Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch...

38
Elektronisch documentenbeheer bij de KMO Themasessie, 2 december 2004, Leuven

Transcript of Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch...

Page 1: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Elektronisch documentenbeheer bij de

KMO

Themasessie, 2 december 2004, Leuven

Page 2: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Agenda

• Inleiding–Waarom zou u er aan beginnen?

• Voordelen van EDB• Typische toepassingen in KMO

–Diverse kanten van EDB

• Waar op letten bij implementatie?

Page 3: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waarom zou ik?

Page 4: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Noodzaak documentenbeheer

Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets mee te bereiken vormen een

belangrijke productiefactor.

Documentenbeheer verdient uwaandacht!

Page 5: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Functies van het registreren van documenten

• Toegankelijkheidsfunctie.• Hergebruikfunctie.• Juridische bewijs- en (interne en

externe) verantwoordingsfunctie.• Werkprocesondersteunende functie• Managementinformatie in het

kader van voortgangsbewaking.

Page 6: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Of loopt u te denken …?

• “Als ik ziek ben, moet iemand anders het werk over kunnen nemen.”

• “ Brand of inbraak mag niet het eindevan mijn bedrijf betekenen. ”

• “Ik wil onze marketing en klantbenadering vernieuwen.”

• “Dat gesleep met al die paperassen, dat moet toch efficiënter kunnen.”

Page 7: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Belangrijkste doelen van EDB

• het verbeteren van de efficiëntie van documentverwerking

• het verhogen van de servicegraad.

Page 8: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Voordelen van EDB (1)

• Minder kostbare, fysieke opslagruimte nodig.• Makkelijker te beschermen tegen brand en

diefstal. • Makkelijker een schaduw/kopieversie te

realiseren van essentiële data. • Eénmaal invoeren en vervolgens onbeperkt

raadpleegbaar/herbruikbaar.• Minder papier nodig.• Makkelijker managementinformatie uit de

bedrijfsdocumenten af te leiden.

Page 9: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Sneller inzicht, gemakkelijker activiteiten monitoren

Page 10: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Voordelen van EDB (2a)

• Sneller en makkelijker kunnenterugvinden van documenten en de informatie daaruit; altijd meer zoeksleutels dan in papieren archief.

• Naast centraal afgesproken ordening is rangschikking op basis van decentrale werkbehoefte makkelijker te realiseren.

Page 11: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Documenten terugzoekbaar via vele kenmerken

Page 12: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Voordelen van EDB (2b)

• De grotere beschikbaarheid van documenten – voor alle bevoegden, op alle tijden en tegelijkertijd!

• Het voorkomen van menselijke fouten– opbergfouten– vereiste acties in een werkproces zijn niet over te

slaan– de installatie is niet veilig als de mensen van

operations niet beschikken over of toegang hebben tot de laatste processchema's.

• Genoeg greep op versiebeheer.• Makkelijker de toegang tot documenten regelen

(autorisatie).

Page 13: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Voordelen van EDB (3)

• Medewerkers kunnen elkaar gemakkelijker vervangen in geval van verlof of ziekte.

• Medewerkers kunnen makkelijker samenwerken aan één project.

• Vaste werkprocedures zijn makkelijker te ondersteunen.

• Automatische attendering op basis van eigen criteria.

• Doorgaans beter inzicht in de werkvoorraden van medewerkers.

Page 14: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Voorbeeld van mail beheer

Page 15: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Voordelen van EDB (4)

• Documenten, inclusief de daarin herbruikbare kennis, op het juiste moment op de juiste plaats.

• Meetbare vermindering van de inproductieve zoektijd van uw medewerkers– in Windows Verkenner– in de mailapplicatie– in bakjes op bureaus van collega’s– in dossierkasten per medewerker.

• Meetbare toename productiviteit doordat vaker de bestaande, herbruikbare kennis is aan of toe te passen.

Kennis toepassen gebeurt bij het maken van elkeofferte of berekening of technische tekening.

Page 16: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Typische toepassingen EDB

–postregistratie- en volgsysteem–relatiebeheer met klantendossiers–archief van de technische tekeningen–werkstroombeheersing–samenwerken in projecten of in ‘after

sales service’– foto- of dia-archief voor drukwerk–een offerte archief

Page 17: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets
Page 18: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets
Page 19: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets
Page 20: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Werkstroom behandelen klantvraag

Page 21: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Voorbeeld van een service portal

Page 22: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Vele kanten aan elektronisch documentenbeheer

Elke kant kan voor u dé reden zijnom er aan te beginnen.

