Post on 14-Nov-2014
description
© 2012 Copyright RheiGroup
Basis op orde &
e-HRMOnmisbaar voor zorginstellingen
Jasper Brandt31/05/2012
© 2012 Copyright RheiGroup
2
Introductie• Herkenbaar?• Oorzaak: procesdenken
Wat is lean?
Vormen van HR verspilling
Basis op orde met Gemba Kaizen• Voorbeeld: proces telewerken• Typische resultaten
E-HRM• Wat is het?
Effect• Op procesverloop• Op rol HR
Typische doelstellingen• Voorbeeld ziekteverzuim
Valkuilen
Vragen?\
e-HRM: de basis op orde Agenda
© 2012 Copyright RheiGroup
3
e-HRM: de basis op orde Cartoonspel
© 2012 Copyright RheiGroup
4
e-HRM: de basis op orde Cartoonspel
© 2012 Copyright RheiGroup
5
e-HRM: de basis op orde Cartoonspel
© 2012 Copyright RheiGroup
6
e-HRM: de basis op orde Cartoonspel
© 2012 Copyright RheiGroup
7
e-HRM: de basis op orde Cartoonspel
© 2012 Copyright RheiGroup
8
Invullen
wijzigingsformulier door verzorgende
Opsturen naarhoofdkantoor
Overtypen formuliernaar brief
Overtypen in HR-/
Salarissysteem
Manager controleert
brief
Goedkeuring
leidinggevende
Goedkeuringwijkmanager
Goedkeuring
HRM
Goedkeuring briefdoor
medewerker
Zoveel goedkeuringen? Altijd?
Vergeten of kwijt
Proces niet afgerond
Foutkansen
Toegevoegde waarde?Tijdrovend
Een voorbeeld uit de praktijk…
HR Admin: Formulier
onduidelijk,niet compleet
Kunnen en durven wekritisch te zijn op ons dagelijks werk?
e-HRM: de basis op orde De oorzaak van knelpunten: proces
© 2012 Copyright RheiGroup
9
Why focus on problem-solving?
•Maak problemen continu zichtbaar om deze vervolgens op te kunnen lossen
Problemen zijn kansen! Organisaties zonder problemen hebben een groot
probleem!
•Ontwerp de processen zodanig, dat afwijkingen makkelijker te vinden zijn
•Symptoombestrijding, zonder aandacht voor de oorzaak resulteert in herhaling
•Continu aandacht voor Lean zorgt voor continu leren en verbeteren
Not to have problems is the greatest problem of all…Taiichi Ohno
e-HRM: de basis op orde Wat is “lean”?
© 2012 Copyright RheiGroup
10
Lean
Is een filosofie waarin continu gestreefd wordt de klanttevredenheid te
verhogen door een samenspel tussen medewerkers en leidinggevenden gericht
op het wegnemen van verspillingen uit het proces met de klant/client/patient
als uitgangspunt.
Alleen activiteiten die waarde toevoegen
…om de door de klant vereiste kwaliteit te leveren…
… op het vroegst mogelijke moment (zoals afgesproken)
Lean
Minimale kosten
Juiste kwaliteit
Minimale tijd
e-HRM: de basis op orde LEAN: wat houdt het in – definitie
Gaat dus niet om het reduceren van FTE’s!
© 2012 Copyright RheiGroup
11
We geven de klant méér diensten dan nodig. Zaken dubbel doen: bv papier en digitaal dossier bijhouden
Zoeken naar collega, lopen naar experts op andere verdieping. Aanvraagformulieren met te veel goedkeuringsmomenten.
Voorraad dossiers, aanvragen, of brieven. Ongelezen mails. Openstaande mutatieverzoeken. opsparen
Onnodige informatie wordt ook verwerkt. Zelfde informatie op meerdere plekken vastleggen. Iedereen eigen excel overzichten.
Medewerkers worden niet ingezet op eigen (kennis)niveau. Vaardigheden uit trainingen wordt onvoldoende benut. Klachten afhandelen in plaats van echte werk uitvoeren
Informatie na moeten vragen, omdat deze niet is vastgelegd. Gebruik van systeem: veel handelingen voordat informatie verwerkt is.
