Klantgericht, geëngageerd & modern jaarverslag ‘12...Kennismanagement – Elektronisch...

Klantgericht, geëngageerd & modern

‘12jaarverslag

2 Jaarverslag ‘12 RJV l Klantgericht, geëngageerd & modern

Jaarverslag ‘12 RJV l Klantgericht, geëngageerd & modern 3

Inleiding - Wat hebben we gerealiseerd van de prioriteiten 2012? 4

RJV-Stelsel 6

Inspectiedienst 7

Vereffening 2012 8

De aanvullende vakantie bij het aanvatten of hervatten van een activiteit 10

Telefooncampagne «Overschakelen op overschrijving» 11

Vereenvoudiging van de validatie van het bankrekeningnummer 11

De gebruiksvriendelijkere toepassing «Mijn vakantierekening» (Cova2) 12

Informatiseringvandefluxvandeschuldvorderingen 13

Ambi-Kas 14

IT- Infrastructuur 15

Kennismanagement – Elektronisch documentenbeheer (Alfresco) 15

Visie HR 16

Werkmeting 17

Telewerk 17

Actieplan tevredenheidsenquête 18

Gevarieerd aanbod in de Mess 19

Een nieuwe modernere website 20

Een intern sociaal netwerk: RIO+ 21

Het gebouw 22

Kostenbeheer: Activity-based costing (ABC) 24

Javarisk – risicoanalyse 24

Interne audit 25

Evaluatie van de bestuursovereenkomst 2010-2012 26

Bestuursovereenkomst 2013-2015 28

Prioriteiten 2013 29

Inhoud


In het jaarverslag wordt de vraag beantwoord in welke mate de prioriteiten gerealiseerd zijn. Deze worden traditioneel vastgelegd door het Beheerscomité en opgenomen als laatste hoofdstuk. We maken al een tijdverslagendierekenschapafleggen.

Maar eerst wil ik er even bij stilstaan dat er dit keer maar één naam onder deze inleiding staat. De adjunct Admi-nistrateur-generaal, André Gaspard, ging in oktober met pensioen. Hij wilde geen enkele plechtigheid. Hij is altijd een man geweest die vanuit de achtergrond werkte. Dat belet niet dat hij 25 jaar met de RJV verbonden is geweest. Ik dank hem en wens hem ook namens het personeel en het Beheerscomité een mooie toekomst toe. De procedure voor zijn vervanging is ondertussen in gang gezet.

RJV-stelselWe hadden vier prioriteiten: › tegemoetkomen aan kritiek van het

Rekenhof op de transparantie in de financiering van de bijzonderekassen;

› moderniseren van de inspectiedienst; › oplossen van de Europese inge-

brekestelling; › uitvoeren van een eerste fase van

een sociologische enquête.

Drie van de vier doelstellingen zijn gehaald. De bijzondere kassen hebben wat meer tijd nodig. Ze zijn nog bezig aan een voorstel van reorganisatie,

Inleiding - Wat hebben we gerealiseerd van de prioriteiten 2012? maar dit punt komt begin 2013 in orde. In de modernisering van de inspectiediensten zijn belangrijke stappen gezet. Er is samen met de sociale partners hard gewerkt aan een oplossing voor de bezwaren tegen de Belgische vakantieregeling. Europa vond het niet kunnen dat niet iedereen vier weken vakantie kon nemen tijdens het eerste jaar van tewerkstelling. De RJV speelde een voortrekkersrol in de oplossing van dit dossier. Er is ten slotte een eerste fase gerealiseerd van een sociologische enquête naar het vakantiegedrag.

VereffeningDe vereffening is in 2012 opnieuw perfect verlopen. De RJV heeft er echt alles aan gedaan om zo veel mogelijk rechthebbenden te bereiken die hun rekeningnummer maar niet doorgaven. We hebben zelfs geprobeerd iedereen telefonisch te bereiken. Een belangrijk stap is dat wij ondertussen de rekeningnummers zelf valideren. De mensen hoeven daar niet meer voor naar de bank te gaan. Minder succes hebben we voorlopig in een ander dossier. De RJV moet voor zogenaamde schuldeisers beslag leggen op vakantiegeld van personen die hun schulden niet betalen. Het zou een heel belangrijke vereenvoudiging zijn indien dit kan gebeuren op basis van een automatische gegevensstroom. De discussie moet vooral gevoerd worden met de FOD Financiën en met de banken en dat blijkt bijzonder veel tijd in beslag te nemen.

InformaticaSinds 2008 wordt gewerkt aan een nieuwe informaticatoepassing, Ambi, die over 5 jaar meer dan 8 miljoen euro zal kosten. Een gigantisch project, naar de maatstaven van de RJV. Het Beheerscomité heeft dit jaar een belangrijke wijziging beslist: Ambi moet gekoppeld worden aan een project om de binnenkomende documenten op een moderne en geïnformatiseerde manier te beheren. De twee samen kunnen we niet af krijgen tegen de oorspronkelijke deadline van eind 2013. Voor Ambi moet dat lukken, voor het documentenbeheer zal dat pas in 2014 zijn. We kunnen zeggen dat we op schema zitten. We beseffen ten volle dat de eindmeet nog ver is, maar de deadline en het budget zijn vandaag onder controle. Dat kan niet gezegd worden voor het project kennismanagement. We zullen het hernemen in de volgende bestuursovereenkomst.

PersoneelDe HR-dienst heeft heel hard gewerkt aan een coherente en moderne visie. Vanuit een centrale notie “typefunctie” worden rekrutering, opleiding en begeleiding uitgebouwd en geperfectioneerd. Dat zal zich in 2013 duidelijker en duidelijker laten zien. In 2012 werd een actieplan uitgevoerd naar aanleiding van de personeelsenquête 2010. Op de uitvoering werd toegezien door een onafhankelijke controlegroep, die kon vaststellen dat de geplande acties

Jaarverslag 12 RJV l Klantgericht, geëngageerd & modern 5

bijna allemaal werden uitgevoerd. In het project werkmeting zijn belangrijke stappen vooruit gezet. Een belangrijke fase kon echter nog niet aangevat worden omdat het project geblokkeerd werd in de regeringsmaatregelen inzake budgettaire behoedzaamheid. Het wordt heropgenomen in de volgende bestuursovereenkomst. Ondertussen zijn we verder gegaan met telewerk. De groep wordt binnenkort sterk uitgebreid.

De mess van de RJV doet heel grote inspanningen om de mensen beter te dienen.

GebouwIn het gebouwendossier zijn we nog altijd niet veel verder geraakt. Pijnlijk, want reeds in 2009 is vastgesteld dat “niets doen neerkomt op geld verliezen”. We deden op een bepaald moment een voorstel om naar een nieuwbouw te gaan. Een verantwoorde investering in een hypermodern gebouw, dicht bij een belangrijk station. Hoewel we zelf de middelen hadden om dat uit te voeren kregen we van de regering geen toestemming, omdat een dergelijk uitgave meegerekend wordt in het overheidsbudget. Ondertussen werken we verder aan twee pistes en hopen we in de eerste maanden van 2013 een definitievebeslissing te kunnen nemen.

