Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Elektronisch communicerenvoor leerlingensecretariaten

Opleiding voor schoolsecretariaten

Schooljaar 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Doelstellingen

Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi.

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inhoud


I. Inleiding (Edison en Discimus)II. Algemene begrippen EdisonIII. Zending 1 oktober en in- en

uitschrijvingenIV. Andere leerlingenzendingenV. Discimus VI. Tot slot

ww

w.a

god

i.be

AgODi

I. Inleiding

1) Gebruik van leerlingengegevens door AgODi

2) Edison3) Discimus4) Softwareleveranciers


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Gebruik van leerlingengegevens door

AgODiBerekenen van omkadering en toelagenLeerplichtcontroleDoorgeven van gegevens aan

SchooltoelageKinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank

Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit van al deze processen is

afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Edison

Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartementsinds 1995sinds 2008: WebEDISONhelpdesk Edison: 02 553 90 90


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus

Nieuw in schooljaar 2012-2013Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevensVia webservices geïntegreerd in softwarepakket


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Softwareleveranciers

AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden.Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle zendingen.


ww

w.a

god

i.be

AgODi

II. Algemene begrippen Edison

1) Terugzendingen2) Foutenrapporten3) Overschrijven van zendingen4) Inschrijvingsgegevens5) Identificatienummer6) Soorten leerlingenzendingen


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Terugzendingen

Op elke zending volgt een terugzendingbelangrijk om deze op te volgen!

Enkele uren na de zending: melding ontvangstVolgende dag: foutenrapportBij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met leerlingenaantallen, leerlingenkenmerken of

afwezigheidscodes van de eerste 3 schooldagen


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten

3 soorten:1. Goed verwerkt

Eventueel met bijkomende informatie, bijvoorbeeld over de leerlingenkenmerken

2. Verwerkt, met waarschuwende foutBijvoorbeeld bij familienaam verschillend van

wat in onze databank zit.

3. Fatale foutZending moet opnieuw gebeuren!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Overschrijven van zendingen

Algemeen principe:Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending!

Opgelet, soms wel annulatie van vorige zending nodig


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsgegevens

Zending 1-2-3 septemberZending 1 oktoberLate inschrijvingen en vroege uitschrijvingen

Telling 1 februari (of 15 januari / 1 juni) genereren we zelf op basis van de in- en uitschrijvingen


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsgegevens

Op basis van deze in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen.Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Identificatienummer

Rijksregisternummeryy mm dd xxx xx

Bisnummerzelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Identificatienummer

Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer:zoeken in eigen databankopzoeken in rijksregisternaar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)Opgelet: eventueel nieuw nummer op

basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht

terugzendingen met identificatienummers


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Soorten zendingen


eerste drie schooldagen

- zending 1 oktober- GON-zending

studiebewijzen

stages

voltijds engagement

- in- en uitschrijvingen - problematische afwezigheden- tucht- onderwijs aan huis

ww

w.a

god

i.be

AgODi

III. Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen

1) Zending 1 oktober2) Late inschrijvingen en vroege

uitschrijvingen3) Identificatierecord4) Inschrijvingsrecord5) Foutenrapporten6) Terugzendingen7) Wijzigingen nadien


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Zending 1 oktober

Voor elke leerlingidentificatierecord

Identieke structuur voor alle niveaus

inschrijvingsrecordSpecifieke inschrijvingsgegevens voor een

leerling uit SO


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen

Bij uit- of inschrijving na 1 oktoberworden pas verwerkt nadat de zending van

1 oktober correct is verwerkt

Bij wijziging van administratieve groep, vestigingsplaats, type buitengewoon onderwijs en verblijfsregeling

school stuurt late inschrijving in eigen school

systeem AgODi maakt vroege uitschrijving zelf aan

Tijdig insturen!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Identificatierecord


RecordtypeVersienummerRecordvolgnummerInstellingsnummerHoofdstructuurStamnummerIdentificatienummerGeboortedatum

GeslachtFamilienaamEerste voornaamStraat woonplaatsHuisnummerBusnummerPostcode woonplaatsLand woonplaatsNationaliteit

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsrecord

Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijsNodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering


ww

w.a

god

i.be

AgODi

InschrijvingsrecordInstellingsnummerHoofdstructuurStamnummerVestigingsplaatsHuidige administratieve groepFinancierbaarheidCursus levensbeschouwingTaalregimeVreemde taalvak 1Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3Vreemde taalvak 4Vreemde taalvak 5SportstatuutSoort sportInclusief onderwijsSpreiding lesprogramma


OKAN in DBSOtype buitengewoon onderwijsverblijfsregelingStatuut VerpleegkundeHoofdstructuur vorige inschrijvingDatum eerste inschrijvingAanleiding tot vroege uitschrijvingSituatie na vroege uitschrijvingThuisloosTrekkende bevolkingBeschikbaarheid bevraagde GOK-gegevensSpreektaal moederspreektaal vaderspreektaal broer/zusspreektaal vriendenopleidingsniveau moeder

