Deel A | Voorwoord...Document Management per gebruiker anders van vorm zijn. Voordat...

Deel A | Voorwoord

Deel A | Voorwoord

‘Beschrijving van een systeem voor

documentmanagement gericht op de AEC-markt’

verslag voor T9 project aan de TU/e

Oktober / November 2002

Onderzoeker:

Ing. L.A.H.M. v. Berlo

Deel A | Voorwoord

VOORWOORD Dit verslag is geschreven in het kader van het T9-project (voorbereiding afstuderen). De afstudeerdifferentiatie waarvoor gekozen is, is bouwinformatica. Het verslag beschrijft wat AutoManager Meridian 2002 is en waarvoor het wordt gebruikt. Ook gaat het in op de wensen van documentmanagement in de bouwsector (AEC-markt). Tenslotte geeft het een beschrijving van een ‘Business Logic Extension’ voor de AEC-markt. Het verslag van dit onderzoek kan vooral gebruikt worden door MacroCAD en Cyco Software voor de ontwikkeling van een zogenaamde ‘Business Logic Extension’ voor de AEC-markt. Het verslag is opgebouwd uit twee delen. Een ‘analyse’ en een ‘beschrijving’. Het eerste deel geeft de uitkomsten van een analyse naar AutoManager Meridian 2002, het gebruik van Business Logic Extensions, het gebruik van een speciaal opgezet systeem bij T&E te Maarssen en de eisen van documentmanagement in de AEC-markt. Het tweede deel beschrijft de werking van een Business Logic Extension voor de AEC-markt zoals die volgens de analyse zou moeten werken. Zonder de steun van de medewerkers van T&E te Maarsen, Cyco Software te Rijswijk en de Technische Universiteit Eindhoven, zou dit onderzoek niet tot stand zijn gekomen, bij deze onze dank aan hen allen. Speciale dank gaat uit naar Prof. Dr. Ir. B. de Vries (begeleider van dit project), ir. S. Buma (systeembeheerder TU/e), dhr. A. Verdan (coördinator voor ontwikkeling van AMM bij T&E) en dhr. R. Verzuu (area manager Cyco Software). Tot slot bedanken we alle niet met name genoemde personen die door hun vaak spontane inbreng een aandeel hebben gehad in de totstandkoming van zowel dit verslag als het onderzoek. Léon van Berlo

Deel A | Samenvatting

SAMENVATTING Een bouwproject bestaat uit onnoembaar veel onderdelen. Elk van deze onderdelen moet beschreven worden. Zowel in woord als beeld (tekeningen). Bij elk project ontstaat dus een unieke berg aan documenten. Tijdens het bouwproces is het beheren van deze berg documenten een hels karwei. Wijzigingen die gevolgen hebben voor meer dan één document. Maar voor welke documenten dan precies wel? en voor welke niet? Dit verslag heeft als doel om de behoeftes van de AEC-sector ten aanzien van het beheren van deze documenten in kaart te brengen en een systeembeschrijving te geven voor een applicatie die voldoet aan deze behoeftes. Engineering Document Management (EDM) is het proces van beheren van documenten in hun levenscyclus. Van intentie tot een start, via creatie, opslag en distributie, tot aan archivering en vernietiging. AutoManager Meridian 2002 (AMM) is een basispakket voor EDM wat voor elke Engineering sector ongeveer 80% van de behoeften draagt. Elke sector (Assetmanagement, Mechanical, AEC, enz..) heeft daarnaast haar eigen specifieke behoeften. Cyco Software probeert die behoeften op te vangen door het ontwikkelen van een marktspecifieke extensie, BLE (Business Logic Extension) genaamd. Binnen T&E Consult te Maarssen is AMM de opvolger van Automager Workflow. Het programma beheert bij T&E Consult alleen de AutoCad tekeningen. Voor T&E is het grote verschil tussen AMM en Workflow dat AMM de historie van de tekeningen bewaart. Het is dus mogelijk om terug in de tijd te gaan om vorige versies van tekeningen te bekijken. Ook de zoekfunctie werd in Workflow al veel gebruikt, en is nu in AMM ook een belangrijk punt. In de Architectural, Engineering en Construction-sector (AEC) zijn diverse AutoCAD applicaties zeer populair en al jaren ingeburgerd. Ook is de AEC erg traditioneel en stapt men niet zo snel over op ander systemen als men bepaalde methoden gewend is. Een documentmanagement-systeem moet rekening houden met deze factoren. Het is dus verstandig om een EDM systeem te


ontwikkelen dat niet alleen een koppeling onderhoud met ‘kaal’ AutoCAD (zoals AMM nu al doet), maar ook mogelijkheden bied om te werken met applicaties als Alfa, Delta-pi, Gba, enz… De werking van de BLE voor de AEC is volledig beschreven. Een visuele uitwerking vindt u hieronder:

Hieronder wordt een overzicht gegeven van welke elementen toegevoegd moeten worden aan AMM om te komen tot het systeem zoals beschreven in hoofdstuk 6:


- De geschikte rolen en privileges moeten aangemaakt worden

- De geschikte kluisstructuur moet aangemaakt worden - De kluis moet ‘Alleen lezen’ worden en er moeten

automatisch workarea’s aangemaakt worden bij opstarten nieuwe projecten.

- De juist navigatieviews moeten aangemaakt worden - De eigenschappen van projecten moeten uitgebreid

worden. - De eigenschappen van documenten moeten uitgebreid

worden - Er moet een mogelijkheid komen om te werken met

projectpartners (en templates van vaste partners) - Het systeem moet kunnen werken met filteropties voor

bestandsformaten. Alleen indien een bestand in de juiste versie van een programma is opgeslagen kan het in het systeem verwerkt worden. Op die manier komen er geen bestanden in het systeem die niet geopend kunnen worden door één of meerdere projectpartners.

- Een ‘aftekensysteem’ moet mogelijk zijn waarbij projectmanagers een tekening goedkeuren en vrijgeven voor verdere verwerking. Dit aftekenen moet gebeuren met een wachtwoord.

- Het systeem moet een selectiemogelijkheid bevatten voor documenten.

- Het systeem moet selecties van documenten eenvoudig kunnen versturen naar diverse media.

- Er moet eenvoudig een automatische tekeningenlijst/documentenlijst te genereren zijn.

- Koppelingen met bestaande applicaties op AutoCAD gericht op de AEC markt dienen makkelijk geïmplementeerd te kunnen worden.

- 3D Object Georiënteerd Modelleren moet ondersteund kunnen worden.

- De backupmogelijkheden dienen uitgebreider opgezet te worden.

Deel A | Inhoud

INHOUD

Samenvatting

Inhoud

Doelstelling en projectafbakening----------------------------------------------- 3

Uitgangspunten--------------------------------------------------------------- 3

Probleemstelling -------------------------------------------------------------- 3

Doelstelling -------------------------------------------------------------------- 3

Afbakening -------------------------------------------------------------------- 4

Begrippen ---------------------------------------------------------------------------------- 5

Deel A ---------------------------------------------------------------------------------------- 7

1 Wat is EDM en AM Meridian-------------------------------------------------- 9

2 Wat zijn BLE -----------------------------------------------------------------------11

3 AMM in dit onderzoek----------------------------------------------------------13

3.1 Installatie-----------------------------------------------------------13

3.2 Helpfunctie---------------------------------------------------------13

4 Analyse T&E Consult ----------------------------------------------------------15

5 Wensen vanuit AEC voor BLE ---------------------------------------------17

5.1 Multidisciplinair----------------------------------------------------17

5.2 Traditie -------------------------------------------------------------17

5.3 Filestructuur -------------------------------------------------------17

Deel A | Inhoud

Deel B ---------------------------------------------------------------------------------------19

Beschrijving BLE voor AEC -------------------------------------------------------19

6 Systeembeschrijving BLE voor AEC------------------------------------21

6.1 Rollen en privileges-----------------------------------------------21

6.2 Opbouw kluis ------------------------------------------------------22 6.2.1 Directory-structuur-------------------------------------------22 6.2.2 Workarea -----------------------------------------------------22 6.2.3 Navigeren door een kluis :----------------------------------22

6.3 Nieuw project ------------------------------------------------------23

6.4 Revisies ------------------------------------------------------------25

6.5 Nieuwe tekening --------------------------------------------------25

6.6 Wijzigen tekeningen ----------------------------------------------26

6.7 Een tekening vanuit een bestaande buiten AMM -------------27

6.8 Een tekening vanuit een bestaande binnen AMM ------------28

6.9 Een tekening gereed maken voor controle --------------------30

6.10 Een tekening controleren ----------------------------------------30

6.11 Een document plotten/versturen --------------------------------31

6.12 Tekeningenlijst maken -------------------------------------------31

6.13 Zoeken -------------------------------------------------------------32

6.14 Omgaan met ‘niet tekening zijnde documenten’ (berekeningen / administratie / correspondentie) ------------------------32

6.15 Wijzigingen beheren----------------------------------------------32

6.16 Wijzigingen bekend maken --------------------------------------34

6.17 Koppelingen met AutoCAD applicaties-------------------------34

6.18 Backup -------------------------------------------------------------35

7 Vergelijking ‘kaal’ AMM <-> T&E <-> AEC-BLE ---------------------37

7.1 Toevoegingen op Meridian --------------------------------------38

Bronvermelding ------------------------------------------------------------------------41

Bijlagen-------------------------------------------------------------------------------------43

Deel A | Doelstelling en projectafbakening

3

DOELSTELLING EN PROJECTAFBAKENING

Uitgangspunten

Uitgangspunt bij de start van dit project was het onderzoeken van de werking van AMM in de bouw. Tijdens dit onderzoek is gebleken dat AMM nog helemaal geen voet aan de grond heeft in de bouw en dat ze een extra applicatie willen gaan bouwen die AMM geschikt zal maken voor de bouwsector. Uitgangspunt vanaf dat moment was om te onderzoeken wat de behoeften zijn voor de bouw op gebied van Document Management en het maken van een systeembeschrijving voor deze applicatie.

Probleemstelling

Een bouwproject bestaat uit onnoembaar veel onderdelen. Elk van deze onderdelen moet beschreven worden. Zowel in woord als beeld (tekeningen). En elk document is bij elk project weer anders. De partijen waarmee samen gewerkt word zijn bij elk project verschillend. Ook de specifieke eisen van een project, de financiële aspecten, de architectonische uitgangspunten, enz… zijn steeds verschillend. Bij elk project ontstaat dus een unieke berg aan documenten. Tijdens het bouwproces (van initiatief tot sloop van een gebouw) is het beheren van deze berg documenten een hels karwei. Bij bouwprojecten bestaat er geen rechtlijnige werkstructuur die gevolgd word. Het bouwproces kenmerkt zich door wijzigingen en veranderingen. Wijzigingen die gevolgen hebben voor meer dan één document. Maar voor welke documenten dan precies wel? en voor welke niet? Daar komt EDM om de hoek kijken. Engineering Document Management verdiept zich in deze problematiek. Er zijn diverse EDM systemen op de markt. Veel hebben als basis de Mechanical sector (werktuigbouwkunde). Dit marktgebied is eenvoudig te beheren door de grote catalogusstructuur van het project. In de bouw wordt een project echter niet samengesteld uit standaard onderdelen. Het beheren van documenten voor dergelijke unieke projecten is veel lastiger.

