PDF Power Tour

Acrobat 7.0 voor de juridische markt

Dirk-Jan VerstratenDigipol B.V.

Adobe®

Agenda

Introduktie op Adobe Acrobat

De juridische praktijk

Verdieping in PDF

Functies en demo’s van AcrobatNavigatie, PDF creatie, PDF Binders, beveiliging, organizer, annotaties, Verrijken en vergelijken van pdf documenten, electronische formulieren

Electronische strafdossiers

Het gebruik van PDF in uw praktijk

Afsluiting

De Adobe Acrobat Produkt familie

De Acrobat 7.0 produkten in detailFuncties Adobe

ReaderAcrobat

ElementsAcrobat

StandardAcrobat

Professional

Weergeven, afdrukken en doorzoeken van PDF-bestanden X X X X

Gebruikers van Adobe Reader 7.0 in staat stellen tot participatie in document-review X

Samenstelling van PDF’s vanuit elke applicatie met afdrukmogelijkheden, incl. Microsoft® Office X X X

Beveiliging van documenten met wachtwoord, certificaat en Adobe LiveCycle-regels X X

Instant PDF-bestanden vanuit MS Outlook, Internet Explorer, MS Access en MS Publisher X X

Bestanden uit diverse applicaties samenvoegen tot één Adobe PDF-bestand X X

Vertrouwde vormen van review-feedback (tekstmarkering, sticky note, pen, enz.) X X

Adobe LiveCycle Designer voor samenstelling van professionele Adobe PDF-formulieren X

Ondersteuning van gelaagde technische tekeningen (Visio en AutoCAD) en objectdata uit Visio

X

Samenstelling van PDF’s vanuit AutoCAD®, Microsoft Visio en Microsoft Project (Windows® only)

X

Adobe Acrobat 7.0 (Professional)

De complete oplossing voor documentgebruik in de juridische sector

Alles draait om documenten…

Juridische processen zijn gebaseerd op

papierMedium wat zich door de tijd heen heeft bewezen

Medium wat visueel integer is (wat je ziet, is wat jehebt)

Geschikt voor alle type documenten

In de praktijk…

Documentbeheer binnen de juridischesector is een combinatie van papierenen digitale processen.

Maak documenten en deel deze met interne

en externe partijen

Voeg meerderebestanden samen tot

één bestandControleer toegang tot document en behoud

integriteit

Werk samen en deelopmerkingen

Het Juridische werkproces

Portable Document Format (PDF)

Open standaardMeest gekozen formaat in de juridische sector omdat:

PDF vanuit iedere bron te maken is (zowel papier als digitaal)Visuele integriteit is te waarborgenAuthenticiteit is te waarborgenPDF documenten kunnen zeer goed beveiligd wordenBreed platform voor universele documentuitwisselingPlatform voor samenwerken en revisiesInformatie is eenvoudig te ontsluiten (metadata en zoekmachines)PDF is makkelijk te integreren in DMS/CMS systemenGeschikt voor langdurige termijn bewaring (archivering)

Half miljardAcrobat Readers

60% van alle PDAszijn gebundeld met Reader

675,000 links naar de Reader downloadpagina

>1,800 solution partners

Het Acrobat “ecosysteem”

PDF/A

Internationale ISO Standaard die geschikt is voor langdurige bewaring van electronischedocumenten.

Langdurige bewaring van zwart wit en kleurendocumenten als electronische gegevens

Gebaseerd op de zakelijke en technische behoeftesvan overheden, industrie, multinationals, educatieveinstellingen en bibliotheken.

Aanknopingspunten in de wet

De archiefwet 1995Definieert de technische en functionele eisen aan een electronischarchiefbescheid

De regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (februari2002)

Nadere uitwerking van artikel 12 uit het archiefbesluit van1995De wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) 1998

Over de openbaarheid van overheidsdocumenten wanneer deze zijnovergebracht naar een archiefbewaarplaats

Wet bescherming persoonsgegevens (2001)Wat geldt voor persoonsgegevens op papier, is ook van toepassing op digitale documenten

Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg,van ….. 2001, nr. WJZ/2001/….. (8080), houdende nadere regels omtrent de geordende entoegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden (Regeling geordende en toegankelijke staatarchiefbescheiden). De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van derPloeg, Gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995,

Artikel 6Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld

in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de Volgende standaarden:a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1);b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML

vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in eenXML-wrapper;

c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303);

d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en indien gebruikgemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;

Regeling archiefbescheiden

Waarom eigenlijk PDF en niet MS Word?