CommunicatieDe interne communicatie van de RJV

wordt steeds beter. Dat wil uiteraard niet zeggen dat we het eindpunt al bereikt hebben, maar we kunnen er vertrouwen in hebben. In elk geval is de interne website ondertussen een onmisbaar communicatiekanaal geworden. We hebben geprobeerd daar een interactief systeem aan toe te voegen, maar voorlopig met weinig belangstelling.Devernieuwdeexternewebsite werd op de valreep van 2012 publiek gemaakt.

FinanciënHet kostenbeheersysteem is uitgewerkt zoals afgesproken. Het wacht nog op een aantal andere ontwikkelingen om toegepast te worden. Het project risicoanalyse is succesvol afgelopen. Vanaf begin 2013 is het operationeel en biedt het een bijkomend instrument om het beheer van de RJV in goede banen te leiden. De manier waarop het uitgewerkt werd is een voorbeeld voor alle openbare diensten.

Interne audit Vanaf begin 2013 kunnen we tenslotte echt starten met een interne audit die we samen organiseren met het Fonds voor Beroepsziekten en het Fonds voor Arbeidsongevallen.

BestuursovereenkomstDe engagementen in de bestuursover-eenkomst zijn behoorlijk nagekomen. De officiële eindevaluatiemoet natuurlijknog gemaakt worden, maar het is

duidelijk dat de enkele problemen die er te noteren vallen moeilijk te vermij- den waren en vooral te wijten zijn aan externeomstandigheden.Wehebbenin het voorbije jaar hard gewerkt aan een nieuwe overeenkomst. We leggen de nadruk op drie strategische opties: › de RJV zet consequent in op

klantgerichtheid; › de RJV wil geëngageerd en tevreden

personeel; › en de RJV wil een moderne

administratie zijn.

Ik denk te mogen stellen dat 2012 voor de RJV een goed jaar was. Er is veel gerealiseerd en we zijn klaar om de volgende uitdagingen aan te gaan. Het spreekt vanzelf dat dit alleen kan met de inzet van alle medewerkers, die ik daarvoor ook uitdrukkelijk wens te danken.

Luc Vanneste, Administrateur-generaal


RJV-StelselHet RJV-Stelsel, dat eveneens deel uitmaakt van het primair netwerk van de sociale zekerheid, heeft als voornaamste opdracht de RSZ-bijdragen en de sociale gegevens onder de bijzondere vakantiefondsen en de RJV-Kas te verdelen.

De berekeningen van de vakantiegel-den van alle vakantiefondsen samen alsook hun betalingen werden uitge-voerd volgens de voor 2012 voorziene planning. Een totaal brutobedrag van € 4.694.056.241,46 werd over-gemaakt door alle vakantiefondsen samen voor de vakantiegelden van 1.689.076werknemers.

Alle vakantiefondsen stelden vakan-tieattesten op. Deze vakantieattesten vermelden het aantal verlofdagen en het

vakantiegeld waarop de werknemer recht heeft. Het RJV-Stelsel verzamelt ze per werknemerdankzijhetidentificatienummer

van de sociale zekerheid en maakt de geglo-baliseerde attesten over aan de KSZ die ze ter

beschikking stelt van de andere sectoren van de sociale zekerheid. Zo werden er door de RJV

1.739.507 vakantieattesten in 2012 overgemaakt.



InspectiedienstMet de komst van nieuwe technologieën en de juridische aanpassingen, moest de inspectiedienst van de RJV zijn manier van werken aanpassen. Dit moderniseringsproject ging in 2011 van start en werd in 2012 beëindigd. Er werd eveneens rekening gehouden met de aanbevelingen die het Rekenhof deed in zijn verslagoverdefinancieringvandebijzonderevakantiefondsen. De modernisering betreft de volgende domeinen: › sociale controle van de vakantiefondsen; › boekhoudkundige controle van de

vakantiefondsen; › enquêtes uitgevoerd door de inspecteurs voor de

vakantiefondsen; › organisatie van de zitdagen; › organisatie van de contactdagen.

De samenstelling van een dossier door een vakantiefonds werd in het bijzonder herzien om een betere opvolging van de controles te kunnen verzekeren. Die samenstelling omvat heel wat informatie zoals: › de tijdens de controles gedane vaststellingen; › het standpunt van het vakantiefonds; › de verschillende acties die de inspectiedienst en

de vakantiefondsen ondernomen hebben.

Er werden eveneens nieuwe werkprocedures uitgevoerd om de overdracht van de resultaten van de door de vakantiefondsen aangevraagde enquêtes te versnellen.

In het kader van de modernisering van de dienst wordt er elk jaar een thematische controle uitgevoerd. In 2012 ging de controle over de terugvordering van onverschuldigde bedragen en de naleving van het handvest van de sociaal verzekerde.


Vereffening 2012De vereffening 2012 is zonder bijzondere incidenten verlopen en kan dus als geslaagd beschouwd worden.

Zo heeft de RJV-Kas in 2012 € 2.046.612.240,33 nettovakantiegelden aan 1.230.076 arbeiders gestort.

› Het aantal werknemers is toegenomen met 28.725 ten opzichte van vorig jaar;

› De RJV heeft € 104.324.707,72 meer uitbetaald dan in 2011 (ofwel +5%);

› Het gemiddeld vakantiegeld bedraagt € 1.713 (tegenover € 1.680 in 2011), ofwel een stijging met 1,96% ten opzichte van vorig jaar.

Er moet opgemerkt worden dat sommige vakantierekeningen van arbeiders meerdere keren berekend werden, of gesaldeerd zonder uitgifte van een vakantiegeld of niet vereffend konden worden omdat er geen enkele informatie beschikbaar was over hoe het vakantiegeld uitbetaald mocht worden.

Daling van het aantal gedeeltelijke betalingenHet aantal gedeeltelijke betalingen is duidelijk gedaald (45.366 in 2012 tegenover 69.222 in 2011). Dit wordt verklaard door de invoering van een nieuwe verwerking voor de vakantiegelden van werknemers van wie het rekeningnummer niet gekend is. De berekening van de vakantiegelden van de werknemers die hun rekeningnummer nog niet meegedeeld hebben, wordt voortaan immers in een eerste fase geblokkeerd (behalve als het vakantiegeld het voorwerp vormt van een beslag vanwege een schuldeiser). De berekening wordt pas uitgevoerd van zodra de werknemer de nodige



informatie overmaakt om de betaling uit te voeren (rekeningnummer of aanvraag voor betaling via cheque). In het verleden werden deze vakantiegelden uitgegeven en daarna onmiddellijk geblokkeerd: er was een tweede betaling nodig om ze te deblokkeren.