Vergissingen maken, verkeerde informatie toch verwerken (rework). Aanvraag formulieren (bv mutatie) verkeerd of onvolledig invullen.
Wacht op collega, informatie en/of goedkeuring. Wacht op verklaring goed gedrag bij indiensttreding
TalentOverproductie
Vervoer
Voorraad
Wachten
Overbewerking
Fouten
Beweging
e-HRM: de basis op orde LEAN: 7 vormen van HR verspilling
Wat is de 8e verspilling?
© 2012 Copyright RheiGroup
12
Gemba = werkvloer
Ook.. De plek waar het belangrijkste gebeurt
Kaizen = voortdurende verbetering
Verbeteren d.m.v. van vele , kleine stappen, die elkaar steeds opvolgen… continu verbeteren, in een korte tijd
e-HRM: de basis op orde Gemba Kaizen
HR….. Heb daarbij aandacht voor de klant!
© 2012 Copyright RheiGroup
13
Duurt te lang
Foutgevoelig
Wettelijke risico’s
Veel handwerk
Dubbel werk of work around
Oeps..vergeten
Ik??? onduidelijke rollen
Ontevreden klant
Typische proces knelpunten:
Faciliteer de discussie met dagelijks betrokkenenSymbolen geven in 1 oogopslag zicht op de knelpunten
?
e-HRM: de basis op orde Hoe breng ik een proces in kaart?
© 2012 Copyright RheiGroup
14
Aanvraagdoor mdw.
Akkoordleidinggevende
Makenovereenkomstdoor HR Admin
Tekenenovereenkomst
door HRMAkkoord
HRM
Tekenenovereenkomst
door mdw
Verwerkenin HR systeemdoor HR Admin
Faxen instructienaar salaris
admindoor HR Admin
?
Waarom teken je als HRM’er?
-‘Overkloppen’ formulier- Nabellen- 500 aanvragen per jaar (a 10 min = 80 uur)
Dubbel:- Had formulier al getekend- Checkt typefouten van HR Admin
Startdatum:’morgen’
- Verrassing: een contract?- 25 % ‘vergeet’ het terug te sturen - Nabellen HR Admin
10 % zoek Te laat of vergetente verlengen
Automatischeafloop
overeenkomst
Praktijkvoorbeeld: Hoe het was
e-HRM: de basis op orde Hoe breng ik een proces in kaart?
© 2012 Copyright RheiGroup
15
Praktijkvoorbeeld: Wat het werdAanvraag
door mdw.
Akkoordleidinggevende
Makenovereenkomstdoor HR Admin
Tekenenovereenkomst
door HRMAkkoord
HRMTekenen
overeenkomstdoor mdw
Verwerkenin HR systeemdoor HR Admin
Automatischeafloop
overeenkomst
- Betere uitleg in formulier- Mdw tekent vooraf voor akkoord policy
• HRM-er:• is wel geïnformeerd, maar houdt proces niet op• besteedt zijn tijd niet 2x aan zaken die niets toevoegen
• HR Admin:• Typt niets meer over: bespaart tijd en fouten• 1 formulier: geen extra papierwerk wat gearchiveerd moet worden• Hoeft niets meer na te jagen bij HRM’er of medewerker
• Transparant: • Iedereen zelfde info op zelfde tijd• Closed loop proces: de aanvragers (mdw/lg) krijgen beiden bericht• Geen oneigenlijke aanvragen door mdw
45 % van de activiteiten geëlimineerd – zonder (IT) investeringen
1 e-mail met kopie form naar
Sal Adm/(HR)Mgr/Mdwdoor HR Rep
e-HRM: de basis op orde Hoe breng ik een proces in kaart?
© 2012 Copyright RheiGroup
16
Praktijkvoorbeeld: Wat je nog kunt doen..met ITAanvraag
door mdw.
