Inkoop en aanbesteden van facilitaire diensten 3.0

1

Facto Middag Congres

Breukelen, 16 november 2015

Prof dr Arjan van Weele

www.arjanvanweele.com

@Arjanvanweele

“The world will not be destroyed by those who do evil, but by those who watch without doing anything."

2

Programma

De NL Facility Management markt in 2014

De facilitaire inkooppraktijk

Waarom inkoop en contractmanagement anders moet

Agency Theorie als basis voor samenwerking

Van kosten- naar waardegericht inkopen

Professionaliseren van facilitair inkopen

De NL Facility Management markt in 2014

4

FMN en Twijnstra Gudde (2014)

De NL Facility Management markt in 2014

Het goede nieuws…

NL FM markt incl. vastgoed: € 77 miljard (- 3.8%)

NL FM markt excl. vastgoed: € 37 miljard (- 1.7%)

Hiervan 60,8% uitbesteed (+ 1.4%)

Beveiliging (- 8.2%)

Document services (- 4.5%)

Integrated facilities management (+ 3.4%)

Schoonmaak (+ 3.3%)

Contractcatering (+2.3%)

De NL Facility Management markt in 2014

Trends…

Facilities markt onder druk… groei lijkt eruit

Kostenmanagement belangrijkste trend

De NL Facility Management markt in 2014

FMN en Twijnstra Gudde (2014), p.19

De NL Facility Management markt in 2014

8

FMN en Twijnstra Gudde (2014)

De NL Facility Management markt in 2014

9

FMN en Twijnstra Gudde (2014)

De NL Facility Management markt in 2014

Trends…

Facilities markt onder druk… groei lijkt eruit

Kostenmanagement belangrijkste trend

Inrichten en doorontwikkelen facilitaire regie organisatie

Het Nieuwe Werken

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Facilitaire concepten (Hospitality)

Toekomst: technologie en datamanagement (smart buildings, IoT) + verbeteren kwaliteit van dienstverlening…

De NL Facility Management markt in 2014

Trends…

Kostenmanagement belangrijkste trend

Inrichten en doorontwikkelen facilitaire regie organisatie

Het Nieuwe Werken

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Facilitaire concepten (Hospitality)

Toekomst: technologie en datamanagement (smart buildings, IoT) + verbeteren kwaliteit van dienstverlening…

Is dat nodig…?

De facilitaire inkooppraktijk

Voorbeeld 1:

http://zembla.vara.nl/seizoenen/2010/afleveringen/23-05-2010

De facilitaire inkooppraktijk

Voorbeeld 2: inkoop foodservices ziekenhuis…

Hoeveel voeding wordt jaarlijks weggegooid in de zorgsector?

Wat kost het om een ton ziekenhuis afval af te voeren?

Hoeveel ton afval heeft een academisch ziekenhuis jaarlijks?

Kan dit anders?

De facilitaire inkooppraktijk

Schoonmaak…

Thuiszorg….

Contract catering…

Personen- en taxivervoer….

De facilitaire inkooppraktijk

Facilitaire opdrachtgevers lijken ‘penny wise-and-poundfoolish’….

Kosten besparen op uitbesteed werk lijkt een doel op zich geworden…

Kwaliteit van dienstverlening lijkt volledig uit zicht…

Men lijkt ongevoelig voor maatschappelijke neven-effecten…

Als dat zo blijft zetten FMs en hun inkopers zich buiten spel…

De facilitaire inkooppraktijk

Worden FM’s slachtoffer van hun eigen succes?

Principal Agent theorie

Agency theorie gaat over het ‘Agency problem’:

‘The problem that occurs when cooperating parties have different goals and division of labor’ (Eisenhardt, 1989, p. 58)…

Een partij (Principaal) delegeert werk aan een andere partij (Agent), die dat werk tegen betaling verricht…

Principal Agent theorie

Vier basisproblemen Agency Theorie:

1. ‘Goal incongruence’…

2. ‘Information asymmetry’…

3. ‘Risk sharing’…

4. ‘Moral Hazard’…

Principal Agent theorie

Confidential-Not For

Distribution 19

?

Principal Agent theorie

Observaties:

Verschillende prijs- en contractmodellen gehanteerd afhankelijk van:

Professionaliteit, kennis en ervaring opdrachtgever

Professionaliteit, kennis en ervaring opdrachtnemer

De kwaliteit van de relatie

Contracteren van facilitaire dienstverlening is in feite een leerproces… eerst kruipen, dan lopen, dan rennen!

Principal Agent theorie

Observatie:

In commerciele relaties vormt het ‘Agency Problem’ een belangrijke belemmering voor ketensamenwerking…

Dit probleem verhindert de dienstverlener zich

maximaal in te zetten…

Het Agency Probleem kan worden opgelost…

Mits opdrachtgever en opdrachtnemer leren te handelen vanuit eenzelfde, gedeeld waardeperspectief…

Van kosten- naar waardegericht inkopen

Input Throughput Output Outcome

Contractor Opdrachtgever

Klassieke inkoopcontracten Prestatiecontracten

Input specificatie

• Materialen

• Uren

• Onderhouds

materialen

• Machine-uren

• Energieverbruik

• Brandstof-

verbruik

• Etc.

