Rii ksvoorl i chti ngsd i enststimuleert kennisdel ing

door Walter Wiinhoven

Het communicatiebureau van de Rijksoverheid heeft onder meer een model

gemaakt om te voorspellen welke combinaties van media-inzet het beste wer-

ken. Medewerkers kunnen nu eenvoudig alle documenten van een bepaald pro-

ject achter hun bureau inzien om efÍiciënt gebruik te maken van eerder oPge-

dane enraringen.

Amand,aKweekel en

JanMeijer vanhet com-

municatiebureau

RVD/Publiek en Com-

municatie. Samen

deden ze ond.er meer de

invoering vanhet

DocumentManagement

Systeem bij dit onder-

deel van de Rijksuoor-

lichnngdienst.

(fotoww)

Dit kleinste ministerie is verantwoordelijkvoor de coórdinatie van het regeringsbeleid en

de overheidscommunicatie. 'De directie

Publiek & Communicatie ontstond op l janu-

ai 2OO2 door samenvoeging van de 'oude'

directie Toepassing Communicatietechniek(DTC) en de 'jonge' Postbus 51 Informatie-

dienst', iegt plaatsvervangend directeur

RVD/PenC Jan Meijer uit. 'Voor we fuseerden

was al duidelijk dat de directe publieksvoor-

lichting en de massamediale communicatienaar publieksgroepen meer in samenhang

ontwikkeld, georganiseerd en uitgevoerd

í8 DocuMENT MANAGER o sEprEMBER2003

moesten worden.'RVD/PenC helpt ministeries en daaraan ver-

bonden instellingen zoals agentschappen en

uitvoeringsorganisaties beter te communlce-

ren met de burger. Kenmerkend is de combi-

natie van dienstverlening op de terrelnenpublieksvoorlichting, media-inkoop en

advies, communicatieonderzoek en -advies

en kennisuitwisseling. Vaak wordt daarbij de

meest geschikte marktpartij gezocht. MeÍjer:'Het is voor een ministerie moeilijk om zelf al

deze expertises in stand te houden en ook las-

tig door de markt te regelen. In dat gebied

opereren wij. Een voorbeeld: wij doen voor derijksoverheid centraai de media-inkoop. Zie je

een personeeisadvertentie in de krant van bij-voorbeeld het ministerie van BinnenlandseZaken dan is het contract met die krant doorons geregeld. Door de schaalgrootte kunnenwe dit voordeliger doen dan elk ministerieapart. Uiteraard in nauw overleg met deministeries want het gaat om hun geld.'Er blijkt een groeiende behoefte aan geïnte-greerde dienstverlening. 'Zo verzorgen wijsystematisch effectonderzoek naar Postbus5L campagnes, zowel tijdens de looptijd alsdaama, naar bereik en werking van de cam-pagnes in relatie tot de media-inzet. Ook deeffecten van publieksvoorlichting door hetcontactcenter van Postbus 51 worden onder-zocht. Dat leidt tot een schat aan informatieover wat wei en niet werkt. Met die gegevensis een model gemaakt om te voorspellenwelke combinaties van media-inzet het bestewerken. Daarmee kunnen we vervolgensmedia-inkopers adviseren over gewenstecombinaties. Inderdaad een redelijk geavan-ceerd systeem, maar de rijksoverheid is danook een van de grootste inkopers, vooral inprint.'

DMS'Betere samenwerking is een van de mogelijk-heden om dienstverlening te verbeteren,maar je moet medewerkers dan o.a. op auto-matiseringsgebied faciliteren om makkelijkvan elkaars werk kennis te nemen. Dat heeftgeleid tot inrichting van een Íntranetomge-ving voor dit onderdeei van de RVQ speciaalgericht op dat primaire proces. We proberenhet gemakkelijker te maken te weten waar deander mee bezig is zonder dat we elkaar metpapier overstelpen. Daarin past ook het DMS:in het stadium dat documentefi nog in ont-wikkeling zijn, weten waar de ander meebezig is zonder te hoeven zoeken in een stati-sche structuur', aldus Meijer, eindverant-woordelijk voor de invoering van het nieuweDMS.'Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een-voudig alle documenten van een bepaald pro-ject achter hun bureau inzien om efficiëntgebruik te maken van eerder opgedane erva-ringen. ordeningsprincipes kunnen wisselen:misschien wil de financiële administratiestukken op een andere manier geordend heb-ben. Routering zorgt voor efficiencywinstwaar stappen vast liggen, of bij uitwisselingmet een ander pand.' (PenC heeft twee loca-ties).

