Advies:Duurzaam archiveren van e-mail
COP Documentbeheer en archivering III25 november 2008
Inleiding
• Status: ‘advies’ = nog niet goedgekeurd door de Stuurgroep strategisch archief of SOBO
• Ontwerptekst: suggesties of opmerkingen zijn welkom!
• Wordt geagendeerd op de stuurgroep strategisch archief van 4/12/2008 en het SOBO van 17/12/2008
Wat is e-mail?
• E-mail verwijst naar:– Proces van postuitwisseling– Bericht Kern van dit advies
• Oorspronkelijk: – korte berichtjes– faciliteren communicatie– van persoon tot persoon– via digitale weg verstuurd
Eigenschappen
• Snellere communicatie binnen en buiten de organisatie
• Laagdrempelig
• Informeel karakter
Gebruik van e-mail
• Steeds intensiever
• Als vehikel voor verzenden van bijlagen
• Als basis voor de besluitvorming bedrijfskritische informatie
Gevolgen
• Wildgroei aan e-mailberichten “Information Overload”
• Onjuiste perceptie van e-mailInformeel is niet altijd onbelangrijk
• Exponentiële groei van bijlagen• E-mail en bijlagen zijn niet toegankelijk• Verschriftelijken van de communicatie
– Kunnen rechten aan ontleend worden
Huidige e-mailarchivering VO
• Technisch opgevat:
– Gericht op het ontlasten van de e-mailservers
– Integrale backup van de mailbox
Maar …
• geen selectie– geen oplossing op lange termijn– ongebreidelde aangroei
• geen ontsluiting– geen link met proces
• geen toegankelijkheid– in persoonlijke mailbox
• geen raadpleegbaarheid op lange termijn
Advies e-mailarchivering
• Functionele benadering
• Gebaseerd op bestaande voorbeelden– Stadsarchief Antwerpen – Expertisecentrum DAVID vzw– Testbed Digitale bewaring Nederland– …
Juridisch kader
• E-mail is een archiefdocument• E-mail is een bestuursdocument• E-mail is onderhevig aan:
– Telecommunicatiegeheim– Bescherming persoonlijke levenssfeer
Verwerking van persoongegevens – Gedragscode e-mail VO– …
Krachtlijnen
Uit: Testbed Digitale Bewaring, Digitale duurzaamheid, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail,
ICTU, Den Haag, 2003, p. 19.
Krachtlijnen
• Compliancy met wet- en regelgeving• Persoonlijke e-mails blijven buiten
bereik• Enkel functionele mails• Niet alle functionele mails
(cf. selectiecriteria)
Advies (1)
• E-mail buiten de e-mailapplicatie bewaren met het oog op:– Contextualiseren van e-mail
• Opname in een groepsklassement• Toekennen van metadata
– Delen van kennis – Ontlasten van de Exchangeservers– Bewaren op lange termijn
Advies (2)
• E-mail en bijlagen worden logisch gescheiden, maar de band blijft behouden en wordt vastgelegd
• Aangepaste strategie voor bijlage (afhankelijk van het formaat)
Advies (3)
Bewaartermijn
Soort
Kort (1-5 jaar)
Lang (6-… jaar)
Permanent
E-mailbericht MSG of XML XML XML
Bijlage Strategie afhankelijk van het formaat
Implicaties
• Centrale rol van de gebruiker – Wet- en regelgeving– Functioneel of privé (selectie)– Contextualiseren
• E-mailbeheer wordt opgenomen in beleid voor kennis- en informatiemanagement
• Relevante e-mails zijn steeds toegankelijk voor alle betrokkenen
Mogelijke implementaties
Voorbeelden
Mogelijke implementaties
• Gebaseerd op een vergelijkend onderzoek uitgevoerd door eDAVID
• 3 mogelijke implementaties werden weerhouden:– Manueel wegschrijven door gebruiker– Sjabloon voor functionele e-mail– Plugin voor courante e-mailclients
Manueel wegschrijven
• Door gebruiker• Zeer arbeidsintensief• Nood aan voldoende knowhow qua
formaten• Geen scheiding e-mail en bijlage• Weinig gebruiksvriendelijk
Sjabloon
• Kan centraal worden geïmplementeerd• Output is vastgelegd• Contextualisering door gebruiker• Kan worden gebruikt voor alle e-mailclients
• MAAR:– Enkel oplossing voor uitgaande e-mail– Steeds voorafgaand reflecteren naar status van de e-
mail (functioneel privé)
Plugin
• Integratie in gekende kantooromgeving• Kan centraal geïmplementeerd worden• Kan ook groepen e-mails wegschrijven• Zowel inkomende als uitgaande email• Contextualisering door de gebruiker
• MAAR:– Vergt meer voorbereiding en opleiding
• Stadsarchief Antwerpen koos voor deze laatste omwille van de gebruiksvriendelijkheid
• Vragen?• Opmerkingen?• Suggesties?
Top Related