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsrecord

Tellingsdatum van de zending1 oktober voor de zending van 1/10datum uitschrijving of inschrijving

uitschrijving is steeds de kalenderdag net voor de inschrijving

of de dag dat de ouders komen uitschrijven


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsrecord

Financierbaarheid02 : regelmatig financierbare leerling01 : vrije leerling

voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden

geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school

03 : regelmatige niet-financierbare leerling

meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt

wel studiebekrachtiging mogelijkopleiding schoolsecretariaten 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsrecord

Hoofdstructuur vorige inschrijvingenige dat wij vragen over de vorige inschrijvingtoegelaten waarden:

"211" Gewoon lager onderwijs in een Vlaamse school"221" Buitengewoon lager onderwijs in een Vlaamse school"311" Voltijds gewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school"312" Deeltijds beroepssecundair onderwijs"321" Buitengewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school“801” lager onderwijs in de Franstalige gemeenschap“802” secundair onderwijs in de Franstalige gemeenschap"999" Andere (Buitenland, arbeidsmarkt, Syntra, enz.)


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsrecord

Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijvingenkel bij vroege uitschrijvingwordt gebruikt bij de leerplichtcontrole

naar andere schooloverledengeen info…


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten

Oefeningen


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten

Voorbeeld


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten

Andere voorbeelden fatale fouten

Administratieve groep (admgr) niet ingerichtVestigingsplaatsnummer niet toegekendTelling niet open


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Fatale fouten:Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurdSchrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaartAanpassen indien nodigSchoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding

Nieuwe zending noodzakelijk!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Foutenrapporten

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Waarschuwende fouten:Andere schrijfwijze van naam als er wel een identificatienummer is meegestuurdSchrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaartAanpassen indien nodigSchoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding

Geen nieuwe zending nodig!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Foutenrapporten

ww

w.a

god

i.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Fouten vermijden?zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruikenteruggezonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware


Foutenrapporten

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Informatieve boodschapFamilienaam betrokken leerling verschijnt bij zending van late inschrijving of vroege uitschrijving.


Foutenrapporten

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten

Extra informatie, bvb over de leerlingenkenmerken


ww

w.a

god

i.be


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Terugzendingen

Na zending 1 oktoberOverzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 )Globaal overzicht van de leerlingenkenmerken per schoolOverzicht van de leerlingenkenmerken per leerling


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Terugzendingen

Leerlingenkenmerken worden in twee vormen teruggestuurdNiet-gestructureerd: leesbare vormGestructureerd: zodat de software de kenmerken kan importeren in het systeem

Bekijk deze terugzendingen, ze geven waardevolle informatie!


ww

w.a

god

i.be


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Wijzigingen nadien

Een nieuwe zending 1 oktober overschrijft volledig de vorige

enkel in samenspraak met de verificateur

Een nieuwe uit- of inschrijving overschrijft de vorige bij hetzelfde stamnummer en dezelfde geldigheidsdatum

bij fout in geldigheidsdatum of stamnummer moet de vorige zending dus geannuleerd worden


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Wijzigingen nadien

Bij fouten in identificatiegegevens (identificatienummer, naam, geboortedatum, …)verwittig schoolbeheerteam om

toekomstige fouten in zendingen te vermijden

Bij foutieve gegevens over de inschrijvingsgegevens (financierbaarheid, godsdienstkeuze, …)verwittig verificateur

Uitzondering: aanvulling/wijziging leerlingenkenmerkenopleiding schoolsecretariaten 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

IV. Andere leerlingenzendingen

1) Eerste drie schooldagen2) GON-zending3) Problematische Afwezigheid4) Tucht5) Onderwijs aan huis6) Leerlingenstages7) Studiebewijzen8) Voltijds engagement


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Eerste drie schooldagen

Doel?leerplichtcontrole

Wanneer?uiterlijk de 13de schooldag

Welke gegevens?alle leerlingen die op minstens één van de drie eerste schooldagen zijn ingeschrevenaanwezigheden (met code bij afwezigheid) op de eerste drie schooldagen


ww

w.a

god

i.be

AgODi


Opgelet voor:na deze zending zijn de stamnummers in

ons systeem gekoppeld aan de identificatiegegevens

Terugzendingenfoutenrapport + inhoudelijk rapport

bekijk dit kritisch!eventuele fouten hierin kunnen

ervoor zorgen dat de leerlingen onnodig een waarschuwingsbrief krijgen


ww

w.a

god

i.be

AgODi



voorbeeld terugzending

ww

w.a

god

i.be

AgODi

GON-zending

Doel?extra uren GON voor de school toekennen

Wanneer?tussen 1 en 8 oktober

Welke scholen?alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden

Welke gegevens?identificatierecord van de leerlingen specifieke GON-informatie


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Problematische afwezigheid

Doel?in kaart brengen van de problematiekstudietoelage

Wanneer?onmiddellijk nadat de leerling 30 halve dagen problematische afwezigheid heeft bereikt (B-code + F-code + K-code)Slechts 1 zending per leerling per schooljaar


