VAN AMBITIE NAAR RESULTAAT

OPDRACHTGEVER PAK JE ROL

Flevum netwerk – 7 december 2011

8-12-2011 2

Thom Verleg Directeur Operations bij ROC Nijmegen T.Verleg@roc-nijmegen.nl 06-19 11 83 43

Christiaan Klerk

Associate Arlande b.v. CKlerk@arlande.nl 06-21 51 81 88

Wie is Wie?

Voorstel rondje

8-12-2011 3

De aanleiding en ervaringen

Hoe heeft Arlande geholpen

De goede projecten doen

De projecten goed doen

Agenda

Thom

Christiaan

8-12-2011 4

Aanleiding

Bezoek London Microsoft en Cisco

Student centraal

Toekomstige ontwikkelingen

Vuistregels ICT

Samenwerking Arlande

Regieorganisatie

Wat heeft het ons tot nu toe gebracht.

Plussen en minnen.

De aanleiding en ervaringen

8-12-2011 5

Hoe heeft Arlande geholpen?

8-12-2011 6

De aanpak

Implementatie van de strategie

Informatiebeleid & Project Portfolio

Advies en Keuzes

Monitoren implementatie

Project Portfolio Management

Uitvoeren projecten

Professionaliseren Project Management

Managen van verandering

Management Informatievoorziening

2010

2011 2012

De goede projecten doen

De projecten goed doen

8-12-2011 7

Informatiebeleid en –organisatie => Project Portfolio

3. Huidige en Toekomstige

situatie

2. Beleid

Projecten Kosten Roadmap

4. Organisatie

IV – Service Catalogus

Management

Regiegroeplid

Proces architect

IV Manager

Service Level mgr.

Informatie architect

ICT manager

ICT Architect

Security

mgr.

Info. adviseur

Appl. eigenaar

Proces eigenaar

Data eigenaar

Informatie architect

Functioneel beheer

Projectleider

Proces mgr.

ICT Architect

Security mgr.

Proces mgr.

Project mgr.

Applicatie beheer

Database beheer

Info.beheer

ICT coord.

Super user

user

Functioneel beheer

Database beheer

Service desk

Applicatie beheer

Database beheer

Technisch beheer

Applicatie expl.

1. Doelstellingen

Trends en Ontwikkelingen

Doelstellingen Informatie- voorziening

Borging

6. Projectportfolio/Routekaart

Doel : Implementeren van strategie van ROC op gebied informatievoorziening

5. Lopende Prj. buiten IV

Kostenoptimalisatie Regie op Informatie voorziening

Business Continuïteit

Informatie voorziening op orde

2010 2011 2012

Standaardisering

Flexibiliteit

Structuur

Prioriteiten

100 projecten tbv Informatiebeleid 50 projecten buiten Informatiebeleid

8-12-2011 8

De goede projecten doen en monitoren implementatie

Regiegroep

Bedrijfsvoering en ICT

Projecten

Regiegroep

Onderwijs en Kwaliteit

Delivery Organisatie

Sta

f

Op

erati

on

ele

org

an

isati

e

College van Bestuur

Management Overleg =

Portfolio Strategie Board

Opdrachtgevers

Opdrachtgevers

8-12-2011 9

Opleidingsplan: training en begeleiding

Regiegroepleden / Opdrachtgevers

Projectleiders

Projectmedewerkers

Train de trainer principe

De projecten goed doen

Opdrachtgevers en projectleiders moeten de zelfde taal spreken. Samen brengen ze het project tot een succes.

8-12-2011 10

Opleidingsplan Projectleiders – Basis leergang

Opstarten Initiatie Uitvoering Afsluiten

- Doel

- Resultaat

- Scope

- Initiële BC

Aanpak

Projectplan

Product Based Planning

Organisatie

Begroting (€/inzet)

- Voortgang management

- Projectteam overleg

- Issue management

- Scope management

- Change management

- Risico management

- Oplevering en overdracht naar de lijn

- Decharge

- Leerpunten

- Restpunten

- Project Initiatie Documentatie (PID)

- Highlight reports

- Exception reports

- Communicatie producten

- Project einde documentatie

on

derw

erp

en

p

ro

du

cte

n

- Project brief

Afhankelijkheden

Risico’s

- Monitoren

- Rapporteren

- Project producten

- Stakeholder analyse

- Communicatieplan - Stakeholder management

- Kwaliteit

8-12-2011 11

Een nieuw project starten; waar stuur ik mezelf als projectleider op?

