Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2
-
Upload
kvandagen -
Category
Data & Analytics
-
view
141 -
download
0
description
Transcript of Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2
Architectuur e-depot
17 juni 2014 Kees Brouwer
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
42
Probleemstelling
• Probleem• digitaal informatiebeheer niet op orde• voldoen niet aan eisen archivering• geen voorzieningen voor langdurige opslag
• Pilotproject e-depot met NHA• opdracht Haarlem
• doe onderzoek naar mogelijke oplossingen• binnen welke juridische kaders• wat is een e-depot, wat is de relatie met DMS/RMA• wat zijn de functionele en technische eisen• welke modellen zijn er voor de inrichting
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
43
Context
• Informatieobjecten die betrekking hebben op zaakgericht werken
• Betrokken systemen• Zaaksystemen / zakenmagazijn• DMS / RMA• e-depot
• Levenscyclus van informatieobjecten• lopende zaak-fase• afgehandelde zaak-fase• statische fase
• Bewaarregimes• niet bewaren• gedurende beperkte termijn bewaren• permanent bewaren
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
44
Betrokken systemen
• Betrokken systemen• DMS
• registratie, presentatie, beveiliging, autorisatie, versiebeheer van informatieobjecten
• gekoppeld aan zaaksystemen• RMA
• identificatie, classificatie, vernietiging, overbrenging van informatieobjecten
• e-depot• voorzieningen voor duurzaam beheren en raadplegen
van informatieobjecten (archiefstukken)
• DMS/RMA kan in één system• e-depot is apart, kan niet worden gecombineerd met
DMS/RMA
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
45
Betrokken systemen
• Betrokken systemen• Zaaksystemen
• alle systemen waarin zaakgericht gewerkt wordt: uitkeringssysteem, subsidiesysteem, vergunningensysteem
• Zakenmagazijn• geaggregeerde informatie over zaken
• status afhandeling• metadata
• automatisch gekoppeld aan zaaksystemen• Relatie met e-depot
• e-depot is gekoppeld aan DMS/RMA en zakenmagazijn, niet aan afzonderlijke zaaksystemen
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
46
Levenscyclus informatieobjecten
• Lopende zaak-fase• zaak wordt gestart• informatieobjecten worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd,
verwijderd (DMS-functies)• praktisch gezien is geen verduurzaming nodig• na einde zaak classificeren, selecteren, eventueel
overdragen/overbrengen (RMA-functies)• Afgehandelde zaak-fase
• zaak is afgehandeld, geen wijzigingen meer, nog wel regelmatig raadplegen
• verduurzamen nodig (DMS of e-depot)• juridische status blijft ongewijzigd, toegang volgens WOB, beperkingen
i.v.m. privacy / financieel gevoelig• Statische fase
• incidenteel raadplegen• verduurzamen in e-depot• juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren
informatieobjecten, formele overdracht, toegang volgens archiefwet
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
47
Bewaarregimes
• Niet te bewaren– werkdocumenten, concepten
• Gedurende een beperkte termijn te bewaren– beperkt kan oplopen tot 110 jaar
• Permanent te bewaren– na 20 tot 30 jaar formele overdracht
• Bewaartermijnen staan in de selectielijst
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
48
Modellen voor de inrichting
• Model 1 - informatieobjecten direct na ontstaan naar e-depot• e-depot moet alle functies DMS/RMA gaan overnemen of
ondersteunen• nadeel: vermenging van functionaliteiten, uitgebreide
koppelvlakken nodig• niet nader onderzocht, valt buiten de opdracht
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
49
Modellen voor de inrichting
• Model 2 - informatieobjecten direct na afsluiting zaak naar e-depot• metadata blijft gedurende de afgehandelde zaak-fase in
DMS/RMA• voordeel: geen voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming• nadeel: uitgebreide koppelvlakken nodig
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
410
Modellen voor de inrichting
• Model 3 - informatieobjecten na bewaartermijn naar e-depot• voordeel: één, relatief eenvoudig koppelvlak• nadeel: voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming
Archiefinstelling Gemeente
BeveiligingBeveiliging TMLORGBZ
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
411
Inrichting model 2 i.c.m. extern e-depot
Uitkerings-systeem
Vergunningen-systeem
Subsidie-systeem
Bevolkings-administratie
DMS/RMA
Kop
pelvlak gem
eente
Zaken-magazijn
Kop
pelvlak e-depot
e-depot archiefinstelling
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
412
Eisen bij extern e-depot
• Koppelvlak• geautomatiseerd, niet met spreadsheets o.i.d.• StUF of andere nationale of internationale standard• Digikoppeling
• Gegevensbeveiliging• zelfde eisen als aan gemeentelijke beveiliging i.v.m. privacy-
en financieel gevoelige informatie• Metadata
• match tussen RGBZ en TMLO, niet alleen theoretisch, zoals door KING is gedaan, maar ook getoetst in onze praktijk, met Verseon
• Performance• performance moet voldoen aan eisen vanuit werkprocessen
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
413
Uitwerking modellen in scenario’s
• In scenario’s worden de verschillen tussen de modellen nader onderzocht
• besluitvormingwie moet welke besluiten nemen?
• processen / procedures / formatiewelke processen en procedures zouden moeten worden gerealiseerd en hoeveel fte’s kost dat?
• technische voorzieningenwelke technische voorzieningen zouden we moeten realiseren?
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
414
Resultaten pilot
• Duidelijkheid over e-depot• juridisch kader vastgesteld• wat is een e-depot, relaties met met andere
componenten informatievoorziening• onderzoek afstemming metadata• functionele en technische eisen opgesteld• inrichtingsmodellen / scenario’s
• Aanbevelingen• betrek ICT vroeg in het proces• afstemming ICT en Archiefbeheer is noodzakelijk!• samenwerking in de keten moet worden afgestemd
Arc
hite
ctuu
r e-
depo
t 17
juni
201
415
Bedankt!
• Bedankt voor jullie aandacht
• Zijn er vragen?