In 4 stappen naar e factureren

Click here to load reader

download In 4 stappen naar e factureren

of 20

  • date post

    13-Feb-2017
  • Category

    Business

  • view

    310
  • download

    3

Embed Size (px)

Transcript of In 4 stappen naar e factureren

PowerPoint Presentation

E-factureren: hoe te beginnen

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.GoedemorgenWelkom in de webinar. Gehost door Simplerinvoicing en SIDNWE hebben rond de 8 gemeentes in de call. Verder adviseurs en een aantal andere geiniteresseerde. Welkom allemaal

Dit webinar doen wij als Simplerinvoicing omdat we zien dat er veel op jullie af gaat komen de komende periodeEn omdat we jullie wegwijs willen maken in dat geheelDit is een webinar van een uur. We ontvangen graag na de webinar jullie input over waar een volgende webinar over zou moeten gaanOp die manier kunnen we inspringen op jullie behoeftes.

Ik hoop dat het komende uur een inpirerend en informatief uur wordt waar jullie veel uit kunnen halen.Maar ik zal me eerst voorstellen.

1

Jaap Jan Nienhuis

Manager SimplerinvoicingSIDN sinds augustus 20153 jaar projectleider Simplerinvoicing bij Innopay

E: jaapjan.nienhuis@sidn.nlM: +31 6 15 06 32 10T: @jj_nienhuis

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.

Wat ik wil bereiken: massa adoptie van elektronisch facturerenIn consumenten leven gaat alles digitaal. Maar in bedrijfsleven nog alles op papier.Mijn grootste frustratie: weet u, als ik savonds achter de computer zit gaat alles makkelijk. Online is de norm. Als ik achter mijn bureau stap is de wereld heel anders. Papier, langzaam, ingewikkeld.Wat is mijn persoonlijke drive: het gemak die we gewend zijn in consumenten leven te brengen naar het bedrijfsleven.

Misschien afvragen: waarom een webinar?

Voorbeeld: TMZ

600 leveranciers

70.000 facturen per jaar

1 FTE financile afdeling

50% tekst / 50% beeld

Voeg een foto in:Verwijder de bestaande foto en klik op het icoon, om een foto in te voegen:

Zoek de gewenste foto en dubbelklik hierop.

Staat de afbeelding er niet goed in? Selecteer de foto, klik Format in het lint en selecteer Crop.

De afbeelding is nu te verschuiven, door met een linkermuisklik vast te houden op de afbeelding en de muis naar de gewenste richting te bewegen.

TEXT LEVELS

Plain text123Eerste bullet niveauTweede bullet niveau

4Titel

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Keten van verzorgingstehuizen in oost NL.

TMZ die van 5 naar 1 AP medewerker gaat en zo zoveel mgoelijk handen aan het bed kan realiseren

Anachron facturen credietverzekering direct afsluiten

E-verbinding die aan het nadenken is hoe ze facturen die goedgekeud zijn financierbiaar kunnen maken

3

EU richtlijn e-factureren vereist overheden & semi-overheden om e-facturen te vragen

Deadline oktober 2018

Vereist dat gemeentes e-facturen kunnen ontvangen en verwerken in Europese standaard

Standaard is een subset van UBL.Zal dicht bij SI-UBL subset liggen

1 ding is zeker: de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.

NL gaat verplichting voorbereiden door e-factureren af te dwingen in algemene voorwaarden

VNG zal in model inkoop-voorwaarden e-factuur vereisen (januari 2016)

Gemeentes + semi overheden worden sterk aanbevolen voor nieuwe contracten een e-factuur vragen (geen pdf)

Bestaande contracten moeten voor oktober 2018 over zijn1 ding is zeker: de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Boodschappen voor gemeenten:-Je kunt zeggen dat de VNG in de modelinkoopvoorwaarden (per 1 januari 2016) standaard zal vragen om een e-factuur.-Dat gemeenten deze de voorwaarden zsm moeten gaan overnemen om zo het e-facturen voor hun gemeente te regelen (opnemen in inkoopvoorwaarde is cruciaal).-dat ze dus zowel technisch de infrastructuur geregeld hebben en dat hun inkoopafdelingen al bij de contracten rekening houd met de e-factuur (niet als nog een papieren of pdf factuur vraagt). -verschil tussen e-factuur en de pdf-factuur daarbij benadrukken (gemeenten zitten wat mij betreft nog te veel op spoor van de pdf)-evt kun je aangegeven dat richtlijn elektronische facturatie bij overheidsopdrachten eist dat alle overheden in 2018 hun infrastructuur voor ontvangst van de e-factuur 100% geregeld hebben (= geen pdf).

