Projectplan
Product Based Planning
Organisatie
Begroting (€/inzet)
- Voortgang management
- Projectteam overleg
- Issue management
- Scope management
- Change management
- Risico management
- Oplevering en overdracht naar de lijn
- Decharge
- Leerpunten
- Restpunten
- Project Initiatie Documentatie (PID)
- Highlight reports
- Exception reports
- Communicatie producten
- Project einde documentatie
on
derw
erp
en
p
ro
du
cte
n
- Project brief
Afhankelijkheden
Risico’s
- Monitoren
- Rapporteren
- Project producten
- Stakeholder analyse
- Communicatieplan - Stakeholder management
- Kwaliteit
8-12-2011 11
Een nieuw project starten; waar stuur ik mezelf als projectleider op?
Stakeholder analyse
Risico analyse
Mini Arlande Project Management Game (teamsamenstelling)
Planningen en Schattingen
Procesmatig werken
Gebruik maken van projectmanagement tooling
Intervisie
Opleidingsplan Projectleiders – Workshops
8-12-2011 12
Module 1: Basis principes
Taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever helder maken.
Module 2: Project control
Inzicht geven in het project “instrumentarium” en de rol van de opdrachtgever daarin.
Module 3: Opdrachtgever meets Projectleider
Rol verwachtingen tussen opdrachtgevers en projectleiders bij elkaar brengen
Coaching: Opdrachtgever en Projectleiders
De opdrachtgever en projectleider helpen de theorie in praktijk te brengen. Tevens de interactie tussen opdrachtgevers en projectleiders stimuleren.
Opleidingsplan Opdrachtgevers
8-12-2011 13
Kijk mee in de opleiding voor opdrachtgevers ROC Nijmegen.
8-12-2011 14
Werkvormen
Wat is een project?
Improvisatie Routine
Vraaggericht Ad Hoc Flexibiliteit Proces aanpak
Resultaatgericht Te voorzien Effectiviteit Plan aanpak
Werkgericht Continu Efficiënt Routine aanpak
Planmatig werken Programma Project
Project definitie? Definitie project:
Een geheel aan activiteiten in een tijdelijke organisatie om, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.
8-12-2011 15
Van Kans naar Doel
Kans of Probleem
Projecteisen
Wat de opdrachtgever met het
project(resultaat) wil bereiken.
Het op te leveren product of dienst.
De manier waarop het beoogde projectresultaat wordt
gerealiseerd.
Behoefte of verwachtingen die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend is voorgeschreven.
Verantwoordelijkheid Opdrachtgever
Verantwoordelijkheid Projectleider
8-12-2011 16
Duivelsvierkant
Projectmanagement heeft tot doel om het duivelsvierkant in bedwang te houden.
Duivels- vierkant
Kwaliteit
Tijd Geld
Scope
8-12-2011 17
Opstarten / Projectbrief Wat gaan we doen? Gaan we het ook echt doen?
Initiëren / PID Hoe en met welke kwaliteit? Zijn we het allemaal eens met deze aanpak?
Project Uitvoering We doen wat we afgesproken hebben! Gaat het zoals verwacht?
Project Einde Is het echt klaar? Wie pakt de restpunten op? Wat hebben we geleerd?
Project Management Processen
Wat?
Hoe?
Doen!
Klaar?
8-12-2011 18
Projectbrief = Projectopdracht
Wat gaan we doen?
Gaan we het ook echt doen?
Initiële Business case
Opdrachtgever: Wat gaat het opleveren? (de baten)
Projectleider: Wat gaat het kosten?
Onderdelen Projectbrief
Doel, Resultaat, Scope
Borging in de lijnorganisatie
Acties om te komen tot het PID (incl. kosten/resources)
Wat?: Opstarten/ Projectbrief
Make it SMART
8-12-2011 19
Heb ik ervoor gezorgd dat de projectbrief gemaakt wordt?
Kan ik de projectbrief verantwoorden?
Wat?: Controle opdrachtgever
Veel interactie met de projectleider
8-12-2011 20
PID = Contract projectleider / Opdrachtgever / Regiegroep
Uitwerken projectopdracht
Wat en met welke kwaliteit moet er precies gedaan worden?
Product Breakdown
Hoe wordt het aangepakt?
Product Flow
Wie moet wat en wanneer doen?
Project organisatie
Wat kost dat (tijd/geld)?
Begroting
Hoe?: Initiëren / PID
Waarom Product Based Planning?
