Basis op orde & EHRM

© 2012 Copyright RheiGroup

Basis op orde &

e-HRMOnmisbaar voor zorginstellingen

Jasper Brandt31/05/2012


2

Introductie• Herkenbaar?• Oorzaak: procesdenken

Wat is lean?

Vormen van HR verspilling

Basis op orde met Gemba Kaizen• Voorbeeld: proces telewerken• Typische resultaten

E-HRM• Wat is het?

Effect• Op procesverloop• Op rol HR

Typische doelstellingen• Voorbeeld ziekteverzuim

Valkuilen

Vragen?\

e-HRM: de basis op orde Agenda


3

e-HRM: de basis op orde Cartoonspel


4



5



6



7



8

Invullen

wijzigingsformulier door verzorgende

Opsturen naarhoofdkantoor

Overtypen formuliernaar brief

Overtypen in HR-/

Salarissysteem

Manager controleert

brief

Goedkeuring

leidinggevende

Goedkeuringwijkmanager

Goedkeuring

HRM

Goedkeuring briefdoor

medewerker

Zoveel goedkeuringen? Altijd?

Vergeten of kwijt

Proces niet afgerond

Foutkansen

Toegevoegde waarde?Tijdrovend

Een voorbeeld uit de praktijk…

HR Admin: Formulier

onduidelijk,niet compleet

Kunnen en durven wekritisch te zijn op ons dagelijks werk?

e-HRM: de basis op orde De oorzaak van knelpunten: proces


9

Why focus on problem-solving?

•Maak problemen continu zichtbaar om deze vervolgens op te kunnen lossen

Problemen zijn kansen! Organisaties zonder problemen hebben een groot

probleem!

•Ontwerp de processen zodanig, dat afwijkingen makkelijker te vinden zijn

•Symptoombestrijding, zonder aandacht voor de oorzaak resulteert in herhaling

•Continu aandacht voor Lean zorgt voor continu leren en verbeteren

Not to have problems is the greatest problem of all…Taiichi Ohno

e-HRM: de basis op orde Wat is “lean”?


10

Lean

Is een filosofie waarin continu gestreefd wordt de klanttevredenheid te

verhogen door een samenspel tussen medewerkers en leidinggevenden gericht

op het wegnemen van verspillingen uit het proces met de klant/client/patient

als uitgangspunt.

Alleen activiteiten die waarde toevoegen

…om de door de klant vereiste kwaliteit te leveren…

… op het vroegst mogelijke moment (zoals afgesproken)

Lean

Minimale kosten

Juiste kwaliteit

Minimale tijd

e-HRM: de basis op orde LEAN: wat houdt het in – definitie

Gaat dus niet om het reduceren van FTE’s!


11

We geven de klant méér diensten dan nodig. Zaken dubbel doen: bv papier en digitaal dossier bijhouden

Zoeken naar collega, lopen naar experts op andere verdieping. Aanvraagformulieren met te veel goedkeuringsmomenten.

Voorraad dossiers, aanvragen, of brieven. Ongelezen mails. Openstaande mutatieverzoeken. opsparen

Onnodige informatie wordt ook verwerkt. Zelfde informatie op meerdere plekken vastleggen. Iedereen eigen excel overzichten.

Medewerkers worden niet ingezet op eigen (kennis)niveau. Vaardigheden uit trainingen wordt onvoldoende benut. Klachten afhandelen in plaats van echte werk uitvoeren

Informatie na moeten vragen, omdat deze niet is vastgelegd. Gebruik van systeem: veel handelingen voordat informatie verwerkt is.

Vergissingen maken, verkeerde informatie toch verwerken (rework). Aanvraag formulieren (bv mutatie) verkeerd of onvolledig invullen.

Wacht op collega, informatie en/of goedkeuring. Wacht op verklaring goed gedrag bij indiensttreding

TalentOverproductie

Vervoer

Voorraad

Wachten

Overbewerking

Fouten

Beweging

e-HRM: de basis op orde LEAN: 7 vormen van HR verspilling

Wat is de 8e verspilling?


12

Gemba = werkvloer

Ook.. De plek waar het belangrijkste gebeurt

Kaizen = voortdurende verbetering

Verbeteren d.m.v. van vele , kleine stappen, die elkaar steeds opvolgen… continu verbeteren, in een korte tijd

e-HRM: de basis op orde Gemba Kaizen

HR….. Heb daarbij aandacht voor de klant!


13

Duurt te lang

Foutgevoelig

Wettelijke risico’s

Veel handwerk

Dubbel werk of work around

Oeps..vergeten

Ik??? onduidelijke rollen

Ontevreden klant

Typische proces knelpunten:

Faciliteer de discussie met dagelijks betrokkenenSymbolen geven in 1 oogopslag zicht op de knelpunten

?

e-HRM: de basis op orde Hoe breng ik een proces in kaart?


14

Aanvraagdoor mdw.

