e-Factureren Moet Je Doen

3
Software Guide 08 | 09 | 55 Wat is e-factureren? E-factureren staat voor het digitaal verzenden van factuurgegevens tussen klant en leverancier. De factuur wordt op de conventionele manier geprint, in een envelop gedaan (met logo van de leverancier!) en per post verstuurd. De klant ontvangt de envelop, opent deze, interpreteert de factuur, voert de factuurgegevens in het eigen systeem in, laat deze rondgaan in de organisatie voor goedkeuring, voert de goed- keuring in het systeem in en hopelijk wordt hij voldaan. Deze vorm van berichtenverkeer is in de figuur weergegeven bij 1. De volgende stap in de evolutie is scanning. Hierbij wordt de factuur nog ‘ouderwets’ per post verstuurd, maar wordt hij door de ont- vanger gescand en als een elektronisch docu- ment (bijvoorbeeld in pdf-formaat) opgeslagen in het systeem. Velen zullen bekend zijn met Op- tical Character Reading (OCR). Hierbij wordt de fysieke factuur niet alleen elektronisch gemaakt, maar wordt ook een aantal velden op de factuur herkend en in de juiste velden van het systeem van de klant ingevuld (bijvoorbeeld naam leve- rancier en bedragen). Deze vorm van berichten- verkeer is in de figuur weergegeven bij 2. De volgende efficiencyslag is dat facturen, na- dat ze zijn aangemaakt in het facturatiesysteem van de leverancier, in een elektronisch formaat worden doorgestuurd naar een zogenaamde ‘hub’. Een hub heeft de functie van doorgeef- luik. In de hub worden de (factuur)berichten ont- vangen en doorgestuurd naar het elektronische adres van de bestemming (de klant). De klant kan het bericht elektronisch ontvangen en direct in zijn eigen systemen verwerken. Groot voordeel hiervan is dat de facturen door vooraf afspraken te maken over de lay-out van het bericht, zonder problemen aan de ontvangende kant kunnen worden verwerkt. Deze vorm van berichten- verkeer is in de figuur weergegeven bij 3. De nieuwste techniek, toepasbaar in de B2C- markt, is het direct koppelen van betaal- methoden aan de digitale factuur. Dan is de cirkel rond. Deze methodiek wordt beschreven onder ‘betaalmethoden’, verderop in dit artikel. Linksonder in het figuur is het verschil tussen een particuliere (B2C) en een zakelijke klant (B2B) af te lezen. Het is belangrijk naar de verschillende aspecten van e-factureren te kijken in deze twee verschillende typen markten. E-factureren aan zakelijke klanten In de B2B-wereld zal het digitaal ontvangen van facturen in meer of mindere mate bekend zijn. In de industrie- en handelssector is sinds jaar en dag elektronisch berichtenverkeer via EDI (Elec- tronisch Data Interchange) een feit. Het gaat dan om een 1-op-1-relatie tussen leverancier en klant. Het kenmerk van e-factureren is juist dat de leverancier hetzelfde bericht stuurt naar vele klanten (1 to many). De tussenliggende hub zorgt voor de onderlinge afspraken over formaat en content: de leverancier kiest een formaat en levert het op die manier aan bij de hub. De klant E-factureren moet je doen! E-factureren, het digitaal verzenden van facturen van leverancier naar klant, staat sterk in de belangstelling. Uit verschillende onderzoeken, onder andere de Factuur Monitor 2008 en de enquête van de VVCM, blijkt dat ruim 60% van de organisaties binnen drie jaar verwacht e-factureren te gaan invoeren. E-factureren past in het per- manent streven van organisaties naar het verbeteren van de operational excellence. Naast deze intern gedreven belangstelling is ook het commercieel management geïnteresseerd in e-factureren, simpelweg omdat klanten ernaar vragen of er zelfs door aangetrokken kunnen worden. De overheid zet ook zwaar in op dit thema met de benoeming van Marco Pastors als ambassadeur e-factureren (zie elders in dit num- mer). Reden om stil te staan bij de inhoudelijke aspecten van deze nieuwe trend. Elektronisch factureren