Doelstelling

AutoManager Meridian gaat deze uitdaging echter niet uit de weg. Zij willen in de Architectural, Engineering en Construction

Deel A | Doelstelling en projectafbakening

sector (AEC, ofwel de bouw) voet aan de grond krijgen met hun systeem. Om een juiste werking te verkrijgen voor de AEC, gaan ze een Extensie ontwikkelen (een BLE) die de specifieke behoeftes van de AEC-sector moet ondervangen. Dit verslag heeft als doel om die specifieke behoeftes van de AEC-sector in kaart te brengen en een systeembeschrijving te geven voor de BLE

Afbakening

Dit onderzoek richt zich op de behoeftes van de AEC ten aanzien van document management. Het gaat niet in op de psychologische behoeftes, maar op de wijze waarop het huidige documentmanagement plaatsvindt. Er wordt dus een analyse gemaakt van de huidige werkwijze, en deze wordt verder niet ter discussie gesteld. De beschrijving van de BLE is een beschrijving van de werking. Er wordt dus niet ingegaan op de technische uitvoering van het systeem. Omdat EDM voor de AEC zich vooral richt op tekeningen is dit als hoofddoel genomen. De aanpassingen voor andere documenten zijn navenant. Opbouw van het onderzoek is als volgt: è onderzoek naar ‘kaal ‘ AMM è onderzoek naar EDM van T&E Consult è onderzoek EDM voor Mechanical è onderzoek behoeftes AEC t.a.v. EDM è beschrijving BLE voor AEC è vergelijking verschillende systemen

De scheiding tussen Document Management en Project Management is zeer klein. Het onderzoek heeft geprobeerd zich te beperken tot Document Management.

Deel A | Begrippen

5

BEGRIPPEN AutoManager Meridian 2002 is een op zichzelf staand systeem wat gebruikt maakt van diverse (zelf ontwikkelde) functies. Voornamelijk in de omschrijving van AutoManager Meridian zullen deze begrippen gebruikt worden. Hieronder een overzicht: AMM: AutoManager Meridian 2002 Baseline: Markeringspunt om terug in de tijd te gaan. BLE: Business Logic Extension EDM: Engineering Document Management Fileserver: Computer (server) waarop AMM geïnstalleerd is en waarop de database met alle documenten zich bevind. Main Area: Hoofdmap met projectnummers en goed gekeurde tekeningen. Vault: De kluis waar de tekeningen in zitten, dit is een afgeschermd gebied op de fileserver Viewer: Dia van de tekening om snel even te bekijken. Kan uit gezet worden. Vrijgeven: Een tekening in de work-area beschikbaar stellen voor ander gebruikers. Work Area: Werkmap met (projectnummers) en tekeningen die in bewerking zijn. Working Copy : Kopie van een tekening waar ingewerkt wordt.

Deel A | Analyse

7

DEEL A

ANALYSE Het verslag is opgebouwd uit twee delen. Een ‘analyse’ en een ‘beschrijving’. Dit eerste deel geeft de uitkomsten van een analyse naar AutoManager Meridian 2002, het gebruik van Business Logic Extensions, het gebruik van een speciaal opgezet systeem bij T&E te Maarssen en de eisen van documentmanagement in de AEC-markt.

Deel A | Wat is EDM en AM Meridian

9

1 WAT IS EDM EN AM MERIDIAN Engineering Document Management (EDM) is het proces van beheren van documenten in hun levenscyclus. Van intentie tot een start, via creatie, opslag en distributie, tot aan archivering en vernietiging. Het is een algemene term voor veel verschillende begrippen. Afhankelijk van eisen van specifieke gebruikers zal Document Management per gebruiker anders van vorm zijn. Voordat computertechnieken breed toepasbaar waren was een document over het algemeen een stuk papier. Het papier presenteerde informatie in de vorm van tekst of tekeningen. In de zin van EDM wordt een document gezien als een informatiebron welke oneindig veel type van informatie kan bevatten. Zowel tekst, tekeningen, data, spreadsheets, CAD, plaatjes, video als spraak. Documenten zijn in die zin slechts informatiedragers. AutoManager Meridian 2002 (AMM) onderscheidt twee specifieke manieren waarop documenten gebruikt worden:

1. Documenten worden gebruikt om informatie over te dragen naar anderen. Ze zijn hiermee een ‘virtuele interface’ voor bestaande informatie.

2. Documenten worden gebruik om informatie te ontwikkelen. Bijvoorbeeld een marketingmanager schrijft een voorstel voor een product, de engineering manager past het aan en voegt wat toe. Een CAD expert voegt gedetailleerde informatie toe en de CAM expert gebruikt die info weer om een product te kunnen maken. Documenten bevinden zich dus ook in het hart van een bedrijf. Documenten zijn de middelen waarmee mensen de doelen en objectieven van een organisatie proberen te verwezenlijken.

Beide manieren van documentbeheer zijn beheersbaar via EDM. Of het nou toegang geven is tot gearchiveerde informatie, beheersen van productie van nieuwe documenten of aanpassing van bestaande documenten, alles is beheersbaar met een documentmanagementsysteem. AM Meridian is een ‘client server’applicatie, wat betekent dat het programma meerdere processen bevat. Een reguliere client-server applicatie heeft minimaal één proces draaien op de server en minimaal één op een clientstation.

Deel A | Wat is EDM en AM Meridian

10

AM Meridian helpt gebruikers om hun documenten te beheersen net als de diverse versies van documenten. Ook wordt de mogelijkheid geboden om de documenten te delen met anderen binnen een werkgroep. AM Meridian helpt gebruikers op de volgende manieren : Document Management is in AM Meridian ingebouwd met het ontwerpteam als uitgangspunt, hierdoor laat het systeem toe dat diverse documenten op verschillende manieren beheerst kunnen worden. Daardoor wordt een document ‘Business Related’ in plaats van ‘File Extension Related’. Een .dwg-bestand niet alleen een AutoCAD tekening. Er zijn namelijk zeer veel verschillende AutoCAD tekeningen. Voor verschillende zakelijke markten, en voor verschillende projecten. AM Merdian laat toe om een uniek systeem op te zetten wat bij een specifiek bedrijf past. Version Management Extensive document version management helpt bij het toegankelijk maken van documenten. Documenten worden afgeschermd van gebruikers die daar geen toegang toe hebben. Approval / Change Management Elk document heeft een eigen ‘Workflow’. Een levensweg, een procesgang. Dit maakt ‘change management’ per documenttype mogelijk, zodat het bedrijfsproces en de kwaliteitsprocedure nageleefd kunnen worden.. Voor meer informatie over de werking van AMM kunt u de bijlage ‘Werking van ‘kaal’ AMM’ raadplegen.

Deel A | Wat zijn BLE

11

2 WAT ZIJN BLE AutoManager Meridian 2002 is een basispakket voor Engineering Document Management wat voor elke Engineering sector ongeveer 80% van de behoeften draagt. Elke sector (Assetmanagement, Mechanical, AEC, enz..) heeft daarnaast haar eigen specifieke behoeften. Cyco Software probeert die behoeften op te vangen door het ontwikkelen van een marktspecifieke extensie, BLE (Business Logic Extension) genaamd. Op het moment van schrijven van dit onderzoeksverslag is alleen nog maar de BLE voor de Mechanical sector ontwikkeld. De BLE waar dit onderzoek zich op richt (BLE voor de AEC) is in ontwikkeling. Dit onderzoek heeft zich in eerste instantie gericht op ‘kaal’ Meridian. Conclusies en opmerkingen hierover kunt u vinden in hoofdstuk 3. Daarna is gekeken naar de bedrijfsspecifieke BLE die voor T&E ontwikkeld is. Ook de MFM-BLE (voor Mechanical) is bekeken. Conclusies zijn getrokken uit deze pakketten en samen met verder onderzoek naar de behoeften voor EDM voor de AEC is een voorstel ontstaan over hoe de BLE voor de AEC-markt er uit zo moeten komen te zien (deel B van dit verslag).

Deel A | AMM in dit onderzoek

13

3 AMM IN DIT ONDERZOEK Dit onderzoek heeft zich in eerste instantie gericht op ‘kaal’ Meridian. Enkele opmerkingen over dit systeem zijn in dit hoofdstuk opgenomen. In dit hoofdstuk zullen begrippen worden gebruik waarvoor een bepaalde kennis van AMM benodigd is om ze te begrijpen. Het is daarom ook verstandig om eerst de bijlage ‘Werking van ‘kaal’ AMM’ te bestuderen.

3.1 Installatie

Zoals elk systeem begint de werking ervan bij de installatie. In dit onderzoek is AMM geïnstalleerd op een PII-260 met 128Mb RAM. De TU/e gebruikt AMM al voor opslag van gegevens. Voor dit onderzoek is een andere server geïnstalleerd. De licentiegegevens zijn wel overgenomen van de originele TU/e server. Het gebruik van een andere license server bracht geen problemen met zich mee. Wat wel een opmerking waardig is was het gebruik van de SQL-server. AMM heeft een eigen database syteem (Hypertrieve) maar beidt wel de mogelijkheid tot gebruik van Oracle en SQL. Tijdens de installatie maakt AMM een gebruiker aan voor interne aansturing van SQL. Deze ‘sa’ krijgt volledige toegang tot SQL en heeft een leeg wachtwoord. Het aanpassen van de gebruikersnaam en wachtwoord is niet mogelijk voor intern SQL gebruik. Er moest een speciale windowsgebruiker aangemaakt worden die SQL aanstuurt. Op die manier kan ook een wachtwoord aangemaakt worden. De situatie is gemeld bij Cyco op hun website en men heeft toegezegd om dit in de volgende versie op te lossen.

3.2 Helpfunctie

Reeds voor installatie van AMM stond het systeem niet bekend om een goede en uitgebreide hulpfunctie. Tijdens het gebruik van het systeem in dit onderzoek is ook gebleken dat de hulpfunctie geen primair doel is van Cyco. De hulpfunctie in de laatste versie (2002) bezit zelfs nog delen van oude versies waardoor het gebruik belemmerd wordt. Verder is de hulpfunctie van AMM erg gericht op gebruikers die AMM aangeschaft hebben als vervolg op AM Workflow. (Te) vaak worden voorbeelden gegeven van ‘hoe het was’ in AM Workflow in vergelijking met ‘hoe het nu is’ in AMM.

Deel A | Analyse T&E Consult

15

4 ANALYSE T&E CONSULT Binnen T&E is AutoManager Meridian is de opvolger van Automager Workflow. Het programma beheerd bij T&E Consult alleen de AutoCad tekeningen. Voor T&E is het grote verschil tussen Meridian en Workflow dat Meridian de historie van de tekeningen bewaart. Het is dus mogelijk om terug in de tijd te gaan om vorige versies van tekeningen te bekijken. Ook de zoekfunctie werd in Workflow al veel gebruikt, en is nu in Meridian ook een belangrijk punt. De bedoeling is dat in de toekomst ook andere documenten in het systeem worden opgenomen. MacroCAD (de ontwikkelaar van de BLE voor T&E) is op het moment van schrijven dan dit verslag nog bezit om ook MS Office documenten en dergelijke op te nemen in het systeem. T&E Consult heeft een handleiding geschreven voor het gebruik van de voor hen ontwikkelde BLE. Deze handleiding is te vinden in de bijlage ‘Handleiding T&E voor aangepast AMM’. Om een goed beeld te krijgen van de werking van het systeem is het verstandig deze bijlage te bestuderen.

Deel A | Wensen vanuit AEC voor BLE

17

5 WENSEN VANUIT AEC VOOR BLE

5.1 Multidisciplinair

Bouwprojecten kenmerken zich doordat het gaat om unieke, complexe, innovatieve projecten die zich afspelen in een multidisciplinaire projectomgeving. De verschillende disciplines werken op diverse kantoorlocaties, wat afstemming, communicatie en informatie-uitwisseling compliceert. Men kan stellen dat het bouwproces beschouwd kan worden als een aaneenschakeling van kne lpunten, problemen, beslissingen en wijzigingen wat gebeurt door diverse partijen. Daarbij zijn ook nog eens bij elk project de partijen anders van samenstelling. Goede communicatie en informatie-uitwisseling is onder andere van belang bij het oplossen van problemen. Bij het oplossen van problemen is het noodzakelijk dat er beslissingen genomen worden. Om de juiste beslissingen te kunnen nemen moet men te allen tijde over de meest actuele en juiste informatie kunnen beschikken en moet men eventueel ad hoc communiceren.