Toename van de betalingen via overschrijvingHet percentage van via overschrijving betaalde vakantiegelden is nog lichtjes toegenomen (meer dan 99%). Dit percentage is zeer veel gestegen sinds de beslissing die in 2011 genomen werd om niet meer via cheque te betalen (behalve ingeval van expliciete aanvraagvan de werknemer). Slechts 4.174 vakantiegelden 2012 werden in 2012

in België via een cheque betaald en 213 voor het buitenland.

Het call center is altijd actiefHet aantal binnenkomende oproepen die in het call center geregistreerd werden, is een beetje gedaald in mei ten opzichte van vorig jaar (63.642 vs. 69.256), maar dit aantal is toegenomen voor de maand juni (80.604 vs. 71.896). Deze stijging in juni kan verklaard worden door de blokkering van een belangrijk aantal vakantiegelden wegens de nieuwe betalingsmodaliteiten (opbellen van de werknemers die voor de betaling van hun vakantiegeld nog geen rekeningnummer aan de RJV meegedeeld hadden en die daardoor hun vakantiegeld niet

ontvangen hadden), maar ook door het belangrijke aantal werknemers die van rekeningnummer waren veranderd zonder de RJV daarvan te verwittigen (eind juni zijn meer dan 18.000 betalingen bij ons teruggekomen): ze bellen dan naar de RJV omdat ze hun vakantiegeld niet op de voorziene datum ontvangen.

De bezoldigde dagen en gelijkstellingenWe stellen een toename vast van ongeveer 5.000.000 bezoldigde dagen, aangegeven in de DmfA en in rekening gebracht in 2012, ten opzichte van vorig jaar. We vinden in feite bijna de economische toestand van 2008 terug, vóór de crisis.

Types van gelijkstelling

Prestaties 2007 Vakantie 2008





Economische werkloosheid 1.963.678 2.311.440 4.415.567 3.159.630 2.543.404

Arbeidsongeval 787.012 775.767 752.743 744.170 761.335

Zwangerschapsverlof 765.271 836.101 891.448 932.197 962.987

Ziekteverlof 7.627.935 8.291.051 8.610.756 9.020.918 9.452.233

Staking / Lock-out 19.979 63.842 35.849 34.720 111.118

Beroepsziekte 1.799 1.137 9.463 4.192 1.711

Cijfers op 31/12/2012

Voornaamste trends : het aantal ziektedagen steeg voor de prestaties 2011 met meer dan 500.000 dagen ten opzichte van de prestaties 2010. Het aantal dagen voor economische werkloosheid daalde van zijn kant met meer dan 600.000 dagen.


Sinds 1 april 2012 maakt een nieuwe reglementering in België, «de aanvullende vakantie» genaamd, het voor elke werknemer mogelijk om bij het aanvatten (of hervatten) van een activiteit, recht te hebben op vakantiedagen en een vakantiegeld tijdens het eerste werkjaar (of jaar van werkhervatting).

Deze maatregel werd ingevoerd na een ingebrekestelling die de Europese Commissie aan ons land gericht had. Op die manier is België voortaan conform aan de Europese richtlijn door het voor elke werknemer mogelijk te maken om elk jaar 4 weken vakantie te genieten per jaar die door een vakantiegeld gedekt worden.

De interne toepassingen van de vakantiefondsen werden daartoe aangepast.

Op 31 december 2012 hebben alle vakantiefondsen samen 351 aanvragen voor dit type van vakantie genoteerd. De RJV-Kas heeft alle nodige schikkingen getroffen om het vakantiegeld met betrekking tot deze aanvullende vakantie uit te betalen.

De aanvullende vakantie bij het aanvatten of hervatten van een activiteit


Telefooncampagne «Overschakelen op overschrijving»Sinds januari 2011 betaalt de RJV het vakantiegeld uit via overschrijving op een rekening. Het was duidelijk dat de overgangsperiode langer zou duren dan

voorzien. Vele werknemers reageerden laat of niet op verschillende brieven.

Begin 2012 hadden een groot aantal arbeiders hun vakantiegeld 2011 nog niet ontvangen omdat ze hun rekeningnummer nog niet meegedeeld hadden. Bijgevolg werd een extra inspanninggedaan –een telefooncampagne opgezet– om deze arbeiders hieromtrent persoonlijk te contacteren.Voor de telefooncampagne «ge-blokkeerde rekeningen» werd be-

roep gedaan op 206 personeelsle-den van de RJV, ongeacht de dienst

of graad. Deze 206 mensen probee-rden om 11.991 werknemers die een

vakantiegeld 2011 van nog minstens € 50 tegoed hadden telefonisch te berei-

ken.

Vereenvoudiging van de validatie van het bankrekeningnummerDe procedure waarmee een werknemer zijn bankrekeningnummer kan meedelen aan de RJV werd drastisch vereenvoudigd. De RJV controleert voortaan zelf de bankgegevens van de werknemer bij de bankinstellingen. De werknemer dient niet langer persoonlijk bij zijn bank langs te gaan. De interne toepas-sing werd daartoe aangepast om een elektro-nische gegevensuitwisseling met de banken mogelijk te maken.


Een nieuwe versie van de

toepassing «Mijn vakantierekening»

(Cova2) werd ontwikkeld en uitgetest.

Een werkgroep, opgericht binnen de jaarlijkse vakantiesector, heeft een analyse uitgevoerd en een lijst ge-maakt van de aanpassingen, opdat de klanten over een persoonlijkere dienstverlening en een gebruiks-vriendelijkere interface in de toe-passing zouden beschikken. Deze nieuwe versie zal eveneens meer

gebruikmakenvandee-box,debe-veiligdemailboxvandeburgersdiein november 2012 in productie werd geplaatst.

De in productiestelling van de nieuwe versie van “Mijn Vakantierekening” is voorzien voor midden 2013.

Ondertussen werden er technische aanpassingen uitgevoerd om te beantwoorden aan de technische vereisten inzake de toegankelijkheid via de portaalsite van de sociale zekerheid.

De gebruiksvriendelijkere toepassing

«Mijn vakantierekening» (Cova2)



Informatisering van de flux van de schuldvorderingenDe RJV heeft zijn inspanningen voortgezet om de flux van deschuldvorderingen die uitgaat van de FOD Financiën en de banken, te informatiseren. Het project zal zowel voor de schuldeisers als voor de vakantiefondsen besparingen met zich meebrengen. Verschillende doelstellingen worden beoogd: › vermindering van de werklast; › besparingen, in het bijzonder wat

portkosten betreft; › optimalisering van de kwaliteit

dankzij de standaardisatie en de vermindering van het risico op fouten.

Het platform zal ook gebruikt kunnen worden door andere openbare instellingen alsook door grote privéondernemingen.