Kosten en baten',Berekenen wat het DMS oplevert is niet zosimpei. Stel iemand vindt snel een document,krijgt een goeie ingeving en v/eet serieus geld

ZOEKEN EN

voor een opdrachtgever te verdienen of tweeprojecten slim te combineren, dat is lastigterug te redeneren naar het DMS. Ons uit-gangspunt was: als je je organisatie wilt ont-wikkelen moet je de medewerkers goede voor-zieningen bieden; rendement daarvan ismoeilijk hard te becijferen, wij wilden geenschijnnauwkeurigheid. Al kun je uiteindelijkwel een soort omslag maken per medewerker.Op basis van deze wat abstracte redeneringbesloten we de stap te zetten, beseffend datdit soort projecten met invoeringsproblemengepaard kunnen gaan. Ik ben over de invoe-ring tot nu toe gÍosso modo tevreden, maarpas na een jaar of anderhalf kun je zeggen ofmen werkelijk elkaars documenten in eenveel vroeger stadium gebruikt, en of allerleidocumenten over units heen sneller geraad-pleegd worden. Ik heb niet de illusie dat ditvanzelf gaat, dat moeten we als leiding moni-toren. We hebben dus niet gezegd die docu-menten moeten zo vaak geraadpleegd wor-den. Wel zorgen we ervoor dat drempeisworden v/eggenomen.'

Kennismanagement'Een van de meest wezenlijke veranderingenonder de paraplu van kennismanagementwas de gedachte: waarom geven we deopdrachtgever ook niet bepaalde informatiedie hem vooruit helpt? Het actiever uitdragenvan projecten (PenC voert jaarlijks zo'n 200projecten uit) stelt eisen aan hoeje die kennisintem organiseert. Binnen PenC is daarvoorde Academie voor Overheidscommunicatieopgericht, om kennis en expertise op hetgebied van de rijksoverheidcommunicatie tebundelen, toegankelijk te maken en te ont-wikkelen door educatie, bijeenkomsten, enpublicaties. Door kennisdeling en kennisont-

"i wikkeling draagt de Academie bij aan de ver-dere professionalisering van het vakgebied,als uitvloeisel van het Actieprogramma Over-heidscommunicatie (commissie-Wailage) hoeoverheidscommunicatie structureel verbe-terd kan worden.'

Europese AanbestedingOverheidsinstellingen zoals de RVD zijn ver-plicht te voldoen aan de wettelijke Europeserichtlijnen t.a.v. de Europese Aanbesteding.Doel: het openstellen van overheidsopdrach-ten voor alle bedrijven binnen de EU volgenseen transpaïante procedure. Voor lCT-projec-ten zoals een DMS bedraagt het drempeibe-drag 1,62.293 euro ex-btw Meijer: 'Zo'h ver-plichte procedure dwingt je om heel preciesmet elkaar af te spreken waaraan het systeemdat je wilt, moet voldoen. Het leidt ai in hetbegin tot gedetailleerde stukken waarin pre--i^^ ^+^^+ ...^+ ::: ..an de leverancier wiltLIED DLdéL w4L JrJ v