5.2 Traditie

In de Architectural, Engineering en Construction-sector (AEC) zijn diverse AutoCAD applicaties zeer populair en al jaren ingeburgerd. Ook is de AEC erg traditioneel en stapt men niet zo snel over op ander systemen als men bepaalde methoden gewend is. Een documentmanagement-systeem moet rekening houden met deze factoren. Het is dus verstandig om een EDM systeem te ontwikkelen dat niet alleen een koppeling onderhoud met ‘kaal’ AutoCAD (zoals AMM nu al doet), maar ook mogelijkheden bied om te werken met applicaties als Alfa, Delta-pi, Gba, enz…

5.3 Filestructuur

Uit dit onderzoek is gebleken dat de meeste bouwbedrijven een vrij eenvoudige filestructuur aanhouden. Op de harde schijf is een directory aangemaakt welke de naam draagt van het (intern) projectnummer. In die directory zijn nog sub directories gemaakt met bijvoorbeeld de namen: ‘correspondentie’, ‘VO’ (voorlopig ontwerp), ‘DO’ (definitief ontwerp), ‘B’ (bestek), ‘W’ (werktekeningen), en ‘originelen’. In die subdirectories worden de verschillende bestanden geplaatst. Indien bestanden uit andere projecten worden gebruikt, worden deze gewoon gekopieerd.

Deel A | Wensen vanuit AEC voor BLE

18

Indien er meer subdirectories nodig zijn, worden deze simpelweg aangemaakt. Verschillende versies van bestanden worden evt. weer in sub directories geplaatst.

Deel B | Beschrijving BLE voor AEC

19

DEEL B

BESCHRIJVING BLE VOOR AEC Het verslag is opgebouwd uit twee delen. Een ‘analyse’ en een ‘beschrijving’. Dit tweede deel beschrijft de werking van een Business Logic Extension voor de AEC-markt zoals die volgens de analyse van deel A zou moeten werken.

Deel B | Systeembeschrijving BLE voor AEC

21

6 SYSTEEMBESCHRIJVING BLE VOOR AEC

Hieronder volgt de beschrijving van een BLE voor de Architectural, Engineering en Construction sector. De beschrijving is duidelijk gericht op een applicatie (BLE) voor AMM. De beschrijving is dus niet een beschrijving van een losstaand systeem, maar gebaseerd op de uitgangspunten van AMM. Om de grote lijnen van de beschrijving niet kwijt te raken is er in bijlage ‘Grafisch Overzicht BLE’ een grafisch overzicht opgenomen.

6.1 Rollen en privileges

Het principe wat AMM bezit van ‘Roles and Privilliges’ is in principe krachtig genoeg om te gebruiken. In een AEC bedrijfsstructuur hebben diverse personen ook diverse privileges op bestanden. Niet iedereen kan zomaar een nieuw project aanmaken of een tekening goedkeuren en versturen. In verschillende bedrijfstakken zijn deze rollen zeer strak. In de bouw wordt hier nog altijd vrij soepel mee omgesprongen. Het zal dus ook niet noodzakelijk zijn om erg veel verschillende rollen op te stellen. Geadviseerd wordt: Administrator (alle rechten, toebehorende bij de systeembeheerder van het bedrijf); Manager (alle rechten in gebruik, dus geen mogelijkheden tot aanpassen van het systeem. Een manager maakt nieuwe projecten aan en controleert bestanden); Tekenaar (een tekenaar heeft alleen het recht om bestanden te maken en wijzigen). In de meeste AEC bedrijven zal deze verdeling voldoende zijn. Een extra uitbreiding op het principe van ‘rollen en privileges’ zou kunnen zijn om de medewerkers aparte rechten te geven. Tekenaars kunnen dan alleen maar tekenen aan eigen projecten. Andere projecten kunnen wel gelezen worden, maar niet gewijzigd. Dit heeft echter het nadeel dat tekenaars niet flexibel ingezet kunnen worden. Wanneer een dergelijk principe wordt toegepast moet het dus voor de Manager makkelijk instelbaar zijn.


22

6.2 Opbouw kluis

6.2.1 Directory-structuur

Projectenkluis Projectmappen met submappen : administratie, berekeningen, correspondentie, uitgangspunten, tekeningen. Projecten in afwachting kluis Projectmappen Bibliotheekkluis Backupkluis Map ‘projecten in afwachting’ Map ‘niet gehaalde projecten’ Map ‘bibliotheek’ Projectmappen met Submappen administratie, berekeningen, correspondentie, uitgangspunten, tekeningen.

6.2.2 Workarea

De naam van een workarea is gelijk aan het projectnummer maar er staan alleen documenten in van dat project waaraan momenteel gewerkt word. Documenten in de kluis zelf zijn ‘alleen lezen’. Aanpassingen MOETEN dus gebeuren in de workarea. Pas na goedkeuring komen documenten in de Main area waar ze een vast revisiecijfer krijgen. De opbouw van de workarea is gelijk aan de main area (mappen: administratie, berekeningen, correspondentie, uitgangspunten, tekeningen).

6.2.3 Navigeren door een kluis :

Sorteren en zoeken op diverse kenmerken is een belangrijk punt van documentenbeheer. Verschillende ‘views’ kunnen gebruikt worden om de documenten te bekijken vanuit verschillende perspectieven. Deze views kunnen zelf aangemaakt worden door de administrator, maar het systeem bezit er al enkele standaard (deze zullen behandeld worden in de beschrijving van het systeem). De administrator kan verschillende hiërarchien aanmaken in de filestructuur voor groeperen van documenten. Bijvoorbeeld, op datum van aanmaak, laatst veranderd, projectnr. Enz… Op die manier zal men nog maar zelden hoeven te zoeken naar documenten.


23

De explorer view is de hoofdnavigatie van het systeem. Deze view laat de documenten zien op de gebruikelijke wijze. De Windows filestructuur wordt hier aangehouden met folders en documenten. De documenten die men hier ziet hebben diverse revisies, maar alleen de laatste versie wordt getoond. Eigenschappen als copy en paste werken in de explorer view exact hetzelfde als in Windows (ind ien de gebruiker hiervoor voldoende rechten heeft natuurlijk).

6.3 Nieuw project

Het opstarten van een nieuw project kan alleen door de Administrator (niet de bedoeling dat deze dat ook werkelijk doet) en door de Manager gebeuren. Het opstarten van een nieuw project gaat als volgt :

1) De manager kiest een projectnummer. 2) De manager kiest in het systeem voor ‘nieuw’->

‘project’. 3) De manager voert de gegevens van het project in. De

gegevens zijn: o Projectnummer o opdrachtgever projectnummer o opdrachtgever o projectomschrijving o contactpersoon o bedrijfsadres o bedrijfpostcode o bedrijfvestiging o bedrijftel.nr. o bedrijffaxnr. o bedrijf e-mail o contactpersoonadres o contactpersoonpostcode o contactpersoonwoonplaats o contactpersoontel.nr. o contactpersoonfaxnr. o contactpersoon e-mail o projectleider (manager) o fase waarin het werk zich bevind.

Bij het werken met opdrachtgevers die vaak terug komen moet het mogelijk zijn gebruik te maken van een ‘template’ zodat niet alle gegevens steeds opnieuw moeten worden ingevoerd. Een opdrachtgever krijgt automatisch een template na de eerste


24

invoer. Bij een tweede invoer kan dus al gekozen worden vanuit het template. Dubbele invoer van opdrachtgevers is niet mogelijk.

4) Het systeem maakt nu een map aan in de projectenkluis met als naam het projectnummer. In die directory worden ook de volgende submappen aangemaakt: administratie, berekeningen, correspondentie, uitgangspunten, tekeningen.

5) Het systeem vraagt de manager direct om in de submap ‘uitgangspunten’ enkele bestanden te plaatsen. Voordat een project gestart is zijn er wel al offertes gemaakt en andere afspraken. Het systeem vraagt om een lijst toe te voegen van werkzaamheden die moeten gebeuren voor dit project (lijst waarop de offerte is gebaseerd). Ook andere bestanden met bijzonderheden en afspraken dienen in deze map geplaatst te worden. De bestanden worden direct door het systeem als ‘alleen lezen’ gemarkeerd en kunnen alleen nog maar door de ‘Administrator’ gewijzigd worden.

6) Het systeem vraagt om de gegevens van de projectpartners in te voeren. De ontwikkeling van een bouwproduct is een multidisciplinair project. Bij het wijzigen van documenten dienen hiervan andere partijen op de hoogte te worden gebracht. De gegevens over die andere partijen worden in dit stadium ingevoerd. Eigenschappen die minimaal van elke partner moeten worden ingevoerd zijn :

o Bedrijf o Contactpersoon o Soort partner (keuzelijst met b.v.: installateur,

constructeur, architect, aannemer, enz…) o Telefoonnummer o E-mail adres

Bij het werken met partners die vaak terug komen moet het mogelijk zijn gebruik te maken van een ‘template’ zodat niet alle gegevens steeds opnieuw moeten worden ingevoerd (zie ook punt 3).

7) Het systeem vraagt om de filteropties. Zoals reeds gesteld, is een bouwproject een multidisciplinair project met vele partijen. Bij elk project wisselen de partners en elke partner werkt op zijn/haar eigen manier. Voor een goede uitwisseling van documenten tussen partners is het van belang dat het ‘formaat’ van bestanden te lezen valt door alle gebruikers. Een goed voorbeeld zijn tekeningen.


25

Er bestaan diverse formaten van AutoCAD bestanden, maar ook Arkey bestanden, ArchiCAD, enz…. Het is van belang dat alle partners eerst afspraken maken over de te gebruiken bestandsformaten en dat deze hier ingevoerd worden. Alle bestanden die in het project komen, worden gefilterd en eventueel automatisch omgezet. Indien ingevoerd is dat een tekening alleen in AutoCAD 2002 formaat mag zijn, dan kunnen andere tekeningen niet op het systeem voorkomen. Er moet dus een ‘formaat-controle-systeem’ voorkomen. Dit geld uiteraard ook voor alle andere documenten.

OPMERKING : Het moet mogelijk zijn om de gegevens van betrokken partijen (punt 6) tijdens het project nog te kunnen wijzigen en aanpassen.

6.4 Revisies

Revisies van documenten worden automatisch bijgehouden door AMM.

1) Bij het starten van een nieuw tekening in de work-area word revisienummer A1 toegewezen.

2) Na elke wijziging verhoogt het cijfer. Dus na één wijziging krijgt de tekening A-2 .

3) Tekening nogmaals bewerken. Revisie wordt A-3 enz. 4) Als de tekening klaar is en goedgevonden door de

manager wordt deze in de ‘Main-area’ geplaatst met revisieletter A (dus zonder cijfers)

5) Bij een volgende wijziging wordt de tekening weer in de ‘work-area’ geplaatst met als revisie B-1

6) Na wijziging B-2, enz…. tot de tekening klaar is en goedgevonden

7) De tekening wordt in de ‘main-area’ geplaatst met revisieletter B…..enz…..

6.5 Nieuwe tekening

Het beginnen van een nieuwe tekening in AMM kan door iedereen gebeuren. Normaal gesproken wordt dit gedaan door de tekenaar.

1) De tekenaar kiest voor ‘nieuw’ -> ‘tekening’ 2) Indien de tekenaar zich al in een workarea bevindt, zal

het systeem dát projectnummer aanhouden, indien de tekenaar zich niet in een workarea bevind vraagt het


26

systeem eerst om een projectnummer en verplaatst zich naar de betreffende workarea.