Dit project, dat zowel wijzigingen inzake wetgeving als informatica en organisatie vereist, kan enkel uitgevoerd worden in samenwerking met onze openbare en privé-partners.

De nieuwe gegevensstroom met de FOD Financiën is goed op weg om gerealiseerd te worden.

Ontwerpen van wijzigingen aan juridische teksten die de informatica-overdracht van de beslagleggingen van de FOD Financiën mogelijk kunnen maken, worden momenteel voorgelegd aan de verschillende instanties die advies moeten verlenen.

De studies, uitgevoerd door de KSZ en de FOD Financiën zullen de technische ontwikkeling van deze eerste fase van het project mogelijk maken.


Ambi-KasHet project Ambi-Kas beoogt de invoering van een nieuwe informaticatoepassing bij de RJV-Kas om de werkprocedures te moderniseren en te optimaliseren. De ontwikkeling ervan is opgedeeld in meerdere subprojecten.

Dossierbeheer

Dit subproject Dossierbeheer dat betrekking heeft op de Signaletiek, Tewerkstellingen, Inactiviteitenbeheer, werd verder afgewerkt en geïntegreerd met het subproject “Werkverdeling”.

Beide subprojecten vormen de basis van de nieuwe on-line toepassing van RJV-Kas die gebruik maakt van een nieuwe, web-georiënteerde gebruikersinterface. Deze toepassing zal begin 2013 in productie gaan.

Werkverdeling

Voor het subproject Werkverdeling werd gewerkt in twee fases: › De eerste fase, met name de manuele werkverdeling,

werd in productie gesteld in juni 2012. Ze moest aan de gebruikersverantwoordelijken toelaten een idee te krijgen van deze nieuwe manier van werken.

› In een tweede fase werd deze manuele werkverdeling omgeturnd naar een volledig geautomatiseerde versie. Ze heeft tot doel om elke dag automatisch de uit te voeren taken te verspreiden onder alle personeelsleden van de kas die aanwezig zijn. Deze verdeling zal gebeuren op basis van vooraf gedefinieerdecriteriazoalsdeprioriteitvandetaken,de nodige vaardigheden om een taak uit te voeren, de competenties van elk personeelslid van de Kas en de op die dag beschikbare personeelsleden.

Batchverwerkingen

Voor dit subproject werd de verwerking van de gegevensstromen met betrekking tot de attesten van arbeidsongeschiktheid ontwikkeld. De analyse van de stromen met prestatiegegevens en van de mutaties van werknemers en werkgevers werd afgewerkt.



Het project voor het invoeren van een document management systeem dat eind 2011 werd stop-gezet omwille van teveel technische problemen, werd in 2012 terug opgestart. De “big bang”-aanpak van 2011 werd vervangen door een geleidelijke invoering van het elektronisch documentenbeheer waarbij gestart werd met een viertal

IT- InfrastructuurMet het oog op de invoering van een doorgedreven ecologische IT-infrastructuur werden in 2012 een aantal aanpassingen doorgevoerd.

Niet alleen werd het netwerk volle-dig vernieuwd maar met de groei van het aantal personeelsleden die beschikken over een laptop werd ook werk gemaakt van het WIFI-netwerk van de Rijksdienst. Dit WIFI-netwerk laat interne gebrui-kers toe om zich om het even waar in het RJV-gebouw draadloos aan te sluiten op het RJV-netwerk en

de hen toevertrouwde taken uit te voeren. Ook externe gebruikers(technici, leveranciers, consultants) kunnen gebruik maken van het WIFI-netwerk, zij het dat hun toe-gang beperkt blijft tot het internet.

Ook het printerpark werd in de eerste helft van 2012 volledig vernieuwd. Daardoor kon niet alleen het gebruik ervan gerationaliseerd worden maar bovendien konden meer functionaliteiten aangeboden worden.

Kennismanagement – Elektronisch documentenbeheer (Alfresco)

use cases, telkens met een beperkte gebruikersgroep. Bovendien wordt nu gebruik gemaakt van de nieuwe “share”-interface die qua gebruiks-vriendelijkheid de vorige versie ver achter zich laat. Het is de bedoeling in de loop van 2013 zowel het aantal use cases als het aantal gebruikers gevoelig uit te breiden.



Visie HR2012 is een keerpuntjaar voor het team van de Human Ressources geweest. Na heel wat gerichte vergaderingen hebben alle verantwoordelijken van de dienst:

› een strategisch HR-plan; › een communicatieplan; › een knowledge management

plan (waarin een opleidingsplan voor de periode 2013-2015 opgenomen wordt) uitgewerkt.

Al dit denkwerk is ook uitgemond

in een nieuwe visie op de interne communicatie binnen de dienst. Dankzij een tijdige, adequate en gestructureerde communicatie zal het reactievermogen t.o.v. de toekomstige uitdagingen van de bestuursovereenkomst slechts verbeterd worden met behulp van, onder andere, de verschillende instrumenten die eruit voortvloeien.

Na afloop van de tevredenheids-enquête bij het personeel 2012

heeft de dienst verschillende opmerkingen van de medewerkers in aanmerking kunnen nemen om zijn dienstverlening tegenover het personeel te verbeteren. Het jaar 2013 kondigt de realisatie van heel wat projecten aan.


WerkmetingVanuit de behoefte om een evenwichtige verdeling van het werk binnen en tussen diensten te bewerkstelligen werd een methodologie ontwikkeld om dat te meten. In een eerste fase werd die methodologie in de praktijk in de ondersteunende diensten toegepast. Na een activiteiten- en procesanalyse vond vervolgens een eerste werkmeting plaats. Op basis van een analyse van de bekomen data zal er teruggekoppeld worden naar de verschillende diensten en zal een tweede werkmeting plaatsvinden in 2013.

TelewerkDankzij het telewerk kan het personeel van de RJV zijn werk op een flexibeleremanierorganiseren en wordt er rekening gehouden met het privéleven. In 2012 wekte het telewerk nog altijd grote belangstelling op en het is voorzien dat deze mogelijkheid nog wordt uitgebreid in 2013, eens de nieuwe informaticatoepassing “AMBI” in productie zal gesteld zijn. Er moet benadrukt worden dat dit jaar de telefonische permanenties verzekerd konden worden tijdens de vereffeningsperiode, waarbij er ook aan telewerk werd gedaan.


Actieplan tevredenheidsenquêteHet is niet alleen belangrijk regelmatig na te gaan wat ons personeel denkt over de RJV en haar beleid. Het is evenzeer belangrijk de resultaten te gebruiken en te verwerken in een actieplan. Het actieplan werd opgesteld in het voorjaar van 2011, na de personeelsenquête 2010.

Maar het opstellen van een actieplan is nog niet voldoende, het opvolgen van de beloofde verbeteringen is nog belangrijker.