DOCUMENT MANAGER . SEPTEMBER 2003 #ffii

weten, nlet al leen f inancieel maar ook tech-nisch: le-dL het tot maarwerk, z i r ren bepaaldefaci l i te i ten standaard in heL pakket, heeÍr deleveranc-er zoiets eerder gedaan en kunnenwe daï z ien2 Na een qederei l leerde vpropl i i -

k inp m b v weoinoslar- tnren rrrordt zo opnhiee -'_ è___" " 'è_"è" ' - -tiveerd mogelijk vastgesteld wie de beste aanhipdino dnct Hêl o ino nns niet .m àc

goedkoonsre mr2r nm dp hcqte nr i iq- lzrrr : l i

fo i tcrrorh^ ' , ' l i -^ - l

: - dê nr i ic oan <oyiorrzoLsrLJVCl l ruuulLlS, dt l> LLrr rL l TLULL

comDonÊnï Met her afs iu i ten van het coni -_"r " ' ] 9 ' - '

r ract tenslotLe wordt de procedure afgerono.Goed voorbereid de aanbesteding ingaan koslï i id maar verdient z i r -h ler t to dnnrd:r ic r r ie i -

nig velrassingen tegenkomt. ' Als leverancieriverd l ln isvc Nleder l :nd \ l \ / oecolcetoord f )a

nieuwe documentmanagement-omgeving\À/óral t oêh:cêÊï.1 nn r le f )Oí-(Onon-nnlnccinc

\ , . n L-J, , m m i-- l - , ; -n ï Tniqrrq lorrcr do anlz devai l r rut t t t l t l t lËUtrU, U.r 'J j ,J uuN u!

scanners voor de digi ta le postverwerking.Gekozen is voor een variant waarin PenC.alspi lot Íunpeert voor Alqemene Zaken. Na sucr__-_ _*__ó.^ '_ ' ""_ - , 'b 'epqrrnl le imnlcmenler ia zzl hat nnl , h i i :^ . lo 'o

diensl en urnrden inoerr jg l5[ .

'Voordat we het voor alle 75 medewerkersimnlemenreren rrr i i lon \À/ê \ r /êtên ní ot

-^^ur s i r ru6

kjnder z iektes aan het l icht komen. t r z i jn welwal lechnische hobbels geweesL. daarnaasl'L- ! :^--

- ^ hct ophelc srrctccm dcrr4uuqlr wq ut l rdt lB> up ___- ó-.--- -

migratie van WindowsNT naar Windows2OOO.\ t /ó r ,^y, l :^h^n nr, . lar in Àa yntt tar inavvs vqÍurqpctr ut lJ l ruB t tdutr t I l l uc tuuLct l l tB,

ook in de convels ie is het nodige werk re veï-zotrcn Fn hi i nnze 2-hnn[ i ioo Àirart ia

- i t ^^^

een archief dal moet wolden ondeÍgeblachrin het svsreem \À/e hehhen erhter oêên ornÊn-:o ovfornan hin-^-^- l .2gld Om OnS el in een

paar dagen'doorheen le s leuren maar k jezener bewust voor ont al ies te doen met de men-sen die we in huis hebben'

Functioneel beheerAmanda Kweekel werd na de luropese Aanbesledinq h ' i het nroiect betrokken omoaL et- -"_. ' - " 'b

nop peen funr-r ioneel heheerder was voor hel-_-ó ó--_^svslêem ' ln de loon r / rn hêl nrnieer rrrk lp ik

slêeds meêr hi i de inr ie ht ino pn hi i hpr nrn-

ieclheheerhelrokkpn i rerrplr ze De:rhi i r r rcrr l

z i i meteen pecontronteerd met discussies- - l ___ - - - -_

_

ovel de te pebrrr iken t 'efwoorden. Er is nu een_- b '"_

vectc l i ic t r l io nor 116i1 11,ar.-1. h^-.^ l . l \ ï - , ,^--u t t rL wul u I ugPddlu, 1\d vé>L-

slel l inq r ,vordl de l i iqf hccnrnken in [ r rnr i inne" ' èie werkoroenÊn mêl \ /FrtÊoên\^/onrdiocrr r ran'- ' ' - " 'è ' " . - rr lo rrnirc l rêr r^ó, ,^ó.ór Van trefwootden kan