3) Een dialoogvenster verschijnt met de eigenschappen van de tekening welke ingevuld moeten worden. De eigenschappen zijn :

o gebouwnummer / bouwblok o vloer / verdieping o tekeningnaam (bestandsnaam.dwg) o onderwerp / omschrijving o bladnummer o getekend (standaard de naam van tekenaar,

afgeleid van windowsinlognaam) o bouwfase o formaat o schaal o datum (standaard op huidige datum) o revisie (standaard op A1) o status (keuzemenu met ‘concept, ‘ter controle’ en

‘definitief’) (standaard op concept). o Tekeninghoofd (keuzemenu met diverse hoofden

van het bedrijf) 4) De tekenaar drukt op ‘OK’ 5) Er wordt nu in de ‘workarea’ in de map ‘tekeningen’ een

tekening aangemaakt met de ingevoerde naam. De tekening wordt geopend in AutoCAD (of ander tekenprogramma) waar automatisch het juiste formaat kader wordt geplaatst, de juiste schaal wordt ingesteld, het juiste tekeninghoofd wordt geplaatst en wordt ingevuld naar aanleiding van de ingevoerde gegevens.

6) De tekenaar begint te tekenen of sluit de tekening direct af. Na afsluiten wordt de tekening bewaard in de ‘workarea’ en map ‘tekeningen’ met als revisienummer A1.

6.6 Wijzigen tekeningen

Het wijzigen van een tekening in AMM kan door iedereen gebeuren. Normaal gesproken wordt dit gedaan door de tekenaar.

1) De tekenaar zoekt de tekening op welke hij wil gaan bewerken. Dit kan in de Explorer view, een andere view of via de zoekfunctie. Tekeningen kunnen alleen geopend worden indien ze in de ‘workarea’ staan. Indien een tekening zich in de ‘main-area’ bevindt zal deze automatisch omgezet worden naar de workarea.


27

2) De tekenaar dubbelklikt op het AutoCAD icoon. Of kiest op een andere manier voor het openen/bewerken van de tekening. AutoCAD start nu op met de betreffende tekening. Direct na openen wordt de stempel / het tekeninghoofd bijgewerkt. De gegevens uit AMM worden nu dus in de stempel geplaatst. Bewerken van de stempel is niet mogelijk in AutoCAD. Dit dient te gebeuren in AMM.

3) Zodra de tekening geopend wordt, blijft de tekening zichtbaar voor anderen, zodat andere tekenaars weten dat iemand de tekening in behandeling heeft. Indien iemand anders de tekening wil bewerken wordt de boodschap gegeven ‘tekening is in bewerking door gebruiker : xxx’.

4) Na bewerking slaat de tekenaar de tekening op (sluit AutoCAD af).

5) De tekening wordt nu automatisch weer bruikbaar voor anderen.

6) Een volgende bewerking begint weer bij stap 1.

6.7 Een tekening vanuit een bestaande buiten AMM

Het komt in de AEC vaak voor dat tekeningen gebaseerd worden op oude projecten. Om tijd te besparen worden oude tekeningen bewerkt tot een nieuwe. Deze handeling moet door iedereen uitgevoerd kunnen worden.

1) De werknemer zoekt de bestaande tekening op in de Windows structuur.

Vanaf dit punt zijn er twee mogelijkheden. Ten eerste dat in AMM een nieuwe tekening wordt gecreëerd op basis van de bestaande. En ten tweede dat een tekening in AMM wordt overschreven door de bestaande.

2) De tekening wordt geïmporteerd in AMM. Dit kan op diverse manieren: via ‘import’ of via slepen vanuit verkenner. De werknemer zorgt ervoor dat de tekening op de juiste plaats terecht komt. Indien een overschrijving plaats vindt wordt dit aangegeven (bij import door het te overschrijven bestand aan te geven; bij slepen door de muisknop los te laten boven het te overschrijven bestand). Indien de werknemer een bestand in de ‘main-


28

area’ aangeeft zal een foutmelding worden gegeven. Importeren kan alleen maar in de ‘work-area’.

3) Na importeren verschijnt een dialoogvenster waarin de revisie aangegeven dient te worden. Bij een nieuwe tekening zal revisie A als suggestie worden gegeven. Bij overschrijven van een bestaande tekening worden de revisies van de bestaande tekening overgenomen als suggestie.

4) De werknemer past de revisies aan en klikt op OK. 5) Een dialoogvenster verschijnt met de eigenschappen van

de tekening o vloer / verdieping o gebouwnummer / bouwblok o onderwerp / omschrijving o bladnummer o getekend (standaard de naam van tekenaar,

afgeleid van windowsinlognaam) o bouwfase o formaat o schaal o datum (standaard op huidige datum) o status (keuzemenu met ‘concept, ‘ter controle’ en

‘definitief’) (standaard op concept). Eigenschappen zoals ‘tekeninghoofd’ en ‘bestandnaam’ worden niet gevraagd omdat er vanuit wordt gegaan dat het bestand reeds deze eigenschappen bezit.

6) De projectgegevens die behoren bij de aangegeven workarea worden overgenomen.

7) Het bestand bevindt zich nu in de ‘work-area’ van het aangegeven project met de juiste gegevens.

Opmerking: importeren van een tekening kan alleen in de juiste map van de ‘work-area’. De map ‘tekeningen’ is dus alleen maar toegankelijk voor tekening. Importeren of plakken van een tekening in een van de andere mappen (administratie, uitgangspunten of correspondentie) is niet mogelijk.

6.8 Een tekening vanuit een bestaande binnen AMM

Het komt in de AEC vaak voor dat tekeningen gebaseerd worden op oude projecten. Om tijd te besparen worden oude tekeningen bewerkt tot een nieuwe. Deze handeling moet door iedereen uitgevoerd kunnen worden.


29

1) De werknemer zoekt de bestaande tekening op in AMM Vanaf dit punt zijn er twee mogelijkheden. Ten eerste dat in AMM een nieuwe tekening wordt gecreëerd op basis van de bestaande. En ten tweede dat een tekening in AMM wordt overschreven door de bestaande.

2) Het volgende principe is het zogenaamde ‘knippen’ en ‘plakken’. De tekening wordt gekopieerd (‘copy’) vanuit AMM.

3) De werknemer zoekt de nieuwe plaats op. 4) De werknemer kiest voor ‘plakken’. Bij ‘plakken’ over

een bestaande tekening zal de tekening worden overschreven. Bij plakken in een wit vlak van de directory zal een nieuwe tekening worden gecreëerd. Indien de werknemer een bestand in de ‘main-area’ aangeeft zal een foutmelding worden gegeven. Importeren kan alleen maar in de ‘work-area’.

5) Na plakken verschijnt een dialoogvenster waarin de revisie aangegeven dient te worden. Bij een nieuwe tekening zal revisie A als suggestie worden gegeven. Bij overschrijven van een bestaande tekening worden de revisies van de bestaande tekening overgenomen als suggestie.

6) De werknemer past de revisies aan en klikt op ‘OK’. 7) Een dialoogvenster verschijnt met de eigenschappen van

de tekening o vloer / verdieping o gebouwnummer / bouwblok o onderwerp / omschrijving o bladnummer o getekend (standaard de naam van tekenaar,


‘definitief’) (standaard op concept). Eigenschappen zoals ‘tekeninghoofd’ en ‘bestandnaam’ worden niet gevraagd omdat er vanuit wordt gegaan dat het bestand reeds deze eigenschappen bezit.

8) De projectgegevens die behoren bij de aangegeven workarea worden overgenomen.


30

9) Het bestand bevindt zich nu in de ‘work-area’ van het aangegeven project met de juiste gegevens.

Opmerking: importeren van een tekening kan alleen in de juiste map van de ‘work-area’. De map ‘tekeningen’ is dus alleen maar toegankelijk voor tekening. Importeren of plakken van een tekening in een van de andere mappen (administratie, uitgangspunten of correspondentie) is niet mogelijk.

6.9 Een tekening gereed maken voor controle

Indien een tekenaar denkt dat hij/zij klaar is met de tekening wordt deze gereed gemaakt ter controle. De procedure hiervoor is als volgt :

1) Een tekenaar beslist dat een tekening gereed is voor controle

2) De tekenaar klikt op ‘laten controleren’ 3) De eigenschappen van het document veranderen

automatisch van ‘concept’ naar ‘ter controle’. 4) De (gebruikers)naam van de tekenaar wordt opgeslagen

zodat later terug te vinden is wie de tekening aangeboden heeft ter controle.

5) De tekening wordt geblokkeerd zodat niemand de tekening nog kan aanpassen.

6.10 Een tekening controleren

Een projectmanager moet weten welke tekeningen gereed zijn voor controle zodat hij deze kan controleren. De procedure ter controle van tekeningen is als volgt :

1) De manager kiest voor de view ‘te controleren’ 2) Hij krijgt nu een overzicht van de te controleren

tekeningen, gesorteerd op project. 3) Hij controleert de tekeningen door deze te plotten en

manueel aanpassingen aan te geven, of door digitaal aantekeningen te maken in het bestand (‘redlining’).

4) De tekening wordt weer vrijgegeven ter verwerking van de aanpassingen. De eigenschappen veranderen nu van ‘ter controle’ naar ‘nog te verwerken’ o.i.d.

UITZONDERING : indien bij punt 3 de tekening goed bevonden wordt (dus geen aanpassingen meer hoeven te gebeuren) dan wordt de tekening bij punt 4 ‘vrijgegeven’. Als dit gebeurt wordt de revisieaanduiding aangepast en de eigenschappen veranderen


31

van ‘ter controle’ naar ‘definitief’. Het vrijgeven van tekeningen kan alleen gebeuren door de manager of administrator en dient te zijn voorzien van een ‘gebruikersnaam-wachtwoord’ principe.

6.11 Een document plotten/versturen

Indien een tekening (digitaal) verstuurd of geplot moet worden dient gewerkt te worden volgens de volgende procedure:

1) De benodigde documenten worden ‘aangevinkt’ of op een andere manier aangeduid voor selectie (rechter muisknop).

2) De gebruiker kiest voor (de view) ‘overzicht van selectie’ en ziet een overzicht van de geselecteerde documenten.

3) De gebruiker kiest nu voor ‘versturen naar plotter/printer’ of ‘versturen via mail’.

4) Het systeem past de eigenschappen en stempels aan van de documenten en voert de opdracht uit.

OPMERKING : Bij ‘versturen via mail’ worden de documenten ingepakt (zip) en verstuurd naar het mailprogramma. De gebruiker krijgt nog de kans om tekst te typen en de geadresseerde(n) te kiezen. Bij ‘versturen naar plotter’ word de gebruiker gevraagd om het aantal en de plotter/printer. De documenten worden afgedrukt op de schaal en formaat zoals deze in de eigenschappen zijn ingevoerd.

6.12 Tekeningenlijst maken

Een tekeningenlijst maken is en tijdrovende en foutgevoelige bezigheid. Het systeem neemt dit werk over door automatisch tekeninglijsten te genereren. De procedure :

1) De gebruiker begeeft zich naar de juiste workarea (De lijst wordt samengesteld van het project van de workarea waarin men zich bevind).

2) De gebruiker kiest voor ‘samenstellen tekeninglijst’. 3) Alle eigenschappen van tekeningen van het betreffende

project worden ververst. 4) Een scherm verschijnt met daarop alle eigenschappen die

een tekening kan bezitten (schaal, datum, formaat, enz…).

5) De gebruiker vinkt aan welke eigenschappen men in de tekeninglijst wil terugzien.


32

6) De gebruiker kies ook hoe de lijst gesorteerd moet zijn. 7) Een voorbeeld van de lijst wordt getoond. Indien de

gebruiker niet tevreden is kan men teruggaan. Indien men wel tevreden is :

8) De vraag wordt gesteld hoe de tekeninglijst opgeslagen moet worden. De gebruiker kan kiezen uit diverse mogelijkheden. De tekeninglijst wordt standaard opgeslagen als MS Word document in de kluis, in de directory ‘tekeningen’ onder de naam ‘[datum van aanmaak]’.

6.13 Zoeken

Het systeem dient een ‘Windows’-uiterlijk zoeksysteem te hebben waarbij alle eigenschappen doorzocht kunnen worden van alle revisies.

