Architectuur voor het e-Depot Wes1riesland

Eenprojectalsleertrajectenproe.uin

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 1

Wat gebeurt er vandaag eigenlijk?

• Documentaireinforma;ezitoveral•  Zaakgerichtwerkenleidtniettotbeteredocumentaireinforma;e• Dekaderszijnnietbekendbijmedewerkers• Bijdeinrich;ngvanprocessenwordtgeenrekeninggehoudenmetgoedregistreren

• Deinforma;eineenzaakisslechtgeorganiseerd• Medewerkerskunnenslechtinforma;eterugvinden• HeteDepotisgeenbronvoormedewerkersinprocessen• …..

2

3

Waar zit documentaire informa?e?

Hetdoeliseengezamenlijkearchitectuur

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 4

Deprojectarchitectuurbeschrij.:

• desamenhangdiehete-Depotmethaaromgevinghee.• defunc;esdiehiermeewordengerealiseerd•  zowelindebedrijfs-,alsdeinforma;e-endetechnischelaag• dekeuzenenkadersbijdeinrich;ngvandeorganisa;eendekeuzevaninforma;esystemen

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 5

Is de architectuur voor het e-Depot al klaar?

• Methetleertrajectendeproe.uinontwikkelenweookdedefini;evestartarchitectuurvoorhetWesQriese-Depotvanaf2018

• Dearchitectuurvisievoorditprojectisopgenomenindeopdracht.Watstaatdaarin?

Project om te leren

•  In2017wordtnietalleenduidelijk:•  welkeeisengesteldmoetenwordenaaneendefini;evee-Depotvoorziening,•  maarookwatdestructurelekostenzullenzijnvoorderegionalepartners.

Project als proeBuin

• Hetonderzoeknaar�hetgebruikvanhete-Depotstaatcentraal.•  Naasthetvaststellenvanfunc;oneleentechnischeeisenvaneene-Depotvoorarchivering,

•  willenweookvoorzienineisenvooruitgewerkteenbeproefdeaansluit-enraadpleegfunc;onaliteiten(ingestenaccess)volgensdewensenvanderegio.

•  Experimenteren•  metdeaanslui;ngvanhetzaaksysteemvangemeenteMedemblikopeenregionaale-Depot

•  metgebruikvanhetWesQriesemetadatamodel.•  Mogelijkwordteenvakapplica;eindeproe.uinMedemblikmeegenomen.

Doelen van het eDepot

•  Lerenenexperimenterenmetwatnodigisvooraansluiten,raadplegenengebruikvaneenregionalee-depotvoorzieningdoorambtenaarenpubliek.

•  Eene-depotvoorzieningdiezowelwe]elijkovergebrachteinforma;eobjectenbevatalsuitgeplaatstmateriaaldatvoorbewaringlangerdan10jaarinaanmerkingkomt.

•  Deopbrengstzal:•  specifiekefunc;oneleentechnischeeisenheldermaken•  inzichtgeveninstructurelekostenvoordeelnemersuitdeWesQrieseregioaaneendergelijkevoorziening.

•  Hetprojectlevertdebasisvooreenaanbestedingvooreene-DepotinWesQrieslandin2018.

Projecteffecten

• Draagtbijaankennisontwikkelingoverdegegevenshuishouding.• Hetbrengtharmonisa;evansystemendichterbijenmaaktketensamenwerkinginzichtelijk.

• Hetverbetertdekwaliteitvandegegevenshuishouding.

Projectresultaten

• Aansluiten,raadplegenengebruikregionalee-depotvoorziening:•  Func;oneleeisene-depotvoorziening•  Technischeeisene-depotvoorziening•  Ontwerpvooreenstandaardkoppelvlakvoor:

•  aanleverencontentaane-Depot•  ac;efbevragenvanuitprocesapplica;es

•  SpecifiekeeisenenvoorwaardenvooreenkoppelvlakvoorhetDMS/zaaksysteemvanMedemblik(enzomogelijkeenvakapplica;e).

• Kostenmodelvoor•  hetWesQriesArchief(e-Depot)•  dedeelnemendeWesQrieseorganisa;es(aanslui;ngope-Depot)

Kaders berichtenverkeer / koppelvlak

• Weontwerpeneenstandaardkoppelvlak,datgebruikmaaktoftenminsteaansluitoplandelijkeontwikkelingen.Waareenpassendestandaardontbreekt,formulerenwedeze,insamenwerkingmetVNG/KING

•  Inhetprojectimplementerenwehetkoppelvlakineenproofofconcept.Hetisvoldoendeomtebewijzendatderelevanteapplica;esdeberichtenopdejuistemanierverwerken.Eenduurzaamtechnischeimplementa;eisbuitenscope(bv.servicebus)

Organiseren Hoehelptarchitectuurbijhetgoedorganiserenvanhetwerk?