description

AcceptEmail voorziet in een elektronische versie van de bekende acceptgiro, maar dan in elektronischformaat in een e-mail. Betalen kan direct via iDeal, dat is verbonden met het elektronisch bankierenpakket van de bank van de klant. Dit product is uitstekend geschikt voor frequente betalingen in de B2C-markt. Denk aan verzekeringen, nutsvoorzieningen, abonnementen, internetaankopen, giften aan liefdadigheidsinstellingenetc. Het voordeel zit vooral in het beheervan de facturen via de e-mail, een medium dat de meeste particuliere klanten inmiddels dagelijks gebruiken.

Transcript of e-Factureren Moet Je Doen

Page 1: e-Factureren Moet Je Doen

Software Guide 08 | 09 | 55

Wat is e-factureren?

E-factureren staat voor het digitaal verzenden

van factuurgegevens tussen klant en leverancier.

De factuur wordt op de conventionele manier

geprint, in een envelop gedaan (met logo van

de leverancier!) en per post verstuurd. De klant

ontvangt de envelop, opent deze, interpreteert

de factuur, voert de factuurgegevens in het

eigen systeem in, laat deze rondgaan in de

organisatie voor goedkeuring, voert de goed-

keuring in het systeem in en hopelijk wordt hij

voldaan. Deze vorm van berichtenverkeer is in

de figuur weergegeven bij 1.

De volgende stap in de evolutie is scanning.

Hierbij wordt de factuur nog ‘ouderwets’ per

post verstuurd, maar wordt hij door de ont-

vanger gescand en als een elektronisch docu-

ment (bijvoorbeeld in pdf-formaat) opgeslagen

in het systeem. Velen zullen bekend zijn met Op-

tical Character Reading (OCR). Hierbij wordt de

fysieke factuur niet alleen elektronisch gemaakt,

maar wordt ook een aantal velden op de factuur

herkend en in de juiste velden van het systeem

van de klant ingevuld (bijvoorbeeld naam leve-

rancier en bedragen). Deze vorm van berichten-

verkeer is in de figuur weergegeven bij 2.

De volgende efficiencyslag is dat facturen, na-

dat ze zijn aangemaakt in het facturatiesysteem

van de leverancier, in een elektronisch formaat

worden doorgestuurd naar een zogenaamde

‘hub’. Een hub heeft de functie van doorgeef-

luik. In de hub worden de (factuur)berichten ont-

vangen en doorgestuurd naar het elektronische

adres van de bestemming (de klant). De klant kan

het bericht elektronisch ontvangen en direct in

zijn eigen systemen verwerken. Groot voordeel

hiervan is dat de facturen door vooraf afspraken

te maken over de lay-out van het bericht, zonder

problemen aan de ontvangende kant kunnen

worden verwerkt. Deze vorm van berichten-

verkeer is in de figuur weergegeven bij 3.

De nieuwste techniek, toepasbaar in de B2C-

markt, is het direct koppelen van betaal-

methoden aan de digitale factuur. Dan is de

cirkel rond. Deze methodiek wordt beschreven

onder ‘betaalmethoden’, verderop in dit artikel.

Linksonder in het figuur is het verschil tussen een

particuliere (B2C) en een zakelijke klant (B2B) af

te lezen. Het is belangrijk naar de verschillende

aspecten van e-factureren te kijken in deze twee

verschillende typen markten.

E-factureren aan zakelijke klanten

In de B2B-wereld zal het digitaal ontvangen van

facturen in meer of mindere mate bekend zijn.

