Artikel 'Nieuwe huisvesting voor CFI' vakblad Inside Information.

4
50 THEMA De buitenkant van het grijze, sombere Zoetermeerse ‘slagschip’ doet niet vermoeden dat het er aan de binnenkant zo vrolijk en kleur- rijk uitziet. Lange tijd was dat ook niet zo, maar in 3 jaar tijd zijn de lange donkere gangen met kleine kamertjes omgetoverd tot lichte, zonnige werkplekken. “Onze organisatie straalt nu openheid en transparantie uit en dat is wat we willen”, zegt Nanne de Jong, manager Algemene Zaken en Communicatie van CFI, een uitvoeringsorgaan van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Kantoor- innovatie in de praktijk. Zonnige werkplekken voor bureaubuffels en luistervinken Nieuwe huisvesting voor CFI na totale kaalslag voerd.” De Jong wijst naar het oude en het nieuwe logo. “Het nieuwe logo heeft veel meer dynamiek, veel meer lef en durf. Het symboliseert transparan- tie en de positie van CFI in de onderwijsketen. Het heeft meer kleur, net als onze nieuwe organisatie en huisvesting.” CFI wil het expertisecentrum zijn voor uitvoering van wet- en regelgeving voor onderwijs, cultuur en wetenschap; de onmisbare schakel tussen be- leidsmakers en instellingen, aldus De Jong. “Wij streven naar administratieve lastenverlichting voor het onderwijs. We hebben daar plannen voor neergelegd. De uitvoering van wet- en regelgeving kan volgens ons veel duidelijker, opener en trans- paranter. Die visie en gedachte hebben we nu ook doorgetrokken naar onze huisvesting.” Voordelen Die nieuwe huisvesting heeft veel voordelen, meent De Jong. “Vroeger zat ik de hele dag opge- sloten in mijn werkkamer. Af en toe ging de deur eens open en liepen wat mensen in en uit. Ikzelf kwam vaak pas weer aan het eind van de werkdag van mijn kamer af.” Dat is nu heel anders. “Afhan- kelijk van wat ik doe, zoek ik een locatie op. Ik zit bijvoorbeeld vaak met mensen te praten in het be- drijfsrestaurant.” De nieuwe huisvesting stimuleert ontmoeting, sa- menwerking en kennisdeling, meent De Jong. “De persoonlijke plek – het eigen territorium – heeft plaats gemaakt voor een flexibele werkplek op de afdeling. De werkplek én de kennis worden nu veel meer gedeeld.” Frederik van Steenbergen, adviseur werkplek- ontwikkeling bij Ynno, vult aan: “Vroeger zat 60 procent van de werknemers op een eenpersoons- kamer. Door die geslotenheid was men moeilijk te vinden; ook door collega’s.” Van Steenbergen is vanaf het begin betrokken ge- Het ministerie van OCW verhuisde zo’n 3 jaar ge- leden van het ruim 20 jaar oude gebouw naar de nieuwe Hoftoren in Den Haag. CFI bleef achter in Zoetermeer. “Het is op zich een heel bijzonder gebouw”, vertelt De Jong. “Het is door een voor- malige rijksbouwmeester bestempeld als ‘bezield bezit’, omdat het qua omvang het grootste ge- bouw van Nederland was én omdat het een ver doorgevoerde vorm van structuralisme had. Dat zie je terug in de vormen.” De architect heeft geko- zen voor acht hoeken op de koppen. “En dat heeft hij voortdurend teruggebracht in het gebouw. Wij noemen het ‘de bloemkolen’, vanwege de vorm. Daartussen zit de verbindingsgang.” Meer dynamiek Volgens De Jong heeft CFI de verhuizing van OCW – dat was in 2003 – aangegrepen om de eigen orga- nisatie beter te positioneren. “CFI heeft zijn missie en visie vernieuwd én een andere huisstijl inge- Elke verdieping heeft een unieke – door medewerkers zelf ontworpen – facilitycorner.

Transcript of Artikel 'Nieuwe huisvesting voor CFI' vakblad Inside Information.

Page 1: Artikel 'Nieuwe huisvesting voor CFI' vakblad Inside Information.