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 13

Richten

Inrichten

Verrichten

Bedrijf Informa;e Technologie

Hoe zorg je voor samenhang?

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 14

Richten

Inrichten

Verrichten

Bedrijf Informa;e Technologie

Hoe zorg je voor samenhang?

BestaansrechtVisieStrategie

ServicesProductenOrganisa;eProcessen

I-ServicesInforma;emodellen

Gegevens Registra;esBerichten Applica;es

Infrastructuur

A-Services

Besturing

BestaansrechtVisieStrategie

BestaansrechtVisieStrategie

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 15

Wie(Ac(ef) Wat(Passief) Hoe(Gedrag)

Bedrijfslaag Organisa(e Product,contract,object Service,procesenbedrijfsfunc(es

Technischelaag Technischecomponenten Gegevens Netwerk

Informa(elaag Medewerkers&applica(es

Berichten&gegevens informa(efunc(e&Informa(e-uitwisseling

Kernelementen van architectuur

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 16

Architectuurfamilie

Decentraleoverheidstuurthetrealiserenvanééngoedverbondenoverheid•  Wet-enregelgevingvormenhetuitgangspuntvoordeinrich;ngvanonzeorganisa;e

•  WepassendeprincipesvandeOverheidsreferen;earchitecturentoe,tenzijweafgesprokenhebbendatweeenprincipeaanpassenofniettoepassen

•  DeGEMMAgeldtals1ereferen;e.•  DeprincipesvandeNORApassenwetoealsdezeietsregeltdatnietindeGEMMAisbeschreven.

•  WehanterendeWesQrieseprincipesvoorsamenwerkingalsaanvullingopdezereferen;earchitectuur

•  DedoelarchitectuurenuitgangspuntenvandeindividueleWesQrieseorganisa;eszijneenaanvullingopdezereferen;earchitectuur

•  Ontbrekendearchitectuurkadersformulerenweinrela;etotditproject

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 17

Relevante GEMMA architectuurprincipes Onzegemeente:•  Onzegemeentedenktvanuitdeposi;evandeklant•  gebruiktgeneriekeprocessenenfunc;es•  biedtdeklanteengoedeinforma;eposi;e•  digitaliseertonzedienstenenprocessen•  steltopenbaredataalsopendatabeschikbaar•  hergebruiktgegevens•  Onzegemeentegaatopeenvertrouwelijkemaniermetgegevensom

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 18

GEMMA thema: Informa?e- & archieNeheer

• DebestaandeBaselineInforma(ehuishoudingGemeenten,versie1.0van2011•  BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,Managementsamenvaing•  BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel1:Debasis•  BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel2a:Hetdenkkader•  BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel2b:Documentaireinforma;evoorzieningen(digitaal)zaakgerichtwerken

•  BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel3:Deprak;jk•  BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,Bijlagen

Normen baseline Informa?ehuishouding

1.  Bestuurenbeleid;deverantwoordelijkhedendiehetmanagementnamenshetcollegevanburgemeesterenwethoudersdraagtvoordeduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidvaninforma;ezijnbelegdenbeschreven.

2.  Organisa;e;deinrich;ngvanorganisa;e,processen,personeelenhulpmiddeleniskwan;ta;efenkwalita;eftoereikendvoordeborgingvanduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidvaninforma;e.

3.  Standaarden;voorverschillendeaspectenvanhetinforma;ebeheerzijnbinnendegemeenteofhetbestuursorgaanstandaardengedefinieerdeningebruik.

4.  Ordeningenmetadata;eriseen-geprioriteerde-classifica;egemaaktvanproducten,processen,informa;eenverantwoordelijkheden,waarbijrekeningisgehoudenmetwet-enregelgeving.

5.  Duurzaamheid,toegankelijkheidenauthen;citeit;een-alofnietgeautoma;seerd-systeemwaarmeeoverheidsinforma;ewordtbeheerd,ondersteuntaantoonbaardeeisenvanduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheid,ophetniveauvanhetgeldendebeheerregime.

6.  Kwaliteitszorg;bijhetcreërenengebruikenvanoverheidsinforma;ewordendekwaliteitseisenvoorduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidinachtgenomen.