Daarvoor werd intern een groep samengesteld, waarin alle diensten van het personeel vertegenwoordigd waren, die driemaandelijks bijeenkwam om de voortgang van het actieplan van de tevredenheidsenquête op te volgen. Aan de hand van de verslagen en een stand van zaken van elke actie, beoordeelde deze groep of er vooruitgang was. De ervaring leerde ons dat deze oefening voor herhaling vatbaar is.



Gevarieerd aanbod in de MessDit jaar was vol uitdagingen voor de Mess (personeelsrestaurant).

Eerst en vooral werd een nieuw autocontrolesysteem in verband met de hygiëne ingevoerd. Er vonden opleidingen plaats en de manier van werken werd herbekeken. Vervolgens werd de Mess gecontroleerd door het FAVV dat een positief resultaat gegeven heeft.

Het aanbod van de suggesties voor het middagmaal van het personeel

werd uitgebreid (sandwich, koude schotels, vervangmenu’s). Het personeel stond open voor deze nieuwigheden en meer bepaald voor de vervangmenu’s waarvan het verbruik verdrievoudigd is ten opzichte van 2011. Dat moet echter genuanceerd worden voor de warme maaltijden die geen groter succes kenden, ondanks dat de invoering van uitzonderlijke acties zoals het speciaal Halloweenmenu wel succes kende.

Wat de kantine betreft, er werd

een nieuwe leverancier aangeduid in 2011 en er worden nieuwe producten aan de verbruikers voorgesteld.

Wat 2013 betreft, de Mess blijft luisteren naar zijn klanten en probeert in de mate van het mogelijke te beantwoorden aan hun vragen. De mess zal blijven proberen om variatie in het aanbod (vervangmenu’s en dagoberts) te houden en zal de speciale maaltijden opnieuw organiseren.


Een jaar geleden verspreidde de RJV zijn nieuwe visuele identiteit dankzij een nieuw, moderner en kleurrijker logo. Op het einde van het jaar zette de instelling de evolutie van zijn imago verder door zijn nieuwe website te lanceren met een verbeterd en dynamisch design.

Vlotter surfenDe website van de RJV is geor-ganiseerd rond 6 grote rubrieken waarmee iedereen de informatie kan terugvinden die hem aanbe-langt (Arbeiders en Kunstenaars, Werkgevers, Wetgeving, Professio-nals,…) Het surfen op de website werd op die manier vergemakkelijkt, waardoor de talrijke informatie die

Een nieuwe modernere websitede website biedt, heel eenvoudig geraadpleegd kan worden.

Snelle toegang tot de informatie Bepaalde thema’s (Mijn vakantie-rekening, Onze formulieren, Onze publicaties, Ons contacteren,…) zijn altijd gemakkelijk toegankelijk in het rechtse gedeelte van de site en zijn in één oogopslag terug te vinden dankzij de visuele elementen. Bo-vendien worden de meest geraad-pleegde onderwerpen op de home-page op de voorgrond geplaatst zodat de internetgebruiker in enkele klikken de gevraagde informatie kan terugvinden

En de website zal verder blijven evoluerenAlle nieuwe elementen in verband met de jaarlijkse vakantie zijn toegankelijk en zullen regelmatig bijgewerkt worden, opdat de internetgebruiker over de recentste informatie zou beschikken.


Een intern sociaal netwerk: RIO+In de maand juli werd een intern sociaal netwerk in de RJV gelanceerd opdat de personeelsleden een ruimte zouden hebben om van gedachten te wisselen met hun collega’s. Dit nieuw instrument, RIO+ genaamd, heeft tot doel om uitwisselingen tussen verschillende diensten te ontwikkelen, kennis te delen of nuttige en praktische informatie bij collega’s te gaan zoeken. Het interne sociale netwerk heeft spijtig genoeg niet het verwachte succes gekend. Dit kan verklaard worden door de beperkte interesse die het personeel momenteel heeft voor het gebruik van sociale netwerken en het feit dat het personeel het direct contact met de collega’s verkiest.



Het gebouwHet huidige RJV-gebouw is te groot. Oorspronkelijk werkten er 600 mensen, vandaag is dat de helft. Er wordt dus behoorlijk wat ruimte niet benut.

Hierbij komt dat het gebouw in de loop van de tijd wel heel goed onderhouden werd, maar nu bereiken we stilaan een kritiek punt. De technische installaties zijn allemaal meer dan 30 jaar oud. We lopen het risico op een bepaald moment gedwongen te worden tot heel grote vervangingsinves-teringen.

Reeds in 2009 is een studie gemaakt over deze problematiek. Het advies was: “Niets doen is geld verliezen”. We hielden toen verschillende pistes open: › het gebouw renoveren; › een deel van het gebouw afstoten; › of verhuizen naar een ander

gebouw.

Het Beheerscomité vond het uiteindelijk niet aangewezen om te renoveren. Het zou heel duur

worden en de kans om een deel van het gebouw te verhuren of te verkopen was toch niet zo groot. Er is geopteerd om een ander gebouw te kopen.

Op dat moment waren er namelijk niet veel concrete mogelijkheden tot synergie met andere instellingen van sociale zekerheid. Het Beheerscomité besliste op een bepaald moment tot aankoop van een hypermodern gebouw, dicht bij het Noordstation. Het kon echter niet uitgevoerd worden omdat de regering geen toestemming gaf.

De uitgave zou echter meegerekend worden als een overheidsuitgave en zou wegen op het budget van de regering. Hoewel die regering geen geld hoefde boven te halen, zijn dat nu eenmaal de regels van Europa. Ondertussen zijn de geesten voor synergie verder gerijpt en onderzoeken we samen met twee openbare instellingen van sociale zekerheid twee pistes. De ene piste veronderstelt de renovatie van een bestaand gebouw, de

andere de huur van de ruimte die de RJV nodig heeft in een andere instelling. Het is de bedoeling om begin 2013 een beslissing te nemen. Het zal natuurlijk afhangen van de uiteindelijke keuze hoelang een verhuis zal duren.


Kostenbeheer: Activity-based costing (ABC)De Activity-Based Costing (ABC) is een modern kostenbeheerssysteem. Het heeft tot doel de vorming van de kosten te begrijpen vanuit de activiteiten van een organisatie. In 2011 en 2012 werd de analyse van de activiteiten en de processen van de RJV uitgevoerd. Wegens de kostenstructuur van de RJV werd een bijzondere aandacht besteed aan de informaticakosten. Op basis van deze analyses en de bestaande analytische boekhouding, werd een model ontwikkeld in SAS ABM.

Het ontwikkelde model versterkt het in de RJV ingevoerde informatiesysteem want het brengt informatie voort die vroeger

niet bestond. Het ABC heeft het mogelijk gemaakt om de RJV in activiteiten en processen te verdelen. Deze verdeling maakt een dwarsdoorsnede van de RJV en beperkt zich niet tot een beschrijving van departement per departement. een model op van de RJV. Een kijk op een dienst per dienst vermeldt immers niet goed wat er gedaan wordt. Door de activiteiten en de processen te formaliseren, maakt dat het begrijpen van de informatiestromen in de RJV en van hetgeen er uitgevoerd wordt, gemakkelijker. Dit opent de deur naar elke nieuwe reeks van analyses. Bovendien gaat dit model verder want het berekent de kost van deze

activiteiten. De ABC is dus niet alleen een boekhoudkundig of financieelinstrument maar het is ook een instrument dat de organisatie helpt bij het nemen van beslissingen.

