ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en...

67
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 79 ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE VERZEKERING DER ZELFSTANDIGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door François ANTOINE Brussel 2012

Transcript of ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en...

Page 1: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËNARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTENTABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

79

ARCHIEF VAN HETRIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE VERZEKERING DER ZELFSTANDIGEN

ARCHIEFSELECTIELIJST2010

door

François ANTOINE

Brussel2012

Page 2: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken
Page 3: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

ARCHIEF VAN HETRIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE VERZEKERING DER ZELFSTANDIGEN

ARCHIEFSELECTIELIJST2010

door

François ANTOINE

Brussel2012

Page 4: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

4

Page 5: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager.

Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst.

WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST?

Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST?

Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

Page 6: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

6

Page 7: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

INHOUDSTAFEL

GEBRUIKTE AFKORTINGEN................................................................................................................9

ARCHIEFSELECTIELIJST....................................................................................................................11

GEGEVENS DIE IN DE TABEL WORDEN VERMELD ............................................................................................11A. ADMINISTRATEUR-GENERAAL..............................................................................................13

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................13Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................13

B. ADJUNCT-ADMINISTRATEUR-GENERAAL...........................................................................15Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................15Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten, eigen aan de dienst............................................15

C. SECRETARIAAT - VERTALING.................................................................................................................17Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................17Archief inzake de bevoegdhden en activiteiten, eigen aan de dienst..............................................17

D. DIENST BELEID EN STRATEGIE...............................................................................................................19Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................19Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................19

E. DIENST WELZIJN EN PREVENTIE.............................................................................................................21F. DIENST ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING..........................................................................................22G. PERSONEELSDIENST..............................................................................................................................23

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................23Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................23

H. DIENST LOGISTIEK EN MILIEUBEHEER.....................................................................................................27Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................27Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................27

I. DIENST INFORMATICA............................................................................................................................30Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................30Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................30

J. INFORMATIEVEILIGHEIDSDIENST................................................................................................................32K. DIENST COMMUNICATIE........................................................................................................................34L. DIENST FINANCIËN EN BUDGET..............................................................................................................36

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................36Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................36

M. DIENST ALGEMENE EN JURIDISCHE STUDIES.............................................................................................40Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................40Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................40

N. DIENST STATISTIEKEN..........................................................................................................................42O. DIRECTIE VERPLICHTINGEN...................................................................................................................43

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................43Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................43

P. DIENST ALGEMEEN REPERTORIUM...........................................................................................................47Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................47Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................47

Q. DIENST PUBLIEKE MANDATEN................................................................................................................49Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................49Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................49

R. DIRECTIE PENSIOENEN..........................................................................................................................51Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................51Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................51

S. DIENST SPECIALE RECHTEN (GEZINSBIJSLAG)...........................................................................................55Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................55Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................55

7

Page 8: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

T. DIENST VENNOOTSCHAPPEN...................................................................................................................58Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................58Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................58

U. DIENST INSPECTIE................................................................................................................................60Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................60Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen zijn de dienst.............................................60

V. NATIONALE HULPKAS...........................................................................................................................61Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................61Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................61

W. GEWESTELIJKE KANTOREN VAN HET RSVZ EN DE NATIONALE HULPKAS....................................................64Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst.............................................................64Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst.............................................64

8

Page 9: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

AD: Algemene Directieafk.: afkortingAR: Algemeen Rijksarchiefart.: artikelBS : Belgisch StaatsbladDOSZ: Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid FOD: Federale OverheidsdienstFAO: Fonds voor Arbeidsongevallen FBZ: Fonds voor de Beroepsziekten HVKZ: Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden HVW: Hulpkas Voor Werkloosheidsuitkeringen HZIV: Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering KB: koninklijk besluitKSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid MB: ministerieel besluitNIS: Nationaal Instituut voor de StatistiekOISZ: Openbare Instellingen van Sociale ZekerheidRIZIV: Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering RJV: Rijksdienst voor Jaarlijkse VakantieRKW: Rijksdienst voor Kinderbijslag voor WerknemersRSVZ: Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen RSZ: Rijksdienst voor Sociale Zekerheid RSZPPO: Rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke

overheidsdiensten RVA: Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening RVP: Rijksdienst voor pensioenen VSVZ: Vereniging der Sociale Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen

9

Page 10: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

10

Page 11: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

ARCHIEFSELECTIELIJST

Deze archiefselectielijst werd opgesteld volgens een structureel model, d.w.z. dat de opsomming van de archiefreeksen het organogram (de organisatiestructuur) van de instelling volgt.

GEGEVENS DIE IN DE TABEL WORDEN VERMELD

Archiefvormende diensten

Voor een goed begrip hebben we een onderscheid gemaakt tussen iedere directie - zo nodig iedere dienst en iedere cel - als een entiteit die archieven vormt. Iedere entiteit wordt aangeduid in een grijze horizontale lijn om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken.

Archiefreeksen

Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werk-belasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden.

Bewaartermijn

De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer.

Definitieve bestemming

In de hiernavolgende tabel worden drie mogelijkheden aangeduid :

Bewaren = het volledige behoud van archiefreeks ; Vernietigen = de integrale vernietiging van de archiefreeks ; Selecteren = de gedeeltelijke vernietiging van de reeks en de

bewaring van de overgebleven docuemnten ; in de kolom “Opmerkingen” worden de selectiecriteria systematisch omschreven die nuttig kunnen zijn voor de ambtenaar die de selectie zal uitvoeren.

Hierbij dient opgemerkt dat schoning - de vernietiging van duplicaten, kopieën en blanco formulieren binnen dezelfde dossiers - op zich geen deel uitmaakt van een nadere selectie. Het gaat immers eerder om een actie die verbonden is aan een goed beheer van de dossiers, hetgeen iedere ambtenaar in zijn activiteiten moet integreren. Bij het schonen dienen de ambtenaren ook alle elementen te verwijderen die schade zouden kunnen berokkenen aan de goede bewaring van de documenten (en bij voorkeur uitsluitend bij de dossiers die uiteindelijk zullen worden bewaard), met name paperclips, nietjes maar ook ringmappen en andere mappen met een metalen sluiting. Het is ten zeerste aangeraden dat dit principe goed wordt toegepast om een latere werkoverlast en bijkomende kosten te vermijden.

Opmerkingen

11

Page 12: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

De kolom “Opmerkingen” dient om aanvullende informatie te vermelden over de reeks of over de definitieve bestemming en verwijst eventueel naar het hoofdstuk inzake de vorming, het beheer en de selectie van het archief.

Volgorde van de voorstelling van de reeksen

Voor iedere entiteit (directie, dienst, cel) van ieder hiërarchisch niveau van het organogram worden de reeksen archieven voorgesteld in een volgorde die overeenstemt met de functies die door de entiteit (de dienst) worden uitgeoefend op dit hiërarchisch niveau. De functies worden in een systematische volgorde opgenomen:

1. De archieven inzake de organisatie en het beheer van de dienst

• De organisatie van de dienst.• Het administratief beheer van de dienst. • Het personeelsbeheer van de dienst.• De boekhouding van de dienst.• Het beheer van lokalen die door de dienst worden gebruikt.• Het economaat van de dienst (beheer van de uitrusting).

