Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Elektronisch factureren, begin nu!

Arjeh van OijenPayment & Financial Supply Chain Solutions

TietoEnator Corporation

arjeh.van.oijen@tietoenator.com

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Overzicht presentatie.

• Introductie electronisch factureren & betalen

• Elektronisch factureren in Europa

• Elektronisch factureren in de praktijk

• Praktische lessen uit Skandinavië

• Misverstanden over elektronisch factureren

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Tieto…?

3

• Van oorsprong Fins ICT bedrijf met hoofdkantoor in Helsinki

• Vestigingen in 27 landen, 16.000 medewerkers

• Omzet 2007 : €1,7 miljard

• 150+ medewerkers in Nederland

• Europese marktleider op gebied van eInvoicing

• TietoEnator eInvoicing platform verwerkt meer dan 2 miljoen B2B/B2C berichten per dag

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

4

Elektronisch factureren & betalen.

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Factureren & betalen als onderdeel van Financial Supply Chain.

5

. Inkopen

. Bestellen

. Garanderen betaling

. Financieren

. Betalen

. Reconciliëren (betalingen)

. Claimen BTW

. Offereren

. Beoordelen kredietwaardigheid

. Financieren

. Verzekeren

. Factureren

. Reconciliëren (ontvangsten)

. Betalen BTW

Financial Supply Chain“Keten van activiteiten en bijbehorende gegevenstromen die betrokken zijn bij de financiële afhandeling van een transactie

tussen leverancier en afnemer”

Leverancier Afnemer

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Kosten facturerings- en betalingsproces.

Leverancier

• Creatie factuur• Distributie factuur € 2 - 5

Afnemer

• Vastlegging factuur• Verificatie factuur• Autorisatie factuur

€ 3 - 10

• Disputatie factuur • Disputatie factuur€ 11 - 30 € 11 - 30

• Verificatie betaling• Autorisatie betaling• Initiatie betaling

€ 4 - 10

Banks• Reconciliatie betaling• Disputatie betaling € 2 - 6

• Reconciliatie betaling• Disputatie betaling € 3 - 8

Totale kosten variëren tussen €14 en €99 (gemiddeld €30)

Bron : TietoEnator, gebaseerd op eigen onderzoek aangevuld met andere bronnen waaronder EACT, Billentis

• 13% van B2B facturen wordt gedisputeerd (Gartner / Equitant)• Kostenreductie van volledige automatisering kan oplopen tot 80% (EACT)• 30% van kostenbesparing (niet gedisputeerde) facturen in reconciliatie proces

Potentieel jaarlijkse kostenbesparing in Europa door electronische facturering is 238 miljard Euro (EACT)

6

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Penetratie eInvoicing in Europa beperkt, maar groeit snel.

Source : Billentis 2008

B2B eInvoicing (2008) . eInvoicing bestaat al 20 jaar!

. Voornamelijk gebaseerd op EDI (Edifact, gesloten netwerken) met interne software oplossingen

. Veelal beperkt tot grote organisaties in specifieke sectoren (bv. automotive, electronica)

. Europese penetratie < 5%, grote verschillen tussen landen

. Nieuwe generatie eInvoicing concepten gebaseerd op open technologiën en SaaS (Software-as-a-Service)

. Skandinavië loopt voorop met nieuwe generatie eInvoicing

. Sommige overheden accepteren nog alleen elektronische facturen (Denemarken, Zweden)

. Sterke belangstelling EC voor eInvoicing

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

eInvoicing sterk in belangstelling van Europese Commissie.

Belangrijke motieven voor EC voor stimuleren eInvoicing

EconomischeVerhoging productiviteit en verbetering concurrentie positie Europa

Sociaal maatschappelijkeVrijmaken van arbeidskrachten voor opvang van vergrijzing

Milieu en CO2 doestellingenReductie verbruik en transport papier

European Electronic Invoicing (EEI) Expert Group

•Aangesteld door EC in Oktober 2007•Taak EG is opstellen van EEI Framework (eind 2009)•Brede vertegenwoordiging in EG waaronder de publieke sector, het bedrijfsleven, consumenten, financiële sector en de ICT industrie•Voorzitter is Bo Harald, Executive Advisor van TietoEnator

8

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

9

eInvoicing in de praktijk.