Stakeholder analyse

Risico analyse

Mini Arlande Project Management Game (teamsamenstelling)

Planningen en Schattingen

Procesmatig werken

Gebruik maken van projectmanagement tooling

Intervisie

Opleidingsplan Projectleiders – Workshops

8-12-2011 12

Module 1: Basis principes

Taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever helder maken.

Module 2: Project control

Inzicht geven in het project “instrumentarium” en de rol van de opdrachtgever daarin.

Module 3: Opdrachtgever meets Projectleider

Rol verwachtingen tussen opdrachtgevers en projectleiders bij elkaar brengen

Coaching: Opdrachtgever en Projectleiders

De opdrachtgever en projectleider helpen de theorie in praktijk te brengen. Tevens de interactie tussen opdrachtgevers en projectleiders stimuleren.

Opleidingsplan Opdrachtgevers

8-12-2011 13

Kijk mee in de opleiding voor opdrachtgevers ROC Nijmegen.

8-12-2011 14

Werkvormen

Wat is een project?

Improvisatie Routine

Vraaggericht Ad Hoc Flexibiliteit Proces aanpak

Resultaatgericht Te voorzien Effectiviteit Plan aanpak

Werkgericht Continu Efficiënt Routine aanpak

Planmatig werken Programma Project

Project definitie? Definitie project:

Een geheel aan activiteiten in een tijdelijke organisatie om, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.

8-12-2011 15

Van Kans naar Doel

Kans of Probleem

Projecteisen

Wat de opdrachtgever met het

project(resultaat) wil bereiken.

Het op te leveren product of dienst.

De manier waarop het beoogde projectresultaat wordt

gerealiseerd.

Behoefte of verwachtingen die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend is voorgeschreven.

Verantwoordelijkheid Opdrachtgever

Verantwoordelijkheid Projectleider

8-12-2011 16

Duivelsvierkant

Projectmanagement heeft tot doel om het duivelsvierkant in bedwang te houden.

Duivels- vierkant

Kwaliteit

Tijd Geld

Scope

8-12-2011 17

Opstarten / Projectbrief Wat gaan we doen? Gaan we het ook echt doen?

Initiëren / PID Hoe en met welke kwaliteit? Zijn we het allemaal eens met deze aanpak?

Project Uitvoering We doen wat we afgesproken hebben! Gaat het zoals verwacht?

Project Einde Is het echt klaar? Wie pakt de restpunten op? Wat hebben we geleerd?

Project Management Processen

Wat?

Hoe?

Doen!

Klaar?

8-12-2011 18

Projectbrief = Projectopdracht

Wat gaan we doen?

Gaan we het ook echt doen?

Initiële Business case

Opdrachtgever: Wat gaat het opleveren? (de baten)

Projectleider: Wat gaat het kosten?

Onderdelen Projectbrief

Doel, Resultaat, Scope

Borging in de lijnorganisatie

Acties om te komen tot het PID (incl. kosten/resources)

Wat?: Opstarten/ Projectbrief

Make it SMART

8-12-2011 19

Heb ik ervoor gezorgd dat de projectbrief gemaakt wordt?

Kan ik de projectbrief verantwoorden?

Wat?: Controle opdrachtgever

Veel interactie met de projectleider

8-12-2011 20

PID = Contract projectleider / Opdrachtgever / Regiegroep

Uitwerken projectopdracht

Wat en met welke kwaliteit moet er precies gedaan worden?

Product Breakdown

Hoe wordt het aangepakt?

Product Flow

Wie moet wat en wanneer doen?

Project organisatie

Wat kost dat (tijd/geld)?

Begroting

Hoe?: Initiëren / PID

Waarom Product Based Planning?

8-12-2011 21

Bewijs van inentingen

Geldig paspoort

Selectie criteria

Vlucht overzicht

Wensen Lijstje

Spaarpot

Up-to-date papieren Vliegticket

Ingepakte Bagage

Boarding pass

Hoe?: Product Breakdown = Scope definitie

Dit is een afspiegeling van de scope. Ben jij het als opdrachtgever hiermee eens?