In de industrie- en handelssector is sinds jaar en

dag elektronisch berichtenverkeer via EDI (Elec-

tronisch Data Interchange) een feit. Het gaat

dan om een 1-op-1-relatie tussen leverancier

en klant. Het kenmerk van e-factureren is juist

dat de leverancier hetzelfde bericht stuurt naar

vele klanten (1 to many). De tussenliggende hub

zorgt voor de onderlinge afspraken over formaat

en content: de leverancier kiest een formaat en

levert het op die manier aan bij de hub. De klant

E-factureren moet je doen!E-factureren, het digitaal verzenden van facturen van leverancier naar klant, staat

sterk in de belangstelling. Uit verschillende onderzoeken, onder andere de Factuur

Monitor 2008 en de enquête van de VVCM, blijkt dat ruim 60% van de organisaties

binnen drie jaar verwacht e-factureren te gaan invoeren. E-factureren past in het per-

manent streven van organisaties naar het verbeteren van de operational excellence.

Naast deze intern gedreven belangstelling is ook het commercieel management

geïnteresseerd in e-factureren, simpelweg omdat klanten ernaar vragen of er zelfs

door aangetrokken kunnen worden. De overheid zet ook zwaar in op dit thema met

de benoeming van Marco Pastors als ambassadeur e-factureren (zie elders in dit num-

mer). Reden om stil te staan bij de inhoudelijke aspecten van deze nieuwe trend.

Elektro

nischfactureren

Page 2: e-Factureren Moet Je Doen

56 | Software Guide 08 | 09

kiest zijn formaat en krijgt het op die manier aan-

geleverd door de hub.

In de B2B-markt zijn klanten soms al met hubs

verbonden. Hubs hebben onderling afspraken

over het gebruiken van elkaars diensten. Deze

zijn te vergelijken met de roaming-afspraken

die in de telecom gebruikelijk zijn. Hierdoor is

het voor een partij niet nodig om met meerdere

hubs verbonden te zijn, maar volstaat een con-

nectie met één hub, die vervolgens de berichten

doorgeeft aan andere hubs, die er op hun beurt

weer voor zorgen dat de berichten op de juiste

plek terechtkomen.

Wanneer de leverancier besluit om met een ser-

vice provider (hub) in zee te gaan, kunnen klan-

ten kiezen in welk formaat zij de factuur wensen

te ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld door op het

portaal van de leverancier een service in te rich-

ten waar (elektronische) adresgegevens en ge-

wenst formaat (pdf, csv, xml of toch nog gewoon

via de post) kunnen worden achtergelaten. De

service provider kan in deze functionaliteit voor-

zien in de ´look and feel´ van de website van de

leverancier. De mate van ontwikkeling van de

klant zal bepalen of hij ervoor kiest de factuur

fysiek te ontvangen of dat hij een elektronisch

bericht direct in zijn crediteurenadministratie

verwerkt.

Betalingen in de B2B-markt vinden vervolgens

op de reguliere manier plaats. Als de B2B- klant

een klein-zakelijke klant is, zal hij zich voor wat

betreft de betaalmechanismen als een particu-

lier gedragen.

E-factureren aan particuliere klanten

In de B2C-markt wordt van hetzelfde mechanisme

gebruikgemaakt als hierboven beschreven. Hier

geldt echter dat het verzamelen van de klant-

informatie die voor e-factureren relevant is, een

behoorlijke (permanente) klus is. Denk aan infor-

matievragen als ‘in welk formaat wilt u de factuur

ontvangen’ en ‘wat is uw e-mailadres’. Deze in-

formatie moet constant up-to-date zijn. En zo-

als we allemaal weten, veranderen particulieren

nogal eens van e-mailaccount.

De organisatie kan ervoor kiezen dit zelf te doen

of het uit te besteden aan de service provider.

Ondanks dat het een hele klus is, biedt het meer

voordelen. Denk aan de mogelijkheden voor

up- en cross-selling wanneer het e-mailadres van

de klant bekend is. Klanten in de B2C-markt die

facturen elektronisch wensen te ontvangen, zul-

len ook elektronisch willen betalen. Hiervoor zijn

verschillende producten in de markt, waarvan

een aantal hierna nader wordt toegelicht.

Service providers

Om e-factureren te realiseren is een infrastruc-

tuur nodig die aansluit op het facturatiesysteem

van de leverancier. Het is mogelijk hier zelf in

te investeren, maar het ligt meer voor de hand

om gebruik te maken van één van de service

providers. In het algemeen voorzien zij in hub-

diensten en zorgen zij er ook voor dat de leve-

ranciers technisch gezien worden aangesloten.

