Uw werkkapitaal en elektronisch factureren, een perfecte combinatie

©Factuurwijzer Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]

13 november 2007, Roermond

Friso de Jong, Factuurwijzer, Voorzitter Platform ELFA

Uw werkkapitaal en elektronisch factureren, een perfecte combinatie


Even voorstellen: Friso de Jong

- Directeur Silverback B.V.[www.silverback.nl]

- Initiatiefnemer Platform Elektronisch Factureren [www.platformelfa.nl] en Factuurwijzer [www.factuurwijzer.nl]

- Spreker: Sprekerinstituut, Syntens, Jaarcongres Credit Management, dagvoorzitter Congres Elektronisch Factureren & Betalen, et cetera…

- Auteur/ columnist: Automatiseringgids, VIP, Computable, TA, Kluwer


Factuurwijzer

Onafhankelijke deskundigen, met jaren ervaring op het gebied vanelektronisch factureren. We ondersteunen grote en kleine klanten, aanbieders en gebruikers, zakelijke klanten en overheden en ook brancheorganisaties.

1. Presentaties, workshops (>100), trainingen

2. Demonstraties, business cases, NPV/IRR/ROI calculaties

3. Begeleiding bij selectie en implementatie: PvE, RFI, RFP, …

4. Advies


Platform ELFA wil het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland versnellen, om iedereen maximaal te laten profiteren van de voordelen hiervan, door:

het creëren en communiceren van een eenduidig beeld over

elektronisch factureren

samenwerken bij regulering, standaardisatie en (zelf)certificering

het delen van kennis en leren van ervaringen

het bij elkaar brengen van de belangrijkste spelers op dit gebied


Agenda

Rol van de factuur

Traditioneel factuurproces: nadelen

Elektronisch factureren

juridisch kader

knelpunten: fiscale varianten, technische modellen

knelpunt: Europees elektronisch factureren

het ‘SEPA – four corner’ model

voordelen

Welke ontwikkelingen zien we?


Rol van de factuur Financieel

onderdeel van order, betaling, omzet, winst, cash/credit

management

Communicatie

contactmoment met de klant (consument, bedrijf, overheid);

marketingmogelijkheden

Bewijs

handelsrechtelijk: einde van leveringsproces

fiscaalrechtelijk: recht op verrekening van BTW en aftrek van

kosten

Integratie


Oriëntatie van de factuur

Bekeken vanuit de vier fasen waarin elektronische communicatie

plaats vindt:

Informatie – interactie – transactie – integratie

- Informatie = bewijsfactuur

- Interactie = presentatiefactuur

- Transactie = betaalfactuur

- Integratie = integratiefactuur (EDI)


Traditioneel factuurproces


Traditioneel factuurproces: nadelen

Opstelfouten (leverancier) en invoerfouten (klant)

Gegevens uit meerdere systemen en afdelingen

Hoge kosten per factuur: gemiddeld € 2 - € 4

Nog hogere kosten bij een dispuut: € 25 - € ∞

Geen koppeling aan marketing, betalen of credit management

Archiefkosten

Schattingen inzake cash management

‘Compliance’ inspanningen


Huidige generatie elektronisch

factureren

Geautomatiseerd verwerken van facturen

Elektronisch factureren


Elektronisch factureren: juridisch kader

Wet op de Omzetbelasting is al in 2004 aangepast!

U kunt zonder voorafgaande toestemming elektronisch factureren, als

aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:

de ontvanger accepteert de elektronische factuur

de factuur bevat alle wettelijk verplichte gegevens

de factuur of het factuurproces is authentiek en integer

de factuur wordt op de juiste wijze uitgereikt

de fiscus kan de factuur(gegevens) altijd controleren

>>


Elektronisch factureren: juridisch kader

Wat als niet aan de vereisten wordt voldaan?

leverancier: strafbaar: boete, gevangenisstraf maximaal 6 maanden

ontvanger: geen BTW in aftrek brengen

ontvanger: kosten niet op winst in mindering brengen

De fiscus treedt vooralsnog soepel en constructief op bij kleine

gebreken bij elektronisch factureren.

De facturen moeten worden gearchiveerd in de vorm waarin ze

verstuurd of ontvangen zijn en inclusief de waarborgen; gedurende 7

jaar


Elektronisch factureren: fiscale varianten

Er zijn vier fiscale varianten:

het toepassen van een digitale handtekening op het bericht, het document,

of op de datastructuur

gebruik maken van gestructureerd dataverkeer (EDI)

sommige andere elektronische vormen om elektronische facturen te

verzenden en ontvangen

automatische incasso

Alleen als u de derde variant gebruikt, moet u dit melden

Ook al is het Europese regelgeving, vrijwel elke Lidstaat heeft

elektronisch factureren anders geregeld


Elektronisch factureren: technisch

De fiscale varianten kunnen aan de hand van diverse technische

aspecten ‘ingeregeld’ worden:

seller direct, buyer direct, consolidator, four corner [SEPA], buyer

processing, direct processing, self billing

‘application service providing’ en ‘in house’

verzenden/presenteren van facturen en gestructureerd dataverkeer

koppeling aan betaalmogelijkheden: incasso (bewijsfactuur), iDeal

(betaalfactuur), de Digitale Nota (betaalfactuur),...