Page 23: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Overwegingen aanvoerkant

• Formulieren met een vaste indelingmaken (semi-)automatische verwerkingvan ingevulde gegevens mogelijk.

• De aanvoer komt van zoveel diverse bronnen dat centrale dossiervormingefficiënt is.

• Meer dan één medewerker moet de dossiers binnen handbereik hebben.

Page 24: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Overwegingen verwerkingskant

• Het routeren van documenten zou de gewenste communicatielijnen binnenhet bedrijf versterken en ondersteunen.

• Zodanig veel notities en memo’s die samenhangen met product, klant of opdracht, dat volledigedoorzoekbaarheid en inzicht in samenhang gewenst is.

Page 25: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Inhoud elektronische documenten visualiseerbaar

Page 26: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Inhoud databank geanalyseerd

Page 27: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Overwegingen fysiekeopslagkant

• Er gaan zodanig veel documentenbinnen uw bedrijf om, dat automatischenaamgeving en fysieke opslag wenselijkis.

• Voor de buitendienstmedewerkers of andere medewerkers ter plaatse is eencd-rom als naslag bij de hand gemakkelijker dan al die ordners. En een online verbinding is niet altijdpraktisch mogelijk.

Page 28: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Overwegingen E-businesskant

• Hergebruik van documenten en gegevens in de communicatie met klanten of leveranciers vraagt om eengemakkelijk communicatieplatform via intranet of extranet.

• Publiceren vanuit de eigen documentenof dossiers (elektronisch archief) op de eigen website zou heel makkelijk zijn.

Page 29: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waar op letten bij implementatie (1)

• Onderzoek de informatiebehoefte binnen uw bedrijf:–Hoe wordt er onderling gewerkt?–Welk takenpakket hoort bij welke

werknemer?–Wat is er nodig aan informatie om het

werk te doen?

Page 30: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waar op letten bij implementatie (2)

• Op basis van dat onderzoek vaststellen hoe de informatiebehoefte het beste te ondersteunen:–een postregistratiesysteem–een relatiebeheersysteem–een elektronisch archief of een DIS–etcetera

Page 31: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waar op letten bij implementatie (3)

• Begin klein.• Begin daar waar u de meeste

profijt verwacht.• Behoud het verband tussen

papieren en elektronische documenten.

• Kies voor centrale opslag.

Page 32: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waar op letten bij implementatie (4)

• Veilige bewaring, backup & restore.

• Toekomstbestendigheid bestandsformaat.

• Zorg voor een geordende staat.• Waak over de beschikbaarheid

van oudere elektronische documenten.

Page 33: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Problematiek is breder

De mate waarin u greep heeft op de documentstromen binnen uw

bedrijf hangt niet alleen af van software en hardware.

documenten/informatie/kennis-beheer is teamwerk

Page 34: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waar op letten bij implementatie (5)

• Stimuleer sociaal gedrag en groepsgeest.

• Houd consequent de afgesproken ordening en kenmerken aan.

• Aandacht voor documentenbeheer en het benutten van kennis en informatie bewust inplannen.

Page 35: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waar op letten bij implementatie (6)

• Aanpasbaarheid software aan het primaire proces.

• Niet afwijken van bewezen werkwijze, wel van applicatiegebonden gewoontes.

• Reduceer dubbele invoer waar mogelijk; let op uitwisselbaarheid van data tussen applicaties.

• Kies de meest logische bron voor elk type informatie.

Page 36: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Alles scannen is niet voldoende, dan kun je nog niks terugvinden

• Zorg ervoor dat iedereen hetzelfdeonderwerp ook hetzelfde noemt.

• Verwerk de afgesproken termen/taal in de keuzelijsten van het informatiesysteem.

• Ontwerp standaardformulieren zodat de vereiste kenmerken steeds overal ingevuld worden.

Page 37: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Waarom zou ik?

Page 38: Elektronisch documentenbeheer bij de KMOhome.wxs.nl/~infomare/pdf/Elektronisch documentenbeheer...Noodzaak documentenbeheer Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets

Dank voor uw aandacht

Hanneke Smulders

www.infomare.be

[email protected]