7.  Digitalevervanging,verwijdering,overdrachtenvernie;ging;deduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidvanoverheidsinforma;eistothetmomentvanverwijderinggewaarborgd,endeverwijderingverlooptconformvastgelegdeprocedures.

GEMMA thema: Informa?e- & archieNeheer

• DeuitwerkingvanInforma(e-enarchieOeheer(verwijzingen)•  Dekantelingvanarchief-naarinforma;ebeheer•  Conceptueelenfunc;oneelmodelinforma;ebeheer•  Vullenenarchiverenvaneenzaakdossier•  Openbaarheidvanoverheidsinforma;e•  Dekadersvoorduurzametoegankelijkheid•  E-Depotvoorzieningen

e-Depotonderzoeken AIDO

•  VoordedecentraleoverhedenzijnalsonderdeelvanAIDO,hetsubprogrammaArchiefinnova;eDecentraleOverhedenvanhettoteind2016lopendeprogrammaArchief2020,tweeonderzoekenuitgevoerd.Deresultatenzijnvastgelegdintweerapporten:

•  Func;onaliteite-depotdecentraleoverheden,februari2015;•  Eisenvoore-depotvoorzieningenvoordecentraleoverheden,juni2016.

•  OpdepaginaGEMMAE-Depotvoorzieningenarchitectuuris-inhetkadervanhetonderzoekEisenvoore-depotvoorzieningen-deverbindinggemaakttusseneene-depotvoorzieningalsinforma;esysteemendecomponentenindeGEMMAinforma;earchitectuur.

•  Opditmoment(eind2016)loopterinopdrachtvanAIDOeenderdeonderzoekstraject.Datisgerichtophetopstellenvaneenbestekvoorhetaanbestedenenverwervenvaneene-depotvoorziening.Hetorganisa;eadviesbureauBerenschotvoertdezeopdrachtuit.Meerinforma;edaarovervolgtzodradezebeschikbaaris.

Nog even over Informa?ebeheer •  Informatiebeheer is het brede aandachtsgebied dat gaat over

•  het opslaan •  het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden •  het waar nodig vernietigen •  het (voor raadplegen, gebruiken, bewerken en verwerken) ontsluiten •  van overheidsinformatie.

•  Informatiebeheer richt zich op •  het in authentieke vorm bewaren van informatie •  die in werkprocessen is gecreëerd of daar op een andere manier beschikbaar is

gekomen •  Het wordt in die authentieke vorm ook weer teruggegeven aan het werkproces voor

onder andere het op inhoud gerichte verwerken en bewerken van informatie.

•  Informatiebeheer richt zich dus op bewaren en het daarbij in tact laten van de inhoud, terwijl informatieverwerking en -bewerking zich wel richt op inhoud waaronder het wijzigen van die inhoud.

Nog even over Informa?ebeheer •  Informatiebeheer is het brede aandachtsgebied dat gaat over

•  het opslaan •  het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden •  het waar nodig vernietigen •  het (voor raadplegen, gebruiken, bewerken en verwerken) ontsluiten •  van overheidsinformatie.

•  Informatiebeheer richt zich op •  het in authentieke vorm bewaren van informatie •  die in werkprocessen is gecreëerd of daar op een andere manier beschikbaar is

gekomen •  Het wordt in die authentieke vorm ook weer teruggegeven aan het werkproces

voor onder andere het op inhoud gerichte verwerken en bewerken van informatie.

Overheidsinforma?e

•  Dedefini;evanoverheidsinforma;eleidttoteenvagealakeningvaninforma;e-enarchieleheer

•  3soortenoverheidsinforma;e:•  Documenta;evanprocessen•  Deinhoudvanoverheidscommunica;e•  Basis-,kern-,domein-enprocesregistra;es

•  Voorditprojectrichtenweonsopdedocumenta;evanprocessen•  Meteenschuinoognaarinhoudvanoverheidscommunica;e

•  Deregistra;esvallenbuitenscope•  Dezehebbeneenanderevormvanbeheernodig•  Deeisduurzaambeschikbaar(ookhistorie)geldtwel,vraagtanderetechniek

Documenta?e van processen: wat is dat?