Hierin zijn diverse combinaties mogelijk, afhankelijk van de aard

van de factuur en de aard van uw klant(en)


Voordelen elektronisch factureren

Optimaliseren factuurverwerkingsproces

vermindering van operationele verkoopproceskosten

kortere doorlooptijd (koppelen van systemen, bestanden)

betere controle en terugkoppeling

Vermindering procesfouten en bijbehorende kosten

fouten en conflicten sneller oplosbaar

betere en betrouwbare betaling

Reduceren arbeidsintensieve handelingen


Voordelen elektronisch factureren

Financiële voordelen

kostenbesparing op factureren

creditmanagement

lagere DSO

Betere archivering, informatievoorziening en marketing

Hogere klanttevredenheid

Beter cash/liquiditeitsmanagement?


(optioneel)


10.9.2004

E-invoicingusingnetbank

E-invoicingusingnetbank

0

10%

20%

30%

40%

50%

60%

24.8

.

24.9

.

24.1

0.

24.1

1.

24.1

2.

24.1

.

24.2

.

24.3

.

24.4

.

24.5

.

24.6

.

24.7

.

24.8

.

24.9

.

24.1

0.

24.1

1.

24.1

2.

24.1

.

24.2

.

24.3

.

24.4

.

24.5

.

24.6

.

24.7

.

24.8

.

24.9

.

24.1

0.

24.1

1.

24.1

2.

10.9.2004Finlandmedio 2004

‘Four corner’model‘Four corner’model

HuidigeeFacturerenmodellen

HuidigeeFacturerenmodellen

Het ‘SEPA – four corner’ model


Het ‘SEPA - four corner’ model


Kenmerken ‘SEPA –four corner’ model

De factuur wordt naar de bank van de verzender gezonden

(Europese) Banken wisselen de facturen onderling uit

De bank van de betaler presenteert de factuur in de online

omgeving

De klant kan de factuur accorderen en betaalbaar stellen

BELANGRIJK: De factuur wordt nu enkel de drager voor een

betalingsverzoek: verzoek tot wijziging financiële status

De eFacturen zijn direct in het juiste formaat importeerbaar


Voordelen ‘SEPA –four corner’ model

Tussen leverancier (verzender) en klant (ontvanger) geen print-, porti en materiaalkosten. Lagere loonkosten

geen handmatige/dubbele invoer. Geen archiefkosten

Tussen de klant (ontvanger) en zijn bank meteen in het juiste elektronische formaat beschikbaar

geen invoerfouten bij opdracht geven tot betalen

Tussen de leverancier (verzender) en zijn bank Zie boven

Tussen banken: omzet, besparing, concurrentiepositie


(Einde optioneel)


Wat is uw mening? Factuurmonitor

Nota bene:

- Doelgroep = MKB

- Het betreft een 0- meting, dus voorlopige cijfers

- Deze gegevens mogen zonder toestemming niet worden gebruikt voor andere doeleinden

-


0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Consumenten

Overheid

Corporate

MKB

Wie zijn uw klanten?


Overwegingen voor eFactureren?

0 20 40 60 80

Overig

Positie in keten handhaven

Verbeteren werkkapitaal

Meer verkoopmogelijkheden

Meer verkeer naar de website

Voldoen aan eis/verplichting klant

Doen aan klantenbinding

Voldoen aan wens van de klant

Besparing voor de ontvanger

Facturen eerder betaald krijgen

Besparing voor de verzender


Belemmeringen voor eFactureren?

0 5 10 15 20 25 30 35

Overig

Accountant

Geen besparing

Beveiliging

Te hoge investering

Specificaties/bijlagen bijvoegen

Factureren in eigen hand houden

Zijn we te klein voor

Boekhoudpakketten

Geen standaarden

Onduidelijke wetgeving

Geen (na)controle

Complexiteit


0 10 20 30 40 50 60 70 80

Per gewone post

Presenteren inwebportal

Presenteren inInternetbankieren

Per e-mail

Langs welk kanaal eFactureren?


0 10 20 30 40 50 60 70 80

Overig

Word

Excel

Papier

XML

EDI-formaten

Kaal' e-mailbericht

PDF

Met welke bestandsformaat eFactureren?


Wanneer betaald krijgen?

