Acrobat 7.0 voor de juridische markt · Portable Document Format (PDF) Open standaard Meest gekozen...
Transcript of Acrobat 7.0 voor de juridische markt · Portable Document Format (PDF) Open standaard Meest gekozen...
PDF Power Tour
Acrobat 7.0 voor de juridische markt
Dirk-Jan VerstratenDigipol B.V.
Adobe®
Agenda
Introduktie op Adobe Acrobat
De juridische praktijk
Verdieping in PDF
Functies en demo’s van AcrobatNavigatie, PDF creatie, PDF Binders, beveiliging, organizer, annotaties, Verrijken en vergelijken van pdf documenten, electronische formulieren
Electronische strafdossiers
Het gebruik van PDF in uw praktijk
Afsluiting
De Adobe Acrobat Produkt familie
De Acrobat 7.0 produkten in detailFuncties Adobe
ReaderAcrobat
ElementsAcrobat
StandardAcrobat
Professional
Weergeven, afdrukken en doorzoeken van PDF-bestanden X X X X
Gebruikers van Adobe Reader 7.0 in staat stellen tot participatie in document-review X
Samenstelling van PDF’s vanuit elke applicatie met afdrukmogelijkheden, incl. Microsoft® Office X X X
Beveiliging van documenten met wachtwoord, certificaat en Adobe LiveCycle-regels X X
Instant PDF-bestanden vanuit MS Outlook, Internet Explorer, MS Access en MS Publisher X X
Bestanden uit diverse applicaties samenvoegen tot één Adobe PDF-bestand X X
Vertrouwde vormen van review-feedback (tekstmarkering, sticky note, pen, enz.) X X
Adobe LiveCycle Designer voor samenstelling van professionele Adobe PDF-formulieren X
Ondersteuning van gelaagde technische tekeningen (Visio en AutoCAD) en objectdata uit Visio
X
Samenstelling van PDF’s vanuit AutoCAD®, Microsoft Visio en Microsoft Project (Windows® only)
X
Adobe Acrobat 7.0 (Professional)
De complete oplossing voor documentgebruik in de juridische sector
Alles draait om documenten…
Juridische processen zijn gebaseerd op
papierMedium wat zich door de tijd heen heeft bewezen
Medium wat visueel integer is (wat je ziet, is wat jehebt)
Geschikt voor alle type documenten
In de praktijk…
Documentbeheer binnen de juridischesector is een combinatie van papierenen digitale processen.
Maak documenten en deel deze met interne
en externe partijen
Voeg meerderebestanden samen tot
één bestandControleer toegang tot document en behoud
integriteit
Werk samen en deelopmerkingen
Het Juridische werkproces
Portable Document Format (PDF)
Open standaardMeest gekozen formaat in de juridische sector omdat:
PDF vanuit iedere bron te maken is (zowel papier als digitaal)Visuele integriteit is te waarborgenAuthenticiteit is te waarborgenPDF documenten kunnen zeer goed beveiligd wordenBreed platform voor universele documentuitwisselingPlatform voor samenwerken en revisiesInformatie is eenvoudig te ontsluiten (metadata en zoekmachines)PDF is makkelijk te integreren in DMS/CMS systemenGeschikt voor langdurige termijn bewaring (archivering)
Half miljardAcrobat Readers
60% van alle PDAszijn gebundeld met Reader
675,000 links naar de Reader downloadpagina
>1,800 solution partners
Het Acrobat “ecosysteem”
PDF/A
Internationale ISO Standaard die geschikt is voor langdurige bewaring van electronischedocumenten.
Langdurige bewaring van zwart wit en kleurendocumenten als electronische gegevens
Gebaseerd op de zakelijke en technische behoeftesvan overheden, industrie, multinationals, educatieveinstellingen en bibliotheken.
Aanknopingspunten in de wet
De archiefwet 1995Definieert de technische en functionele eisen aan een electronischarchiefbescheid
De regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (februari2002)
Nadere uitwerking van artikel 12 uit het archiefbesluit van1995De wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) 1998
Over de openbaarheid van overheidsdocumenten wanneer deze zijnovergebracht naar een archiefbewaarplaats
Wet bescherming persoonsgegevens (2001)Wat geldt voor persoonsgegevens op papier, is ook van toepassing op digitale documenten
Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg,van ….. 2001, nr. WJZ/2001/….. (8080), houdende nadere regels omtrent de geordende entoegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden (Regeling geordende en toegankelijke staatarchiefbescheiden). De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van derPloeg, Gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995,
Artikel 6Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld
in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de Volgende standaarden:a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1);b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML
vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in eenXML-wrapper;
c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303);
d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en indien gebruikgemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;
Regeling archiefbescheiden
Waarom eigenlijk PDF en niet MS Word?