2. De archieven inzake de bevoegdheden en de activiteiten die eigen zijn aan de dienst

• De primaire archieven, d.w.z. de documenten die rechtstreeks worden voorgelegd tijdens de uitoefening van de activiteiten.• De documenten die door andere instellingen worden voorgelegd (FOD Sociale Zekerheid, andere parastatalen, rechtbanken, enz.) en die van nut zijn zijn voor de activiteiten van de dienst.• De repertoria en de indexen die als zoekinstrument dienen voor de primaire archieven.

3. De archieven inzake een rechtsvoorganger van de dienst

We zullen dezelfde volgorde volgen als deze beschreven in punt 1 en 2.

12

Page 13: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. ADMINISTRATEUR-GENERAAL

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

A.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

A.02 Algemene briefwisseling van de het Algemeen Bestuur 3 jaar Selecteren Vernietiging van de kopieën van de briefwisseling die naar de beheersdiensten van de dossiers werd teruggestuurd, en van de beleefdheidscorrespondentie.

A.03 Documenten inzake de Raad van Beheer van het RSVZ 2 maanden Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

A.04 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 2 maanden Vernietigen Zie Secretariaat (C.04)

A.05 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 2 maanden Vernietigen Zie Secretariaat (C.05)

A.06 Documenten inzake de vergaderingen van de centrale directies en de gewestelijke kantoren van het RSVZ

2 maanden Vernietigen Zie Secretariaat (C.06)

A.07 Documenten inzake het Basisoverlegcomité van het RSVZ 2 maanden Vernietigen Zie Secretariaat (C.07)

A.08 Dossiers inzake het College van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid

30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat van de OISZ, die het College voorzit.

13

Page 14: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

A.09 Dossiers inzake het Beheerscomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

10 jaar Vernietigen Zie Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

A.10 Dossiers inzake het Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen

2 maanden Vernietigen Zie Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen (Y.03 en Y.04)

A.11 Bestuursovereenkomsten van het RSVZ en evaluatie-verslagen van de bestuursovereenkomsten van het RSVZ

10 jaar Bewaren

A.12 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaren 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

A.13 Dossiers inzake de overdracht van bevoegdheid Tot wijziging overdracht Vernietigen Zie Secretariaat (C.10)

A.14 Verslagen van de Algemene Vergadering van de Vereniging der Sociale Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen (VSVZ)

2 maanden Vernietigen Zie Cel Beleid en Strategie (D.14)

A.15 Dossiers inzake het Overlegcomité voor informatica van het RSVZ

5 jaar Vernietigen Zie dienst Informatica (I.04)

14

Page 15: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

B. ADJUNCT-ADMINISTRATEUR-GENERAAL

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

B.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels, getuigschriften, enz.) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.05 en G.11)

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten, eigen aan de dienst

B.02 Algemene briefwisseling 3 jaar Selecteren Vernietiging van de kopieën van de correspondentie die naar de dossierbeheerder werd teruggestuurd, en van de beleefdheids-correspondentie.

B.03 Documenten inzake de Raad van beheer van het RSVZ 3 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

B.04 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 3 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.04)

B.05 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 3 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.05)

B.06 Documenten inzake de vergaderingen van de centrale directies en de gewestelijke kantoren van het RSVZ.

3 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.06)

B.07 Documenten inzake het Basisoverlegcomité van het RSVZ 3 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.07)

B.08 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

B.09 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E 1.09)

15

Page 16: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

B.10 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en studiedagen werden opgesteld.

30 jaar Bewaren

B.11 Documenten inzake de Raad voor uitbetaling der voordelen 3 jaar Vernietigen Zie RVP.

B.12 Raadgevend Comité voor de Pensioensector 3 jaar Vernietigen Zie FOD Sociale Zekerheid.

B. 13 Documenten inzake de interparastatale Stagecommissie van de openbare instellingen van sociale zekerheid

3 jaar Vernietigen Zie Secretariaat van de OISZ, die de commissie voorzit.

16

Page 17: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

C. SECRETARIAAT - VERTALING

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

C.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels, getuigschriften, enz.) 5 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.05 en G.11)

Archief inzake de bevoegdhden en activiteiten, eigen aan de dienst

C.02 Algemene briefwisseling van het Secretariaat 30 jaar Selecteren Vernietiging van de kopieën van de correspondentie die naar de dossierbeheerder werd teruggestuurd,en van de beleefdheids-correspondentie

C.03 Documenten inzake de Raad van beheer van het RSVZ 30 jaar Bewaren

C.04 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 30 jaar Bewaren

C.05 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 30 jaar Bewaren

C.06 Documenten inzake de vergaderingen van de centrale directies en de gewestelijke kantoren van het RSVZ.

30 jaar Bewaren

C.07 Documenten inzake het Basisoverlegcomité van het RSVZ 30 jaar Bewaren

C.08 Documenten inzake de Stagecommissie van het RSVZ 30 jaar Vernietigen

C.09 Dossiers inzake de verspreiding van strategische informatie op niveau A bij het RSVZ

30 jaar Bewaren

C.10 Dossiers inzake de overdracht van bevoegdheid 5 jaar na vertrek ambtenaar

Bewaren

17

Page 18: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

C.11 Dossiers inzake de huisstijl 30 jaar Bewaren

C.12 Dossier inzake klachtenbehandeling 30 jaar Selecteren De principedossiers bewaren, de overige vernietigen.

C.13 Dossier inzake vertalingen 30 jaar Vernietigen

C.14 Dossiers inzake de Rijksdienst voor Pensioenen voor Zelfstandigen (RPZ)

30 jaar Bewaren

C.15 Dossiers inzake de Rijksdienst voor de Sociale Verzekeringen voor Zelfstandigen (RSVZ)

30 jaar Bewaren

C.16 Dossiers inzake de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Zelfstandigen (RKZ)

30 jaar Bewaren

C.17 Dossiers inzake de Nationale Onderlinge Kas voor Kindertoeslagen

30 jaar Bewaren

C.18 Dossiers inzake het Solidariteitsfonds en het Waarborgfonds 30 jaar Bewaren

C.19 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

C.20 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E 1.09)

C.21 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

18

Page 19: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

D. DIENST BELEID EN STRATEGIE

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

D.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

D.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

30 jaar Bewaren

D.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

30 jaar Bewaren

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

D.04 Dossiers inzake de bestuursovereenkomsten van het RSVZ 30 jaar Bewaren

D.05 Dossiers inzake de scoreborden 30 jaar Bewaren

D.06 Dossiers inzake het opstellen van managementhandboeken door het RSVZ

30 jaar Bewaren

D.07 Dossiers inzake het Common Assessment Framework van het openbaar ambt (CAF)

30 jaar Bewaren

D.08 Dossiers inzake de implementatie van een intern controlesysteem voor het RSVZ

30 jaar Bewaren

D.09 Dossiers inzake de tevredenheidsenquête van de gebruikers van het RSVZ

30 jaar Bewaren

D.10 Advies en informatie aan de administrateur-generaal van het RSVZ

30 jaar Bewaren

19

Page 20: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

D.11 Dossiers met voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar Vernietigen

D.12 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en studiedagen werden opgesteld.