PDF= van iedereenPlatform onafhankelijkInstelbare compressieAuthenticiteits waarborgingBeveiliging optimaalVisueel integerGeen macro’s (virussen)Altijd uitwisselbaarArchiveringsstandaardContainer functieMedia binnen container te beveiligenkleurbeheer

Word=eigendomNietGeenGeenGeringNietMacro’sNietGeenGeenNietGeen

Waarom eigenlijk PDF en niet TIFF

Kleinere bestandsgrootte PDF

Besparen op storage

Snelheid

Doorzoekbaarheid

Downloadbaarheid

Presentatie

Tiff presentatie pas als hele bestand gedownload is (oplossing elkepagina als los bestand)

Nadelen: navigatie, printen, e-mailen

PDF streaming

Eerste pagina presenteren terwijl de rest in achtergrond volgt

Opent elke pagina op verzoek tijdens download

Interface Acrobat

Demonstratie

Navigatie (1)

ArtikelenDefinieren een “zichtbaar leesgebied”Handig voor het bepalen van een leesrichting

BladwijzersGeven de structuur van een document weerKunnen hiërarschisch “genest” worden

MiniaturenTonen een verkleinde weergave van een pagina in eendocumentKunnen o.a. worden gebruikt om de volgorde van pagina’s in een document te herschikken.

Navigatie (2)Bestemmingen

Specifieke linkmethodeWerkt ook na het herschikken van pagina’sWordt in webtoepassingen als “anker” gebruikt

HyperlinksLinken binnen een documentLinken naar andere documentenHyperlink als “actie” om een “evenement” te starten

Document Open optionsBepalen de weergave van het document bij hetopenen.Mogelijkheden om de interface van Acrobat teonderdrukken

Navigatie Acrobat

Demonstratie

PDFwriter/PDFprinter

Acrobat Distiller

PDFmaker

Direct vanuit de applicatie

Scan

Web

Print

Web

Portable devices

PDF Creatie methodes

PDF maker

Macro voor vereenvoudigde pdf creatieWord, Excel, Powerpoint, Project, Visio, Autocad, MS Outlook

Leunt in de achtergrond op de DistillerJoboptions regelen compressie, font insluiting, etc.

Vrij aan te passen conversie instellingen voorbladwijzers, hyperlinks etc.

Converteren van afzonderlijke e-mailberichten en complete mappen tot PDF-document vanuit MS Outlook

PDF creatie van email en complete email foldersBehoud van originele attachmentsSneller zoekenStabielere MS OutlookEenvoudig archiveren (must voor kleine en groteorganisaties)

PDF maken vanuit MS-Outlook

PDF maker MS-Outlook

Demonstratie

PDF maken vanuit Acrobat

Maak direct PDF van verschillende bestandsformatenOffice: .doc, xls, ppt, Grafisch: .jpg, tiff, png, pcxAEC: AutoCadetc

Afhankelijkvan de conversie-instellingen bij de voorkeuren van AcrobatMaak PDF vanaf de scanner, het clipbord en het WebMaak PDF Binders van verschillende bestanden

PDF Binder

Adobe PDF Binder maakt samenvoegen van documentenzeer eenvoudigProjecten bestaan uit verschillende bestandsformatenMaak Binders van verschillende bron documentenVisuele organisatie van Binder/samenvoegingprocesVoeg additionele informatie toeRegel beveiliging of compatibiliteit

PDF Binder

Demonstratie

Vanuit een reeds digitale bron

BeeldImage only PDF

TekstFormatted Text and Graphics

Beeld en tekstSearchable Image Compact

Searchable Image Exact

De vier smakenvan Adobe PDF

Soorten PDF

Scannen

Zelf doen

Uitbesteden

PDF beveiliging gedefinieerd

DocumentControle

•Confidentialiteit•Rechtenbeheer•Toeganscontrole

Sinds Acrobat 2.01994

DigitaleHandtekening

•Authenticiteit•Integriteit•Non-repudiatie

Sinds Acrobat 4.01999

Document Controle

Voorkomt niet-geautoriseerde toegang en veranderingaan een documentAcrobat staat het openen van documenten toe aan:

IedereenIedereen met een (gedeeld) wachtwoordSpecifiek benoemde individuelen met een PKI certificaat

Acrobat biedt verdere controle door restricties op:PrintenVeranderingen, waaronder ook formulierveldenKopieren van inhoudSchermlees apparatuur

Document Controle: wachtwoorden

Digitale HandtekeningenBieden de zekerheid dat

Een document niet veranderd is

Het daadwerkelijk de benoemde persoon is die hetdocument heeft ondertekend.