50

TH

EM

A TH

EM

A

De buitenkant van het grijze, sombere Zoetermeerse ‘slagschip’ doet niet vermoeden dat het er aan de binnenkant zo vrolijk en kleur-rijk uitziet. Lange tijd was dat ook niet zo, maar in 3 jaar tijd zijn de lange donkere gangen met kleine kamertjes omgetoverd tot lichte, zonnige werkplekken. “Onze organisatie straalt nu openheid en transparantie uit en dat is wat we willen”, zegt Nanne de Jong, manager Algemene Zaken en Communicatie van CFI, een uitvoeringsorgaan van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Kantoor-innovatie in de praktijk.

Zonnige werkplekken voorbureaubuffels en luistervinkenNieuwe huisvesting voor CFI na totale kaalslag

voerd.” De Jong wijst naar het oude en het nieuwe logo. “Het nieuwe logo heeft veel meer dynamiek, veel meer lef en durf. Het symboliseert transparan-tie en de positie van CFI in de onderwijsketen. Het heeft meer kleur, net als onze nieuwe organisatie en huisvesting.”CFI wil het expertisecentrum zijn voor uitvoering van wet- en regelgeving voor onderwijs, cultuur en wetenschap; de onmisbare schakel tussen be-leidsmakers en instellingen, aldus De Jong. “Wij streven naar administratieve lastenverlichting voor het onderwijs. We hebben daar plannen voor neergelegd. De uitvoering van wet- en regelgeving kan volgens ons veel duidelijker, opener en trans-paranter. Die visie en gedachte hebben we nu ook doorgetrokken naar onze huisvesting.”

VoordelenDie nieuwe huisvesting heeft veel voordelen, meent De Jong. “Vroeger zat ik de hele dag opge-

sloten in mijn werkkamer. Af en toe ging de deur eens open en liepen wat mensen in en uit. Ikzelf kwam vaak pas weer aan het eind van de werkdag van mijn kamer af.” Dat is nu heel anders. “Afhan-kelijk van wat ik doe, zoek ik een locatie op. Ik zit bijvoorbeeld vaak met mensen te praten in het be-drijfsrestaurant.” De nieuwe huisvesting stimuleert ontmoeting, sa-menwerking en kennisdeling, meent De Jong. “De persoonlijke plek – het eigen territorium – heeft plaats gemaakt voor een flexibele werkplek op de afdeling. De werkplek én de kennis worden nu veel meer gedeeld.”

Frederik van Steenbergen, adviseur werkplek-ontwikkeling bij Ynno, vult aan: “Vroeger zat 60 procent van de werknemers op een eenpersoons-kamer. Door die geslotenheid was men moeilijk te vinden; ook door collega’s.” Van Steenbergen is vanaf het begin betrokken ge-

Het ministerie van OCW verhuisde zo’n 3 jaar ge-leden van het ruim 20 jaar oude gebouw naar de nieuwe Hoftoren in Den Haag. CFI bleef achter in Zoetermeer. “Het is op zich een heel bijzonder gebouw”, vertelt De Jong. “Het is door een voor-malige rijksbouwmeester bestempeld als ‘bezield bezit’, omdat het qua omvang het grootste ge-bouw van Nederland was én omdat het een ver doorgevoerde vorm van structuralisme had. Dat zie je terug in de vormen.” De architect heeft geko-zen voor acht hoeken op de koppen. “En dat heeft hij voortdurend teruggebracht in het gebouw. Wij noemen het ‘de bloemkolen’, vanwege de vorm. Daartussen zit de verbindingsgang.”

Meer dynamiekVolgens De Jong heeft CFI de verhuizing van OCW – dat was in 2003 – aangegrepen om de eigen orga-nisatie beter te positioneren. “CFI heeft zijn missie en visie vernieuwd én een andere huisstijl inge-

Elke verdieping heeft een unieke – door medewerkers zelf ontworpen – facilitycorner.

Page 2: Artikel 'Nieuwe huisvesting voor CFI' vakblad Inside Information.

51

TH

EM

A TH

EM

A

CFI wil openheid en transparantie uitstralen een heeft nu een interieur dat daarbij past.

weest bij het project, als expert op het gebied van kantoorinnovatie. “Wij zijn als link tussen het pro-ject en de organisatie degenen die telkens het con-tact met de afdelingen hebben gehad. We hebben een heel brede insteek, waarbij niet alleen het kan-toorconcept aandacht heeft gehad, maar ook het opruimen (de clean desk policy) en het sturen op voorbeeldgedrag van de managers. In totaal heeft een projectteam van vijftien man het hele project gerealiseerd.”