30 jaar Bewaren

D.13 Notulen van de algemene vergadering van de Vereniging der Sociale Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen (VSVZ)

30 jaar Bewaren

D.14 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

D.15 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

20

Page 21: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

E. DIENST WELZIJN EN PREVENTIE

E.01 Dossiers met follow-up van voorbereiding en interpretatie van wettelijke en reglementaire teksten

5 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de documenten inzake de interpretatie bewaren

E.02 Jaarverslagen van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk

10 jaar Bewaren

E.03 Maandelijks activiteitenverslagen van de interne dienst voor preventie en bescherming

5 jaar Vernietigen

E.04 Inspectieverslagen van de gewestelijke kantoren 5 jaar Bewaren

E.05 Jaarlijkse en vijfjaarlijkse actieplannen 10 jaar Bewaren

E.06 Beheersprogramma inzake asbest 40 jaar Bewaren

E.07 Controledossiers van de arbeidsgeneeskunde 5 jaar Vernietigen

E.08 Persoonlijke dossiers inzake welzijn op het werk 10 jaar Vernietigen

E.09 Genummerde mededelingen 1 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

21

Page 22: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

F. DIENST ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING

F.01 Dossiers inzake de fiches die aan het Agentschap voor administratieve vereenvoudiging werden overgemaakt

10 jaar na afsluiting project

Vernietigen Zie G. Coppieters, Archief van de programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie armoedebestrijding sociale economie en grootstedenbeleid. Archief Selectielijst, Brussel, 2009, p. 200.

F.02 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en studiedagen werden opgesteld.

30 jaar Bewaren

22

Page 23: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

G. PERSONEELSDIENST

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

G.01 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

10 jaar Selecteren De beleidsgegevens die in de scoreborden werden opgenomen bewaren, de overige vernietigen. De strategische en operationele doelstellingen van de Personeelsdienst worden respectievelijk opgenomen in de bestuursovereenkomst en het bestuursplan en worden driemaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks gerapporteerd. Deze documenten worden bewaard door de Cel Beleid en Strategie (D.04). De nota's voor de bestuursorganen (Directieraad, Raad van beheer) worden bewaard door het Secretariaat (C.05 en C.03).

G.02 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

2 jaar Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

G.03 Dossiers inzake de strategie van en de rekrutering door het RSVZ (personeelsplan en voorbereidende documentatie, taalkaders)

Minstens 6 jaar Bewaren De taalkaders worden om de 6 jaar herzien.

G.04 Dossiers inzake de methodologie van de ontwikkelcirkels en de rekrutering door het RSVZ

Tot de inwerkingtreding van een ander systeem

Bewaren

23

Page 24: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

G.05 Administratieve dossiers van het (statutair en contractueel) personeel

Tot het overlijden van de betrokkene en van de samenwonende (maximum 110 jaar na de geboorte van de betrokkene)

Selecteren De samenvattende fiches van de staat van dienst, alsmede alle dossiers van de administrateurs-generaal, de adjunct-administrateurs-generaal en andere hiërarchische verantwoordelijken bewaren, de overige vernietigen.

G.06 Dossiers inzake inbeslagnemingen Tot het overlijden van de betrokkene en de weduwnaar/weduwe (maximum 110 jaar na de geboorte van de betrokkene)

Vernietigen

G.07 Pensioendossiers Tot het overlijden van de betrokkene en de weduwnaar/weduwe (maximum 110 jaar na de geboorte van de betrokkene)

Vernietigen

G.08 Dossiers inzake arbeidsongevallen Tot het overlijden van de betrokkene en de weduwnaar/weduwe (maximum 110 jaar na de geboorte van de betrokkene)

Vernietigen

G.09 Weddendossiers Tot het overlijden van de betrokkene en de weduwnaar/weduwe (maximum 110 jaar na de geboorte van de betrokkene)

Vernietigen

24

Page 25: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

G.10 Stagedossiers (stageverslagen, leerdoelstellingen en aanpassingsperiode)

Tot pensioen / ontslag ambtenaar

Vernietigen

G.11 Dossiers inzake de ontwikkelcirkels Tot pensioen / ontslag ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11).

G.12 Dossiers kinderbijslag Tot pensioen / ontslag ambtenaar

Vernietigen

G.13 Bevorderingsdossiers (per niveau) Tot pensioen ambtenaar Selecteren De processen-verbaal en de ministeriële besluiten bewaren, de overige vernietigen

G.14 Dossiers inzake hogere functies Tot pensioen ambtenaar Bewaren

G.15 Dossiers inzake eervolle en burgerlijke onderscheidingen Tot pensioen ambtenaar Vernietigen

G.16 Selectiedossiers 10 jaar Vernietigen Zie M. Amara, Archives du Bureau de sélection de l’Administration fédérale Selor. Tableau de tri, Brussel, 2009, pp. 45-46.

G.17 Personeelsgids Tot vervanging Bewaren

G.18 Sociale balans van het RSVZ 5 jaar Bewaren De sociale balans, die ieder jaar wordt opgesteld, geeft een waaier aan informatie over het personeelsbestand en de evolutie ervan. De balans omvat gegevens over de samenstelling van het personeelsbestand, de invulling van het personeelsplan, de leeftijdspiramides, de in- en uitdienst-tredingen, de deeltijdse prestaties, de afwezigheden wegens ziekte, de opleidingen.