5

Wat moet ik doen?

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Stappen om te beginnen met e-facturerenStap 1: Maak een visie

Stap 2: Kies een dienstverlener

Stap 3: Implementeer

Stap 4: Activeer

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.

Stap 1: maak een visie: de XML factuur heeft de meeste besparingspotentieel0,50 EUR1 EUR1,50 EUR1,50 EUR2,00 EUR4,00 EUR10,50 EUR/ factuur

0,50 EUR1,50 EUR3,00 EUR4,50 EUR6,50 EUR10,50 EUR10,50 EURAccordering Boeking & ControleVerrijking & RouteringValidatie & correctieOCRPostkamerKosten per factuur (VOORBEELD)

Papier

PDF in emailXML

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.

Als je meer wilt weten over de business case: neem contact met ons op8

Stap 1: maak een visie: moet gericht zijn op maximaliseren van XML, niet op PDF

Inkoop proces stroomlijnen

Onboarding strategie, kanalen, communicatie

Organisatie, personeel

Techniek, architectuur

# facturen# Tijd

UBLEmail + UBLEmail + PDF

Papier

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Stap 2: kies een dienstverlener: 3 soorten dienstverleners: thin en thickTransportTransportTransportOnboardingExtended services zoals Early Payment) OnboardingZelf doenZelf doen

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Standaard voor een e-factuur

+

Beveiligd protocol voor transport

+

Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid

Stap 2: kies een dienstverlener: open versus gesloten platformsEigen standaard

Iedereen aansluiten op platformOpen standaarden zoals UBL

Platform integreert met anderenGesloten dienstverlenersOpen dienstverleners

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Simplerinvoicing is geen platform. Het is een standaard die ht mogelijk maakt dat jullie softwarepakketten kunnen praten met de softwarepakketten van jullie leveranciers.

En die afspraken gaan over 3 dingen:

11

Standaard voor een e-factuur+Beveiligd protocol voor transport+Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheidLever-ancierGe-meente

Afspraken stelselERP / invoicingFinanciele Software

Stap 2: Simplerinvoicing is de standaard voor open platforms

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Simplerinvoicing is geen platform. Het is een standaard die ht mogelijk maakt dat jullie softwarepakketten kunnen praten met de softwarepakketten van jullie leveranciers.

En die afspraken gaan over 3 dingen:

12

Stap 3: ImplementeerLeverancierGemeenteFinanciele SoftwareOnline Boekhouding

Hoe komt een factuur vanuit een online boekhouding in de financile administratie van de verzender?

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Stap 3: ImplementeerLeverancierGemeenteFinanciele SoftwareOnline BoekhoudingEmail + UBL

Voorbeeld 1: middels een email + UBL formaat

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Stap 3: ImplementeerLeverancierGemeenteFinanciele SoftwareOnline BoekhoudingE-invoicing softwareUBLUBL

Voorbeeld 2: via een dienstverlener met een beveiligd kanaal met UBL formaat

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Stap 3: ImplementeerLeverancierGemeenteFinanciele SoftwareOnline Boekhouding

Voorbeeld 3: via de digipoort (alleen aan overheden)

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Stap 4: Activeer je leveranciers

Levert en focus op de top-20 leveranciers voldoende op?

Hoe adresseer ik de longtail?

Wat wordt de visie op email en OCR

Hoe ga ik mijn leveranciers onboarden?

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Doorbreek kip en ei probleem van adoptie

Ja hallo, regel eerst maar eens voldoende verzendersJa hallo, regel eerst maar eens voldoende ontvangers

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.Verzenders wachten op ontvangers.Ontvangers wachten op verzendersEn dat is begrijpelijkMaar wat nodig is is een nieuwe kijk en houding: namelijk een die zegt: e-factureren gaat gebeuren, en ik ga de lead nemen om het MKB ook te ontsluiten19

Jaap Jan Nienhuis

E: jaapjan.nienhuis@sidn.nlM: +31 6 15 06 32 10T: @jj_nienhuis

# e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis Simplerinvoicing. All rights reserved.