PDF= van iedereenPlatform onafhankelijkInstelbare compressieAuthenticiteits waarborgingBeveiliging optimaalVisueel integerGeen macro’s (virussen)Altijd uitwisselbaarArchiveringsstandaardContainer functieMedia binnen container te beveiligenkleurbeheer
Word=eigendomNietGeenGeenGeringNietMacro’sNietGeenGeenNietGeen
Waarom eigenlijk PDF en niet TIFF
Kleinere bestandsgrootte PDF
Besparen op storage
Snelheid
Doorzoekbaarheid
Downloadbaarheid
Presentatie
Tiff presentatie pas als hele bestand gedownload is (oplossing elkepagina als los bestand)
Nadelen: navigatie, printen, e-mailen
PDF streaming
Eerste pagina presenteren terwijl de rest in achtergrond volgt
Opent elke pagina op verzoek tijdens download
Interface Acrobat
Demonstratie
Navigatie (1)
ArtikelenDefinieren een “zichtbaar leesgebied”Handig voor het bepalen van een leesrichting
BladwijzersGeven de structuur van een document weerKunnen hiërarschisch “genest” worden
MiniaturenTonen een verkleinde weergave van een pagina in eendocumentKunnen o.a. worden gebruikt om de volgorde van pagina’s in een document te herschikken.
Navigatie (2)Bestemmingen
Specifieke linkmethodeWerkt ook na het herschikken van pagina’sWordt in webtoepassingen als “anker” gebruikt
HyperlinksLinken binnen een documentLinken naar andere documentenHyperlink als “actie” om een “evenement” te starten
Document Open optionsBepalen de weergave van het document bij hetopenen.Mogelijkheden om de interface van Acrobat teonderdrukken
Navigatie Acrobat
Demonstratie
PDFwriter/PDFprinter
Acrobat Distiller
PDFmaker
Direct vanuit de applicatie
Scan
Web
Web
Portable devices
PDF Creatie methodes
PDF maker
Macro voor vereenvoudigde pdf creatieWord, Excel, Powerpoint, Project, Visio, Autocad, MS Outlook
Leunt in de achtergrond op de DistillerJoboptions regelen compressie, font insluiting, etc.
Vrij aan te passen conversie instellingen voorbladwijzers, hyperlinks etc.
Converteren van afzonderlijke e-mailberichten en complete mappen tot PDF-document vanuit MS Outlook
PDF creatie van email en complete email foldersBehoud van originele attachmentsSneller zoekenStabielere MS OutlookEenvoudig archiveren (must voor kleine en groteorganisaties)
PDF maken vanuit MS-Outlook
PDF maker MS-Outlook
Demonstratie
PDF maken vanuit Acrobat
Maak direct PDF van verschillende bestandsformatenOffice: .doc, xls, ppt, Grafisch: .jpg, tiff, png, pcxAEC: AutoCadetc
Afhankelijkvan de conversie-instellingen bij de voorkeuren van AcrobatMaak PDF vanaf de scanner, het clipbord en het WebMaak PDF Binders van verschillende bestanden
PDF Binder
Adobe PDF Binder maakt samenvoegen van documentenzeer eenvoudigProjecten bestaan uit verschillende bestandsformatenMaak Binders van verschillende bron documentenVisuele organisatie van Binder/samenvoegingprocesVoeg additionele informatie toeRegel beveiliging of compatibiliteit
PDF Binder
Demonstratie
Vanuit een reeds digitale bron
BeeldImage only PDF
TekstFormatted Text and Graphics
Beeld en tekstSearchable Image Compact
Searchable Image Exact
De vier smakenvan Adobe PDF
Soorten PDF
Scannen
Zelf doen
Uitbesteden
PDF beveiliging gedefinieerd
DocumentControle
•Confidentialiteit•Rechtenbeheer•Toeganscontrole
Sinds Acrobat 2.01994
DigitaleHandtekening
•Authenticiteit•Integriteit•Non-repudiatie
Sinds Acrobat 4.01999
Document Controle
Voorkomt niet-geautoriseerde toegang en veranderingaan een documentAcrobat staat het openen van documenten toe aan:
IedereenIedereen met een (gedeeld) wachtwoordSpecifiek benoemde individuelen met een PKI certificaat
Acrobat biedt verdere controle door restricties op:PrintenVeranderingen, waaronder ook formulierveldenKopieren van inhoudSchermlees apparatuur
Document Controle: wachtwoorden
Digitale HandtekeningenBieden de zekerheid dat
Een document niet veranderd is
Het daadwerkelijk de benoemde persoon is die hetdocument heeft ondertekend.