8-12-2011 22

Bewijs van inentingen

Geldig paspoort Selectie

criteria

Vlucht overzicht

Wensen Lijstje

Spaarpot

Up-to-date papieren

Vliegticket

Ingepakte Bagage

Boarding pass

Dit is een afspiegeling van de aanpak. Ben jij het als opdrachtgever hiermee eens?

Hoe: Product Flow = Aanpak

8-12-2011 23

Stuurgroep, stuurt zodat de doelen bereikt kunnen worden.

Projectorganisatie is er ter ondersteuning van het projectresultaat

Ze wordt ingericht om het resultaat te bereiken

En niet voor behalen project doel(en)

Basis is dus de Product Breakdown Structure

Hoe?: Projectorganisatie Stuurgroep

CvB leden hiërarchisch

onder de projectleider?

Projectleider / Projectorganisatie

Opdrachtgever / Stuurgroep

8-12-2011 24

Hoe?: Alleen of gedeelde verantwoordelijkheid?

Vraag: Senior Gebruiker(s) • Vertegenwoordigt ieder die resultaat

gaat gebruiken. • Verantwoordelijk dat met de resultaten

de doelen bereikt gaan worden.

Aanbod: Senior Leverancier(s) • Vertegenwoordigt ieder die bouwt aan

het resultaat. • Verantwoordelijk voor de overal

kwaliteit en integriteit van de bouw.

Opdrachtgever • Eindverantwoordelijk • Is verantwoordelijk voor de Business Case

Kies bewust: Direct betrekken => mede verantwoordelijk Indirect betrekken => stakeholder management

8-12-2011 25

Heb ik ervoor gezorgd dat het PID gemaakt wordt?

Is de PID klaar voor de regiegroep en kan ik hem verantwoorden?

Hoe?: Controle Opdrachtgever

8-12-2011 26

Doen!: Project Uitvoering

Afhankelijkheden Resultaat

Scope& Kwaliteit

Voortgang management

Issue management

PID

Planning Tijd & Geld

Scope management

Risico analyse

Stakeholder management

Stakeholder analyse

Communicatie plan

Risico management

Change Management

We doen wat we afgesproken hebben! Gaat het zoals verwacht?

De projectleider zorgt hiervoor. Maar de opdrachtgever is in control.

8-12-2011 27

Doen!: Hoe blijven we in control?

27

De projectleider staat aan de knoppen maar hij mag niet zomaar aan iedere knop draaien.

Hoe blijft de opdrachtgever in control?

Het instrumentarium van een project:

Product based plan => Voortgang controle

Issues => Sturen op afwijkingen

Risico’s => Mogelijke afwijkingen minimaliseren

Opdrachtgever

Issue/Risico op het doel

Projectleider

Issue/Risico op het resultaat

8-12-2011 28

Verwacht ik dat het schip conform afspraak in de haven aankomt?

Doen!: Controle Opdrachtgever

8-12-2011 29

Een definitie van projectsucces:

de mate waarin het projectresultaat de betrokken stakeholders tevreden stelt.

Werk met het einde voor ogen!

Wat wordt er gezegd in de toespraak bij de finishlijn?

Project closure document = Decharge

Is het echt klaar?

Is het overgedragen aan de lijn?

Wie pakt de restpunten op?

Wat hebben we geleerd?

Klaar?: Project Einde

8-12-2011 30

Heb ik ervoor gezorgd dat het Project Closure document gemaakt wordt?

Is het Project Closure Document klaar en kan ik hem verantwoorden?

Klaar?: Controle opdrachtgever

8-12-2011 31

Tot slot … Opdrachtgever pak je rol

Projectstructuur ondersteunt

en is nodig

De juiste attitude en competenties is

echter doorslaggevend

Een project is en blijft mensenwerk!

De projectleider is de ceremoniemeester op het feestje van de opdrachtgever.

Bij jouw nieuwe keuken: bepaald de aannemer welke kleur

keukenkastjes er komen?

8-12-2011 32

Dank voor uw aandacht