De gebruiker centraal

De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid

Michiel HazenManagement consultantmichiel.hazen@ordina.nlOrdina Public Management Consulting

Agenda

- Wat gaat er vaak mis bij document management projecten?

- Wat zijn daar de oorzaken van?

- Wat zijn mogelijke oplossingen?

Bron: http://www.flickr.com/photos/erikvanhannen/537167308/

Bron: http://www.flickr.com/photos/snwbeast/527920584/

Bron: http://www.myconfinedspace.com/2009/03/27/print-screen/

Wat is het probleem? - Samenvattend

Document management projecten:

- Duren vaak lang

- Kosten vaak veel geld

- Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt

Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend

Wat zijn oorzaken?

- Opdrachtgeverschap & governance

- Welke informatie & taal van de organisatie

- Snelheid & doorlooptijd

- ICT-focus

- Tool-focus→ Toegevoegde waarde primaire proces?

Bron: http://www.flickr.com/photos/paloalto/3038701605/

Wat zijn oplossingen?

Om een project tot een succes te maken:

- Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd

- Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn

- Heb je flexibele en schaalbare tools nodig

- Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken

- Staan gebruikers centraal

Microsoft SharePoint-platform

SharePoint biedt:

- Flexibiliteit

- Schaalbaarheid

- Gebruikersvriendelijkheid

BISamenwerken

Zoeken

PortalFormuliere

nPlatformServices

ContentManagement

Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat

Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint

Scenario Kenmerken

Alleen SharePoint • Standaard• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• Basale workflow• Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering

SharePoint icm 3rd party of maatwerk

• 3rd party of maatwerk• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• Krachtig ontwikkelplatform• Veel sector-specifieke en generieke oplossingen

SharePoint als presentatielaag

• SharePoint als presentatielaag• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• ‘Best of both worlds’• Hoogwaardige ECM-oplossingen

SharePoint ‘uit de doos’

Voorbeeld van standaard workflow

SharePoint en NEN2082

- NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering:

– “NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur”

– Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software

- Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2

- Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008)

- In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)

Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom

- Fasegewijze implementatie digitaal werken

- Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn

Uitdagingen:- Post ontvangen op

verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord)

- Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar

- Dossiervorming

SharePoint met 3rd party oplossingen

SharePoint met ECM

- Local heroes: – Decos– BCT Corsa– Circle Verseon

- ‘Grote’ spelers– Filenet– Open Text– EMC

- Specifiek voor SharePoint– Meridio (van Autonomy)

Integratie van content tussen Livelink en SharePoint

Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink

Samenvattend

- Focus op toegevoegde waarde primaire proces

- Implementatie van Document management is geen technologie project

- Governance

- Focus op gebruikers

Bedankt voor uw aandacht

Vragen?

Michiel HazenOrdina Public Management Consultingmichiel.hazen@ordina.nl06-30323157

Mensen maken

het Nieuwe Werken