e-Depot Overijssel

2 oktober 2013

Een dementerende overheid ?In sneltreinvaart ontstaat een gat in ons collectieve geheugen, omdat digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig bewaard wordt. Dat is niet alleen een probleem voor de generaties na ons, maar ook voor overheidsorganisaties die over een professionele bedrijfsvoering moeten kunnen beschikken en zich over hun daden moeten kunnen verantwoorden.

[Rijksarchiefinspectie, 2005]

3

Plannen/visie Rijksoverheid

1998-2000 Program van eisen e-Depot

2000-2005 Ontwikkeling SDB bij TNA Londen

2006 “Informatie op orde”/investeringsimpuls Rijk

2008 Strategie papier/digitaal

2010 ACDD

2011 Archiefvisie Archief 2020

2012 i-Strategie Rijk DWR Archief

2013 Tweede investeringsimpuls Rijk

4

Eisen digitale duurzaamheid• Vindbaar• Toegangkelijk over organisatiegrenzen• Open, tenzij• Metagegevens vastgelegd• Procesgebonden dossiers• Authentiek• Actieve preservering• Vernietiging na afloop bewaartermijn• Bestand tegen veranderingen• Zie verder Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid

5

Business case DWR-Archief• Vanuit departementen/overheidsorganen:• maatregelen digitale duurzaamheid sowieso noodzakelijk

• gezamenlijk goedkoper/beter dan individueel

• e-Depot is al in gebruik, hergebruik kost weinig extra

• business case verschilt per departement

• Vanuit Nationaal Archief:• versneld invulling wettelijke taken voor digitaal

• documenten vanaf het begin op orde

• bredere basis voor beheer en innovatie e-Depot

Themabijeenkomst DWR-Archief | 28 maart 20137

Stappenplan aansluiten• Intentieverklaring• Uitvoeren impactanalyse, opstellen business case• Inrichten projectorganisatie• Opstellen architectuur• Uitvoeren fit-gap analyse metadata• Keuze over te brengen content• Ontwerp technische aanpassingen DMS• Doorlopen change proces technische aanpassingen • Nationaal Archief sluit bewaarplaats aan• Inrichten preservering• Inrichten selectie, zo nodig opstellen selectielijst

Themabijeenkomst DWR-Archief | 28 maart 20138

9

DIGITALE INFRASTRUCTUUR (Conservatieve scenario, 80% staal,

10% digitaliseren in 15 jaar)

€ 0

€ 5

€ 10

€ 15

€ 20

€ 25

€ 30

€ 35

2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029

Mil

joen

en

Totale kosten beheer Digitale infrastructuur Digitaliseren Collectie (digitaliseren)

Digitaliseren Collectie (opslag) Totale kosten Opslag volgens S&P Conservatief

Digitale Taken Rijksarchieven| 13-09-13