Akkoordleidinggevende
Makenovereenkomstdoor HR Admin
Tekenenovereenkomst
door HRMAkkoord
HRMTekenen
overeenkomstdoor mdw
Verwerkenin HR systeemdoor HR Admin
Automatischeafloop
overeenkomst
- Betere uitleg in formulier- Mdw tekent vooraf voor akkoord policy
• Automatische verwerking in HR systeem• Automatische genereren mailbevestiging naar aanvrager en derden (salarisadmin)• Automatisch rappel bij naderen einddatum overeenkomst
75 % van de activiteiten geëlimineerd – zonder en met IT investeringen
1 e-mail met kopie form naar
Sal Adm/(HR)Mgr/Mdwdoor HR Rep
Automatisch genereren proces output
e-HRM: de basis op orde Hoe breng ik een proces in kaart?
© 2012 Copyright RheiGroup
17
e-HRM: de basis op orde Typische resultaten Lean
Opruimen processen - 40 % vereenvoudiging haalbaar Te veel goedkeuringen voor standaard zaken door historie of overcontrol Combineren en integreren Papieren tijger ontmantelen : goede processtart, voorkomen overtypen
Verhelderen Rollen in de praktijk: kunnen doen waarvoor je betaald wordt Eenduidigheid in je formulieren en afhandeling: voorspelbaar en goedkoper Applicaties check-up: waar zitten de gaten? Specificaties voor e-HRM ondersteuning: gebruik bij aanschaf en/of inregeling
Effect Transparante, uniforme werkwijze Verantwoordelijkheden helder & op de juiste plaats (zelfsturend team…) Tijdig en betrouwbaar = Snelheid procesdoorloop Inzicht in status, doorlooptijden en risico’s Minder wettelijke risico’s Basis op orde! = klaar voor automatisering
Maar vooral energie! Gemeenschappelijke visie = draagvlak
© 2012 Copyright RheiGroup
18
• Vraag: Wat is e-HRM volgens jullie?
• Niet eenduidig!
• Zomaar een definitie e-HRM
“Digitale oplossingen die HR, de medewerker (ESS) èn de business (MSS) op een proactieve wijze, optimaal
ondersteunen bij het uitvoeren van de werkprocessen”
E-HRM maakt de basis op orde, waardoor HR business partner kan zijn!
e-HRM: de basis op orde Wat is e-HRM?
© 2012 Copyright RheiGroup
19
• e-HRM verbindt de medewerker, het lijnmanagement, HR specialisten en HR generalisten waardoor samenwerken zal worden gestimuleerd!
Verbinden!
e-HRM: de basis op orde Wat is e-HRM?
© 2012 Copyright RheiGroup
20
Juiste proces overeengekomen? Klaar voor e-HRM aanpak:
1. Verankeren e-HRM stuurt aan zoals afgesproken
2. Efficiënt uitvoeren1. Aanvragen foutloos/compleet
2. Automatisch aanmaken brieven/e-mails:1. Foutloos
2. Meteen klaar
3. Juiste hoeveelheid info naar alle betrokkenen op juiste moment
4. Herinneren/escaleren
5. Integreren (HR) systeem: ophalen/wegschrijven informatie
3. Transparant maken – inzicht voor je klant en HR – helpt bij acceptatie nieuwe rollen
4. Slimme routes inbouwen – proces complexer bij uitzonderingen
e-HRM: de basis op orde Borg de harde kant: e-HRM
© 2012 Copyright RheiGroup
21
Korter Klantvriendelijker Kostenefficiënter Kwaliteitsborging
Fases
Digitale start
Proces Optim/Digitaal
formulier
Digitaal formulier met koppeling
MakkelijkerCompleetFoutlozer
1 druk op de knop
Wordtoverbodi
g
Wordtoverbodig
Eenduidig
Eenduidi
g& helder
ExportHR Systeem
Digitaal proces
Invullen
formulier/bijlagen
Goed-keuringen
Overtypen formuliernaar brief
Goedkeuring brief door
medewerker
Overtypen brief naar
HR systeemen salarismutatie
Controlebrief
Archiveren:centraal & decentraal
Controle &nabellen
Stappen Acties
uitzetten
Slimmere routesMinder najagen
Automatischvanuit proces
Minder najagen
Automatischvanuit proces
e-HRM: de basis op orde Effect op procesverloop
© 2012 Copyright RheiGroup
22
Impact op de het werk van HR:
• ………..