VerzamelhokkenGedurende het herhuisvestingtraject heeft Van Steenbergen de medewerkers onder meer gecon-

fronteerd met hun eigen gedrag. Dat gebeurde door interviews en workshops. “De werkkamers waren verzamelhokken van diverse relikwieën. Iedere me-dewerker had twee kasten tot zijn beschikking. Die kasten stonden vol met dossiers.” Dat is veranderd na de renovatie. “Nu heeft iedere medewerker ge-middeld een halve kast. Men moet veel meer gaan digitaliseren. Een enkeling was gewend ieder mail-tje in tweevoud te printen en te bewaren. Die mede-werkers hebben heel veel moeten loslaten.”

De nieuwe flexibele werkplek zorgt voor veel aan-passingen. “Nadat iemand een werkplek heeft ge-bruikt, moet hij deze weer netjes achterlaten. Dat

De nieuwe huisvesting stimuleert ontmoeting, samenwerking en kennisdeling.

is de clean desk policy.” Voor veel mensen was dat het moeilijkste onderdeel van de herhuisvesting. “Persoonlijke spullen mag men niet laten staan. Foto’s moeten weer mee naar huis of in de tas.” De werkplek moet voor iedereen te gebruiken zijn. “Daarom zijn de bureaus en stoelen in hoogte ver-stelbaar en zijn de bureaus en computers allemaal identiek. Je kunt op elke werkplek inloggen.” Het aantal werkplekken is teruggebracht, vertelt Van Steenbergen. “Per honderd medewerkers zijn er 75 werkplekken.” Hij laat een grafiek zien. “We hebben gedurende een periode van 3 weken gekeken hoe vaak de werkplekken daadwerkelijk worden benut. Gemiddeld is 60 procent van de werkplekken bezet en 40 procent van de werkplek-

ken benut. Je ziet dat gemiddeld 40 procent van de tijd werkplekken niet worden gebruikt. De mede-werkers waren vaak wel aanwezig, maar zaten niet achter hun bureau.”

LuistervinkenNaast de diverse metingen zijn de medewerkers ingedeeld in een aantal typeringen naar aanleiding van het soort werk dat ze doen. “Je hebt de ‘luister-vinken’, de ‘vergadertijgers’, de ‘bureaubuffels’, de ‘trekpaarden’, de ‘bezige bijen’, de ‘nestelaars’ et cetera. Aan de hand van de meetresultaten is beslo-ten een delingsgraad van 75 procent te hanteren.

‘Medewerkers die gewendwaren ieder mailtje in

tweevoud te printen enbewaren, hebben veel moeten

loslaten’

Page 3: Artikel 'Nieuwe huisvesting voor CFI' vakblad Inside Information.

52

Medewerkers hebben verschillende activiteitenpa-tronen en daarom een ander soort werkplekconcept nodig. Uiteindelijk hebben we een gestandaardi-seerd wandenplan gemaakt voor het hele gebouw. Daarmee bereik je een enorme flexibiliteit.”

Naast de flexibele werkplek is gezorgd voor veel ontmoetingsplekken met banken, tafels en stoe-len in diverse soorten en maten. “Elke verdieping

heeft bijvoorbeeld een unieke – door medewerkers zelf ontworpen – facilitycorner. We hebben het persoonlijke ‘koninkrijkje’ van medewerkers af-genomen en op deze manier geven we ze weer wat terug.” Iedere ontmoetingsplek heeft een eigen thema. “Daardoor heeft elke plek een eigen sfeer.”

KunstHet gebouw wordt verder aangekleed met kunst. Het oogt op een aantal plaatsen nog wat kaal. De Jong: “We zijn onderdeel van het ministerie van OCW. Er mag dus best wat cultuur in het gebouw om mensen te prikkelen en tot gesprekken uit te dagen.”

TH

EM

A TH

EM

A

Voor het hele gebouw is een gestandaardiseerd wandenplan gemaakt. Daarmee wordt een enorme flexibiliteit bereikt.

In de meubilairlijn is geko-

zen voor lichte kleuren.