In 2013 zal het opgebouwde model nog verfijnd worden en deresultaten van de werktmeting zullen erin opgenomen worden. Het is de bedoeling dat het ABC dat een beschrijvend instrument is, zal overgaan naar het activity-based management (ABM). Dit instrument zal gebruikt worden om simulaties uit te voeren en zal een betere toekenning van financiëleen menselijke middelen mogelijk maken.

Het project Javarisk dat ontwikkeld werd volgens de methode Coso Intosai, wordt nu binnen de RJV geïmplementeerd. De diensten hebben de beschrijving van hun processen uitgevoerd en van de risico’s die daarmee verbonden zijn en hebben de risicograad gemeten die ze vertegenwoordigen om de doelstellingen te bereiken.

De beschrijving van de processen, volgens een unieke methode,

vormt een gemeenschappelijke sokkel voor andere projecten in het kader van een geïntegreerde sturing. De verschillende projecten zoals de “Werkmeting”, het “Activiteitsgebonden kostenbeheer” alsook de interne audit zullen immersdefichesmetdebeschrijvingvan de processen, opgesteld in de diensten, kunnen gebruiken, door de elementen te recupereren die reeds op een uniforme manier beschreven zijn.

Sinds de maand januari 2013 vormen de geselecteerde risico’s waaronder deze die het aanzienlijkst en belangrijkst zijn voor de uitvoering van de doelstellingen in elke dienst, het voorwerp van een monitoring ofwel door kritische risico-indicatoren ofwel via de monitoring van de controlemaatregelen die bedoeld zijn om deze risico’s te beperken.

Javarisk – risicoanalyse


Interne auditIn het kader van de synergiën onder de Openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) hebben de RJV, het Fonds voor beroepsziekten (FBZ) en het Fonds voor arbeidsongevallen (FAO) beslist om een gemeenschappelijke, interne auditdienst te ontwikkelen waarvoor elke instelling een medewerker aanduidt.

Het College van Administrateurs-generaal van de OISZ heeft de concepten en de structuur van de interne auditdienst uitgewerkt. Deze gemeenschappelijke charters voor

de interne audit werden voorgelegd aan het Beheerscomité van de RJV.

Het charter voor de uitbouw van een interne auditfunctie werd in consensus aanvaard, maar over de oprichting van het Auditcomité zijn een aantal problemen gerezen die tot op vandaag geen oplossing hebben gekregen.



Tijdens de evaluatie 2012, het laatste jaar van de van kracht zijnde bestuursovereenkomst, werd 83,8% van de operationele doelstellingen van het jaar 2012 bereikt of gerealiseerd. Slechts 7 doelstellingen, ofwel 16,2% werd niet bereikt op 31/12/2012. Het gaat om de volgende doelstellingen : Systematiseren en coördineren van het overleg met de bijzondere vakantiekassen om harmonieuze en constructieve relaties te bevorderen. In 2012 heeft het Stelsel 14 vergaderingen georganiseerd. Er was slechts één vergadering over de informatieveiligheid in 2012 (op 20/01) en geen twee zoals voorzien in de norm wegens moeilijkheden die voortvloeiden uit de verandering van verantwoordelijke.

Hanteren van snelle geïnformati-seerde verwerkingstijden met het oog op de transmissie van de gegevens in batch.

Door een informaticaprobleem heeft 3% van de verzendingen een lichte vertraging gekend in hun transmissie midden januari. In totaal kon 5,79% van de verzendingen niet overgemaakt worden binnen de termijn van 2 werkdagen (de vastgelegde norm bedraagt maximum2%).

Evaluatie van de bestuursovereenkomst 2010-2012


Er moet onderstreept worden dat alle verzendingen in vertraging verwerkt konden worden binnen eentermijnvanmaximum10dagenen dat de vertraging geen gevolgen gehad heeft op de kwaliteit van de vereffening 2012.

Centraliseren van de gegevens over de jaarlijkse vakantie van het secundaire netwerk (data-inzameling) op het niveau van het stelsel. En als authentieke bron in het netwerk van de sociale zekerheid de duur van de vakantie en het bedrag van de toegekende vakantiegelden attesteren

De gegevens werden effectief overgemaakt maar met een lichte vertraging voor bepaalde vakantiefondsen omwille van tech-nische problemen. Op 03/07/2012 waren alle vakantieattesten verwerkt en konden ze geraadpleegd worden door de andere instellingen van de sociale zekerheid.

Creëren van een database over de Belgische jaarlijkse vakantie voor werknemers en ambtenaren.

Wat de ambtenaren betreft, het merendeel van federale instellingen en de instellingen van de gemeenschappen, gewesten, provincies en gemeenten (met inbegrip van intercommunales) werd verzocht informatie te verschaffen. Ze hebben nog niet allemaal geantwoord.

Alle documenten samen vormen momenteel het onderwerp van een vergelijkende studie. De resultaten zouden in 2013 op de site van de RJV gepubliceerd moeten worden

Betalen van de vakantiegelden aan de werknemers tussen de eerste werkdag na 1 mei en de laatste werkdag voor 30 juni, binnen dezelfde periode als de voorafgaande jaren, behalve in geval van uitdrukkelijke en gemotiveerde vraag van de werkgever of in geval van werkverandering

Op 30 juni 2012 waren er nog 3,98% rekeningen die niet-gesaldeerd of gedeeltelijk gesaldeerd waren. Ten gevolge van de wijzigingen in het type van betaling (verplichting sinds 2011 om het vakantiegeld per overschrijving te betalen, behalve in het geval van een expliciete vraagdoor de werknemer voor betaling via cheque ) zijn immers heel wat betalingen geblokkeerd gebleven, omdat de werknemer aan de RJV geen informatie had meegedeeld in verband met het type van betaling, ondanks de brieven die hen opgestuurd werden om het hen te vragen.

De RJV sensibiliseert regelmatig de werknemers bij wie het vakantiegeld geblokkeerd bleef opdat ze een rekeningnummer zouden meedelen waarop hun vakantiegeld betaald zal kunnen worden.

Online ter beschikking stellen van de vakantiegeldgegevens van de arbeiders

De totale beschikbaarheid van het netwerk, in 2012, bedroeg 99,95 % en niet de in de norm voorziene 98 %. De beschikbaarheid van het deel vanhetnetwerkdatexclusiefonderde verantwoordelijkheid van de RJV valt, bedraagt echter 99,95%.