Documenten zullen online kunnen komen omdat de beveiliging nu gelijk is –en in vele gevallen beter is- dan met papieren documenten.
Beveiliging, DRM en digitale handtekeningen
Elk PDF document kan worden beveiligd tegen bijvoorbeeld openen, printen, wijzigen etc.Twee standaard niveaus van beveiliging: wachtwoord openen en wachtwoord document permissiesDigitaal ondertekenen met of zonder beveiligingPartner van trusted third parties zoals Pink Roccade (VeriSign)Controle over authenticiteit en document historieDerde beveiligingsniveau beschikbaar op basis van integratie metLiveCycle Policy Server
Via de server beheerde beveiligingsrichtlijnen voor evaluatie, intrekking en vervaldatum van PDF-documenten
Integratie met Adobe LiveCycle Policy Server
Wachtwoordbeveiliging, Digitale handtekeningenen DRM (policy server)
Demonstratie
Visuele organisatie en beheer van collecties PDF-bestandenGeen iconen meer maar miniaturenWindows verkenner update bij installatie Adobe AcrobatEenvoudig data distribueren, printen vanuit de OrganizerCollecties maken van individuele PDF documenten die op verschillende locaties staanSimpel toevoegen van gescande documenten
De Organizer
Organizer
Demonstratie
Voorkom vertraging door documenten te versturen die anderen niet kunnen openenDocument revisie voor kleine en grote werkgroepen via web en emailOntvang alle commentaren op 1 plek!Terugvoeren van annotaties naar oorspronkelijke bron documentMinimaliseer dataverkeer met versturen van ‘commentaren’ in plaats van complete documentenAnnotaties nu ook voor gebruikers van Adobe Reader
“Inschakelen” van tools voor commentaren met Acrobat 7.0 Professional
Document revisie en accorderen
Annoteren op documenten
Demonstratie
Op basis van PDF (portable document format)
Cluster van Informatie uit verschillendeapplicaties/databases (Oracle, SAP, PeopleSoft)
Authenticiteitswaarborging, beveiliging
Transparant en snel zoeken/samenvatting maken
Toevoegen multimedia (video,foto’s, audio, 3D)
Indexen maken en snel zoeken
Archiefwet
Annotation summarizer
Elektronische (straf)dossiers
Samenvattingen -bewijswijzer- maken
Kop-en voetteksten toevoegen
Consolideer eenheid in vorm bij binders
Pagina’s (her)nummeren
Watermerk toevoegen
Definieer een grafische afbeelding of
Definieer vrije tekst
Bepaal de zichtbaarheid (scherm of print)
Bescherm intellectueel eigendom!
Documenten “verrijken”
Documenten “verrijken”
Demonstratie
Documenten vergelijken
Demonstratie
Elektronische formulieren
Maak met Adobe Acrobat van elk PDF document een intelligent PDF formulierIngebedde validatie op data veldenVoordelen: voorkomt foutieve invoer data, formulier kan eenvoudig leesbaar worden geprint, geretourneerd en vastgelegdOnline en Offline te distribuerenGeavanceerde formulieren met Adobe LiveCycle Designer (Acrobat 7.0 Professional)
Opstellen van PDF- , XML- en HTML-formulieren met geïntegreerde bedrijfslogica‘standaard’ PDF formulieren kunnen veel sneller worden ingericht met datavelden
Designer 7.0
Demonstratie
Het Juridische werkproces
Maak documenten en deel deze met interne
en externe partijen
Voeg meerderebestanden samen tot
één bestandControleer toegang tot document en behoud
integriteit
Werk samen en deelopmerkingen
Het gebruik van PDF in uw praktijk
Scan alle binnekomende documenten naar PDF
Converteer alle uitgaande documenten naar PDF
Organiseer bestanden op . . .
Client
Zaak
Document type
Bestandsnaam
Maak informatie doorzoekbaar
Indexen maken
Document samenvattingen, OCR en commentaren
Digipol B.V. Digitale Media Diensten voor de Juridische sector
Elektronisch dossier / archief
Beveiligd scannen
Consultancy
Videoverhoor – Telehoren – Videoconferencing
360gr fotografie en 3D
Forensische video- en audio analyse
Audits van cctv
Opleidingen op het gebied van PDF
Meer informatie
Produkt Informatiehttp://www.adobe.com/acrobat
Wil je acrobat kopen?http://www.adobe.com/store
Digipol [email protected]@digipolbv.nl