Juridische aspecten van elektronisch archiveren

Click here to load reader

  • date post

    08-May-2015
  • Category

    Business

  • view

    1.344
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Juridische aspecten van elektronisch archiveren

  • 1.Juridische aspecten van elektronisch archiveren RICOH | Open Doors | 11 & 13 oktober 2011Nederlandstalige versieVersion FranaiseJohan VandendriesscheFranois Coppens AdvocaatAvocat et Chercheur au CRIDS

2. Voorstelling Johan Vandendriessche Advocaat gespecialiseerd in ICT-recht, ICT-contracten, compliance, privacy en verwerking van persoonsgegevens Gastdocent EHSAL Management School Antwerp Management School Solvay Business School of Economics & Management Lid redactiecomit Praktijkboek Recht & Internet Bestendig Handboek Verbintenissenrecht Digital Evidence and Electronic Signature Law Review 3. Inleiding waarom archiveren ? Juridische beweegredenen Wettelijke verplichting EN / OF Uit voorzorg (om bewijzen te bewaren) Praktische of organisatorische beweegredenen Informatiebeheer (binnen de onderneming) Toegang tot de informatie faciliteren 4. Juridische uitdagingen bij elektronische archivering Archiveringsplicht Wordt de archiveringsplicht correct nageleefd bij gebruik van een systeem voor elektronische archivering ? Archivering voor het doeleinde van bewaring van bewijs Hebben de elektronische gearchiveerde documenten dezelfde bewijswaarde als de oorspronkelijke (papieren) documenten ? 5. Deel 1Archivering : een verplichting 6. Typologie van de archiveringsplicht Per rechtsdomein (algemene verplichtingen) Fiscaal recht, vennootschapsrecht, arbeidsrecht ... Per sector Publieke sector, banken en verzekeringsondernemingen, advocaten, artsen, ziekenhuizen ... Per type van document Facturen, medisch dossier, boekhoudkundige documenten ...Deze regels worden cumulatief toegepast, soms zelfs opeenzelfde document 7. Inhoud van de archiveringsplicht Bewaringsduur 5 jaar, 7 jaar, 30 jaar, ... Berekeningswijze Startpunt, schorsing, stuiting, Aard van de te bewaren documenten Origineel, kopie, origineel of kopie, onbepaald ... Plaats van bewaring In de EU, in Belgi, in een welbepaalde plaats (ziekenhuis) ... 8. Juridische risicos Mogelijke sancties bij niet-naleving van dearchiveringsplicht Strafrechtelijke sancties Administratieve sancties Disciplinaire sancties Aanslag van ambtswege Intrekking van een vergunning 9. Wat met elektronische archivering? Mag ik mijn wettelijke archiveringsplicht voldoen met eensysteem van elektronische archivering? (Nog) geen algemene regel die dit op algemene wijze toelaat Er zijn specifieke regels in bepaalde sectoren met betrekking tot elektronische archivering Soms verbiedt de formulering van de verplichting het gebruik van elektronische archivering (b.v.: het origineel document wordt vereist) Meestal is het antwoord onzeker 10. Besluit inzake de archiveringsplicht Zeer moeilijk en complex om een precies overzicht tecreren van de archiveringsplicht van een onderneming Elektronische archivering is meestal onzeker (bijgebreke aan een algemene wet) MAAR: het bovenstaande verhindert nooit dat elektronische archivering wordt benut naast de normalearchivering (b.v. met het oog op het stroomlijnen van processen of het realiseren van efficintiewinst) 11. Deel 2Archivering als voorzorgsmaatregel 12. Enkele principes Het rechtssysteem geeft voorrang aan het geschrift Hij die beweert, moet bewijzen Juridisch bewijs wetenschappelijk bewijs Risico: het verlies van een procedure bij gebreke aan bewijs 13. Impact op de duur van de bewaring Verjaringstermijn = Duur gedurende dewelke een vorderingkan worden ingesteld Belang van bewaring van bewijsmateriaal tot aan het eindevan de verjaringstermijn van elke rechtsvordering Verschillende termijnen, al naargelang de aard van het recht(5, 10, 30 jaar) Mogelijke bruikbaarheid na verstrijken van de bewaarplicht ende verjaringstermijn Noodzaak van een risicoanalyse 14. Bewijsrecht: basisconcepten Toelaatbaarheid: welke bewijsmiddelen zijn toelaatbaar? Enkel het geschrift is toelaatbaar als bewijs van bepaalde verbintenissen Bewijskracht: de wet kent meer waarde toe aanbepaalde bewijsmiddelen Geschreven bewijs > getuigenbewijs Bewijswaarde: impact van het bewijs op debeslissing/overtuiging van de rechter Hangt af van de beoordeling van de rechter 15. Origineel vs Kopie Wat is een origineel / kopie? Kopie heeft nooit dezelfde waarde als een origineel(ondertekend contract) Indien een ondertekend contract wordt vereist, dan is een kopie nooit afdoende bewijs Kopie kan altijd betwist worden door de eis van de voorlegging van het origineel Kopie heeft toch enigszins waarde: Kopien worden zelden betwist in de praktijk Begin van bewijs door geschrift 16. B2B vs B2C Tussen handelaar: Soepel bewijsregime Geschreven bewijs wordt niet vereist Ten aanzien van niet-handelaars Geschil met waarde > 375 = verplicht bewijs door onderhandse akte (ondertekende overeenkomst) Een kopie kan steeds betwist worden Bewijsovereenkomsten? Steeds mogelijk Beperkingen ten aanzien van consumenten 17. Wat met elektronische archivering? Gescand document = kopie Gebruikte techniek heeft geen enkele impact op deze kwalificatie (ISO) certificatie van proces heeft geen impact op deze kwalificatie Gebruikte opslagtechniek heeft geen impact op deze kwalificatie Geen algemene regel die toelaat kopien te assimilerenmet originelen Sectorale uitzonderingen (b.v. banken enverzekeringsondernemingen) 18. Bewijswaarde elektronisch archief Overtuigingskracht ten aanzien van de rechter is essentieel(kwaliteit van het proces): Integriteit Leesbaarheid Herkomst, traceerbaarheid Bijkomende informatie / processen kunnen een(psychologische) impact hebben: Technische specificaties Certificatie Metadata 19. Besluiten en praktische richtlijnen Vereisten van een efficinte archiveringspolitiek: Inventaris van archiveringsplichten Complexe materie / uiteenlopende wettelijke bepalingen Elektronische archivering heeft geen eigen wettelijk kader Risicoanalyse bij digitalisering / vernietiging originelen Elektronische archivering heeft praktische / organisatorischevoordelen Fysieke archivering blijft (minstens gedeeltelijk noodzakelijk) Kosten/baten-afweging van de analyse Volledige parallelle archieven zijn meestal kostefficinter voor KMOs Analyse inzake digitalisering/vernietiging kan voordeliger zijn voor grote ondernemingen 20. Dank u voor uw aandacht. Vragen of opmerkingen?Franois CoppensAvocatPlace du Champ de Mars, 21050 BruxellesTel +32 (0) 2 289 64 64Fax +32 (0) 2 503 48 58Gsm +32 (0) 499 40 99 90francois.coppens@dewolf-law.bewww.dewolf-law.be