Proces ipv actiegericht werken
Verrijking van het werk: Meer tijd voor tactische/strategische zaken
Meer inzicht
Focus op de business, bv:
- Verzuimreductie
- Snelheid recruitmentproces
- Juiste mensen juiste plek?
- Betrokkenheid
- Ontwikkelen leiderschap
- Zelfsturende teams
- HR spreekt taal van de business: meer kwantificeren en concretiseren
- (Proactief) initiatief tonen
- Lean projecten opzetten, borgen met e-HRM
e-HRM: de basis op orde Rolverandering HR
© 2012 Copyright RheiGroup
23
Procesborging
Tijdigheid
Sturen op juiste rolverdeling
Inzicht in informatie
Foutloos
Minder administratie
Typische doelstellingen
Typische systemen
Indiensttreding
Ziekteverzuim Verlofaanvragen
+
+++
+
0
+++
+++
+++
+++
+++
+++
0
+
Gezamenlijk case managementSnel een foutloos contract
Stroomlijnen bedrijfsintroductie Betrouwbare verlofsaldi
0
0
+
+++
+++
+
e-HRM: de basis op orde Typische doelstellingen, typische
systemen
© 2012 Copyright RheiGroup
24
Ziekteverzuim
e-HRM: de basis op orde Typische doelstellingen, typische
systemen
© 2012 Copyright RheiGroup
25
Bonus bij niet ziek
Registratieziekmelding
• Dubbel • Incompleet
Leidinggevende
• Contact vergeten• Dat is lastig• Ik?
Case manager
• Slechte signalering• Gebrekkige case opbouw
• Vergeten?• Reïntegratie?
Geen prioriteit...geen eenduidig beleid…geen proces
Zieke medewerker
Bedrijfsarts
• Op aanvraag• Op afstand• Geen inzicht
(HR) Management
• Gebrek aan overzicht• Gebrek aan inzicht
e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: de situatie hoe het
was
© 2012 Copyright RheiGroup
26
E-HRM• Registratie en case inzicht• Geïntegreerd met HR systeem• Interactie tussen alle partijen• Bewaakt & herinnert• Gestructureerde communicatie• Reduceert werk Beleid verankerd in E-HRM tool
– forceert blijvende verandering
• Communicatie
Trainen leidinggevenden:• Beleidstraining • Gesprekstechnieken• Inzet Verzuim Tool
Beleid• Duidelijk: wie, wat, wanneer• Doelen: 5 % verzuim na 1,5 jr, onderdeel KPI’s managers• Draagkracht: betrekken OR
2
e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: de aanpak
© 2012 Copyright RheiGroup
27
• NL - 3 % = EUR 3 miljoen/jaar besparing – directe kosten
• Operations - 5 % = prettige werksfeer, minder verstoring
• Stand van zaken anno vandaag: blijvend laag ziekteverzuim!
NL OperationsStart 7.7 % 10.8 %Na 1,5 jr 4.1 % 5.2 %
Verzuim blijft dalen:
2
e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: het resultaat
© 2012 Copyright RheiGroup
28
• Management: •Erkent blijvend effect
• HR: • Laat uitvoering proces los• Maar monitort via de verzuim tool en stuurt bij
• Ingehuurde bedrijfsarts:• Kan niet zonder de verzuim tool - acties op basis van input leidinggevende• Toekomst: acties arts in de verzuim tool = input voor leidinggevende
• Leidinggevende:• MSS in de praktijk: de verzuim tool = virtuele assistent• Positieve feedback: angst voor uitrollen in productie-omgeving ongegrond!
•Medewerker:• Aandacht voor de zieke• Streng, maar duidelijk
2
e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: ervaring organisatie
© 2012 Copyright RheiGroup
• Te groot vertrouwen in leveranciers van softwarepaketten• Gebrek aan IT deskundigheid van HR?• ICT is leidend• Geen strategie bepaald• Ontbreken draagvlak• ‘Over de schutting’-effect• Te weinig begeleiding bij implementatie• Slechte nazorg• e-HRM niet altijd juiste middel: Zoeken naar balans tussen ‘tech’ en ‘touch’.
4
e-HRM: de basis op orde Valkuilen
© 2012 Copyright RheiGroup
30
jasper.brandt@rheigroup.com
e-HRM: de basis op orde Vragen?