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Problematische afwezigheid

Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (datum 30ste B-code, leerplichtverantwoordelijke, … )zorgwekkend dossier


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Tucht

Doel?in kaart brengen van de problematiekindien nodig specifieke maatregelen

Wanneer?onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar! dit staat los van uitschrijving met reden tucht

Welke gegevens?identificatierecord van de leerling + specifieke

informatieopleiding schoolsecretariaten 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Onderwijs aan huis

Doel?toekennen van extra uren OAH

Wanneer?bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAHbij verlenging van OAH

Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Onderwijs aan huis

Wat bij correctie van de zending?

Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige

verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending

vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Onderwijs aan huis

Wat bij wijzigingen gedurende de periode?wijziging van het aantal uren OAH, de

soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep

corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt

nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Leerlingenstages

Doel?beleidsinformatie

Wanneer?tussen 15 en 31 mei

Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …)Minstens één van volgende drie codes:

paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Leerlingenstages

Welke scholen?Voltijds gewoon SOKSO, BSO, TSO (geen ASO)HBO verpleegkunde en Se-n-Se

Buitengewoon SOOV1: enkel stages met productief karakterOV2: leerlingen uit tweede faseOV3: leerlingen uit kwalificatiefaseOV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO,

TSO


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Studiebewijzen

Doel?studieverloop van leerling in kaart brengenverificatie van toelatingsvoorwaardenleer- en ervaringsdatabank

Wanneer?Op eender welk moment van het schooljaar

Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … )


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Studiebewijzen

Geldigheidsdatum 30/06/201331/01/2013 mogelijk voor HBO/Se-n-Seandere data voor modulaire studierichtingen toegestaan

meerdere zendingen voor één leerling mogelijk


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Studiebewijzen

Welke leerlingen opnemen?alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behaleneventueel “nog geen beslissing”lijst met anomalieën: te bekijken!

Latere aanvullingennieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorigeaanvulling na uitgestelde beslissing?steeds in samenspraak met

verificateur!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Voltijds engagement

Doel?in kaart brengen van voltijds engagement in het DBSO

Wanneer?telkens na een tellingsmomentbij uitschrijving van een leerling

Tellingsmomentenvrijdag voor kerstvakantievrijdag voor paasvakantie30 juni


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Voltijds engagement

Welke gegevens?aantal M- en K-codes van de leerling sinds het begin van het schooljaarook de codes die de leerling eventueel in een andere school behaalde!

Opgelet!het aantal M- en K-codes kan enkel stijgenjuiste tellingsdatum gebruiken


ww

w.a

god

i.be

AgODi

V. Discimus

1) Discimus Algemeen2) Discimus Inschrijvingen3) Discimus Afwezigheden


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus Algemeen

Doel van het projectCapaciteitsproblemenSteeds grotere vraag naar gegevensNood aan snelle beschikbaarheid

Welke gegevens?In- en uitschrijvingsgegevensAfwezigheden Basis- en secundair onderwijs


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus Algemeen

Relatie school – softwareleverancierMelden aan schoolbeheerteamMeerdere mogelijk

Planning2013-2014: afschaffen eerste leerlingenzendingenLater: studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, …


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus Inschrijvingen

3 niveaus


ww

w.a

god

i.be

AgODi


WebservicesCreëerGRPWijzigGRPAnnuleerGRPRaadpleegGRP

CreëerINSWijzigINSAnnuleerINSRaadpleegINS

CreëerINSADMWijzigINSADMAnnuleerINSADMRaadpleegINSADM


Opvolging nodig!

ww

w.a

god

i.be

AgODi


Dubbele inschrijvingenSinds mei 2012Overlap in InschrAdmgrWelke leerling, periode, andere schoolHuidig of volgend schooljaarRegelgevend toegestaan


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus Afwezigheden

RegistratieElke afwezigheidscodeBij invoer of wijziging van code in softwarepakket

RaadplegenEigen schoolOver scholen heen (bvb Z- of B-codes)

Start in 2012-2013 (test-jaar)


ww

w.a

god

i.be

AgODi

VI. Tot slot

IdentificatienummerTerugzendingen Samenwerken voor kwaliteit


School

SoftwareleverancierAgODi

ww

w.a

god

i.be

AgODi

VI. Tot slotomzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01

http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/contactgegevens verificatie en dossierbeheerder

http://www.agodi.be Adressen en contactgegevens

invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/Schooldirect: http://www.schooldirect.be/opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/

http://www.agodi.be/

http://ond.vlaanderen.be/edison/

http://ond.vlaanderen.be/edison/

http://www.schooldirect.be/

Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Documents

Transcript of Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten