Digitaal bewaren van documenten

– Juridische aspecten

Werkgroep AutomatiseringVlaamse vereniging van archivarissen (VVBAD)

Algemeen Rijksarchief Brussel, 1 april 2010Edwin Jacobs

¤ Onafhankelijk niche advocatenkantoor in:¤ Technology¤ Information¤ Media¤ E-Business

Samenwerking met andere gespecialiseerde kantoren

Wereldwijd netwerk (bv data protection, e-invoice, …)

Wie zijn wij ?

¤ Commercial and ICT-related contracts¤ Outsourcing & negotiation ¤ Intellectual property rights¤ Privacy, data protection, network security ¤ Electronic commerce¤ Electronic government¤ Electronic communications¤ e-payments, e-money, m-payments, e-invoice etc

time.lex expertise

1. Kan ik originele documenten elektronisch opstellen en wat heb ik er dan aan?

1. Kan ik papieren originele documenten in elektronische vorm omzetten?

1. Moet ik documenten bewaren, in papieren of elektronische vorm? En hoe lang?

Agenda

Hedendaags scenario …

- Beheer van digitale gegevens¤ aanmaken van originele digitale documenten¤ conversie van papieren naar digitale documenten¤ archiveren van documenten¤ specifieke wettelijke verplichtingen

- Maar ook digitaal beheer van gegevens¤ persoonsgegevens en privacybescherming¤ intellectuele eigendomsrechten¤ confidentiële bedrijfsinformatie

Documentenbeheer is informatiebeheer

Alg. + facturen

Veelal gelinkt aan de aanwezigheid van een handtekening, maar niet per definitie.

¤ voorbeelden ¤ Authenticiteit en integriteit staan centraal¤ Algemeen: handtekeningen nodig tussen handelaars ?

Wat is een origineel document?

¤ Belang? ¤ Soms vereist de wet dat originelen worden bewaard¤ Soms zijn originelen nodig voor bewijsredenen

¤ Bestaan er juridische obstakels om documenten digitaal aan te maken en te bewaren?

¤ Voorbeelden

Werken met elektronische originelen?

¤ Principe : contractsvrijheid¤ Soms zijn er speciale regels van toepassing:

¤ Elektronische factuur, sociale documenten, boekhouding, enz.¤ Contracten via het internet

Welke oplossing in de praktijk?

Niet altijd aangewezen: let op de gevolgen!¤ Het originele karakter verloren? Origineel nodig ?¤ Wettelijke vereisten OK? Soms specifieke regels, bv. voor facturen.

¤ Voorbeelden : papieren factuur inscannen ?

Conversie : papier naar elektronische vorm

¤ Praktijkvoorbeelden: ¤ belastingcontrole e-facturen¤ dagvaarding ivm contract lang geleden

¤ Wat bewaren? Hoe lang? Wat als … ?

Digitale archivering

¤ Redenen voor archivering¤ contractuele verplichting¤ wettelijke vereisten/archiefwet¤ eigen initiatief /corporate governance

¤ Doel van archivering¤ informatie opslaan¤ informatie terugvinden¤ bewijsdocumenten bezitten

¤ Aanpak afstemmen op beweegredenen

Digitale archivering – redenen en doel

¤ Geen algemene archiveringsplicht of termijn¤ Veel bijzondere wetgeving (factuur, soc doc, boekh,…)¤ Gespecialiseerde bedrijven wetgeving (« vertrouwensdiensten » / « trusted third party »)¤ Vooral: algemeen risicobeheer. Verjaringstermijn!¤ Bewijsvoering - geschillen

Voor U risicobeheer

Digitale archivering in België

Wat is een factuur?

- Definitie ?- Art. 25 wetboek koophandel: bewijsfunctie- Voor consument: factuur = aankoopbewijs- BTW wetgeving opmaak en uitreiken in bepaalde vorm is

verplicht

Opgelet : “elektronisch” slaat niet op de creatie maar wel op:(1) de mededeling/ter beschikking stelling, en(2) de bewaring van de factuur

Elektronische facturen

- Vroeger: individuele en algemene vergunningen

- EU: Richtlijn 2001/115/EG van de Raad van 20 december 2001 (Richtlijn elektronische facturatie) Nadien opgenomen in Btw-richtlijn 2006/112/EG

- B : Wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het BTW wetboek + KB 16/02/2004

- Circulaire Financiën? (nog) geen volledige oplossing

- toekomst : nieuwe Eur. Richtlijn ?

Hoe elektronisch factureren?

Voorwaarden verzenden BTW wetgeving

Sinds 1 januari 2010 (KB 15/12/2009): versoepeling technische vereisten

Nog geen volledige gelijke behandeling:

(1) authenticiteit en integriteit moeten gegarandeerd worden

- artikel 60, § 3 BTW-Wetboek- voor papieren en elektronische facturen- voor de verzending als tijdens de hele bewaringstermijn- 1/1/10: vrij (combinatie van) technologie en procedures kiezen- welk technisch formaat ? Pdf ?- geen voorafg. goedkeuring BTW admin <> goede oplossing ?- welke methoden en technieken ? “gisteren OK = vandaag OK”- three way matching ?