: l lpen dnnr mi j e ls hêhê^' .1^- ^^h^" '^- . l^^., , , , , qtJ uLrrsqtuqL Ëcucutqt t , Uddl

n: urnrdt hethpqnrnl ,cn in hel r rn i lnver leo Alc

ie iedereen z 'n z in oecl l znrr ip el lpnl :noe l i ic-

ten l r i iocn dip n ier r r rer khe a r z i in '' . - ' . ' '_ /b. ' . , '

Heef l Amanda Kweekel met een TT-pet of meLeen f)MS-ner nn n22l hel nroier- t oekekcn/" \ /anrr i t mi in nnloidino / l I -Jïr Í \ znnlor r ' r i i Ío l

'6 "" ' " ' /

mêl êên DI\ ,4S-nêl nn I \ ,4e: r oezicn hel nelz lzorPu

l \ | \L L

en mi in rol a ls funct ioneel heheerdpr oino ik. . . . . . ,J ,

METEN IS WETEN ? ZIEN IS GELOVEN !

In Document Manager 3 leest uhoe ING de verbetermeter in de

praktijk heeft toegepastheel succesvol !

De verbetermeter...

. . .maakt u gebruik van uwMEMBERSHIP ?

20 DOCUMENT MANAGER e SEPTEMBER 2OO3

RVD/Publiek en Com'

munícatie is het com-

municatiebureau van

envoor de rijksover-

heid. Het is ond.erdeel

uan de Rijksuoorlich-

tingsdienst (RVD) en

d,aarmee vanhet mínis-

terie van Algemene

Zaken. Het motto van

hetbureau is: 'wi j hel-

pen d.e rijksoverheid

beter te communíceren

met d,e burger'. Ë.en

níeuw Document

Management Systeem

bíedt daarbij ond.ersteu-

ning. (JotoWW)

- r^^, , , , , i^ ,^-L-:--L^ l . - - r ^^ n-^^l ; ;1, . ^"-dl Bduw uc tcLl l r l r>! l lq Ádl l r uP. udéci lJNJ Pra-

ren met ICT'ers le idt er toe dal je steeds meer

mel een rechnische bl ik ktk l . De funct ie is

ïechnischer oeworden dan ik had verwacht alhl i i í r dp [ r rner innplc kent hct he]anor i ikst er iq""*"è"/ ' - ' ' - ' "immers ook een technisch beheerder. '

Digitale postverwerkingRohelrre lzcnnisdci ino en rrprheler ino rran ef f i -'è ' . - . - 'r ianerr cn lzrrrel i tc i l ur :q dioi te lp nnql \ /eru/eï-r . -"_ ' - " . - '

lz ino oan rren do dnolcn rr :n hcl nrniêat

l l r r roolzal . ' l -Jê n^ct leoml hinnen hi i dp internp

dicnqt en rrrnrdl d: : i I / * - ' ' -^- l^-^*- . - . ó->Ldl lu \ l I l .u.v, lcLfalr ls-

ma'er iaa I e d ) en voorz. ien van daLum en, ^ i+ D,^ i^-r^^r^-- taar,- lp 66q1 rynrdl d i rpetul ! rL. r iuJcLLÈíqr qldLqcruL

À^^"^^.r , , , , rÀ ^. . ' ' f ' . f f i r '

r ror entrrrnnrr lo l i i lzuuulÉgJLuuru rroel l lo l l rL. vLrorr twvvruLrr l ' \

voor de adm i n isLrat ieve projecton der st euningzoals dossiel beheer. Tra í Í ic zorgt vool de ver-rJoro rooictret ic cn dioi t : lp diqtr ihrr t ie De

^+:^ l ; -^-^^-+ ^-^r l i^ i+^ ' l ^^." ,1^ - .^.^ódlucrr l rBSPU>t Bddr urBlLddl l lddl uq I rdrrdSs

menlassistenten via een' in-bakje ' in het sys

teem en woïdt door hen geregistreetd. Con

tracten worden in de kluis bewaard.orrer iopnc o: :n de or io inele exemnlaren van

oece:nde dor-r tmenlen a - l - * ' . - - - ^^^;^- - -^- '. JUN l lUB uP PdVtEt I tadl

de mensen toe, dal wi lden ze glaag en is in delnnn rren het nrnieer oewi iz ioà \À/e oinpen rr i l" .- è_"è' "'r r rn minier nenier m: ^^^* L^+