Akkoordleidinggevende

Makenovereenkomstdoor HR Admin

Tekenenovereenkomst

door HRMAkkoord

HRM

Tekenenovereenkomst

door mdw

Verwerkenin HR systeemdoor HR Admin

Faxen instructienaar salaris

admindoor HR Admin

?

Waarom teken je als HRM’er?

-‘Overkloppen’ formulier- Nabellen- 500 aanvragen per jaar (a 10 min = 80 uur)

Dubbel:- Had formulier al getekend- Checkt typefouten van HR Admin

Startdatum:’morgen’

- Verrassing: een contract?- 25 % ‘vergeet’ het terug te sturen - Nabellen HR Admin

10 % zoek Te laat of vergetente verlengen

Automatischeafloop

overeenkomst

Praktijkvoorbeeld: Hoe het was



15

Praktijkvoorbeeld: Wat het werdAanvraag

door mdw.



Tekenenovereenkomst

door HRMAkkoord

HRMTekenen

overeenkomstdoor mdw


Automatischeafloop

overeenkomst

- Betere uitleg in formulier- Mdw tekent vooraf voor akkoord policy

• HRM-er:• is wel geïnformeerd, maar houdt proces niet op• besteedt zijn tijd niet 2x aan zaken die niets toevoegen

• HR Admin:• Typt niets meer over: bespaart tijd en fouten• 1 formulier: geen extra papierwerk wat gearchiveerd moet worden• Hoeft niets meer na te jagen bij HRM’er of medewerker

• Transparant: • Iedereen zelfde info op zelfde tijd• Closed loop proces: de aanvragers (mdw/lg) krijgen beiden bericht• Geen oneigenlijke aanvragen door mdw

45 % van de activiteiten geëlimineerd – zonder (IT) investeringen

1 e-mail met kopie form naar

Sal Adm/(HR)Mgr/Mdwdoor HR Rep



16

Praktijkvoorbeeld: Wat je nog kunt doen..met ITAanvraag

door mdw.



Tekenenovereenkomst

door HRMAkkoord

HRMTekenen

overeenkomstdoor mdw


Automatischeafloop

overeenkomst

- Betere uitleg in formulier- Mdw tekent vooraf voor akkoord policy

• Automatische verwerking in HR systeem• Automatische genereren mailbevestiging naar aanvrager en derden (salarisadmin)• Automatisch rappel bij naderen einddatum overeenkomst

75 % van de activiteiten geëlimineerd – zonder en met IT investeringen

1 e-mail met kopie form naar

Sal Adm/(HR)Mgr/Mdwdoor HR Rep

Automatisch genereren proces output



17

e-HRM: de basis op orde Typische resultaten Lean

Opruimen processen - 40 % vereenvoudiging haalbaar Te veel goedkeuringen voor standaard zaken door historie of overcontrol Combineren en integreren Papieren tijger ontmantelen : goede processtart, voorkomen overtypen

Verhelderen Rollen in de praktijk: kunnen doen waarvoor je betaald wordt Eenduidigheid in je formulieren en afhandeling: voorspelbaar en goedkoper Applicaties check-up: waar zitten de gaten? Specificaties voor e-HRM ondersteuning: gebruik bij aanschaf en/of inregeling

Effect Transparante, uniforme werkwijze Verantwoordelijkheden helder & op de juiste plaats (zelfsturend team…) Tijdig en betrouwbaar = Snelheid procesdoorloop Inzicht in status, doorlooptijden en risico’s Minder wettelijke risico’s Basis op orde! = klaar voor automatisering

Maar vooral energie! Gemeenschappelijke visie = draagvlak


18

• Vraag: Wat is e-HRM volgens jullie?

• Niet eenduidig!

• Zomaar een definitie e-HRM

“Digitale oplossingen die HR, de medewerker (ESS) èn de business (MSS) op een proactieve wijze, optimaal

ondersteunen bij het uitvoeren van de werkprocessen”

E-HRM maakt de basis op orde, waardoor HR business partner kan zijn!

e-HRM: de basis op orde Wat is e-HRM?


19

• e-HRM verbindt de medewerker, het lijnmanagement, HR specialisten en HR generalisten waardoor samenwerken zal worden gestimuleerd!

Verbinden!

e-HRM: de basis op orde Wat is e-HRM?


20

Juiste proces overeengekomen? Klaar voor e-HRM aanpak:

1. Verankeren e-HRM stuurt aan zoals afgesproken

2. Efficiënt uitvoeren1. Aanvragen foutloos/compleet

2. Automatisch aanmaken brieven/e-mails:1. Foutloos

2. Meteen klaar

3. Juiste hoeveelheid info naar alle betrokkenen op juiste moment

4. Herinneren/escaleren

5. Integreren (HR) systeem: ophalen/wegschrijven informatie

3. Transparant maken – inzicht voor je klant en HR – helpt bij acceptatie nieuwe rollen

4. Slimme routes inbouwen – proces complexer bij uitzonderingen

e-HRM: de basis op orde Borg de harde kant: e-HRM


21

Korter Klantvriendelijker Kostenefficiënter Kwaliteitsborging

Fases

Digitale start

Proces Optim/Digitaal

formulier

Digitaal formulier met koppeling

MakkelijkerCompleetFoutlozer

1 druk op de knop

Wordtoverbodi

g

Wordtoverbodig

Eenduidig

Eenduidi

g& helder

ExportHR Systeem

Digitaal proces

Invullen

formulier/bijlagen

Goed-keuringen

Overtypen formuliernaar brief

Goedkeuring brief door

medewerker

Overtypen brief naar

HR systeemen salarismutatie

Controlebrief

Archiveren:centraal & decentraal

Controle &nabellen

Stappen Acties

uitzetten

Slimmere routesMinder najagen

Automatischvanuit proces

Minder najagen

Automatischvanuit proces

e-HRM: de basis op orde Effect op procesverloop


22

Impact op de het werk van HR:

• ………..

Proces ipv actiegericht werken

Verrijking van het werk: Meer tijd voor tactische/strategische zaken

Meer inzicht

Focus op de business, bv:

- Verzuimreductie

- Snelheid recruitmentproces

- Juiste mensen juiste plek?

- Betrokkenheid

- Ontwikkelen leiderschap

- Zelfsturende teams

- HR spreekt taal van de business: meer kwantificeren en concretiseren

- (Proactief) initiatief tonen

- Lean projecten opzetten, borgen met e-HRM

e-HRM: de basis op orde Rolverandering HR


23

Procesborging

Tijdigheid

Sturen op juiste rolverdeling

Inzicht in informatie

Foutloos

Minder administratie

Typische doelstellingen

Typische systemen

Indiensttreding

Ziekteverzuim Verlofaanvragen

+

+++

+

0

+++

+++

+++

+++

+++

+++

0

+

Gezamenlijk case managementSnel een foutloos contract

Stroomlijnen bedrijfsintroductie Betrouwbare verlofsaldi

0

0

+

+++

+++

+

e-HRM: de basis op orde Typische doelstellingen, typische

systemen


24

Ziekteverzuim

e-HRM: de basis op orde Typische doelstellingen, typische

systemen


25

Bonus bij niet ziek

Registratieziekmelding

• Dubbel • Incompleet

Leidinggevende

• Contact vergeten• Dat is lastig• Ik?

Case manager

• Slechte signalering• Gebrekkige case opbouw

• Vergeten?• Reïntegratie?

Geen prioriteit...geen eenduidig beleid…geen proces

Zieke medewerker

Bedrijfsarts

• Op aanvraag• Op afstand• Geen inzicht

(HR) Management

• Gebrek aan overzicht• Gebrek aan inzicht

e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: de situatie hoe het

was


26

E-HRM• Registratie en case inzicht• Geïntegreerd met HR systeem• Interactie tussen alle partijen• Bewaakt & herinnert• Gestructureerde communicatie• Reduceert werk Beleid verankerd in E-HRM tool

– forceert blijvende verandering

• Communicatie

Trainen leidinggevenden:• Beleidstraining • Gesprekstechnieken• Inzet Verzuim Tool

Beleid• Duidelijk: wie, wat, wanneer• Doelen: 5 % verzuim na 1,5 jr, onderdeel KPI’s managers• Draagkracht: betrekken OR

2

e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: de aanpak


27

• NL - 3 % = EUR 3 miljoen/jaar besparing – directe kosten

• Operations - 5 % = prettige werksfeer, minder verstoring

• Stand van zaken anno vandaag: blijvend laag ziekteverzuim!

NL OperationsStart 7.7 % 10.8 %Na 1,5 jr 4.1 % 5.2 %

Verzuim blijft dalen:

2

e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: het resultaat


28

• Management: •Erkent blijvend effect

• HR: • Laat uitvoering proces los• Maar monitort via de verzuim tool en stuurt bij

• Ingehuurde bedrijfsarts:• Kan niet zonder de verzuim tool - acties op basis van input leidinggevende• Toekomst: acties arts in de verzuim tool = input voor leidinggevende

• Leidinggevende:• MSS in de praktijk: de verzuim tool = virtuele assistent• Positieve feedback: angst voor uitrollen in productie-omgeving ongegrond!

•Medewerker:• Aandacht voor de zieke• Streng, maar duidelijk

2

e-HRM: de basis op orde e-HRM in praktijk: ervaring organisatie


• Te groot vertrouwen in leveranciers van softwarepaketten• Gebrek aan IT deskundigheid van HR?• ICT is leidend• Geen strategie bepaald• Ontbreken draagvlak• ‘Over de schutting’-effect• Te weinig begeleiding bij implementatie• Slechte nazorg• e-HRM niet altijd juiste middel: Zoeken naar balans tussen ‘tech’ en ‘touch’.

4

e-HRM: de basis op orde Valkuilen


30

[email protected]

e-HRM: de basis op orde Vragen?

Basis op orde & EHRM

Business

Transcript of Basis op orde & EHRM