Architectuur voor het e-Depot Wesriesland · 2020-03-19 · De projectarchitectuur beschrij.: •...
Transcript of Architectuur voor het e-Depot Wesriesland · 2020-03-19 · De projectarchitectuur beschrij.: •...
Architectuur voor het e-Depot Wes1riesland
Eenprojectalsleertrajectenproe.uin
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 1
Wat gebeurt er vandaag eigenlijk?
• Documentaireinforma;ezitoveral• Zaakgerichtwerkenleidtniettotbeteredocumentaireinforma;e• Dekaderszijnnietbekendbijmedewerkers• Bijdeinrich;ngvanprocessenwordtgeenrekeninggehoudenmetgoedregistreren
• Deinforma;eineenzaakisslechtgeorganiseerd• Medewerkerskunnenslechtinforma;eterugvinden• HeteDepotisgeenbronvoormedewerkersinprocessen• …..
2
3
Waar zit documentaire informa?e?
Hetdoeliseengezamenlijkearchitectuur
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 4
Deprojectarchitectuurbeschrij.:
• desamenhangdiehete-Depotmethaaromgevinghee.• defunc;esdiehiermeewordengerealiseerd• zowelindebedrijfs-,alsdeinforma;e-endetechnischelaag• dekeuzenenkadersbijdeinrich;ngvandeorganisa;eendekeuzevaninforma;esystemen
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 5
Is de architectuur voor het e-Depot al klaar?
• Methetleertrajectendeproe.uinontwikkelenweookdedefini;evestartarchitectuurvoorhetWesQriese-Depotvanaf2018
• Dearchitectuurvisievoorditprojectisopgenomenindeopdracht.Watstaatdaarin?
Project om te leren
• In2017wordtnietalleenduidelijk:• welkeeisengesteldmoetenwordenaaneendefini;evee-Depotvoorziening,• maarookwatdestructurelekostenzullenzijnvoorderegionalepartners.
Project als proeBuin
• Hetonderzoeknaar�hetgebruikvanhete-Depotstaatcentraal.• Naasthetvaststellenvanfunc;oneleentechnischeeisenvaneene-Depotvoorarchivering,
• willenweookvoorzienineisenvooruitgewerkteenbeproefdeaansluit-enraadpleegfunc;onaliteiten(ingestenaccess)volgensdewensenvanderegio.
• Experimenteren• metdeaanslui;ngvanhetzaaksysteemvangemeenteMedemblikopeenregionaale-Depot
• metgebruikvanhetWesQriesemetadatamodel.• Mogelijkwordteenvakapplica;eindeproe.uinMedemblikmeegenomen.
Doelen van het eDepot
• Lerenenexperimenterenmetwatnodigisvooraansluiten,raadplegenengebruikvaneenregionalee-depotvoorzieningdoorambtenaarenpubliek.
• Eene-depotvoorzieningdiezowelwe]elijkovergebrachteinforma;eobjectenbevatalsuitgeplaatstmateriaaldatvoorbewaringlangerdan10jaarinaanmerkingkomt.
• Deopbrengstzal:• specifiekefunc;oneleentechnischeeisenheldermaken• inzichtgeveninstructurelekostenvoordeelnemersuitdeWesQrieseregioaaneendergelijkevoorziening.
• Hetprojectlevertdebasisvooreenaanbestedingvooreene-DepotinWesQrieslandin2018.
Projecteffecten
• Draagtbijaankennisontwikkelingoverdegegevenshuishouding.• Hetbrengtharmonisa;evansystemendichterbijenmaaktketensamenwerkinginzichtelijk.
• Hetverbetertdekwaliteitvandegegevenshuishouding.
Projectresultaten
• Aansluiten,raadplegenengebruikregionalee-depotvoorziening:• Func;oneleeisene-depotvoorziening• Technischeeisene-depotvoorziening• Ontwerpvooreenstandaardkoppelvlakvoor:
• aanleverencontentaane-Depot• ac;efbevragenvanuitprocesapplica;es
• SpecifiekeeisenenvoorwaardenvooreenkoppelvlakvoorhetDMS/zaaksysteemvanMedemblik(enzomogelijkeenvakapplica;e).