De renovatie an sich omschrijft De Jong als een ‘to-tale kaalslag’. “Alles is eruit gesloopt. Alleen de be-tonnen schijven – de dragende elementen – zijn blij-ven zitten. De lange gesloten gangen zijn vervangen door glazen wanden.” Van Steenbergen knikt: “Er is veel gebruik gemaakt van ‘blond hout’. Alles is nu licht en ruim. Het plafond is verhoogd. Daardoor is

het een veel prettiger gebouw geworden.” Ook in de meubilairlijn is gekozen voor lichte kleuren. “Alle bureaus hebben een lichtgroen blad.”

CommunicatieDe Jong kijkt met gemengde gevoelens terug op het herhuisvestingtraject. Er zijn altijd dingen die goed

‘De grootste weerstandis weg zodra mensen

daadwerkelijk in de nieuwe huisvesting zitten’

Page 4: Artikel 'Nieuwe huisvesting voor CFI' vakblad Inside Information.

53

TH

EM

A TH

EM

A

De bureaus en stoelen zijn in hoogte verstelbaar en de bureaus en computers zijn allemaal identiek. De CFI-medewerkers kunnen op elke werkplek inloggen. (Foto’s: Martin Hogeboom).

De beroemde filmregisseur Billy Wilder (onder andere Some

Like It Hot) was één van de eerste bezitters van de ‘Lounge

Chair’. Hij kreeg de stoel van Charles en Ray Eames persoon-

lijk.

����������������������� ���������������������

�����������������������������������������

�������������������

(advertentie)

gaan, maar ook dingen die minder goed gaan. “Wat heel belangrijk is geweest, is de communicatie. Die is heel goed verlopen.” Het project had een eigen communicatiemedewerker. “Hoe dichterbij het moment van verhuizen kwam, hoe meer er werd gecommuniceerd.” Zo’n verandering vraagt veel van de medewerkers, benadrukt De Jong. “Over het algemeen zijn de medewerkers er soepel mee om gegaan. Toch heb ik boze mensen aan mijn bu-reau gehad.” Van Steenbergen lacht: “Als er rotte tomaten in de tas hadden gezeten, dan hadden we die tijdens een aantal presentaties zeker naar ons hoofd gekregen.”

Volgens De Jong is daarom veel tijd gestopt in het voortraject. “Niet alleen medewerkers zagen de veranderingen niet zitten, ook een aantal mana-gers in het middenkader heeft even moeten slik-ken. Zij moesten bijvoorbeeld hun grote werkka-mer met vergaderfaciliteiten opgeven. En dat werd niet door iedereen in dank afgenomen. Dankzij het

krachtige topkader en een deel van het middenka-der is het toch allemaal gelukt.”

SpanningenEen aantal dingen is minder soepel verlopen, al-dus De Jong. “Het pand is geen eigendom van CFI, maar van de Rijksgebouwendienst en dat gaf soms wat spanningen.” Het traject met de adviseurs en de architect ging niet altijd over rozen. “Toch is het goed om met externe partijen te werken. Zij hou-den je een spiegel voor. We hebben wel een aantal compromissen moeten sluiten voor de technische kant. Ik had best nog wat verder willen gaan.” Toch is hij niet ontevreden over het resultaat. “Het is een project voor de komende 20 jaar. Dat hebben we gedaan in 3,5 jaar en dat is een enorme prestatie. Natuurlijk is het project nog niet helemaal af. Het moet allemaal nog beklijven.” Volgens De Jong zijn de medewerkers over het algemeen enthousi-ast over het resultaat. “Natuurlijk zijn er nog wat knelpunten. Dat kan niet anders.” Van Steenber-

gen: “De grootste weerstand is echter weg als men-sen daadwerkelijk in de nieuwe huisvesting zitten. Dat merken we bij alle projecten die we doen.” Het grootste compliment kreeg De Jong van een medewerkster, die de verhuizing absoluut niet zag zitten. “Ze vertelde 4 weken na de verhuizing, dat ze heel blij is met de nieuwe situatie. Ze heeft nu veel meer mogelijkheden, meer contact met colle-ga’s en maakt meer deel uit van de organisatie dan daarvoor. Dat willen we natuurlijk graag horen.”

Ingrid Rompa

i 401

i 402