Documenten zullen online kunnen komen omdat de beveiliging nu gelijk is –en in vele gevallen beter is- dan met papieren documenten.

Beveiliging, DRM en digitale handtekeningen

Elk PDF document kan worden beveiligd tegen bijvoorbeeld openen, printen, wijzigen etc.Twee standaard niveaus van beveiliging: wachtwoord openen en wachtwoord document permissiesDigitaal ondertekenen met of zonder beveiligingPartner van trusted third parties zoals Pink Roccade (VeriSign)Controle over authenticiteit en document historieDerde beveiligingsniveau beschikbaar op basis van integratie metLiveCycle Policy Server

Via de server beheerde beveiligingsrichtlijnen voor evaluatie, intrekking en vervaldatum van PDF-documenten

Integratie met Adobe LiveCycle Policy Server

Wachtwoordbeveiliging, Digitale handtekeningenen DRM (policy server)

Demonstratie

Visuele organisatie en beheer van collecties PDF-bestandenGeen iconen meer maar miniaturenWindows verkenner update bij installatie Adobe AcrobatEenvoudig data distribueren, printen vanuit de OrganizerCollecties maken van individuele PDF documenten die op verschillende locaties staanSimpel toevoegen van gescande documenten

De Organizer

Organizer

Demonstratie

Voorkom vertraging door documenten te versturen die anderen niet kunnen openenDocument revisie voor kleine en grote werkgroepen via web en emailOntvang alle commentaren op 1 plek!Terugvoeren van annotaties naar oorspronkelijke bron documentMinimaliseer dataverkeer met versturen van ‘commentaren’ in plaats van complete documentenAnnotaties nu ook voor gebruikers van Adobe Reader

“Inschakelen” van tools voor commentaren met Acrobat 7.0 Professional

Document revisie en accorderen

Annoteren op documenten

Demonstratie

Op basis van PDF (portable document format)

Cluster van Informatie uit verschillendeapplicaties/databases (Oracle, SAP, PeopleSoft)

Authenticiteitswaarborging, beveiliging

Transparant en snel zoeken/samenvatting maken

Toevoegen multimedia (video,foto’s, audio, 3D)

Indexen maken en snel zoeken

Archiefwet

Annotation summarizer

Elektronische (straf)dossiers

Samenvattingen -bewijswijzer- maken

Kop-en voetteksten toevoegen

Consolideer eenheid in vorm bij binders

Pagina’s (her)nummeren

Watermerk toevoegen

Definieer een grafische afbeelding of

Definieer vrije tekst

Bepaal de zichtbaarheid (scherm of print)

Bescherm intellectueel eigendom!

Documenten “verrijken”

Documenten “verrijken”

Demonstratie

Documenten vergelijken

Demonstratie

Elektronische formulieren

Maak met Adobe Acrobat van elk PDF document een intelligent PDF formulierIngebedde validatie op data veldenVoordelen: voorkomt foutieve invoer data, formulier kan eenvoudig leesbaar worden geprint, geretourneerd en vastgelegdOnline en Offline te distribuerenGeavanceerde formulieren met Adobe LiveCycle Designer (Acrobat 7.0 Professional)

Opstellen van PDF- , XML- en HTML-formulieren met geïntegreerde bedrijfslogica‘standaard’ PDF formulieren kunnen veel sneller worden ingericht met datavelden

Designer 7.0

Demonstratie

Het Juridische werkproces

Maak documenten en deel deze met interne

en externe partijen

Voeg meerderebestanden samen tot

één bestandControleer toegang tot document en behoud

integriteit

Werk samen en deelopmerkingen

Het gebruik van PDF in uw praktijk

Scan alle binnekomende documenten naar PDF

Converteer alle uitgaande documenten naar PDF

Organiseer bestanden op . . .

Client

Zaak

Document type

Bestandsnaam

Maak informatie doorzoekbaar

Indexen maken

Document samenvattingen, OCR en commentaren

Digipol B.V. Digitale Media Diensten voor de Juridische sector

Elektronisch dossier / archief

Beveiligd scannen

Consultancy

Videoverhoor – Telehoren – Videoconferencing

360gr fotografie en 3D

Forensische video- en audio analyse

Audits van cctv

Opleidingen op het gebied van PDF

Meer informatie

Produkt Informatiehttp://www.adobe.com/acrobat

Wil je acrobat kopen?http://www.adobe.com/store

Digipol b.v.dj.verstraten@digipolbv.nlinfo@digipolbv.nl