• Kostenmodelvoor• hetWesQriesArchief(e-Depot)• dedeelnemendeWesQrieseorganisa;es(aanslui;ngope-Depot)
Kaders berichtenverkeer / koppelvlak
• Weontwerpeneenstandaardkoppelvlak,datgebruikmaaktoftenminsteaansluitoplandelijkeontwikkelingen.Waareenpassendestandaardontbreekt,formulerenwedeze,insamenwerkingmetVNG/KING
• Inhetprojectimplementerenwehetkoppelvlakineenproofofconcept.Hetisvoldoendeomtebewijzendatderelevanteapplica;esdeberichtenopdejuistemanierverwerken.Eenduurzaamtechnischeimplementa;eisbuitenscope(bv.servicebus)
Organiseren Hoehelptarchitectuurbijhetgoedorganiserenvanhetwerk?
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 13
Richten
Inrichten
Verrichten
Bedrijf Informa;e Technologie
Hoe zorg je voor samenhang?
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 14
Richten
Inrichten
Verrichten
Bedrijf Informa;e Technologie
Hoe zorg je voor samenhang?
BestaansrechtVisieStrategie
ServicesProductenOrganisa;eProcessen
I-ServicesInforma;emodellen
Gegevens Registra;esBerichten Applica;es
Infrastructuur
A-Services
Besturing
BestaansrechtVisieStrategie
BestaansrechtVisieStrategie
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 15
Wie(Ac(ef) Wat(Passief) Hoe(Gedrag)
Bedrijfslaag Organisa(e Product,contract,object Service,procesenbedrijfsfunc(es
Technischelaag Technischecomponenten Gegevens Netwerk
Informa(elaag Medewerkers&applica(es
Berichten&gegevens informa(efunc(e&Informa(e-uitwisseling
Kernelementen van architectuur
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 16
Architectuurfamilie
Decentraleoverheidstuurthetrealiserenvanééngoedverbondenoverheid• Wet-enregelgevingvormenhetuitgangspuntvoordeinrich;ngvanonzeorganisa;e
• WepassendeprincipesvandeOverheidsreferen;earchitecturentoe,tenzijweafgesprokenhebbendatweeenprincipeaanpassenofniettoepassen
• DeGEMMAgeldtals1ereferen;e.• DeprincipesvandeNORApassenwetoealsdezeietsregeltdatnietindeGEMMAisbeschreven.
• WehanterendeWesQrieseprincipesvoorsamenwerkingalsaanvullingopdezereferen;earchitectuur
• DedoelarchitectuurenuitgangspuntenvandeindividueleWesQrieseorganisa;eszijneenaanvullingopdezereferen;earchitectuur
• Ontbrekendearchitectuurkadersformulerenweinrela;etotditproject
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 17
Relevante GEMMA architectuurprincipes Onzegemeente:• Onzegemeentedenktvanuitdeposi;evandeklant• gebruiktgeneriekeprocessenenfunc;es• biedtdeklanteengoedeinforma;eposi;e• digitaliseertonzedienstenenprocessen• steltopenbaredataalsopendatabeschikbaar• hergebruiktgegevens• Onzegemeentegaatopeenvertrouwelijkemaniermetgegevensom
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 18
GEMMA thema: Informa?e- & archieNeheer
• DebestaandeBaselineInforma(ehuishoudingGemeenten,versie1.0van2011• BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,Managementsamenvaing• BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel1:Debasis• BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel2a:Hetdenkkader• BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel2b:Documentaireinforma;evoorzieningen(digitaal)zaakgerichtwerken
• BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,deel3:Deprak;jk• BaselineInforma;ehuishoudingGemeenten,Bijlagen
Normen baseline Informa?ehuishouding
1. Bestuurenbeleid;deverantwoordelijkhedendiehetmanagementnamenshetcollegevanburgemeesterenwethoudersdraagtvoordeduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidvaninforma;ezijnbelegdenbeschreven.
2. Organisa;e;deinrich;ngvanorganisa;e,processen,personeelenhulpmiddeleniskwan;ta;efenkwalita;eftoereikendvoordeborgingvanduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidvaninforma;e.
3. Standaarden;voorverschillendeaspectenvanhetinforma;ebeheerzijnbinnendegemeenteofhetbestuursorgaanstandaardengedefinieerdeningebruik.
4. Ordeningenmetadata;eriseen-geprioriteerde-classifica;egemaaktvanproducten,processen,informa;eenverantwoordelijkheden,waarbijrekeningisgehoudenmetwet-enregelgeving.
5. Duurzaamheid,toegankelijkheidenauthen;citeit;een-alofnietgeautoma;seerd-systeemwaarmeeoverheidsinforma;ewordtbeheerd,ondersteuntaantoonbaardeeisenvanduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheid,ophetniveauvanhetgeldendebeheerregime.