Zij kunnen berichten ontvangen en versturen in

de gangbare formaten en leveren in die zin een

´total billing solution´. Verder zorgen zij ook voor

de afspraken met de klanten over het formaat

van de berichten (B2B). In het geval van B2C zal

de leverancier vaak de content dicteren van het

uitgaande bericht.

Service providers bieden:

klanten ´aan te haken´.

Service providers op de Nederlandse markt ko-

men voort uit de IT (Logica, Tietoenator), uit de

bankwereld (Billington), uit de telecom (Certi-

post) of uit de logistieke wereld (TNT). Daarnaast

zijn er service providers zoals Anachron die uit

eigen beweging zijn gegroeid. De verwachting

is dat de service providers in de toekomst zullen

consolideren om op die manier ‘economies of

scale’ te realiseren.

Betaalmethoden

Wanneer de factuur elektronisch binnenkomt bij

een particuliere of klein-zakelijke klant, ligt het

voor de hand ook de betaling elektronisch uit te

voeren. Meestal zal de klant gebruikmaken van

elektronisch bankieren zoals dit door zijn huis-

bank wordt aangeleverd. Inmiddels zijn er ver-

schillende producten op de markt die dit proces

vereenvoudigen. Voorbeelden:

AcceptEmail

Dit product voorziet in een elektronische versie

van de bekende acceptgiro, maar dan in elek-

tronisch formaat in een e-mail. Betalen kan direct

via iDeal, dat is verbonden met het elektronisch

bankierenpakket van de bank van de klant. Dit

product is uitstekend geschikt voor frequente

betalingen in de B2C-markt. Denk aan verze-

keringen, nutsvoorzieningen, abonnementen,

internetaankopen, giften aan liefdadigheidsin-

stellingen etc. Het voordeel zit vooral in het be-

heer van de facturen via de e-mail, een medium

dat de meeste particuliere klanten inmiddels

dagelijks gebruiken.

Digitale nota

Dit product zorgt voor een elektronische versie

van de factuur in het bankpakket van de klant.

Wanneer de factuur in het pakket is gepresen-

teerd, kan de betaling elektronisch worden af-

gehandeld. De klant moet zich wel éénmalig be-

kendmaken bij de leverancier en de ontvangst

van digitale nota’s autoriseren. Bij eenmalige of

niet-frequente factuurstromen zal de klant hier-

toe niet geneigd zijn.

Betalen via webportals

Dit is een bekende manier van betalen. Het

hele order-to-cash-proces vindt plaats in inter-

• definitie van het berichtenverkeer;

het verzamelen en beheren van voor elek-

tronisch berichtenverkeer relevante klant-

gegevens;

het verzenden van de berichten in de ge-

wenste formaten (csv, pdf, xml etc maar ook

papier);

rapportages;

eventuele ondersteunende programma´s om

Het gaat er niet om of u aan e-factureren begint,

maar wanneer u eraan begint.

Ele

ktro

nisc

hfa

ctur

eren

Page 3: e-Factureren Moet Je Doen

Software Guide 08 | 09 | 57

actie met de webportal. De klant identificeert

zich, kiest zijn producten uit een catalogus, gaat

naar zijn boodschappenmand, krijgt zijn factuur

gepresenteerd, kiest zijn betaalmethode en re-

kent af (vooraf of achteraf). De betaalprocedure

wordt meestal ondersteund door een zoge-

naamde PSP (payment service provider en soms

ook door een kredietinformatiebureau voor een

online creditcheck). Voor bepaalde producten

en diensten is deze wijze van zakendoen zeer

geschikt en efficiënt.