, - . . . . adl | | lg l l>cl I Bdd t I I lgL

toch pï inten. Lr is nu een tussenweg: eenqrcmncl nn hpf nr io iner | -^+ ' - -^^^^.- l ' -^ . r^+- r - - - - - . .o.--- l l r l lqL BqJ\

dl lu auuoL

men weet dar het ook de prul lenbak in mag-- r-+ L^+ : ; - ; , ̂ - - L^--hikbaar js. ook e_mai lul l ludL l rgL ulBrLddl uc>L

is opin feorper d in het s\ /s lêêm Af qesnr oken isl 'è--T'

dal e-mai l over gedane toezeggingen en cont r . t mêt

^nàreehloerrers nrdenrpl i ik r i lnrdt

opgeslagen. Amanda Kweekel : ' ledereen die

met her Dl \ ,4S slart ontvangt de aangepastenrnror l r r rcq Ri i het l^ts. - , ,**- , - . - . ) ddi lPd>>clr vdl l uc

] rocfeenr lo nrneedrrrcq hlecl , drr idcl i i l< nn hne-

rreel nrrnren het DN{S:^ r^ ^,-^- ; -^, ;^ , ,^-I I I Uq UlËdl l l )dLrq vol l

invloed is. '

AanspreekpuntÀr^; ; - , . 'U^r L,^^a-

-^^n 7i6 nm êên q\ /cTêêmrvlc l jcr . nEL l lqqrL Bsqlr 4rrr

rucksichtslos door te voeren. Er is dan ook, ,^^ l . . -

- - , . ] r rn nm r la luenc an rrreorqtendonvcEI ddrr ËEudarr urrr us Nol l r

zo klein mopel i ik te maken. Die weetstand is'_^-ó- 'a_- _- _-_ '

nr - l r i i ,1 rrrrnt ia Ur.art \ /2n mênqên nm nncI drLrJu, wdl l r Jc vroo6L vurL ' v ' . , ví

ocn enderc m:nier tê o22n urerken Jater z ien

,e ààar nes de voordelen van. ' Kweekei con-

slateerr dat weersianden bi- '1 PenC aardig z i jn

ondervanpen 'Nier al leen door of f ic ie le* "b ' - ' '

e íqnre lzcn die ic mcl mênqÊn m:ak t m:ar

nolz dnnr mêl 7p nrr lên nn de q:no en in de

lrenl inc ie hnort i r r ic t d: : r urelke oer ioelenq et"_ ' ' b.-

leven. '.n^, r .^- ^^r- ̂ ^^.r h;-1en de SChaal van dezeudL Ádt1 uuN Ëuqu urrrr .

nroenicet io ' r r r r l t l l Íc i ior aen 'Ri i orolerp nroe-

nisaLies is het inherenl daL er meet weersLandontstaat. 'Kweekel renslot te: 'Voor mi j is het beiangr i jk. '^

- -^- l - -hron"nt r 'n hol hala l r t iaar À>l or

>lq ddrrudLrrLJPurrL rr i l icr oJ! \ t uo' Lr

^ l r : : l ; . - - - !

! : -^-+ ^rnqnreelzheer ic f r iCdIt !u rqrr ld l lu uI lqLL do'rJ l rLLr:uu

behoette aan een duidel i jke interne verbin-r l inocnarcnnn Alq mêrl^, , ,^"1.^" .

- : i ] .^ l l^^ . t^

urt tËJPcrJUUIr.r \ rJ . I tLuqwclNcr) lLL J uql lq l I ) rd

ik zo snel mopel i :k aan hun bureau. Ook de-""5.- '_r . ' * -

nnlc id inoen hchhpn de medeurerkers rran mi i

pekrepen Ze voelen zich niet a l leen staan inb"" 'b. ' "

da niar rrvo nntrrr i iz lzel in. . . . . . - - .ger.

DOCUMENT MANAGER . 5EPTEMBER 2OO3 21