6. Kwaliteitszorg;bijhetcreërenengebruikenvanoverheidsinforma;ewordendekwaliteitseisenvoorduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidinachtgenomen.
7. Digitalevervanging,verwijdering,overdrachtenvernie;ging;deduurzametoegankelijkheidenbetrouwbaarheidvanoverheidsinforma;eistothetmomentvanverwijderinggewaarborgd,endeverwijderingverlooptconformvastgelegdeprocedures.
GEMMA thema: Informa?e- & archieNeheer
• DeuitwerkingvanInforma(e-enarchieOeheer(verwijzingen)• Dekantelingvanarchief-naarinforma;ebeheer• Conceptueelenfunc;oneelmodelinforma;ebeheer• Vullenenarchiverenvaneenzaakdossier• Openbaarheidvanoverheidsinforma;e• Dekadersvoorduurzametoegankelijkheid• E-Depotvoorzieningen
e-Depotonderzoeken AIDO
• VoordedecentraleoverhedenzijnalsonderdeelvanAIDO,hetsubprogrammaArchiefinnova;eDecentraleOverhedenvanhettoteind2016lopendeprogrammaArchief2020,tweeonderzoekenuitgevoerd.Deresultatenzijnvastgelegdintweerapporten:
• Func;onaliteite-depotdecentraleoverheden,februari2015;• Eisenvoore-depotvoorzieningenvoordecentraleoverheden,juni2016.
• OpdepaginaGEMMAE-Depotvoorzieningenarchitectuuris-inhetkadervanhetonderzoekEisenvoore-depotvoorzieningen-deverbindinggemaakttusseneene-depotvoorzieningalsinforma;esysteemendecomponentenindeGEMMAinforma;earchitectuur.
• Opditmoment(eind2016)loopterinopdrachtvanAIDOeenderdeonderzoekstraject.Datisgerichtophetopstellenvaneenbestekvoorhetaanbestedenenverwervenvaneene-depotvoorziening.Hetorganisa;eadviesbureauBerenschotvoertdezeopdrachtuit.Meerinforma;edaarovervolgtzodradezebeschikbaaris.
Nog even over Informa?ebeheer • Informatiebeheer is het brede aandachtsgebied dat gaat over
• het opslaan • het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden • het waar nodig vernietigen • het (voor raadplegen, gebruiken, bewerken en verwerken) ontsluiten • van overheidsinformatie.
• Informatiebeheer richt zich op • het in authentieke vorm bewaren van informatie • die in werkprocessen is gecreëerd of daar op een andere manier beschikbaar is
gekomen • Het wordt in die authentieke vorm ook weer teruggegeven aan het werkproces voor
onder andere het op inhoud gerichte verwerken en bewerken van informatie.
• Informatiebeheer richt zich dus op bewaren en het daarbij in tact laten van de inhoud, terwijl informatieverwerking en -bewerking zich wel richt op inhoud waaronder het wijzigen van die inhoud.
Nog even over Informa?ebeheer • Informatiebeheer is het brede aandachtsgebied dat gaat over
• het opslaan • het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden • het waar nodig vernietigen • het (voor raadplegen, gebruiken, bewerken en verwerken) ontsluiten • van overheidsinformatie.
• Informatiebeheer richt zich op • het in authentieke vorm bewaren van informatie • die in werkprocessen is gecreëerd of daar op een andere manier beschikbaar is
gekomen • Het wordt in die authentieke vorm ook weer teruggegeven aan het werkproces
voor onder andere het op inhoud gerichte verwerken en bewerken van informatie.
Overheidsinforma?e
• Dedefini;evanoverheidsinforma;eleidttoteenvagealakeningvaninforma;e-enarchieleheer
• 3soortenoverheidsinforma;e:• Documenta;evanprocessen• Deinhoudvanoverheidscommunica;e• Basis-,kern-,domein-enprocesregistra;es
• Voorditprojectrichtenweonsopdedocumenta;evanprocessen• Meteenschuinoognaarinhoudvanoverheidscommunica;e
• Deregistra;esvallenbuitenscope• Dezehebbeneenanderevormvanbeheernodig• Deeisduurzaambeschikbaar(ookhistorie)geldtwel,vraagtanderetechniek
Documenta?e van processen: wat is dat?