0,00 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00

Nog voordat er geleverdwordt (de factuur wordt

nagezonden)

Nadat er geleverd is aande klant (betalen opbasis van de factuur)


Met welke betalingsmethode?

0,00 10,00 20,00 30,00

Overig

Micro/Mobile payment

Papieren acceptgiro

Contant

Credit card

Eenmalige machtiging

Maakt niet uit

I-Deal betaling

Vanuit e-banking pakket

Automatische incasso

Overboeking via internetbankieren



European Associaton of Corporatie Treasurers (EACT):

“SEPA be regarded as the starting point for further longer term

improvement, in end-to-end Straight Through Processing of

payments and integration in the Financial Supply Chain. This is an

area where increased standardisation is necessary and would

deliver huge benfits to companies throughout Europe”



European Associaton of Craft, Small and Medium Sized

Enterprises (UEAPME):

“UEAPME supports the CAST project (Corporate Action on

Standards) launched by EACT (European Association of Corporate

Treasurers), which aims to establish common European standards

for e-Invoicing, remittance information and other additional

optional services.”



The European Banking Associaton (EBA) e-Invoicing program

will deliver:

clarification of the legal and other barriers to pan-European e-

Invoicing.

Creation of a rulebook with business rules and requirements for

technical standards for pan-European e-Invoicing.

A cooperation model of EACT and European Payment Council for

the creation of a rulebook.



DG Enterprise and industry:

E-Invoicing is the link between internal processes of companies

and the payment system [!].

Promoting e-Invoicing and identifying the standards needed, may

contribute to a technology leap [!] in a wider area than just

payments…with a positive impact on their competitiveness.

DG Markt and DG Enterprise jointly set up an informal Task Force

on e-Invoicing in December 2006.



European Payment Council:

“There will be no longer be a need for multiple files each prepared

to different standards.”

“The opportunity for harmonised, unstructured and secure

remittance information accross Europe will be a major benefit for

both [e-]Invoicing and reconciliation.”



Europese Centrale Bank:

“In addition to the core SEPA products, there are currently being

developed new opportunities, such as e-Invoicing, that can provide

major benefits.”



De Nederlandse overheid gaat elektronisch factureren actief

promoten, stimuleren en misschien wel afdwingen

Elektronisch factureren neemt in rap tempo toe, meetbaar

De acceptatie vormt steeds minder problemen, in zowel

juridische zin als in de beleving van mensen

Met het ‘SEPA – four corner’ model zouden veel van de

voordelen ook werkelijk gerealiseerd kunnen worden



Elektronisch factureren is een strategisch instrument (imago

bedrijf) en een tactisch instrument (marketinginstrument)

Een goed ingeregelde elektronische factuur leidt tot meer

besparing bij de ontvanger dan bij de verzender…korting.

De elektronisch factuur wordt een drager voor betaling,

marketing en aanvullende diensten

Elektronisch factureren is onderdeel van een groter proces,

inclusief cash management en credit management


0 10 20 30 40

Nee

Binnen 1 - 3 jaar

Binnen 12 maanden

Binnen 6 maanden

Ja

Doet u aan eFactureren?


0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Consumenten

Overheid

Corporate

MKB

Wie zijn uw klanten?


Overwegingen voor eFactureren?

0 20 40 60 80

Overig

Positie in keten handhaven

Verbeteren werkkapitaal

Meer verkoopmogelijkheden

Meer verkeer naar de website

Voldoen aan eis/verplichting klant

Doen aan klantenbinding

Voldoen aan wens van de klant

Besparing voor de ontvanger

Facturen eerder betaald krijgen

Besparing voor de verzender


Belemmeringen voor eFactureren?

0 5 10 15 20 25 30 35

Overig

Accountant

Geen besparing

Beveiliging

Te hoge investering

Specificaties/bijlagen bijvoegen

Factureren in eigen hand houden

Zijn we te klein voor

Boekhoudpakketten

Geen standaarden

Onduidelijke wetgeving

Geen (na)controle

Complexiteit


0 10 20 30 40 50 60 70 80

Per gewone post

Presenteren inwebportal

Presenteren inInternetbankieren

Per e-mail

Langs welk kanaal eFactureren?


0 10 20 30 40 50 60 70 80

Overig

Word

Excel

Papier

XML

EDI-formaten

Kaal' e-mailbericht

PDF

Met welke bestandsformaat eFactureren?


Terugkoppeling op een eFactuur?

0 10 20 30 40 50 60

Geen

Anders(geaccordeerd)

Geprint

Gedownload

Geopend

Gelezen

Ontvangen


Hebt u

vragen

Uw werkkapitaal en elektronisch factureren, een perfecte combinatie

Business

Transcript of Uw werkkapitaal en elektronisch factureren, een perfecte combinatie