6.14 Omgaan met ‘niet tekening zijnde documenten’ (berekeningen / administratie / correspondentie)

Het opzetten van een nieuw, wijzigen van een bestaand, importeren van, aanbieden ter controle van, en controleren van een ‘niet tekening zijnd’ document geld hetzelfde als voor een tekening (zie bovenstaande). De eigenschappen van deze documenten zijn echter wel minder uitgebreid:

o gebouwnummer / bouwblok o vloer / verdieping o office document / berekening /

correspondentienaam (bestandsnaam.dwg) o onderwerp / omschrijving o aangemaakt door (standaard de naam van

tekenaar, afgeleid van windowsinlognaam) o bouwfase o datum (standaard op huidige datum) o revisie (standaard op A1) o status (keuzemenu met ‘concept, ‘ter controle’ en

‘definitief’) (standaard op concept).

6.15 Wijzigingen beheren

Het beheren van wijzigingen is een tijdrovende bezigheid in de AEC. Als ergens een onderdeel wijzigt zal dit gevolgen hebben voor vele andere bestanden. Het beheren van deze wijzigingen is,


33

vooral bij grotere projecten, een dagtaak voor de projectmanager. Een passend, waterdicht systeem is hiervoor nog niet gevonden. In de AEC zijn wel de AutoCAD applicaties succesvol ingeburgerd vanwege hun (elke keer andere) methode om wijzigingen te beheren. De vraag is of ‘wijzigingmanagement’ een onderdeel is van documentmanagement. Misschien is het verstandig om EDM-systemen niet te laten bemoeien met wijzigingenbeheer, maar dit volledig over te laten aan de AutoCAD applicaties of projectbeheer-systemen. Extra pleidooi voor deze stelling is de traditionele sfeer waarin de AEC markt blijft hangen. Men werkt met een bepaalde AutoCAD applicatie en is dat dus gewend. Overstappen op iets nieuws wordt niet snel gedaan vanwege angst. Een nieuw systeem zou alle eigenschappen van alle ‘oude’ AutoCAD applicaties moeten bevatten om aan iedereen zijn/haar behoefte te voldoen. De beschrijving van dit documentmanagement-systeem zou geweldig ontvangen worden door de gebruikers als het een optie zou bevatten waaruit zou blijken dat het systeem alle consequenties van één enkele wijziging aan zou geven. Vanwege te veel technische beperkingen en een te grote complexiteit van wijzigingsbeheer is tot op heden een dergelijk systeem nog altijd niet ontwikkeld. Het toevoegen van een dergelijke optie aan deze beschrijving zou dus niet reëel zijn. Omdat dit onderzoek er ook niet te makkelijk vanaf wil komen wordt hieronder toch kort ingegaan op het beheren van wijzigingen: AutoCAD (en vele andere tekenprogramma’s) werken met zogenaamde X-ref’s. Een tekening kan op die manier opgebouwd worden uit diverse andere tekeningen. Een wijziging in de basistekening wordt op die manier automatisch doorgevoerd in de andere tekeningen. Het huidige (kale) AMM kan deze X-ref koppelingen uitlezen en aangeven. Huidige AutoCAD applicaties gaan ook in op dit probleem. Zo werkt Delta-Pi met blocks. Als een gebruiker ergens een block wijzigt, wijzigt dat block ook in alle andere tekeningen waarin het voor komt. Echter: een aanbouw in een plattegrond heeft ook gevolgen voor de gevelaanzichten en doorsneden. Deze tekeningen worden niet gekoppeld met X-ref’s of referentieblocks. Dergelijke wijzigingen zullen dus nog steeds handmatig opgemerkt moeten worden.


34

Een oplossing hiervoor is het werken in 3D. Dergelijke uitbreidingen en andere wijzigingen kunnen in een 3D model uitgevoerd worden. De 2D tekeningen kunnen ge(re)genereerd worden uit het 3D model. Deze methode is al langer toepasbaar, maar wordt nog maar door enkelen gebruikt. Grootste probleem is de gedetailleerdheid van het 3D model. Indien de detaillering te fijn wordt, wordt het model onwerkbaar groot. Bewerken van de 2D tekeningen blijft dus noodzakelijk. Op dit moment voorziet AMM niet in de mogelijkheid tot genereren van tekeningen uit 3D modellen. Zoals hiervoor reeds gesteld is, is het ook maar de vraag of een EDM systeem zich bezig moet houden met deze problematiek. De huidige CAD-applicaties (Alfa, Delta-Pi, ARC+, GBa, maar vooral ook Bentley enz..) gaan al diep in op het 3D Modeling. Het lijkt dan ook verstandig om deze partijen (met reeds veel kennis op dit gebied) deze problemen aan te laten pakken, en AMM geschikt te maken voor samenwerking met deze systemen. Zie hierover ook hoofdstuk 6.17.

6.16 Wijzigingen bekend maken

Omdat een bouwproject een multidisciplinaire ontwikkelomgeving is, is het van belang dat betrokken partijen op de hoogte worden gehouden van wijzigingen. Het systeem moet een mogelijk hebben om, na wijzigingen aan documenten, automatisch de betrokken partijen, via e-mail, hiervan op de hoogte te brengen. De werking van deze methode is als volgt :

1) De benodigde tekeningen worden ‘aangevinkt’ of op een andere manier aangeduid voor selectie (rechter muisknop).

2) De gebruiker kiest voor (de view) ‘overzicht van selectie’ en ziet een overzicht van de geselecteerde documenten. Omdat alleen gecontroleerde tekeningen gereed zijn om bekend gemaakt te worden bij partners, zijn in dit overzicht alleen de gecontroleerde documenten uit de main-area opgenomen.

3) De gebruiker kiest voor ‘bekend maken van wijzigingen’. 4) Er wordt een automatisch gegeneerde e-mail verstuurd

naar de mailadressen van partners die bekend zijn in het systeem en bij het betreffende document horen.

6.17 Koppelingen met AutoCAD applicaties


35

Zoals in de vorige paragraaf ook als is gesteld, zijn diverse AutoCAD applicaties zeer populair in de AEC-sector. Ook is de AEC erg traditioneel en stapt men niet zo snel over op ander systemen als men bepaalde methoden gewent is. Een documentmanagement-systeem moet rekening houden met deze factoren. Het is dus verstandig om een EDM systeem te ontwikkelen dat niet alleen een koppeling onderhoud met ‘kaal’ AutoCAD (zoals AMM nu al doet), maar ook mogelijkheden bied om te werken met applicaties als Alfa, Delta-pi, Gba, enz… Tijdens installatie van de AEC-BLE zou het systeem al moeten zoeken naar een dergelijke applicatie in de omgeving waar gewerkt word. Tijdens installatie kunnen dan extra opties geïnstalleerd worden bij de AEC-BLE die een koppeling onderhouden met de AutoCAD applicatie waar al jaren mee gewerkt wordt. Een meest voor de hand liggend voorbeeld is het beheren van een standaard bibliotheek in een kluis van AMM. De applicatie waarmee gewerkt wordt bezit meestal al een standaard bibliotheek van AutoCAD blocks. Deze bibliotheek wordt gekopieerd naar AMM en de links van de AutoCAD applicatie dienen aangepast te worden zodat deze verwijzen naar de AMM kluis. Op die manier heeft ook de standaard (buro)bibliotheek de beheersvoordelen van AMM.

6.18 Backup

Belangrijk in een bedrijf is de backup van documenten. De administrator van het systeem moet de mogelijk krijgen tot het gebruik van een makkelijk te bedienen backupsysteem. De administrator kan hierin simpelweg aangeven om de hoeveel tijd een automatische backup moet plaatsvinden (elke dag, elke week, enz…). Hij kan tijden ingeven wanneer een extra (speciale) backup moet plaatsvinden. Ook het aangeven van de plaats van de backup (beste op een andere computer dan de server !) moet eenvoudig aangepast kunnen worden. Opties als overschrijven van oude backups en filteren van documenten moeten simpel, en afhankelijk van de tijd instelbaar zijn (Bijvoorbeeld: alle documenten elke week, tekeningen elke dag, enz…).

Deel B | Vergelijking ‘kaal’ AMM <-> T&E <-> AEC-BLE

37

7 VERGELIJKING ‘KAAL’ AMM <-> T&E <-> AEC-BLE

Het basissysteem AMM wordt in de titel van dit hoofdstuk ‘kaal’ AMM genoemd. Uit de bijlage blijkt dat dit systeem helemaal zo ‘kaal’ nog niet is. Sterker nog: het is zo uitgebreid dat de AEC hier maar minimaal gebruik van zal maken. De meeste functies die het systeem bezit, zijn niet van toepassing voor de AEC-sector. Sommigen toepassingen zullen zelfs een belemmering vormen voor een soepel proces. Deze stelling blijkt ook uit de BLE voor T&E Consult. Het systeem zoals het hier is opgezet door MACROCad is eerder een filtering van het bestaande AMM dan een extra applicatie. Toch is de onderzoeker van mening dat de BLE van T&E Consult niet optimaal is voor de AEC-sector. T&E Consult heeft de hulp ingeroepen van MACROCad omdat ze zelf geen ervaring hadden met programmeren in AMM. Het uiteindelijke resultaat waar T&E Consult nu mee werkt is naar mening van dit onderzoek te veel gericht op de mogelijkheden van AMM en de programmeurcapaciteiten van MACROCad. Met andere woorden: de BLE is te veel ontstaan uit technisch oogpunt, en niet uit oogpunt van de AEC-markt. Misschien dat deze zienswijze niet geheel klopt omdat de BLE heel erg toegespitst is op de specifieke wensen van T&E Consult. In dat geval moet men de vraag stellen of de eisen van T&E Consult hoog genoeg liggen om een juiste vergelijking te maken met de AEC-sector in het algemeen (wat betreft EDM). De extra opties die volgens deze beschrijving aan de BLE voor de AEC-sector toegevoegd moeten worden, zijn op geen enkele manier te ondervangen in het bestaande ‘kale’ AMM. De filteroptie voor bestanden (hs. 6.3, punt 7) bijvoorbeeld. Hiervoor zal een compleet nieuw onderdeel geprogrammeerd moeten worden. Ook het maken van een tekeninglijst en het omgaan met de ‘projectpartners’ is een geheel nieuw aspect waar in het bestaande AMM geen (of slechts summier) mogelijkheden voor zijn. In hoofdstuk 6.17 wordt het aspect ‘AutoCAD applicaties’ aangehaald. Een niet te onderschatten aspect van EDM wat in de AEC-sector reeds jaren is ingeburgerd en zijn kwaliteiten reeds bewezen is. Om met een AMM-BLE te komen voor de AEC-


38

sector, zal het systeem rekening moeten houden met deze aspecten. Het huidige ‘kale’ AMM voorziet hier nog maar heel summier in door X-ref’s weer te geven en een koppeling te maken tussen het tekeninghoofd en AMM. De AEC zal hier niet tevreden mee zijn, en zal een oplossing willen voor haar eigen bureaubibliotheek. De BLE van T&E Consult voorziet hier ook (nog) helemaal niet in.

7.1 Toevoegingen op Meridian

In dit onderzoek zijn verschillende bronnen geraadpleegd om een uitbreiding te maken voor het basispakket AutoManager Meridian 2002. In voorgaand hoofdstuk is een beschrijving gemaakt van hoe een AEC EDM systeem zou moeten werken. Hieronder wordt een overzicht gegeven van welke elementen toegevoegd moeten worden aan AMM om te komen tot het systeem zoals beschreven in hoofdstuk 6.

- De geschikte rolen en privileges moeten aangemaakt worden

- De geschikte kluisstructuur moet aangemaakt worden - De kluis moet ‘Alleen lezen’ worden en er moeten

automatisch workarea’s aangemaakt worden bij opstarten nieuwe projecten.

- De juist navigatieviews moeten aangemaakt worden - De eigenschappen van projecten moeten uitgebreid

worden tot: o Projectnummer o opdrachtgever projectnummer o opdrachtgever o projectomschrijving o contactpersoon o bedrijfsadres o bedrijfpostcode o bedrijfvestiging o bedrijftel.nr. o bedrijffaxnr. o bedrijf e-mail o contactpersoonadres o contactpersoonpostcode o contactpersoonwoonplaats o contactpersoontel.nr.