G.19 Jaarboek van het personeel 5 jaar Bewaren

25

Page 26: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

G.20 Dossiers met voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

5 jaar Vernietigen

G.21 Genummerde mededelingen 5 jaar Bewaren Zie Personeelsdienst (G.21)

G.22 Dossiers inzake het absenteïsme bij het RSVZ 10 jaar Vernietigen

G.23 Rekeningen voltijdse equivalenten 10 jaar Vernietigen

G.24 Statistieken van het personeel van het RSVZ 5 jaar Vernietigen

G.25 Elektronische database People Soft Tot vervanging Vernietigen

G.26 Elektronische database Clockwork (tijdregistratie) 3 jaar Vernietigen

G.27 Fiches inzake het ziektekapitaal Tot pensioen ambtenaar Vernietigen

G.28 Verloffiches 5 jaar Vernietigen

G.29 Dossiers inzake de functiefamilies 10 jaar Vernietigen

G.30 Dossiers inzake de inschrijvingen voor gecertificeerde opleidingen

10 jaar Vernietigen

G.31 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

G.32 Principiële dossiers 30 jaar Bewaren

G.33 Dossiers inzake de interparastatale stagecommissie van de openbare instellingen van sociale zekerheid

10 jaar Vernietigen Zie Secretariaat van de OISZ, die de commissie voorzit

26

Page 27: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

H. DIENST LOGISTIEK EN MILIEUBEHEER

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

H.01 Dossiers inzake de algemene organisatie van de dienst Logistiek en Milieubeheer

10 jaar Vernietigen

H.02 Dossiers inzake de dagelijkse organisatie van de dienst Logistiek en Milieubeheer

2 jaar Vernietigen

H.03 Dossiers inzake het budgetbeheer van de dienst Logistiek en Milieubeheer

10 jaar Vernietigen

H.04 Algemene dossiers inzake het personeelsbeheer van de dienst Logistiek en Milieubeheer

10 jaar Vernietigen

H.05 Individuele dossiers inzake het personeelsbeheer van de dienst Logistiek en Milieubeheer

Na vertrek ambtenaar

Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

H.06 Inkomende en uitgaande briefwisseling van de dienst Logistiek en Milieubeheer met externe correspondenten (buiten RSVZ);

10 jaar Vernietigen

H.07 Inkomende en uitgaande briefwisseling van de dienst Logistiek en Milieubeheer met andere diensten van het RSVZ

10 jaar Vernietigen

H.08 Dossiers in verband met de Informaticadienst 10 jaar Vernietigen

27

Page 28: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

H.09 Dossiers met algemene documentatie inzake de overheidsopdrachten

Duur van raadpleging van de documentatie

Vernietigen

H.10 Dossiers inzake overheidsopdrachten (bestekken en prijsoffertes)

6 jaar na gunning van de opdracht

Vernietigen

H.11 Dossiers inzake Eco-Management en Audit Schema (EMAS) 30 jaar Selecteren De milieuverklaring, de officiële registratie en het protocolakkoord bewaren en de overige vernietigen.

H.12 Dossiers inzake duurzame ontwikkeling 30 jaar Selecteren De synthesenota's bewaren en de overige vernietigen.

H.13 Projectdossiers 6 jaar nadat het dossier werd afgesloten

Vernietigen

H.14 Permanente dossiers inzake de gebouwen (administratieve stukken)

Duur van de eigendom Selecteren De voornaamste investeringsdossiers bewaren, zoals deze over de bouw van de zetel in Waver.

H.15 Permanente dossier inzake de gebouwen (veiligheids- en technische stukken)

Duur van de eigendom Vernietigen

H.16 Dossiers inzake het dagelijkse beheer van de lokalen 2 jaar na gebruik Vernietigen

H.17 Dossiers inzake de algemene overeenkomsten 6 jaar na de datum waarop de overeenkomst of het dossier werd afgesloten

Vernietigen

H. 18 Dossiers inzake de overeenkomsten per zetel (centraal bestuur en gewestelijke kantoren)

6 jaar na de datum waarop de overeenkomst of het dossier werd

Vernietigen

28

Page 29: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

afgesloten

H.19 Dossiers inzake de boekhouding (economaat) 6 jaar Vernietigen :

H.20 Dossiers inzake het beheer van de fysieke inventaris (Huishoudelijke dienst)

10 jaar Vernietigen

H.21 Dossiers inzake het beheer van de voertuigen (Huishoudelijke dienst)

6 jaar na de buitengebruikstelling van het voertuig

Vernietigen

H.22 Dossiers inzake het dagelijks beheer van de diensten 2 jaar na gebruik Vernietigen

H.23 Statistieken inzake de verschillende diensten 30 jaar Bewaren De jaarstatistieken bewaren en de overige vernietigen

H.24 Fototheek 10 jaar Selecteren De foto's bewaren inzake belangrijke werken en gebeurtenissen (zoals het jubileum van de instelling of het bezoek van de voogdijminister), de overige vernietigen

H.25 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

H.26 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

29

Page 30: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

I. DIENST INFORMATICA

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

I.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

I.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

30 jaar Bewaren

I.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

I.04 Dossiers inzake de follow-up van de ICT-projecten Naargelang de behoeften van de dienst

Selecteren De syntheseverslagen die de werking van deze projecten uitleggen bewaren, de overige vernietigen

I.05 Dossiers inzake de bestellingen van informaticamateriaal (hardware, software, verbruiksgoederen)

6 jaar Vernietigen Zie Dienst Logistiek en Milieubeheer (H.19)

I.06 Dossiers inzake het beheer van het informaticanetwerk 5 jaar Vernietigen

I.07 Technische nota's inzake het gebruik van de informaticatoepassingen van het RSVZ

Zolang ze worden gebruikt

Selecteren De nota's bewaren inzake de databanken of andere toepassingen die volgens de selectielijst bewaard moeten worden, de overige vernietigen

30

Page 31: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

I.08 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep Extranet

10 jaar Vernietigen Zie Kruispuntbank Sociale Zekerheid

I.09 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep informatief Portaal van de sociale zekerheid

10 jaar Vernietigen Zie DG Communicatie, Sociale zekerheid (D.08)

I.10 Documenten inzake de Raad van beheer van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

I.11 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.04)

I.12 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.05)

I.13 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

I.14 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

I.15 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en studiedagen werden opgesteld.

30 jaar Bewaren

I.16 Dossiers inzake de Algemene Vergadering van SmalS 10 jaar Vernietigen

31

Page 32: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

J. INFORMATIEVEILIGHEIDSDIENST

J.01 Dossiers inzake toegang tot verschillende databanken (Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Rijksregister en Kruispuntbank van Ondernemingen)

10 jaar Bewaren

J.02 Dossiers met follow-up van de voorbereiding en interpretatie van wettelijke en reglementaire teksten

30 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de documenten inzake de interpretatie bewaren

J.03 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep “Netwerk van het RSVZ”

30 jaar Bewaren

J.04 Dossiers inzake het veiligheidssysteem van de informatica-infrastructuur van het RSVZ

30 jaar Bewaren

J.05 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep informatieveiligheid

30 jaar Vernietigen Zie Kruispuntbank Sociale Zekerheid

J.06 Documenten inzake de Raad van beheer van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

J.07 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.04)

J.08 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.05)

J.09 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E 1.09)

J.10 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

32

Page 33: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

J.11 Informaticavademecum van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemeen repertorium (P.08)

J.12 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

33

Page 34: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

K. DIENST COMMUNICATIE

K.01 Website 10 jaar Selecteren De opeenvolgende “site maps” bewaren evenals de synthesedocumenten betreffende de activiteit van de dienst (verslagen, statistieken,...) en de communicatie-campagnes ten aanzien van de openbare instellingen en de particulieren. De homepages van de site archiveren om de opeenvolgende grafische codes opnieuw te kunnen samenstellen.