E-factuur = papieren factuur?

(2) toestemming van de andere partij is vereist

- e-factuur <> papieren factuur

- geen wettelijk verplichte vormvoorwaarden haalbare praktijk ?Cfr contract of algemene voorwaarden (verplichtingen …)

- consument : geen bijkomende kosten voor papier, maar wel …

E-factuur = papieren factuur?

- Wettelijke vereisten over duur, duurzaamheid en toegankelijkheid - verzonden en ontvangen facturen

- 10 jaar 7 jaar

- In België, of andere EU-lidstaat na verwitting BTW administratie online toegang

Archiveren / bewaren

Artikel 60, §3 BTW wetboek:

“ De facturen die elektronisch werden ontvangen worden in hun oorspronkelijke vorm bewaard, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie. (…)”

Archiveren / bewaren

- Artikel 60, §3 BTW wetboek: “ (…) De facturen die in papieren vorm werden ontvangen worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard. In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen.”

Scannen en digitaal bewaren papieren facturen

- Inscannen zonder bewaren van papieren originelen

- Authenticiteit en integriteit:- dienstverleners op markt- digitaal ondertekenen + open formaat - andere stukken m.b.t. onderliggende transactie: bestelbon,

overschrijvingen, transportdoc, ...

- Circulaire AOIF 16/2008

- Bewaring van uitgaande facturen die in papieren vorm worden verzonden: 4 mogelijkheden

- Bewaring op papier (+ 5 jaar elektronisch bestand – geen specifieke eisen)

- Dagelijkse digitale bewaring op WORM drager (bv DVD-R)- Digitale bewaring met geavanceerde elektronische

handtekening- Digitale bewaring met verzegelingsalgoritme

- Bewaring van uitgaande facturen die in elektronische vorm worden verzonden?

Circulaire AOIF 16/2008

- Bewaring van inkomende facturen die in papieren vorm worden ontvangen: 4 mogelijkheden

- Bewaring van het papieren “origineel”- Digitale bewaring (“inscannen”): oorsprong en integriteit

moet gewaarborgd blijven (daarom o.m. geavanceerde elektronische handtekening of verzegelingsalgoritme)

- Ook digitale bewaring mogelijk van “oude” facturen waarvan de bewaringstermijn nog niet is verstreken

- Bewaring van inkomende facturen die in elektronische vorm worden ontvangen?

Circulaire AOIF 16/2008

- e-factuur = verantwoordingsstuk boekhouding- Hier: kopie volstaat- 10 jaar bewaren 7 jaar (wet v. KB)- Sinds KB 25/01/2005: Boeken en dagboeken ook bijhouden “door middel van geïnformatiseerde systemen” (art. 5 §2)- Admin inkomstenbelasting: e-factuur = ok

Archiveren / bewaren

Nieuw voorstel Europese Richtlijn:

- Vereenvoudiging voor verzenden?- Vereenvoudiging voor bewaren?

Vereenvoudiging in de toekomst?

1. Principes blijven dezelfde: garanderen van :- authenticiteit van de herkomst, en- integriteit van de factuurinhoud - meer flexibiliteit garanties bewijzen

Documenteren : juridische aspecten, databeveiliging, …

2. Buitenlandse wetgeving : soms versoepeld toekomstige nieuwe Europese Richtlijn

3. Europese “VAT package”

Besluit en enkele aanbevelingen e-factuur

¤ Evalueer noden en verplichtingen op basis van een overzicht van wettelijke en contractuele verplichtingen¤ Stel een policy voor documentenbeheer op met een geïntegreerde lange-termijn strategie :

¤ welke documenten worden opgeslagen?¤ waar en door wie?¤ voor hoe lang en onder welke voorwaarden?¤ omgang met privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid? ¤ omgang met intellectuele rechten?

Aanbevelingen e-documentenbeheer (1/2)

¤ Documenten beschermen tegen verlies, diefstal, vervalsing, onleesbaarheid, ...

→ betrouwbaarheid en beveiliging¤ Documenten goed toegankelijk maken

→ efficiëntie en effectiviteit¤ Technische standaarden voor duurzaam archiefbeheer¤ Juridische compliance vanaf begin inbouwen¤ IT-audits en juridische audits doorvoeren

Aanbevelingen e-documentenbeheer (2/2)

Principal contacts

Prof. Jos Dumortier(m) 0032 (0)477 33 82 96 (e) jos.dumortier@timelex.eu(skype) dumortier123

Geert Somers(m) 0032 (0)474 89 04 20(e) geert.somers@timelex.eu (skype) geert_somers

Hans Graux(m) 0032 (0)479 79 55 00(e) hans.graux@timelex.eu(skype) hans.graux

time.lexRue du Congrès | Congresstraat 35

B-1000 Brusselswww.timelex.eu

Edwin Jacobs(m) 0032 (0)476 40 11 70(e) edwin.jacobs@timelex.eu(skype) edwin.jacobs1