39

o contactpersoonfaxnr. o contactpersoon e-mail o projectleider (manager) o fase waarin het werk zich bevind.

- De eigenschappen van documenten moeten uitgebreid worden tot:

o vloer / verdieping o gebouwnummer / bouwblok o onderwerp / omschrijving o bladnummer o getekend (standaard de naam van tekenaar,


‘definitief’) (standaard op concept). - Er moet een mogelijkheid komen om te werken met

projectpartners (en templates van vaste partners) - Het systeem moet kunnen werken met filteropties voor

bestandsformaten. Alleen indien een bestand in de juiste versie van een programma is opgeslagen kan het in het systeem verwerkt worden. Op die manier komen er geen bestanden in het systeem die niet geopend kunnen worden door één of meerdere projectpartners.

- Een ‘aftekensysteem’ moet mogelijk zijn waarbij projectmanagers een tekening goedkeuren en vrijgeven voor verdere verwerking. Dit aftekenen moet gebeuren met een wachtwoord.

- Het systeem moet een selectiemogelijkheid bevatten voor documenten.

- Het systeem moet selecties van documenten eenvoudig kunnen versturen naar diverse media.

- Er moet eenvoudig een automatische tekeningenlijst/documentenlijst te genereren zijn.

- Koppelingen met bestaande applicaties op AutoCAD gericht op de AEC markt dienen makkelijk geïmplementeerd te kunnen worden.

- 3D Object Georiënteerd Modelleren moet ondersteund kunnen worden.

- De backupmogelijkheden dienen uitgebreider opgezet te worden.


40

Verdere eigenschappen van het systeem dienen slecht beter geïmplementeerd te worden of zeer licht aangepast om ze bruikbaar te maken voor een AEC systeem. De gedetailleerde beschrijving vindt in voorgaand hoofdstuk.

Deel B | Bronvermelding

41

BRONVERMELDING Tijdens dit onderzoek en dit verslag zijn de vo lgende bronnen geraadpleegd: Personen: Prof.Dr.Ir. B. de Vries (TU/e) Dhr. S. Buma (TU/e) Dhr. R. Verzuu (Cyco) Dhr. A. Verdam (T&E Consult) Dhr. P. Compier (MACROCad) Dhr. F. van Wersch (MACROCad) Lectuur: Projectmanagement en ICT Ir. J.W.M.Bovend’Eerdt BOUWK. BIB Handboek documentmanagement : compleet en praktisch CENTRALE LEESZ. : YAW 2001 TIM Informatie-ordening in de bouw : evaluatie en verbetering / door J.W.F. Wamelink BOUWK. BIB : RAG 96 WAM Informatiebehandeling in het ontwerpproces : onderzoek naar de verbetering van de informatiebehandeling binnen ontwerpteams van de Dienst Gebouwen Werken en Terreinen / door Jan Erik Huls BIBL. MAGAZIJN : ARB 01 IVO (2001004) Object trees : improving electronic communication between participants of different disciplines in large-scale construction projects / by Gilles A. van Nederveen BOUWKUNDE BIBL. : RAX 2000 NED Communicatie in een multidisciplinaire bouworganisatie tijdens het ontwerpproces / door Harm van Erp BOUWKUNDE BIBL. : ARR 2000 BWK (2703)

Deel B | Bronvermelding

42

Internet: Tijdens dit onderzoek zijn talloze internetsites bekeken. De belangrijkste zijn hieronder gegeven. Van daaruit is doorgelinkt. www.documentmanagement.pagina.nl www.cyco.nl

Bijlagen |

BIJLAGEN In dit deel van het verslag de bijlagen, achtergrondinformatie en feiten en cijfers. In het verslag wordt verwezen naar de (genummerde) bijlagen.

Bijlagen | Werking van ‘kaal’ AMM

BIJLAGE 1

WERKING VAN ‘KAAL’ AMM Bron: hulpfunctie van AMM 2002 Verschillende clients Het proces op een lokale machine is de client van AM Meridian. De clienttool communiceert met de AM Meridian server om documenten en andere informatie te beheren. AM Meridian staat verschillende processen toe om de server te benaderen:

I. De AM Meridian client voor gebruik in een LAN of WAN netwerkomgeving (poweruser). Dit is de meest krachtige client die beschikbaar is om documenten te beheren via AM Meridian. Andere applicaties zoals de Application Integration kunnen de server ook veilig benaderen, maar zijn bepertkt in een functionaliteit vanwege de veiligheid en data-integriteit. Het is mogelijk om de inhoud van de kluis te bekijken, een voorbeeld te zien van het document zelf en de eigenschappen van het document, allemaal in één keer óf apart. Het programma heeft verder dezelfde eigenschappen als elk ander Windows-programma.

II. De Web client voor gebruik over het internet/intranet

(Microsoft Internet Explorer). De AM Meridian Web Client is een methode om de kluis op afstand te benaderen via internet of intranet. Gebruikers hebben de voordelen en gemakken van werken op afstand, maar werken wel nog steeds in dezelfde veilige kluis als elke andere client. Documenten zijn beveiligd, en bevatten nog altijd dezelfde toegangslimieten als bij de poweruser. De webclient heeft daarentegen wel de nadelen dat niet alle gebruikersfuncties ingebouwd zijn. De functionaliteit is daardoor minder. Documentvergelijkingen kunnen via internet bijvoorbeeld niet gemaakt worden. De AM Meridian


Web Client is een URL naar een root op de IIS server: http://localhost/Meridian2002/Start

III. De AM Meridian Application Integration welke zich

integreert in elke Microsoft Standard File gerelateerde dialoogbox.

IV. De AutoCAD Link voorziet in een interface tussen de

tekeningstempel in AutoCAD tekeningen en de AM Meridian database (‘vault’ ofwel ‘kluis’)

V. De Inventor Link voorziet in een link tussen Autodesk

Inventor properties en de AM Meridian database. Deze functie voorziet daardoor ook meteen in een link tussen de tekeningstempel van een Inventor tekening en de AM Meridian database.

VI. De SolidWorks Link voorziet in een link tussen de

SolidWorks 2000 series en de AM Meridian database, inclusief stempelupdates.

Document workflow Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven EDM systemen invoeren, is om te voldoen aan procedures. Dit kunnen bestaande ISO9000 procedures zijn, of geforceerde controlesystemen. Normaal gesproken ondergaat een document, of een set van documenten, verschillende stadia tussen het moment waarop een auteur een document klaar heeft en het moment waarop het vrijgegeven wordt voor gebruik. Dit gecontroleerde proces noemen we ‘Workflow’. In een traditionele werkomgeving heeft een werknemer bijvoorbeeld een set tekeningen gereed en stuurt ze door naar een ander ter controle. De controleur (‘reviewer’) controleert de tekeningen en accepteert ze of stuurt ze terug voor wijzigingen. In sommige gevallen start een workflow al voor het document is aangemaakt: een projectmanager beslist bijvoorbeeld dat iemand iets moet gaan maken.


In AM Meridian Configurator kan elk documenttype een eigen workflow hebben. De workflow wordt gemaakt en weergegeven in een grafische weergave.

Documenten in een vault (kluis) Een AM Meridian document is een soort van container met inhoud. Het volgende is van toepassing op alle AM Meridian documenten : I. Het document is geplaatst in een map (folder). II. Het document heeft een naam. III. Het document heeft een type. IV. Het document heeft een revisie toewijzing. ???????/


Documenten in een kluis (vault) zijn net als files op een computer. Ze zijn geplaatst in een map/folder/directory. In deze mappen kan men ze copieren, hernoemen en verwijderen. Men kan ze ook verplaatsen van de ene naar de andere map. Dit alles natuurlijk alleen indien de gebruiker voldoende privileges heeft. Een AM Meridian vault verschilt echter op de volgende punten van een normaal filesyteem :

V. Men kan de documenten weergeven volgens verschillende eigenschappen. Bijvoorbeeld een lijst van alle documenten van een bepaalde gebruiker, van een bepaald project, of met een bepaalde status.

VI. De geschiedenis van een document wordt bewaard. Men kan dus altijd oudere versies van een document terugvinden. Men kan zelfs verschillende versies van een document visueel vergelijken.

Er zit een onderscheid tussen een document in AM Meridian en de feitelijke inhoud van dat document. De inhoud wordt ervaren als de eigenlijke file, maar het document is de inhoud van de file inclusief andere vastgelegde data. Men kan een document creëren in AM Meridian zonder file- inhoud. Met andere woorden : men kan een soort van lege container maken die later word ingevuld. De containers hebben wel namen, revisienummers en documenttypes. Documenttype Het type van een document geeft de ‘praktijkbedoeling’ van een document weer. Hiermee wordt bedoeld dat een document niet meer gerelateerd is aan een extensie, maar aan een type zoals: faxen, CAD documenten, memo’s enz…. Een document kan een file zijn (vector tekening, raster plaatje, text file, table, enz….). Documenten met verschillende extensies (bestandstypen) kunnen wel behoren tot hetzelfde documenttype. Bijvoorbeeld : een ontwerptekening is heel verschillend aan een werktekening. Maar ze zijn allebei .dwg-files (AutoCAD). Het documentype bepaald mede : V. Hoe revisiedocumenten genummerd moeten worden. VI. Welke templates beschikbaar zijn. VII. Welke workflow gevolgd moet worden. VIII. Welke eigenschappen het document heeft.


IX. Hoe documenten genummerd moeten worden. De juiste documentypes per bedrijf of organisatie kunnen aangemaakt worden in de AM Meridian Configurator. Dit is een apart programma wat op de server geïnstalleerd wordt. Revisies AM Meridian heeft de mooie eigenschap dat van een document ook de revisies worden bewaard. Een vorige versie van een document kan dus makkelijk weer teruggehaald worden. In de AM Meridian Configurator kan de administrator instellingen doen aan de manier waarop de revisies genummerd moeten worden. De nummering kan dus aangepast worden op de eigen nummering van het bedrijf of organisatie. Elk documenttype kan een andere nummering bevatten. Een ontwerptekening kan bijvoorbeeld zonder nummering zijn, maar zodra de tekening in de bestekfase komt wordt het revisie nr ‘A’. In de werktekeningfase kan de nummering juist weer numeriek zijn. Ook documenten die alleen gebruik worden ter referentie (dus geen revisies hebben) passen in het systeem. Het type document kan dan ‘no revision’ hebben. Document templates Bijna alle softwareapplicaties maken gebruik van templates wanneer ze een nieuw bestand openen. MS Word bijvoorbeeld gebruikt .dot-templates; AutoCAD .dwt. In AM Meridian kan elk bestand aangewezen worden als template. Ook een gewoon .doc of .dwg bestand kan dus een templatefile zijn. Templates kunnen toegewezen worden aan bestandstypen (dus niet extensies). Om de volgende redenen heeft dit een voordeel :

1. De gebruiker ziet alleen maar het template voor dát specifieke documenttype.

2. Bij gebruik van verschillende stempels (autocad tekeningen) in verschillende fasen van het process, wil men natuurlijk dat de gebruiker de juiste kader en stempel gebruikt.