K.02 Dossiers inzake de organisatie van evenementen 10 jaar Bewaren

K.03 Dossiers inzake de organisatie van externe campagnes 10 jaar Bewaren

K.04 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep Portaal van de sociale zekerheid

10 jaar Vernietigen Zie DG Communicatie, Sociale zekerheid (D.08)

K.05 Dossiers inzake ontwerp en beheer van het intranet van het RSVZ

10 jaar Bewaren

K.06 Persmededelingen 30 jaar Selecteren Een exemplaar in elke taal bewaren, de overige vernietigen

K.07 Nieuwsbulletins voor de zelfstandigen 30 jaar Selecteren Een exemplaar in elke taal bewaren, de overige vernietigen

K.08 Dossiers inzake de publicatie van brochures van het RSVZ 30 jaar Selecteren De definitieve versie van iedere brochure in elke taal bewaren, de overige vernietigen

34

Page 35: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

K.09 Dossiers inzake de publicatie van de jaarverslagen 30 jaar Selecteren De definitieve versie van ieder jaarverslag in elke taal bewaren, de overige vernietigen

K.10 Dossiers inzake de publicatie van het personeelsblad van het RSVZ

30 jaar Selecteren De definitieve versie van iedere editie in elke taal bewaren, de overige vernietigen

K.11 Dossiers inzake het opstellen van de Frequently Asked Questions (FAQ)

30 jaar Selecteren De definitieve versie van iedere vraag en antwoord bewaren, de overige vernietigen

35

Page 36: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

L. DIENST FINANCIËN EN BUDGET

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

L.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) De loopbaan van de ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

L.02 Dossiers over handtekeningsbevoegdheid en volmachten De loopbaan van de ambtenaar

Vernietigen

L.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

8 jaar Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

L.04 Dossiers inzake de opmaak van de begroting 8 jaar Vernietigen

L.05 Ondertekende begrotingsdocumenten 30 jaar Bewaren

L.06 Dossiers inzake de trimestriële uitvoeringstabellen van de begroting en de trimestriële scoreborden van het sociaal statuut van de zelfstandigen

8 jaar Vernietigen

L.07 Dossiers inzake de rijkstoelage en de alternatieve financiering

8 jaar Vernietigen

L.08 Dossiers inzake de definitieve trimestriële aangiften van de socialeverzekeringsfondsen

30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E 4.05)

36

Page 37: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

L.09 Statistische tabellen op basis van de definitieve trimestriële aangiften van de socialeverzekeringsfondsen

30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

L.10 Documenten opgemaakt voor de Raad van beheer van het RSVZ, met inbegrip van de begrotingsdocumenten

8 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

L.11 Dossiers inzake het beheer uitgaven voor zendingen 8 jaar Vernietigen

L.12 Dossiers inzake de analytische boekhouding (studies, cijfers, brieven,...)

8 jaar Vernietigen

L.13 Dossiers inzake steun bij vervroegde uittreding in de landbouw (VUT)

15 jaar Vernietigen Dalend aantal dossiers, geen nieuwe gevallen,uitdovende procedure. Zie RVP

L.14 Dossiers inzake de informaticakosten van de socialeverzekeringsfondsen

8 jaar Vernietigen

L.15 Dossiers inzake de presentiegelden van de Voorzitter en de leden van de Raad van beheer van het RSVZ, van het Beheerscomité en van het Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen

8 jaar Vernietigen

L.16 Dossiers Publieke mandatarissen van het RSVZ 8 jaar Vernietigen Zie dienst Publieke mandatarissen (Q.04)

L.17 Dossiers banken en overdracht van bevoegdheden (ISABEL) 30 jaar Vernietigen

L.18 Boekhoudkundige stukken (financiële administratie) 8 jaar Vernietigen

L.19 Boekhoudkundige lijsten 20 jaar Vernietigen

L.20 Technische nota's en documentatie inzake computersoftware Zolang het programma gebruikt wordt

Vernietigen

L.21 Dossiers inzake het beheer van de CNH (voorlopige kwartaalaangifte, definitieve kwartaalaangifte

8 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale

37

Page 38: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

en briefwisseling i.v.m. de CNH) Zekerheid (E 4.05)

L.22 Dossiers inzake het beheer van de CNH (controledossiers van de kwartaalaangiften en bewijsstukken van de gegevens over de CNH)

8 jaar Vernietigen

L.23 Dossiers inzake het thesauriebeheer (maandelijkse thesaurietabellen die aan de FOD Sociale Zekerheid werden overgemaakt)

8 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E 4.05)

L.24 Dossiers inzake de eindejaarsbeleggingen 8 jaar Vernietigen

L.25 Dossiers met voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

8 jaar Vernietigen

L.26 Dossiers inzake interne controle 30 jaar Bewaren

L.27 Dossiers inzake het beheer van de Vriendenkring van het personeel van het RSVZ

8 jaar Vernietigen

L.28 Rekeningen van de Vriendenkring 30 jaar Vernietigen

L.29 Principiële dossiers 30 jaar Bewaren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de documenten inzake de interpretatie bewaren

L.30 Dossiers inzake de werkgroepen van de Commissie voor de normalisatie van de boekhouding van de openbare instellingen van sociale zekerheid

8 jaar Vernietigen Zie DG Sociaal Beleid FOD Sociale Zekerheid (E.15)

L.31 Dossiers inzake het Algemeen Beheerscomité van het RIZIV 10 jaar Vernietigen

L.32 Dossiers inzake het Rekenhof 8 jaar Vernietigen Zie Rekenhof

38

Page 39: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

39

Page 40: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

M. DIENST ALGEMENE EN JURIDISCHE STUDIES

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

M.01 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scoretabel, nota's, enz.)

10 jaar Bewaren

M.02 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

M.03 Thematische dossiers 30 jaar Bewaren

M.04 Dossiers inzake het beheer van de technische bibliotheek 5 jaar Vernietigen

M.05 Persoverzicht 10 jaar Selecteren De artikels over het RSVZ bewaren, de overige vernietigen

M.06 Dossiers inzake de werkgroep “R” 30 jaar Bewaren

M.07 Dossiers inzake het Algemeen Beheerscomité van het sociaal statuut der zelfstandigen

2 maanden Vernietigen Zie Algemeen Beheerscomité van het sociaal statuut der zelfstandigen (Y.01 en Y.02)

M.08 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep “Reglementering”

30 jaar Bewaren

M.09 Geschillendossiers 30 jaar Selecteren Commentaar van de dienst Algemene en juridische studies van het RSVZ bewaren, de overige vernietigen

M.10 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar van het RSVZ

30 jaar Bewaren

40

Page 41: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

M.11 Documenten inzake de Raad van beheer van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

M 12 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.04)

M 13 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.05)

M.14 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

M.15 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

M.16 Technische nota's inzake het gebruik van de informaticatoepassingen van het RSVZ