Throughput

specificatie

• Werkinstructies

• Mijlpalen

planning

• Werkschema’s

• Budgetten

• Uren

• Materialen

• Etc.

Output specificatie

• Kwaliteit

• OTIF/On Time

• Prijs versus

budget

• Werkkapitaal

• Geleverde

capaciteit vs.

Afgesproken

capaciteit

• Etc.

Outcome

specificatie

• Klanttevreden-

heid

• Klant voordelen

• Social return

• Innovatie

• Etc.

(Wijnstra ea. (2002), p144)

Van kosten- naar waardegericht inkopen

Input Throughput Output Outcome

Contractor Opdrachtgever

Klassieke inkoopcontracten Prestatiecontracten

Input specificatie

• Materialen

• Uren

• Onderhouds

materialen

• Machine-uren

• Energieverbruik

• Brandstof-

verbruik

• Etc.

Throughputs

specificatie

• Werkinstructies

• Mijlpalen

planning

• Werkschema’s

• Budgetten

• Uren

• Materialen

• Etc.

Output specificatie

• Kwaliteit

• OTIF/On Time

• Prijs versus

budget

• Werkkapitaal

• Geleverde

capaciteit vs.

Afgesproken

capaciteit

• Etc.

Outcome

specificatie

• Klanttevreden-

heid

• Klant voordelen

• Social return

• innovatie

• Etc.

(Wijnstra ea. (2002), p144)

Regiecontracten Vaste prijs contract SLAs/Prestatie

contract

Prestatiecontract

(een/tweezijdig)

Van kosten- naar waardegericht inkopen

Input Throughput Output Outcome

Belang

Contract-

Vs

Relatie-

Kwaliteit

laag

laag

hoog

hoogComplexiteit dienstverlening/

Mate van kennisuitwisseling

(Wijnstra ea. (2002), p144)

Regie contract Vaste prijs contract SLAs/Prestatie-

contract

Prestatiecontracten

(een/tweezijdig)

Contract-

kwaliteit

Relatie-

kwaliteit

Van kosten- naar waardegericht

inkopen

Product gerelateerde

inkoop (Inkoop 1.0)

Breed assortiment

PBMs

Zeer veel leveranciers

Hoge logistieke

kosten

Hoge

transactiekosten

PBMs gezien als een

commodity

Waardegerichte/

Oplossingsgerichte

inkoop (Inkoop 3.0)

- Geïntegreerde

digitale catalogus

en O2P oplossing

- Dienstverlening en

logistiek op maat

- Eén Master Vendor

- HS&E Training

- HS&E procedures

en audits

- HS&E en cost

controlling

Services gerichte

inkoop (Inkoop 2.0)

• Digitale catalogus

• Eén leverancier/

partner

• Digitale document

afhandeling

• Reverse billing

• Duurzaamheid

• Leveringsgarantie.

• PBMs ingebed in

logistiek service

concept

Voorbeeld: Persoonlijke Beschermings Middelen (PBMs)

Van kosten- naar waardegericht

inkopen

Product gerelateerde

inkoop (Inkoop 1.0)

Breed assortiment

PBMs

Zeer veel leveranciers

Hoge logistieke

kosten

Hoge

transactiekosten

PBMs gezien als een

commodity

Waardegerichte/

Oplossingsgerichte

inkoop (Inkoop 3.0)

- Geïntegreerde

digitale catalogus

en O2P oplossing

- Dienstverlening en

logistiek op maat

- Eén Master Vendor

- HS&E Training

- HS&E procedures

en audits

- HS&E en cost

controlling

Services gerichte

inkoop (Inkoop 2.0)

• Digitale catalogus

• Eén leverancier/

partner

• Digitale document

afhandeling

• Reverse billing

• Duurzaamheid

• Leveringsgarantie.

• PBMs ingebed in

logistiek service

concept

Inkoopcontract SLA Prestatiecontract

Voorbeeld: Persoonlijke Beschermings Middelen (PBMs)

Professionaliseren van facilitair inkopen8 Tips

1. Klant voorop: zorg ervoor dat uw leveranciers u aantoonbaar helpen uw klanten beter te bedienen...

2. Functionele specificaties veeleer dan gedetailleerde programma’s van eisen… vraag oplossingen van uw leveranciers…

27

Professionaliseren van facilitair inkopen8 Tips

4. Selecteer leveranciers op basis van bewezen bekwaamheden en capaciteiten… Hun expertise, ervaring en mensen maken het verschil!

5. Gun contracten op basis van QLTC & HSE…tegen een vooraf gesteld en gecommuniceerd budget…

6. Start met tweezijdige prestatie- en relatiemetingen!

28

Supplier Relationship Management

Professionaliseren van facilitair inkopen8 Tips

7. Zorg voor diversiteit in uw inkoopfuncties

8. Gebruik je boerenverstand en ga zonodig tegen de stroom in…

29

Old Purchasing Wisdom

‘It is unwise to pay too much, as it is unwise to pay too little. Whenyou pay too much, you lose a little money…that’s all! When you paytoo little, you sometimes lose everything, because the thing youbought was incapable of doing the things you bought it to do…

The common law of business balance prohibits paying a little andgetting a lot. If you deal with the lowest bidder, it is well to addsomething for the risk you run. And if you do that, you will have enough to pay for something better…

(Anonymous, quoted in Van Weele (2010), p.58)