In een samenwerkingsverband met de Pod maatschappelijke integratie, strijd tegen armoede, sociale economie en politiek van de grote steden, de leesbaarheid analyseren en zo nodig alle formulieren en documenten bestemd voor de arbeiders tegen eind 2012 vereenvoudigen.

Er werd afgezien van de voortzetting van de samenwerking met de POD Maatschappelijke integratie in juli 2011. Er was nochtans een beginnende analyse om de formulieren leesbaarder te maken met behulp van de methode van copywriting. De rekeninguitreksels, defiscalefichealsookhetformulierom het bankrekeningnummer mee te delen werden onderzocht.

Wat de projecten betreft die ingeschreven staan in de bestuursovereenkomst, hun evolutie in 2012 wordt beschreven in de artikels die daaraan gewijd worden.


De voorbereiding voor een nieuwe bestuursovereenkomst is begin 2012 aangevat. De RJV heeft alle tijd genomen om tot een goed resultaat te komen. Een bestuursovereenkomst is immers meer dan een administratieve of juridische verplichting. Het is de “roadmap”, onmisbaar voor het beleid van de instelling.

De eerste voorbereidingen zijn natuurlijk gebeurd met de directie. De Directieraad, het Basisoverlegcomité en het Beheerscomité kregen in juni een eerste ontwerpversie.

Bestuursovereenkomst 2013-2015

Drie strategische opties staan centraal: › de RJV zet consequent in op

klantgerichtheid; › de RJV wil geëngageerd en

tevreden personeel; › de RJV wil een moderne

administratie zijn.

Deze strategische opties zijn zorgvuldig vertaald in operationele doelstellingen en projecten.

Over het ontwerp werd een consen-sus bereikt, zodat er mee naar de regering kon getrokken worden. Er zijn zowel bilaterale als trilaterale

gesprekken over ge-v o e r d .

Bij de bilaterale gesprekken is de voogdijminisiter, Minister van werk Monica De Coninck, betrokken. Bij de trilaterale komen daar nog de Ministers van Budget en Ambtena-renzaken bij. De discussie spitste zichfinaaltoeoptweeaspecten:deaansporing tot samenwerking met andere instellingen en het budget. Om aan de wens tot samenwerking tegemoet te komen zijn nog twee projecten toegevoegd. Om de over-eenkomst binnen de budgettaire mogelijkheden te kunnen uitvoe-ren zijn twee andere projecten ge-schrapt.

De finale versie is begin januari2013 opnieuw voorgelegd aan de Directieraad, het Basisoverlegcomité en het Beheerscomité. De ondertekening door de regering gebeurt eind januari 2013.


De eerste prioriteit van de RJV is er voor te zorgen dat het vakantiegeld juist en op tijd betaald wordt. In 2013 worden een aantal lopende projecten verder gezet, maar het is ook de start van een nieuwe bestuursovereenkomst. We hebben heel wat werk op de plank. Het heeft in hoofdzaak te maken met het nieuw personeelsbeleid en met de nieuwe informaticatoepassing. In de periode 2010-2012 is heel veel energie gegaan naar de ontwikkeling van een coherente visie rond personeelsbeleid. Er zijn bijvoorbeeld voor opleiding ook een aantal belangrijke en effectieve stappen vooruit gezet. Maar 2013 wordt het jaar waarin die visie in zijn geheel gestalte zal krijgen. Het informaticaproject Ambi, reeds gestart in 2008, wordt natuurlijk verder gezet. Maar voor de kas wordt 2013 het jaar waarin de gevolgen op de organisatie en de manier van werken ten volle duidelijk zullen worden. Ambi is immers evenzeer een businessproject als een informaticaproject.

1. StelselIn een studie geeft het Rekenhof de opdracht mee om de regels en de controleprocedures tussen de verschillende kassen te harmoniseren. Het Stelsel is daar natuurlijk al langer mee bezig en zal dat ook in 2013 verderzetten. Het kiest verder de weg

Prioriteiten 2013

van de geleidelijkheid en het overleg. Alle kassen worden hierbij betrokken.

Er worden al een hele tijd enquêtes georganiseerd voor de rechthebbenden op vakantiegeld en voor de kassen. Dat zal ook in de toekomst verder gebeuren, maar in 2013 worden de “klanten” voor het eerst tijdens de vereffeningsperiode ondervraagd.

In 2012 is een voorbereidende fase uitgevoerd voor een grote sociologische enquête. In 2013 wordt voor een vervolg gezorgd. Daarnaast zullen de cijfergegevens geordend worden. De RJV beschikt over een schat aan statistisch materiaal, maar dat is nauwelijks geïnventariseerd, laat staatgeëxploiteerd.

We houden ons klaar voor het ogenblik dat in de problematiek arbeiders-bedienden een beslissing is genomen. Indien de RJV een rol mag spelen voor de bedienden zal het een zaak worden om op korte termijn de informatica aan te passen. Ondertussen moet wel een groot potentieel probleem vermeden worden. Indien een arbeider schulden heeft, kan vanuit banken en de FOD Financiën gevraagd worden om beslag te leggen op vakantiegeld. De gegevensstroom is echter nog niet geautomatiseerd. Indien we voor de bedienden bijkomende dossiers krijgen, dreigt dat voor de RJV een

enorme last te worden. Minstens moet de gegevensstroom op korte termijn automatisch worden.

2. Kas

De Kas is het aan zichzelf verplicht om in 2013 weer een perfecte vereffening te realiseren. Er zal blijvend zorg besteed worden aan het zoveel mogelijk bereiken van de rechthebbenden die geen rekeningnummer hebben bezorgd. Het is ondertussen al eenvoudiger geworden. De arbeiders hoeven niet meer zelf naar de bank te gaan om hun rekeningnummer te laten valideren, de RJV valideert voor hen. We rekenen erop dat dit een belangrijke stap vooruit zal zijn.

De Kas werd reeds in 2012 gereorganiseerd. Het was echter maar een fase in een proces dat uiteindelijk zal leiden tot een organisatie waar de medewerkers zo polyvalent en zo zelfstandig mogelijk zijn. In 2013 zijn op dat vlak nieuwe stappen voorzien. Tijdens de vereffening vraagt het callcentrum ieder jaar grote inspanningen. Die zijn de moeite waard en de klanten worden reeds vandaag op een goede manier geholpen, maar we willen alles nog eens op een rij zetten en nog vooruitgang proberen te boeken.


3. InformaticaAmbi moderniseert de informaticatoe-passing. Het project is gestart in 2008 en zal eind 2013 af zijn. Een belangrijk moment wordt het stopzetten van de mainframe. Op dat moment zullen alle servers van de RJV verhuisd zijn naar het gespecialiseerde Smals data cen-ter.