Zolang ze worden gebruikt

Vernietigen Zie dienst Informatica (I.07)

41

Page 42: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

N. DIENST STATISTIEKEN

N.01 Dossiers inzake de statistieken van personen die onder de toepassing vallen van het sociaal statuut van de zelfstandigen

30 jaar Selecteren De definitieve versie van de jaarstatistieken bewaren in elke taal voor ieder jaar, de overige vernietigen

N.02 Dossiers inzake de statistieken van de aangesloten vennootschappen

30 jaar Selecteren De definitieve versie van de jaarstatistieken en bewaren in elke taal voor ieder jaar, de overige vernietigen

N.03 Dossiers inzake de statistieken van personen die een rust- en overlevingspensioen ontvangen

30 jaar Selecteren De definitieve versie van de jaarstatistieken bewaren in elke taal voor ieder jaar, de overige vernietigen

N.04 Dossiers inzake de statistieken van kinderen die kinderbijslag ontvangen

30 jaar Selecteren De definitieve versie van de jaarstatistieken bewaren in elke taal voor ieder jaar, de overige vernietigen

N.05 Dossiers inzake de statistieken van personen die onder de toepassing vallen van het sociaal statuut van de meewerkende echtgenoten

30 jaar Selecteren De definitieve versie van de jaarstatistieken bewaren in elke taal voor ieder jaar, de overige vernietigen

N.06 Dossiers inzake simulatieaanvragen 30 jaar Bewaren

42

Page 43: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

O. DIRECTIE VERPLICHTINGEN

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

O.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 5 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

O.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

20 jaar Bewaren

O.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

20 jaar Bewaren

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

O.04 Opsporingsdossiers - Opsporingsdossiers met beslissing tot verzekeringsplicht: 8 jaar na laatste beslissing. - - Opsporingsdossiers met beslissing tot niet- verzekeringsplicht: 5 jaar na laatste beslissing.

Vernietigen

O.05 Dossiers inzake verzekeringsplicht 8 jaar na mededeling laatste beslissing

Vernietigen

43

Page 44: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

O.06 Vergunningsdossiers of dossiers inzake de weigering van een vrijstelling van betaling van sociale bijdragen, de zogenaamde “dossiers artikel 40”

5 jaar na de laatste beslissing

Vernietigen Deze dossiers worden sinds 1 januari 1997 door de socialeverzekeringsfondsen beheerd.

O.07 Dossiers inzake zelfstandigen in bijberoep die niet voor een volledig jaar werden onderworpen, de zogenaamde “dossiers 41 ARS”

5 jaar na de laatste beslissing

Vernietigen Deze dossiers worden sinds 1 januari 2008 door de socialeverzekeringsfondsen beheerd.

O.08 Dossiers inzake de opheffing van verhogingen 5 jaar na de laatste beslissing

Vernietigen

O.09 Onderzoeksdossiers ZIV (ziekte- en invaliditeitsverzekering) 5 jaar na de mededeling van het onderzoek aan de V.I.

Vernietigen

O.10 Dossiers inzake gelijkstellingen 5 jaar na de toekenning of het onderzoek van de pensioenrechten

Vernietigen

O.11 Dossiers inzake kolonisten 5 jaar na de toekenning of het onderzoek van de pensioenrechten

Bewaren Deze dossiers kunnen opgezocht worden met behulp van een repertorium in de vorm van zes steekkaartenbakken.

O.12 Dossiers inzake aanwending gebouwen Tot doorhaling Vernietigen

O.13 Dossiers inzake aanwending levensverzekering Tot overlijden van beide echtgenoten

Vernietigen

44

Page 45: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

O.14 Dossiers nieuwe aansluitingen, de zogenaamde “dossiers artikel 6 ARS”

- Niet voor onderzoek naar de RSZ overgebracht : 6 maanden bewaren na goedkeuring aansluiting door het ARZA- Voor onderzoek overgebracht naar de RSZ : voor onbeperkte tijd bewaren

Vernietigen

O.15 Dossiers met follow-up van voorbereiding en interpretatie van wettelijke en reglementaire teksten

30 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de documenten inzake de interpretatie bewaren

O.16 Dossiers met voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar Vernietigen

O.17 Interne nota's aan de directie Verplichtingen, en aan het Algemeen Repertorium

30 jaar Bewaren

O.18 Documenten inzake de Raad van beheer van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

O.19 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.04)

O.20 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.05)

O.21 Dossiers inzake het Algemeen Beheerscomité van het sociaal statuut der zelfstandigen

2 maanden Vernietigen Zie Algemeen Beheerscomité van het sociaal statuut der zelfstandigen (Y.04 en Y.05)

O.22 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en studiedagen werden opgesteld.

30 jaar Bewaren

O.23 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

45

Page 46: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

O.24 Officieuze coördinatie door het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

46

Page 47: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

P. DIENST ALGEMEEN REPERTORIUM

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

P.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) Loopbaan van de ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

P.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

5 jaar Bewaren

P.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

5 jaar Bewaren

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

P.04 Databank “Algemeen repertorium der zelfstandigen” Tot samenstelling nieuwe database

Bewaren

P.05 Dossiers inzake het algemeen repertorium 5 jaar Vernietigen

P.06 Interne nota's inzake het algemeen repertorium 30 jaar Bewaren

P.07 Dossiers inzake aansluitingen 3 jaar Vernietigen

P.08 Informaticavademecum van het RSVZ 30 jaar Bewaren

P.09 Technische nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Bewaren

P.10 Schoolattesten van de Vlaamse Gemeenschap 5 jaar Vernietigen

P.11 Dossiers inzake de voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar Vernietigen

47

Page 48: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

P.12 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep “Beheer van de gegevens”

30 jaar Bewaren

P.13 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep “Gehandicapte kinderen” (“Handichild”)

5 jaar Vernietigen Zie Kruispuntbank Sociale Zekerheid

P.14 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep “arbeidsongeschiktheid”

5 jaar Vernietigen Zie Kruispuntbank Sociale Zekerheid

P.15 Dossiers inzake de Commissie Vrijstellingen 5 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (D.5.17)

P.16 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en studiedagen werden opgesteld.

30 jaar Bewaren

P.17 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

P.18 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

48

Page 49: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

Q. DIENST PUBLIEKE MANDATEN

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

Q.01 Dossiers van het personeel (ontwikkelcirkels) Loopbaan van de ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

Q.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

30 jaar Bewaren

Q.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

5 jaar Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

Q.04 Dossiers inzake de bijdragen van de vennootschappen voor hun publieke mandatarissen

30 jaar Bewaren

Q.05 Voorbereidingsdossiers en dossiers inzake de interpretatie van wet- en regelgeving

30 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de documenten inzake de interpretatie bewaren

Q.06 Dossiers inzake de voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar Vernietigen

Q.07 Werkgroepen “Informatiebeveiliging” 5 jaar Vernietigen Zie Kruispuntbank Sociale Zekerheid

Q.08 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

49

Page 50: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

Q.09 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaren 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

Q.10 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

50

Page 51: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

R. DIRECTIE PENSIOENEN

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

R.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) Loopbaan van de ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

R.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (boordtabel, nota's, enz.)

