Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

15
Architectuur e- depot 17 juni 2014 Kees Brouwer

description

Pilot e-depot gemeente Haarlem. Een business case voor digitale duurzaamheid Na een periode van voorbereiding door de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) van RHC’s en NA, starten nu de eerste pilots. Een van die pilots is het e-depot van de gemeente Haarlem. In deze projectpresentatie nemen medewerkers van de gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief u mee in het verloop van deze pilot. Aanleiding voor de gemeente Haarlem is de zorg over de digitale duurzaamheid van het archief dat nu gevormd wordt. Duurzaamheid begint bij de creatie. Voor het Noord-Hollands Archief ligt de uitdaging in het opnemen van digitaal archief in een eerder stadium dan de traditionele overbrengingstermijn. Het archief wordt daarmee letterlijk en figuurlijk groter: Big Archives! Met medewerking van het Nationaal Archief en ondersteund door Archief 2020, stelt de projectgroep een businesscase op voor het duurzaam beheer van digitaal archief. Het voorkeursscenario daarbij is de uitplaatsing van (semi-statisch) archief bij het NoordHollands Archief in het gezamenlijke e-depot van Nationaal Archief en RHC’s. In de presentatie komen de volgende onderwerpen aan de orde: formuleren van een businesscase digitale duurzaamheid, maken van een ‘mapping’ van metadata, ontwerpen van een informatiearchitectuur en toetsing van het geheel aan de hand van ED3. Kees Brouwer applicatiearchitect - Gemeente Haarlem Stinie Francke archiefinspecteur - Noord-Hollands Archief

Transcript of Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Page 1: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Architectuur e-depot

17 juni 2014 Kees Brouwer

Page 2: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

42

Probleemstelling

• Probleem• digitaal informatiebeheer niet op orde• voldoen niet aan eisen archivering• geen voorzieningen voor langdurige opslag

• Pilotproject e-depot met NHA• opdracht Haarlem

• doe onderzoek naar mogelijke oplossingen• binnen welke juridische kaders• wat is een e-depot, wat is de relatie met DMS/RMA• wat zijn de functionele en technische eisen• welke modellen zijn er voor de inrichting

Page 3: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

43

Context

• Informatieobjecten die betrekking hebben op zaakgericht werken

• Betrokken systemen• Zaaksystemen / zakenmagazijn• DMS / RMA• e-depot

• Levenscyclus van informatieobjecten• lopende zaak-fase• afgehandelde zaak-fase• statische fase

• Bewaarregimes• niet bewaren• gedurende beperkte termijn bewaren• permanent bewaren

Page 4: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

44

Betrokken systemen

• Betrokken systemen• DMS

• registratie, presentatie, beveiliging, autorisatie, versiebeheer van informatieobjecten

• gekoppeld aan zaaksystemen• RMA

• identificatie, classificatie, vernietiging, overbrenging van informatieobjecten

• e-depot• voorzieningen voor duurzaam beheren en raadplegen

van informatieobjecten (archiefstukken)

• DMS/RMA kan in één system• e-depot is apart, kan niet worden gecombineerd met

DMS/RMA

Page 5: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

45

Betrokken systemen

• Betrokken systemen• Zaaksystemen

• alle systemen waarin zaakgericht gewerkt wordt: uitkeringssysteem, subsidiesysteem, vergunningensysteem

• Zakenmagazijn• geaggregeerde informatie over zaken

• status afhandeling• metadata

• automatisch gekoppeld aan zaaksystemen• Relatie met e-depot

• e-depot is gekoppeld aan DMS/RMA en zakenmagazijn, niet aan afzonderlijke zaaksystemen

Page 6: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

46

Levenscyclus informatieobjecten

• Lopende zaak-fase• zaak wordt gestart• informatieobjecten worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd,

verwijderd (DMS-functies)• praktisch gezien is geen verduurzaming nodig• na einde zaak classificeren, selecteren, eventueel

overdragen/overbrengen (RMA-functies)• Afgehandelde zaak-fase

• zaak is afgehandeld, geen wijzigingen meer, nog wel regelmatig raadplegen

• verduurzamen nodig (DMS of e-depot)• juridische status blijft ongewijzigd, toegang volgens WOB, beperkingen

i.v.m. privacy / financieel gevoelig• Statische fase

• incidenteel raadplegen• verduurzamen in e-depot• juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren

informatieobjecten, formele overdracht, toegang volgens archiefwet

Page 7: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

47

Bewaarregimes

• Niet te bewaren– werkdocumenten, concepten

• Gedurende een beperkte termijn te bewaren– beperkt kan oplopen tot 110 jaar

• Permanent te bewaren– na 20 tot 30 jaar formele overdracht

• Bewaartermijnen staan in de selectielijst

Page 8: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

48

Modellen voor de inrichting

• Model 1 - informatieobjecten direct na ontstaan naar e-depot• e-depot moet alle functies DMS/RMA gaan overnemen of

ondersteunen• nadeel: vermenging van functionaliteiten, uitgebreide

koppelvlakken nodig• niet nader onderzocht, valt buiten de opdracht

Page 9: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

49

Modellen voor de inrichting

• Model 2 - informatieobjecten direct na afsluiting zaak naar e-depot• metadata blijft gedurende de afgehandelde zaak-fase in

DMS/RMA• voordeel: geen voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming• nadeel: uitgebreide koppelvlakken nodig

Page 10: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

410

Modellen voor de inrichting

• Model 3 - informatieobjecten na bewaartermijn naar e-depot• voordeel: één, relatief eenvoudig koppelvlak• nadeel: voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming

Page 11: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Archiefinstelling Gemeente

BeveiligingBeveiliging TMLORGBZ

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

411

Inrichting model 2 i.c.m. extern e-depot

Uitkerings-systeem

Vergunningen-systeem

Subsidie-systeem

Bevolkings-administratie

DMS/RMA

Kop

pelvlak gem

eente

Zaken-magazijn

Kop

pelvlak e-depot

e-depot archiefinstelling

Page 12: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

412

Eisen bij extern e-depot

• Koppelvlak• geautomatiseerd, niet met spreadsheets o.i.d.• StUF of andere nationale of internationale standard• Digikoppeling

• Gegevensbeveiliging• zelfde eisen als aan gemeentelijke beveiliging i.v.m. privacy-

en financieel gevoelige informatie• Metadata

• match tussen RGBZ en TMLO, niet alleen theoretisch, zoals door KING is gedaan, maar ook getoetst in onze praktijk, met Verseon

• Performance• performance moet voldoen aan eisen vanuit werkprocessen

Page 13: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

413

Uitwerking modellen in scenario’s

• In scenario’s worden de verschillen tussen de modellen nader onderzocht

• besluitvormingwie moet welke besluiten nemen?

• processen / procedures / formatiewelke processen en procedures zouden moeten worden gerealiseerd en hoeveel fte’s kost dat?

• technische voorzieningenwelke technische voorzieningen zouden we moeten realiseren?

Page 14: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

414

Resultaten pilot

• Duidelijkheid over e-depot• juridisch kader vastgesteld• wat is een e-depot, relaties met met andere

componenten informatievoorziening• onderzoek afstemming metadata• functionele en technische eisen opgesteld• inrichtingsmodellen / scenario’s

• Aanbevelingen• betrek ICT vroeg in het proces• afstemming ICT en Archiefbeheer is noodzakelijk!• samenwerking in de keten moet worden afgestemd

Page 15: Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

415

Bedankt!

• Bedankt voor jullie aandacht

• Zijn er vragen?