• Hoewerktdateigenlijk:proceseninforma;e?• Watisderolverdelingtussenproceseigenaareninforma;ebeheer

27LEGENDA:GrondstofvoorhandelenDirecteoverdrachtbinnenhetprocesOntkoppelenvanprocessen(indirecteoverdracht)Registra;ealsbeheermaatregel(stuurinforma;e)

Be-heren

Archivering

• ModellenuitdeGEMMA,kernpuntisdekeuzevanarchielewaarplaats

E-Depot varianten

Uitgangspunt

•  HetWesQriesee-Depotisdecentralearchielewaarplaatsvoorafgerondeprocessen.

•  Webrengendossiersoverdirectnahetafsluitenvandeprocessen•  Vooroverbrengenbrengtde‘zorgdrager’haardossieroporde,zodatdezevoldoetaandekwaliteitseisen(volledig,etc.)

•  Dus:•  GeenRMAindeorganisa;es(minderapplica;es)•  Geenbeheerwerkzaamhedenoparchieveninorganisa;es(verplaatsenvanwerk)•  Wemakenregionaalafsprakenoverdekwaliteitseisenaandedossiers(regionaalkwaliteitsmodelenorganisa;e)

•  Maar:•  Degemeente(c.a.)houdtdeverantwoordelijkheidvoorkwaliteitenduurzametoegankelijkheid,conformwet-enregelgeving.

•  Letop:•  Wemakenregionaalafsprakenoverwateenproceseneenzaakiswanneerdezeklaaris.

31

KDI in applica?es

Werkelijkheid

•  Informa;elandschapmetverspreideinforma;e• Plan:

•  Uitalleomgevingenrelevanteinforma;eoverbrengen•  Naaralleomgevingenontsluiten

• Gaanwegrenzenstellen?•  Vanwelkeprocessenweoverbrengen

•  Bouwvergunningen•  Personen•  Begraafplaatsadministra;e•  Generiekezaken

•  Hoesturenwedantochopdejuistekwaliteit?

Gebruiken van informa?e

•  Eenapplica;eondersteuntdegebruikerbijhetuitvoerenvantakenenac;viteiten.

•  Hetverbetertkwaliteitvanproduct•  Hetverhoogtdeefficiency•  Hetmaakthetgebruikenvastleggenvaninforma;emakkelijk

•  Eenmedewerkerhee.inhetwerkookdirectbehoe.eaaninforma;euitafgeslotenprocessen

•  Vanuitdeeigenwerkomgeving(ditisvaakdevakapplica;e)•  Uitgangspunt:Demedewerkerkanvanuitdeeigenwerkplekenvakapplica;ezorgeloosenvanzelfsprekendbeschikkenoverdocumentaireinforma;edieisopgeslageninhete-Depot

•  DusDeontslui;ngvanhete-Depot:•  werktalseenautoma;schkoppelvlaktussenapplica;es•  Iseenstandaard,zodatdeimplementa;ebinnenapplica;esgeenmaatwerkvraagt

Gebruiken van informa?e

• Uitgangspunt:Demedewerkerkanvanuitdeeigenwerkplekenvakapplica;ezorgeloosenvanzelfsprekendbeschikkenoverdocumentaireinforma;edieisopgeslageninhete-Depot

• DusDeontslui;ngvanhete-Depot:•  werktalseenautoma;schkoppelvlaktussenapplica;es•  Iseenstandaard,zodatdeimplementa;ebinnenapplica;esgeenmaatwerkvraagt

• Weontwerpeneenstandaardkoppelvlak,datgebruikmaaktoftenminsteaansluitoplandelijkeontwikkelingen.Waareenpassendestandaardontbreekt,formulerenwedeze,insamenwerkingmetVNG/KING

Kaders berichtenverkeer / koppelvlak

• Weontwerpeneenstandaardkoppelvlak,datgebruikmaaktoftenminsteaansluitoplandelijkeontwikkelingen.Waareenpassendestandaardontbreekt,formulerenwedeze,insamenwerkingmetVNG/KING

•  Inhetprojectimplementerenwehetkoppelvlakineenproofofconcept.Hetisvoldoendeomtebewijzendatderelevanteapplica;esdeberichtenopdejuistemanierverwerken.Eenduurzaamtechnischeimplementa;eisbuitenscope(bv.servicebus)

Toekomstgericht

• Hete-Depotkijktnunaar‘informa;eobjecten’metmetadata.•  Eigenlijkisdeeendigitale-analogievandepapierenvariant(documentmetmetadata)

• Uitgangspuntinditproject:•  Vooruitkijkennaaranderevormenvanverdergaandedigitaliseringvaltbuitenscopevanditproject.

Vragen?

PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 37