20 jaar Bewaren

R.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Vernietigen

R.04 Balance scorecard 20 jaar Bewaren

R.05 Dossiers inzake specifieke informaticatoepassingen van de directie Pensioenen

30 jaar Bewaren

R.06 Documenten betreffende het administratief beheer van het secretariaat van de directie Pensioenen

10 jaar Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

R.07 Individuele pensioendossiers 3 jaar na overlijden langstlevende echtgenoot

Vernietigen Dossiers die in Brussel en in de 12 gewestelijke kantoren zijn opgeslagen.

R.08 Nota's van de directie Pensioenen voor individuele pensioendossiers

30 jaar Selecteren De nota's met principiële beslissingen bewaren, de overige vernietigen.

R.09 Technische voorschriften, nota's aan leidinggevenden, gemeenschappelijke verslagen, andere dienstnota’s

30 jaar Bewaren

51

Page 52: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

R.10 Dossiers inzake de voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar Vernietigen

R.11 Voorbereidingsdossiers en dossiers inzake de interpretatie van wet- en regelgeving

30 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de documenten inzake de interpretatie bewaren.

R.12 Nota's en adviezen aan de administratie-generaal van het RSVZ

20 jaar Bewaren

R.13 Adviezen, analysedocumenten en brieven gericht aan de voogdijminister of de minister tot wiens bevoegdheid de pensioenen behoren

30 jaar Bewaren

R.14 Notulen van vergaderingen van werkgroepen waaraan de directie Pensioenen deelneemt, en van vergaderingen in het kader van Pensioenprojecten

30 jaar Vernietigen

R.15 Brieven van de Ombudsdienst Pensioenen, antwoorden en briefwisseling n.a.v. kantschriften door het kabinet van de voogdijminister of de minister tot wiens bevoegdheid de pensioenen behoren

5 jaar Vernietigen

R.16 Documenten inzake de Raad van beheer van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.03)

R.17 Documenten inzake het Beheerscomité van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.04)

R.18 Documenten inzake de Directieraad van het RSVZ 30 jaar Vernietigen Zie Secretariaat (C.05)

R.19 Dienstnota's van de RVP 30 jaar Vernietigen Zie RVP

R.20 Maandstatistieken van de RVP 5 jaar Vernietigen Zie RVP

R.21 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale

52

Page 53: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

Zekerheid (E.1.09)

R.22 Jaarverslagen van de Ombudsdienst Pensioenen 10 jaar Vernietigen

R.23 Raadgevend Comité voor de Pensioensector 10 jaar Vernietigen Zie FOD Sociale Zekerheid

53

Page 54: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

R.24 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

R.25 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties, studiedagen en colloquia werden opgesteld

20 jaar Bewaren

R.26 Genummerde mededelingen 5 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

54

Page 55: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

S. DIENST SPECIALE RECHTEN (GEZINSBIJSLAG)

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

S.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

S.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

30 jaar Bewaren

S.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Bewaren

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

S.04 Individuele dossiers van invaliden, gepensioneerden en wezen die gezinsbijslag genieten volgens de regeling van vóór 1 april 1976

10 jaar Vernietigen

S.05 Individuele dossiers van buitenlandse werknemers die kraamgeld ontvangen maar die geen geboorteattest hebben overgemaakt of ontvangen

5 jaar Vernietigen

S.06 Individuele dossiers van gedetineerden Nadat het laatste kind de leeftijd van 25 jaar heeft bereikt

Vernietigen

S.07 Dossiers inzake de aanvragen van de sociale-verzekeringsfondsen i.v.m.de verzaking aan het terugvorderen van onterecht betaalde gezinsbijslag (het “Artikel 7”)

5 jaar Vernietigen

55

Page 56: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

S.08 Individuele dossiers van zelfstandigen die gelijktijdig in twee of meerdere landen verblijven of werken en kinderen in België of in het buitenland opvoeden

Nadat het laatste kind de leeftijd van 25 jaar heeft bereikt

Vernietigen

S.09 Dossiers inzake advies en raadgevingen n.a.v. diverse vragen van de socialeverzekeringsfondsen en andere instellingen

30 jaar Vernietigen

S.10 Databank : repertorium (dossiers 8000 - Ventouris CNH) Tot de samenstelling van een nieuwe database

Bewaren

S.11 Dossiers inzake de databank (procedures, documentatie, enz.) 10 jaar Bewaren

S.12 Financiële documenten 10 jaar Vernietigen

S.13 Dossiers met voorbereiding van de antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar Vernietigen

S.14 Statistieken van de kinderbijslag 30 jaar Bewaren

S.15 Dossiers met follow-up van de voorbereiding en interpretatie van wet- en regelgeving

30 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen, de documenten inzake de interpretatie bewaren.

S.16 Dossiers over de Europese werkgroep voor reglementering van de kinderbijslag

30 jaar Bewaren

S.17 Dossiers inzake de werkgroep voor sociale vraagstukken van de Europese Raad

30 jaar Bewaren

S.18 Dossiers inzake de bilaterale werkgroepen voor de voorbereiding en interpretatie van de Europese regelgeving inzake kinderbijslag

30 jaar Bewaren

S.19 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en 30 jaar Bewaren

56

Page 57: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

studiedagen werden opgesteld

S.20 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaar 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

S.21 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

S.22 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

57

Page 58: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

T. DIENST VENNOOTSCHAPPEN

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

T.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

T.02 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Bewaren

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

T.03 Opsporingsdossiers - Opsporingsdossiers met een beslissing tot verzekeringsplicht: 8 jaar na de laatste beslissing.- Opsporingsdossiers met een beslissing tot niet- verzekeringsplicht: 5 jaar na de laatste beslissing.

Vernietigen

T.04 Dossiers inzake verzekeringsplicht 8 jaar na de mededeling van de laatste beslissingen

Vernietigen

T.05 Dossiers inzake kwijtschelding van verhoging 5 jaar na de laatste beslissing.

Vernietigen

58

Page 59: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

T.06 Algemeen repertorium vennootschappen Tot samenstelling van een nieuwe databank

Bewaren

T.07 Dossiers inzake de bijdragen van de vennootschappen (CNH) 6 jaar, te rekenen vanaf de 1ste januari die volgt op de datum waarop het dossier werd afgesloten, voor zover de vennootschap wettelijk ontbonden is

Vernietigen

T.08 Dossiers inzake matigingsbijdragen 30 jaar Vernietigen

T.09 Technische dienstnota's 30 jaar Bewaren

T.10 Principedossiers 30 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de andere dossiers bewaren.