8-12-2011 21
Bewijs van inentingen
Geldig paspoort
Selectie criteria
Vlucht overzicht
Wensen Lijstje
Spaarpot
Up-to-date papieren Vliegticket
Ingepakte Bagage
Boarding pass
Hoe?: Product Breakdown = Scope definitie
Dit is een afspiegeling van de scope. Ben jij het als opdrachtgever hiermee eens?
8-12-2011 22
Bewijs van inentingen
Geldig paspoort Selectie
criteria
Vlucht overzicht
Wensen Lijstje
Spaarpot
Up-to-date papieren
Vliegticket
Ingepakte Bagage
Boarding pass
Dit is een afspiegeling van de aanpak. Ben jij het als opdrachtgever hiermee eens?
Hoe: Product Flow = Aanpak
8-12-2011 23
Stuurgroep, stuurt zodat de doelen bereikt kunnen worden.
Projectorganisatie is er ter ondersteuning van het projectresultaat
Ze wordt ingericht om het resultaat te bereiken
En niet voor behalen project doel(en)
Basis is dus de Product Breakdown Structure
Hoe?: Projectorganisatie Stuurgroep
CvB leden hiërarchisch
onder de projectleider?
Projectleider / Projectorganisatie
Opdrachtgever / Stuurgroep
8-12-2011 24
Hoe?: Alleen of gedeelde verantwoordelijkheid?
Vraag: Senior Gebruiker(s) • Vertegenwoordigt ieder die resultaat
gaat gebruiken. • Verantwoordelijk dat met de resultaten
de doelen bereikt gaan worden.
Aanbod: Senior Leverancier(s) • Vertegenwoordigt ieder die bouwt aan
het resultaat. • Verantwoordelijk voor de overal
kwaliteit en integriteit van de bouw.
Opdrachtgever • Eindverantwoordelijk • Is verantwoordelijk voor de Business Case
Kies bewust: Direct betrekken => mede verantwoordelijk Indirect betrekken => stakeholder management
8-12-2011 25
Heb ik ervoor gezorgd dat het PID gemaakt wordt?
Is de PID klaar voor de regiegroep en kan ik hem verantwoorden?
Hoe?: Controle Opdrachtgever
8-12-2011 26
Doen!: Project Uitvoering
Afhankelijkheden Resultaat
Scope& Kwaliteit
Voortgang management
Issue management
PID
Planning Tijd & Geld
Scope management
Risico analyse
Stakeholder management
Stakeholder analyse
Communicatie plan
Risico management
Change Management
We doen wat we afgesproken hebben! Gaat het zoals verwacht?
De projectleider zorgt hiervoor. Maar de opdrachtgever is in control.
8-12-2011 27
Doen!: Hoe blijven we in control?
27
De projectleider staat aan de knoppen maar hij mag niet zomaar aan iedere knop draaien.
Hoe blijft de opdrachtgever in control?
Het instrumentarium van een project:
Product based plan => Voortgang controle
Issues => Sturen op afwijkingen
Risico’s => Mogelijke afwijkingen minimaliseren
Opdrachtgever
Issue/Risico op het doel
Projectleider
Issue/Risico op het resultaat
8-12-2011 28
Verwacht ik dat het schip conform afspraak in de haven aankomt?
Doen!: Controle Opdrachtgever
8-12-2011 29
Een definitie van projectsucces:
de mate waarin het projectresultaat de betrokken stakeholders tevreden stelt.
Werk met het einde voor ogen!
Wat wordt er gezegd in de toespraak bij de finishlijn?
Project closure document = Decharge
Is het echt klaar?
Is het overgedragen aan de lijn?
Wie pakt de restpunten op?
Wat hebben we geleerd?
Klaar?: Project Einde
8-12-2011 30
Heb ik ervoor gezorgd dat het Project Closure document gemaakt wordt?
Is het Project Closure Document klaar en kan ik hem verantwoorden?
Klaar?: Controle opdrachtgever
8-12-2011 31
Tot slot … Opdrachtgever pak je rol
Projectstructuur ondersteunt
en is nodig
De juiste attitude en competenties is
echter doorslaggevend
Een project is en blijft mensenwerk!
De projectleider is de ceremoniemeester op het feestje van de opdrachtgever.
Bij jouw nieuwe keuken: bepaald de aannemer welke kleur
keukenkastjes er komen?
8-12-2011 32
Dank voor uw aandacht