De e-govtoepassing Cova2 biedt aan de rechthebbenden de mogelijkheid om een aantal gegevens te consulteren, maar ook om bijvoorbeeld hun adres en hun rekeningnummer zelf te wijzigen. Het is een constante zorg om het systeem te verbeteren en klantvriendelijker te maken. De bedoeling is om in 2014 uiteindelijk het volledige dossier van een rechthebbende online ter beschikking te stellen.

Voor het personeel worden vandaag nog alle documenten op papier bijgehouden. In 2013 zal gewerkt worden aan een elektronisch personeelsdossier, dat zal toelaten om het even wanneer het eigen dossier te raadplegen.

4. Personeel en communicatie2013 wordt het jaar waarin de RJV zijn nieuw personeelsbeleid echt zal

kunnen starten. Het is geen toeval dat er in de nieuwe bestuursovereenkomst zoveel projecten opgenomen zijn die daar mee te maken hebben. Verschillende projecten zijn echter al voorbereid of zelfs begonnen in het voorbije jaar.

In 2012 werd de werkmeting methodologisch uitgewerkt en gedeeltelijk uitgevoerd. Omdat Ambi een groot deel van het werk automatisch zal opmeten en opvolgen kon het project natuurlijk nog niet afgerond worden. In 2013 zal echter vooral de discussie gevoerd worden over de norm die moet toelaten met enige objectiviteit te oordelen over het werkvolume. Het instrument is belangrijk in de discussie over het aantal medewerkers die de instelling nodig heeft.

Een consensus over een norm is echter ook nodig om echt te kunnen overstappen op werken op basis van resultaten. Nog al te vaak is de loutere aanwezigheid doorslaggevend bij het beoordelen van een medewerker. Dat moet gewoon anders: wat telt is het werk dat afgeleverd wordt. Tijdsregistratie is ingebakken wantrouwen. Resultaatgebonden werken is gebaseerd op duidelijke afspraken en op vertrouwen. Telewerk

zal in 2013 op een veel grotere schaal mogelijk zijn, maar dat veronderstelt precies vertrouwen.

In het personeelsbeleid neemt de ondersteuning van de dienstchefs een zeer prominente plaats in. In het resultaatgebonden werken speelt de coach een onmisbare rol. En een coach is geen expert, maareen stimulerende en steunende begeleider. In die ondersteuning moeten de ontwikkelcirkels nog verder verfijnd worden. Iedere medewerkermoet kunnen groeien naar zijn maximumenmoetdaarbijallenodigeopleiding krijgen. In 2013 zal de RJV een opleidingsplan uitwerken dat daar richting aan geeft. Dat plan zal geënt worden op een beheer van de competenties en zal rekening houden met het management en de overdracht van kennis. Ieder personeelslid krijgt de mogelijkheid op begeleiding voor zijn loopbaan.

In de begeleiding van het personeel zal in 2013 bijzondere aandacht besteed worden aan het aspect klantvriendelijkheid. Het is een van de strategische opties in de nieuwe bestuursovereenkomst. Alle klanten – dus ook de interne klanten – moeten op een professionele manier benaderd worden. Hier hoort ook een grote


zorg bij voor de leesbaarheid en begrijpelijkheid van onze procedures. Die leesbaarheid zal ernstig aangepakt en verbeterd worden.

Eind 2012 is in de RJV een werkgroep diversiteit gestart. We werken samen met het Centrum voor gelijkheid van kansen en met de cel diversiteit van de Fod P&O. De initiatieven van de werkgroep worden in 2013 zichtbaar.

Een belangrijk aandachtspunt voor 2013 wordt de personeelsenquête die in 2012 is afgenomen. Er zal een actieplan aan gekoppeld worden dat met dezelfde ernst zal uitgevoerd worden als bij de vorige personeelsenquête.

Op de valreep van 2012 is een nieuwe website publiek gemaakt, een nieuwe stap naar een professionelere communicatie. In de visie op personeelsbeleid is communicatie mee opgenomen. Er zal vorming komen inzake communicatie, maar in 2013 zal vooral gewerkt worden vanuit een communicatieplan. Dat zal toelaten systematischer te werken.

5. LogistiekWe zijn er niet in geslaagd om in 2012 een definitieve beslissing te nemenover een verhuis. Het is nochtans

belangrijk om dat zo vlug mogelijk te doen. Het doel blijft om ruimte en kos-ten voor energie en onderhoud te be- sparen. Er moet dus zo vlug mogelijk een beslissing komen, zodat het project om te verhuizen echt kan ingevuld wor-den. Het is de bedoeling om daar ook het personeel zo veel mogelijk bij te betrekken.

In 2013 zal de RJV minstens een tijde-lijke oplossing geven aan het drukwerk. Vandaag wordt op twee piekmomen-ten relatief massaal gedrukt, zowel via een eigen printer als via een externedrukker. De eigen machines zijn echter aan vervanging toe en een personeelslid gaat begin 2013 met pensioen. Er wordt gezocht naar formules om deze opdracht te laten uitvoeren door een andere Openbare Instelling voor Sociale zekerheid of een andere instelling.

6. FinanciënHet nieuw boekhoudplan staat al lang op de agenda. In 2012 is al hard gewerkt aan de voorbereiding, in 2013 wordt de laatste hand hieraan gelegd. De rapportering naar Europa zal gebeuren volgens de regels en normen waar Europa de voorkeur aan geeft.

7. Interne controlesDe RJV heeft inzake interne controle al een hele weg afgelegd. Er is een project risicoanalyse gerealiseerd, dat in 2013 geïmplementeerd kan worden. Er is heel erg gewaakt over de methodologie. Er wordt al een tijd gewerkt met een nieuwe BSC, in 2013 zal het gebruik van de BSC verder geoptimaliseerd worden. In dezelfde lijn ligt de afspraak om vanaf 2013 voor iedere dienst een managementplan op te stellen.

2013 wordt tenslotte het jaar waarin drie instellingen – Het Fonds voor Arbeidsongevallen, het Fonds voor Beroepsziekten en de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie – de handen ineen slaan om een gezamenlijke interne audit te starten. Eind van dat jaar zal voor iedere instelling een eerste jaarrapport worden voorgelegd.

Foto

kred

iet:

©S

erge

y N

iven

s, ©

Luck

as, ©

Irena

Mis

evic

, ©P

ixel

&C

réat

ion,

©M

ikae

l Dam

kier

- Fo

tolia

.com

Vera

ntw

oord

elijk

e ui

tgev

er: L

uc V

anne

ste

- Adm

inis

trate

ur-g

enra

al

Rijksdienst voor jaarlijkse vakantieElsensesteenweg 2131050 BRUSSEL

Tel. 02 627 91 11Fax 02 648 79 44E-mail : [email protected]: www.onva-rjv.fgov.be

Klantgericht, geëngageerd & modern jaarverslag ‘12...Kennismanagement – Elektronisch...

Documents

Transcript of Klantgericht, geëngageerd & modern jaarverslag ‘12...Kennismanagement – Elektronisch...