T.11 Dossiers inzake de voorbereiding van antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar Vernietigen

T.12 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van de werkgroep Reglementering

30 jaar Vernietigen Zie FOD Sociale Zekerheid

T.13 Technische nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie Algemeen Repertorium (P.09)

T.14 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

T.15 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaren 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

T.16 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

59

Page 60: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

U. DIENST INSPECTIE

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

U.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

U.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (nota's, enz.)

10 jaar Bewaren

U.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Vernietigen De jaarlijkse activiteitenverslagen worden aan de Raad van beheer van het RSVZ voorgelegd. Zie Secretariaat (C.03)

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen zijn de dienst

U.04 Statistieken van de uitgevoerde inspecties 10 jaar Vernietigen De voornaamste statistische gegevens van de dienst Inspectie worden opgenomen in het jaarverslag van het RSVZ.

U.05 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

U.06 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaren 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

U.07 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

60

Page 61: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

V. NATIONALE HULPKAS

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

V.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

V.02 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

30 jaar Bewaren

V.03 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Vernietigen

V.04 Dossiers inzake de uitbouw van de informatica bij de CNH 15 jaar Selecteren De syntheseverslagen, die de werking van deze projecten toelichten, bewaren, de overige vernietigen

V.05 Dossiers inzake de organisatie van de CNH tussen het centraal bestuur en de gewestelijke kantoren

10 jaar Bewaren

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

V.06 Dossiers van aangeslotenen Minimum 80 jaar, te rekenen vanaf de geboortedatum van de betrokkene + andere voorwaarden (inning van de bijdragen die wettelijk onmogelijk is geworden, vervallen rechten, ...)

Vernietigen

61

Page 62: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

V.07 Dossiers inzake. kinderbijslag : - Briefwisseling: 10 jaar

- Dossiers van geschrapte of niet actieve aangeslotenen: 3 jaar na datum

- Uitkeringsaanvragen zonder toekenning: 3 jaar na de weigering

- Andere documenten: 5 jaar na de laatste betaling of beslissing.

Vernietigen

V.08 Boekhoudkundige stukken 10 jaar vanaf de 1ste januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het boekjaar

Vernietigen

V.09 Geïnformatiseerde databank van de aangeslotenen, met documentatie betreffende de oprichting en het beheer van de databank

Tot samenstelling van een nieuwe databank

Bewaren

V.10 Informaticahandleidingen 30 jaar Bewaren

V.11 Specifieke listings en uitpakbestanden 5 jaar Vernietigen

V.12 Interne nota's van de CNH 10 jaar Bewaren

V.13 Rechtspraakdossiers en dossiers inzake voorbereiding en interpretatie van wettelijke en reglementaire teksten, voorbereiding van parlementaire vragen of werkgroepen over reglementering

30 jaar Selecteren De vragen die door particulieren werden gesteld en de antwoorden daarop vernietigen en de documenten inzake de interpretatie bewaren

62

Page 63: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

V.14 Technische nota's van het centraal bestuur CNH (NTO) 30 jaar Bewaren

V.15 Notulen van de vergaderingen en werkdocumenten van werkgroepen over specifieke projecten

10 jaar Bewaren

V.16 Statistieken van de CNH 30 jaar Bewaren

V.17 Technische documentatie CNH 30 jaar Bewaren

V.18 Documentatiedossiers die naar aanleiding van conferenties en studiedagen werden opgesteld.

30 jaar Bewaren

V.19 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaren 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

V.20 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

V.21 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

63

Page 64: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

W. GEWESTELIJKE KANTOREN VAN HET RSVZ EN DE NATIONALE HULPKAS

Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst

W.01 Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels) 10 jaar na vertrek ambtenaar

Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.11)

W.02 Dossiers inzake het beheer van het personeel (arbeidsongevallen, attesten omstandigheidsverlof, enz.)

2 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.05, G.08 en G.28)

W.03 Dossiers inzake de beleidsstrategie van de dienst (scorebord, nota's, enz.)

30 jaar Bewaren

W.04 Dossiers inzake de werking van de dienst (activiteitenverslagen, werkingsvergadering, enz.)

10 jaar Vernietigen

W.05 Bestelbonnen, facturen 2 maanden na de betaling Vernietigen Zie dienst Logistiek en Milieubeheer (H.14, H.19, H.21 en H.22)

W.06 Dossiers inzake eventuele mede-eigendommen 30 jaar Vernietigen

Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

W.07 Interne nota's aan de respectieve gewestelijke kantoren 30 jaar Vernietigen

W.08 Officieuze coördinatie door het RSVZ en commentaren 30 jaar Vernietigen Zie dienst Algemene en juridische studies (M.10)

W.09 Nota's aan de socialeverzekeringsfondsen 30 jaar Vernietigen Zie DG Zelfstandigen, FOD Sociale Zekerheid (E.1.09)

W.10 Genummerde mededelingen 30 jaar Vernietigen Zie Personeelsdienst (G.21)

64

Page 65: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

CNH

W.11 Dossiers van aangeslotenen Minimum 80 jaar, te rekenen vanaf de geboortedatum van de betrokkene + andere voorwaarden (inning van de bijdragen die wettelijk onmogelijk is geworden, vervallen rechten, ...)

Vernietigen

W.12 Dossiers inzake kinderbijslag - Briefwisseling: 10 jaar

- Dossiers van geschrapte of niet actieve aangeslotenen: 3 jaar na datum

- Uitkeringsaanvragen zonder toekenning: 3 jaar na de weigering

- Andere documenten: 5 jaar na de laatste betaling of beslissing.

Vernietigen

W.13 Boekhoudkundige stukken 10 jaar vanaf de 1ste

januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het boekjaar

Vernietigen

65

Page 66: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

Code van de reeks

Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming

Opmerkingen

Verplichtingen

W.14 Opsporingsdossiers - Opsporingsdossiers met een beslissing tot verzekeringsplicht: 8 jaar na de laatste beslissing.- Opsporingsdossiers met een beslissing tot niet- verzekeringsplicht: 5 jaar na de laatste beslissing.

Vernietigen

W.15 Dossiers inzake onderwerping 8 jaar na mededeling van de laatste beslissing

Vernietigen

W.16 Dossiers inzake de opheffing van verhogingen, de zogenaamde “dossiers artikel 48” 5 jaar na de laatste

beslissing.Vernietigen

W.17 Onderzoeksdossiers ZIV (ziekte- en invaliditeitsverzekering) 5 jaar na mededeling van het onderzoek aan de V.I.

Vernietigen

W.18 Dossiers inzake gelijkstellingen 5 jaar na toekenning of onderzoek van de pensioenrechten

Vernietigen

Pensioenen

W.19 Individuele pensioendossiers 3 jaar na overlijden van de gepensioneerde (of van de langstlevende echtgenoot in geval van huwelijk)

Vernietigen

66

Page 67: ARCHIEF VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR DE SOCIALE … · documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken

67