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

eInvoicing in de praktijk (basis).

10

ERP

1. Export factuur gegevens vanuit ERP (in iDoc formaat)

2. Inloggen op eInvoicing platform

3. Opsturen van factuur bestand via browser

Archief

4. Validatie en opslag factuur gegevens

Internet portal

5. Routering en conversie naar Finvoice formaat

Secure e-mail

9. Versturen factuur bestand naar afnemer (secure e-mail)

10. Importeren factuur gegevens in ERP

Secure e-mail

Import

Leverancier Afnemer

ERP

eInvoicing Service Provider

Export

eInvoicing Service Provider

Archief

6. Uitwisseling factuur gegevens tussen eInvoicing Service Providers

8. Conversie naar Edifact formaat

7. Opslag factuur gegevens

iDoc

EdifactFinvoice

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Overzicht diensten eInvoicing Service Provider.

11

Gegevens uitwisseling

Scannen, digitaliseren & printen

Beveiliging

Gegevens validatie

Formaat conversies

Archievering & auditingProcess

management(zoals dispuut afhandeling)

Online toegang &Self service

Financiëlediensten

Informeren &rapporteren

Integratie overheid(bv. BTW)

Interoperabiliteit

Factuur

Order Betaling

DispuutTransport

Offerte Rekening afschrift

Bankgarantie

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

• Zowel leverancier als afnemer hebben geen nieuwe software nodig

• Geen aanpassingen in bestaande (ERP) systemen nodig

• Beperkte impact op bestaande operationele processen

• Geen grote investeringen, kosten gebaseerd op gebruik

• Korte implementatie trajecten met laag (afbreuk) risico

• Hergebruik van bestaande integratie tussen eInvoicing Service Providers (“bereik” is cruciaal voor succes)

Belangrijke voordelen SaaS model.

12

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

13

Succesvol implementeren van eInvoicing.

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Succesvol innoveren – Begin op tijd met kleine stappen.

“Hype” (te vroeg pieken)

“Paniek” (te laat starten)

“Evolutie” (begin op tijd, met kleine

stappen)14

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Praktische lessen uit Skandinavië.

• Bereidheid tot samenwerken zonder uitsluiting van partijen

• Standaardisatie geeft aanzienlijke voordelen, maar is niet voorwaardelijk

• Actieve rol overheid (initiatie, stimulering, promotie, adoptie)

• Aanbevolen aanpak

• Hanteer gefaseerde aanpak en hou doorlooptijd van iedere fase kort en overzichtelijk

• Begin eenvoudig en pragmatisch met zicht op incrementele uitbreiding

• Start met een beperkt aantal partijen (bv. binnen bepaalde sector) met voldoende management commitment

• Begin met proof-of-concept met duidelijke doelstellingen en verwachtingen

• Adoptie van SaaS model zorgt voor lagere investeringen, kortere implementatie trajecten en lagere (afbreuk) risico’s

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

16

Hardnekkige misverstanden over eInvoicing.

• Laat ik maar wachten tot alle standaarden gedefinieerd zijn…

• Mijn handelspartners zijn nog lang niet toe aan eInvoicing…

• Door de grote investeringen is dit niks voor mij als kleine organisatie…

• eInvoicing heeft veel te grote gevolgen voor mijn interne organisatie…

• Hiervoor moet ik grote wijzigingen aanbrengen in mijn IT systemen en infrastructuur…

• Met het huidige economische klimaat heeft het weinig zin om hier geld in te steken…

Wacht niet langer, begin nu!

Cop

yri

gh

t 2

00

8 T

ieto

En

ato

r C

orp

ora

tion

Thank you.

Arjeh van Oijen

TietoEnator CorporationPayment & Financial Supply Chain Solutionsarjeh.van.oijen@tietoenator.com