Mobiel pinnen en chippen

Voor leveringen aan huis kan de monteur of

chauffeur worden uitgerust met apparatuur om

de factuur te printen/presenteren en elektronisch

naar de klant te versturen om vervolgens direct

de betaling af te handelen via pin of chip. De

investering is gering en is meestal gebaseerd op

éénmalige aanschaf van het pinapparaat en een

maandelijks abonnement. De service provider

van de pinapparatuur zorgt voor afhandeling

van de betaling. U heeft uw geld dezelfde dag

binnen.

Randvoorwaarden

Om e-factureren succesvol toe te passen gelden

de volgende randvoorwaarden:

Toekomstverwachtingen

Uitgaande van de resultaten van het onderzoek

van Factuur Monitor 2008 en de stimulans van

de overheid zal e-factureren zonder twijfel een

enorme vlucht nemen in de komende jaren. De

ontwikkeling van de service providers zal daarbij

niet achterblijven. De markt zal sterk consoli-

deren en zich beperken tot een aantal grote aan-

bieders. Het ligt voor de hand om, als de plat-

forms eenmaal in gebruik zijn, de infrastructuur

ook te gebruiken voor andere typen berichten

tussen zakelijke partners. Denk bijvoorbeeld aan

inkooporders, werkopdrachten etc. Dezelfde

service providers maken dan gebruik van hun

infrastructuur met zakelijke partners om meer

berichten te verwerken. E-factureren speelt dus

een voortrekkersrol in het digitale berichtenver-

keer tussen zakelijke partners in de toekomst.

Het gaat er niet om of u aan e-factureren begint,

maar wanneer u eraan begint. Wellicht ‘dwingt’

een van uw grote klanten u wel binnenkort. En

als het dan toch moet, wacht er dan niet te lang

mee!

Over de auteurs

Cees-Willem van Rooij is partner bij Tacstone

La Rive en Tacstone Solutions. Hij adviseert

het management van (inter)nationale be-

drijven over het verbeteren van bedrijfspro-

cessen door zinvolle ICT-investeringen.

Janpieter Koning is partner bij Tacstone La

Rive alsmede bij X-PACT. Hij richt zich op

advies inzake de optimalisatie van credit ma-

nagement in grote organisaties, alsmede in

het eventueel outsourcen hiervan.

Eveliene de Jager is directeur van More

Credible. Zij ondersteunt organisaties bij het

realiseren van projecten met een sterke ICT-

component die de processen binnen order-

to-cash verbeteren.

Een goede communicatie naar zakelijke en

particuliere klanten is essentieel voor de ac-

ceptatie van elektronisch factureren. Het moet

minimaal inzichtelijk zijn wat zij eraan hebben/

verdienen.

Zorg voor voldoende en juiste e-mailadressen

en onderhoud daarop. Vooral bij B2C is dit

essentieel. Sommige service providers bieden

hiervoor programma’s. Ook kunnen e-mail-

adressen worden gekocht.

Een multi-channel- en multi-format-strategie

bieden de beste mogelijkheden om op korte

termijn rendement te realiseren. De keuze

voor een Total Billing Solution voorziet hierin.

Pas processen alleen aan als dat niet anders

kan vanwege e-factureren (e-factureren is een

instrument, een middel; geen doel op zich).

Het is van essentieel belang dat gegevens

goed gestructureerd en accuraat worden

aangeleverd, verwerkt en opgeslagen. Zeker

als er van een derde partij gebruik wordt ge-

maakt.

De implementatierisico’s worden beperkt

wanneer eerst voorzien wordt in het gereed-

maken van de benodigde infrastructuur, deze

in pilots wordt getest en vervolgens bij vol-

doende robuustheid verder wordt uitgerold

naar grotere aantallen klanten.

‘Sponsorship’ binnen de organisatie is

noodzakelijk voor de invoering van het imple-

mentatieproject en zal de doorlooptijd ver-

korten.

Laat u adviseren door mensen met kennis

van zaken. De ontwikkelingen gaan snel, de

service providers zijn ervaren. Het gaat te ver

om in dit artikel de juiste projectaanpak te

beschrijven, maar laat u zich begeleiden door

goede onafhankelijke adviseurs om e-facture-

ren succesvol te implementeren.

Elektro

nischfactureren