• Hoewerktdateigenlijk:proceseninforma;e?• Watisderolverdelingtussenproceseigenaareninforma;ebeheer
27LEGENDA:GrondstofvoorhandelenDirecteoverdrachtbinnenhetprocesOntkoppelenvanprocessen(indirecteoverdracht)Registra;ealsbeheermaatregel(stuurinforma;e)
Be-heren
Archivering
• ModellenuitdeGEMMA,kernpuntisdekeuzevanarchielewaarplaats
E-Depot varianten
Uitgangspunt
• HetWesQriesee-Depotisdecentralearchielewaarplaatsvoorafgerondeprocessen.
• Webrengendossiersoverdirectnahetafsluitenvandeprocessen• Vooroverbrengenbrengtde‘zorgdrager’haardossieroporde,zodatdezevoldoetaandekwaliteitseisen(volledig,etc.)
• Dus:• GeenRMAindeorganisa;es(minderapplica;es)• Geenbeheerwerkzaamhedenoparchieveninorganisa;es(verplaatsenvanwerk)• Wemakenregionaalafsprakenoverdekwaliteitseisenaandedossiers(regionaalkwaliteitsmodelenorganisa;e)
• Maar:• Degemeente(c.a.)houdtdeverantwoordelijkheidvoorkwaliteitenduurzametoegankelijkheid,conformwet-enregelgeving.
• Letop:• Wemakenregionaalafsprakenoverwateenproceseneenzaakiswanneerdezeklaaris.
31
KDI in applica?es
Werkelijkheid
• Informa;elandschapmetverspreideinforma;e• Plan:
• Uitalleomgevingenrelevanteinforma;eoverbrengen• Naaralleomgevingenontsluiten
• Gaanwegrenzenstellen?• Vanwelkeprocessenweoverbrengen
• Bouwvergunningen• Personen• Begraafplaatsadministra;e• Generiekezaken
• Hoesturenwedantochopdejuistekwaliteit?
Gebruiken van informa?e
• Eenapplica;eondersteuntdegebruikerbijhetuitvoerenvantakenenac;viteiten.
• Hetverbetertkwaliteitvanproduct• Hetverhoogtdeefficiency• Hetmaakthetgebruikenvastleggenvaninforma;emakkelijk
• Eenmedewerkerhee.inhetwerkookdirectbehoe.eaaninforma;euitafgeslotenprocessen
• Vanuitdeeigenwerkomgeving(ditisvaakdevakapplica;e)• Uitgangspunt:Demedewerkerkanvanuitdeeigenwerkplekenvakapplica;ezorgeloosenvanzelfsprekendbeschikkenoverdocumentaireinforma;edieisopgeslageninhete-Depot
• DusDeontslui;ngvanhete-Depot:• werktalseenautoma;schkoppelvlaktussenapplica;es• Iseenstandaard,zodatdeimplementa;ebinnenapplica;esgeenmaatwerkvraagt
Gebruiken van informa?e
• Uitgangspunt:Demedewerkerkanvanuitdeeigenwerkplekenvakapplica;ezorgeloosenvanzelfsprekendbeschikkenoverdocumentaireinforma;edieisopgeslageninhete-Depot
• DusDeontslui;ngvanhete-Depot:• werktalseenautoma;schkoppelvlaktussenapplica;es• Iseenstandaard,zodatdeimplementa;ebinnenapplica;esgeenmaatwerkvraagt
• Weontwerpeneenstandaardkoppelvlak,datgebruikmaaktoftenminsteaansluitoplandelijkeontwikkelingen.Waareenpassendestandaardontbreekt,formulerenwedeze,insamenwerkingmetVNG/KING
Kaders berichtenverkeer / koppelvlak
• Weontwerpeneenstandaardkoppelvlak,datgebruikmaaktoftenminsteaansluitoplandelijkeontwikkelingen.Waareenpassendestandaardontbreekt,formulerenwedeze,insamenwerkingmetVNG/KING
• Inhetprojectimplementerenwehetkoppelvlakineenproofofconcept.Hetisvoldoendeomtebewijzendatderelevanteapplica;esdeberichtenopdejuistemanierverwerken.Eenduurzaamtechnischeimplementa;eisbuitenscope(bv.servicebus)
Toekomstgericht
• Hete-Depotkijktnunaar‘informa;eobjecten’metmetadata.• Eigenlijkisdeeendigitale-analogievandepapierenvariant(documentmetmetadata)
• Uitgangspuntinditproject:• Vooruitkijkennaaranderevormenvanverdergaandedigitaliseringvaltbuitenscopevanditproject.
Vragen?
PatrickCastenmiller,GemeenteHoorn 37