3. De templates kunnen na toewijzing aan een bestandstype niet meer aangepast worden.


Change / veranderingen Het aanpassen van documenten noemt met in AM Meridian : ‘change’. Om aanpassingen te maken in een bestaand, released document, moet de gebruiker een ‘change’ starten. Deze handeling activeert de revisiemeter en schrijft het document uit voor veranderingen. Allen nieuwe documenten worden automatisch geplaatst als ‘under change’. Men mag ook een ‘change’ starten bij een ‘released’ document. Documenten moeten in de status ‘change’ staan voordat ze aangepast kunnen worden. Documenten veranderen in een applicatie De hulpfunctie van AM Meridian poweruser zegt het volgende over het openen van documenten : If the document is available, then you will be able to open in the application. There are several ways to do this Pull Down Use the `Document’ menu. Toolbar The MAIN Toolbar option In the case of both the Toolbar and the Document menu, the correct application icon will be displayed, in this case ÀutoCAD’. Context Menu Over the document, simply right click for the context menu. You can also `double click’ on the document in the Navigator view, to launch in the application. If you were to attempt to open a released document by any of these methods, then AM Meridian would trap this, and a dialogue. If you select Òpen read only’, you can open the document in the application, but cannot save your changes. However, if you choose the latter option, then the document will automatically be placed in the Ùnder Change’ state, and opened in it’s application for editing. Er zijn dus verschillende manieren om een document te openen in AM Meridian poweruser alvorens het aan te passen. Er ontstaat echter een probleem wanneer men het document in een andere applicatie wil openen dan de standaard applicatie. Een


.jpg-bestand opent (b.v.) standaard in Internet Explorer. Wil een gebruiker deze openen in Adobe PhotoShop, is dit niet mogelijk. DIT IS EEN BEPERKING VAN HET SYSTEEM !! In elke andere normale filestructuur bestaat de optie : ‘open met…’ of ‘open with….’. Een document creëren vanuit een ander : In veel gevallen is een bestaand document een goed startpunt voor een nieuw document. Er zijn verschillende manieren waarop men een nieuw document kunt maken op basis van een bestaand. Copy In dit geval wordt het huidige document simpelweg gecopieerd. De gebruiker volgt een wizard voor de nieuwe database eigenschappen. Er wordt geen link of referentie gemaakt naar het huidige document. Derive In dit geval wordt er genoteerd dat een document ‘derived from’ een ander is. Een copie wordt gemaakt en de gebruiker voltooid de wizard (net als ‘copy’). Echter wordt in dit geval een referentie gemaakt tussen de twee documenten zodat de gerelateerde documenten opgespoord kunnen worden. De bestaande documenten veranderen niet. Replace In dit geval vervangt het nieuwe document het oude volledig. Het nieuwe document wordt dan het actieve document, en het oude document wordt geplaatst in een staat van ‘pensioen’ (in het systeem ‘retired’ genoemd). In de ‘retired’-toestand kan er niet naar verwezen worden door een ander document. Eigenschappen en eigenschappenpagina’s Samen met de bestand houdt AM Meridian ook eigenschappen van een document bij. De eigenschappen zijn dezelfde als die van windowsdocumenten (filenaam, grootte, locatie, datum enz..), maar worden door AM Meridian uitgebreid. De eigenschappen binnen AM Meridian worden gebruikt om documenten te managen. Documenten hebben dan ook eigenschappen als revisie, opsomming, projectnummer, materiaal, titel enz…. In AM Meridian zijn documenten de enige objecten die eigenschappen bevatten.


Een ‘property sheet’ bevat de attributen of eigenschappen van de objecten en hun waardes. De juiste ‘property sheets’ worden automatisch aangemaakt wanneer een user een document aanmaakt. Het systeem weet namelijk (is ingegeven in de configurator) welke eigenschappen bij welke documenttypes horen. Er zijn drie eigenschapattributen:

1. Eigenschappen die men kan wijzigen zonder dat men de waardes van de eigenschappen veranderd. Bijvoorbeeld datum van aanmaak, documentgrootte, enz…

2. Eigenschappen die men alleen maar kan wijzigen indien men voldoende rechten heeft (b.v. in een pull-down menu kan niet iedereen waardes toevoegen).

3. Eigenschappen die men altijd kan wijzigen behalve wanneer het document locked is.

De eigenschappen kunnen door de administrator in AM Configurator beheerd en aangepast worden. Uitzonderingen AM Meridian werkt heel strikt met een workflow. Niet altijd kan een bedrijf voldoen aan die workflow. Soms moet daar van afgeweken worden vanwege het halen van een deadline of iets dergelijks. AM Meridian heeft voor deze uitzonderlijke gevallen: ‘quik change’. Met deze optie worden de gebruikelijke regels ontweken en wordt dus een verandering gedaan die afwijkt van de workflow. Slechts enkele gebruikers kunnen gebruik maken van deze optie (instelbaar door de administrator). Navigeren in een kluis Men gebruikt AM Meridian ter beheer van documenten. Daarvoor wil men uiteraard op verschillende manieren naar documenten kijken. Alleen de filestructuur is niet genoeg. Sorteren en zoeken op diverse kenmerken is een belangrijk punt van documentenbeheer. AM Meridian biedt diverse manieren ter documentennavigatie :

1. werken met ‘navigation views’ 2. zoeken en collecties (collecties = opslaan van

zoekresultaten voor later gebruik) 3. keyfind (zoeken van eigenschappen van een document)


Werken met ‘Navigation Views’ De naviation view kan gebruikt worden om de documenten te bekijken vanuit verschillende perspectieven. Deze views kunnen zelf aangemaakt worden door de administrator, maar er zijn er minimaal 5 reeds geinstalleerd :

1. Explorer (filestructuur) 2. All tot do list (nog te doen) 3. Document type File Type (documenttype-bestandstype) 4. My tot do list (nog te doen voor gebruiker) 5. Status person (status)

De administrator kan verschillende hierarchien aanmaken in de filestructuur voor groeperen van documenten. Bijvoorbeeld, op datum van aanmaak, laatst veranderd, projectnr. Enz… Op die manier zal men nog maar zelden hoeven te zoeken naar documenten. De explorer view is de hoofdnavigatie van AM Meridian. Deze view laat de documenten zien op de gebruikelijke wijze. De windows filestructuur wordt hier aangehouden met folders en documenten. De documenten die men hier ziet hebben diverse revisies, maar alleen de laatste versie wordt getoond. Eigenschappen als copy en paste werken in de explorer view exact hetzelfde als in windows (indien de gebruiker hiervoor voldoende rechten heeft natuurlijk). Document referenties AM Meridian help gebruikers om om te gaan met bestanden die verwijzen naar elkaar. De referenties van die bestanden worden bijgehouden door de hele kluis heen. Het X-Ref principe van AutoCAD wordt door AM Meridian automatisch bijgehouden.


De referenties van een document worden door AM Meridian grafisch weergegeven. Men kan zien of een document opgebouwd is uit referenties, of dat een document een referentie voor andere is. Dubbelklikken op de documenten zorgt ervoor dat men meteen de gegevens van het document te zien krijgt. Documenten die ‘retired’ zijn blijven gerefereerd aan de hoofddocumenten. Bij het openen van het hoofddocument vind wel een waarschuwing plaats en word de gebruiker om actie gevraagd. Referenties kunnen ook handmatig gemaakt worden tussen twee documenten. Een ontwerp wat weggeschrijven is in een Word bestand (maar wel documenttype ‘ontwerp’) wordt verdergezet in AutoCAD (nog steeds documenttype ‘ontwerp’). Het AutoCAD bestand is een voortzetting van het Word bestand. Een referentie tussen de twee is dan ook niet meer dan normaal. AM Meridian biedt hiertoe de mogelijkheid. Men moet dan wel handmatig ingeven wat voor type referentie het is (de administrator kan referentietypes opgeven in de configurator).


Integratie met andere programma’s Een groot nadeel van de meeste documentenbeheersystemen is het extra werk. Vaak moeten bestanden geupload worden naar een server of moeten extra handelingen gedaan worden om bestanden te delen of te voorzien van informatie. Dit is een groot nadeel en blijkt in de praktijk de grootste tegenstander van de documentmanagementsytemen. Gebruikers willen het liefste gewoon met de programma’s werken die ze gewend zijn. De integratie van een documentmanagementsysteem met AutoCAD, Word, Excel


enz… ligt dan ook voor de hand, maar is nog nooit eerder toegepast. AM Meridian doet dit wél, wat hen een grote voorsprong geeft ten opzichte van de concurentie en waardoor ze eindelijk een systeem afleveren wat een échte kans maakt in de praktijk. De AM Application Integration zorgt ervoor dat gebruikers hun bestanden opslaan in de vault van meridian en niet lokaal op hun eigen harde schijf. Maar AM Meridian gaat verder. Zelfs in Windows Verkenner (Explorer) zitten AM Meridian trucks. Slepen (Drag & Drop) van bestanden vanuit Verkenner naar de vault is mogelijk. Er komt zelfs een ‘check box’ in beeld met de vraag wat voor documenttype het bestand is / moet worden.

Application integration Application integration voorziet in een grote funcitonaliteit. Wanneer een gebruiker met de Application Integration werkt wordt telkens wanneer de commando’s New, Open, Save en Save As worden gebruikt, hem een ‘mini client’ getoond van AM Meridian (afhankelijk van de instellingen van de gebruiker kan de AM Meridian dialoogbox óf de standaard windows box met een extra Meridianicoontje getoond worden)


De gebruiker kan ook een ‘exclusion list’ aanleggen waarbij de Application Integration niet ‘inbreekt’ in het systeem (b.v. handig bij FTP software of een leverancierscatalogus op CD-ROM) Verder bestaat er ook nog een link tussen AutoCAD stempels (attributes) en de eigenschappen van een document in AM Meridian. ‘Role based’ beveiliging AM Meridian werkt met zogenaamde Role based security. Gebruikers behoren tot een bepaalde User Group. Deze methode maakt het mogelijk gebruikers te categoriseren op bepaalde toegangsrechten. Verschillende groepen kunnen toegang krijgen tot verschillende mappen. Een gebruiker kan dus ‘Configurator’ zijn voor het ene project, maar slechts ‘Editor’ voor het andere. De rollen (‘roles’) worden toegekend door de administrator. De administrator kan zelf de namen en eigenschappen van de rollen bepalen (middels de Configurator).

Sommige gebruikers (indien ze daartoe gemachtigd zijn) kunnen groepen of gebruikers toevoegen aan een werkomgeving of map. Wat mensen in een groep nou precies kunnen wordt bepaald door de administrator in de AM Meridian Configurator.

Bijlagen | Handleiding T&E voor aangepast AMM

BIJLAGE 2

HANDLEIDING T&E VOOR AANGEPAST AMM Bron: Deze bijlage is letterlijk overgenomen uit de handleiding die geleverd is door T&E.


Over AutoManager Meridian (AMM). AutoManager Meridian is de opvolger van Automager Workflow. Dit programma beheerd documenten, bij T&E Consult zijn dit de AutoCad tekeningen. Het grote verschil tussen Meridian en Workflow is dat Meridian de historie van de tekeningen bewaart. Het is dus mogelijk om terug in de tijd te gaan om vorige versies van tekeningen te bekijken. Aan het uiterlijk en werking van Meridian is ten opzichte van Workflow het een en het ander verandert. Hier onder volgt een beschrijving van de werking van Meridian. Begrippen. AMM AutoManager Meridian Vault De kluis waar de tekeningen in zitten, dit is een afgeschermd gebied op de fileserver. Main Area Hoofdmap met projectnummers en goed gekeurde tekeningen. Work Area Werkmap met (rojectnummers) en tekeningen die in bewerking zijn. Working Copy Kopie van een tekening waar ingewerkt wordt. Vrijgeven Een tekening in de work area beschikbaar stellen voor ander gebruikers. Now Mogelijkheid om terug in de tijd te gaan. Baseline Markerings punt om terug in de tijd te gaan. Viewer Dia van de tekening om snel even te bekijken. Kan uit gezet worden. Start scherm.


Als we AMM opstarten zien we een Main Area. In deze directory staan de projectnummers. Als we gaan tekenen moet er altijd een projectnummer aanwezig zijn in de Main Area en in de Work Area. De projectnummers kunnen alleen aangemaakt worden door de projectleiders.

Een projectnummer aanmaken (alleen projectleiders). Selecteer de Main Area deze wordt blauw. Druk op het icoon New Folder om een nieuw projectnummer te maken. Er wordt nu in de Main Area een folder zichtbaar met de naam New Folder. Geef de folder de juiste naam volgens de T&E standaard. (1 letter + 4 cijfers) of ( 4 cijfers + 1 letter). Het project moet nu omschreven worden. Ga op het projectnummer staan deze wordt blauw. Klik op het icoon New document. Het volgende scherm verschijnt.

Klik op Create. Het volgende scherm verschijnt.


Klik op OK. Het volgende scherm verschijnt.

Vul zoveel mogelijk alle velden in, een aantal velden zijn verplicht. Er zijn ook standaard sjablonen beschikbaar dit scheelt invulwerk. De sjablonen kiest u door op de pijltjes te klikken achter het vakje sjabloon. Met de knop upd worden de gegevens van het sjabloon overgenomen. Deze moeten nog wel deels aangepast worden zodat ook de gegevens kloppen. Klik op Finish, er wordt een work area gemaakt van het projectnummer. Het aanmaken van een project is nu compleet. Er bestaat nu van het project een main area en een work area. In de main area komen de tekeningen te staan die zijn afgetekend, dus zijn goed gekeurd en klaar zijn. In de work area staan de tekeningen waar aan gewerkt wordt, deze tekening zijn dus nog in bewerking.


Een nieuwe tekening maken. Zodra er projectnummer is aangemaakt in de main area en in de work area kan er een tekening gemaakt worden. Zorg er voor dat u in de work area staat. Dit kunt u zien aan de tekst in de donker grijze balk onder de iconen. Stel dat u in de main area staat dan kunt u naar de work area gaan door op de tekst main area in de donker grijze balk te klikken. Vervolgens kunt u kiezen uit het juiste projectnummer in de work area.

Als er in de main Area onder een project nummer al tekeningen staan dan gaat u op een tekening staan. De eigenschappen van deze tekening worden nu zichtbaar. Klik op de Work Area knop om naar de juiste work area te gaan. Als we in de work area staan klikken we op het icoon New document


Klik op Create het volgende scherm word zichtbaar.

Vul zoveel mogelijk gegevens in, een aantal velden zijn verplicht. Klik op Finish. Het volgende scherm wordt zichtbaar. Klik op de AutoCad knop. Autocad wordt nu op gestart met een lege tekening. Als autocad al was opgestart klik dan op de windows taakbalk op autocad volledig op het scherm te krijgen.


De tekening naam boven op de autocad balk verwijst naar een

plaats in de Automager Meridian kluis. Haal nu zoals gebruikelijk een kader binnen via het pulldown menu kaders. Om nu de gegevens van de AMM database in het stempel te plaatsen klikken we op de toolbar update kader. Het tekeninghoofd wordt vervolgens ingevuld met de gegevens uit AMM database. Let op het heeft geen zin om de gegevens in het tekening hoofd te veranderen met attribute edit. AMM zet bij de volgende update de database gegevens weer terug. Ook als we gaan plotten worden de gegevens van de database naar het stempel overgebracht.


Hoe gaat AMM om met de tekeningen en de revisies. We hebben al gezien dat er een main area is en een work area, in de main area staan de tekeningen die goedgekeurd en afgetekend zijn. In de work area staan de tekeningen waar aangewerkt wordt. Als een tekening in bewerking is door iemand dan zien andere gebruikers deze tekening niet. Op het moment dat de tekening door de gebruiker wordt Vrijgegeven is hij weer zichtbaar voor ander gebruikers in de work area. Op het moment dat u niet meer met de tekening werkt moet u altijd op de knop Vrijgeven drukken om de tekening aan andere gebruikers beschikbaar te stellen. Als u dit niet doet kunnen andere gebruikers er echt niet bij.

Als de tekening is vrijgeven wordt er een revisie in de work area gemaakt De revisie nummering gaat als volgt.


Een nieuwe tekening in de work area heeft nog geen revisie letter. Als de tekening wordt vrijgegeven wordt de eerste revisie gemaakt. Deze gaat dan A-1 heten. Deze revisie wordt gemaakt in de Work area de tekening is nog niet klaar, hij is nu beschikbaar voor andere gebruikers in de work area. Als u met tekening A-1 verder wilt werken drukt u op de knop bewerken. De revisie in de work area wordt nu verhoogd naar A-2. De tekening met revisie A-2 is nu weer alleen zichtbaar voor u zelf. Druk op de Knop Start AutoCad om de tekening op te roepen. Als u de tekening in AutoCad weer afsluit moet u de tekening weer vrijgeven om hem beschikbaar te stellen voor

ander gebruikers.Als de tekening gecontroleerd en goedgekeurd is door de projectleider kan deze afgetekend worden. Druk op de knop Aftekenen. Er wordt gevraagd om een gebruikers naam en wachtwoord. De tekening wordt nu vanuit de work area naar de main area geplaatst. De revisie cijfers worden nu weggehaald. Er blijft alleen een revisie letter over. Aan deze letter en de plaatsing van de tekening in de main area ziet u direct dat de tekening is goed gekeurd. De tekeningen in de main area kunnen read-only geopend worden om ze vervolgens te plotten. Als u een tekening plot worden de gegevens van Meridian automatisch in het stempel geplaatst. Dus ook de juiste revisie informatie.


Als er een nieuwe revisie gemaakt moet worden druk dan op de knop Revisie.

Versie A wordt dan naar de work area gekopieerd. De revisie wordt opgehoogd naar versie B-1. Vervolgens kan de tekening weer in bewerking genomen worden. De verschillende fasen van een tekening. Starten van nieuw tekening in de work area. Er is nog geen revisie letter en cijfer. Tekening vrijgeven in de work area als deze afgesloten wordt in AutoCad. Revisie wordt A-1 Tekening bewerken. Revisie wordt A-2 enz. Als tekening klaar is vrijgeven en vervolgens aftekenen met wachtwoord door projectleider. De tekening wordt in de main area geplaatst met uitgave A Tekening openen in AutoCad (read-only) om te plotten. Stempel wordt automatische geupdate. Wijziging5-12-2002 14:005-12-2002 14:00 aan de uitgegeven tekening. Uitgave ophogen door revisie te maken. Tekening wordt in de work area geplaatst. Revisie wordt B-1. Enz. Terug in te tijd. Met AMM is het mogelijk om terug in de tijd te gaan.


Dubbel klik op het icoon Now rechts onder naast de gebruikersnaam.

In dit scherm kunt u terug in de tijd om vorige versies te bekijken. U moet wel ongeveer weten naar welke datum en tijd u terug wilt gaan. Een goede indicatie is om eerst bij het tapblad revisie te kijken naar welke datum u terug wilt. U kunt ook naar een Baseline terug gaan. Een baseline is een markering in het verleden. Met de toolbar New Baseline zet u een markering. Als u terug in de tijd bent gegaan wordt AMM donkerder van kleur. Dit om aan te geven dat u in het verleden zit te werken. Oude revisies bekijken. Met de toolbar Show revisions ziet u de AMM historie van een tekening. U kunt dan de oude rivisies bekijken en vergelijken met elkaar.


Zoeken. Het is in AMM mogelijk om op alle gegevens te zoeken die ooit zijn ingevuld. Snel zoeken: Vul naast de verrekijker een woord in waarop u wilt zoeken bv. hulpbrug. Klik op de kleine verrekijker (Start Search). Alle documenten waarin het woord hulpbrug voorkomt worden getoond.

Geavanceerd zoeken. Klik op de toolbar find (verrekijker). U komt in het volgende scherm.

In het tabblad Name & type kunt u zoeken op document naam.


Bij More Criteria kunt u gerichter zoeken op bepaalde gegevens.

Een bestaande tekening in Meridian plaatsen. D.m.v. kopieren en plakken kunt u makkelijk een tekening in AMM plaatsen. Ga in AMM in de juiste work area staan. Sleep met verkenner een tekening in de work area. Er wordt gevraagd om de juiste work area te selecteren. Vervolgens moeten de tekening gegevens ingevuld worden. Let op: Als de gegevens van de tekening worden ingevuld moet er bij het bladnummer tijdelijk een andere naam worden ingevuld dan de bestandsnaam. Dit is nodig omdat de tekening al in AMM is geplaatst en daarom niet de zelfde naam mag krijgen in de database. Dus als het bestand b.v. 006 is vul dan bij bladnummer 006a in. Als alle gegevens zijn ingevuld wordt de tekening in AMM geplaatst. Hernoem de tekening direct daarna zodat het bladnummer en de bestandsnaam weer goed zijn. Let op er wordt nu begonnen met de eerste revisie A-1. Als de tekening al een aantal revisies heeft moet men een paar keer de tekening vrijgeven en aftekenen totdat de juiste revisie wordt weergegeven.


In het tabblad revisie kan men vervolgens de oude data bewerken.

Een AMM tekening overschrijven met een nieuwe tekening. Er zijn situaties dat een tekening in AMM vervangen moet worden door een nieuwe versie. Bijvoorbeeld als de tekening digitaal naar de opdrachtgever is geweest en weer terug komt met een aantal wijzigingen. De gewijzigde van de tekening van de opdrachtgever is dus een nieuwe versie. De oude versie in AMM moet dus wel bewaard blijven. Ga in de main-area naar de juiste tekening zorg er voor dat deze is afgetekend. Als het goed is, is dat ook zo. Neem de tekening in bewerking door een revisie te maken. De tekening wordt nu in de work-area geplaatst en de revisie wordt opgehoogd. Sleep vervolgens met verkenner de nieuwe tekening in de work-area. De bestandnaam moet natuurlijk wel hetzelfde zijn. Anders ben je een nieuwe tekening aan het importeren i.p.v. overschrijven. Er word gevraagd om het juiste ordernummer te selecteren.

Er wordt aangegeven dat de tekening al bestaat.


Klik op yes en de tekening wordt overschreven.

Vervolgens de tekening vrijgeven en aftekenen. Op deze manier blijft altijd de historie van de tekening beschikbaar. Indeling en layout. U kunt het uiterlijk van AMM aanpassen aan u eigen wensen. B.v. met de toolbar View Pane on the Left krijgen we onderstaande indeling.

B.v. met de toolbar View Pane at the Top krijgen we onderstaande indeling.

B.v. met de toolbar Show or Hide Properties krijgen we onderstaande indeling.


B.v. met de toolbar Show or hide viewer krijgen we onderstaande indeling.

Tekeningen en revisies bekijken met Windows Commander. Het is mogelijk op met de windows verkenner of Windows Commander

tekeningen te bekijken en te vergelijken. Er is een extra drive letter hiervoor aangemaakt, de K-drive. Hier ziet de project mappen met de tekeningen.


Ga op een tekening staan en druk op de rechter muis knop. Met de optie view kunt u de tekening bekijken. Met de optie show revisions kunt u de diversen revisies bekijken en vergelijken met elkaar. Een tekening die in gebruik is beschikbaar maken.

Als de tekeningen op slot staan (rode slotje voor het bestand) betekend dit twee dingen. Er wordt in de tekening nog gewerkt, men is vergeten de tekening beschikbaar te stellen voor andere gebruikers. Als de tekenaar vergeten is de tekening beschikbaar te stellen kan er niemand meer bij, dit is vervelend als hij er niet is.

U ziet dat tekening 02 A-3 op slot staat. Hij is niet vrijgegeven door de eigenaar. De eigenaar is dit vergeten want hij is er niet. Bij de optie show


revisions onder de rechter muis knop is het mogelijk voor andere gebruikers de tekening beschikbaar te maken. U ziet dat de eigenaar met revisie A-4 bezig is. Via de rechter muis knop kunt u met de optie submit working copy kunt u revisie A-4 vrijgeven. Ook eerdere revisie kunnen hiermee terug gehaald worden.

Bijlagen | Grafisch Overzicht BLE

BIJLAGE 3

GRAFISCH OVERZICHT BLE

Bijlagen | Grafisch Overzicht BLE

Deel A | Voorwoord...Document Management per gebruiker anders van vorm zijn. Voordat...

Documents

Transcript of Deel A | Voorwoord...Document Management per gebruiker anders van vorm zijn. Voordat...